Tài liệu Chương IV: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN pptx

Chương IV
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Theo hướng dẫn tại Công văn số:425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý
văn bản đi, văn bản đến).
Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nên
một phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành,
quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác
dụng thì vấn đề tổ chức quản lý giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan
trọng khơng thể xem nhẹ. Bởi vì hiệu quả của cơng việc quản lý, điều hành
của từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thơng tin
ở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không.
I- Khái niệm và nguyên tắc chung.
1. Khái niệm văn bản đến.
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển
qua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến
bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân
mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện... được gọi chung là
văn bản đến.
Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ
chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết
những vấn đề mang tính chất cơng.
Như vậy, về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng và
phức tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một
hệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếp
nhận được các loại văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, hướng
dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đơn đốc...
Ví dụ: UBND cấp Tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương nhận được các
văn bản đến như Nghị định, Nghị quyết của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định
của Thủ tướng, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộ

trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ... Đồng
thời, cũng có thể nhận được các văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị cấp dưới
hoặc đồng cấp như của của cấp Tỉnh, Thành phố bạn v.v...
Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổ
chức và cá nhân ngồi hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và
nguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan cần xem xét, xử lý và giải


quyết. Như vậy, văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú cần
phải được tổ chức quản lý và giải quyết một cách khoa học, hợp lý.
Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành
04 nhóm sau:
-

Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên,

-

Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp,

-

Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên,

- Nhóm Thư cơng: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để
gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc cơng.
2. Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến.
- Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo
nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.

Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thể
thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhận
được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại,
đăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành
của Đảng và Nhà nước. Những cơng văn đóng dấu “Hỏa tốc”, dấu “Thượng
khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được. Việc gửi, nhận,
phân phối công văn “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” phải theo đúng chế độ giữ
gìn bí mật của Nhà nước.
- Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư
để làm các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên
quan. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý
thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu.
II. Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đến.
1. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến.
1.1. Tiếp nhận văn bản đến.
Như phần trên đã trình bày, văn bản đến khơng chỉ đa dạng về loại hình,
phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian
đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của cơ quan.
Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ
phận Văn thư thuộc Văn phịng hoặc Phịng Hành chính của cơ quan (Điều
13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004). Theo nhiệm vụ được
giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể
cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp
trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính … ). Ngoài những


văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ
quan cịn có thể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố...
của cá nhân hoặc tập thể khác.
Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì,

nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)…
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì khơng cịn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản
có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm
quản lý công tác văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên bản
với người giao văn bản.
Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận
phải ký nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để
theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra
(nhận được quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa chỉ
gửi...).
Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng
cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản …
Nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:
+ Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân
trong cơ quan.
+ Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo...
Loại phải đăng ký thì được chia thành hai loại:
- Loại khơng bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức
Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người
nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có
liên quan đến cơng việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì cịn lại, trừ
những bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”.

- Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số:
12/2002/TT-BCA (A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Cơng an thì việc bóc bì văn
bản mật được tiến hành như sau:


Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới
được bóc bì” thì văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngồi bì và chuyển
ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển
ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư khơng được bóc bì.
Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:
+ Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải
được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.
+ Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của
bưu điện...phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm
tra, xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá
xa ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu
khi cần thiết.
1.3. Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến.
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn
thư trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và
quy định của cơ quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …).
Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải
được đóng đấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (Có thể ghi cả giờ đến trong
trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu
“Đến”; Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng
dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì
khơng cần đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan,
đơn vị có liên quan theo dõi, giải quyết.

Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới số,
ký hiệu văn bản (Đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội
dung văn bản (Đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày
tháng năm của văn bản.
Mẫu dấu đến được quy định như sau:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số: ……………….
ĐẾN Ngày: ……………
……………
Chuyển: ……………………..

Kích thước: dài 50 mm; rộng 30 mm


Hướng dẫn cách ghi:
a. Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên
tục, bắt đầu từ số 01 của ngày đấu năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm.
b. Ngày đến: Là ngày tháng năm cơ quan nhận văn bản, văn bản nhận
ngày nào phải ghi ngày ấy.
Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”,
Cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến.
c. Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Phần trên cùng của dấu “Đến”, ghi tên cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HẢI CHÂU.

PHÒNG GD&ĐT QUẬN SƠN TRÀ.
1.4. Đăng ký văn bản đến.
Hiện nay, nhiều cơ quan đăng ký văn bản đến bằng hai phương pháp:
1.4.1. Đăng ký truyền thống (Đăng ký bằng sổ).

+ Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể việc lập các loại sổ cho phù hợp.
Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một
năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các văn bản, trừ văn
bản mật).
* Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến
trong một năm, nên lập các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương.
* Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác,
* Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến
một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ
quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại,
tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư
khơng nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với


những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn
u cầu dịch vụ hành chính cơng hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ
quan, tổ chức và cơng dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu, đề nghị
khác của cơ quan, tổ chức và công dân hoặc sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo
quy định của pháp luật.
+ Đăng ký văn bản đến
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến được thực
hiện theo mẫu sau:

mm)

* Mẫu sổ:
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn trên giấy A4 (210mm x 297
- Bìa và trang đầu:

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình
bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.
…………(1)………….
…………(2)………….

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 200…(3)…

Từ ngày………đến ngày………(4)……
Từ số ………đến số…………….(5)……

Quyển số: …(6)..

Hướng dẫn cách ghi:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;


(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển
sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền

và đóng dấu trước khi sử dụng.
- Phần đăng ký văn bản đến:
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420 x
297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
Ngày
đến

Số
đến

Tác giả

Số, ký
hiệu

Ngày
tháng

Tên loại và
trích yếu nội
dung

Đơn vị
hoặc
người
nhận

Ký
nhận

Ghi
chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”
Ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên,
địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư.
Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày,
tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải

thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số
Ví dụ: 05/02/04, 31/12/05.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ cơng văn thì
khơng phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết
tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư khơng có
trích yếu thì người đanưg ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư
đó.
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn


bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của
người có thẩm quyền.
Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản
khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao…)
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản
đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7)
ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
Ngày
đến

Số
đến

Tác
giả

Số,
ký

hiệu

Ngày
tháng

Tên loại
và trích
yếu
nội dung

Mức
độ Mật

Đơn vị
hoặc
người
nhận

Ký
nhận

Ghi
chú

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn
bản đến (loại thường); riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”,
“Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt
mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có
thẩm quyền.
Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo mẫu sau:
* Mẫu sổ
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
- Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và tràn đầu
của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ”.
- Phần đăng ký đơn, thư:
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Ngày
đến

Số đến

Họ tên, địa
chỉ người
gửi

Ngày
tháng

Trích yếu
nội dung

Đơn vị
hoặc người
nhận

Ký
nhận

Ghi
chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)


- Hướng dẫn đăng ký.
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”.
Ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự
đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi
số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung
(nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến
khác).
Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa
chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư.
Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm
được ghi bằng hai chữ số,
Ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Trường hợp trên đơn, thư khơng ghi ngày
tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú
cụ thể.
Cột số 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung trên đơn. Nếu
đơn thư khơng có trích yếu nội dung thì phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó.
Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến
phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột số 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.
Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (thư lần thứ, Thư khơng có
ngày tháng …)
1.4.2. Đăng ký bằng máy vi tính.
Việc đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng
dẫn tại bản Hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu
trữ ban hành kèm Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm
1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước).
2. Trình và chuyển giao văn bản đến:
2.1. Trình văn bản đến.
Sau khi văn bản được đăng ký xong phải được kịp thời trình cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là
người có thẩm quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết.


Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản; quy chế làm
việc của cơ quan; Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho
từng đơn vị, cá nhân để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản. Đối với
những văn bản đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần xác định rõ
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến
chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu có) cần được
ghi vào phiếu riêng (Gọi là Phiếu Giải quyết văn bản đến). Mẫu phiếu như
sau:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…, Ngày … tháng … năm
…

PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

……………………………………………………(1)
……………………………………
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)
Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)
Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)

Hướng dẫn ghi.
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày tháng năm; tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của nguời có thẩm quyền giao
cho các đơn vị, cá nhân chủ trì hoặc tham gia giải quyết; thời hạn giải quyết
đối với mỗi đơn vị, cá nhân và ngày tháng năm cho ý kiến phân phối giải
quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá
nhân; Thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến.


(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng
đề xuất ý kiến.
Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền, văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng
ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn thư.
2.2. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của
người có thẩm quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối
tượng có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các
yêu cầu sau đây:
+ Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển giao cho các đối tượng có

liên quan ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày
hôm sau.
+ Đúng đối tượng: Văn bản phải được chuyển đúng đơn vị, cá nhân có
thẩm quyền giải quyết.
+ Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu
và người nhận văn bản phải ký nhận. Đối với những văn bản có dấu
“Thượng khẩn”, “Hoả tốc” cần phải ưu tiên chuyển giao trước và phải ghi
rõ thời gian chuyển.
Tại các đơn vị, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản
phải vào sổ của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem
xét, cho ý kiến phân phối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá
nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho
đơn vị, cá nhân đã nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng.
Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo
dõi, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu. Đối với những cơ quan tiếp
nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản
đến để chuyển giao văn bản. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000
văn bản đến một năm thìu nên lập sổ riêng để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ
như sau:
Sổ chuyển giao văn bản được in sẵn trên giấy có kích thước: 210 x 297
mm hoặc 148 x 210 mm.
Tờ bìa: Giống tờ bìa của Sổ Đăng ký văn bản đến nhưng thay tên sổ
bằng: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN và khơng có dịng chữ “Từ số
………. đến số ….”
Phần đăng ký chuyển giao:


gày chuyển

1

Số đến

Đơn vị hoặc người
nhận

Ký nhận

Ghi chú

2

3

4

5

Hướng dẫn cách ghi:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản
Cột số 2: Ghi số đến (Ghi theo số trong dấu “Đến”)
Cột số 3: Ghi rõ ràng đầy đủ tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản (căn cứ
theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền).
Côt số 4: Chữ ký xác nhận của người nhận văn bản
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác (Bản sao, số lượng văn bản …)
Đối với việc chuyển giao văn bản “Mật”, “Tối mật” và “Tuyệt mật” thì
cần phải chú ý một số điểm sau đây:
Thứ nhất, Văn thư không được giao phụ trách văn bản “Mật” (chỉ chung
cả văn bản “Tối mật”, “Tuyệt mật”) thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngồi bì,

sau đó chuyển cả bì đến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao văn bản.
Thứ hai cán bộ văn thư được giao phụ trách thì thực hiện các cơng việc
như đối với việc xử lý văn bản thường. Nếu cơ quan nào văn bản “Mật” có số
lượng nhiều thì làm sổ chuyển giao riêng. Trường hợp số lượng văn bản
“Mật” ít, thì sử dụng chung sổ chuyển giao văn bản thường, nhưng phải thêm
cột ghi mức độ “Mật”.
3. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.
Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ cơng chức
làm cơng tác văn thư nói riêng và của các Văn phịng, các phịng Hành chính
của cơ quan nói chung.
3.1. Giải quyết văn bản đến.
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị và cá nhân co trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ
thể của cơ quan. Đối với những văn bản có mức độ khẩn phải được ưu tiên
giải quyết trước, khơng được để chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,


đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề
xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết văn bản cần gửi văn bản hoặc bản sao văn
bản đó (kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu
cơ quan, tổ chức xem xét phê duyệt, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải kèm
văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
3.2. Theo dõi, đơn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định
của pháp luật hoặc quy định của cơ quan đều phải theo dõi, đôn đốc về thời
gian giải quyết.

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến được quy
định như sau:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn
vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có
nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến;
Văn bản đến đã được giải quyết; Văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải
quyết …để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan
chưa ứng dụng máy tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì văn thư
phải lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu sổ như sau:
Tờ bìa: Giống sổ chuyển giao văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng: SỔ
THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN.

Phần đăng ký theo dõi được thiết kế trên giấy A3 gồm các cột:

Số
đến

1

Tên loại; số, ký
hiệu; ngày tháng
và tác giả văn
bản

Đơn vị
hoặc
người
nhận văn

bản

Thời hạn
giải quyết

2

3

4

Tiến độ
giải quyết

Số, ký
hiệu văn
bản

Ghi
chú

trả lời
5

6

7


Hướng dẫn đăng ký.

Cột số 1: Ghi số đến theo số đã được ghi ở dấu “Đến”.
Cột số 2: Ghi tên loại, số ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản.
Cột số 3: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối
của người có thẩm quyền.
Cột số 4: Ghi thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật, của cơ
quan, của người có thẩm quyền.
Cột số 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản so với thời hạn đã được quy
định.
Cột số 6: Ghi số, ký hiệu của văn bản trả lời.
Cột số 7: Ghi những điểm cần thiết khác.
Lưu ý: Đối với những tài liệu có đóng dấu “Thu hồi”, cán bộ văn
thư cần theo dõi thu hồi đúng thời hạn, tránh thất lạc, mất mác tài liệu.