TỔNG QUAN về NGÂN HÀNG THƯƠNG mại cổ PHẦN QUỐC dân CHI NHÁNH HUỄ

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN
QUỐC DÂN- CHI NHÁNH HUỄ

1.1. Thông tin chung về Ngân hàng TMCP Quốc dân:
-

Tên giao dịch quốc tế: National Citizen Bank.

-

Tên gọi tắt: NCB

-

Hội sở: 28C-28D Bà Triệu, P.Hàng Bài, Q.Hoàn Kiếm, TP.Hà Nội.

-

Điện thoại: (04) 6269 3355 Fax: (04) 6269 3535

-

Website: www.ncb-bank.vn

-

Email:
1.2. Lịch sử hình thành và phát triển Ngân hàng TMCP Quốc dân – Chi
nhánh Huế:
Ngân hàng TMCP Quốc Dân – NCB được thành lập từ năm 1995 theo Giấy phép
số 00057/NH–CP ngày 18/09/1995 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, khởi nguồn từ

Ngân hàng TMCP nông thôn Sông Kiên. Ngày 18/05/2006, NCB chính thức chuyển
đổi mô hình hoạt động từ Ngân hàng thương mại cổ phần nông thôn thành Ngân hàng
thương mại cổ phần đô thị, chuyển đổi trụ sở chính từ Kiên Giang về Thành phố Hồ
Chí Minh, đồng thời chính thức sử dụng tên Ngân hàng TMCP Nam Việt – Navibank
thay cho tên gọi Ngân hàng TMCP nông thôn Sông Kiên.
Đến năm 2014, Navibank chính thức được đổi tên thành Ngân hàng TMCP Quốc
Dân – NCB và tiến hành tái cấu trúc hệ thống, hướng đến sự chuẩn hóa và hoàn thiện
các dịch vụ tài chính, đặt mục tiêu vào Top 10 ngân hàng bán lẻ hàng đầu Việt Nam
với tiêu chí trở thành “Ngân hàng bán lẻ hiệu quả nhất”. Để hoàn thành mục tiêu đó,
NCB đã nỗ lực tập trung vào những yếu tố cốt lõi như: thay đổi cơ cấu tổ chức hướng
đến việc tách bạch giữa các khối kinh doanh với các khối quản trị và hỗ trợ, cải tiến
11


các quy định, quy trình, thay đổi cấu trúc kinh doanh, củng cố và nâng cao năng lực
cán bộ nhân viên, tăng cường quản trị rủi ro,…
 Vài nét về Chi nhánh Ngân hàng TMCP Quốc dân tại Huế:

Sáng ngày 10/08/2009, Ngân hàng TMCP Nam Việt chính thức khai trương hoạt
động Chi nhánh Thừa Thiên Huế tại địa chỉ số 44 Đống Đa, thành phố Huế, tỉnh Thừa
Thiên Huế - Điện thoại: (054) 3840 999, Fax: (054) 3840 998. Năm 2014, đổi tên
thành Ngân hàng TMCP Quốc dân, Chi nhánh Thừa Thiên Huế. Với 2 Phòng giao
dịch trên địa bàn là PGD Đông Ba (Trần Hưng Đạo) và PGD Tây Lộc (Nguyễn Trãi).
1.3. Chức năng và nhiệm vụ của Ngân hàng TMCP Quốc dân:

1.3.1 Chức năng:
-

Trực tiếp kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng và các hoạt động kinh doanh
khác có liên quan vì mục tiêu lợi nhuận theo phân cấp của Ngân hàng TMCP Quốc

dân.

-

Tổ chức điều hành kinh doanh, kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo ủy quyền của Hội đồng
quản trị và Tổng giám đốc.

-

Thực hiện các nhiệm vụ khác của Hội đồng quản trị, hoặc Tổng giám đốc giao.
1.3.2 Nhiệm vụ:

-

Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng.

-

Thực hiện hạch toán kinh doanh và phân phối thu nhập theo quy định của Ngân hàng.

-

Thực hiện kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ việc chấp hành thể lệ, chế độ nghiệp
vụ trong phạm vi quản lý theo quy định của Ngân hàng.

-

Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và triển khai thực hiện các cơ chế, quy chế nghiệp vụ và văn
bản pháp luật của Nhà nước, Ngân hàng liên quan đến hoạt động của các chi nhánh.

22


-

Nghiên cứu, phân tích kinh tế liên quan đến hoạt động tiền tệ, tín dụng và đề ra kế
hoạch kinh doanh phù hợp với kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng và kế hoạch phát
triển kinh tế xã hội địa phương.

-

Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị lưu trữ các hình ảnh
làm tư liệu phục vụ cho việc trực tiếp kinh doanh của chi nhánh cũng như việc quảng
bá thương hiệu của Ngân hàng.

-

Quản lý nhà khách, nhà nghỉ và cơ sở đào tạo trên địa bàn do Ngân hàng giao.

-

Thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lương, thi đua, khen thưởng
theo phân cấp, uỷ quyền của Ngân hàng.

-

Chấp hành đầy đủ các báo cáo, thống kê theo chế độ quy định và theo yêu cầu đột xuất
của Tổng giám đốc.

-

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc giao.
1.4. Bộ máy quản lý Ngân hàng TMCP Quốc dân Chi nhánh Huế:

-

Phòng dịch vụ khách hàng:

•

Khách hàng cá nhân: Xử lý các nghiệp vụ ngân hàng phát sinh trong quá trình cung
cấp các dịch vụ cho ngân hàng dành cho nhóm khách hàng.

•

Khách hàng tổ chức: Xử lý các nghiệp vụ ngân hàng phát sinh trong quá trình cung
cấp các dịch vụ cho ngân hàng dành cho 2 nhóm khách hàng là doanh nghiệp và định
chế tài chính.

-

Phòng quan hệ khách hàng: Thiết lập, khai thác và phát triển quan hệ toàn diện với
nhóm khách hàng tương ứng để cung ứng tất cả các dịch vụ cho khách hàng.

-

Phòng Thẩm định và Quản lý tín dụng:

•

Phân tích, thẩm định dự án vay vốn phục vụ công tác tín dụng của ngân hàng.

33


•

Quản lý các hoạt động tín dụng.

•

Đôn đốc, nhắc nhở thu hồi nợ.

•

Đề xuất xử lý các khoản nợ quá hạn.

•

Hỗ trợ các đơn vị, bộ phận khác về một số nội dung liên quan.

-

Bộ phận kế toán: Chỉ gồm 01 Chuyên viên kế toán, làm công việc đối chiếu số liệu,
nguồn vốn, hạch toán chi phí của Chi nhánh.

-

Bộ phận tổng hợp: Tổng hợp hồ sơ, giải quyết các vấn đề nhân sự, chi phí trong đơn
vị, thuê tài sản, mua sắm,… và trình các vấn đề cho Hội sở.

-

Ban Giám đốc: Thực hiện theo quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Giám đốc do
Ngân hàng ban hành.

BAN GIÁM ĐỐC

BP. TỔNG HỢP
P. QUAN HỆ KHÁCH HÀNG
P. DỊCH VỤ KHÁCH
BP.HÀNG
THẨM ĐỊNH VÀ QUẢN LÝ TÍN DỤNG

BP. KẾ TOÁN

Quan hệ trực tiếp
Quan hệ chức năng

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Ngân hàng TMCP Quốc dân Chi nhánh Huế

44


PHẦN II: GIỚI THIỆU BỘ PHẬN THẨM ĐỊNH VÀ QUẢN LÝ TÍN
DỤNG CỦA NGÂN HÀNG TMCP QUỐC DÂN – CHI NHÁNH HUẾ
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thẩm định và Quản lý tín dụng:
2.1.1. Chức năng:

Hiện tại Bộ phận Thẩm định của ngân hàng NCB Huế có 2 chức năng:

-

Thẩm định: thực hiện tái thẩm định và đánh giá khách hàng vay để trình các cấp thẩm
quyền phê duyệt.

-

Quản lý tín dụng: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quản lý tín dụng như soạn
thảo hợp đồng vay, hợp đồng thế chấp, thực hiện công chứng và đăng ký giao dịch bảo
đảm Tài sản thế chấp; thực hiện giải ngân và theo dõi cho vay thu nợ; định kỳ ra soát
và kiểm tra khoản vay; ngoài ra còn thực hiện các chế độ báo cáo theo phân công của
Ban Giám đốc.
2.1.2. Nhiệm vụ:

Nâng cao cho hoạt động tín dụng của ngân hàng nhằm phòng tránh và hạn chế rủi ro
tín dụng. Đảm bảo cho hoạt động tín dụng của ngân hàng minh bạch hơn và an toàn hơn.
2.2. Cơ cấu Bộ phận Thẩm đinh và Quản lý tín dụng:
-

Trưởng Bộ phận: kiểm soát mọi nghiệp vụ của phòng, bao gồm cả thẩm định và quản
lý tín dụng.

-

Chuyên viên Thẩm định & Quản lý tín dụng (1 người): thực hiện chức năng thẩm định
khách hàng vay trình phê duyệt và chức năng quản lý tín dụng.

-

Chuyên viên Quản lý tín dụng (3 người): thực hiện chức năng của quản lý tính dụng.

TRƯỞNG BỘ PHẬN

55
CHUYÊN VIÊN QUẢN LÝ TÍN DỤNG
CHUYÊN VIÊN QUẢN LÝ TÍN DỤNG
VIÊN QUẢN LÝ TÍN DỤNG
CHUYÊN VIÊN THẨM ĐỊNH VÀ QUẢNCHUYÊN
LÝ TÍN DỤNG


Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu Bộ phận Thẩm định và Quản lý tín dụng

66


PHẦN III: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NHỮNG CÔNG VIỆC
CHỦ YẾU CỦA CHUYÊN VIÊN QUẢN LÝ TÍN DỤNG
TẠI NGÂN HÀNG TMCP QUỐC DÂN – CHI NHÁNH HUẾ

3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Chuyên viên Quản lý tín dụng:
3.1.1. Chức năng
-

Tiếp nhận và quản lý các hồ sơ tín dụng đã được phê duyệt.
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ hồ sơ tín dụng theo quy định ngân hàng.
Soạn thảo các hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm.
Lập tờ trình giải ngân, xuất, nhập tài sản, các giấy tờ có giá, bất động sản...trình cấp có

-

thẩm quyền ký duyệt. Thực hiện công chứng giao dịch bảo đảm.
Phối hợp Chuyên viên Quan hệ khách hàng hỗ trợ hướng dẫn khách hàng (sao y hồ sơ

-

tài sản bảo đảm, cập nhật các biến động liên quan hồ sơ của khách hàng...).
Hoàn tất các điều kiện phê duyệt.
Theo dõi việc thực hiện các điều kiện phê duyệt tín dụng, thu nợ, thu lãi, phí...
Thực hiện mở hạn mức hợp đồng tín dụng, tài sản bảo đảm, giải ngân, thu nợ, lãi, phí.
Điều chỉnh lãi suất, kỳ hạn nợ, gia hạn nợ cho khách hàng thuộc phạm vi phân quyền

-

của chi nhánh vào hệ thống phần mềm BTS.
Thực hiện xuất, nhập, hồ sơ tài sản bảo đảm.
Phối hợp chuyên viên Quan hệ khách hàng theo dõi các khoản vay đến hạn, thông báo
nhắc nợ khách hàng.
3.1.2. Nhiệm vụ:

-

Thực hiện công việc theo sự phân công của lãnh đạo bộ phận Quản lý tín dụng.

-

Chấp hành nội quy, quy chế, quy định ... của Ngân hàng và nội quy bộ phận Quản lý
tín dụng.

-

Hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

-

Chịu trách nhiệm cá nhân đối với công việc Quản lý tín dụng được giao.

-

Đề xuất với Ban lãnh đạo bộ phận về các vấn đề vượt quá thẩm quyền.
77


-

Được quyền làm việc theo Hợp đồng lao động đã ký với Ngân hàng, đề xuất các sáng
kiến, ý kiến nhằm cải tiến chất lượng công việc hoặc đa dạng hóa các dịch vụ Ngân
hàng, đề xuất tham gia các khóa đào tạo nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ.

-

Được phép trao đổi thông tin với các nhân viên khác, với lãnh đạo trực tiếp hoặc các
lãnh đạo bộ phận khác có liên quan đến công việc Quản lý tín dụng.
3.2. Mô tả công việc của Chuyên viên Quản lý tín dụng:
3.2.1. Soạn thảo các hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm:

 Hợp đồng tín dụng (HĐTD)
-

-

Hồ sơ cần thiết lập HĐTD bao gồm:
o Phê duyệt cấp tín dụng
o Mẫu Hợp đồng tín dụng
o Hồ sơ pháp lý của Khách hàng: Danh mục hồ sơ do khách hàng cung cấp theo yêu cầu
của NCB
Nội dung công việc:
o Nhằm hạn chế thấp nhất những sai sót có thể xảy ra trong quá trình soạn thảo Hợp
đồng CV.QLTD thực hiện soạn thảo Hợp đồng trên chương trình, chọn đúng mẫu
biểu cần sử dụng và điền các thông tin cần thiết.
o CV.QLTD kiểm tra kỹ các nội dung đã điền, mẫu biểu đã chọn trước khi in ấn.
o Việc in ấn lần thứ 2 trở đi (do có chỉnh sữa/thay đổi/bổ sung) so với lần in trước cần
phải được phê duyệt của cấp kiểm soát trước khi in.
o Số bản chính được in tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng , trên nguyên tắc tiết kiệm nhưng
phải đầy đủ.
o Trường hợp sử dụng mẫu Hợp đồng khác với biểu mẫu đã ban hành thì Giám đốc chi
nhánh chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung của HĐTD trước khi chuyển về Phòng Pháp
chế - Hội sở xin ý kiến hỗ trợ tư vấn và được sự chấp thuận bằng văn bản của Tổng
o

giám đốc.
Thời gian thực hiện: Kể từ lúc nhận đúng và đầy đủ các hồ sơ lập HĐTD, CV.QLTD
thực hiện trong vòng 01 giờ và trình cho KSVTD.

 Hợp đồng bảo đảm (HĐBĐ)
-

-

Hồ sơ cần thiết để lập HĐBĐ bao gồm:

o Phê duyệt cấp tín dụng
o Mẫu hợp đồng bảo đảm
o Hồ sơ pháp lý của TSBĐ: Theo danh mục hồ sơ TSBĐ.
Nội dung công việc:
88


o

Tương tự đối với việc lập hợp đồng tín dụng
3.2.2. Tiếp nhận và quản lý các hồ sơ tín dụng đã được phê duyệt:

-

Sau khi khởi tạo hợp đồng tín dụng, kiểm tra tính tuân thủ của hồ sơ với các quy định
và phê duyệt tín dụng.

-

Nhận hợp đồng tín dụng và hồ sơ từCV.QHKH.

-

Lưu hồ sơ theo quy định.
3.2.3. Giao nhận hồ sơ và quản lý tài sản đảm bảo:

 Nhận TSBĐ và đăng ký GDBĐ
o
o
o

o
o

Hồ sơ thực hiện khi tiếp nhận TSBĐ và đăng ký GDBĐ
Hợp đồng thế chấp
Hồ sơ gốc của TSBĐ
Đơn đăng ký GDBĐ
Biên bản giao nhận TSBĐ
Nội dung công việc:
CV.QLTD khi nhận bàn giao hồ sơ TSBĐ từ CV.QHKH kiểm tra đầy đủ hồ sơ về số
lượng, kiểm tra kỹ các bản chính và các bên ký vào biên bản.

o Việc giao nhận hồ sơ tài sản bảo đảm và đăng ký GDBĐ thực hiện trong cùng 1 ngày.
 Quản lý tài sản bảo đảm:
- Tài sản bảo đảm sau khi được nhận từ khách hàng phải được bảo quản cẩn thận
-

(CV.QLTD) cho đến khi được nhập kho và ký xác nhận của đầy đủ các bên liên quan.
Trong giai đoạn Hồ sơ đang được công chứng, giao dịch bảo đảm, người trực tiếp đi
cùng khách hang thực hiện các thủ tục phải giao nhận trực tiếp với cơ quan công

-

chứng/ cơ quan Đăng ký giao dịch bảo đảm.
Trước khi niêm phong hồ sơ để nhập kho, các bên liên quan phải kiểm tra hồ sơ đảm
bảo đầy đủ về số lượng với biên bản giao nhận, kiểm tra kỹ các bản chính mới tiến
hành niêm phong và nhập kho.
3.2.4. Nhập liệu trên hệ thống Core Banking:

 Nhập liệu hạn mức tín dụng khách hàng

- Nhập Hạn mức tín dụng khách hàng: CV.QLTD cần khai báo rõ số tiền cấp hạn mức

cho từng loại (cho vay, thâu chi, Bảo lãnh trong nước, tài trợ thương mại).
 Nhập liệu thông tin hợp đồng vay
99


-

Mở HĐTD cụ thể: Sau khi hạn mức tín dụng khách hàng đã được mở, khi phát sinh 1
khoản vay cụ thể, CV.QLTD thực hiện mở Hợp đồng tín dụng cụ thể trên CB. Lưu ý

-

kiểm tra kỹ các nội dung thời hạn vay, kỳ trả nợ, kỳ trả lãi, loại bảo đảm tiền vay.
Tạo lịch thu nợ: Trường hợp khoản vay của khách hàng có lịch trả nợ không đều,
CV.QLTD tạo lịch thu nợ. Khi đã tạo lịch thu nợ, chương trình ưu tiên tạo hóa đơn đòi

nợ theo lịch đã tạo.
 Nhập liệu thông tin TSBĐ
- Mở Hợp đồng thế chấp: CV.QLTD nhập liệu thông tin về tài sản bảo đảm. Trường hợp
chủ sở hữu tài sản là bên thứ 3, yêu cầu nhập Mã KH vào trường “Mã CIF của Chủ sở
hữu”. Trường hợp Bên thứ 3 chưa có CIF, đơn vị thực hiện thủ tục khai báo CIF trước
khi nhập thông tin TSBĐ.
 Nhập liệu giải ngân
- Giải ngân bằng tiền mặt: CV.QLTD nhập thông tin giải ngân khoản vay bằng tiền mặt.

Sau khi được KSVTD phê duyệt, in phiếu Hạch toán giải ngân bằng tiền mặt thành 04
bản, Khách hàng giữ 01 bản, Chuyển Bộ phận ngân quỹ 01 bản (để chi tiền cho khách
hàng), Phòng TCKT lưu chứng từ 01 bản, Lưu hồ sơ tín dụng 01 bản.

- Giải ngân bằng chuyển khoản:
o Trường hợp giải ngân chuyển khoản vào tài khoản thanh toán của khách hàng tại
NCB: CV.QLTD nhập thông tin giải ngân khoản vay bằng chuyển khoản. Sau khi
được KSVTD phê duyệt, in phiếu Hạch toán giải ngân bằng chuyển khoản thành 04
bản, khách hàng giữ 01 bản, Chuyển Bộ phận Thanh toán 01 bản (để duyệt điện đi –
nếu thanh toán qua TCTD khác), Phòng TCKT 01 bản, Lưu hồ sơ tín dụng 01 bản.
o Trường hợp giải ngân chuyển khoản vào tài khoản của người thụ hưởng tại Tổ chức
tín dụng khac thì CV.QLTD thực hiện 2 bước sau:
Bước 1: CV.QLTD nhập thông tin giải ngân và hạch toán vào tài khoản trong
thời gian liên quan.
Bước 2: CV.QLTD nhập thông tin nhập điện để thực hiện chuyển tiền cho người
thụ hưởng. Việc lựa chọn kênh thanh toán chuyển tiền cho người thụ hưởng
CV.QLTD thực hiện theo quy định hiện hành của NCB nhằm mục đích thuận tiện và
nhanh chóng nhất.
 Nhập liệu phát hành bảo lãnh (Trường hợp NH phát hành bảo lãnh)
- Sau khi CV.QLTD nhập liệu hạn mức tín dụng khách hàng, CV.QLTD thực hiện nhập

liệu bảo lãnh các bước như sau:
1010


Bước 1: CV.QLTD thực hiện bảo trì thông tin hạn mức bảo lãnh cho đúng với
thông tin hợp đồng.
Bước 2: CV.QLTD nhập thông tin đăng ký bảo lãnh: sau khi nhập hoàn tất các
thông tin, CV.QLTD nhấn nút chấp nhận và lưu tài khoản bảo lãnh đã được tạo trên
chương trình.
Bước 3: CV.QLTD nhập thông tin phát hành bảo lãnh theo nội dung của hợp
đồng bảo lãnh. CV.QLTD nhập các thông tin theo các tab trong chức năng như: tab chi
tiết, các bên tham gia, tài sản bảo đảm, ký quỹ, phí, thanh toán, chứng từ. Riêng tại các
tab có nút them dòng CV.QLTD bấm vào nút thêm dòng trước khi cập nhật.

Bước 4: CV.QLTD đã nhập hoàn tất các thông tin bảo lãnh và trình duyệt cho
cấp có thẩm quyền duyệt bảo lãnh.
Sau khi được cấp có thẩm quyền duyệt phát hành bảo lãnh CV.QLTD in chứng từ
hạch toán bảo lãnh, phân phối và lưu trữ.
3.2.5. Giải ngân:
 Giải ngân tiền vay:
o

Giao nhận hồ sơ:
CV.QHKH yêu cầu Khách hàng cung cấp hồ sơ giải ngân. Việc giao nhận hồ sơ phải

được giao nhận trực tiếp.
o Việc chuyển giao hồ sơ giữa CV.QHKH và CV.QLTD phải được thực hiện nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo không bị thất lạc hồ sơ. CV.QHKH và CV.QLTD có thể
chuyển giao hồ sơ và trao đổi công việc phải thể hiện bằng văn bản theo phiếu luân
o
o
o
o
o
o

chuyển hồ sơ.
Hồ sơ để thực hiện giải ngân:
Phê duyệt cấp tín dụng
Tờ trình đề xuất giải ngân (theo mẫu)
Giấy đề nghị vay vốn (theo mẫu)
Hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm, đơn đăng ký GDBĐ
Chứng từ sử dụng vốn vay
Nội dung công việc:

CV.QLTD kiểm tra hồ sơ, đảm bảo đúng, đầy đủ và có ý kiến đề xuất trước khi trình
KSVTD.

1111


o

Sau khi nhận được phê duyệt từ Ban Tổng giám đốc/ Giám đốc, CV.QLTD lập khế
ước nhận nợ thành 03 bản ( NCB giữ 02 bản, khách hàng giữ 01 bản) và chuyển cho

CV.QHKH để yêu cầu khách hàng ký vào khế ước nhận nợ.
o CV.QLTD kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ rút vốn vay và các điều kiện cho vay
đã được phê duyệt. Sau đó nhập thông tin vào hệ thống Core Banking để hạch toán
giải ngân.
 Phát hành bảo lãnh (Trường hợp NH giải ngân cho KH bằng thư bảo lãnh không dung
o
o
o
o
o
o

tiền mặt)
Hồ sơ thực hiện:
Phê duyệt cấp tín dụng
Tờ trình đề xuất phát hành bảo lãnh trong nước (theo mẫu)
Giấy đề nghị phát hành bảo lãnh (theo mẫu)
Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng bảo đảm, đơn đăng ký GDBĐ (nếu có)
Hồ sơ chứng minh mục đích phát hành bảo lãnh

Chi tiết danh mục hồ sơ, chứng từ sử dụng vốn theo Biểu mẫu Danh mục hồ sơ chứng

từ sử dụng vốn BMTD.05.01-HDTD đính kèm.
o Mẫu chứng thư bảo lãnh: thực hiện theo Biểu mẫu nêu tại Quy trình phát hành bảo
lãnh.
Trường hợp hợp đồng bảo lãnh, chứng thư bảo lãnh không theo mẫu của ngân
hàng (theo mẫu của khách hàng yêu cầu) thì phải chuyển Phòng pháp chế có ý kiến.
Cấp có thẩm quyền phê duyệt nội dung hợp đồng, chứng thư bảo lãnh theo quy định
hiện hành của NCB.
o

Chứng thư bảo lãnh phải được in trên Mẫu Phôi Bảo lãnh, Phôi bảo lãnh phải được

o
o

quản lý theo Quy định quản lý mẫu Giấy tờ có giá hiện hành của NCB.
Nội dung công việc:
CV.QLTD kiểm tra hồ sơ, đảm bảo đúng, đầy đủ và đề xuất trước khi trình KSVTD.
Sau khi nhận được phê duyệt từ Ban Tổng giám đốc/ Giám đốc, CV.QLTD soạn thảo
chứng thư bảo lãnh (Thư bảo lãnh chỉ được phát hành duy nhất 01 bản chính) và hợp

đồng bảo lãnh trình cấp có thẩm quyền ký.
o Khi giao bản chính chứng thư bảo lãnh cho khách hàng,CV.QLTD phải cho khách

o
o
o

hàng ký nhận vào bản sao chứng thư bảo lãnh để lưu lại trong hồ sơ bảo lãnh.

Phát hành thư tín dụng
Hồ sơ thực hiện:
Phê duyệt cấp tín dụng
Tờ trình đề xuất phát hành thư tín dụng(L/C) theo mẫu tờ trình phát hành Thư tín dụng
Giấy đề nghị phát hành thư tín dụng (theo mẫu)

1212


o

Phiếu yêu cầu giao dịch kiêm bảng kê chứng từ (theo mẫu tại Quy định phát hành Thư

tín dụng hiện hành)
o Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng bảo đảm, đoen đăng ký GDBĐ (nếu có)
o Hợp đồng ngoại thương/Đơn đặt hàng (purchase order)/ Hóa đơn tạm (Proforma
o

o
o
o
o

invoice)
Nội dung công việc:
CV.QLTD kiểm tra hồ sơ, đảm bảo đúng, đầy đủ trước khi trình KSVTD.
Chiết khấu bộ chứng từ:
Hồ sơ thực hiện:
Phê duyệt cấp tín dụng
Tờ trình đề xuất chiết khấu bộ chứng từ theo mẫu

Giấy đề nghị chiết khấu bộ chứng từ (theo mẫu)
Phiếu yêu cầu xử lý giao dịch kiêm bảng kê BCT (theo mẫu tại quy định phát hành

Thư tín dụng hiện hành)
o Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng bảo đảm, đơn đăng ký GDBĐ (nếu có)
o Hợp đồng ngoại thương hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương và các sửa đổi
có liên quan đến hợp đồng ngoại thương (nếu có)
o Bộ chứng từ xuất khẩu.
o Hợp đồng ủy quyền/ Giấy ủy quyền của Người thụ hưởng Hợp đồng ngoại thương
(nếu có).
- Nội dung công việc:
o Sau khi nhận được phê duyệt từ Ban Tổng giám đốc/ Giám đốc, CV.QLTD thực hiện
thanh toán chiết khấu trên CB và phân phối lại hồ sơ cho khách hàng thông qua
CV.QHKH.
- Thời gian thực hiện:
o CV.QLTD tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác và trình
cấp có thẩm quyền phê duyệt, thực hiện giải ngân/ phát hành bảo lãnh/ phát hành Thư
o

tín dụng/ Chiết khấu BCT cho khách hàng kịp thời.
Nhằm đảm bảo tiến độ xử lý hồ sơ, hồ sơ giải ngân được gửi về Phòng QLTD: Đối với
các hồ sơ giải ngân gửi đúng và đủ trước 16 giờ, Phòng QLTD trình cấp có thẩm
quyền trong ngày. Đối với các hồ sơ giải ngân gửi sau 16 giờ, Phòng QLTD trình cấp
có thẩm quyền trng buổi sáng ngày hôm sau.
3.2.6. Thu nợ, lãi:

 Kiểm tra nợ, lãi đến hạn
- Sau khi in báo cáo nợ, lãi đến hạn, CV.QLTD kiểm tra số nợ gốc phải thu kỳ này, lãi

suất áp dụng trong kỳ có phù hợp với nội dung Hợp đồng tín dụng, có rơi vào kỳ thay

1313


đổi lãi suất không, lãi suất sau khi thay đổi có phù hợp với quy định của NCB và Hợp
đồng tín dụng đã ký hay không, kiểm tra tiền lãi dựa tren lãi suất áp dụng vad số dư nợ
-

phát sinh trong kỳ,…
Sau khi đã kiểm tra chính xác, CV.QLTD chuyển danh sách báo cáo nợ, lãi đến hạn

của các khách hàng theo từng CV.QHKH quản lý.
 Nhắc nợ khách hàng
- CV.QLTD cùng CV.QHKH thực hiện việc nhắc nợ thông qua các hình thức: email,
-

điện thoại, gửi thư trực tiếp cho khách hàng bằng văn bản.
CV.QLTD cùng CV.QHKH có trách nhiệm thông báo, theo dõi và đôn đốc khách

hàng trả nợ.
 Hạch toán thu nợ trên Core Banking
- Sau khi khách hàng nộp tiền vào tài khoản thanh toán, CV.QLTD thực hiện hạch toán
thu nợ trên Core Banking. KSVTD duyệt hạch toán thu nợ trên Core Banking. Sau đó
ký, đóng dấu phiếu thu nợ, chuyển lại cho CV. QHKH để trả cho khách hàng. Phiếu
thu nợ được in thành 03 bản, khách hàng giữ 01 bản, chuyển Bộ phận kế toán 01 bản,
-

CV.QLTD giữ 01 bản lưu hồ sơ tín dụng theo quy định.
Nguyên tắc thu nợ, lãi: ưu tiên thu trước lãi, phí, phạt; thu gốc sau. Trường hợp khoản vay

thuộc nợ tồn đọng thì thứ tự thu nợ thực hiện theo quy định xử lý nợ tồn đọng.

 Hạch toán thu nợ trường hợp Chiết khấu Bộ chứng từ
Khi Phòng thanh toán nhận được Báo có hoặc Báo từ chối của ngân hàng nước ngoài
-

Phòng thanh toán hạch toán vào tài khoản trung gian phải trả phân hệ TTQT cho Chi
nhánh và báo cho Phòng QLTD tại chi nhánh. Phòng thanh toán thực hiện nghiệp vụ

•

như sau:
Ghi Nợ tài khoản tiền gửi của NCB tại các tổ chức tín dụng mà tiền từ nước ngoài

chuyển về
• Ghi có tài khoản tiển gửi trung gian phải trả phân hệ TTQT của chi nhánh
- Phòng QLTD tại chi nhánh nhận báo có do Phòng thanh toán chuyển đến, Phòng
QLTD thực hiện các nghiệp vụ như sau:
• Ghi Nợ tài khoản tiền gửi trung gian phải trả phân hệ TTQT
• Ghi Có tài khoản tiền vay chiết khấu/ lãi/ phí khác/ tài khoản thanh toán của ngân
hàng.
3.2.7. Quản lý khoản vay
 Quản lý khoản vay

1414


-

CV.QLTD có trách nhiệm quản lý hồ sơ tín dụng, theo dõi khoản vay, kiểm tra tính chính
xác giữa số liệu nhập vào hệ thống Core Banking và hồ sơ tín dụng của khách hàng, nếu
phát hiện số liệu hạch toán sai lệch với hồ sơ tín dụng phải báo cáo ngay với trưởng đơn

-

vị để phối hợp với các phòng có liên quan xử lý, chỉnh sửa sai sót.
Mở sổ theo dõi: CV.QLTD mở sổ theo dõi các thông tin của khoản vay theo hợp đồng
tín dụng, bảng theo dõi nợ vay, khai thác khi cần thiết hoặc lưu các sao kê điện toán
theo nội dung, ngày giải ngân, số tiền gia hạn nợ, thời gian gia hạn nợ, số tiền chuyển

-

nợ quá hạn, thời hạn chuyển nợ quá hạn…
CV.QHKH có trách nhiệm kiểm tra tình hình hoạt động của khách hàng do mình quản

-

lý và phối hợp với CV.QLTD theo dõi khoản vay.
 Thanh lý hợp đồng tín dụng.
CV.QHKH tiếp nhận nhu cầu tất toán nợ của khách hàng và thông báo cho phòng

-

QLTD.
CV.QLTD lập tờ trình và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
CV.QLTD tính toán vốn, lãi, lãi phạt (nếu có),… mà khách hàng còn thiếu, lập chứng
từ in sao kê. KSVTD kiểm tra lại việc tính toán vốn, lãi, lãi phạt (nếu có) của

-

CV.QLTD, kiểm soát trên chứng từ.
Sau khi khách hàng hoàn tất nghĩa vụ trả nợ, thực hiện thủ tục giải chấp tài sản đảm

-

bảo.
Lưu hồ sơ tín dụng theo quy định
3.2.8. Lưu trữ hồ sơ tín dụng:
 Nguyên tắc thực hiện:

-

Hồ sơ tín dụng do CV.QLTD chịu trách nhiệm lưu trữ. Nhằm đảm bảo thống nhất, hồ

-

sơ tín dụng được Phòng/ Bộ phận QLTD tại chi nhánh quản lý, lưu trữ.
Hồ sơ lưu trữ phải đảm bảo đầy đủ, an toàn, bảo mật, không bị thất thoát.
Hồ sơ lưu trữ phải được phân loại, sắp xếp có hệ thống và khoa học để thuận tiện trong
việc quản lý và dễ dàng truy xuất hồ sơ khi cần thiết.
 Tiếp nhận hồ sơ tín dụng
- Sau khi được KSVTD phân công quản lý khoản cấp tín dụng theo Quy trình quản lý
tín dụng, khi phát sinh hồ sơ liên quan của khoản cấp tín dụng đó, chuyên viên QLTD

-

tiếp nhận, quản lý và thực hiện sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tín dụng.
 Sắp xếp hồ sơ
Chuẩn bị bìa đựng hồ sơ:

1515

Hồ sơ phải đựng trong bìa cứng. Nếu một hồ sơ phải đựng trong nhiều bìa cứng
thì phải đánh số để dễ quản lý (ví dụ hồ sơ đựng trong 2 bìa cứng thì đánh số 1/2 và
2/2 trên một giấy bìa)
Giấy bìa hồ sơ phải thể hiện các thông tin: Tên đơn vị cấp tín dụng, Tên khách
hàng và Mã khách hàng.
Nhân bìa hồ sơ thể hiện thông tin khách hàng, mã khách hàng, số tiền vay, thời
hạn vay.
-

Giữa các nhóm ngăn cách nhau bằng bìa phân trang để dễ phân biệt.
Sắp xếp chứng từ trong từng nhóm: Chứng từ trong mỗi nhóm hồ sơ phải được sắp xếp
theo đúng số thứ tự như nêu tại danh mục hồ sơ. Đối với những chứng từ phát sinh nhiều

-

lần như hồ sơ giải ngân và thu nợ thì sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh.
Lập danh mục hồ sơ: Hồ sơ tín dụng phải lập danh mục để thể hiện đầy đủ tên, số
lượng, bản chính/ bản sao của chứng từ lưu trong hồ sơ. Danh mục này được đính ở
trang đầu của bộ hồ sơ; trường hợp trong mỗi nhóm hồ sơ có quá nhiều chứng từ thì có
thể lập danh mục và đính ở trang đầu của mỗi nhóm hồ sơ. Mỗi danh mục đều có chữ
ký xác nhận của chuyên viên QLTD và KSVTD. Danh mục phải được cập nhật khi có

-

sự biến động do bổ sung hoặc loại bớt chứng từ.
Sắp xếp vào tủ: Hồ sơ được sắp xếp vào tủ theo thứ tự mã khách hàng từ nhỏ đến lớn;
có thể phân chia khu vực tủ đựng hồ sơ khách hàng cá nhân và khách hàng doanh
nghiệp.
 Quản lý hồ sơ tín dụng còn hiệu lực

-

Chuyên viên QLTD có trách nhiệm quản lý hồ sơ tín dụng, bổ sung, cập nhật các hồ
sơ theo quy định của Ngân hàng khi khách hàng còn quan hệ tín dụng với NCB (báo
cáo tài chính, báo cáo tiến độ đầu tư dự án, biên bản kiểm tra thực tế tình hình hoạt

-

động kinh doanh của khách hàng…)
Khi phát sinh việc cho mượn hồ sơ tín dụng thì đơn vị mượn phải lập phiếu đề nghị

-

mượn hồ sơ tín dụng kiêm bản giao nhận hồ sơ tín dụng theo BMTD.05.03-HDTD.
Phòng/ Bộ phận QLTD lập hồ sơ theo dõi và quản lý việc quản lý hồ sơ tín dụng.
Đối với hồ sơ gốc về tài sản đảm bảo, việc quản lý và lưu trữ thực hiện theo quy trình

-

nhập xuất TSBĐ.
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ giấy, chuyên viên QLTD theo dõi tổng hợp tình hình quản lý,
lưu trữ hồ sơ tín dụng tại đơn vị trên máy tính.
 Lưu trữ hồ sơ sau khi thanh lý hợp đồng.

1616


-

Sau khi hồ sơ tín dụng tất toán, chuyên viên QLTD chuyển hồ sơ tín dụng lưu trữ ở
một tủ/kho riêng khác với tủ/kho đựng hồ sơ tín dụng đang còn hiệu lực để thuận tiện

-

trong việc truy xuất khi cần thiết.
Định kỳ hàng tháng, chuyên viên QLTD sắp xếp các bộ hồ sơ tín dụng đã thanh lý
theo thứ tự thời gian tất toán trong tháng. Đồng thời, lập danh sách các hồ sơ tín dụng
tất toán trong tháng có xác nhận của chuyên viên QLTD và KSVTD theo

-

BMTD.05.04-HDTD.
Thời gian lưu trữ tại Phòng/Bộ phận QLTD: kể từ ngày thang lý Hợp đồng tín dụng
cho đến hết năm tài chính kế tiếp. Sau thời gian trên, chuyên viên QLTD rà soát định
kỳ ít nhất 03 tháng một lần để chuyển hồ sơ sang bộ phận quản lý kho lưu trữ và có

-

biên bản giao nhận cho bộ phận kho quỹ theo BMTD.05.05-HDTD.
Hệ thống kho lưu trữ phải đảm bảo các điều kiện an toàn theo quy định. Thời gian lưu
tại kho và thời điểm, phương thức hủy hồ sơ thực hiện theo quy định hiện hành của
Ngân hàng Nhà nước và của NCB.

1717


PHẦN IV: NHỮNG KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA
CHUYÊN VIÊN QUẢN LÝ TÍN DỤNG
4.1. Những kiến thức cần thiết của Chuyên viên Quản lý tín dụng:

-

Có kiến thức trong một số lĩnh vực liên quan đến khách hàng.

-

Hiểu biết các quy định về thế chấp tài sản, ĐKGD đảm bảo, các quy định về luật tố
tụng (đối với trường hợp nợ quá hạn,…)

-

Hiểu rõ và cập nhật liên tục những quy định, chính sách của Ngân hàng về Quản lý tín
dụng và các điều kiện trong phê duyệt tín dụng.

-

Nắm vững các quy tắc cơ bản, kiến thức chuyên môn về các nghiệp vụ tín dụng.

-

Hiểu rõ các cách lập các hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm.
4.2. Những kỹ năng cần thiết của Chuyên viên Quản lý tín dụng:

-

Cẩn thận, tỉ mỉ, gọn gang, làm việc khoa học.

-

Có khả năng tổng hợp thông tin, các số liệu báo cáo trong công tác tín dụng.

-

Có năng lực phân tích số liệu, thông tin tốt.

-

Khéo léo, linh hoạt trong giao tiếp với khách hàng, tương tác với nhiều phòng ban, bộ
phận khác.

-

Kỹ năng giao tiếp tốt, năng lực chuyên môn tốt.

-

Chịu được áp lực công việc và biết cách quản lý thời gian tốt.

-

Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản các loại chứng từ một cách cẩn thận, khoa học, dễ tìm và
tránh tình trạng thất lạc.

-

Thành thạo các kỹ năng về tin học văn phòng (Word, Excel…)
1818


PHẦN V: BÀI HỌC KINH NGHIỆM

Sau 8 tuần thực tập vị trí Chuyên viên Quản lý tín dụng tại phòng Thẩm định &
Quản lý tín dụng của Ngân hàng TMCP Quốc dân – Huế, với môi trường làm việc chuyên
nghiệp và sự hướng dẫn nhiệt tình của mọi người, bản thân tôi đã có cơ hội tiếp xúc công
việc của một chuyên viên Quản lý tín dụng. Và có cơ hội tiếp cận những kiến thức thực tế
từ công việc của một Chuyên viên Quản lý tín dụng. Từ đó, tôi đã nhận thức được và bổ
sung những kỹ năng còn thiếu đó, góp phần hoàn thiện bản thân ḿnh.
Trong thời gian thực tập vị trí công việc quản lý tín dụng giúp tôi đạt được một số
kết quả sau:
-

Nắm rõ được quy trình Quản lý tín dụng trong ngân hàng, hiểu rõ được những công

-

việc chủ yếu của Chuyên viên Quản lý tín dụng.
Biết được cách ứng xử với KH, với các cán bộ, nhân viên của Nhà máy. Tích lũy được
những kiến thức, kỹ năng cần thiết trong công việc, có được những kinh nghiệm quý

-

báu cần thiết trong công việc sau này.
Tiếp xúc trực tiếp với nhiều chứng từ, sổ sách của ngân hàng.
Vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế.
Học hỏi, nhận ra nhiều kinh nghiệm của nhân viên ngân hàng, thấy được sự khác biệt
giữa kiến thức trường lớp và thực tế.

1919

DANH MỤC THAM KHẢO

•

Nguyễn Thế Hưng (2006), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống kê, TP.Hồ Chí

Minh
• Trang web chính thức của ngân hàng TMCP Quốc dân: ncb-bank.vn
• Tài liệu Quy trình tín dụng tại Ngân hàng TMCP Quốc dân Huế
• Lê Thị Kiều Linh (2012), Khóa luận tốt nghiệp : “ Kiểm soát nội bộ hoạt động tín
dụng và giải pháp ngăn ngừa rủi ro tín dụng tại ngân hàng Nam Việt Chi nhánh
Huế“

20


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

GDBĐ

CV.QLTD

Chuyên viên quản lý tín dụng

CV.TĐTD

Chuyên viên Thẩm định tín dụng

CV.QHKH

Chuyên viên Quan hệ khách hàng

KSVTD

Kiểm soát viên tín dụng

HĐBĐ

Hợp đồng đảm bảo

CB

Core Banking
Giao dịch bảo đảm


DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ


MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG, BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ