Báo cáo thực tập: Hoạt động tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến tại trường PTDTBT THCS

LỜI CẢM ƠN
Đợt thực tập từ ngày 29 tháng 02 năm 2016 đến ngày 04 tháng 04 năm
2016 của sinh viên trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên do trường Cao
đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên phối hợp với cơ quan địa phương thực hiện, đây
là chương trình hàng năm nằm trong chương trình đào tạo trung cấp chuyên
nghiệp của trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên.
Sau 2 năm học tập và nghiên cứu tại trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật
Điện Biên, sinh viên chúng em đã được truyền dạy những kiến thức, lý thuyết cơ
bản về Quản lý nhà nước, về hoạt động của các cơ quan chức năng trong quản lý
nhà nước. Đợt thực tập tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng tuy rất ngắn ngủi song
rất có ý nghĩa đối với chúng em, đây là cơ hội để sinh viên được tiếp cận thực tế
công việc tại các cơ quan Nhà nước.
Tại đây, chúng em có thể áp dụng và kiểm chứng những kiến thức mình đã
học vào thực tiễn, đây cũng là cơ hội để em bổ sung cho mình các kiến thức thực
tế mới và các kỹ năng trong xử lý công việc trong hoạt động thực tiễn hàng ngày.
Được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô trong trường PTDTBT THCS Tà Tổng
em được sắp xếp vào làm việc tại bộ phận văn thư – Thư viện được trực tiếp tìm
hiểu về cơng tác văn thư lưu trữ tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng. Đợt thực tập
của em kết thúc với đề tài " Hoạt động tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến
tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng ".
Sau 2 năm vừa học vừa quan sát thực tế, bên cạnh đó là sự giúp đỡ và
hướng dẫn cụ thể của các thầy cô trong trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện
Biên cùng với bản báo cáo này em xin gửi lời cảm ơn tới ban giám hiệu trường
PTDTBT THCS Tà Tổng và các thầy cô trong trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật
Điện Biên. Đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của cơ Nguyễn Hồng Nhung – Giảng
viên khoa Luật – hành chính. Xin phép gửi lời biết ơn trân trọng đến tập thể thầy
cô, anh chị trong trường PTDTBT THCS Tà Tổng đã tận tình giúp đỡ để quá trình
thực tập của em được thuận lợi.
1

Việc vận dụng kiến thức , áp dụng lý thuyết đã học vào thực tế không đơn
giản, do vậy trong q trình thực tập và hồn thành bản báo cáo khơng tránh khỏi
những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cơ giáo
bộ môn và ban giám hiệu trường PTDTBT THCS Tà Tổng để bản báo cáo thực tập
của em đạt kết quả tốt, đồng thời bổ sung thêm cho chúng em những kiến thức bổ
ích cho chúng em khi trở thành một công chức trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn.
Điện Biên, ngày 04 tháng 04 năm 2016
Sinh viên thực hiện
Giàng A Sình

2


Phần 1
MỞ ĐẦU
1.1.

Tính cấp thiết của đề tài
Cũng như bất kỳ khóa đào tạo nào cũng phải cần phải có q trình nghiêm

cứu thực tế, khơng chỉ riêng ở Việt nam mà tất cả các nước trên thế giới, chương
trình đào tạo chuyên nghiệp của họ điều có những khoảng thời gian dành cho sinh
viên thực tập, làm quen với những cơng việc mang tính thực tế, qua q trình đó
người học sẽ nắm bắt được nhiều kinh nghiệm thực tế hơn và làm quen với môi
trường làm việc.
Văn thư là bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động của cơ quan nhà
nước nói chung tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng nói riêng. Cơng tác văn thư
có vai trị, vị trí quan trọng trong nghiệp vụ văn phịng và hoạt động của cơ quan,
đơn vị. Đặc biệt trong sự nghiệp đổi mới đất nước, thực hiện công tác văn thư tốt

sẽ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động tổ chức, quản lý và giải
quyết văn bản trong công tác quản lý tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng.
Để đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác
văn thư. Trong thời gian thực tập tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng được sự
quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện của tất cả cán bộ công nhân viên
trong trường em có thêm kinh nghiệm thực tế cơng việc, củng cố thêm phần kiến
thức đã học và nâng cao trình độ.
Đó là cơ sở giúp em tự tin thực hiện tốt hơn cơng việc hiện tại mà mình
đang đảm nhiệm nghiệp vụ văn thư gồm có các nhiệm vụ sau: Xây dựng và ban
hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản đi - đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ nhà trường trong đó việc quản lý giải
quyết văn bản đến có vai trị rất quan trọng.
Trong quá trình thực tập tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng em thấy cơng
tác quản lý văn bản đến cịn một số hạn chế như sau: Cán bộ văn thư chưa nắm
vững thủ tục xử lý văn bản đến, cơ sở vật chất cịn thiếu,...... Vì những lý do trên
em lựa chọn chuyên đề " Hoạt động tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến
tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng " làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp.
3


Qua đó đề xuất biện pháp để thực hiện tốt hơn nữa công tác tổ chức, quản lý và
giải quyết văn bản đến tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng.
1.2. Mục tiêu của đề tài.
Nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý hệ thống văn bản
đến trong trường PTDTBT THCS Tà Tổng và từ đó đưa ra những giải pháp cụ thể
góp phần làm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản của trường. Đồng thời đây cũng
là dịp để sinh viên chúng em vận dụng kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện
các kỹ năng nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung và nâng cao kiến thức đã được
tiếp thu trong quá trình học tập ở Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên.
Có thể nói đợt thực tập này đã trang bị cho em những bài học thực tiễn cộng với

những kiến thức đã học nhằm nâng cao hơn nữa kinh nghiệm tránh bị động khi tiếp
xúc với công việc sau này.
- Xây dựng được quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến một cách khoa
học đúng quy định của nhà nước.
- Nghiên cứu đề xuất và triển khai thực hiện các giải pháp nhằm khắc phục
một cách hiệu quả, khả thi các tồn tại hạn chế trong thực hiện tổ chức và quản lý
văn bản đến tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng.
1.3. Đối tượng và phạm vi nghiêm cứu.
1.3.1 Đối tượng nghiêm cứu.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của trường PTDTBT THCS Tà Tổng
đặc biệt là Văn thư.
- Sổ quản lý văn bản đến năm học 2015 - 2016.
- Thực trạng về hoạt động văn thư tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng như:
Công tác xây dựng và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, lập và nộp
hồ sơ vào lưu trữ.
- Tập trung nghiên cứu công tác quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đến tại
trường PTDTBT THCS Tà Tổng về phương diện lý luận và thực tiễn.
- Quy trình quản lý văn bản đến tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng.
1.3.2. Phạm vi nghiêm cứu.
- Giới hạn về không gian: Tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng
4


- Giới hạn về thời gian: Từ ngày 22 tháng 02 năm 2016 đến ngày 04 tháng
04 năm 2016.
1.4. Phương pháp nghiên cứu.
- Báo cáo chuyên đề cũng như đối với công tác hoạt động tổ chức, quản lý
và giải quyết văn bản đến chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích,
khảo sát thực tiễn, so sánh, tổng hợp dựa trên các tài liệu thu thập được…
- Phương pháp nghiên cứu lý luận.

+ Mục đích: Hình thành cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của việc xây dựng
và thực hiện đề tài, nhằm đáp ứng các tiêu chuản hoạt động tổ chức và quản lý văn
bản đến theo đúng quy định của Nhà nước.
+ Nội dung: Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến ngành như: các văn bản
kiện Đảng, Nghị quyết của Quốc hội, các Nghị định, Nghị định của Chính phủ, Bộ
Nội vụ và hoạt động tổ chức quản lý văn bản đến.
- Phương pháp điều tra khảo sát
+ Mục đích: Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức và quản lý
văn bản đến tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng.
+ Nội dung: Điều tra, khảo sát thực tế hoạt động tổ chức và quản lý văn bản
đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng.
- Phương pháp quan sát.
+ Mục đích: Tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức quản lý văn bản đến tại
trường PTDTBT THCS Tà Tổng.
+ Nội dung: Quan sát thực tế hoạt động tổ chức và quản lý văn bản đến tại
trường PTDTBT THCS Tà Tổng.
- Phương pháp tổng hợp:
+ Mục đích: Tổng hợp chính xác số lượng văn bản đã phát hành của
trường PTDTBT THCS Tà Tổng.
+ Nội dung của phương pháp: Tổng hợp những văn bản đã ban hành
trong năm 2015 của trường PTDTBT THCS Tà Tổng.

5


Phần 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
2.1. Cơ sở lý luận
Cơng tác văn thư có vai trò bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ chính xác

những thơng tin cần thiết phục những nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan,
đơn vị nói chung. Cơng tác quản lý nhà nước địi hỏi phải có dầy đủ thơng tin cần
thiết. thơng tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thơng tin chủ yếu nhất là chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt
nội dung cơng việc, có thể xếp cơng tác văn thư vào hoạt động thông tin cho công
tác, quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ
biến những thơng tin mang tính pháp lý.
Cơng tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ
quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị vũ trang
nhân dân.
Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giảm bớt vô dụng và lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái
pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan cũng nhưng hoạt của các cá nhân. Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực
các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý
chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác văn thư lưu trữ.
Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay
những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc con đường bưu điện
gọi là văn bản đến.
6


Văn bản đến là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt đông quản lý,
điều hành của các cơ quan. Do vậy khi nhận được văn bản đến của bất kỳ đối

tượng nào gửi đến đều phải xem xét và phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời,
chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và nhà nước. Văn bản
đến cơ quan có nội dung và thể loại rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi
tổ chức chính trị xã hội trong hoạt động hằng ngày có thể sẽ tiếp nhận được các
văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo hoặc các văn bản đến từ các cơ
quan đơn vị cấp dưới gửi đến. Vì vậy cán bộ văn thư phải giải quyết kịp thời.
2.1.1 Khái quát chung về cơng tác văn thư
- Nhanh chóng.
- Chính xác.
- Bí mật:
+ Có sự kín đáo.
+ Có ý thức giữ gìn bí mật của nhà trường.
+ Khơng để văn bản tài liệu cần giữ bí mật trên bàn khi ra ngồi, những ghi
chép có nội dung quan trọng khơng được vứt vào sọt rác.
2.1.2 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản được xử lý theo ngun tắc kịp thời chính xác và thống nhất.
Những cơng văn đóng dấu " Thượng khẩn" " Hoả tốc" " Khẩn" phải
được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được.
Bộ phận văn thư trường trực tiếp thực hiện một số công việc cụ thể như:
+ Nhận và kiểm tra các loại văn bản đến.
+ Phân loại văn bản đến.
+ Bóc bì đựng văn bản đến.
+ Trình các văn bản đến cho hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng trường.
+ Chuyển giao tất cả văn bản đến cho các đối tượng có liên quan và theo
dõi q trình giải quyết những văn bản này.
7


* Nghiệp vụ của hoạt động tổ chức và quản lý văn bản Đến.
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến điều phải tập trung vào bộ phận
văn thư thuộc văn phòng hoặc hành chính văn phịng của cơ quan( Điều 13, Nghi
định số:110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004).Theo nhiệm vụ được giao, văn thư cơ
quan tiếp nhận tất cả các văn bản do các nơi khác gửi đến ( kể cả văn bản gửi theo
đường bưu điện, do cán bộ đi dự hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về , văn bản
nhận qua Fax, mạng vi tính.....). Ngồi những văn bản chính thức do các đối tượng
có liên quan gửi đến, văn thư cơ quan có thể nhận được một số văn bản như đơn
từ, khiếu nại, khiếu tố.... của các cá nhân hoặc tập thể khác.
Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải đăng ký số lượng, tình trạng bì, nơi
nhận , dấu niêm phong ( nếu có ).
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra
số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì khơng cịn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm trường hợp cần thiết, phải lập
biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện
có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
Tất cả các văn bản đến cần được kiểm tra xem xét thậm trọng.
Kiểm tra văn bản do các nơi khác gửi đến nếu phát hiện văn bản gửi đến cơ
quan mình sai đối tượng hoặc bì đựng tài liệu rách nát có dấu hiệu bị lộ thông tin
8

của tài liệu thì báo ngay cho nhân viên bưu điện hoặc người chuyển giao văn bản
đồng thời phải báo cáo ngay cho lãnh đạo để có biện pháp giải quyết và kịp thời.
Phân loại văn bản đến thành 2 loại như sau:
+ Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong
cơ quan.
+ Các loại không đăng ký bao gồm sách, báo, tư liệu tham khảo....
Các loại văn bản phải đăng ký vào sổ được chia thành hai loại:
-Loại khơng bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi các tổ chức
Đảng , các đồn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,
đối những bì văn bản đích danh người nhận , nếu là văn bản có liên quan đến việc
chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư
để đăng ký.
- Văn bản gửi cơ quan:
Gửi đích danh: Chỉ vào sổ các yếu tố ngồi bì và chuyển cho người đó.
Gửi cho cơ quan : bóc bì vào sổ theo mãu quy định.
- Loại do văn thư bóc bì : bao gồm tất cả các loại bì cịn lại.
- Bóc bì văn bản đến cần chú ý các điểm sau đây:
+ Nếu văn thư cơ quan tổ chức theo ngun tắc tập trung thì theo sự phân
cơng của lãnh đạo văn phịng hoặc văn thư cơ quan bóc bì văn bản đến sau đó vào
sổ đăng ký vào sổ công văn bản đến và photo chuyển đến các đối tượng có liên
quan.
+ Nếu văn thư cơ quan tổ chức cả kết hợp và phân tán văn bản đến cho các
đơn vị thì chỉ cần vào sổ phần ghi ngồi bì đơn vị nhận sẽ bóc bì và vào sổ riêng.
+ Bóc bì văn bản khơng được làm rách và làm mất chữ của tài liệu, điạ chỉ
nơi gửi dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
Những bì văn bản có đóng dấu "khẩn" " thượng khẩn" "hỏa tốc" phải
được bóc bì ngay và trình cho lãnh đạo cơ quan giải quyết kịp thời và nhanh gọn.
Trường văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký xác
nhận và đóng dấu đến vào phiếu và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để theo dõi và
xử lý kịp thời những sự cố trên đường vận chuyển có thể xảy ra.

9


Trong hoạt động văn thư ở trường PTDTBT THCS Tà Tổng không sử dụng
con dấu đến
Bước 3: Đăng ký văn bản đến
- Mục đích đăng ký văn bản đến nhằm quản lý số lượng, yêu cầu của văn
bản và đăng ký vào sổ, tất cả các văn bản đến để quản lý và sử dụng một cách có
hiệu quả thiết thực.
Văn bản đến dưới bất kỳ dạng nào đều phải xử lý theo nguyên tắc kịp thời,
chính xác và thống nhất.
Hiện nay đăng ký tất cả các văn bản đến đều được áp dụng dưới dạng hai
phương pháp:
+ Đăng ký bằng truyền thống.
+ Đăng ký bằng máy vi tính.
- Dù dưới dạng hình thức nào đều theo một nguyên tác chung: Mọi văn bản
đến đều đăng ký vào sổ đăng ký văn băn đến những cơ quan lớn, số lượng văn bản
đến nhiều thì có thể đăng ký văn bản đến vào các sổ khác nhau.
+ Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể việc lập các loại sổ cho phù hợp.
+ Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến được thực hiện theo mẫu sau:
* Mẫu sổ: Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn trên giấy A4 (210mm
x297mm)
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký của văn bản đến ( loại thường ) được trình bày
như sau:
Mẫu bìa:

10

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Năm ……
Quyển số:...........

Từ số:........... Đến số.......................
Từ ngày..................... Đến ngày...................

Mẫu số 1:
Tên

Số
đến

1

Ngày đến

2

Nơi gửi
văn bản

3

Số, ký
hiệu
văn bản

4

Ngày
tháng
Văn bản
đến

5

28/3/2015

huyện

03/TB-

30/3/201

Mường

UBND

5

Tè

trích
yếu
của
văn
bản

6
Rà

hồ

Nơi

sơ

nhận

số

7

nghèo
năm
2015

nhận
hoặc
người

Ghi
chú

nhận
8

9

10

Trường
PTDT

học
sinh

Ký

Lưu

sốt

UBND
10

loại và

04

BT
THCS
Tà
Tổng
11


Trong đó:

Cột 1: Ghi số tứ tự văn bản đến.
Cột 2: Ghi ngày tháng văn bản đến.
Cột 3: Ghi tên cơ quan gửi văn bản.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày tháng văn bản đến.
Cột 6: ghi tên loại và trích yếu nội dung.
Cột 7: Ghi số hồ sơ.
Cột 8: Ghi tên đơn vị hoặc người nhận văn bản .
Cột 9 : Người nhận văn bản ký tên.
Cột 10: Ghi những văn bản cần thiết như: Số lượng văn bản chụp phô tô.
Bước 4: Trình văn bản đến
Tất cả các văn bản đến sau khi đã được đăng ký theo chế độ công tác văn
thư của trường, văn thư của trường phải có trách nhiệm trình tất cả tồn bộ văn
bản đến cho hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng để xem xét, nghiên cứu quyết định
phương hướng giải quyết.
Lãnh đạo trường hay công chức cán bộ giáo viên được ủy quyền ghi rõ văn
bản được chuyển đến cá nhân, đơn vị phải giải quyết.
Văn thư của trường căn cứ vào đó để chuyển giao văn bản đến các đối tượng
có liên quan trong thời gian sớm nhất .
Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản; quy chế làm việc
của cơ quan; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho từng đơn vị
, cá nhân có thể cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản. đối với những văn bản
đến có liên quan đến nhiều cá nhân thì xác định rõ cá nhân chủ trì, cá nhân tham
gia và thời hạn giải quyết của mỗi cá nhân.
Bước 5: Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến khi đã có ý kiến xem xét, phê chuẩn của lãnh đạo trường thì
văn thư của trường phải chuyển văn bản đó đến các đối tương có liên quan, trách
nhiệm phải giải quyết xử lý, người nhận văn bản phải ký nhận đầy đủ vào sổ ký
nhận văn bản
12

Người nhận văn bản phải ký đầy đủ vào sổ nhận tài liệu.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến như sau:
Ngày tháng
chuyển
giao
1
01/4/2014

Số lượng

Người

Số ký hiệu

văn bản

nhận hoặc

văn bản

( hoặc số

đơn vị

bì)
3

nhận

4
Lù Văn

2
Số: 13/KHUBND

02

Ngọc

Ký nhận

Ghi chú

5

6

Ngọc

Trong đó:
Cột 1: Ghi ngày tháng chuyển giao văn bản đến.
Cột 2: Ghi số ký hiệu văn bản đến
Cột 3: Ghi số lượng văn bản ( hoặc số bì)
Cột 4: Ghi người nhận hoặc đơn vị nhận văn bản đến
Cột 5: Ghi ký nhận
Cột 6: Ghi chú
Bước 6: Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.
- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị và cá nhân có trách nhệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn của pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của

cơ quan.Đối với văn bản có mức độ khẩn phải được ưu tiên giải quyết trước ,
không được để chậm trễ.
+ Theo dõi giải quyết văn bản đến là công việc rất quan trọng của cơ quan
đơn vị, vì vậy mỗi văn bản đến ngoài việc đăng ký, chuyển giao kịp thời, đầy đủ
và chính xác các đối tượng có liên quan thì việc theo dõi là quá trình xử lý giải
quyết chặt chẽ mới mang lại hiệu quả thiết thực.
-

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của
pháp luật hoặc quy định của cơ quan điều phải theo dõi đôn đốc về thời gian giải
quyết .
13


Trách nhiệm theo dõi , đôn đốc về việc giải quyết văn bản đến được quy
định như sau:
- Người được giao trách nhiện có nhiệm vụ theo dõi , đơn đốc các dơn vị cá
nhân gải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chưc cán bộ văn thư có nhiệm
vụ tổng hợp số liệu văn bản đến , bao gồm : tổng số văn bản đến và giải quyết .
Văn bản đã hết hạn nhưng vẫn chưa được gải quyết ..... để báo cáo cho
người có trách nhiệm. Trường hộ cơ quan chưa úng dụng máy tính để theo dõi việc
giải quyết văn bản đến thì văn thư phải lập hồ sơ theo dõi việc giải quyết văn bản
đến.
Mẫu sổ như sau:
Phần đăng ký theo dõi được thiết kế trên giấy A3 gồm các cột:
Số đến

1

Tên loại,

Đơn vị

số, ký

hoặc

hiệu và

người

tác giả

nhận văn

văn bản
2

bản
3

thời gian

Tiến độ

Số và ký

giải quyết giải quyết

Ghi chú

hiệu văn
bản trả lời

4

5

6

7

Trong đó:
Cột số 1: Ghi số đến theo số đã được ghi ở dấu '' Đến ''.
Cột số 2: Ghi tên loại, số ký hiệu , ngày tháng của văn bản.
Cột số 3:Ghi tên đơn vị , cá nhân nhận văn banrtheo ý kiến phân phối của
người có thẩm quyền.
Cột số 4: Ghi thời gian giải quyết theo quy định của pháp luật, của cơ quan,
của người có thẩm quyền.
Cột số 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản so với thời hạn đã được quy định.
Cột số 6: Ghi số, ký hiệu của văn bản trả lời.
Cột số 7: Ghi những điểm cần thiết khác.

14


Lưu ý: Đối những tài liệu có đấu '' Thu hồi '' , cán bộ văn thư cần theo dõi

thu hồi đúng hạn, tránh thất lạc, mất mác tài liệu.
2.2. Cơ sở thực tiễn
- Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ;
- Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 110/NĐ- CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư;
- Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;
- Căn cứ công văn số 139/VTLTTNN- TTTH ngày 04 tháng 03 năm 2009
của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước về Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
và lập hồ sơ trong mơi trường mạng.
- Căn cứ Giáo trình Nghiệp vụ văn thư, NXB Chính trị QG năm 2003;
- Căn cứ sách lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Quốc gia Hà
Nội năm 2011.
- Căn cứ các văn bản đến đang lưu tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng.

Phần 3
15


KẾT QUẢ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, BẢO QUẢN
VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI TRƯỜNG PTDTBT THCS TÀ
TỔNG
3.1. Đặc điểm tình hình của trường PTDTBT THCS Tà Tổng
* Quá trình hình thành và phát triểm
Tà Tổng là một trong những xã nghèo vùng sâu vùng xa đặc biệt khó khăn,
giao thơng đi lại thuộc hàng khó bậc nhất của huyện Mường Tè. Dân số khoảng

700 hộ với khoảng 5640 khẩu với 4 dân tộc anh em sinh sống là người Mơng
(95%), Hà Nhì (5%) cịn lại là người Kinh và người Mường, sống tập trung ở 10
bản. Người dân Tà Tổng sống chủ yếu bằng nghề nông nghiệp.
Do bà con nơi đây cịn gặp nhiều khó khăn nên trong những năm qua
được sự quan tâm của Đảng và nhà nước và để giúp bà con nơi đây xóa đói
giảm nghèo, trường phổ thơng cơ sở Tà Tổng được thành lập. Trường PTDTBT
THCS Tà Tổng là tiền thân là trường cấp 1 và cấp 2 PTCS Tà Tổng, được sự quan
tâm đầu tư của các cấp ủy Đảng, chính quyền và nhân dân địa phương cho sự
nghiệp giáo dục với mong muốn nơi đây sẽ là nơi ươm mầm cho tài năng và trí
tuệ đào tạo cáccơng dân Tà Tổng có tài, đức góp phần xây dựng quê hương đất
nước.
Trong quá trình phát triển và cải cách giáo dục, trường đã được thay tên theo các
thời kỳ như sau:
Trước tháng 9 năm 2010 là trường PTCS Tà Tổng
Từ tháng 9 năm 2010 đến tháng 9 năm 2011 trường được tách ra làm 2
trường là trường cấp 1 và trường cấp 2 riêng biệt nên mang tên trường THCS
Tà Tổng.
Và từ tháng 9 năm 2012 đến nay trường chính thức là trường PTDTBT
THCS Tà Tổng.
Nhà trường là cơ sở giáo dục công lập của hệ thống giáo dục quốc dân, có
nhiệm vụ thực hiện cơng tác phổ cập giáo dục THCS học đúng độ tuổi và xoá mù
chữ trong cộng đồng, tổ chức các hoạt động giáo dục và dạy học để giúp cho học
sinh hình thành những cơ sở ban đầu cho sự phát triển đúng đắn và lâu dài về đạo
16


đức, trí tuệ, thể chất và các kỹ năng cơ bản để giúp học sinh tiếp tục học trung học
phổ thông.
Trong những năm qua, các thế hệ thầy cô giáo, học sinh đã phấn đấu thực
hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao và đạt được nhiều thành tích đáng kể và được các

cấp khen thưởng
* Cơ cấu tổ chức cán bộ làm tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng
Tổng số cán bộ nhân viên nhà trường gồm 27 người
- Ban gián hiệu gồm 3 đồng chí
+ 1 đồng chí Hiệu trưởng
+ 2 đồng chí hiệu phó
-

20 đồng chí Giáo viên

-

Nhân viên 4 đồng chí
+ 1 đồng chí Kế tốn
+ 1 đồng chí Y Tế học đường
+ 1 đồng chí Tạp vụ
+ 1 đồng chí bảo vệ

17


* Sơ đồ tổ chức của trường PTDTBT THCS Tà Tổng
CHI BỘ ĐẢNG
BAN GIÁM HIỆU

TỔ CHỨC – ĐỒN THỂ

CHUN MƠN
TỔ XÃ HỘI

CƠNG ĐỒN TRƯỜNG

TỔ TỰ NHIÊN

ĐỒN TNCS HỐ CHÍ MINH

TỔ HÀNH CHÍNH

ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH

TỔ CHỨC KHÁC
HỘI CHỮ THẬP ĐỎ

HỘI KHUYẾN HỌC

ĐỘI NGŨ CÁN BỘ LÀM VIỆC TẠI TRƯỜNG PTDTBT THCS TÀ TỔNG
Tồn trường có 27 đồng chí cán bộ về trình độ lý luận , trình độ chuyên mơn
và quản lý nhà nước, trình độ văn hóa được thể hiện trong bảng dưới đây:
Trình độ
STT

Họ và tên

Năm
sinh

1

Nguyễn Cơng Thương

1980

Hiệu trưởng

Kinh

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Hà Phúc Pháp
Nơng Mạnh Hà
Nguyễn Quốc Tuấn
Nguyễn Đình Trường
Bùi Văn Biều
Nguyễn Thị Mai
Tô Minh Sơn
Phạm Thị Ngọc Anh
Lê Thị Thu Hiền
Lỳ Phu Xè

1984
1984

1986
1976
1990
1976
1982
1989
1980
1994

Phó hiệu trưởng
Phó hiệu trưởng
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên

Tày
Nùng
Kinh
Kinh
Mường
Kinh
Kinh
Kinh
Kinh
Hà Nhì

Chức vụ

Dân tộc

Bậc
đào
tạo
CĐ
CĐ
CĐ
CĐ
ĐH
CĐ
ĐH
TC
CĐ
CĐ
CĐ

Chun mơn
Kĩ thuật

Lý luận
Trung
cấp

Sinh- TD
Văn - GDCD
TD-CTĐ

Tốn - Tin
Hóa - Sinh
Văn
Mĩ thuật
Cơng Nghệ
Văn – Địa
Toán – Tin

18


12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27

Pờ Lù Pò
Đặng Thành Luân

Triệu Thị Huyền
Trần Thanh Huyền
Bùi Thị Mịnh
Lý Xuân Tứ
Đao Văn Luân
Hoàng Văn Nghiệp
Hoàng Văn Huy
Lường Văn Thiết
Khồng Gió Po
Phùng Cơng Bắc
Lù Văn Ngọc
Vàng Thị Định
Nguyễn Hồng Nhiên
Nguyễn Thị Na

1992
1989
1983
1991
1989
1991
1990
1991
1987
1988
1986
1979
1986
1990
1986

1986

Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Giáo viên
Bảo Vệ
Y tế
Kế Tốn
Tạp Vụ
Giáo viên
Giáo viên

Hà Nhì
Kinh
Dao
Kinh
Mường
Tày
Thái
Tày
Thái
Thái
Hà Nhì

Mường
Thái
Thái
Kinh
Kinh

ĐH
CĐ
TC
CĐ
CĐ
CĐ
CĐ
CĐ
ĐH
CĐ

Hóa
Tiếng Anh
TD-CTĐ
Văn - GDCD
Tiếng Anh
Vật lý
Sử - Địa
Hóa – CTĐ
Âm Nhạc
Toán – Lý

TC
TC

TC
CĐ
CĐ

TC Y tế
Kế toán
Kế toán
Lý – Tin
Sử - Địa

Nhìn vào bảng thống kê trên, ta thấy đa số các đồng chí đều có nhiều kinh
nghiệm trong cơng việc thực tế tại đơn vị, các tổ cũng như cá nhân các đồng chí
cán bộ giáo viên ln có sự phối hợp chặt chẽ trong cơng việc, nhiệt tình năng
động luôn được cấp trên tin cậy. Đặc biệt là đội ngũ giáo viên có thân niên cơng
tác lâu năm tại trường được đào tao qua các lớp bồi dưỡng công tác nghiệp vụ nên
nhìn chung kết quả hoạt động cơng tác chuyên môn trong những năm qua đều đạt
kết quả tốt góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ của phịng Giáo dục cũng như của
trường đề ra.
Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của cán bộ văn thư
- Chức năng của văn thư
+ Văn thư Trường PTDTBT THCS Tà Tổng là bộ phận tham mưu tổng hợp
các nguồn thông tin của cơ quan để giúp hiệu trưởng quản lý các văn bản đến điều
hành các công việc trong trường.
+ Bộ phận Văn thư luôn đảm bảo hậu cần cho cơ quan trong quá trình làm
việc hàng ngày, nhất là các cuộc họp giao ban đầu tuần, tháng....
- Nhiệm vụ và hoạt động văn thư trường.
+ Văn thư trường có nhiệm vụ xây dựng các chương trình hàng ngày, hàng
tháng của trường, văn thư là nơi trực tiếp giúp hiệu trưởng quản lý công tác lưu trữ
của bộ phận trực thuộc. Ngồi ra cán bộ văn thư cịn làm người trực tiếp thực hiện
công tác lưu trữ của trường.

19


+ Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu
hiệu trưởn, quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
+ chủ trì mối quan hệ công tác của hiệu trưởng với các cơ quan khác, giúp
hiệu trưởng điều hòa phối hợp với các đơn vị để thực hiện chương trình cơng tác
của trường.
+ Giúp hiệu trưởng quản lý và trực tiếp thực hiện cơng tác hành chính cơ
quan.
+ Phối hợp với bộ phận thư viện quản lý tài sản của trường, đảm bảo cơ sở
vật chất trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc cho cơ quan hoạt động.
+ Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được hiệu trưởng phân công theo sự
cần thiết hoặc do hiệu trưởng bổ nhiệm.
3.2 Thực trạng hoạt động tổ chức và quản lý văn bản đến tai Trường
PTDTBT THCS Tà Tổng
3.2.1 Đặc điểm tình hình chung.
Trong năm qua, cơng tác hoạt động tổ chức, quản lý văn bản đến của Trường
PTDTBT THCS Tà Tổng diễn ra nhiều hoạt động đảm bảo giải quyết được những
nhiệm vụ được giao. Văn thư đã tham mưu, giúp việc và hậu cần cho Lãnh đạo
trường. Các văn bản hành chính mà Văn thư trường thường được nhận là bao gồm
các văn bản sau: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Báo
cáo, Biên bản, Tờ trình, , Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy uỷ nhiệm,
Giấy mời..... Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà các cán bộ quản lý văn bản đến của Văn
phòng chịu trách nhiệm trong quá trình quản lý các văn bản hành chính phục vụ
cho việc giải quyết những vấn đề liên quan....
Cơng tác quản lý và q trình tổ chức giải quyết các văn bản đến
- Cán bộ phụ trách về công việc này đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến
và quản lý, bảo quản một cách chặt chẽ có tính khoa học trong việc chuyển giao
văn bản đến cho các đối tượng có liên quan.

Cán bộ văn thư của trường đã hoàn tất mọi thủ tục chuyển giao văn bản,
công văn giấy tờ như: Đăng ký vào sổ văn bản công văn giấy tờ, đánh số và xem
lại thể thức của văn bản.
20


Những vướng mắc cần khắc phục trong quá trình triển khai và thực hiện
hoạt động tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến tại Trường PTDTBT THCS
Tà Tổng
Nhìn chung trong những năm qua lãnh đạoTrường PTDTBT THCS Tà Tổng
đã nhận thức đúng vị trí, vai trị, tầm quan trọng của công tác hoạt động tổ chức,
quản lý và giải quyết văn bản đến. Đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước ở
trường, số lượng và chất lượng của văn bản ngày càng được nâng cao.
Từ thực trạng trên cho thấy công tác hoạt động tổ chức, quản lý và giải
quyết văn bản đến ở Trường PTDTBT THCS Tà Tổng vẫn cịn gặp nhiều khó
khăn, vướng mắc bởi nguồn nhân lực làm cơng tác văn thư cịn hạn chế, việc quản
lý các văn bản đến là việc của cán bộ văn thư thực hiện và việc quản lý. Bên cạnh
đó trình độ của cơng chức trường khơng đồng đều, hầu hết đạt trình độ Cao đẳng
trở lên, tuy nhiên do hoạt động của trường có tính chất đặc thù nên ngồi việc giúp
lãnh đạo trường trong q trình hoạt động quản lý văn bản đến, văn thư còn phải
thực hiện rất nhiều nhiệm vụ khác, chính vì thế việc cập nhật thông tin cho hoạt
động này chưa được đầy đủ và liên tục. Cán bộ văn thư không được đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ thường xuyên về công tác quản văn bản đến hàng năm nên việc
quản lý cịn gặp nhiều khó khăn.
Mặt khác cơ sở vật chất bảo đảm cho công tác hoạt động bảo quản văn bản
đến còn thiếu chưa đồng bộ, chưa được thực hiện thường xuyên, chủ yếu vẫn do
cán bộ căn thư tự cập nhật và học hỏi kinh nghiệm, do đó việc nâng cao trình độ
hoạt động quản lý vẫn cịn hạn chế.
Nhận thức của ban lãnh đạo trường về việc quản lý văn bản đến cịn xem
nhẹ trong khi đó mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận khi tham gia quản lý văn

bản đến còn chưa chặt chẽ.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước ở trường bằng pháp luật, nâng cao
chất lượng hiệu qủa của công tác hoạt động quản lý văn bản đến cần phải đặt ra
một yêu cầu quan trọng đối với công tác hoạt động tổ chức, quản lý văn bản đến để
đảm bảo, xác định những nội dung cần đảm bảo đúng đắn, chính xác, khơng trái
pháp luật, tn theo quy trình quản lý đúng, đồng thời chú trọng việc cung cấp
21


thông tin pháp lý cho đội ngũ trực tiếp làm công tác văn thư này, Như vậy sẽ đảm
bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn bản được quản lý trước khi giải quyết
các công việc cụ thể của trường, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý,
điều hành cơ quan.
Cơ sở vật chất còn thiếu cịn chưa đảm bảo cho cơng việc hàng ngày của
văn thư Trường PTDTBT THCS Tà Tổng. Đặc biệt về nhà ở, máy vi tính, máy in,
máy photocoppy …..
- Những nội dung cần tiến hành trong hoạt động văn thư
Công tác văn thư bao gồm những nội dung:
+ Xây dựng văn bản
Soạn thảo văn bản
Duyệt văn bản
Đánh máy văn bản
Ký văn bản
+ Quản lý và giải quyết văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản đến
Quản lý văn bản đi
Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Bảo quản và sử dụng con dấu
Các loại con dấu
Bảo quản con dấu

Sử dụng con dấu
Hoạt động cán bộ phận văn thư
- công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan và được xem như là
một bộ phận quản lý nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung câp kịp
thời đầy đủ chính xác cần thiết , công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng từ
về hoạt động cơ quan.
Trong năm học 2015-2016, từ 14 tháng 8 năm 2015 đến ngày 01 tháng 04
năm 2016 trường PTDTBT THCS Tà Tổng đã tiếp nhận được 267 văn bản đến
22


- Công tác vă thư của trường
- Giúp cho hiệu trưởng và phó hiệu trưởng xây dựng chương trình cơng tác
và lên thời khóa biểu hàng tuần.
- Dự thảo các văn bản công văn giấy tờ và báo cáo của trường.
- Quản lý đăng ký tất cả các văn bản công văn giấy tờ khác của trường.
- Quản lý việc lập hồ sơ vào lưu trữ của trường.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
3.2.2, Những thuận lợi và khó khăn mảnh hưởng đến hoạt động tổ chức
và quản lý văn bản đến tại Trường PTDTBT THCS Tà Tổng
3.2.2.1 Thuận lợi
- Được sự quan tâm, chỉ đạo của phòng Giáo dục huyện Mường Tè, Trường
PTDTBT THCS Tà Tổng cùng với các tập thể cán bộ trường, công tác quản lý văn
bản đến ngày càng được củng cố và đi vào nề nếp.
- Đội ngũ cán bộ giáo viên có tâm huyết, có trình độ chun mơn giúp phục
vụ tốt công tác nghiệp vụ văn thư cho Trường PTDTBT THCS Tà Tổng.
- Tất cả các cán bộ viên chức trong cơ quan điều có ý thức, trách nhiệm về
mọi hoạt động mọi cơng việc được giao có tinh thần đồn kết trong nội bộ cũng
như xung quanh, có tính tương trợ, tương thân.
- Các đồng chí lãnh đạo và cán bộ viên chức trong trường có mỗi quan hệ xã

hội bình đẳng với nhau khơng phân biệt dân tộc có tinh thần đoàn kết chặt chẽ với
nhau. Đây là một trong những yếu tố tạo nên sự năng động, tự tin trong cơng việc
của mỗi người được đảm nhiệm.
3.2.2.2 Khó khăn .
- Là một trong những đơn vị có chức năng nhiệm vụ là tham mưu, tổng hợp
phục vụ xử lý một số cơng việc mang tính giáo dục theo kế hoạch chỉ thị đạt
khoảng 70% - 90% .
- Ở bộ phận cơng việc mang tính đặc thù do đó đơi lúc cơng việc phải đảm
bảo mọi u cầu tính chất công việc.
23


- Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư còn thiếu thốn chưa đáp
ứng được nhu cầu khoa học ứng dụng vào thực tế và đặc biệt là công tác lưu trữ.
- Đội ngũ cán bộ tai Trường PTDTBT THCS Tà Tổng còn một số cán bộ
tuổi đời cón trẻ kinh nghiệm thực tế và trình độ chun mơn cịn chưa đảm bảo.
- Các khâu chuyển văn bản đi, nhận văn bản đến đơi khi cịn chưa được chặt
chẽ.
- Những tồn tại trong công tác văn thư tại Trường PTDTBT THCS Tà Tổng
+ Trong quá trinh thực hiện văn bản.
+ Về mặt thể thức văn bản, đơi lúc cịn sai sót.
+ Quy trình quản lý cịn chưa phù hợp vì trình độ chun mơn vẫn cịn hạn
chế, cán, bộ văn thư phải đảm nhiệm chung về công tác giảng dạy nên mặt làm
việc cũng phần nào hạn chế đến chuyên môn, Về cơ sở vật chất, máy móc và các
trang thiết bị để phục vụ cơng tác văn phòng chưa đồng bộ làm cho chất lượng
quản lý, truyền đạt thông tin bằng những văn bản bị giảm sút và hiệu quả chưa
được cao.
3.3 Nội dung nghiên cứu và kết quả thực hiện.
3.3.1 Nội dung nghiên cứu.
- Nghiên cứu hoạt động quản lý văn bản đến.

- Nghiên cứu quá trình quản lý văn bản đến trong năm học 2015-2016 của
Trường PTDTBT THCS Tà Tổng. Qua đó đưa ra một số biện pháp để thực hiện có
hiệu quả hơn.
3.3.2 Kết quả nghiên cứu
Trong những năm qua việc thực hiện công tác văn thư tại Trường PTDTBT
THCS Tà Tổng đặc biệt là công tác quản lý văn bản đến nhìn chung đã đi vào nề
nếp, hoạt động theo đúng quy chế của nhà nước quy định, và trình tự giải quyết
văn bản dược sử lý như sau:
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến
- Văn bản đến phải sử lý nhanh chóng về mặt gian, đáp ứng yêu cầu chỉ đạo
, điều hành của cơ quan.
24


- Văn bản đến điều tập chung ở bộ phận văn thư thuộc văn phịng hoặc
phịng hành chính của cơ quan.
Tất cả các văn bản gửi đến điều phải được kiểm tra, xem xét thận trọng.
Bước 2. kiểm tra,phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
- kiểm tra
+Văn bản do các nơi gửi đến , nếu phát hiện văn bản gửi sai đối tượng hoặc
bì đựng tài liệu bị rách nát, có dấu hiệu bị lộ thơng tin của tài liệu thì phải hỏi lại
nhân viên bưu điện hay người chuyển văn bản. phải báo cho lãnh đạo để có biện
pháp giải quyết báo cáo.
Phân loại hồ xơ và xử lý như sau:
- Trước hết chia văn bản đến thành 02 loai:
+ Loại phải đăng ký bao gồm văn bản gửi đến cho các đơn vị cá nhân trong
cơ quan.
+ Loại không đăng ký sách báo, tư liệu tham khảo.....
Loại phải đăng ký thì chia thành hai loại :
- Loại khơng bóc bì:bao gồm các văn bản gửi cho các tổ chức Đảng , các

đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn
bản có liên quan đến cơng việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Văn bản gửi cơ quan:
Gửi đích danh: chỉ vào sổ những yếu tố ngồi bì và chuyển cho người đó.
Gửi cho cơ quan:Bóc bì, váo sổ theo mẫu quy định.
- Loại do văn thư bóc bì : bao gồm tất cả các loại bì cịn lại,
- Bóc bì văn bản cần lưu ý mấy điểm sau đây:
+ Văn thư cơ quan tổ chức theo tập trung: thì theo sự phân cơng của hiệu
trưởng. Văn thư bóc bì văn bản vào sổ và chuyển đến các đối tượng có liên quan.
+ Bóc bì văn bản không được làm rách, mất chỡ của tài liệu , địa chỉ nơi
gửi , dấu của bưu điện .... phải giữ lại tiện kiểm tra khi càn thiết.
+ Những bì văn bản có đóng dấu '' Khẩn'', '' Thượng khẩn '' , '' Hỏa tốc ''
phải được bóc bì ngay và trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.
25