Nghiên cứu thông tin và ứng dụng ra quyết định cho từng tình huống thông tin nhằm sử dụng tốt tiềm năng, cơ hội của tổ chức”

LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại hiện nay, hầu hết trong tất cả các loại hình tổ chức, loại hình
doanh nghiệp đều cần phải sử dụng các kiến thức về khoa học quản lý để tiến hành
và thực hiện các mục tiêu hoạt động; một trong những nhân tố cơ bản quyết định
sự thành công hay thất bại của một tổ chức đó là khả năng nắm bắt và xử lý thông
tin để đưa ra các quyết định đúng đắn. Ra quyết định là một công việc phức tạp,
khó khăn và hết sức quan trọng của các nhà quản lý. Để ra được một quyết định
đúng đắn các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Thông tin ở đây sẽ giúp cho các
nhà quản lý giải quyết đúng đắn và có hiệu quả các vấn đề : nhận thức vấn đề cần
phải ra quyết định; xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh; xác
định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định và lựa chọn các phương
án. Chính vì vậy, bộ môn khoa học quản lý ra đời đã trang bị cho ngươi học những
kiến thức cơ bản về quản lý nói chung, quản lý kinh doanh nói riêng như một khoa
học, một nghệ thuật và một nghề.
Thông tin có một vai trò hết sức to lớn trong quản lý nhằm sử dụng tốt tốt
tiềm năng, cơ hội của tổ chức. Nhiều công trình nghiên cứu đã chỉ ra rằng trong
mỗi tổ chức muốn các hoạt động quản trị có hiệu quả thì điều không thể thiếu được
là phải xây dựng một hệ thống thông tin tốt. Hơn thế nữa hiệu quả kinh doanh của
việc đầu tư vào hệ thống thông tin thường là rất cao. Chính vì thế mà ngày nay hầu
như mọi tổ chức đều rất chú trọng vào việc đầu tư mua sắm những phương tiện kỹ
thuật điện tử hiện đại nhất nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng hệ thống thông
tin trong quản trị của mình.
Trong công cuộc đổi mới của đất nước hiện nay đòi hỏi một trình độ quản lý
ở mức cao hơn, hoàn thiện hơn và một trong những vấn đề ảnh hưởng lớn đến chất
lượng quản lý là thong tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Để cạnh tranh
được thì doanh nghiệp phải đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời; vì vậy
thông tin cho việc ra quyết định cũng phải chính xác, đúng thời điểm. Trong thời
đại hiện nay thì hoạt động kinh doanh được xem là rất quan trọng và đầy rủi ro,
muốn đảm bảo cho hoạt động diễn ra theo hướng làm chủ thì đòi hỏi nhà quản trị
phải ra quyết định đúng và chính xác; muốn vậy phải đầy đủ thông tin, mặc dù
thông tin là rất nhiều và luôn méo. Nhận thức rõ vai trò hết sức quan trọng của

thông tin đối với mỗi tổ chức, bài tiểu luận này đi sâu nghiên cứu đề tài “ Nghiên
cứu thông tin và ứng dụng ra quyết định cho từng tình huống thông tin nhằm
sử dụng tốt tiềm năng, cơ hội của tổ chức”.


CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
1.Thông tin
1.1. Khái niệm thông tin
Thông tin là một khái niệm rộng, xét tuỳ vào lĩnh vực nghiên cứu người ta
đưa ra những khái niệm khác nhau; là một khái niệm trừu tượng dùng miêu tả
những gì mang lại cho con người sự nhận biết về hiện thực khách quan. Trong lĩnh
vực nghiên cứu quản lý thông tin mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng, suy cho cùng
quá trình quản lý là việc xử lý thông tin, coi trọng thông tin là tất cả những thông
báo những số liệu dùng làm đầu vào cho quá trình quyết định.
Theo nghiên cứu quá trình quản lý luôn luôn là quá trình định hướng, phản
ánh mối quan hệ qua lại giữa người tạo ra tin và người sử dụng tin. Có thể hiểu,
thông tin cung cấp cho người sử dụng một tin tức mà trước đó họ chưa biết. Trong
trường hợp không có người sử dụng thông tin thì sẽ không tồn tại khái niệm thông
tin nữa.
Thông tin là những tín hiệu mới, được thu nhận và được đánh giá là có
ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ quản lý nào đó trong
quản lý.
1.2. Khái niệm thông tin quản lý
Thông tin được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ
thuộc của tổ chức lại với nhau. Tổ chức là một hệ thống ổn định của các hoạt động
nơi con người cùng làm việc với nhau để đạt tới những mục tiêu chung thông qua
thứ bậc của các vai trò và việc phân công lao động.
Có thể định nghĩa thông tin là những tín hiệu mới, được thu nhận, được cảm
nhận và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm
vụ nào đó trong quản lý.

Thông tin trong quản lý có những đặc điểm cần chú ý sau:
- Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần
được Thông tin phải thu thập, xử lý mới có giá trị
- Thông tin càng cần thiết càng quý giá
- Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, kịp thời càng tốt.
1.2.1 Vai trò của thông tin quản lý
Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý. Nó là cơ sở, tiền đề,
là công cụ của quản lý.


Vai trò hết sức quan trọng của thông tin đối với tổ chức thể hiện trên các
phương diện sau:
- Vai trò trong việc ra quyết định: Thông tin giúp các nhà lãnh đạo tổ chức
nhận thức rõ vấn đề cần phải quyết định, xác định những cơ hội cũng như rủi ro có
thể mắc phải từ đó là tiền đề khoa học cần thiết để ra các quyết định và lựa chọn
các phương án.
- Vai trò trong hoạch định, tổ chức lãnh đạo, điều hành và kiểm soát
Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát,
thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương diện sau: nhận thức vấn đề;
cung cấp dữ liệu; xây dựng các phươn án; giải quyết vấn đề; uốn nắn vá sửa chữa
các sai sót, lệch lạc; kiểm soát
-

Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro

Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phòng
ngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt. Để phòng ngừa rủi ro có hiệu quả thì
thông tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong các lĩnh vực sau: phân tích; dự
báo; xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro.
1.2.2. Yêu cầu đối với thông tin quản lý

- Tính chính xác: là yêu cầu hàng đầu của thông tin quản lý
- Tính kịp thời: thông tin phải kịp thời đáp ứng yêu cầu của người lãnh đạo
và cơ quan quản lý sử dụng thông tin, ra quyết định.
- Tính hệ thống, tổng hợp, đầy đủ: tránh tình trạng thiếu thông tin cần và
thừa thông tin không cần
- Tính cô đọng, logic: yêu cầu thông tin có tính đơn nghĩa, tránh những cách
hiểu khác nhau về từ ngữ, phải cô đặc những nội dung phong phú, đa dạng, phức
tạp.
- Tính có thẩm quyền: thông tin phải tương ứng giữa quyền hạn và trách
nhiệm, nghĩa vụ và lợi ích của chủ thể lẫn đối tượng nhận tin.
-Tính bảo mật: việc lưu chuyển thông tin trong quản lý cần bảo vệ được các
bí mật nội bộ của hệ thống.
- Tính kinh tế: thông tin phải đảm bảo được các yếu cầu về mặt kinh tế của
hoạt động quản lý.
1.2.3.Phân loại thông tin
Để có thể nghiên cứu một cách toàn diện, hệ thống chức năng của thông tin
quản lý đồng thời tổ chức tốt hệ thống đảm bảo thông tin quản lý cần phải phân


loại thông tin. Dựa vào các tiêu thức khác nhau mà có các cách phân loại khác
nhau:
Theo mối quan hệ giữa tổ chức và môi trường bên ngoài: thông tin quản lý
được chia thành thông tin bên trong và thông tin bên ngoài.
Theo chức năng của thông tin: thông tin quản chia thành thông tin chỉ đạo và
thông tin thực hiện.
Theo cách truyền tin: thông tin quản lý chia thành thông tin có hệ thống và
thông tin không có hệ thống.
Theo hướng chuyển động của thông tin: thông tin quản lý chia thành thông
tin dọc và thông tin ngang
Theo nội dung mà thông tin phản ánh: gồm thông tin về chủ trương, chính

sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước; thông tin về tình hình của thị trường;
thông tin khoa học công nghệ
Tổ chức đảm bảo thông tin trong quản lý
Xuất phát từ yêu cầu quản lý người ta sẽ quyết định việc thu thập thông tin,
xử lý, lưu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin như thế nào. Như vậy
không phải tất cả mọi thông tin đều được đánh giá xem xét như nhau vì vai trò và ý
nghĩa của chúng có thể rất khác nhau, kể cả công dụng trước mắt và lâu dài. Số
lượng thông tin là vô cùng, trong khi đó khả năng thu thập, phân tích, xử lý và lưu
trữ của trang thiết bị dù hiện đại đến đâu cũng chỉ hữu hạn. Bởi vậy về nguyên tắc,
cách thức lựa chọn thông tin hết sức quan trọng. Chỉ trên cơ sở đúng mới có đủ
thông tin để phục vụ cho việc sử dụng và khai thác một cách hiệu quả, tránh được
những lãng phí không cần thiết.
Các nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý:
Căn cứ vào nhu cầu thông tin của các cơ quan quản lý các cấp để xác định
cấu trúc của hệ thống thông tin
Thuận tiện cho việc sử dụng
- Đưa tin vào sử dụng một lần và sử dụng nhiều lần
- Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống
- Đảm bảo sự phát triển liên tục không ngừng của hệ thống thông tin
- Đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống thông tin.


CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ
ỨNG DỤNG RA QUYẾT ĐỊNH CHO TỪNG TÌNH HUỐNG THÔNG TIN
NHẰM SỬ DỤNG TỐT TIỀM NĂNG CƠ HỘI CỦA TỔ CHỨC
Trong quá trình quản lý, thời điểm ra quyết định là quan trọng nhất. Quyết
định quản lý liên quan đến thành bại, đến hiệu quả cao thấp của toàn bộ quá trình
quản lý. Quyết định quản lý được coi là sản phẩm của người lãnh đạo quản lý. Do
đó, việc ra quyết định quản lý phải hết sức chính xác, đúng đắn và cần tuân thủ vận
dụng các bước, sử dụng các căn cứ và các phương pháp ra quyết định quản lý.

Quyết định quản lý là hành vi có tính chất chỉ thị do một cơ quan hay một
người đưa ra nhằm định hướng, tổ chức hoạt động của tập thể lao động thực hiện
mục tiêu quản lý.
Quyết định là sự lựa chọn các mục tiêu, nguồn lực và đề ra các phương pháp
quản lý để đạt được mục tiêu đó. Việc xác định mục tiêu sẽ giúp cho người quản lý
nỗ lực cao hơn đối với những mục tiêu ở mức khó khăn, để từ đó có thể đạt được
kết quả như mong muốn.
Đặc điểm của quyết định là sản phẩm của ý chí chủ quan, chủ thể quản lý
nội dung có thể có quyền ra quyết định thế này hoặc thế kia nhưng cần nhận thức
rằng không thể tuỳ tiện, giản đơn khi ra quyết định quản lý mà phải dựa vào căn cứ
khoa học; các quyết định quản lý phải hướng trực tiếp vào tổ chưc hoạt động của
người lao động; tức là vào đối tượng quản lý; ngoài ra quyết định chỉ đề ra khi các
vận đề đã chín muồi. Quyết định quản lý liên quan trực tiếp tới quá trình thu nhận,
xứ lí thông tin và lựa chọn phương tiện hoạt động. Nếu người quản lý thu nhận
thông tin đầy đủ, chính xác thì dễ dang lựa chọn và cho ra quyết định chính xác;
đồng thời việc lựa chọn phương tiện hoạt động phù hợp sẹ giúp cho công tác quản
lý được dễ dàng, thuận tiện hơn. Quyết định quản lý phải được hình thành trên cơ
sở hiểu biết quy luật và sự vận động của hệ thống bị quản lý vì có như vậy quyết
định dưa ra mới phù hợp với quy luật, từ đó mới đạt được hiệu quả cao. Ví dụ như:
Trong quản lý phải hiểu và tuân theo các quy luật kinh tế. Quyết định quản lý đồng
thời phải nắm vững và quán triệt đầy đủ các nguyên tắc quản lý đã được xác định,
vì khi không dựa và nguyên tắc, quyết định quản lý sẽ mâu thuẫn, mất phương
hướng. Đặc biệt quyết định quản lý còn phải được đảm bảo bằng những nguồn vật
tư, trang bị kỹ thuật, người thực hiện bộ máy quản lý điều hành cũng như khả năng
về tài chính, giữ thời giàn làm sao có thể sử dụng, khai thác để ra quyết định hoàn
toàn khả thi. Ngoài ra, người quản lý khi ra quyết định phải đúng thẩm quyền, nằm
trong phạm vi, quyền hạn, tránh nhiệm quản lý của mình.
Phân loại quyết định quản lý: Một số tiêu thức chủ yếu để phân loại quyết
định quản lý:

- Mức độ bao trùm (quy mô từng cấp) của các vấn đề được giải quyết.
- Khoảng thời gian tác động của quyết định (ngắn, trung, dài hạn).
- Theo cấp bậc quản lý: Top Manager (đưa ra các quyết định chiến lược),
Middle Manager (đưa ra các quyết định chiến thuật), First Line (đưa ra các quyết
định tác nghiệp).
- Đối tượng tác động của quyết định.
- Tính chất, chức năng, hình thức thể hiện của các quyết định.
Yêu cầu của quyết định quản lý: Do tính chất quan trọng của quyết định
quản lý nên đòi hỏi phải bảo đảm có căn cứ khoa học, bảo đảm tính thống nhất
trong nội dung quyết định, đồng thời phải bảo đảm đúng thẩm quyền, bảo đảm kịp
thời, chính xác và ngắn gọn.
- Ra quyết định là một vấn đề không đơn giản nhưng có thể thực hiện được.
Song ra quyết định quản lý đúng, khả thi được xem là một quyết định quản lý khoa
học. Nếu không muốn sai lầm, thất bại, thậm chí dẫn đến hậu quả tai hại do quyết
định đưa ra sai trái thì đòi hỏi người lãnh đạo phải tuân thủ các bước tiến hành
trong quá trình xây dựng và thực hiện quyết định: Phát hiện vấn đề và phúc thảo sơ
bộ công việc, những nhiệm vụ phải làm, sau đó chọn ra các tiêu chuẩn dự đoán kết
quả thựchiện và thực hành so sánh để đánh giá hiệu quả cao thấp. tập hợp nhân lực
để làm rõ vấn đề, chọn những người có chuyên môn sâu về vần đề đặt ra để giúp tư
vấn tiến hành liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định như sự thay đổi về chính
sách của nhà nước, và công nghệ, về thị hiếu khách hàng, về sự xuất hiện các đối
thủ cạnh tranh để có biện pháp khắc phục, giải quyết, tiến hành thu thập thông tin
như các số liệu, dữ liệu. Trên cơ sở thông tin đó thực hiện công tác xử lý thông tin,
đặt ra nhiều phương án với tiêu chuẩn đã xác định đến khi đó người lãnh đạo quản
lý mới ra quyết định chính thức. Trong trường hợp ở phạm vi nhỏ, tính chất công
việc đơn giản có thể cho phép người lãnh đạo bỏ qua một số bước nào đó trong các
bước kể trên.
- Khi tổ chức thực hiện quyết định, người lãnh đạo quản lý cần chọn ra
người có uy tín và am hiểu về công việc đó để khi truyền đạt nội dung, mục đích

và ý nghĩa của quyết định đưa ra được tiếp nhận và thực hiện chính xác đạt hiệu
quả cao. Ngược được chọn thực hiện quyết định trên phải được giao toàn quyền
thực hiện và người lãnh đạo tiến hành kiểm tra việc thựchiện quyết định đó để có
được những điều chỉnh quyết định khi cần thiết. Sau khi công tác hoàn thành cần
tiến hành tổng kết việc thực hiện quyết định trên để đánh giá được kết quả thực
hiện, tìm ra các sai lệch, nguyên nhân sai lệch; tìm ra được các tiềm năng anò đó
chưa được sử dụng một cách hiệu quả để từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho công
tác quản lý ngày càng tốt hơn, hoàn thiện hơn.


Vai trò của quyết định quản lý : Một quyết định quản lý giữ vai trò rất
quan trọng đối với sự thành bại của đơn vị và chu kỳ sống của một quyết định quản
lý thường trãi qua 5 giai đoạn: giai đoạn mới triển khai, chưa phát huy đầy đủ tác
dụng, quyết định bắt đầu phát huy tác dụng, quyết định phát huy tác dụng ở mức
cao nhất, quyết định bắt đầu bị hạn chế bởi tác động của môi trường và thị trrường
biến đổi, giai đoạn quyết định thể hiện sự trì trệ, kìm hãm sự phát triển đòi hỏi phải
có quýêt định mới hiểu rõ được, chu kì sống của quyết định sẽ giúp cho người lãnh
đạo lựa chọn được thời điểm ra quyết định và biết khi nào phải thay đổi và đề ra
quyết định mới.
Ứng dụng ra quyết định cho từng tình huống thông tin:
+ Giai đoạn chuẩn bị : Phát hiện vấn đề, đánh giá tình huống, nêu rõ mục
tiêu, tìm hiểu thông tin cần thiết cho quyết định. Xác định tiêu chuẩn để đánh giá
hiệu quả của các phương án (tiết kiệm vốn, thu hút lao động và lợi nhuận thu
được).
+Giai đoạn chủ yếu: Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ cần giải quyết.
Chính thức đề ra nhiệm vụ và xây dựng các phương án giải quyết vấn đề. So sánh
các phương án, chọn phương án tối ưu, ra quyết định quản lý. Để chọn phương án
tối ưu phải căn cứ vào mục tiêu quản lý, người lãnh đạo cần thiết tham khảo ý kiến
tập thể và các chuyên gia trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, bảo đảm tinh thần
dân chủ thực sự và tập trung 9úng nghĩa. Trong thực tế ít khi gặp những trường

hợp vấn đề dặt ra hoàn toàn mới, do đó, người lãnh đạo trước khi ra quyết định
mới cần phải nhìn lại quá trình ra quyết định cũ, đánh giá kết quả của nó trên cả 2
mặt, cái được và cái chưa được, nguyên nhân? Kinh nghiệm cho thấy 1 quyết định
đúng đắn là quyết định có căn cứ và sự phân tích tình hình 1 cách cụ thể, không chỉ
phân tích tình huống mà còn phân tích xu hướng phát triển của vấn đề.
Chú ý: khi chuẩn bị ra quyết định quản lý cần phải quan tâm tới nhân tố xã
hội ảnh hưởng tới quá trình tổ chức thực hiện quyết định như: điều kiện lao động,
trình độ nghề nghiệp và thái độ của người lao động, chính sách của Nhà nước, phát
triển công nghệ, mục tiêu, thị trường….
Tổ chức thực hiện quyết định: Sau khi ra quyết định phải tổ chức triển
khai thực hiện quyết định. Quá trình triển khai thực hiện quyết định cần giải quyết
các vấn đề: Thực hiện cái gì? Tại sao thực hiện? Ai thực hiện? Thực hiện ở đâu?
Thời gian thực hiện? Và thực hiện bằng cách nào?
Kiểm tra việc thực hiện quyết định: kiểm tra việc thực hiện quyết định để
kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với tình hình nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Đánh giá kết quả thực hiện quyết định:Tìm ra sai lệch, nguyên nhân sai
lệch.Tìm ra nguồn lực chưa khai thác, sử dụng. Rút ra bài học kinh nghiệm.


- Trường hợp có đủ thông tin
Việc ra các quyết định sử dụng các công cụ của toán kinh tế , hay nói cách
khác đó là sử dụng phương pháp định lượng toán học. Đây là phương pháp ra
quyết định hiện đại và ngày càng có ý nghĩa quan trọng cùng với sự phát triển của
công nghệ thông tin.
- Trường hợp thiếu thông tin
Trường hợp này phải dựa vào quy luật và vận dụng phép thiên địa nhân hợp
nhất .


KẾT LUẬN

Ra quyết định là một chức năng cơ bản của người quản lý, đồng thời cũng là
nhiệm vụ phức tạp và khó khăn nhất của họ. Trong quá trình điều hành hoạt động
kinh doanh, người quản lý luôn phải đối diện với việc đưa ra các quyết định ở
nhiều dạng khác nhau. Tính phức tạp tăng thêm khi mỗi tình huống phát sinh đều
tồn tại không chỉ một hoặc hai mà nhiều phương án liên quan khác nhau đòi hỏi
người quản lý phải giải quyết. Để phục vụ cho việc ra quyết định, người quản lý
phải tập hợp và phân tích nhiều dạng thông tin khác nhau.


Quyết định quản lý là hành vi sáng tạo với tư cách là sản phẩm
lao động của chủ thể quản lý, nhằm định ra mục tiêu, chương trình , tính chất hoạt
động của người hoặc cấp phải thực hiện quyết định đó. Quyết định sẽ trở nên rõ
ràng khi cấu trúc các vấn đề phải làm của quyết định được người ra quyết định
nắm rõ; nói một cách khác, khi mọi thông tin cần thiết cho việc ra quyết định là
đầy đủ và người ta có thể đưa ra các phương pháp lượng hoá khi ra quyết định.
Việc thiếu thông tin khi ra quyết định sẽ kho khăn, xác suất may rủi sẽ cao hơn;
người ta phải sử dụng các khả năng suy luận chủ quan (nội suy) mang tính kinh
nghiệm của mình hoặc các chuyên gia để ra quyết định. Trong từng trường hợp cụ
thể, việc ra quyết định là lựa chọn một phương án tối ưu trong một tập (thường là
hữu hạn) các phường án.