Báo cáo thực tập Kế toán Chi hoạt động tại đơn vị Hành Chính Sự Nghiệp

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Số thứ tự
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Chữ viết tắt
DTNT THPT
TSCĐ
BHXH
BHYT
BHTN
KPCĐ
VNĐ

ĐVT
MST
TK
GD&ĐT
HCSN
QĐ-UBND
SCL
XDCB
TNHH
CMND
KBNN
NS
NDKT

Chữ đầy đủ
Dân Tộc Nội Trú Trung Học Phổ Thông
Tài sản cố định
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm thất nghiệp
Kinh phí công đoàn
Việt Nam đồng
Đơn vị tính
Mã số thuế
Tài khoản
Giáo dục và đào tạo
Hành chính sự nghiệp
Quyết định - ủy ban nhân dân
Sửa chữa lớn
Xây dựng cơ bản

Trách nhiệm hữu hạn
Chứng minh nhân dân
Kho bạc nhà nước
Ngân sách
Nội dung kế toán

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT....................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................1
2.4.3.4. Ghi sổ kế toán.........................................................................................42

1


2


LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều
tiết của nhà nước, cơ chế quản lý kinh tế, kinh tế tài chính có sự đổi mới sâu sắc đã tác
động lớn đến các đơn vị hành chính sự nghiệp. các đơn vị HCSN phải đứng trước sự
cạnh tranh gay gắt, chịu sự điều tiết của quy luật giá trị, quy luật cung cầu.
Thực tế cho thấy những năm qua nền giáo dục đã đươc phổ cập rộng rãi, toàn
diện, rất sâu sắc, đã xóa bỏ được tình trạn mù chữ, thất học cho các em nhỏ. Nước ta
đã trở thành nước đang phát triển về mọi mặt, nền giáo dục không ngừng đổi mới và
phát triển để có thể sánh vai với các nước trên thế giới. Trong đó đảng và nhà nước ta
đã quan tâm chú trọng đến giáo dục, nhà nước đã quản lý chặt chẽ nghiêm túc đến giáo
dục để giúp cho giáo dục nước ta đtạ được những thành tích hơn nữa và ngày càng tạo
ra “ những mầm non tương lai của đất nước”.
Những năm gần đây hoạt động giáo dục của tỉnh điện biên đã có những thay đổi

vượt bậc góp phần không nhỏ vào công cuộc phát triển của đất nước. hệ thống giáo
dục tác động trực tiếp đến đời sống, ý thức của mỗi người dân, giúp cho nhận thức
ngày càng tiến bộ, đươc đổi mới hơn. Chính vì vậy Trường Phổ Thông DTNT Trung
Học Phổ Thông Điện Biên Đông _TP Điện Biên cũng góp một phần không nhỏ vào
quá trình giáo dục chung của tỉnh nhà.
Thực hiện phương châm” học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thưc tiễn”,
Nhà trường đã tạo cho tất cả các học sinh trong trường nói chung và bản thân em nói
riêng được đi thực tập tại đơn vị, trong 7 tuần thực tập em muốn hiểu sâu thêm về thực
tiễn về công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Vì đặc trưng cơ bản của
đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ được giao
bằng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước hoặc quỹ công theo nguyên tắc không bồi
hoàn trực tiếp. Điều đó đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng dự toán
đã phê duyệt. vậy nên em đã về Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông để
thực tập.
Chính vì nhận thức rõ vai trò, chức năng và nhiệm vụ của công tác kế toán
HCSN cho nên trong thời gian thực tập ở Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên
Đông em đã đi sâu nghiên cứu đề tài” kế toán chi hoạt động” của trường để làm đề tai
cho bài báo cáo thực tập này.
Trong thời gian thực tâp ở Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông
vừa qua, em đã được các thầy cô của trường tận tình giúp đỡ đặc biệt là bộ phận kế
toán đã dành thời gian hướng dẫn em tìm hiểu thưc tế sâu hơn về nghiệp vụ kế toán,
phần nào giúp em hiểu được công tác kế toán tại đơn vị và ghi chép đầy đủ các tư liệu
cần thiết để viết báo cáo. Chính vì những lý do trên cùng với những kiến thức mà em
đã học ở trường và sự tham khảo của những người đi trước em mạnh dạn chọn đề tài “
Kế toán Chi hoạt động tại đơn vị Hành Chính Sự Nghiệp”. Nhưng vì thời gian
3


cũng như nhận thức còn hạn chế, báo cáo của em không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em
rất mong nhận được sự đóng góp, phê bình của thầy cô giáo cũng như các cô chú trong

phòng kế toán – tài vụ của trường để báo cáo thực tập tốt nghiệp của em hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của thầy Đặng Thái Bình dạy
bộ môn kế toán và cũng là người hướng dẫn em trong suốt thời gian em đi thực tập,
nhờ sự chỉ dạy tận tình của thầy và các thầy cô trong phòng kế toán tài vụ của Trường
Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập
tốt nghiệp của mình.
Chuyên đề thực tập của em gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quát về Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông.
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động tại Trường Phổ Thông
DTNT THPT Điện Biên Đông.
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán chi hoạt động tại
Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông.

4


CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT VỀ TRƯỜNG PHỔ THÔNG DTNT TRUNG
HỌC PHỔ THÔNG ĐIỆN BIÊN ĐÔNG

1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Trường
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của trường.
Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông được đóng trên địa phận
Huyện Điện Biên Đông – Tỉnh Điện Biên và được thành lập theo quyết định số
793/QĐ-UBND ngày 21/5/1998 của UBND tỉnh điện biên về việc phê duyệt đề án mở
rộng quy mô và nâng cấp các Trường Phổ Thông Dân Tộc Nội Trú Tỉnh Điện Biên.
Nhà trường thực hiện nhiệm vụ các điều lệ trường trung học và trường PTDTNT
THPT giáo dục học sinh về truyền thống tốt đẹp của cộng đồng các dân tộc Việt Nam,
bản sắc văn hóa của các dân tộc thiểu số và đường lối, chính sách của đảng và nhà
nước. Giáo dục lao động và hướng nghiệp, giúp học sinh định hướng nghề phù hợp

với khả năng của bản thân và yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, giáo
dục học sinh ý thức phục vụ quê hương sau khi tốt nghiệp.
1.1.2 Những thành tựu nhà trường đã đạt được trong thời gian qua.
Trong 15 năm xây dựng và phát triển, thầy và trò Trường Phổ Thông DTNT
THPT Điện Biên Đông đã đạt được môt số thành tích đáng ghi nhận: ba năm đầu tiên
trường đã đạt danh hiệu tiên tiến của Thành Phố Điện Biên. Từ năm thứ 4 đến nay nhà
trường liên tục đạt được danh hiệu “tập thể lao động xuất sắc”.Đặc biệt là 3 năm liền:
từ năm học 2009-2010 nhà trường được bộ giáo GD&ĐT tặng bằng khen, năm học
2010-2011 nhà trường được UBND tỉnh tặng bằng khen, năm học 2011-2012 nhà
trường được thủ tướng chính phủ tặng bằng khen. Cùng với những phần thưởng lớn
lao đó là những tấm giấy khen, bằng khen của các cấp, các ngành động viên nhà
Trường trong những năm qua.
Mười năm trôi qua song song với sự phát triển đi lên của giáo dục việt nam
trong thời kỳ hội nhập, tập thể cán bộ giáo viên- nhân viên, học sinh của nhà trường
ngày càng tăng về số lượng và chất lượng. Hiện tại nhà trường có 10 lớp với 300 học
sinh, tổng số cán bộ giáo viên- nhân viên nàh trường là 41 đồng chí. Với đội ngũ cán
bộ quản lý, giáo viên, nhân viên đoàn kết, nhiệt tình trong công việc, có trách nhiệm,
tâm huyết với sự nghiệp trồng người. Chấp hành tốt chủ trương đường lối của đảng,
chính sách pháp luật của nhà nước. Năm học 2012- 2013 nhà trường đủ giáo viên, với
6/41 là giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh, 23/41 giáo viên đạt trình độ chuẩn nghề nghiệp đối
với cấp học. Nhà trường đã được sở GD&ĐT đầu tư tương đối đầy đủ cơ sở vật chất
theo tiêu chí trường chuẩn quốc gia. Cán bộ, giáo viên và nhân viên sử dụng tương đối
có hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị. có kế hoạch mua sắm thiết bị bổ sung cơ sở
vật chất hàng năm.
5


Tính từ năm 2009-2010 số học sinh đạt hạnh kiểm khá, tốt chiếm tỷ lệ cao, số
học sinh đạt danh hiệu giỏi và học sinh tiên tiến luôn đạt khoảng 50%. Năm học 20112012 đỗ tốt nghiệp 100% kết quả thi học sinh giỏi năm 2010-2011 đạt 7 giải, năm học
2011-2012 đạt 24 giải, năm học 2012-2013 đạt 32 giải. từ khi được thành lập đến nay

nhà trường liên tục được sở GD&ĐT Tỉnh Điện Biên công nhận là ngôi trường xanhsạch-đẹp với một khuôn viên vườn hoa cây cảnh thoáng mát.
1.2 Đặc điểm chung của Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông
1.2.1 Chức năng
Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông là cơ quan chuyên môn
thuộc sở giáo dục và đào tao thành phố điện biên thực hiện chức năng nhiệm vụ là đào
tạo học sinh giúp cho các em kiến thức và trình độ sâu hơn về mọi mặt. Đồng thời giúp
cho các em có đạo đức, lương tâm nghề nghiệp, ý thức kỷ luật, tác phong công nghiệp,
có sức khỏe nhằm tạo điều kiện cho người lao động có kahr năng và đáp ứng yêu cầu
phát triển kinh tế xã hội.
1.2.2 Nhiệm vụ
- Tổ chức giảng dạy học tâp và các hoạt động giáo dục do bộ trưởng bộ giáo
dục và đào tạo quyết định ban hành.
- Xây dựng chương trình đạo tạo, kế hoạch giảng dạy trên cơ sở chương trình
khung do bộ giáo dục – đào tạo ban hành.
- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên.
- Thực hiện công tác tuyển sinh và quản lý học sinh.
- Phối hợp với gia đình học sinh, các tổ chức cá nhân trong hoạt động giáo dục
đào tạo.
- Đào tạo các em là những người công dân tốt có ích cho xã hội.
1.3. Đặc điểm hoạt động quản lý của Trường
1.3.1 Nguồn kinh phí hoạt động.
Nhà trường duy trì mọi hoạt động bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp dựa vào
dự toán hàng năm, hàng quý và hàng tháng.
1.3.2 Tổ chức bộ máy quản lý của trường

6


Ban giám hiệu

Hiệu trưởng

Hiệu phó

Tổ chuyên môn

Tổ hành chính

Tự nhiên

Xã hội

Kế toán

Văn thư

Thủ quỹ

Sơ đồ 1.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của trường.
1.3.3. Chức năng nhiệm vụ bộ máy quản lý của trường
- Trường tổ chức dạy và học
- Ban giám hiệu thực hiện việc quản lý các hoạt động của Trường PTDTNT
THPT Điện Biên Đông.
- Hiệu trưởng: là người chịu trách nhiệm quản lý nhà trường.xây dựng quy
hoạch, kế hoạch đào tạo phát triển của nhà trường. Quyết định các kế hoạch chủ
trương, chương trình công tác của trường và tổ chức chỉ đạo thực hiện. đồng thời quản
lý các công tác chuyên môn về đạo tạo, tổ chức, chỉ đạo xây dựng chương trình giáo
dục, kế hoạch giảng dạy, chương trình và giáo trình môn học của trường và các hoạt
động giảng dạy học tập trong trường theo sự chỉ đạo của sở GD&ĐT.
- Hiệu phó: là người giúp đỡ cho hiệu trưởng, chịu trách nhiệm trước hiệu

trưởng, cùng hiệu trưởng chịu trách nhiệm với cấp trên thay mặt hiệu trưởng điều hành
công việc khi hiêu trưởng vắng mặt.
- Tổ chuyên môn: xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ, hướng dẫn xây
dựng và quản lý kế hoạch cá nhân, phân phối chương trình theo quy định của bộ giáo
dục.Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiểm tra đánh giá chất lượng hiểu quả
giảng dạy của giáo viên trong trường.
- Tổ tài chính: giúp hiệu trưởng quản lý công tác tài chính. Lập kế hoạch thu
chi hàng quý, hàng năm của trường theo đúng chế độ tài chính của nhà nước. Tổ chức
kiểm tra các khoản thu và việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, thiết bị và
tài sản khác của tất cả các bộ phận khác trong trường. Tổ chức kiểm tra định kỳ đánh
giá tài sản, thiết bị kỹ thuật theo quy định của nhà nước.
7


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI
TRƯỜNG PHỔ THÔNG DTNT THPT ĐIỆN BIÊN ĐÔNG
2.1 Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán của Trường
2.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
Phòng kế toán còn có nhiệm vụ hướng dẫn tất cả các bộ phận trong công ty
thực hiện tốt các kế hoạch ghi chép ban đầu, phản ánh đúng các nhiệm vụ kinh tế phát
sinh theo pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà Nước quy định. Mặt khác phòng kế toán
còn phải chịu trách nhiệm toàn bộ về việc phản ánh và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh và sổ kế toán một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời trên cơ sở các chứng từ
ban đầu phát sinh hợp lệ đã được kiểm tra, phân loại, xử lý tổng hợp. Thông qua số
liệu kế toán giúp cho hiệu trưởng quản lý công tác tài chính kế toán. Lập kế hoạch thu
chi hàng quý, hàng năm của nhà trường. Thực hiện các khoản thu chi, lập quyết toán
hàng quý, hàng năm theo đúng quy định về chế độ tài chính của nhà nước. Ngoài ra kế
toán còn tổ chức kiểm tra các khoản thu và việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng
vật tư, thiết bị và tài sản khác của tất cả các bộ phận trong trường. tổ chức định kỳ
kiểm tra đánh giá tài sản, thiết bị kỹ thuật theo quy định của nhà nước. yêu cầu về chất

lượng cũng như tính chất thi hành công việc và tố chất nghiệp vụ của nhân viên là cơ
sở để thực hiện phân công các phần hành kế toán hợp lý. Đồng thời, sự phân công này
còn dựa trên nguyên tắc có hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hóa và hợp tác lao
động.
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác kế toán
được thực hiện tại phòng tài chính kế toán của trường.
2.1.2 Tổ chức nhân sự của bộ máy kế toán
Kế toán: phụ trách chung bộ phận kế toán giúp hiệu trưởng lập kế hoạch theo
dõi thu- chi ngân sách theo báo cáo quyết toán quỹ năm. Tổ chức đôn đốc việc thực
hiện về chế độ chính sách, nội quy, quy chế và những quy định của nhà trường, của
Đảng và Nhà nước. Có trách nhiệm xây dựng phòng vững mạnh về mọi mặt điều
khiển hoạt động của phòng đi vào nề nếp thống nhất và khoa học.
Phòng tài chính kế toán của trường có chức năng và nhiệm vụ như tham mưu
cho hiệu trưởng lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả chi tiêu từng quý,
năm hoạt động của trường. Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình,
phòng tài chính kế toán của trường có 4 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm
về một phần công việc của mình gồm:
-

Một kế toán trưởng

-

Một kế toán tiền lương

-

Một kế toán tổng hợp
8

-

Một thủ quỹ.
a. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của trường
Kế toán trưởng

Kế toán tiền lương

Kế toán tổng hợp

Thủ quỹ

Sơ đồ 2.1: sơ đồ bộ máy kế toán của trường
b. Chức năng của bộ máy kế toán.
Kế toán trưởng:
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ và các mặt
công tác của phòng. Theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các
nhiệm vụ và các mặt công tác của cán bộ nhân viên trong phòng.
- Tổ chức đôn đốc việc thực hiện về chế độ chính sách, nội quy,
quy chế và những quy định của nhà trường, của đảng và nhà nước.
- Có trách nhiệm xây dựng phòng vững mạnh về mọi mặt điều
khiển hoạt động của phòng đi vào nề nếp thống nhất và khoa học.
Kế toán tiền lương:
- Về tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ: Tổ chức hạch
toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại trường, về chi phí
tiền lương và các khoản trích nộp theo lương.
Kế toán tổng hợp:
- Tổng hợp các nghiệp vụ kế toán, đối chiếu kiểm tra các nghiệp vụ
kế toán, lập báo cáo quyết toán đảm bảo tính trung thực phản ánh rõ ràng.

- Sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ kế toán tổng hợp
kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu và giúp kế toán trưởng lập báo cáo
tài chính.
Thủ quỹ:
- Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu
chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên.
c. Nhiệm vụ

9


Ghi sổ kế toán các khoản chi theo quy định. Kế toán ở đơn vị có nhiệm vụ lập
đầy đủ dự toán xin kinh phí duy trì hoạt động theo chức năng nhiệm vụ được giao trao
đổi việc sử dụng và chấp nhận kinh phí ở đơn vị. Cụ thế kế toán phải tiến hành:
- Tổ chức ghi chép các khoản chi hoạt động của đơn vị đúng nội dung dự toán
đã được phê duyệt theo đúng quy định chế độ giáo dục.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình tình chấp hành dự toán thu chi kiểm tra
việc.
- Cung cấp số liệu giáo dục về tình hình chi làm cơ sở lập dự toán chi sau này,
xây dựng định mức, chi tiêu, phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, vốn
quỹ ở đơn vị.
Thủ quỹ và kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau thể hiện ở việc thu chi
theo tiền trên sổ quý của thủ quỹ phải khớp với số liệu trên sổ sách của kế toán. Tuy
nhiên thủ quỹ và kế toán làm việc độc lập với nhau.
2.1.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị với cán bộ kế toán.
Trường Phổ Thông DTNT THPT Huyện Điện Biên Đông là đơn vị hành chính
sự nghiệp có thu đơn thuần. Vì vậy mà mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị với
cán bộ kế toán rất khăng khít với nhau. Các bộ phận trong trường hoạt động dưới sự
quản lý của hiêu trưởng. Hiệu trưởng thông qua hiệu phó để phổ biến tình hình và kế
hoạch hoạt động của trường tới các giáo viên trong trường.

Mọi hoạt động chi tiêu của trường phải chi tiêu theo đúng mục đích trong phạm
vi dự toán đã phê duyệt cả từng nguồn kinh phí từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn
định mức của nhà nước do đó cán bộ kế toán có trách nhiệm phổ biến cho các nhân
viên trong trường, biết rõ theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ trong trường biết rõ theo
đúng quy chế chi tiêu của trường đã được hiệu trưởng, hiệu phó, phòng kế toán tính
toán và được cấp trên phê duyệt.
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong trường với cán bộ kế toán không chỉ đơn
thuần là quan hệ thu – chi mà kế toán còn là người cung cấp những thông tin kế toán
cần thiết cho đơn vị và các quyền lợi của nhân viên trong trường. Tóm lại giữa các bộ
phận trong trường với cán bộ kế toán có mối quan hê khăng khít với nhau: kế toán lập
dự toán chi tiêu của đơn vị dưới sự lãnh đao của hiệu trưởng các giáo viên trong
trường đưa vào quy chế chi tiêu nội bộ cảu trường để tiến hành các khoản chi cho hoạt
động theo tinh thần “ tiết kiệm là quốc sách”.

10


2.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán vận dụng tại Trường.
Hiện nay phòng kế toán tài chính của trường đang áp dụng phương pháp ghi sổ
kế toán theo hình thức “ Chứng từ ghi sổ”.
2.2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Đặc trưng cơ bản của phương pháp này là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được
căn cứ trực tiếp vào các “ chứng từ ghi sổ” do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc
bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, có cùng một nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ
được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm có chứng từ gốc kèm theo, phải
được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Với hình thức này phòng kế toán tài chính của trường đã sử dungj một số biểu
mẫu sau: sổ đăng ký chứng từ, chứng từ ghi sổ, sổ cái; các sổ thẻ kế toán chi tiết; sổ
lương; sổ tổng hợp chi tiết hoạt động. Ngoài ra, đơn vị còn sử dụng séc lĩnh tiền mặt
dùng cho các tài khoản gửi ngân hàng, kho bạc.

Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra để
lập chứng từ ghi sổ hoặc lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn
cứ số liệu của chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ
ghi sổ. chứng từ ghi sổ dau khi đã lập được chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt rồi
chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cho số, ngày
cùng chứng từ ghi sổ. chứng từ ghi sổ chỉ sau khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sô thẻ chi tiết.
Sau khi phản ánh tất cả các chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế
toán tiến hành khóa sổ cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối
tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu, kiểm tra đảm bảo khớp với số liệu giữa sổ
kế toán chi tiết và sổ cái thì số liệu khóa trên sổ trên sổ cái được dùng để lập “ bảng
cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác.
Đối với tài khoản phải mở sổ thẻ, sổ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, bảng
tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế
toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. cuối tháng tiến hành khóa sổ lấy kết quả
lập bảng tổng kết chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ
cái của từng tài khoản đó. Số liệu khóa sổ trên sổ cái và trên “ Bảng tổng hợp chi tiết”
của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
2.2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chứng từ ghi sổ
a. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sau:
• Chứng từ ghi sổ;
• Sổ đăng ký chứng từ;
• Sổ cái;
11


• Các sổ thẻ kế toán chi tiết
b. Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ như sau:

Chứng từ kế toán

Bảng
Sætổng
quühợp
chứng từ cùng
loại

Sổ quỹ

Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ

Sổ, thẻ kế toán chi
tiết

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi
tiết

Bảng cân đối phát sinh
2.2.3. Phần mềm kế toán mà đơn vị sử dụng

Sơ đồ 2.2: Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú :
Ghi hàng ngày

c. trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng chứng từ kế toán
Ghi cuối tháng
cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ.
ktratừ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng
Căn cứĐối
vàochiếu
chứng
để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được
dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2)- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh
12


nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái để
lập bảng cân đối số phát sinh.
(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi
tiết( được lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan
hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất
cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số phát
sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản
trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng
cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi
tiết.
2.2.3 Phần mềm kế toán sử dụng trong trường
Hiện tại phòng kê toán nhà trường đang sử dụng phần mềm AFA933.
Phần mềm là đảm bảo đầy đủ nhất về các nghiệp vụ kế toán. AFA933 có
các phân hệ nghiệp vụ kế toán như kế toán đơn, kế toán kép, kế toán nhập xuất vật tư

công cụ, quản lý tài sản cố định, tính lương hành chính; AFA933 có đầy đủ các đầu
vào cho các loại chứng từ nghiệp vụ khác như phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân
hàng, phiếu nhập mua vật tư công cụ, phiếu xuất vật tư công cụ và các phiếu kế toán
khác; AFA933 theo dõi chi tiết và đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh theo từng chương,
loại, khoản, mục, chi tiết theo từng nguồn vốn phát sinh và từng nhóm kinh phí.
a, Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm AFA933 là:
- AFA933 cho phép in tất cả các loại chứng từ của đơn vị trên cùng
một màn hình nhập chứng từ.
- AFA933 cung cấp đầy đủ các báo cáo theo quy định mới nhất của
Bộ tài chính, bao gồm: các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo hình thức
ghi chép mà người sử dụng lựa chọn: chứng từ ghi sổ, nhật ký chung, nhật
ký sổ cái.
- AFA933 có khả năng kiểm soát toàn bộ quá trình nhập mới, sửa,
xóa các danh mục và chứng từ của từng người sử dụng.
-

Có thể chạy trên máy đơn hoặc mạng LAN nhiều người sử dụng.

b, Giao diện của phần mềm kế toán AFA933

13


2.3 Vận dụng chế độ chính sách kế toán tại Trường
Nhà trường áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006
thay thế quyết định số 999TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 đã được sửa đổi bổ sung phù
hợp với các chính sách tài chính áp dụng cho các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị
sự nghiệp thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế và kinh phí quản lý hành
chính. Bộ trưởng BTC và các thông tư hướng dẫn:
-

Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N và kết thúc vào ngày1/1/N

-

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng

-

Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng:theo phương pháp khấutrừ

-

Kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên

-

Phương pháp tính giá hàng xuất kho: thực tế đích danh

-

Khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng

- Hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán
áp dụng theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC
ban hành và sửa đổi bổ sung.
2.3.1. Vận dụng chế độ chứng từ kế toán tại trường
Các chứng từ kế toán sử dụng tại trường:
- Hóa đơn mua hàng, dịch vụ
- Phiếu kiểm kê mua hàng

- Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương
- Bảng kê tính trích BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ
- Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho
14


- Phiếu thu, phiếu chi
- Bảng kê công tác phí, quyết toán chi hội nghị, bảng trợ cấp khó khăn
- Các chứng từ có liên quan.
2.3.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại trường
Kế toán sử dụng TK 661- Chi hoạt động.
Đồng thời kế toán còn sử dụng tài khoản 008 - dự toán chi hoạt động để theo
dõi kinh phí cấp phát và sử dụng cho mục đích chi hoạt động thường xuyên và không
thường xuyên.
* Nội dung của các tài khoản:
TK 661 – Chi hoạt động. Có 3 TK cấp 2:
-

TK 6611- Năm trước. Có 2 TK cấp 3:

+ TK 66111: Chi thường xuyên
+ TK 66112: Chi không thường xuyên.
-

TK 6612- Năm nay. Có 2 TK cấp 3:

+ TK 66121 – Chi thường xuyên
+ TK 66122 – Chi không thường xuyên
-

TK 6613 - Năm sau. Có 2 TK cấp3:

+ TK 66131 – Chi thường xuyên
+ TK 66132 – Chi không thường xuyên.
2.3.3. Các trường hợp chi hoạt động tại trường
Chi hoạt động bao gồm các khoản chi thường xuyên vào các khoản chi không
thường xuyên:
* Các khoản chi thường xuyên là các khoản chi mang tính chất thường xuyên
tại đơn vị. Bao gồm các khoản như:
•
Chi cho công chức, viên chức: chi tiền lương, tiền thưởng, phụ
cấp lương, phúc lợi tập thể, các khoản trích nộp BHTN, BHYT, BHXH, KPCĐ.
•
Chi quản lý hành chính: chi điện nước xăng dầu, vệ sinh môi
trường, mua vật tư văn phòng, dịch vụ công cộng, công tác phí, thông tin liên
lạc, fax....
•

Chi cho nghiệp vụ chuyên môn.

•

Chi nghiên cứu các đề tài khoa học

•

Chi mua sắm sửa chữa thường xuyên
15

•

Chi đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ

•

Chi hợp tác quốc tế: đoàn ra đoàn vào

•
Chi các khoản đóng góp từ thiện xã hội,chi trật tư an ninh, chi trợ
cấp học sinh nghèo học giỏi....
* Các khoản chi không thường xuyên là các khoản chi mang tính chất không
thường xuyên tại đơn vị. Bao gồm các khoản như sau:
•

Chi thực hiện giảm biên chế do nhà nước ban hành.

•
Chi đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, sửa
chữa lớn TSCĐ
2.4. Thực trạng công tác kế toán Chi hoạt động tại Trường Phổ Thông DTNT
THPT Huyện Điện Biên Đông.
2.4.1. Công tác lập dự toán năm.
Lập dự toán là một khâu quan trọng không thể thiếu được của công tác kế toán
trong đơn vị hanh chính sự nghiệp nhằm đảm bảo tốt việc chi tiêu đúng mục đích. Dự
toán là căn cứ để cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt nội dung chi thường xuyên
cho đơn vị đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao.
a. Căn cứ lập dự toán năm.
Hàng năm vào cuối quý III (tháng 9), kế toán tiến hành công tác lập dự toán
căn cứ vào các nội dung sau:

- Căn cứ vào nhiệm vụ được giao năm kế hoạch.
- Căn cứ vào tiêu chuẩn định mức do nhà nước quy định.
- Căn cứ vào tình hình thực hiện dự toán chi năm báo cáo được xem xét avf
phê duyệt.
- Dự toán năm kế hoạch được lập theo nội dung chi quy định trong mục lục
ngân sách.
b. Các bước lập dự toán năm.
- Giao dự toán.
- Phân bổ dự toán
- Quyết toán.

2.4.2 Công tác lập dự toán quý.

16


Trên cơ sở dự toán năm đã đươc phê duyệt (hàng quý, hàng tháng, cuối quý
trước) phải lập dự toán quý sau để đảm bảo cho việc chi tiêu hợp lý, kịp thời.
a. Căn cứ lập dự toán quý.
- Căn cứ vào dự toán năm đã được duyệt.
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị.
b. Cách lập dự toán quý.
Dự toán quý lập theo nội dung mục lục chi theo mục lục ngân sách và chi theo
tháng, đơn vị lập dự toán quý xong gửi lên trên cấp có thẩm quyền kho bạc nhà nước
( KBNN) để làm căn cứ cho việc cấp phát và quản lý chi tiêu của đơn vị.

17


(Trích dự toán chi ngân sách năm 2012.)

Mẫu sổ dự toán kinh phí năm.
SỞ GD& ĐT TỈNH ĐIỆN BIÊN
TRƯỜNG PHỔ THÔNG DTNT THPT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

HUYỆN ĐIỆN BIÊN ĐÔNG

DỰ TOÁN KINH PHÍ NĂM 2012 (trích)
Đơn vị: Trường phổ thông DTNT THPT điện biên đông
Chương: 622 - 492
ĐVT: VNĐ
Mục

Tên mục

Chia ra quý

Tổng số
I

II

III

IV

6001

Tiền lương

2.450.451.204

612.612.801

612.612.801

612.612.801

612.612.801

6101

Phụ cấp lương

1.173.428.004

293.357.001

293.357.001

293.357.001

293.357.001

6300

Các khoản đóng góp

615.663.564

153.915.891

153.915.891

153.915.891

153.915.891

6500

Thanh toán DVCC

5.920.000

1.480.000

1.480.000

1.480.000

1.480.000

6550

Vật tư văn phòng

8.000.000

2.000.000

2.000.000

2.000.000

2.000.000

6600

Thông tin liên lạc

3.294.640

823.660

823.660

823.660

823.660

6650

Hội nghị

3.500.000

700.000

1.000.000

800.000

1.000.000

6600

Công tác phí

5.640.000

1.410.000

1.410.000

1.410.000

1.410.000
18


7000

Nghiệp vụ C.Môn

10.400.000

2.500.000

2.700.000

2.500.000

2.700.000

7750

Chi khác

18.000.000

4.500.000

4.500.000

4.500.000

4.500.000

1.073.799.353

1.073.399.353

1.073.599.353

Cộng

4.294.097.412

1.073.299.353

Số tiền bằng chữ: bốn tỷ hai trăm chín mươi bốn triệu không trăm chín mươi bảy nghìn bốn trăm mười hai đồng./
(Kèm theo bảng dự toán chi tiết và thuyết minh từng nội dung).
Kế toán
(ký và ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị
(ký và ghi rõ họ tên)

19


Sau khi dự toán kinh phí năm được duyệt, kế toán tiến hành đăng ký nhu cầu cho từng quý.
Phân bổ dự toán cho quý II năm 2012.
Mẫu sổ dự toán kinh phí quý.
SỞ GD&ĐT TỈNH ĐIỆN BIÊN
TRƯỜNG PHỔ THÔNG DTNT THPT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HUYỆN ĐIỆN BIÊN ĐÔNG

Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

DỰ TOÁN KINH PHÍ QUÝ II NĂM 2012(trích)
Đơn vị: Trường PT DTNT THPT Huyện Điện Biên Đông
Chương: 622 - Khoản 492
ĐVT: VNĐ
Mục

Tên mục

Tổng số

Chi ra tháng
Tháng 5
204.204.267

Tháng 6
204.204.267

6001

Tiền lương

612.612.801

Tháng 4
204.204.267

6101

Phụ cấp lương

293.357.001

97.785.667

97.785.667

97.785.667

6300

Các khoản đóng góp

153.915.891

51.305.297

51.305.297

51.305.297

6500

Thanh toán DVCC

1.480.000

480.000

500.000

500.000

6550

Vật tư văn phòng

2.000.000

600.000

700.000

700.000

6600

Thông tin liên lạc

823.660

250.000

250.000

323.660

6650

Hội nghị

1.000.000

300.000

400.000

300.000

6600

Công tác phí

1.410.000

470.000

470.000

470.000
20


7000

Nghiệp vụ chuyên môn

2.700.000

800.000

900.000

1.000.000

7750

Chi khác

4.500.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

Cộng

1.073.799.353

357.695.231

358.015.231

358.088.891

Số tiền bằng chữ: một tỷ không trăm bảy mươi ba triệu bảy trăm chín mươi chín nghìn ba trăm năm mươi ba đồng./.
(Kèm theo bảng dự toán chi tiết và thuyết minh từng nội dung)
Kế toán

Thủ trưởng đơn vị

(ký và ghi rõ họ tên)

(ký và ghi rõ họ tên)

21


2.4.3. Kế toán chi hoạt động tại Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông.
2.4.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng.
Các chứng từ kế toán Nhà Trường sử dụng như:
- Hóa đơn bảng thanh toán tiền điện thoại, Internet hàng tháng.
- Bảng thanh toán lương, bảng kê tính trích BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ.
- Và các chứng từ khác có liên quan...
2.4.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng.
Kế toán sử dụng TK 661: Chi hoạt động.
* Nội dung:
Chi hoạt động tại trường phổ thông DTNT THPT điện biên đông bao gồm các
khoản chi như: thanh toán lương và các khoản trích nộp theo lương hàng tháng, thanh
toán tiền điện thoại tiền Internet hàng tháng, thanh toán các khoản chi mua VPP, chi
hội nghị và các khoản chi thường xuyên khác.
* TK chi tiết:
TK 661 có 3 TK cấp 2 nhưng thực tế nhà trường sử dụng chủ yếu là TK 6612 –
Năm nay: để phản ánh các khoản chi hoạt động trong năm kế toán.
Ngoài TK 661 kế toán nhà trường còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác.
2.4.3.3 Kế toán các khoản chi hoạt động.
Chi hoạt động ở đơn vị là những khoản chi mang tính chất thường xuyên theo
năm phục vụ cho công tác nghiệp vụ chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị.
Nguồn kinh phí đảm bảo cho chi thường xuyên của đơn vị co ngân sách nhà nước cấp.

22


Theo mục lục ngân sách, chi hoạt động của đơn vị có các nội dung thuộc

chương 622 – loại 490 – khoản 492 – em xin VD một số nội dung sau:
Mục lục

Nội dung

6000

Tiền Lương

6100

Phụ cấp lương

6300

Các khoản đóng góp

6500

Thanh toán dịch vụ công cộng

6550

Vật tư văn phòng

6600

Thông tin tuyên truyên, liên lạc

6650

Hội nghị

6700

Công tác phí

7000

Chi phí nhiệm vụ chuyên môn

7750

Chi khác

9505

Chi mua sắm TSCĐ

Nhận dự toán kinh phí được cấp trên cơ sở dự toán của đơn vị được cấp có
thẩm quyền phê duyệt. Khi nhận được thông báo phân phối dự toán kinh phí được cấp
tại kho bạc nhà nước. Trích thông báo dự toán kinh phí được cấp duyệt quý II năm
2012 của đơn vị tính toán số liệu chính xác dựa vào mẫu biểu dự toán của chương từng
loại khoản mục từ đó rút dự toán kinh phí về.
Căn cứ vào dự toán kinh phí được duyệt ở quý II năm 2012 và nhu cầu chi tiêu
của đơn vị, kế toán làm thủ tục xin duyệt dự toán kinh phí từ kho bạc về chi tiêu.
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương tháng 06 năm 2012 và nhu cầu chi khác
của đơn vị, kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản.

23

GIẤY RÚT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

Không viết vào
khu vực này

Niên độ: 2012
Số : 036

Chuyển khoản X
Tiền mặt
(Đánh dấu x vào ô tương ứng)
Đơn vị rút dự toán: Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông
Mã ĐVQHNS:
Tài khoản số:
Tại KBNN: TP Điện Biên
Mã cấp NS:............................................... Tên CTMT, DA:.............
.................................................................. Mã CTMT, DA..............
Mã
Mã
Mã
Mã
nguồn
ngành
Nội dung thanh toán
chương
NDKT
NS
KT

Thực chi

X Tạm ứng

PHẦN KBNN GHI
Nợ TK: .......................
Có TK:........................
Mã quỹ:......................
Mã ĐBHC...................
Mã KBNN...................

Số tiền

Chuyển lương T6/2012

13

622

492

6000

106.418.600

Phụ cấp lương T6/2012

13

461

492

6100

97.785.667

Tổng cộng
204.204.267
Tổng số tiền ghi bằng chữ: Hai trăm linh bốn triệu hai trăm linh bốn nghìn hai trăm
sáu bảy đồng./.

`

Đơn vị nhận tiền: Trường Phổ Thông DTNT THPT Điện Biên Đông
Địa chỉ : Huyện Điện Biên Đông Tỉnh Điện Biên
Mã ĐVQHNS:.............................................................................................................
Tên CTMT, DA...........................................................................................................
Tài khoản: 51990901 Tại KBNN(NH): Ngân hàng NN&PTNT tỉnh Điên Biên
Hoặc người nhận tiền:………….Số CMND: ………Cấp ngày: … Nơi cấp: …………
Bộ phận kiểm soát của KBNN
Đơn vị sử dụng ngân sách
Ngày 05 tháng 06 năm 2012
Ngày 05 tháng 06 năm 2012
Kiểm soát
Phụ trách
Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị
Người nhận tiền

KBNN A ghi sổ và thanh toán ngày..../..../..... KBNN B ghi sổ

và thanh toán ngày..../..../....
Thủ quỹ
(Ký và ghi họ tên)

Kế toán
(Ký và ghi họ tên)

Kế toán trưởng
(Ký và ghi họ tên)

Giám đốc
(Ký và ghi họ tên)

24


Căn cứ vào giấy rút dự toán chuyển lương và phụ cấp ngày 06/06/2012, kế toán lập
chứng từ ghi sổ:
Đơn vị: Trường Phổ Thông DTNT THPT
Điện Biên Đông
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 05 tháng 06 năm 2012

Mẫu: S02a-H
Số:72
Đơn vị tính: VNĐ

Số hiệu TK

Nợ
Có
Tính lương T6/2012
661
334
Phụ cấp T6/2012
661
334
Khấu trừ 7% BHXH T6/2012
334
3321
Khấu trừ 1.5% BHYT T6/2012
334
3322
Khấu trừ 1% BHTN T6/2012
334
3324
Chuyển trả lương T6/2012
334
461
Cộng
X
X
(Kèm theo 2 chứng từ gốc)
Trích yếu

Người lập biểu
(Ký, họ tên)

Số tiền

Ghi
chú

106.418.600
97.785.667
7.805.039
1.672.508
1.064.186
204.204.267
418.950.267
Phụ trách kế toán
(Ký, họ tên)

GIẤY RÚT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
Niên độ: 2012
Số : 037
Không viết
vào khu
vực này

25