Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền tại công ty kiểm toán KTV
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (448.95 KB, 85 trang )
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số
liệu, kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình
hình thực tế của đơn vị thực tâp.
Tác giả luận văn
Nguyễn Hồng Thịnh
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
i
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
MỤC LỤC
..........................................................................................................................................32
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
ii
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
BCKQHĐKD
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
BCĐKT
Bảng cân đối kế toán
BCTC
Báo cáo tài chính
GTGT
Giá trị gia tăng
HTKSNB
Hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB
Kiểm soát nội bộ
KTV
Kiểm toán viên
TK
Tài khoản
TSCĐ
Tài sản cố định
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TNDN
Thu nhập doanh nghiệp
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
iii
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Kiểm toán KTV
.........................................................................................................................31
Sơ đồ 2.2: Các giai đoạn của cuộc kiểm toán ............................................32
Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù.........7
Bảng 2.1: Các lĩnh vực hoạt động của công ty TNHH Kiểm toán KTV...29
Bảng 2.2: Đánh giá rủi ro tiềm tàng đối với Công ty A.............................38
Bảng 2.3: Đánh giá hệ thống KSNB.............................................................39
Bảng 2.4: Đánh giá rủi ro phát hiện............................................................42
Bảng 2.5: Đánh giá hệ thống KSNB đối với chu kỳ Bán hàng và thu tiền
.........................................................................................................................42
Bảng 2.6: Xác định mức trọng yếu...............................................................45
Bảng 2.7: Phân tích biến động doanh thu...................................................47
Bảng 2.8: Đối chiếu sổ sách doanh thu........................................................49
Bảng 2.9: Kiểm tra đối ứng doanh thu........................................................49
Bảng 2.10 : Kiểm tra tính đúng kì của doanh thu......................................51
Bảng 2.11: Kết luận kiểm toán doanh thu...................................................53
Bảng 2.12: Đối chiếu số liệu và phân tích các khoản phải thu..................54
Bảng 2.13 : Mẫu thư xác nhận công nợ.......................................................56
Bảng 2.14: Kiểm tra chi tiết các khoản phải thu khách hàng và nghiệp vụ
thu tiền............................................................................................................58
Bảng 2.15: Kiểm tra chi tiết dự phòng phải thu khó đòi...........................60
Bảng 2.16: Kết luận kiểm toán các khoản phải thu...................................61
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
iv
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
v
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày này, trong quá trình hòa nhập vào sự phát triển của nền kinh tế khu
vực và thế giới, với cơ chế mở cửa của nền kinh tế nước ta hiện nay, tất cả các
thành phần kinh tế đều chịu sự tác động của quy luật kinh tế nói chung và quy
luật cạnh tranh nói riêng. Để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp phải có một
bộ máy tổ chức, quản lý chặt chẽ, có hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh
doanh bằng hệ thống các công cụ quản lý khác nhau. Việc chớp được cơ hội
kinh doanh sẽ giúp cho các doanh nghiệp giành chiến thắng trong cạnh tranh,
muốn vậy các doanh nghiệp cần có được các thông tin một cách kịp thời và
chính xác, các thông tin về tình hình kinh tế tài chính của doang nghiệp là đối
tượng quan tâm hàng đầu không chỉ của bản thân doanh nghiệp mà còn là của
các đối thủ cạnh tranh, các nhà đầu tư, các cơ quan quản lý Nhà nước…
Để các đối tượng sử dụng thông tin tài chính, cụ thể là những thông tin
trên BCTC đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác thì thông tin trên BCTC
phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý. Mặt khác, kiểm toán Báo cáo tài chính là
sự tổng hợp kết quả kiểm toán của nhiều chu kỳ riêng biệt, trong đó thì chu kỳ
bán hàng và thu tiền là một chu kỳ quan trọng vì kết quả kiểm toán của nó ảnh
hưởng trực tiếp đến kết quả chung của cuộc kiểm toán nên đây sẽ là đối tượng
mà người sử dụng thông tin tài chính quan tâm
Nhận thấy, chu kỳ Bán hàng và thu tiền là một bộ phận có liên quan đến
nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên Bảng cân đối kế toán cũng như Báo cáo kết quả
kinh doanh của Doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tài Công ty TNHH
Kiểm toán KTV, bên cạnh việc tìm hiểu chung về hoạt động kiểm toán của công
ty, em đã đi sâu vào tìm hiểu công tác kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền
trong báo cáo tài chính mà công ty KTV thực hiện. Trên cơ sở đó em chọn đề
tài: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm
toán Báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV”.
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
1
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Việc nghiên cứu đề tài với mục đích góp phần nâng cao chất lượng và
hiệu quả hoạt động kiểm toán tại công ty KTV thông qua việc khái quát hóa và
hệ thống hóa các lý luận cơ bản về thủ tục phân tích trong kiểm toán BCTC nói
chung và trong kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền nói riêng. Từ đó, đưa ra
một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình và phương pháp kiểm toán chu kỳ
bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm
toán KTV.
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng
và thu tiền trong kiểm toán BCTC
Phạm vi nghiên cứu của đề tài nghiên là quy trình kiểm toán doanh thu
bán hàng trong kiểm toán BCTC tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận của phép duy vật biện chứng. Phương pháp phân tích
tài liệu, phương pháp chọn mẫu, ước lượng khả năng sai sót, nghiên cứu tổng
hợp, đối chiếu so sánh tài liệu và thực tiễn. Phương pháp toán học, logic học...
kết hợp với các phương pháp, kỹ thuật kế toán, kiểm toán khác.
5. Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và danh
mục sơ đồ bảng biểu, danh mục từ viết tắt, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Những lý luận cơ bản về quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng
và thu tiền trong kiểm toán BCTC.
Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền
trong kiểm toán BCTC tại công ty TNHH Kiểm toán KTV
Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ bán
hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC tại công ty TNHH Kiểm toán KTV
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
2
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
CHƯƠNG 1
NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU KỲ
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC
1.1. Khái quát chung về chu kỳ bán hàng và thu tiền
1.1.1. Đặc điểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền
Bán hàng và thu tiền là quá trình rất quan trọng đối với bất kể doanh
nghiệp nào. Trong doanh nghiệp, quá trình bán hàng và thu tiền có diễn ra tốt thì
doanh nghiệp mới kinh doanh tốt, đem lại kết quả tốt về mặt doanh thu, nhằm
duy trì hoạt động của doanh nghiệp.
Bán hàng và thu tiền là một trong các chu kỳ chủ yếu trong hoạt động
kinh doanh của các doanh nghiệp. Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu
thụ nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Sản phẩm, hàng
hóa hay dịch vụ được cung cấp cho khách hàng và đơn vị sẽ thu được tiền bán
hàng. Do đó Bán hàng và thu tiền hay còn gọi là tiêu thụ là một khâu trong quá
trình tái sản xuất. Tiêu thụ là quá trình thực hiện giá trị của “Hàng” (nói chung),
thông qua việc trao đổi: “Hàng” được chuyển quyền sở hữu từ bên bán sang bên
mua và đổi lại, bên bán nhận được tiền bán hàng từ bên mua thanh toán. “Hàng”
có thể là những tài sản cụ thể (thành phẩm, vật tư, hàng hóa…) hoặc dịch vụ
(sửa chữa, xây lắp,…) bên bán đem đi trao đổi. Bên mua có thể thanh toán tiền
mua hàng ngay hay chấp nhận thanh toán và sẽ thanh toán sau (thanh toán bằng
tiền mặt hay thanh toán qua ngân hàng hoặc theo một thể thức khác được thỏa
thuận). Bán hàng và thu tiền có thể được thực hiện theo các phương thức tiêu
thụ và thể thức thanh toán khác nhau (bán buôn, bán lẻ, bán qua đại lý,thanh
toán ngay, trả chậm, trả góp,…). Thực hiện tốt quá trình này, doanh nghiệp mới
có thể thu hồi vốn và có lãi - một nguồn thu quan trọng để tích luỹ vào ngân
sách và các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao
đời sống cho người lao động. Các nghiệp vụ kinh tế này và việc theo dõi, xử lý
nó sẽ liên quan đến nhiều thông tin tài chính như doanh thu bán hàng, các khoản
giảm giá hàng bán, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, phải thu khách hàng …
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
3
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
Các thông tin trên được tổng hợp và trinh bày trên BCĐKT, BCKQHĐKD,
Thuyết minh báo cáo tài chính hàng năm.
Qua đó, kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền có vai trò quan trọng trong
kiểm toán BCTC, vì thế nó đòi hỏi KTV phải hết sức thận trọng trong việc đưa
ra kết luận kiểm toán đối với chu kỳ này để đem lại hiệu quả cáo cho tổng thể
một cuôc kiểm toán BCTC.
1.1.2. Đặc điểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền ảnh hưởng đến kiểm toán
BCTC
Trong bất kỳ cuộc kiểm toán BCTC nào thì kiểm toán chu kỳ Bán hàng và
thu tiền là một phần hành quan trọng, đòi hỏi Công ty kiểm toán bỏ ra nhiều thời
gian và chi phí. Chu kỳ Bán hàng và thu tiền là giai đoạn cuối của chu kỳ sản
xuất kinh doanh trong một doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp. Cho nên, bản thân nó chứa đựng nhiều khoản mục quan trọng
trên BCTC và thu hút sự quan tâm của những người sử dụng thông tin trên
BCTC. Để có được những hiểu biết sâu sắc về chu kỳ thì trước hết phải nắm
được các đặc điểm về chu kỳ, gồm có:
- Mật độ phát sinh của các nghiệp vụ là tương đối lớn.
- Có liên quan đến các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
- Chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cung – cầu
- Các chỉ tiêu dễ bị phản ánh sai lệch.
- Các quan hệ thanh toán trong mua bán rất phức tạp, chiếm dụng vốn của
nhau công nợ dây dưa khó đòi. Tuy nhiên, việc lập dự phòng khó đòi lại mang
tính chủ quan và thường dựa vào ước đoán của Ban Giám đốc nên rất khó kiểm
tra và thường bị lợi dụng để ghi tăng chi phí.
Mặt khác chu kỳ Bán hàng và thu tiền khả năng chứa nhiều sai phạm, ví dụ:
- Khai báo tăng doanh thu bán hàng, phải thu khách hàng trên cơ sở
hạch toán khống nghiệp vụ bán hàng hoặc hạch toán sớm các nghiệp vụ bán
hàng nhưng chưa được coi là hoàn thành tiêu thụ.
- Ghi nhận muộn doanh thu bán hàng trong nghiệp vụ bán hàng trả chậm:
chờ đến khi thu được tiền hàng mới ghi nhận doanh thu hoặc hạch toán nghiệp
vụ bán hàng thành nghiệp vụ bán hàng đang gửi đi bán;…
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
4
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
- Ghi chép đơn giá bán, số tiền khác nhau trên các liên hoá đơn bán hàng
hay trên hợp đồng thương mại.
- Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng nhưng không hạch toán doanh thu
bán hàng, phải thu khách hàng mà chỉ hạch toán trực tiếp như hàng đổi hàng.
Chính vì vậy, kiểm toán chu kỳ này chứa đựng nhiều rủi ro, không chỉ rủi
ro tiềm tàng mà rủi ro kiểm soát cũng rất cao, đòi hỏi KTV và Công ty kiểm
toán phải thiết lập chương trình kiểm toán, kế hoạch kiểm toán thích hợp nhằm
đem lại hiệu quả cao cho cuộc kiểm toán. Vậy, vấn đề đặt ra ở đây là KTV và
Công ty kiểm toán cần phải hoàn thiện hơn nữa kiểm toán chu kỳ Bán hàng và
thu tiền.
1.2. Khái quát về kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền
1.2.1. Ý nghĩa của kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán
BCTC
Phần hành bán hàng và thu tiền có liên quan trực tiếp và chủ yếu đến hai
khoản mục trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp là khoản mục doanh thu và
khoản mục các khoản phải thu của khách hàng. Nằm trong hệ thống các thông
tin phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, doanh thu và các khoản phải
thu là những chỉ tiêu quan trọng, phản ánh kết quả kinh doanh cũng như tình
hình thanh toán của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó, kiểm toán phần hành bán
hàng và thu tiền nhận được nhiều sự quan tâm của những người thực hiện kiểm
toán khi đặt trong mối liên hệ với các phần hành khác.
Trong doanh nghiệp sản xuất, để tồn tại và duy trì các hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình thì quá trình kinh doanh của doanh nghiệp phải nối tiếp
liên tục và lặp lại tạo thành những chu kỳ sản xuất. Thực tế chu kỳ sản xuất bao
gồm các chuỗi nghiệp vụ có liên quan chặt chẽ với nhau tạo thành chu kỳ nghiệp
vụ cơ bản. Chu kỳ kinh doanh tại một doanh nghiệp thường bắt đầu từ khi doanh
nghiệp tạo vốn, có thể bằng vốn tự có hoặc nguồn vốn vay mượn để phục vụ cho
sản xuất, kết thúc giai đoạn sản xuất thì công đoạn cuối cùng của chu kỳ kinh
doanh là việc tiêu thụ sản phẩm đồng thời là quá trình thu tiền từ hoạt động bán
hàng để thu hồi lại vốn kinh doanh. Chu kỳ bán hàng và thu tiền chấm dứt một
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
5
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
quá trình kinh doanh để bắt đầu quá trình kinh doanh tiếp theo. Như vậy, quá
trình kinh doanh bao gồm các chu kỳ diễn ra liên tục, đều đặn và mỗi chu kỳ đều
là mắt xích quan trọng không thể thiếu được. Trong đó kết quả của chu kỳ Bán
hàng và thu tiền không chỉ phản ánh riêng kết quả của chu kỳ mà còn phản ánh
toàn bộ kết quả quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Bán hàng và thu tiền là chu kỳ cuối cùng của quá trình sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu kỳ
trước như chu kỳ mua hàng – thanh toán, tiếp nhận – hoàn trả vốn… mà còn
đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể
nói, Bán hàng – thu tiền là một bộ phận quan trọng tạo nên bức tranh tài chính
của doanh nghiệp, do vậy những người sử dụng thông tin tài chính đòi hỏi KTV
phải có kết luận chính xác về các thông tin này.
1.2.2. Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền
1.2.2.1. Mục tiêu
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 đã nêu: “ Mục tiêu của kiểm toán
tài chính là giúp cho KTV và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng
BCTC có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, có tuân
thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên khía cạnh
trọng yếu hay không?”
Trên thực tế, kiểm toán chu trình Bán hàng và thu tiền cũng như kiểm
toán các chu kỳ khác, KTV cần xác định được mục tiêu kiểm toán và phạm vị
công việc phải thực hiện để từ đó thu thập các bằng chứng kiểm toán và đưa ra ý
kiến của mình về BCTC của đơn vị được kiểm toán. Có thể khái quát mục tiêu
chu kỳ bán hàng và thu tiền như sau:
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
6
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù
Mục tiêu
Mục tiêu kiểm toán đặc thù
Mục tiêu kiểm toán đặc thù
kiểm toán
nghiệp vụ bán hàng
nghiệp vụ thu tiền
chung
Sự phát sinh
Tất cả các nghiệp vụ bán hàng Tất cả các khoản thu tiền ghi
ghi sổ đều có căn cứ hợp lý và sổ đều có căn cứ hợp lý và
thực sự phát sinh
Tính đầy đủ
thực sự phát sinh
Mọi nghiệp vụ bán hàng phát Tiền thu được, các khoản phải
sinh đều được ghi sổ đầy đủ
thu khách hàng đã ghi đầy đủ
vào sổ
Sự tính toán Các khoản doanh thu bán hàng Các khoản tiền thu đã ghi sổ
đánh giá
đã ghi sổ phải được phản ánh phải ghi đúng với số tiền; các
chính xác về giá trị, tính toán, khoản phải thu khách hàng
cộng dồn
được định giá một cách tin cậy
theo giá trị ròng có thể thực
hiện được. Đối với nghiệp vụ
thu tiền bằng ngoại tệ, KTV
cần quan tâm đến vấn đề tỷ giá
Quyền và
quy đổi
Hàng hóa được chuyển giao Doanh nghiệp có quyền đối với
nghĩa vụ
quyền sở hữu cho khách hàng, các khoản phải thu
doanh thu mới được ghi nhận
Phân loại và Các nghiệp vụ bán hàng được Các khoản thu tiền được phân
trình bày
phân loại thích hợp: theo từng loại đúng; các khoản phải thu
loại doanh thu, theo các mức được ghi nhận theo đúng đối
Tính đúng
kỳ
thuế suất
tượng theo dõi
Các nghiệp vụ bán hàng được Các khoản thu tiền ghi đúng
ghi sổ đúng thời gian phát sinh
thời gian
1.2.2.2. Căn cứ
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
7
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
Quá trình hoạt động của chu kỳ Bán hàng và thu tiền đặt dưới sự quản lý
nói chung và kiểm soát nội bộ của đơn vị nói riêng. Các thông tin tài chính liên
quan đến chu kỳ Bán hàng và thu tiền được hình thành trên cơ sở các quá trình
kế toán xử lý các nghiệp vụ kinh tế dựa trên cơ sở chuẩn mực, chế độ kế toán và
các quy định liên quan.
Các nguồn tài liệu (hay các căn cứ) cụ thể để kiểm toán rất phong phú, đa
dạng về hình thức, nguồn gốc, nội dung. Có thể khái quát về các nguồn tài liệu
(các căn cứ) chủ yếu gồm:
- Các chính sách, các quy chế hay quy định về kiểm soát nội bộ đối với
hoạt động Bán hàng và thu tiền mà đơn vị áp dụng trong công tác quản lý và
kiểm soát nội bộ Các chính sách và quy chế KSNB này bao gồm các các quy
chế do cấp có thẩm quyền của Nhà nước ban hành; Thông thường quy chế thể
hiện dưới góc độ quản lý nhưng đồng thời cũng bao hàm cả góc độ kiểm soát.
Ví dụ: Quy định về chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của người hay bộ phận
kiểm tra và phê duyệt đơn đặt hàng, quy định về trình tự, thủ tục, kiểm tra, phê
duyệt đơn đặt hàng …. Các quy chế về KSNB đó đã được thực hiện như thế nào.
Nguồn tài liệu này vừa là đối tượng của kiểm tra thu thập các bằng chứng
về hoạt động KSNB của đơn vị được kiểm toán, vừa là căn cứ để kiểm toán viên
đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trên thực tế.
- Các báo cáo tài chính chủ yếu có liên quan, gồm: Bảng cân đối kế toán
(Báo cáo các thông tin tài chính như phải thu khách hàng ngắn hạn, dài hạn;
Người mua trả tiền trước và các thông tin tài chính khác như tiền, hàng hóa, …);
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (báo cáo các thông tin tài chính như
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Các khoản giảm trừ doanh thu, Giá
vốn hàng bán, …); Bản thuyết minh BCTC ( Báo cáo chi tiết về hàng tồn kho,
doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, …).
- Các sổ hạch toán liên quan đến hoạt động Bán hàng – Thu tiền, bao
gồm: Sổ hạch toán nghiệp vụ và sổ hạch toán kế toán. Các sổ hạch toán nghiệp
vụ chủ yếu: Sổ (Thẻ) kho, Nhật ký bảo vệ, Nhật ký vận chuyển hàng hóa, …
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
8
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
Các sổ kế toán chủ yếu gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của các tài
khoản liên quan chủ yếu đến nghiệp vụ bán hàng và thu tiền như 511, 512, 521,
531, 532, 632, 131, … Tên gọi cụ thể cụ thể của từng loại sổ kế toán tùy thuộc
vào hình thức mà đơn vị áp dụng.
- Các chứng từ kế toán ghi nhận các nghiệp vụ Bán hàng và thu tiền đã
phát sinh và là căn cứ để ghi sổ kế toán. Các chứng từ kế toán chủ yếu và phổ
biến như: Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT hay Hóa đơn bán hàng thông
thường), Hóa đơn vận chuyển và cung cấp dịch vụ, Phiếu xuất kho, Chứng từ
thu tiền hàng, Chứng từ về giảm giá hàng bán, Chứng từ hàng bán bị trả lại,…
- Các hồ sơ tài liệu khác liên quan đến hoạt động Bán hàng và thu tiền.
Loại này cũng rất phong phú, đa dạng như: Kế hoạch bán hàng, Đơn đặt hàng,
Hợp đồng thương mại ( bán hàng, cho thuê tài sản, cung cấp dịch vụ), Chính
sách bán hàng, …
Các nguồn tài liệu về quá trình xử lý kế toán chủ yếu cung cấp bằng
chứng liên quan trực tiếp đến các cơ sở dẫn liệu của các thông tin tài chính đã
trình bày trên BCTC được kiểm toán.
1.2.3. Các chức năng cơ bản của chu kỳ bán hàng và thu tiền
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa qua
quá trình trao đổi hàng – tiền. Nó bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng
và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Các chức năng cơ bản của
chu kỳ bán hàng và thu tiền gồm:
Xử lý đặt hàng của người mua
Xử lý đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu và sau
đó là hợp đồng mua - bán hàng hóa, dịch vụ... Về pháp lý đó là việc bày tỏ sự
sẵn sáng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định. Do đó có thể xem đây là
điểm bắt đầu của chu kỳ. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét đưa
ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng.
Xét duyệt bán chịu
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
9
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay
từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán
chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện
trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua
bán trong hợp đồng.
Chuyển giao hàng hóa
Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến người
mua là điểm bắt đầu của chu kỳ nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán
hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận
chuyển thường là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn. Các công ty có quy mô lớn,
có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để
cập nhật các chứng từ vận chuyển . Mặt khác các cơ quan thuế quy định khi vận
chuyển hàng hóa phải có hóa đơn bán hàng. Trong trường hợp này hóa đơn bán
hàng phải được lập đồng thời với vận đơn kiêm chức năng chứng từ vận chuyển.
Lập và kiểm tra hóa đơn
Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa gồm
cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật
thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn được lập thành 3 liên : liên 1 gửi cho khách hàng,
các liên còn lại được giữ lại để ghi sổ và theo dõi thu tiền. Do hóa đơn cung cấp
thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả nên nó cần được lập chính
xác và đúng thời gian. Hóa đơn thường được lập bởi một bộ phận độc lập với
phòng kế toán và bộ phận bán hàng.
Xử lý và khi sổ doanh thu
Hóa đơn là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng. Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập
nhật các nghiệp vụ, trong đó ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân
loại theo các định khoản thích hợp.
Theo dõi thanh toán
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
10
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp
vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng theo dõi các khoản nợ phải thu để theo
dõi chặt chẽ việc thu tiền.
Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về hàng
hóa. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hóa hoặc giảm giá. Trường hợp này
phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có, hóa đơn chứng minh cho việc ghi
giảm các khoản phải thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng
bị trả lại và các khoản giảm giá đồng thời ghi vào sổ phụ.
Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và cho phép xóa sổ các khoản phải thu
không thu được
Có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả
năng thanh toán . Khi không còn hy vọng thu hồi được các khoản phải thu khách
hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép
xóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán ghi chép vào sổ sách.
1.2.4. Quy trình kiểm soát nội bộ chu kỳ bán hàng và thu tiền
Các quá trình kiểm soát trong một doanh nghiệp được thiết kế nhằm ngăn
ngừa lại sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt
động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Công việc KSNB trong chu kỳ Bán hàng và thu tiền chủ yếu gồm:
Kiểm soát về đơn đặt hàng
Quá trình vào sổ doanh thu được chứng minh bằng các chứng từ vận
chuyển (nếu có) và các đơn đặt hàng đã phê chuẩn.
Các hợp đồng bán hàng được đánh số và theo dõi chặt chẽ.
Xem xét các hóa đơn bán hàng trong mối quan hệ với chứng từ vận
chuyển và đơn đặt hàng.
Kiểm soát tín dụng và ra quyết định bán hàng
Việc bán hàng thu tiền ngay cũng như bán chịu cho khách hàng cần phải
được duyệt y cẩn trọng trước khi bán hàng và bán hàng chỉ được vận chuyển sau
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
11
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
kho duyệt với đầy đủ chứng cứ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên
mua,…) nhằm ngăn ngừa tổn thất do vận chuyển hàng đến người mua không có
thật hay người mua không có khả năng thanh toán. Giá bán cũng phải được phê
duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, tỷ lệ chiết khấu và phương thức
thanh toán nhằm tránh thất thu, kích thích tăng thu cũng như giải quyết hợp
pháp và hiệu quả các quan hệ lợi ích giữa các bên tham gia trong quan hệ mua –
bán.
Kiểm soát lập hợp đồng và phát hành hóa đơn
Các hợp đồng bán hàng được lập khi có quyết định bán hàng, được đánh
số và được theo dõi chặt chẽ.
Các hóa đơn (Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) đều được đánh số trước và
được ghi chi tiết để kiểm soát độc lập quá trình lập hóa đơn và quá trình ghi sổ
doanh thu bán hàng.
Kiểm soát việc tập hợp chúng từ và ghi sổ kế toán
Xem xét các chứng từ chứng minh sự phân loại đúng đắn của nghiệp vụ
tiêu thụ (doanh thu bán hàng, doanh thu nội bộ, donh thu theo nhóm có thuế suất
khác nhau).
Lập bảng cân đối tiền hàng và gửi cho người mua
Các doanh nghiệp có nghiệp vụ Bán hàng – Thu tiền có quy mô lớn,
thông thường hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán
với các khoản đã thu tiền, các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng
và thu tiền. Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, việc lập và gửi các
bảng cân đối này được thực hiện bởi người độc lập, không liên quan tới việc thu
tiền hàng hay ghi sổ bán hàng và thu tiền.
Tính độc lập của người kiểm tra – kiểm soát
Tính độc lập của người kiểm tra – kiểm soát trong việc thực hiện trình tự
KSNB là yếu tố chủ yêu trong việc phát huy hiệu lực của KSNB.
Các chứng từ sổ sách sử dụng
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
12
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
Các chứng từ sử dụng: Đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng kinh tế,
hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, biên bản thanh lý hợp
đồng kinh tế, biên bản quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ, phiếu thu, giấy
báo Có ngân hàng, các quyết toán giá trị hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ
cho thuê tài sản, phiếu thu, các chứng từ thanh toán , chứng từ phê chuẩn xóa bỏ
nợ phải thu không thu được,…
Sổ sách sử dụng: Sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Cái tài khoản
có liên quan (511, 131, 641, 642, 155, 156,… ), sổ chi tiết tài khoản liên quan.
1.2.5. Khảo sát KSNB chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC
1.2.5.1. Mục đích khảo sát
KTV cần áp dụng các thủ tục kiểm toán để thu thập bằng chứng đánh giá
về hệ thống KSNB của đơn vị đối với chu kỳ bán hàng và thu tiền
- Tính hiện hữu: tức là đơn vị phải có các quy chế KSNB áp dụng đối với
chu kỳ bán hàng và thu tiền;
- Tính hiệu lực: tức là quy chế KSNB đối với chu kỳ bán hàng và thu tiền
của đơn vị xây dựng phải có hiệu lực;
- Tính hiệu quả: tức là quy chế KSNB đối với chu kỳ bán hàng và thu tiền
của đơn vị phải có hiệu lực liên tục.
1.2.5.2. Nội dung khảo sát
Thứ nhất, khảo sát việc thiết kế, xây dựng về quy chế kiểm soát nội bộ có
khoa học, chặt chẽ, đầy đủ và phù hợp về kiểm soát chu kỳ bán hàng và thu tiền
hay không? Bao gồm: Đơn vị có ban hành các chính sách, chế độ, quy định cụ
thể để quản lý, theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, các
khoản phải thu hay không?
Thứ hai, khảo sát sự vận hành (thực hiện) các quy chế kiểm soát nội bộ đã
xây dựng ở trên xem có được thực hiện nghiêm chỉnh, có hiệu lực hay không
thông qua sự phân công, hướng dẫn thực hiện công việc, kiểm tra thực hiện các
công việc duyệt bán,…
Thứ ba, khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động
kiểm soát nội bộ xem chúng có được thực hiện liên tục không.
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
13
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
1.2.5.3. Phương pháp khảo sát
Để thu thập các thông tin về KSNB, KTV áp dụng phương pháp kiểm toán
tuân thủ thông qua vận dụng các thủ tục kiểm toán chủ yếu sau:
- Kiểm tra: KTV thu thập, tìm hiểu và kiểm tra các chính sách và quy định
mà đơn vị áp dụng đối với hoạt động liên quan đến chu kỳ bán hàng và thu tiền
như các chính sách, quy chế quy định về việc quản lý và theo dõi doanh thu bán
hàng và các khoản phải thu;
- Quan sát: KTV tiến hành quan sát thực tế ở đơn vị có làm đúng như quy
định không;
- Phỏng vấn: KTV thực hiện kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp hoặc gửi bảng
câu hỏi đối với những người có liên quan xem đơn vị có thực hiện đúng như quy
định không;
Yêu cầu các bộ phận có liên quan tiến hành làm lại để KTV kiểm tra
1.3. Quy trình và phương pháp kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền
Quy trình kiểm toán chu kỳ Bán hàng và thu tiền được tiến hành theo ba
giai đoạn:
- Lập kế hoạch kiểm toán
- Thực hiện kiểm toán
- Kết thúc kiểm toán
1.3.1. Lập kế hoạch kiểm toán
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300: “Kế hoạch kiểm toán phải
được lập cho mọi cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán phải được lập một cách
thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm
toán; phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn; và đảm bảo cuộc
kiểm toán được hoàn thành theo đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán giúp cho
kiểm toán viên phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và phân phối với các
chuyên gia khác để thực hiện công việc kiểm toán.”
Trong kiểm toán báo cáo tài chính, lập kế hoạch kiểm toán bao gồm ba
bước, đó là:
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
14
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
- Lập kế hoạch chiến lược
- Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể
- Lập chương trình kiểm toán
Việc lập kế hoạch kiểm toán được tiến hành theo các bước sau:
Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
Quy trình kiểm toán được bắt đầu khi KTV và công ty kiểm toán tiếp
nhận khách hàng. Trên cơ sở thư mời kiểm toán, kiểm toán viên xác định khách
hàng và tiến hành các bước công việc dưới đây:
- Đánh giá khả năng nhận kiểm toán
- Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng
Thu thập thông tin cơ sở
Sau khi ký hợp đồng kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu về
ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng, qua đó đánh giá khả năng có
nhữn sai xót trọng yếu và thực hiện các phân tích để xác định thời gian cần thiết
để thực hiện kiểm toán. Các công việc cụ thể cần làm:
- Tìm hiểu về ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng
- Xem xét lại hồ sơ kiểm toán chung và kết quả kiểm toán lần trước
- Tham quan nhà xưởng
- Nhận diện các bên liên quan
- Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện
các thủ tục phân tích:
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Trong quá trình kiểm toán, để thu thập được những thông tin về nghĩa vụ
pháp lý của khách hàng, KTV cần phải thu thập các biên bản họp Hội đồng
quản trị, biên bản họp Hội đồng cổ đông, điều lệ của công ty, giấy phép kinh
doanh, giấy phép thành lập…và đặc biệt là những hợp đồng bán hàng có liên
quan trực tiếp đến chu trình Bán hàng và thu tiền. Bên cạnh đó, KTV cần thu
thập một số tài liệu như:
- Báo cáo kiểm toán năm trước.
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
15
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
- Báo cáo tài chính.
- Các tài liệu liên quan đến chu kỳ Bán hàng và thu tiền.
- Bảng đối chiếu công nợ.
- Các chứng từ liên quan …
Thực hiện các thủ tục phân tích
Sau khi đã thu thập các thông tin cở sở và các thông tin về nghĩa vụ pháp
lý của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích đối
với các thông tin thu thập để hỗ trợ công tác lập kế hoạch.
Kiểm toán viên có thể sử dụng các thủ tục phân tích xu hướng hoặc phân
tích tỷ suất.
Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Đánh giá trọng yếu
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 320: “Trọng yếu là thuật ngữ
dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán) trong
BCTC. Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc
thiếu chính xác của thông tin đó thì sẽ ảnh hưởng đến các quyết định của người
sử dụng BCTC. Mức trọng yếu phụ thuộc vào tầm quan trọng và tính chất của
thông tin sai xót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Mức trọng yếu là một
ngưỡng, một điểm chia cắt chứ không phải là một nội dung của thông tin cần
phải có. Tính trọng yếu của thông tin phải xem xét trên cả phương diện định
tính và định lượng”. Như vậy trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải
đánh giá mức trọng yếu để ước tính mức độ sai xót của BCTC có thể chấp nhận
được. KTV sẽ đánh giá mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC và phân bổ cho
khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng trên BCTC.
Bước 1: Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu
Bước 2: Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục
doanh thu và phải thu khách hàng.
Bước 3: Ước tính sai sót trong từng bộ phận
Bước 4: Ước tính sai sót của các bộ phận
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
16
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
Bước 5: So sánh sai sót ước tính kết hợp với sai sót ước tính ban đầu về
tính trọng yếu
Đánh giá rủi ro kiểm toán
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm
soát nội bộ có nghĩa : “Rủi ro kiểm toán là rủi ro do công ty kiểm toán và KTV
đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã kiểm toán còn có những
sai sót trọng yếu”.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, KTV căn cứ vào mức độ mà theo đó người
sử dụng bên ngoài tin tưởng vào BCTC và khả năng khách hàng có thể gặp khó
khăn về tài chính sau khi báo cáo kiểm toán được công bố để xác định mức rủi
ro kiểm toán mong muốn.
Mô hình rủi ro kiểm toán được xây dựng như sau:
AR = IR * CR * DR
Trong đó : AR – Rủi ro kiểm toán mong muốn; IR – Rủi ro tiềm tàng; CR
– Rủi ro kiểm soát; DR – Rủi ro phát hiện.
Chu kỳ Bán hàng và thu tiền chứa đựng nhiều khoản mục phức tạp, có
khả năng chứa đựng nhiều sai phạm trọng yếu. Trong bước này chủ yếu KTV
đánh giá rủi ro tiềm tàng còn rủi ro kiểm soát sẽ được đánh giá kỹ hơn ở bước
sau, sau khi đã tìm hiểu kỹ hơn về hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng.
Nghiên cứu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát
Nghiên cứu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát là công việc hết
sức quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ cuộc kiểm toán nào, đã được quy
định rõ ràng trong Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Kiểm toán viên
phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách
hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp,
có hiệu quả. Kiểm toán viên phải sử dụng khả năng xét đoán chuyên môn của
mình để đánh giá rủi ro kiểm toán và xác định các thủ tục kiểm toán nhằm
giảm các rủi ro kiểm toán xuống thấp tới mức có thể chấp nhận được”.
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
17
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
Đối với chu kỳ Bán hàng và thu tiền có nhiều cách tìm hiểu, đánh giá hệ
thống KSNB như dùng lưu đồ, bảng câu hỏi.
Căn cứ vào kết quả của việc tìm hiểu và đánh giá trên, KTV có thể đánh
giá hệ thống KSNB đối với chu kỳ Bán hàng và thu tiền có hữu hiệu hay không,
rủi ro kiểm soát là cao hay thấp là tùy vào từng đơn vị cụ thể.
Thiết kế chương trình kiểm toán
Thiết kế chương trình kiểm toán đối với chu kỳ Bán hàng và thu tiền bao
gồm các bước sau đây:
Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát
Thiết kế các thử nghiệm phân tích
Thiết kế các thủ tục kiểm tra chi tiết
Tùy thuộc vào tình hình thực tế mà các thử nghiệm được thiết kế trong
chương trình kiểm toán ở từng cuộc kiểm toán khác nhau, tuy nhiên mục đích
chung của những thử nghiệm ấy vẫn phải đảm bảo thu thập được bằng chứng
kiểm toán một cách đầy đủ và có giá trị, vừa đảm bảo tính hiệu quả và tính kinh
tế cho cuộc kiểm toán.
1.3.2.Thực hiện kiểm toán
Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ Bán hàng và
thu tiền.
Tìm hiểu, đánh giá về chính sách kiểm soát, các quy định về
KSNB.
Để có được hiểu biết về các chính sách, các quy định của đơn vị về KSNB
đối với hoạt động bán hàng, kiểm toán viên cần yêu cầu các nhà quản lý đơn vị
cung cấp các văn bản quy định về KSNB có liên quan, như: Quy định về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận hay cá nhân trong việc xét duyệt đơn
đặt hàng, trong việc phê chuẩn bán chịu, trong việc phê chuẩn xuất giao hàng,…
Khi nghiên cứu các văn bản quy định về KSNB của đơn vị, cần chú ý đến các
khía cạnh cơ bản:
- Sự đầy đủ của các quy định cho kiểm soát đối với các khâu, các bước
của hoạt động Bán hàng và thu tiền.
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
18
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
- Tính chặt chẽ và phù hợp của quy chế KSNB đối với đặc điểm hoạt
động bán hàng của đơn vị.
Khảo sát về sự vận hành các quy chế KSNB
Hoạt động KSNB của đơn vị đối với chu kỳ Bán hàng và thu tiền được
thể hiện thông qua việc tổ chức triển khai thực hiện các quy chế KSNB. Công
việc tiếp theo của kiểm toán viên là khảo sát để đánh giá sự vận hành của các
quy chế KSNB đó. Mục tiêu cụ thể của các khảo sát ở đây là về tính hiện hữu
trong vận hành của các quy chế KSNB, cụ thể là sự hiện hữu và tính thường
xuyên, liên tục trong vận hành của các quy chế kiểm soát, các bước kiểm soát.
Cách thức khảo sát thu thập bằng chứng làm cơ sở đánh giá có thể áp dụng rất
đa dạng.
Kiểm toán viên có thể phỏng vấn các nhân viên có liên quan trong đơn vị
về sự hiện hữu của các bước kiểm soát, kể cả tính thường xuyên hiện hữu vận
hành của nó. Kiểm toán viên cũng có thể trực tiếp quan sát công việc của nhân
viên thực hiện kiểm soát hồ sơ, tài liệu, kiểm soát hàng khi xuất ra khỏi kho…
Một thủ tục phổ biến và hết sức quan trọng là kiểm tra các dấu hiệu của
hoạt động KSNB lưu lại trên các hồ sơ, tài liệu (như: Lời phê duyệt và chữ ký
của người phê duyệt đơn đặt hàng; Dấu hiệu của hoàn thiện chứng từ kế toán;
Chữ ký của người kiểm tra việc ghi sổ kế toán,…). Dấu hiệu của kiểm soát nội
bộ lưu lại trên hồ sơ, tài liệu là bằng chứng có tính thuyết phục cao về sự hiện
hữu và tính thường xuyên, liên tục của hoạt động kiểm soát (sự vận hành của
quy chế kiểm soát nội bộ) trên thực tế.
Các sai sót trong vận hành của KSNB thường dễ dẫn đến sự thiếu tin cậy
của các thông tin tài chính có liên quan đã ghi nhận.
Khảo sát tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động KSNB
Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hoạt
động KSNB của đơn vị cũng là một công việc có ý nghĩa quan trọng. Sự thực
hiện đúng đắn các nguyên tắc “Phân công và ủy quyền”, nguyên tắc “Bất kiêm
nhiệm” sẽ đảm bảo tăng cường hiệu lực của hoạt động kiểm soát (đặc biệt là đầu
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
19
CQ 48/22.04
Luận văn tốt nghiệp
PGS.TS. Thịnh Văn Vinh
mối giám sát), ngăn ngừa và hạn chế được sự lạm dụng hay lợi dụng chức năng,
quyền hạn trong quá trình thực hiện công việc trong hoạt động bán hàng và thu
tiền. Kiểm toán viên thường chú ý đến việc thực hiện thủ tục phê duyệt có đúng
chức năng hay không; Việc phân công bố trí người trong các khâu liên quan đến
phê duyệt – thực hiện hay kế toán – thủ kho – thủ quỹ có đảm bảo sự độc lập
cần thiết cho sự giám sát chặt chẽ hay không.
Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
Thủ tục phân tích
Các kỹ thuật phân tích bằng cách dựa vàoBCĐKT, BCKQHĐKD và các
tài liệu khác để lấy số liệu cho việc so sánh hay xác lập các tỷ suất rồi so sánh,
chỉ ra sự biến động của các thông tin và đưa ra định hướng cho cac kiểm tra chi
tiết tiếp theo.
Ví dụ, có thể so sánh giữa doanh thu bán hàng kỳ này với doanh thu bán
hàng kỳ trước hay cùng kỳ của niên độ trước; so sánh giữa “Phải thu khách
hàng ” cuối kỳ với đầu năm; xác lập tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu bán hàng
và so sánh với tỷ suất tương ứng của kỳ trước hay của ngành ...
Trong khi thực hiện các so sánh, cần làm rõ những tác động của các yếu
tố gây sự biến động đương nhiên đối với Doanh thu bán hàng, Phải thu khách
hàng... và chỉ ra các nghi ngờ về sai phạm có thể xảy ra.
Kiểm tra chi tiết về nghiệp vụ bán hàng
• Sự phát sinh
Để xác nhận cho điều này cần có bằng chứng về sự phát sinh nghiệp vụ
bán hàng đã được phép ghi nhận doanh thu bán hàng. Điều đó được thể hiện qua
việc ghi sổ nghiệp vụ bán hàng phải có căn cứ hợp lý cũng như thực tế hàng đã
xuất kho chuyển giao cho khách hàng và đủ điều kiện ghi nhận nghiệp vụ bán
hàng theo quy định của chuẩn mực kế toán có liên quan hiện hành.
Các thủ tục kiểm toán chủ yếu thường sử dụng
- Kiểm tra hóa đơn bán hàng tương ứng của khoản doanh thu bán hàng
đã ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết doanh thu. Bằng chứng có được
sẽ chứng tỏ nghiệp vụ đã ghi sổ là có căn cứ hay không có căn cứ (ghi khống).
SV. Nguyễn Hồng Thịnh
20
CQ 48/22.04
