Slide: Chương 3 lập kế hoạch dự án

Chương 3

Lập kế hoạch dự án

Quản lý dự án

1


Mục đích, yêu cầu
Mục đích
Giới thiệu những vấn đề cơ bản về kế hoạch dự
án, nhằm chủ động trong quản lý dự án
 Yêu cầu
- Nắm được những nội dung cơ bản cũng như
quá trình và phương pháp lập kế hoạch dự án.
- Nắm được quá trình phân tách công việc, là
một trong những vấn đề cốt lõi của kế hoạch
dự án.


Quản lý dự án

2


Nội dung


Giới thiệu chung về kế hoạch dự án








Khái niệm và tác dụng của kế hoach dự án
Nội dung của kế hoạch dự án
Quá trình lập kế hoạch dự án
Các phương pháp lập kế hoạch dự án

Phân tách công việc của dự án (WBS)




Khái niệm và phương pháp
Tác dụng
Lập các chú giải cần thiết
Quản lý dự án

3


I. Giới thiệu chung về lập kế hoạch dự án

1.1. Khái niệm: Lập kế hoạch dự án là thiết
lập tiến độ thực hiện dự án theo một trình
tự lôgic, hợp lý; xác định mục tiêu của dự
án và cụ thể hóa thành các công việc cần

làm; các biện pháp, các nguồn lực và thời
gian cần thiết nhằm hoàn thành tốt các mục
tiêu đã xác định của dự án.
Quản lý dự án

4


Như vậy, lập kế hoạch dự án bao gồm:
 Xác định trình tự lôgic, hợp lý các công việc.
 Xác định mục tiêu và cụ thể hóa thành những
công việc cần làm.
 Xác định cách thức, phương pháp thực hiện
từng công việc.
 Xác định nguồn lực và thời gian cần thiết cho
từng công việc.
Quản lý dự án

5


1.2. Tác dụng của lập kế hoạch dự án
Là cơ sở để tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân lực
cho dự án.
 Là căn cứ để dự toán tổng ngân sách và chi phí cho
từng công việc.
 Là cơ sở để điều phối nguồn lực và quản lý tiến độ
các công việc.
 Có tác dụng làm giảm thiểu rủi ro.
 Là căn cứ để kiểm tra, giám sát, đánh giá tiến trình

thực hiện dự án về các mặt: thời gian, chi phí, kỹ
thuật, chất lượng…


Quản lý dự án

6


1.3. Phân loại kế hoạch dự án
Các loại kế hoạch dự án bao gồm:
 Kế hoạch phạm vi
 Kế hoạch thời gian
 Kế hoạch chi phí
 Kế hoạch nhân lực
 Kế hoạch quản lý chất lượng

Quản lý dự án

7


1.4. Nội dung cơ bản của kế hoạch dự án
Giới thiệu tổng quan về dự án: mục tiêu cần đạt, sự
cần thiết của dự án, phạm vi của dự án, cơ cấu tổ
chức, các mốc thời gian quan trọng.
 Mục tiêu của dự án: cụ thể hóa mục tiêu nêu trong
phần tổng quan
 Thời gian và tiến độ
 Khía cạnh kỹ thuật và quản lý dự án

 Kế hoạch phân phối nguồn lực


Quản lý dự án

8


Nội dung cơ bản của kế hoạch dự án (Tiếp)
 Ngân

sách và dự toán kinh phí của dự án
 Kế hoạch nhân sự
 Khía cạnh hợp đồng của dự án: mô tả và liệt
kê các loại hợp đồng
 Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án
 Những khó khăn tiềm tàng: xác định mức độ
rủi ro và kế hoạch đối phó
Quản lý dự án

9


1.5. Quá trình lập kế hoạch dự án
Các bước chính bao gồm:
 Xác lập mục tiêu dự án
 Phát triển kế hoạch
 Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án
 Lập lịch trình thực hiện dự án
 Dự toán kinh phí và phân bổ nguồn lực cho các

công việc
 Chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án
Quản lý dự án

10


1.6. Các phương pháp lập kế hoạch dự án
Các phương pháp chủ yếu bao gồm:


Lập kế hoạch theo mốc thời gian



Lập kế hoạch theo cơ cấu phân tách công việc.



Lập kế hoạch dự án theo sơ đồ GANTT



Lập kế hoạch theo sơ đồ mạng
Có thể sử dụng kết hợp các phương pháp trên nhưng
không nên kết hợp nhiều phương pháp trong cùng một
cấp bậc
Quản lý dự án

11

II. Cơ cấu phân tách công việc dự án
2.1. Khái niệm: Phân tách công việc là việc phân chia có hệ
thống theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và
những công việc cụ thể; xác định, liệt kê và lập bảng giải
thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án.


Sơ đồ cơ cấu phân tách công việc dự án giống như một
cây đa hệ phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực
hiện của dự án: cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần
thực hiện; cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của
mục tiêu; cấp bậc thấp nhất là những công việc cụ thể.
Quản lý dự án

12


Sơ đồ cơ cấu phân tách công việc
Dự án

A
A1

A2

B

C

A3

Quản lý dự án

13


2.2. Phương pháp phân tách công việc
Phương pháp phân tích hệ thống (lôgic)
 Phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình
thành phát triển (chu kỳ)
 Phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức
(chức năng)
Có thể sử dụng kết hợp các phương pháp trên
nhưng không nên kết hợp nhiều phương pháp
trong cùng một cấp bậc


Quản lý dự án

14


Ví dụ: WBS dự án xây dựng văn phòng
TT Mã số

Tên nhiệm vụ

1

1

Chuẩn bị mặt bằng

2

2

Xây nhà

3

2.1

Đổ móng

4

2.2

Xây tường và trần tầng 1

5

2.3

Xây tường và trần tầng 2

6

2.4

Làm sân thượng và tum

7

3

8

3.1

Điện

9

3.2

Nước

10

4

KH

TT

Ghi chú

Nội thất

Hoàn thiện
Quản lý dự án

15


2.3. Tác dụng của phân tách công việc







Xác định được phạm vi của dự án, tách dự án thành các công
việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn.
Là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự trước sau giữa các công
việc, là cơ sở lập sơ đồ mạng PERT/CPM.
Là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế
hoạch
Phân chia, giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể và hợp
lý cho từng cá nhân, từng bộ phận chức năng.
Là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công
việc dự án trong từng thời kỳ.
Tạo thuận lợi trong công tác quản lý, hạn chế sai sót.
Quản lý dự án

16


2.4. Lập những chú giải cần thiết
Là bản mô tả các công việc bao gồm các nội dung:
 Liệt kê các yếu tố đầu vào cần thiết, các kết quả
cuối cùng cần đạt được cho từng công việc.
 Chỉ rõ nhà cung ứng, nhà thầu phụ liên quan.
 Xác định nhu cầu về cán bộ, lao động, vật tư, thiết
bị…cho từng công việc.
 Ước tính thời gian thực hiện từng công việc.
 Liệt kê trách nhiệm cá nhân và tổ chức đối với từng
công việc.
Quản lý dự án

17


5 mức độ trách nhiệm đối với từng công việc
Trách nhiệm trực tiếp
 Giám sát chung
 Phải được tham khảo ý kiến
 Chỉ đạo và phê duyệt
 Phê duyệt cuối cùng
Phải lập bảng để chỉ rõ ai chịu trách nhiệm
ở mức độ nào với từng công việc cụ thể.


Quản lý dự án

18


2.5. Các nguyên tắc cơ bản thực hiện
phân tách công việc

1. Mỗi công việc chỉ xuất hiện một lần trong WBS.

2. Nội dung công việc trên bằng tổng các công việc bậc dưới.
3. Mỗi công việc (hoạt động) phải có một người (hay một nhóm)
chịu trách nhiệm.
4. WBS phải nhất quán với lôgic công việc.
5. Các thành viên nhóm dự án phải được tham gia vào quá trình phân
tách công việc.
6. Phần chú giải phải rõ ràng, để không hiểu nhầm về phạm vi công
việc.
7. WBS phải là công cụ linh hoạt, dễ thể hiện những thay đổi diễn ra
trong quá trình thực hiện dự án.
Quản lý dự án

19