CƠ sở lý LUẬN CHUNG về tổ CHỨC CÔNG tác kế TOÁN

1

PHẦN MỘT: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC
CÔNG TÁC KẾ TOÁN
I. Khái niệm và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán :
1.Khái niệm về tổ chức công tác kế toán:
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan
trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức
năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế- tài
chính, do đó công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng của công tác quản lý, đồng thời nó còn ảnh hưởng đến
việc đáp ứng các yêu cầu khác nhau của các đối tượng trực tiếp
và gián tiếp.
2.Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán: để tổ chức công
tác kế toán khoa họa và hợp lý thì việc tổ chức công tác kế toán
phải thực hiện theo các nguyên tắc cơ bản sau:
a.Tổ chức công tác kế toán phải đúng với những qui
định trong điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, trong chế độ thể lệ
do Nhà nước ban hành và phù hợp với các chính sách, chế độ
quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước trong từng thời kỳ.
Kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và
kiểm tra việc chấp hành ngân sách của Nhà Nước đối với tất cả
các doanh nghiệp , để điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân.
Vì vậy tổ chức công tác kế toán phải theo những qui định
chung, đó là những qui định về nội dung công tác kế toán, qui
định về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán.
Các qui định này được ban hành thống nhất trong toàn bộ
nền kinh tế quốc dân, do đó các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào
điều kiện, đặc điểm kinh doanh của mình mà tổ chức công tác

2

kế toán một cách phù hợp với những qui định chung của Nhà
Nước. Đồng thời để đảm bảo cho việc tổ chức công tác kế
toán không vi phạm những nguyên tắc, chế độ qui định của
Nhà Nước và thực hiện các chức năng của kế toán, góp phần
tăng cường quản lý kinh tế tài chính, thực hiện việc kiểm tra,
kiểm soát của Nhà Nước đối với các doanh nghiệp thì yêu cầu
các doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán phải phù hợp
với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà Nước trong
từng thời kỳ.
b.Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm
tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của doanh
nghiệp.
Mỗi một doanh nghiệp đều có những đặc điểm, điều kiện riêng
của mình, do đó mỗi một doanh nghiệp đều có mô hình công
tác kế toán riêng và không có mô hình chung nào cho tất cả
các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp muốn tổ chức tốt công tác
kế toán của mình thì phải dựa vào các điều kiện sẵn có của
mình, đó là qui mô của doanh nghiệp, tính chất hoạt động, trình
độ nhân viên kế toán, sự phân cấp quản lý trong doanh nghiệp.
c.Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải
đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Tiết kiệm và hiệu quả là nguyên tắc hoạt động cơ bản của
tất cả các doanh nghiệp. Để thực hiện tốt nguyên tắc này đòi
hỏi phải tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý, thực hiện
tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của kế toán để làm sao cho
chất lượng công tác kế toán đạt được tốt nhất với chi phí thấp
nhất.Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo kết hợp tốt giữa kế
toán tài chính và kế toán quản trị.

3

Giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị khác nhau về đối
tượng sử dụng thông tin, đặc điểm thông tin, phạm vi thông
tin...đồng thời giữa chúng cũng có những điểm giống nhau như
đều dựa trên cùng một cơ sở hạch toán ban đầu, đều thu thập, xử
lý thông tin kinh tế của doanh nghiệp. Vì thế khi tổ chức công
tác kế toán cần phải kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị
để cho hai loại kế toán cùng phát huy tác dụng một cách tốt nhất.
II. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
cổ phần qui mô nhỏ( không có cổ phiếu niêm yết trên thị
trường chứng khoán).
1. Xác lập mô hình tổ chức kế toán :
Mô hình tổ chức kế toán là quan hệ về phân phối công tác
kế toán giữa các cấp quản lý dựa trên cơ sở quy hoạch thông
tin cho từng cấp của một tổ chức. Từ những quan hệ về phân
phối công tác kế toán này bộ máy kế toán được hình thành
tương ứng để thực hiện khối lượng công tác kế toán ở mỗi cấp.
Để xác lập mô hình tổ chức kế toán cần dựa vào một số căn
cứ như: quy mô, thời điểm sản xuất kinh doanh, địa bàn bố
trí các đơn vị cơ sở, trình độ của quản lý ở các đơn vị cơ sở.
Tất cả những căn cứ trên có ảnh hưởng đến phân cấp quản
lý tài chính ở đơn vị tức là các căn cứ đó có ảnh hưởng đến
sự chia xẻ về quyền lực giữa các cấp trong doanh nghiệp.
Trong một doanh nghiệp mức độ phân cấp quản lý tài chính
như thế nào sẽ quyết định mô hình tổ chưc kế toán tương ứng.
Hiện nay các doanh nghiệp có thể tổ chưc bộ máy kế toán
theo một trong ba mô hình sau: tổ chức bộ máy tập trung, phân

tán, vừa tập trung vừa phân tán. Đối với các doanh nghiệp vừa
và nhỏ cũng như các doanh nghiệp cổ phần hóa qui mô nhỏ thì
các doanh nghiệp này với qui mô hoạt động thường nhỏ ,các cơ


4

sở được bố trí gần nhau nên thường tổ chức theo mô hình tập
trung và mô hình vừa tập trung vừa phân tán.
• Tổ chức bộ máy kế toán tập trung:
Theo mô hình này tất cả các công việc kế toán đều
được tập trung thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp,
tại các đơn vị phụ thuộc các kế toán viên chỉ làm nhiệm vụ là
thu thập, hạch toánban đầu, kiểm tra, tổng hợp, phân loại chứng
từ kế toán phát sinh sau đó gửi về phòng kế toán của doanh
nghiệp.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung có thể khái quát
theo sơ đồ sau:
Kế toán trưởng
trưởng

Bộ
phận
kế
toán
vật
tư
hàng

hoá

Bộ
phận
kế toán
TSCĐ
và đầu
tư dài
hạn

Bộ
phận
kế
toán
tiền
lươn
g và
bhxh

Bộ
phận
kế toán
CPSX
và tính
giá
thành

Bộ
phận
kế toán
bán

hàng,
kết quả
kinh
doanh

Các nhân viên kinh tế ở các
đơn vị phụ thuộc

Kế
toán
nguồn
vốn và
các
quỹ

Kế
toán
tổng
hợp
và
kiểm
tra

Bộ
phận
tài
chính

Bộ
phận

kế
toán
...


5

• Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:
Sơ đồ khái quát mô hình bộ máy kế toán vừa tập trung
vừa phân tán như sau:

Kế Toán Trưởng

Bộ
phận
kế toán
vật tư
hàng
hoá

Bộ
phận
kế
toán
TSCĐ

Bộ phận
kế toán
tiền
lương và

BHXH

Nhân viên kế toán ở các
đơn vị phụ thuộc không
có tổ chức kế toán riêng

Kế
toán
vật tư
hàng
hoá

Kế
toán
TSCĐ

Kế toán
tiền
lương
và
BHXH

Bộ
phận
kế
toán ..
......

Kế
toán

tổng
hợp và
kiểm
tra

Bộ
phận
tài
chính

Phòng(tổ) kế toán ở các
đơn vị trực thuộc
trưởng phòng(tổ
trưởng) kế toán

Kế toán
CPSX ,
tính giá
thành

Kế toán
bán hàng,
kết quả
kinh
doanh

Kế
toán
tổng
hợp

6

Với mô hình này trong doanh nghiệp vừa có những đơn vị có
tổ chức kế toán riêng, và cũng có những đơn vị không có tổ
chức kế toán riêng. Đối với những đơn vị được phân bố xa văn
phòng doanh nghiệp sẽ tổ chức kế toán riêng, tổ chức hạch toán
nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị mình, định kỳ gửi báo cáo về
phòng kế toán doanh nghiệp. Đối với những đơn vị qui mô nhỏ
hoặc ở gần doanh nghiệp thì không cần tổ chức kế toán riêng, chỉ
làm nhiện vụ hạch toán ban đầu, thu thập ,xử lý, phân loại chứng
từ, lập các báo cáo gửi về phòng kế toán của doanh nghiệp.
Phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại
văn phòng, tại các đơn vị không có tổ chức kế toán riêng và tổng
hợp các báo cáo của đơn vị có tổ chức kế toán riêng.
2. Tổ chức công tác kế toán:
a) Tổ chức công tác kế toán theo các giai đoạn hạch toán kế
toán: bao gồm các công việc sau:
 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán:
Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều phải lấy
chứng từ kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Do đó tổ chức
vận dụng chứng từ kế toán là khâu đầu tiên quan trọng của tổ
chức công tác kế toán.


7

Các loại chứng từ : theo qui định về ban hành chế độ
chứng từ kế toán của bộ tài chính đối với các doanh nghiệp vừa

và nhỏ thì bao gồm:
• Chứng từ kế toán về lao động, tiền lương: để theo
dõi, xác nhận số ngày làm việc thực tế, số giờ làm thêm hay
tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên tại đơn vị thì
BTC ban hành các chứng từ như sau: bảng chấm công, bảng
thanh toán tiền lương, phiếu nghỉ việc hưởng BHXH, bảng
thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng, phiếu xác nhận
sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ,
hợp đồng giao khoán, biên bản điều tra tai nạn lao động.
• Chứng từ kế toán về hàng tồn kho: để thận tiện cho
việc theo dõi tình hình nhập xuất vật tư ,hàng hoá cũng như
xác định quy cách, phẩm chất của chúng thì các đơn vị phải sử
dụng các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu
xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo định
mức, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại
cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá, phiếuxuất kho hàng
gửi bán đại lý.
• Chứng từ kế toán về bán hàng: trong các nghiệp vụ
mua bán hàng hoá thì việc theo dõi số lượng nhập và bán, đơn
giá, chất lượng yêu cầu phải có các chứng từ như hoá đơn
GTGT, hoá đơn bán hàng, hoá đơn thu phí bảo hiểm, bảng kê
thu mua hàng nông sản, thuỷ sản của người trực tiếp sản xuất,
bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi, thẻ quầy hàng.
• Chứng từ kế toán về tiền tệ:nhằm quản lý chặt chẽ, chính
xác các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các khoản thu, chi tiền
tại đơn vị thì bộ tài chính ban hành các chứng từ sau gồm có
phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thanh toán tiền


8

tạm ứng, biên lai thu tiền. Bảng kê vàng bạc đá quý, bảng kiểm kê
quỹ.
• Chứng từ kế toán về TSCĐ:đối với phần hành TSCĐ để
có thể quản lý tình hình thay đổi nguyên giá, giá trịhao mòn của
TSCĐ cũng như quyền sử dụng và sở hữu chúng thì chúng ta có
các chứng từ sau biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản
thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn
thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ.
Không phải mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng tất cả các
loại chứng từ nêu trên, mà các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào điều
kiện của đơn vị mình mà sửa đổi, bổ sung chứng từ để áp dụng
cho phù hợp.
Ngoài ra đối với các doanh nghiệp cổ phần hóa qui mô nhỏ
(không niêm yết cổ phần trên thị trường chứng khoán) thì tuân
thủ theo hệ thống chứng từ như trên đồng thời còn bổ sung
thêm hai mẫu chứng từ đó là: bảng kê mua lại cổ phiếu và bảng
kê bán cổ phiếu.
+Với bảng kê mua lại cổ phiếu được các đơn vị dùng để
phản ánh các giá trị cổ phiếu mà các công ty cổ phần này mua lại
chính cổ phiếu do công ty mình phát hành. Cổ phiếu mua lại này
có thể được tái phát hành ra thị trường, chia cổ tức cho cổ đông
hoặc huỷ bỏ. Bảng kê này được lập theo mẫu số 01-CK Ban hành
theo quyết định 144/2001/QĐ- BTC ngày 21/12/2001 (đính kèm
phụ lục1).
+Doanh nghiệp sử dùng bảng kê bán cổ phiếu để phản ánh
giá trị của các loại cổ phiếu được phát hành ra thị trường trong
cả hai trường hợp là phát hành lần đầu và tái phát hành ra thị
trường. Doanh nghiệp lập bảng kê bán cổ phiếu theo mẫu số

9

02- CK ban hành theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày
21/12/2001( theo mẫu phụ lục 2).
Hệ thống chứng từ: hệ thống chứng từ kế toán áp dụng
cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như doanh nghiệp cổ
phần qui mô nhỏ thì có hai hệ thống:
• Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: đó là những chứng từ
kế toán được Nhà Nước qui định thống nhất trên toán quốc
về qui cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập.
Doanh nghiệp phải áp dụng đúng theo các qui định trên.
• Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: đối với hệ thống này
thì các chứng từ chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong
nội bộ doanh nghiệp. Đối với loại này thì Nhà Nước chỉ
hướng dẫn các chỉ tiêu chủ yếu và các doanh nghiệp tuỳ
thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà vận dụng
một cách thích hợp. Khi vận dụng doanh nghiệp có thể thêm,
bớt hoặc thay đổi thiết kế cho thích hợp.
 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống TK áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
ban hành theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng
12 năm 2001thì hệ thống TK sử dụng tại các doanh nghiệp này
bao gồm 44 TK được phân thành 9 loại từ loại1 đến loại 9 và 8
TK ngoài bảng cân đối kế toán. Đối với Các doanh nghiệp cổ
phần hóa qui mô nhỏ ngoài việc tuân thủ theo hệ thống TK nói
trên, hệ thống TK cho mô hình này còn bao gồm một số TK
đặc trưng chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp cổ phần hóa như:
TK 419’cổ phiếu mua lại’,
TK ngoài bảng như sau TK 010’cổ phiếu lưu hành’,

TK 011’cổ tức, lợi nhuận phải trả’.


10

Căn cứ vào hệ thống tài khoản của Nhà Nước cùng với điều
kiện của từng doanh nghiệp, kế toán trướng sẽ lựa chọn, nghiên
cứu, xây dựng danh mục các loại tài khoản mà doanh nghiệp cần
sử dụng, đồng thời cũng nêu rõ phương pháp vận dụng các tài
khoản này. Ngoài ra còn phải xây dựng danh mục và phương
pháp ghi chép các TK cấp III, IV phục vụ cho quản trị. Chẳng hạn
như để thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu thì kế toán mở
TK cấp II cho TK 152 chi tiết như sau:
TK 1521: Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh.
TK 1522: Nguyên vật liệu dùng cho XDCB.
TK 1523: Nguyên vật liệu đưa đi lắp đặt giao cho bên nhận
thầu.
Việc vận dụng hệ thống TK phải đảm bảo phản ánh đầy đủ
cụ thể nội dung đối tượng hạch toán của các hoạt động kinh tế.
 Tổ chức vận dụng chế độ sổ sách kế toán:
- Sổ kế toán và phân loại sổ kế toán
•
Khái niệm sổ kế toán
Dựa vào yêu cầu của phương pháp đối ứng tài khoản và yêu
cầu về thông tin trong từng trường hợp cụ thể mà người ta xây
dựng nên các tờ sổ theo mẫu nhất định, nhằm phản ánh các số
liệu đã được ghi chép trên chứng từ, và những tờ sổ đó được gọi
là sổ kế toán.
Sổ kế toán chia làm hai loại:
- Sổ kế toán tổng hợp: là loại sổ ghi chép tổng hợp các số liệu

về một đối tượng nào đó, bao gồm các sổ như sau:
+ Sổ ghi chép theo trình tự thời gian: là các sổ dùng để ghi chép
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời
có kết hợp quan hệ đối ứng các TK của các nghiệp vụ đó như sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký.


11

+Sổ ghi chép theo nội dung kinh tế như Sổ cái.
+Sổ ghi chép kết hợp cả ghi chép theo trình tự thời gian và nội
dung kinh tế như Nhật ký Sổ cái.
- Sổ kế toán chi tiết: dùng để theo dõi ghi chép các đối tượng kế
toán cần phải theo dõi chi tiết để thuận tiện cho việc quản lý.
Số liệu ghi trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp thông tin
trong việc phục vụ cho công tác quản lý và hệ thống hoá
từng loại tài sản, công nợ cũng như nguồn vốn.
Riêng đối với các doanh nghiệp cổ phần hoá thì có bổ sung thêm
03 sổ kế toán chi tiết sau:
- Sô chi tiết cổ phiếu mua lại: sổ này dùng tại các công ty cổ
phần với mục đích để theo dõi và quản lý toàn bộ số cổ phiếu
mua lại của công ty từ khi công ty bắt đầu mua lại cho đến khi
tái phát hành thị trường hoặc là huỷ bỏ. Sổ này được lập theo
quyết định số 144/2001-QĐ-BTC với mẫu số S26-SKT/DNN
có đính kèm theo phụ lục 3.
- Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh: với sổ này công ty dùng
trong việc theo dõi các khoản chênh lệch trong việc tái phát
hành cổ phiếu, các khoản giảm trừ do việc huỷ bỏ cổ phiếu
mua lại, các khoản chênh lệch giữa giá mua thực tế của cổ
phiếu mua lại với giá trị của nó tại ngày trả cổ tức. Mẫu của sổ

chi tiết này được lập theo mẫu số S27/SKT/DNN theo quyết
định số 144/2001/QĐ-BTC đính kèm theo phụ lục 3.
- Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu: dùng trong việc theo dõi chi
tiết việc phát hành cổ phiếu tại Công Ty, mẫu sổ này áp dụng
theo mẫu số S28-SKT/DNN.
Các hình thức sổ kế toán: hình thức sổ kế toán là một hệ
thống các loại sổ kế toán, có kết cấu, nội dung khác nhau, được
liên kết với nhau trong một hệ thống trình tự nhất định để hệ


12

thống hoá số liệu trên cơ sở các chứng từ gốc và từ đó làm cơ
sở để lập các báo cáo kế toán. Hiện nay có 4 hình thức sổ kế
toán được áp dụng trong doanh nghiệp, đó là: Hình thức kế
toán Nhật ký Sổ cái, hình thức nhật ký chung, hình thức chứng
từ ghi sổ và hình thức nhật ký chứng từ. Trong đó thường thấy
hình thức nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ được áp
dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh
nghiệp cổ phần hóa qui mô nhỏ. Do đo khi xét đền hình thức sổ
kế toán tại các doanh nghiệp loại hình này thì chỉ đề cập về
hai hình thức kế toán này.
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ tổng hợp
là sổ Chứng Từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm: ghi
theo trình tự thời gian trên sô Đăng ký Chứng Từ ghi sổ, ghi
theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.
 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CHỨNG TỪ
GHI SỔ như sau:
Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng
từ gốc

Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ

Sổthẻ kế toán chi tiết

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát
sinh
Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp chi
tiết


13

Ghi chú:

: ghi hàng ngày
: ghi định kỳ.
: đối chiếu.
 Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán
tiến hành phân loại để lập chứng từ-ghi sổ hoặc sau khi phân

loại thì tiến hành vào bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi mới lập
chứng từ- ghi sổ. Ngoài ra các chứng từ gốc liên quan tói đến
các đối tượng cần hạch toánd chi tiết thì kế toán vào sổ, thẻ
kế toán chi tiết. Sau khi đã lập chứng từ- ghi sổ kế toán tiến
hành ghi vào sổ đăng kí chứng từ-ghi sổ. Chứng từ- ghi sổ
chỉ sau khiđã ghi vào sổ đăng kỳ chứng từ- ghi sổ mới được
sử dụng để ghi vào Sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu ở các
sổ thẻ kế toán chi tiết kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp
chi tiết, đồng thời căn cứ vào Sổ cái lập bảng cân đối số phát
sinh. Đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với một số
TK liên quan trên bảng cân đối số phát sinh đồng thời đối
chiếu số tổng cộng trên sổ đănng ký chứng từ-ghi sổ với số
tổng cộng phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh. Sau đó từ
bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết lập các báo
cáo tài chính.


14

• Hình thức kế toán Nhật ký chung: Là hình thức phản ánh tất
cả các nghiệp vụ kinh tế vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự
thời gian.
 Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán phản ánh vào
sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt, đồng thời những
nghiệp vụ liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì ghi
vào sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Định kỳ từ sổ nhật ký
chung hoặc nhật ký đặc biệt ghi vào các nghiệp vụ kinh tế vào
Sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu phản ánh ở các Sổ cái kế
toán tiến hành lập bảng cân đối TK và căn cứ vào các sổ thẻ kế

toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu bảng tổng
hợp chi tiết với bảng cân đối TK. Sau khi khớp số liệu giữa
bảng cân đối TK với các bảng tổng hợp chi tiết kế toán tiến
hành lập các báo cáo tài chính.
 Sơ đồ luân chuyển tổng hợp như sau:
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết

sổ Nhật ký chung

Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết


15

Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Mỗi một hình thức có những đặc điểm riêng, hệ thống sổ
sách riêng, có ưu nhược điểm riêng, chẳng hạn như:
Hình thức nhật ký chung thì sổ sách vận dụng đơn giản, dễ
ghi chép, việc áp dụng máy vi tính để xử lý số liệu tương đối
dễ dàng. Tuy nhiên, trong hình thức này thì việc xảy ra vấn đề
ghi trùng lắp là thường xuyên.
Với hình thức chứng từ-ghi sổ thì mẫu sổ được xây dựng
đơn giản, thuận lợi trong việc kiểm tra, đối chiếu và thuận
tiện trong việc phân công lao động kế toán. Và nó còn những
mặt hạn chế là việc ghi trùng lắp các nghiệp vụ kinh tế.
Với mỗi ưu nhược điểm của từng hình thức ghi sổ như

vậy, kế toán trưởng căn cứ vào điều kiện áp dụng của từng
hình thức kế toán trên cũng như xem xét điều kiện của doanh
nghiệp mình để lựa chọn một hình thức thích hợp, đảm bảo
phát huy được các ưu điểm và hạn chế các nhược điểm của
hình thức mà doanh nghiệp lựa chọn.
 Tổ chức lập báo cáo kế toán:
Báo cáo kế toán chia làm hai loại:
• Báo cáo tài chính: đối với các báo cáo này phục vụ cho các
đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, và các báo cáo này mang
tính chất bắt buộc, việc lập và hướng dẫn lập theo các qui
định của Nhà Nước. Báo cáo tài chính quy định cho các
doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 144/2001/QĐBTC thì bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo đó là bảng cân đối kế


16

toán, kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài
chính, báo cáo lưu chuyển tiền tê,ngoài ra trong số báo cáo
tài chính gửi cho cơ quan thuế còn phải có: bảng cân đối TK
và tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN. Ngoài ra, để phục
vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, yêu cầu chỉ đạo,
điều hành sản xuất, kinh doanh tại các đơn vị thì các đơn vị
có thể lập thêm các báo cáo chi tiết khác.
• Báo cáo quản trị: các báo cáo này thường phục vụ cho nội bộ
doanh nghiệp. Để xây dựng được các báo cáo này thì đòi hỏi
kế toán trưởng phải xây dựng các chỉ tiêu, phương pháp lập
thích hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình và phù hợp
với yêu cầu cung cấp thông tin cho quản trị doanh nghiệp.
Các báo cáo phải được lập một cách trung thực, khách quan,
toàn diện kịp thời.

b) Xét theo đối tượng hạch toán: công tác kế toán được chia
thành các phần hành kế toán , mỗi phần hành kế toán gắn
với 1 hoặc một số đối tượng nhất định như doanh thu, chi
phí... tổ chức công tác kế toán theo từng đối tượng hạch
toán dựa vào các căn cứ như: đặc điểm của đối tượng
hạch toán, quy mô tính chất phát sinh nghiệp vụ và yêu
cầu quản lý đối tượng.
Tổ chức công tác kế toán xem xét theo 2 giác độ như trên có
mối quan hệ với nhau chặt chẽ, trên cơ sở xác lập cácphần
hành kế toán, kế toán các phần hánh căn cứ vào đặc điểm,
yêu cầu quản lý, các chế độ kế toán liên quan để tổ chức
hạch toán theo các giai đoạn hạch toán ở mỗi phần hành cho
thuận lợi.
3. Tổ chức bộ máy kế toán :


17

Tổ chức bộ máy kế toán là xác định số lượng cũng như
trình độ của nhân viên kế toán để có cơ sở phân công bố trí
công việc của từng người và xác định trách nhiệm, quyến hạn
cũng như mối quan hệ giữa các thành viên trong bộ máy kế
toán.
Để có thể tổ chức được bộ máy kế toán phùhợp với đơn
vị mình thìkt trưởng trước khi xây dựng nênbộ máy kế toán
cần phải dựa vào mô hình tổ chức kế toán đã xáclập để phân
phối chức năng và khối lượng côngtác kế toán phùhợp vớicác
cấp trong đơn vị. Trongđó cần phảiquiđịnh rỏ chức năng,
nhiệm vụ của từng thànhviên, trong mỗi cấp kế toán thường
bao gồm các thành viên như: kế toán trưởng- người trực tiếp

điều hành cáchoạt động của đơn vị, kế toán tổng hợp có nhiệm
vụ hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hạch
toán các bút toán kết chuyển và lập báo cáo kế toán. Các kế
toán viên chịu trách nhiệm hạch toán các đối tượngđược giao
phó.
Mối liên hệ chỉ đạo giữa kế toán trưởng với kế toán thành viên
thường được tổ chức theo một trong ba phương thức sau:
- Phương thức trực tuyến: kế toán trưởng trực tiếp điều hành
các kế toán viên mà không qua một khâu trung gian nào.
- Phương thức trực tuyến tham mưu : là phương thức mà trong
đó kế toán truởng sử dụng các quan hệ tham mưu để chỉ đạo
các vấn đề mang tính chuyên sâu và chỉ đạo trực tiếp đối
với các vấn đề còn lại
- Phương thức chức năng: trong đó bộ máy kế toán được hình
thành các tổ,các bộ phận thực hiện các công tác chuyên sâu
nhất định và mối quan hệ chỉ đạo của kế toán trưởng được
thực hiện thông qua tổ trương của các bộ phận đó


18

4. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất và phương tiện tính toán
phục vụ công tác kế toán : công tác kế toán được thực hiện
tốt không chỉ nhờ vào trình độ của nhân viên kế toán, mà nó
cũng phụ thuộc rất nhiều vào trang thiết bị cơ sở vật chất
phục vụ cho nó, với doanh nghiệp được trang bị đầy đủ mọi
phương tiện tính toán nhanh nhất, áp dụng công nghệ tiên
tiến nhất thì việc nhận thông tin cũng như việc xử lý thông
tin sẽ có hiệu qủa hơn so với đơn vịcó cơ sở vạt chất thiếu
thốn, nghèo nàn.

Tuy nhiên, không phải bất cứ một đơn vị nào với cơ sở vật
chất, phương tiện tính toán phục vụ công tác kế toán được trang
bị tốt đều có thể sử dụng có hiệu quả chúng. Mà tuỳ theo điều
kiện của mỗi doanh nghiệp mà trang bị cho phù hợp. Trước hết
là doanh nghiệp đó phải cân nhắc kỹ lưỡng giữa khả năng tài
chính của doanh nghiệp, với doanh nghiệp có vốn nhỏ thì việc
mua sắm quá nhiều trang thiết bị hiện đại sẽ làm ứ đọng vốn
của doanh nghiệp, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc
kinh doanh, tiếp đó doanh nghiệp phải dựa vào yêu cầu của
quản lý về nhu cầu thông tin cần cung cấp để xem xét việc lựa
chọn cơ sở vật chất. Thứ ba là doanh nghiệp phải dựa vào trình
độ của nhân viên kế toán, với đội ngũ nhân viên chưa có nhiều
kinh nghiêm và trình độ thì việc trang bị quá tốt sẽ gây nên tình
trạng lãng phí, đồng thời không có hiệu quả. Căn cứ cuối cùng
doanh nghiệp phải dựa vào để có cơ sở trang bị cơ sở vật chất
phục vụ cho công tác kế toán là hiệu quả đầu tư của doanh
nghiệp.
Đối với các cty cổ phần qui mô nhỏ thì nguồn vốn hoạt động
kinh doanh chủ yếu từ nguồn vốn vay của các cổ đông, do đó
doanh nghiệp thận trọng hơn trong việc sử dụng chúng vào


19

hoạt động kinh doanh, cho nên doanh nghiệp chi trang bị
cácphương tiện phục vụ cho công tác kế toán những thiết bị
quan trọng, cần thiết.


20

PHẦN HAI: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN HIỆN NAY TẠI CÔNG TY XÂY LẮP PHÁTTRIỂN BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG
A. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XÂY
LẮP- PHÁT TRIỂN BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ ĐÀ
NẴNG
1. Lịch sử ra đời và phát triển của
Công Xây Lắp-Phát triển Bưu Điện Đà
Nẵng.
1.
Quá trình hình thành:
Cùng với sự chuyển hướng từ nền kinh tế bao cấp sang nền
kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước, nước ta đã đạt
được nhiều thành tựu trên khắp các lĩnh vực, trong đó bao gồm
cả ngành thông tin liên lạc. Trong công cuộc đổi mới như hiện
nay với sự phát triển ngày càng cao của nền kinh tế thì thông tin
liên lạc của ngành Bưu Điện đang trở thành nhu cầu không thể
thiếu trong công việc quản lý cũng như phục vụ tốt hơn cho các
cơ quan, đoàn thể, chính quyền , các nhà kinh doanh thương mại
và toàn thể nhân dân.
Trong tình hình nền kinh tế phát triễn ở nước ta hiện nay thì
hệ thống thông tin liên lạc vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của
phát triển kinh tế. Hệ thống thông tin liên lạc vẫn chưa thoả
mãn được nhu cầu cấp thiết của người dân. Và để đáp ứng nhu
cầu đó ngày 17/12/1996 tổng Công Ty BCVT Việt Nam ra
quyết định số 1901/QĐ-TCCB thành lập nên Công ty Xây Lắp
-Phát triển Bưu Điện Đà Nẵng, hoạt động chuyên nghành xây
lắp các công trình bưu chính viễn thông, kinh doanh vật tư

21

thiết bị đầu cuối, hạch toán phụ thuộc Bưu Điện thành phố Đà
Nẵng.
2.
Quá trình phát triển
Tuy mới ra đời, đội ngũ lao động còn non trẻ lại gặp nhiều
khó khăn về trang thiết bị, nhưng Công Ty đã cố gắng khắc
phục và hoàn thành các công việc do Bưu Điện thành phố giao
cho và luôn hoàn thành vượt kế hoạch với chỉ tiêu được giao.
Điều này được thể hiện qua các chỉ tiêu sau:
Năm
Doanh thu %
tăng Vượt chỉ tiêu so
DTHU
với kh
2000
8.560.230.
321.560.500
2001
540
450.230.800
2002
10.230.560
452.436.325
.450
11.365.510
.578
Qua chỉ tiêu trên ta thấy được sự nổ lực cũng như phấn
đâu không ngừng của cán bộ công nhân viên trong toàn Công

Ty và trong tương lai không xa Công Ty sẽ đạt được nhiều
thành tích hơn nữa và ngày càn khẳng định được mình trên thị
trường.
2. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh
tại Công Ty :
1. Ngành nghề kinhdoanh của Công Ty : Công Ty hoạt
động sản xuât kinh doanh và phụ vụ trên các lĩnh vực:
- Xây lắp chuyên nghành bưu chính viễn thông; lắp đặt bảo
dưỡng thiết bị bưu chính, viễn thông; lắp đặt mạng truyền
dẫn, các cột anten , lắp đặt nguồn điện ánh sáng, điều hoà.


22

-

Xây dựng các công trình dân dụng .
Thi công tái lập mặt đường.
Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên nghành bưu chính viễn
thông.
2. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh :
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý như sau:
Ban Giám Đốc

Bộ phận văn
phòng( hành chính, bảo
vệ tạp vụ....)

Phòng kế
toán

Đội xây lắp
thiết bị

Đội cáp
ngoại vi

Đội xây
dựng

Các cửa hàng

3. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Bộ máy tổ chức của Công ty Xây Lắp Phát triển Bưu Điện
được tổ chức khép kín và mô hình tô chức như sau:
• Ban giám đốc của Công Ty bao gồm một Giám Đốc và hai
phó Giám Đốc .
- Giám Đốc: là người đứng đầu công ty, Giám Đốc Công ty
do Giám đốc Bưu Điện thành phố đề nghị. Giám đốc là đại


23

diện pháp nhân của đơn vị chịu trách nhiệm trước Bưu Điện
thành phố ,Tổng Công ty và trước pháp luật về quản lý và điều
hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa
vụ được quyết định. Giám đốc là người điều hành cao nhất của
đơn vị.
- Phó Giám Đốc: là người giúp Giám đốc quản lý và điều hành
một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo sự phân

công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc.
Hiện nay tại Công Ty có hai Phó Giám đốc:
+ Phó Giám Đốc kỹ thuật: được Giám đốc giao cho trách
nhiệm về công tác kiểm tra, giám sát kỹ thuật. Đồng thời
hướng dẫn chỉ đạo cho các phòng ban chức năng, phân tích và
áp dụng các tiến bộ khoa học tiên tiến phục vụ cho Công Ty.
Quản lý trực tiếp các công trình đầu tư xây dựng cơ bản, các
công trình thiết bị viễn thông.
+ Phó Giám Đốc kinh doanh: có trách nhiệm theo dõi các hoạt
động kinh doanh của Công Ty, quản lý công tác chất lượng
nghiệp vụ. Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về công việc
được giao.
• Phòng kế toán: dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng thực hiện
các chức năng sau:
- Theo dõi toàn bộ tài sản hiện có tại doanh nghiệp, đồng thời
cung cấp đầy đủ các thông tin về các hoạt động kinh tế tài vụ
của Công Ty.
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế
xảy ra hàng ngày.
- Phản ánh tất cả các chi phí trong kỳ và kết quả thu được từ hoạt
động sản xuất kinh doanh.


24

• Tổ văn phòng và phục vụ: chịu trách nhiệm quản lý văn
phòng. Trong đó đội xe của Công Ty có nhiệm vụ là vận
chuyển vật tư, máy móc, phục vụ cho các tuyến công tác,
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Đội cáp ngoại vi: với nhiệm vụ chính là thi công hoàn thành

các tuyến cáp( cáp ngầm, cáp quang, cống bể... trong khu vực
thành phố và các tỉnh miền trung tây nguyên.
• Đội xây lắp thiết bị: chuyên thực hiện khảo sát thiết kế lắp
đặt các tổng đầi điện từ, lắp đặt mạng truyền dẫn,các tuyến
cáp thông tin, lắp đặt mạng di động, nhắn tin....
• Đội xây dựng: lập hồ sơ dự thầu, tiến hành thi công các
công trình trúng thầu về xây dựng cơ bản, hoànthành các công
trình và lập hồ sơ hoàn thành nghiệm thu bàn giao.
• Các cửa hàng: với chức năng chính là cung cấp các loại
máymóc thiết bị BCVT, các loại dịch vụ viễn thông cho khách
hàng,đồng thời tiếp nhận hồ sơ lắp đặt đường dây điện thoại,
máy fax, tổng đài nội bộ cho các thuê bao.
B. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY LẮP PHÁT TRIỂN- BƯU
ĐIỆN ĐÀ NẴNG
1.Đặc điểm sản phẩm của Công Ty có
ảnh hưởng đến tổ chức kế toán
1.Sản phẩm chính của Công Ty : là các công trình, hạng
mục công trình đã hoàn thành bàn giao.
2.Đặc điểm của sản phẩm có ảnh hưởng đến công tác kế
toán:


25

•
Sản phẩm được xây dựng và sử dụng tại chỗ và phân
bô tản mạn nhiều nơi trên địa bàn miền trung và tây nguyên.
•
Sản phẩm phụ thuộc chặt chẽ vào điều kiện địa

phương tại nơi đặt công trình xây dựng.
•
Sản phẩm có kích thước, khối lượng lớn, thời gian
kiến tạo và sử dụng lâu dài.
II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Xây
Lắp Phát triển Bưu Điện
1.
Tổ chức bộ máy kế toán:
Khi đã bắt đầu bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì
buộc các doanh nghiệp phải có bộ máy kế toán để tổ chứ c
hạch toán và quản lý đối với các hoạt động kinh tế xảy ra
trong doanh nghiệp nhằm cung cấp số liệu một cách kịp thời
cho các cấp lãnh đạo, cho ban giám đốc trong việc xây dựng
các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán tại Công
Ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nhằm đáp
ứng nhu cầu nhanh chóng, kịp thời của số liệu kế toán.
a. Sơ đồ bộ máy:
Theo hình thức kế toán tập trung thì mọi công việc kế toán
phát sinh tại Công Ty đều tập trung ở phòng kế toáncủa Công
Ty. Sơ đồ tổ chức như sau: