Các nguyên tắc tổ chức hoạt động của công sở

BÀI LÀM
Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi
soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy
quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao. Tổ chức
hoạt động của các công sở đều nhằm hướng tới một mục đích chung là có hiệu quả. Muốn thế, cần
nghiêm túc thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động của công sở.
Nguyên tắc trước hết được hiểu là "Ðiều cơ bản định ra, nhất thiết phải tuân theo trong một
loạt việc làm". Các nguyên tắc hoạt động của công sở được đưa ra nhằm bảo đảm cho các công sở
có thể dựa vào đó để tổ chức công việc một cách hợp lý, khoa học bao gồm:
 Nguyên tắc công khai.
Nguyên tắc này được thể hiện: Công khai trong nội bộ công sở và công khai trước đối tượng
phục vụ của công sở. Nghĩa là mọi thành viên trong công sở phải được biết những công việc của
mình, của nhóm mình và của toàn bộ công sở. Việc công khai hóa các công việc có thể được thực
hiện bằng nhiều biện pháp khác nhau như xây dựng, thông qua chương trình kế hoạch; thông qua
việc kiểm tra đánh giá công việc, địa điểm công sở, trách nhiệm của từng bộ phận được giới thiệu
rộng rãi nhằm phục vụ cho việc giao dịch thuận lợi; việc chi tiêu tài chính, sử dụng quỹ phúc lợi và
việc phân phối các lợi ích vật chất cho cán bộ, công chức; công khai trong khen thưởng, kỉ luật, thi
tuyển lao động. Công khai hoạt động của công sở là cơ sở tạo ra sự hiểu biết và hợp tác trong công
việc, xây dựng khối đại đoàn kết nhất trí giữa các bộ phận, cá nhân được thuận lợi đồng thời cũng
tạo ra điều kiện cho công sở phản ứng kịp thời với những thay đổi diễn ra trong quy trình thực hiện
các nhiệm vụ chung, góp phần làm cho tính cục bộ, bệnh quan liêu được hạn chế.
 Nguyên tắc đảm bảo tính liên tục.
Tính liên tục trong hoạt động công sở được hiểu là các công việc của công sở được diễn ra
đều đặn, thường xuyên, không bị ngắt quãng. Nguyên tắc này được đề ra theo quan niệm quản lý
điều hành là một quá trình liên tục, thường xuyên, thông suốt nhờ phối hợp thực hiện các chức
năng được giao theo quy chế hoạt động của công sở. Trong quá trình phát triển, quy chế hoạt động
của công sở không được tùy tiện thay đổi. Trong trường hợp các quy chế cũ không còn phù hợp,
đòi hỏi phải có sự thay đổi thì nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý khi điều hành công sở phải làm
thế nào để mọi công việc không bị gián đoạn trong quá trình bổ sung, hoàn thiện quy chế.
Biểu hiện của tính liên tục trong hoạt động của các công sở rất đa dạng. Trước hết là sự liên
tục trong quan hệ điều hành. Cần đảm bảo cho các quan hệ này không bị ngắt quãng để giúp cho

các nhà quản lý có thể truyền đạt kịp thời, nhanh chóng các mệnh lệnh quản lý xuống cấp dưới,
theo dõi được thường xuyên mọi hoạt động của công sở. Thứ hai là sự phát triển liên tục của công
việc của cả công sở và các bộ phận trong đó. Nếu công viêc thường xuyên bị bỏ dở, nếu công sở và
các bộ phận của nó không có sự phát triển gắn bó với nhau thì điều đó có nghĩa là nguyên tắc về
tính liên tục trong hoạt động của công sở đã không được thực hiện tốt. Thứ ba; công sở phải được
kiểm tra, đánh giá hoạt động công sở. Hoạt động của mỗi công sở phải được cấp trên thường xuyên
theo dõi, kiểm tra, đánh giá. Quản lý mà không có kiểm tra thì coi như không quản lý. Kiểm tra có
kết quả mà không xử lý điều chỉnh thì coi như không có kiểm tra. Vì vậy muốn đảm bảo cho công
sở hoạt động liên tục, có hiệu quả thì phải làm tốt công tác kiểm tra.
 Nguyên tắc phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá
nhân, từng bộ phận trong công sở.
1


Dựa trên tính chất, nội dung công việc trong công sở là khác nhau nên để đảm bảo hiệu quả
quản lý cần sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn trong công sở để tránh chồng chéo trong
thực hiện công việc. Sự phân công trong công sở là để chính thực hóa những nhiệm vụ và quyền
hạn cụ thể cho từng thành viên trong tổ chức và để thúc đẩy mọi người làm việc có hiệu quả phục
vụ mục tiêu chung của cơ quan. Tùy theo đặc thù của mỗi công sở và đặc điểm của mỗi công việc,
vị trí công tác, trình độ chuyên môn mà có sự phân công khác nhau. Nguyên tắc này cho phép các
nhóm và các cá nhân hoạt động, phát huy được năng lực chủ động sáng tạo của mình trên cơ sở tìm
ra những biện pháp thích hợp. Việc phân định rõ ràng, khoa học còn giúp cho nhà quản lý không bị
chồng chéo, không bị bỏ quên các công việc trong quá trình điều hành công sở. Nó cũng góp phần
nâng cao trách nhiệm của mỗi thành viên trong công sở khi thực hiện công việc được giao; góp
phần khắc phục bệnh quan liêu, mệnh lệnh của người quản lý.
 Dân chủ hóa trong quá trình điều hành.
Tính dân chủ là một trong những yêu cầu cần thiết trong quản lý bộ máy hành chính nhà
nước; cũng là trong những mục tiêu hướng đến của nhà nước ta. Vì thế, trong tổ chức và hoạt động
của công sở cần xây dựng nguyên tắc này. Nội dung của nguyên tắc bao gồm trong quá trình
nghiên cứu, dự thảo, quyết định điều hành cần bàn bạc với các ngành các cấp, đơn vị có liên quan;

lấy ý kiến tập thể nơi công sở đóng, bàn bạc, với các ngành, các cấp, các đơn vị, lấy ý kiến thông
qua hình thức phiếu hỏi, biểu quyết, tổ chức hội nghị, tham khảo ý kiến. Bàn bạc dân chủ và công
khai. Nguyên tắc này làm cho mọi quyết định được đưa ra trong quá trình điều hành công sở có
tính nhất quán, tập hợp được trí tuệ của tập thể cá nhân trong công sở và tổ chức để mọi thành viên
công sở tự hiểu, tự giác thực hiện quy định. Đồng thời, nó đảm bảo cho những quyết định đó được
ban hành đúng đắn và có tính khả thi cao trên thực tế.
 Tuân thủ pháp luật.
Mọi hoạt động của công sở đều phải tuân theo pháp luật được thể hiện qua các quy chế cụ
thể. Các hành vi điều hành tại công sở cũng như dưới danh nghĩa của công sở đều phải đúng với
các quy định của nhà nước, được gọi là những quy chế hành chính. Vi phạm các định chế đó đều
phải bị xem xét theo pháp luật để có biện pháp xử lý. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo được pháp
chế, kỉ luật công sở, lợi ích hợp pháp của mọi thành viên trong công sở; tạo ý thức tự giác cho mọi
thành viên, bộ phận trong công sở; tạo sự đồng bộ, thống nhất trong các hoạt động của công sở.
 Nhận xét chung về mối quan hệ giữa các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của công sở:
Từ những phân tích trên có thể thấy các nguyên tắc có ý nghĩa rất quan trọng trong tổ chức
hoạt động công sở. Các nguyên tắc này không phải áp dụng một cách riêng rẽ mà có mối quan hệ
mật thiết với nhau, làm cơ sở, tiền đề cho nhau; cùng hướng tới mục đích hoạt động hiệu quả của
công sở. Xuất phát từ mối quan hệ muốn phát triển phải ổn định, ổn định làm nền tảng cho phát
triển một cách thông suốt, liên tục; muốn dân chủ hóa trong quá trình hoạt động thì phải đề cao
tính công khai, minh bạch…vì vậy chủ thể điều hành công sở phải biết kế thừa, kết hợp các nguyên
tắc, giữ cho các hoạt động diễn ra trong công sở vận động liên tục; không được ngăn cản hay áp
dụng tùy tiện, sai lệch một trong những nguyên tắc nêu trên. Việc áp dụng tốt các nguyên tắc trong
hoạt động công sở góp phần đáp ứng yêu cầu của đời sống nhân dân, luôn mong muốn được sống
trong một xã hội ổn định và có thể đảm bảo tốt những lợi ích của mình.
2


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.

Học viện hành chính, Khoa văn bản và công nghệ hành chính - Giáo trình
kĩ thuật tổ chức công sở, Nxb. Khoa học và kĩ thuật, Hà Nội, 2012.

2.



3