Tiểu luận chức năng lập kế hoạch trong tổ chức

Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

Đề tài: Chức năng lập kế hoạch
Lớp KH12NS1 – Nhóm 3
Danh sách nhóm:
1. Nguyễn Thị Thùy
2. Đặng Thị
3. Mai Thị
4. Ngô Thị
5. Nguyễn Thị
6. Hà Hữu
7. Phạm Thị
8. Bế Thúy
9. Mậu Thị Thanh
10. Đinh Thị
11. Bùi Thị
12. Lương Thị
13. Nguyễn Thị
14. Lê Phương
15. Trần Thị Hằng
16. Nguyễn Thị
17. Nguyễn Thị
18. Khuất Thị
19. Hoàng Thị Hồng
20. Nguyễn Thị

Linh (Nhóm trưởng)
Dung
Dung
Duyên
Hương

Lâm
Lan
Liễu
Ngân
Ngần
Oanh
Phượng
Thanh
Thảo
Thoa
Thúy
Trâm
Vân
Vân
Xuân

1


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

Mục lục:
A.
B.
I.
1.
2.
3.
4.
5.

6.
7.
8.
II.
1.
2.
3.
4.
C.

ĐẶT VẤN ĐỀ
NỘI DUNG
LÝ LUẬN CHUNG
Khái niệm
Sự cần thiết của lập kế hoạch
Vai trò của Lập kế hoạch
Các thành phần và phân loại kế hoạch
Các nguyên tắc trong lập kế hoạch
Quy trình lập kế hoạch
Các yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch
Phương pháp lập kế hoạch
LẬP KẾ HOẠCH TRONG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Lập kế hoạch trong tổ chức hành chính nhà nước
Vai trò của lập kế hoạch trong tổ chức hành chính nhà nước
Trực trạng công tác lập kế hoạch ở Việt Nam
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch
KẾT LUẬN

2

Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

A. ĐẶT VẤN ĐỀ

Tổ chức ra đời bởi sự kết hợp của hai hoặc nhiều người. Họ phối hợp với
nhau theo những cách thức nhất định và cùng hướng tới mục tiêu chung. Trong
thực tế, dù nhìn nhận dưới góc độ tổ chức nói chung hay tổ chức hành chính nhà
nước, hoạt động theo đuổi mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận thì chúng đều chịu
sự tác động của những biến đổi từ môi trường, đều nỗ lực hướng tới mục tiêu
chung một cách nhanh và hiệu quả nhất.
Để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình hiện thực hóa các mục
tiêu và giảm thiểu tối đa các rủi ro đòi hỏi các tổ chức phải thực hiện tốt chức năng
lập kế hoạch. Lập kế hoạch được xem như một khâu vô cùng quan trọng, phức tạp
đòi hỏi phải tiến hành nhiều hoạt động và cần sự góp sức từ nhiều bộ phận. Đây
cũng được xem như chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của quản lý, là cơ
sở để thực hiện các chức năng khác. Bởi vây, nó quyết định phần lớn sự thành bại
trong tổ chức.
Trước sự vân động không ngừng của các yếu tố kinh tế, chính trị,văn hóa, xã
hội và ngay cả sự biến đổi trong chính bản thân của tổ chức đã đặt tổ chức trong
các mối quan hệ phức tạp và cần có những chuẩn bị trước để thích nghi với các
biến đổi ấy, khi ấy, công tác lập kế hoạch càng bộc lộ rõ rệt vai trò của mình. Do
đó, việc nghiên cứu phân tích về công tác lập kế hoạch để hiểu và nâng cao hiệu
quả công tác này trở nên vô cùng quan trọng. Nội dung bài tiểu luận sau đây sẽ
cung cấp thông tin cơ bản về chức năng lập kế hoạch, thực tiễn về lập kế hoạch
trong các cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan hành chính nhà nước nói riêng
diễn ra như thế nào. Qua đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạn
chế và nâng cao chất lượng lập kế hoạch trong các tổ chức.

3

Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

B. NỘI DUNG CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

I. Lý luận chung.
1. Khái niệm.
Kế hoạch là tập hợp các hoạt động được tính toán trước. Nó là dự định của
nhà quản lý cho các công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương
thức quản lý và các nguồn lực được chương trình hóa.
Chức năng lập kế hoạch: Cho đến nay có rất nhiều khái niệm về chức năng
lập kế hoạch như quan điểm của Steyner, của Roner, của Henrypayh, của Taylor…
Với mỗi quan điểm, mỗi cách tiếp cận khác nhau, chức năng lập kế hoạch đều có
những cách định nghĩa nhất định. Tuy nhiên, về cơ bản đều nêu bật lên khẳng định:
Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu của tổ chức, hình thành các
chiến lược chung để đạt được mục tiêu đó và xây dựng các phương pháp chi tiết
để kết hợp và điều phối công việc của tổ chức nhằm đưa tổ chức tới đích một
cách nhanh và hiệu quả nhất. Qua đó, tìm ra cách thức phối hợp tốt nhất để tận
dụng, phát huy tối đa nguồn lực của tổ chức, biến các nguồn lực tiềm năng
thành cơ hôi để thúc đẩy tổ chức phát triển. Lập kế hoạch đề cập đến cả kết quả
(những gì sẽ được thực hiện) và phương tiện (công việc đó được thực hiện như thế
nào?) Lập kế hoạch là biểu hiện bản chất hoạt động của con người. Nghĩa là trước
khi hoạt động con người phải có ý thức mục tiêu cần đạt được.
Có thể nói, thực chất của việc lập kế hoạch là xây dựng chương trình hành
động, chương trình huy động và điều phối các nguồn lực nhằm đạt được các mục
đích và mục tiêu của tổ chức đặt ra thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa mọi thành
viên trong tổ chức.
Lập kế hoạch là khâu đầu tiên của quá trình quản lý, do đó nếu lập kế hoạch
không tốt sẽ dẫn đến kết quả mục tiêu sẽ không thực hiện được hoặc thực hiện

nhưng không mang lại hiệu quả cao. Nó sẽ quyết định lớn tới việc tổ chức có thực
hiện tốt hay không các chức năng tiếp theo. Kết quả của lập kế hoạch chính là bản
kế hoạch, một văn bản hay thậm chí là những ý tưởng xác định phương hướng
hành động mà tổ chức hành động.
Lập kế hoạch tức là trả lời cho các câu hỏi:
+ What? ( làm cái gì? ) - tương ứng với việc xác định mục tiêu.
+ Who? ( Ai làm? ) - sẽ tương ứng với việc xây dựng nội dung kết hợp phân
công công việc cho những cá nhân, bộ phận cụ thể để đảm nhiệm công việc.
4


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

+ When? ( Bao giờ làm? ) - tương ứng với việc xác định thời gian thực hiện.
+ Where? ( Làm ở đâu? ) - xác định địa điểm thực hiện
+ How? ( Làm như thế nào? )- lựa chọn phương thức
Các câu hỏi trên vừa mô tả yêu cầu phải đáp ứng đối với một bản kế hoạch,
vừa thể hiện các nội dung sẽ có trong một bản kế hoạch hoàn hảo. Bởi vậy, chỉ một
nội dung không được tiến hành hoặc có thực hiện nhưng sơ sài sẽ làm cho toàn bộ
bản kế hoạch không còn giá trị nữa. Kế hoạch là cái cầu bắc qua những khoảng
trống để có thể đi đến đích. Mặc dù chúng ta ít khi tiên đoán được tương lai chính
xác và những yếu tố nằm ngoài sự kiểm soát của chúng ta có thể phá vỡ cả với
những kế hoạch tốt nhất đã có, nhưng nếu như không có kế hoạch chúng ta có thể
để cho các sự kiện xảy ra một cách ngẫu nhiên. Và điều đó sẽ gây ra rất nhiều bất
lợi và phiền toái cho tổ chức. Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi có tri thức, nó
buộc nhà quản lý hay rông hơn là những người làm công tác lập kế hoạch phải xác
định các đường lối một cách chính xác, kỹ lưỡng và đưa ra các quyết định của trên
cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.
Quá trình lập kế hoạch phải liên quan đến tất cả các đối tượng, sự đóng góp
của chính những nhà quản lý các bộ phận và toàn bộ các thành viên trong tổ chức.

Do đó cũng thông qua việc lập kế hoạch thì người quản lý mới có cơ sở để triển
khai, giám sát, đánh giá các hoạt động trong tổ chức.
2. Sự cần thiết của lập kế hoạch
- Do tính không chắc chắn của môi trường quản lý. Chúng ta không thể đoán
trước được các môi trường của quản lý, chúng ta cũng không thể đoán trước được
kế quả và hậu quả của các quyết định quản lý cũng không thể đoán trước được sự
thay đổi của môi trường tác động đến tổ chức. Tương lai luôn có sự thay đổi và
vận động không ngừng, tương lai càng xa thì việc quyết định càng kém chắc chắn.
Do sự bất định của tương lai nên việc lập kế hoạch là tất yếu, nó giúp nhà quản lý
phân tích môi trường, đưa ra những dự báo, tận dụng tối đa nguồn lực của tổ chức,
chủ động ứng phó với những bất trắc và rủi ro trong tương lai….
- Do các nguồn lực của tổ chức luôn gặp những hạn chế ( tài nguyên thiên
nhiên, cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, nguồn tài chính…) do đó tổ chức cần phải
vạch ra cho mình những kế hoạch đúng đắn để có thể khai thác tối đa và hiệu quả
nguồn lực vốn có của tổ chức mình. Qua đó, tìm ra được cách thức để khai thác và
huy động các nguồn lực từ bên ngoài tổ chức.
Ví dụ, trong tương lai tài nguyên thiên nhiên có thể bị cạn kiệt, cơ cấu dân
số già hóa khiến cho thị trường lao động của chúng ta bị khan hiếm… Vì vậy cần
lập kế hoạch để đưa ra những định hướng cho tương lai, đối phó với những khó
5


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

khăn kể trên, dự trù các phương án đối với các trường hợp xấu nhất có thê xảy tới
với tổ chức khi nguồn tài nguyên đó cạn kiệt.
- Lập kế hoạch để mọi bộ phận và thành viên trong tổ chức biết tiến hành
các nhiệm vụ và công việc như thể nào, với những nội dung rõ ràng ( mục tiêu,
thời gian, người thực hiện, phương thức thực hiện, địa điểm thực hiện). Một bản kế
hoạch sẽ là kim chỉ nam để dẫn dắt cho các cá nhân, bộ phận biết mình phải làm

những công việc gì, trình tự ra sao, thời gian cho mỗi công việc, việc gì là quan
trọng, việc gì là cực kỳ quan trọng, việc gì chỉ mang tính chất hỗ trợ. Nhờ vậy, nó
giúp cho các cá nhân, bộ phân trong tổ chức không bị quá tập trung hay lơ là quá
vào một công việc gì. Bởi vậy mà mọi sự nỗ lực của mọi cá nhân đó sẽ hướng vào
mục tiêu một cách chuẩn xác nhất.
- Lập kế hoạch để tìm ra cách tốt nhất để đạt được mục tiêu: Thông qua kế
hoạch người ta đề ra các nhiệm vụ, thiết lập các mục tiêu, xây dựng các định mức,
tiêu chuẩn, chỉ tiêu, dự đoán các biến cố cùng xu hướng trong tương lai và từ đó
lựa chọn các phương pháp để thực hiện các mục tiêu đã được xác định. Hướng dẫn
các nhà quản lý làm cách nào để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng. Mặt
khác, nhờ có kế hoạch các nhà quản lý có thể biết tập trung chú ý vào việc thực
hiện các mục tiêu trọng điểm trong những khoảng thời gian khác nhau.
3. Vai trò của lập kế hoạch.
Mục đích của tất cả các kế hoạch và kế hoạch phụ trợ cho nó là nhằm hoàn
thành những mục đích và mục tiêu của cơ sở.
- Trước hết, lập kế hoạch là hoạch định những gì tổ chức phải làm và cách
thức tiến hành các hoạt động đó nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Đó không
chỉ là chức năng riêng lẻ mà còn là nền tảng để tiến hành các chức năng khác.
- Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho tổ chức biết
vị trí của mình hiện tại cũng như tương lai và phương hướng hoạt động trong
tương lai. Thông qua lập kế hoạch, tổ chức sẽ biết được mình đã đạt được những gì
và thiếu sót những gì, mối quan hệ của tổ chức với môi trường bên ngoài, với các
tổ chức khác như thế nào, từ đó tổ chức sẽ đặt ra con đường, hướng đi mới cho
mình, biết cách phát triển tổ chức mình một cách hợp lý nhất.
- Kế hoạch giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó. Các tổ chức thành
công thường cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với những
ảnh hưởng và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra. Trong quá trình lập kế hoạch,
nhà quản lý sẽ thu thập được các thông tin liên quan đến tổ chức mình, xem xét các
cơ hội cũng như là môi trường xung quanh tổ chức, các tổ chức cạnh tranh… Do

vậy xây dựng kế hoạch cũng chính là làm cho tổ chức tiên liệu được những gì sẽ
6


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

xảy ra trong tương lai để có thể lựa chọn các biện pháp ứng phó, làm giảm sự tác
động của những thay đổi từ môi trường giúp nhà quản lý chủ động hơn với những
thay đổi trong tương lai. Nếu như hệ thống kế hoạch được xây dựng một cách linh
hoạt thì trước sự thay đổi trong tương lai, người quản lý cũng có cơ sở để tìm biện
pháp phù hợp nhất nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Tuy vậy, ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì việc lập kế hoạch là
vẫn cần thiết bởi vì các nhà quản lý luôn phải tìm mọi cách tốt nhất để đạt mục tiêu
và việc lập kế hoạch sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các bộ phận triển khai và
thực thi nhiệm vụ. Một kế hoạch tốt sẽ tạo cơ hội cho tổ chức có thể thay đổi.
- Lập kế hoạch giúp định hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành các mục
tiêu, nghĩa là định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên trong quản lý vào
việc tập trung hoàn thành các mục tiêu. Bản thân việc lập kế hoạch là việc xác định
các mục tiêu và quá trình thực hiện các mục tiêu. Để đạt được mục tiêu đó thì cần
phải có sự tham gia của nhiều bộ phận, nhiều cá nhân khác nhau, mà mỗi bộ phận,
mỗi cá nhân này phải đảm nhân các chức năng khác nhau cho mỗi bộ phận và cá
nhân mình. Khi nhân viên biết được tổ chức sẽ đi về đâu và họ sẽ phải làm gì để
đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu, họ có thể điều phối công việc của mình,
hợp tác với nhau và thực hiện những công việc cần thiết để đi đến mục tiêu, đích
đó của tổ chức. Nếu một tổ chức, các nhà quản lý không thực hiện tốt chức năng
lập kế hoạch, không có kế hoạch sẽ làm cho tiến trình hoạt động của các bộ phận
phòng ban và các cá nhân sẽ trở nên “ ngoằn ngoèo hơn” và không hiệu quả như
mong muốn, có thể làm việc cho những mục đích khác nhau làm cho không đạt
được mục tiêu của tổ chức 1 cách hiệu quả. Vì thế nếu thiếu kế hoạch sẽ tạo ra sự
hoạt động manh mún, sẽ làm cho tổ chức luôn bị động thiếu phối hợp.

- Các kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực, giảm thiểu những
trùng lặp và lãng phí trong tổ chức. Gắn với hệ thống mục tiêu, các bộ phận, các cá
nhân khác nhau trong tổ chức phải thực hiện những nhiệm vụ khác nhau nhằm
hoàn thiện quá trình quản lý cho hoạt động của tổ chức. Khi các hoạt động công
việc được điều phối thì thời gian, các nguồn lực không cần thiết và sự trùng lặp
giữa các bộ phận được giảm tối đa. Hơn nữa, khi các phương thức thực hiện và kết
quả được làm rõ, sẽ dễ nhận thấy những bất hợp lý để khắc phục và loại bỏ. Kế
hoạch thay thế sự hoạt động manh mún, không được phối hợp bằng sự nỗ lực có
định hướng chung, thay thế luồng hoạt động thất thường bởi một luồng đều đặn, và
thay thế sự phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng.
Chúng ta hãy thử làm một phép so sánh giữa hai tổ chức. Một tổ chức luôn
coi trọng việc lập kế hoạch với một tổ chức không tiến hành hoạt động này một
cách thường xuyên sẽ thấy sự khác biệt. Nếu như tổ chức không lập kế hoạch, họ
sẽ không có các phương án dự trù khẩn cấp với các rủi ro và khi các rủi ro đó ập
tới với tổ chức của họ tất cả sẽ rơi vào thế bị động, họ sẽ phải tìm kiếm một cách
thức giải quyết hoàn toàn mới. Như vây, họ sẽ phải thay đổi hoàn toàn và nguồn
7


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

lực( nhân lực, tài chính…) mà họ đầu tư có thể sẽ gấp đôi chi phí ban đầu. Tuy
nhiên, đối với tổ chức đã lập kế hoạch kĩ lưỡng, các rủi ro đó ( tất nhiên không
phải là tất cả ) phần nào đã nằm trong dự trù và chi phí bỏ ra để khắc phục nó đã
được lên kế hoạch từ trước. Các khoản chi phí, đầu tư đó đã được lên kế hoạch và
nằm trong tầm kiểm soát của tổ chức.
- Lập kế hoạch hướng dẫn các nhà quản lý làm cách nào để đạt đươc mục
tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng. Nhờ có kế hoạch các nhà quản lý có thể biết
tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những khoảng
thời gian khác nhau, để đạt được mục đích cuối cùng mà tổ chức đặt ra.

Việc lập kế hoạch là nhịp cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai, tức là
vạch ra con đường cụ thể từ hiện tại đến tương lai, xác định tương lai cần đạt được
cái gì và sẽ đạt được cái gì. Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, người ta sẽ
dự đoán và lập ra các kế hoạch cho tương lai. Nó giúp các nhà quản lý có thể chỉ ra
được những định hướng cần thiết cho sự hoạt động của tổ chức trong tương lai
(vấn đề chiếm lĩnh, mở rộng thị trường, hoặc đó chính là những định hướng về một
loại sản phẩm cần thiết cho sự cạnh tranh hoặc đáp ứng đòi hỏi của khách hàng).

- Các kế hoạch là cơ sở thực hiện chức năng kiểm soát. Lập kế hoạch xây
dựng các mục tiêu và các tiêu chuẩn được sử dụng trong quá trình kiểm tra. Hệ
thống các mục tiêu cụ thể chính là tiêu chuẩn để người quản lý có thể kiểm tra,
đánh giá và điều chỉnh được hoạt động của các bộ phận trong tổ chức. Nếu không
có kế hoạch, chúng ta sẽ không biết chắc chúng ta sẽ đạt được gì, làm cách nào
chúng ta có thể biết được liệu mình có đạt được kết quả thực sự hay không? Khi
lập kế hoạch, chúng ta định ra các mục tiêu và kế hoạch. Sau đó, khi kiểm tra,
chúng ta so sánh những kết quả thực tế với những mục đích, xác định những sai
lệch quan trọng và thực hiện những hành động khắc phục cần thiết. Không lập kế
hoạch thì không có cách nào để kiểm tra.
Hoạt động kiểm soát của cấp trên với cấp dưới thực chất là hoạt động xem
xét, đánh giá xem các nhân viên của mình có tuân thủ theo các chủ trương, chương
trình hành động…vv.. đã được vạch ra từ trước hay không, mức độ kết quả đạt
được là ở mức nào. Vì vậy, các bản kế hoạch được xem bản tiêu chí, là tấm gương
để đối chiếu kết quả nhân viên làm được trên thực tế so với sự chỉ đạo và phân
công của cấp trên.
- Các tổ chức cần phải lập kế hoạch để biết loại quan hệ tổ chức nào, chất
lượng nhân viên nào là cần thiết, các chi nhánh cần phải được chỉ đạo theo đường
lối nào, và cần áp dụng những phương pháp kiểm tra nào.

8

Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

- Nhờ có kế hoạch một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể.
Khi mỗi người trong tập thể cùng hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái
gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn. Và điều quan trọng là ở chỗ, khi thực hiện
những công việc đã được kế hoạch cẩn thận, khoa học, chu đáo từ trước người ta
cảm thấy suôn sẻ, tinh thần làm việc thoải mái, hăng hái và mọi người gắn bó với
nhau. Chính nhờ đó mà năng suất lao động cao hơn, tập thể đoàn kết gắn bó hơn.
- Có thể làm tốt chức năng lập kế hoạch sẽ tạo điều kiện để các nhà quản lý
thực hiện tốt các chức năng khác. Các chức năng khác đều được thiết kế phù hợp
với kế hoạch và nhằm thực hiện kế hoạch. Khi lập kế hoạch, tổ chức sẽ xác lập
mục đích, thành lập chiến lược và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hành
hoạt động. Từ đó, tổ chức sẽ quyết định những gì phải làm, làm như thế nào và ai
sẽ làm việc đó (tương ứng với chức năng xây dựng tổ chức trong quản lý tổ chức),
qua lập kế hoạch thì nhà quản lý cũng định hướng, động viên tất cả các bên tham
gia và giải quyết các vấn đề mâu thuẫn (chức năng điều phối), thông qua lập kế
hoạch để theo dõi các hoạt động để chắc chắn chúng được hoàn thành như trong kế
hoạch (chức năng kiểm tra). Khi kế hoạch phải điều chỉnh thì các chức năng khác
cũng phải điều chỉnh ở những nội dung tương ứng. Thực hiện tốt các chức năng
trên sẽ dẫn đến đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức.
Ví dụ: Tại 2 công ty chuyên kinh doanh về mỹ phẩm, bên công ty A với
những chiến lược mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn trước sự thay đổi của môi
trường, dưới sự quản lý một cách có tổ chức và hệ thống, với những bản kế hoạch
chi tiết giao trách nhiệm cho từng nhân viên với từng nhiệm vụ cụ thể và phụ hợp
với từng người… kết quả là doanh thu cao và luôn hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc.
Và ngược lại bên công ty B, chưa có sự thích ứng cao và chưa nắm bắt trước sự
thay đổi của môi trường, người tiêu dùng, mặt khác do chưa có bản chi tiết và
hoạch định công việc phù hợp với mục tiêu chiến lược cho công ty mình, do đó kết
quả là doanh thu mang lại thấp. Với hai cách làm của hai công ty này đã mang lại

những kết quả khác nhau, qua đó cho ta thấy được sự quan trọng và cần thiết của
việc lập kế hoạch cho một tổ chức, đó là yếu tố mở đầu cho sự thành công của một
tổ chức.
Như vậy, lập kế hoạch đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với tổ chức, mỗi
nhà quản lý. Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức,
khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức một cách hiệu quả, thậm
chí không có một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác. Không có kế
hoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình,
họ không biết khi nào, ở đâu và cần phải làm gì?

9


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

4. Các thành phần của kế hoạch và phân loại kế hoạch
4.1. Các thành phần của kế hoạch
Thông thường 1 bản kế hoạch sẽ bao gồm 4 phần cơ bản sau:
- Các mục tiêu
- Phương hướng và các biện pháp
- Nguồn lực
- Sự thực hiện dự kiến (sự phân công công việc , phân bổ việc sử dụng các
nguồn lực).
Các thành phần này của kế hoạch luôn hỗ trợ và bổ sung cho nhau trong quá
trình lập nên một bản kế hoạch. Cần quan tâm đến tất cả các phần này trong một kế
hoạch vì nếu như chỉ quan tâm đến một thành phần thì bản kế hoạch sẽ không thể
mang lại hiệu quả như mong đợi và có thể thiếu đi tính thực tế và hiệu quả trong
quá trình thực hiện. Để hiểu rõ về các thành phần này sau đây chúng ta sẽ đi tìm
hiểu cụ thể về từng thành phần này.
a. Các mục tiêu

Mục tiêu là cái đích mà tổ chức mong muốn đạt đến.
Mục tiêu là yếu tố không thể thiếu của một tổ chức vì tổ chức xuất hiện và
tồn tại đều nhằm thực hiên một mục tiêu nhất định nào đó có thể là vì lợi nhuận
hay phi lợi nhuận nhưng không một tổ chức nào lại hoạt động mà không vì một
mục tiêu nào cả. Kế hoạch của tổ chức phải thể hiện được mục tiêu mà tổ chức
mong muốn đạt tới trong khoảng thời gian mà kế hoạch đó dự kiến. Đây là yếu tố
quan trọng và tiên quyết mà người lập kế hoạch cần xác định được trong khi tiến
hành lập kế hoạch.
Các mục tiêu là điểm cuối của một bản kế hoạch, bản kế hoạch được lập ra
dù dài hay ngắn cuối cùng cũng sẽ đưa ra được một mục tiêu cơ bản mà kế hoạc h
đó hướng đến. Các mục tiêu cơ sở là kế hoạch của tổ chức tuy nhiên thì mỗi bộ
phận trong tổ chức đều có những mục tiêu cụ thê của bộ phận mình. Nhưng các
mục tiêu của bộ phận cũng hầu hết nhằm thực hiện các mục tiêu cơ bản của tổ
chức một cách hiệu quả nhất chứ rất ít đi ngược lại với các mục tiêu cơ bản của tổ
chức.
Bản kế hoạch có thể đưa ra rất nhiều những mục tiêu nhỏ để nhằm thực hiện
một mục tiêu lớn nào đó.
Ví dụ như để thực hiện mục tiêu tăng doanh thu bán hàng lên 50% trong hai
năm tới của một công ty A thì bản kế hoạch trong 2 năm này của công ty sẽ đưa ra
hàng loạt các mục tiêu nhỏ như: tăng lượng hàng bán ra thị trường trong 2 năm tới,
giảm chi phí sản xuất để tăng khả năng cạnh tranh cho sản phẩm của mình nhằm
bán được nhiều hàng hóa hơn, mở rộng thị trường ra các tỉnh trên cả nước…. Như
vậy để thực hiện mục tiêu tăng doanh thu bán hàng lên 50% thì công ty A đã đưa
10


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

ra hàng loạt những mục tiêu nhỏ cụ thể để thực hiện được mục tiêu trên. Các mục
tiêu này liên quan đến từng bộ phận cụ thể trong công ty ví dụ như bộ phận sản

xuất, bộ phận quảng cáo, bộ phận bán hang…
Thông qua các phần trên ta có thể thấy mục tiêu là thành phần rất quan trọng
của kế hoạc kế hoạc được lập ra đều nhằm những mục tiêu cụ thể và các mục tiêu
này sẽ được xác định trong kế hoạc nhằm tạo định hướng cho các bộ phân trong tổ
chức hoạt động và thực hiện tốt các mục tiêu của mình.
b. Phương hướng và các biện pháp
Phương hướng ở đây là những định hướng mà bản kế hoạch đề ra cho tổ
chức trong thời gian sắp tới nó sẽ chỉ ra hướng đi mà tổ chức sẽ đi theo để thực
hiện được các mục tiêu cụ thể của mình.
Trong mỗi giai đoạn hay tình hình cụ thể thì phương hướng của kế hoạch sẽ
có thể có sự thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức. Phương hướng
sẽ là phần giúp cho tổ chức xác định được cái đích mà tổ chức muốn đạt tới là ở
đâu và phải hoạt động theo hướng nào thì có thể đạt tới mục đích tốt nhất có thể và
mang lại hiệu qủa cao nhất.
Phương hướng là phần cụ thể hóa các mục tiêu xem chúng ta sẽ phải là gì để
đạt được những mục tiêu đã đề ra và làm nó theo định hướng cụ thể nào.
Các biện pháp ở đây là cách thức để có thể thực hiện các phương hướng trên
và đạt được các mục tiêu cụ thể của kế hoạch.
Các biện pháp có thể được áp dụng lâu dài hoặc ngắn hạn, tuy nhiên nó sẽ
được đưa ra dựa trên những tính toán cụ thể về tình hình thực tế các nguồn lực của
tổ chức cũng như tình hình của môi trường bên ngoài tổ chức. Các biện pháp của
kế hoạch có thể là cụ thể hay chung chung tùy theo cấp độ của bản kế hoạch cấp độ
càng nhỏ thì biện pháp càng cụ thể và ngược lại kế hoạch ở cấp độ vĩ mô thì các
biện pháp cũng sẽ chỉ mang tính chất chung chung mà thôi.
Phương hướng và các biện pháp sẽ là phần cụ thể mà kế hoạch đề ra nhằm
thực hiện được các mục tiêu. Không có phần này bản kế hoạch sẽ chỉ mang tính
chất định hướng và không có tính thực tế nhiều do không đưa ra được những định
hướng cụ thể và những các thức để thực hiện như vậy nó sẽ chỉ mang tính lý thuyết
mà thôi.
c. Nguồn lực

Nguồn lực ở đây sẽ là các nguồn nhân lực, vật lực mà tổ chức có thể cung
cấp và đáp ứng được trong thời điểm hiện tại và trong khoảng thời gian mà kế
hoạch dự kiến. Kế hoạch sẽ đề ra những nguồn lực của tổ chức về con người và
các nguồn vật lực của tổ chức như về cơ sở vật chất, về tài chính… Từ đây xác
định xem các nguồn lực này có thể đáp ứng được những mục tiêu mà kế hoạch đã
đề ra hay không và cách thức để có thể khắc phục được những khó khăn về nguồn
lực của tổ chức. Đồng thời cũng có thể sắp xếp, sử dụng một cách hợp lý nguồn
nhân lực trong tổ chức, đúng người, đúng việc và sử dụng một cách có hiệu quả,
tránh tình trạng lãng phí.
11


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

Nó sẽ giúp cho tổ chức nhìn nhận lại được về thực tế mà tổ chức đang có và
có thể đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của kế hoạch hay không. Đồng thời
chúng ta cũng sẽ có thể xác định tốt hơn các biện pháp để thực hiện kế hoạch một
cách hiệu quả nhất (do đã lường trước được những khó khăn mà tổ chức có thể gặp
phải khi thực hiện kế hoạch do các nguồn lực của tổ chức chưa đáp ứng được).
Hoặc cũng có thể điều chỉnh các mục tiêu hay biện pháp sao cho phù hợp với thực
tế tổ chức nhằm sử dụng tốt các nguồn lực và mang lại hiệu quả cao nhất.
d. Sự thực hiện dự kiến
Ở phần này kế hoạch sẽ đưa ra những hoạt động cụ thể của từng bộ phận
trong tổ chức . Các yêu cầu cụ thể xem các bộ phận cần làm gì và làm như thế nào
để có thể đạt được mục tiêu mà kế hoạch đã đề ra. Đồng thời cũng cụ thể hóa việc
sử dụng các nguồn lực của tổ chức về vật lực hay nhân lực xem sẽ sử dụng nó như
thế nào và xác định việc sử dụng các nguồn lực sao cho hiệu quả nhất.
Sự thực hiện dự kiến sẽ cụ thể hóa việc thực hiện kế hoạch trên thực tế của
tổ chức dự kiến về việc thực hiện kế hoạch và những khó khăn thách thức mà tổ
chức có thể gặp phải trong quá trình thực hiện kế hoạch. Sự thực hiện dự kiến cũng

bao hàm cả các phương án được coi là dự kiến, dự bị so với các phương pháp
chính bởi lẽ không phải lúc nào phương án chính cũng được thực thi. Trong một số
trường hơp, các bất lợi xuất hiện sẽ khiến tổ chức phải chuyển từ phương án chủ
chốt sang các phương án mang tính chất dự trù.
Như vậy ta có thể thấy các thành phần của kế hoạch không hề tồn tại riêng lẻ
mà có sự liên kết bổ sung cho nhau, thông qua thành phần này, sẽ giúp làm rõ một
số phần khác của kế hoạch, làm cho kế hoạch tăng tính hợp lý và hiện thực hơn do
đã có sự nghiên cứu và tìm hiểu trước thông qua việc xem xét khía cạnh của tổ
chức để xây dựng các kế hoạch cụ thể và thực tế hơn.
4.2. Phân loại kế hoạch
Kế hoạch trong một tổ chức được thể hiện dưới nhiều cách thức rất đa dang.
Ở mỗi góc độ tiếp cân và các cách phân loại khác nhau, kế hoạch của tổ chức sẽ
được chia thành các loại cụ thể như sau:
• Theo phạm vi : bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch thực thi/hành
động.
+ Kế hoạch chiến lược là kế hoach đưa ra những mục tiêu tổng thể, dài hạn
và phương thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí
của tổ chưc trong môi trường đó. Các kế hoạch kiểu này sẽ do các nhà quản lý cấp
cao thiết kế nhằm xác định các mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Các kế hoạch chiến
lược liên quan tới mối quan hệ giữa con người trong tổ chức và giữa con người của
tổ chức này với tổ chức kia.
+ Kế hoạch thực thi / hành động: là loại kế hoạch mà ở đó có sự chi tiết, cụ
thể hóa của kế hoạch chiên lược và trình bày rõ tổ chức cần phải làm gì để có thể
đạt được các chiến lược đó. Loại kế hoạch này sẽ cụ thể các mục tiêu, công việc
12


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

mà tổ chức cần phải làm trong các khoảng thời gian : tháng, quý, năm liên quan tới

các vấn đề về nguồn nhân lực, nguyên vật liệu, tài chính…
Thông qua kế hoạch hành động này, các đơn vị, bộ phận sẽ biết mình cần
phải làm gì, làm như thế nào trong những khoảng thời gian nhất định để hoàn
thành các mục tiêu ngắn hạn.Qua đó giải quyết mục tiêu chiến lược của tổ chức
đưa ra từ ban đầu.
• Phân loại theo khuôn khổ thời gian:
Dựa trên căn cứ thời gian, kế hoạch sẽ được chia thành 3 loại là kế hoạch
ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
+ Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch thường được giới hạn trong một năm và
được chia thành các kế hoạch năm, nửa năm, quý, tháng, năm, tuần hàng ngày.
Đây là loại kế hoạch cụ thể hóa các kế hoạch trung và dài hạn.
+ Kế hoạch trung hạn và dài hạn là dạng kế hoạch có mục tiêu dài hạn sử
dụng các nguồn lực lớn mang tính chất tổng hợp, có nhiều phương án thực hiện
lớn. Trong thực tế, một kế hoạch trung hạn thường kéo dài từ 1-3 năm và dài hạn
thường được thực hiện từ 5 năm trở lên. Những kế hoạch này chủ yếu nhằm cải
tiến bộ mặt tổ chức như: chiến lược, chính sách vv…và mang lại những thay đổi
mới, có tính chất đột phá cho tổ chức.
•

Phân loại theo tính cụ thể:

Kế hoạch được phân thành 2 loại là kế hoạch định hướng và kế hoạch cụ
thể. Cách phân loại này có nhiều điểm tương đồng so với cách phân loại theo phạm
vi (kế họach chiến lược và kế hoạch hành động). Với một loại là chỉ vạch ra cái
đích và hướng đi chung, một loại sẽ chỉ ra cách đi tới cái đích đó và các bước để đi
theo hướng đi chung đó.
• Phân loại theo đối tượng
Theo cách phân loại này, kế hoạch của tổ chức sẽ có những kế hoạch được
xác định cụ thể với một đối tượng hoặc một mảng vấn đề nhất định. Đó là: nhân
sự, tài chính, kinh doanh, tác nghiệp hay kế hoạch dự án.

+ Kế hoạch nhân sự là kế hoạch đề cập tới các mục tiêu, cách thức mà tổ
chức sẽ tiến hành nhằm đảm bảo cả về số lượng và chất lượng nhân sự của tổ chức
mình cần để đáp ứng cho yêu cầu công việc. Ví dụ như kế hoạch về tuyển dụng, sử
dụng, đào tạo, bồi dưỡng, quản lý nhân sự, lương, thưởng, bảo hiểm….v..v
+ Kế hoạch tài chính là kế hoạch được xây dựng để quản lý chuyên sâu về
màng tài chính, ngân sách của tổ chức. Nội dung của bản kế hoạch sẽ đề cập
đến các vấn đề quản lý chi tiêu, cân đối thu chi hợp lý, xác định mức kinh phí
sẽ phải bỏ ra để thực hiện mục tiêu và vận hành các nguồn lực khác, phương
13


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

thức để tiết kiệm tối đa nguồn tài chính cho tổ chức, giải pháp để nâng cao lợi
nhuận ( với các tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận)
+ Kế hoạch kinh doanh là kế hoạch mà ở đó xác định ra các nhóm công
việc cần và sẽ được tổ chức tiến hành (mà trực tiếp nhất là bộ phân kinh
doanh)nhằm duy trì sự phát triển ôn định, bền vững của tổ chức, làm cơ sở để
thực hiện các kế hoạch tài chính…
Bên cạnh 4 cách phân loại cơ bản trên, kế hoạch của tổ chức còn được phân loại
theo hình thức thể hiện. Đó có thể là các chính sách, thủ tục, quy tắc, ngân quỹ
hay chủng loại khác nhau.
Nhìn chung có rất nhiều cách phân loại kế hoạch. Tuy nhiên, dù ở cách phân
loại nào thì kế hoạch vẫn đóng vai trò như một bản thiết kế các công việc và nhiệm
vụ mà tổ chức sẽ làm trong tương lai, nó quyết định không nhỏ tới sự thành bại của
tổ chức.
5. Các nguyên tắc trong lập kế hoạch:
Muốn đảm bảo thành công thì một bản kế hoạch chiến lược phải đảm bảo
được các yếu tố: thể hiện được mục tiêu, hiệu quả, cân đối, linh hoạt, đảm bảo cam
kết, phù hợp, nhân tố hạn chế, khách quan.

5.1.
Nguyên tắc mục tiêu
Nguyên tắc mục tiêu yêu cầu việc lập kế hoạch cần nêu rõ được mục tiêu
cần đạt được của tổ chức. Mục tiêu là cái đích mà tổ chức hướng tới. Nó cần phải
được xây dựng một cách rõ ràng, có tính đến các yêu tố về kinh tế kỹ thuật công
nghệ, xã hội , chính trị và đạo lý của môi trường. Mục tiêu mà kế hoạch thực hiện
mang tính chất lâu dài, rộng lớn. Vì thế, kế hoạch chiến lược lập ra phải chắc chắn
thực hiện trong tương lai. Kế hoạch mà tổ chức thực hiện phải đảm bảo mục tiêu
phát triển của tổ chức, trong thời gian ngắn cũng như trong thời gian dài hạn.
Do toàn bộ công việc lập kế hoạch là nhằm đạt được các mục tiêu của cơ sở,
cho nên chính hoạt động của lập kế hoạch tập trung sự chú ý vào những mục tiêu
này. Những kế hoạch được xem xét đầy đủ toàn diện sẽ thống nhất được các hoạt
động tương tác giữa các bộ phận. Những người quản lý đang gặp phải những vấn
đề cấp bách, buộc phải thông qua việc lập kế hoạch để xem xét tương lai, thâm chí
cần phải định kì sửa đổi và mở rộng kế hoạch để đạt được mục tiêu đã định.
5.2.

Nguyên tắc hiệu quả.

Nguyên tắc hiệu quả đảm bảo kế hoạch đưa ra cần phải mang tính khả thi,
có thể thực hiện và đạt hiệu quả cao. Nếu kế hoạch đưa ra không có tính khả thi,
không thể đạt hiệu quả cao sẽ khiến cho hoạt động của tổ chức bị đi chệch với mục
tiêu đã đặt ra. Khi đó, kế hoạch đó sẽ vấp phải sự cản trở, không đồng tình của các
14


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

thành viên tham gia. Mỗi thành viên cần phải nắm rõ được trách nhiệm của mình,
để thực hiện đúng công việc, đúng thời hạn không làm ảnh hưởng tói công việc của

bộ phận khác.
5.3.

Nguyên tăc khách quan.

Hoạt động lập kế hoạch do con người thực hiện, do chính những con người
trong tổ chức điều tra, phân tích, xác định môi trường trong hiện tại và cả tương
lai. Chính vì vậy có thể do ý chí chủ quan của những người thực hiện lập kế hoạch.
Nguyên tắc này đòi hỏi sự khách quan của những người thực hiện, cần dựa trên
những yếu tố khách quan, chính xác của môi trường bên trong và bên ngoài tổ
chức.
Quá trình lập kế hoạch chính là quá trình thu thập và xử lý thông tin có liên
quan về mục tiêu các nguồn lực và các phương án thực hiên. Vì thế nội dung của
kế hoạch không phải là sản phẩm chủ quan, theo sở thích của nhà quản lý mà là sự
chắt lọc thông tin từ thực tế. Tất cả các kế hoạch phản ánh thuần túy nguyện vọng
của nhà quản lý sẽ chỉ là những “viển vông” không có tính khả thi. Các kế hoạch
cần thực hiện đúng và nghiêm túc theo đúng như bản kế hoạch. Trong nhiều
trường hợp công việc được tiến hành theo như bản kế hoạch đã có mà dựa vào
mối tương quan của tổ chức, không thể cứng nhắc trong mọi công việc, có thể tùy
vào từng tình hình cụ thể của tổ chức để thay đổi bản kế hoạch. Việc lập kế hoạch
cần có sự tham gia quản lý của người quản lý ở mọi cấp, việc lập kế hoạch cần có
tổ chức.
5.4.
Nguyên tắc cân đối:
Một kế hoạch chiến lược cần phải khai thác được điểm mạnh mọi mặt của
doanh nghiệp, đặc biệt là điểm mạnh về nguồn nhân lực. Các kế hoạch đề ra cần
đảm bảo được nhu cầu bên trong và bên ngoài tổ chức, kế hoạch đam bảo cho sự
phát triển bên trong tổ chức và bản kế hoạch đề ra. Các thành viên trong bạn lãnh
đạo với nhân viên cần phải kết hợp chặt chẽ với nhau, hiểu rõ giá trị mà chiến lược
đề ra và quyết tâm thực hiện.

Việc lập kế hoạch cho tổ chức phải đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện
mang tính chất, giữa các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
5.5.

Nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt.

Lập kế hoạch chỉ là dự tính trước hướng đi trong tương lai, nên sự thay đổi
của môi trường trong tương lai có thể khiến cho kế hoạch không được thực hiện
hoặc thực hiện một cách không triệt để. Vì vậy, khi lập kế hoạch cần đưa ra các
15


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

dự tính, các phương án để có thể thích ứng với sự thay đổi. Nếu một kế hoạch
không có tính linh hoạt thì khi xảy ra sự cố ở một giai đoạn nào đó nó sẽ làm ảnh
hưởng, làm gián đoạn đến tất cả quá trình hoạt động của tổ chức. Điều đó sẽ gây
ra thiệt hại lớn về chi phí cho tổ chức. Nếu có thể xây dựng các kế hoạch càng
linh hoạt, thì sự đe dọa thiệt hại gây ra do các tình huống chưa lường trước sẽ
càng ít. Tuy nhiên để lập một kế hoạch mang tính linh hoạt có thể phải tốn chi phí
khá lớn, vì vậy, tổ chức cần lập kế hoạch phù hợp với nguồn lực của tổ chức
mình.
Nguyên tắc đảm bảo cam kết:
Việc lập kế hoạch có logic bao gồm một thời kì trong tương lai, cần thiết để
thực hiện những cam kết có liên quan đến với những quyết định đưa ra ngày hôm
nay, thông qua hàng loạt hành động.
Ngụ ý của nguyên tắc cam kết là lập kế hoạch dài hạn không phải là lập kế
hoạch thực sự cho các quyết đinh tương lai mà đúng hơn là lập kế hoạch cho
những đóng góp tương lai của các quyết định ngày hôm nay. Nói cách khác, một
quyết định là một sự cam kết, thông thường là về ngân quỹ, về phương hướng hành

động hay về uy tín. Một quyết định được nhìn nhận khi đã được công bố, khi đó
người quản lí sẽ nhận thức được giá trị của việc khớp nối các quyết định hiện tại
với những vấn đề suy xét lâu dài.
Nếu một cam kết về thời hạn kế hoạch dài hơn thời gian mà người quản lí
tương lai với độ chính xác thích hợp, và nếu không có khả năng xây dựng một kế
hoạch đủ mềm dẻo với một chi phí hợp lý, họ có thể rút ngắn một cách tùy ý thời
hạn cam kết của họ.
Mặc dù nguyên tắc này chỉ rõ các loại kế hoạch khác nhau, nhưng các thời
hạn được dùng là sự nhượng bộ. các kế hoạch ngắn hạn chủ yếu có xu hướng được
chọn theo các quý và năm, do sụ cần thiết trong thực hành để làm cho các kế hoạch
phù hợp với các thời kỳ hạch toán.
Nói tóm lại, nguyên tắc cam kết là nguyên tắc đảm bảo cho viêc thực hiên các
công việc được nêu ra trong bản kế hoạch sẽ được thực hiện đúng trên thực tế (về
thời gian, đia điểm, cách thức…), trừ một số trường hợp có sự thay đổi đột xuất do
các tác nhân từ môi trường.
5.6.

Quy trình lập kế hoạch
Mỗi tổ chức từ khi thành lập đều mang những sứ mệnh và nhiệm vụ khác nhau,
nhưng để tổ chức hoạt động được hiệu quả thì cần có một bản kế hoạch chi tiết về
hoạt động của tổ chức. Để có một bản kế hoạch có chất lượng người lập kế hoạch
cần phải tuân theo quy trình chặt chẽ 8 bước:
B1: Đánh giá các cơ hội
Việc nhận thức các cơ hội là bước đầu tiên của quá trình lập kế hoạch. Cơ
hội là một hoàn cảnh hoặc điều kiện đặc biệt mà ta có được, nếu nắm bắt được cơ
hội ta sẽ đạt được những thành quả có thể tạo nên những bước nhảy vọt mà trong
6.

16

Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

hoạt động bình thường khó đạt được. Chính vì vậy, nhà lãnh đạo, quản lý cần biết
được tổ chức đang đứng trước những cơ hội nào trong tương lai để có thể nắm bắt
chính xác kịp thời, tận dụng một cách hiệu quả. Cần biết được tổ chức mình đang
đứng ở đâu trên cơ sở điểm mạnh, điểm yếu của mình, hiểu rõ tại sao chúng ta phải
giải quyết những điều không chắc chắn, và biết chúng ta hy vọng thu được những
gì.
Việc phân tích cơ hội có thể được hiểu là việc phân tích đánh giá các môi
trường bên ngoài của tổ chức như môi trường kinh tế, chính trị, xã hội… Môi
trường đó có thể tạo ra những cơ hội tốt cho tổ chức nhưng có thể cũng tạo ra
những thách thức không hề nhỏ có nguy cơ ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức.Ở
mỗi thời điểm mỗi tổ chức có thể đứng trước nhiều cơ hội khác nhau, nhưng do bị
hạn chế về nguồn lực nên họ chỉ theo đuổi một vài cơ hội thành hiện thực khi đó
người quản lý cần phải sàng lọc, lựa chọn ra các cơ hội đáng giá nhất. Việc đưa ra
các mục tiêu thực hiện của tổ chức dựa vào sự nhận thức này.
Ví dụ như: Khi lập kế hoạch phát triển kinh doanh của một công ty trong
vòng 3 năm tới đây họ căn cứ vào hiện tại và những cơ hội có thể xảy đến trong
tương lại như tình hình thị trường, thị hiếu khách hàng (xu hướng), nắm bắt những
chính sách , đường lối chủ trương mới của Nhà nước về phát triển kinh tế để có thể
đưa ra một bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả .
Phương pháp đánh giá cơ hội có thể là phương pháp kinh nghiệm, phân tích
logic hoặc qua sự đánh giá của các chuyên gia.
B2: Thiết lập các mục tiêu.
Việc thiết lập các mục tiêu bao gồm mục tiêu cho toàn cơ sở và mục tiêu cho
mỗi đơn vị công tác cấp dưới. Các mục tiêu sẽ xác đinh các kết quả cần thu được
và chỉ ra điểm kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch, tổ chức sẽ đi đến đâu, đạt
đến trình độ phát triển nào với những mục tiêu đặc trưng cho trình độ phát triển
ấy. Tổ chức sẽ đặt ra mục tiêu cho toàn cơ sở, đó sẽ là cái đích mà tất cả những các

thành viên, các bộ phận trong tổ chức, dù làm gì thì cần phải hướng đến mục tiêu
đó. Đồng thời, mỗi bộ phận trong tổ chức từ mục tiêu cơ bản của tổ chức cũng đặt
ra cho mình mục tiêu cụ thể, rõ ràng hơn, làm định hướng cho hoạt động của mình.
Ví dụ, trong một doanh nghiệp, mục tiêu của doanh nghiệp này là trong năm
tới, doanh số cũng như lợi nhuận bán hàng của doanh nghiệp sẽ tăng gấp đôi năm
nay. Để đạt được mục tiêu đó thì các bộ phận trong doanh nghiệp cũng cần đặt ra
mục tiêu cho mình như bộ phận bán hàng thì có mục tiêu gì, bộ phận quảng cáo, bộ
phận sản xuất thì đạt mục tiêu gì.
Một mục tiêu sai lầm có thể khiến cả đoàn tàu trật bánh, phải trả giá đắt, bị
tụt hậu hàng tháng, thậm chí hàng năm trời. Bởi vậy, vấn đề đặt mục tiêu luôn là
bài toán khó, nhiều ân số và đầy cạm bẫy. Một mục tiêu quá thấp sẽ không có giá
trị, sẽ không tạo động lực làm việc cho tổ chức. Trái lại một mục tiêu quá cao có
thể biến nhà lãnh đạo trở thành ảo tưởng. Các mục tiêu của các bộ phận, đơn vị cấp
dưới cần phải thống nhất với nội dung của mục tiêu cơ sở, và mục tiêu các mục
17


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

tiêu của các bộ phận cũng có sự liên kết với nhau, không được mâu thuẫn, chồng
chéo.
Để xây dựng mục tiêu thường có hai phương pháp được sử dụng:
- Xây dựng mục tiêu kiểu truyền thống: chủ yếu các mục tiêu chung do cấp
quản lý cao nhất xác định ,tiếp theo sẽ phân bổ các cấp tiếp theo. Mục tiêu
chung đóng vai trò định hướng,hướng dẫn đồng thời định hướng hành vi
thực hiện cho nhân viên.
- Quản lý theo mục tiêu: cả nhân viên và cấp quản lý cùng nhau xác định mục
tiêu cho tổ chức, đánh giá kết quả định kỳ và trao thưởng cho cá nhân, đơn
vị hoàn thành muc tiêu kế hoạch trước.
B3: Phát triển các tiền đề;

Bước thứ 3 trong quá trình lập kế hoạch là hình thành, mở rộng và đạt được
sự nhất trí để sử dụng các tiền đề cấp thiết cho việc lập kế hoạch. Các tiền đề lập
kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể được áp dụng, các kế hoạch
hiện có của tổ chức. Chúng là giả thiết về môi trường mà trong đó ta muốn thực
hiện các kế hoạch.
Dự báo đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các tiền đề. Loại thị
trường? Số lượng sản phẩm sẽ bán? Giá bán? Sản phẩm gì? Những triển khai kỹ
thuật nào? Chi phí gì? Mức lương ra sao? Mức thuế và chính sách thuế? Xây dựng
nhà máy mới nào? Chính sách nào ảnh hưởng tới lãi cổ phần? Làm thế nào có tài
chính để mở rộng? Môi trường xã hội và môi trường chính trị như thế nào?
Phát triển các tiền đề bao gồm hai loại:
- Loại thứ nhất là các tiền đề dự báo những chính sách còn chưa đưa ra. Nhà
quản lý sẽ dựa trên những dự báo mới chỉ là trên ý tưởng, đoán trước về
tương lai sẽ xây dựng nên một bản kế hoạch, chính sách mới cụ thể, chi tiết
hơn và có khả năng thực hiện.
Ví dụ: Một công ty không có kế hoạch về chế độ bảo hiểm cho nhân viên và
không có chính sách gì về vấn đề này, các tiền đề lập kế hoạch cần phải dự đoán
trước xem trong tương lai chính sách đó có được ban hành hay không, nếu có thì sẽ
bao gồm những công việc, nội dung cụ thể gì.
- Loại thứ hai là các tiền đề phát sinh một cách tự nhiên dựa trên các chính
sách hiện hành hoặc các kế hoạch khác đã và đang thực hiện. Nhà quản lý sẽ
dựa vào đó, khi thấy hợp lý thì sẽ phát triển, mở rộng nó ra để đạt được kết
quả tốt hơn, hoặc dựa vào những sai sót trong quá trình thực hiện bản kế
hoạch đó thì có sự điều chỉnh, biến đổi mới hơn để thực hiện hiệu quả hơn.
Ví dụ: Hiện tại công ty đang có kế hoạch trong vòng 6 tháng đã đạt hiệu quả
cao, mang lại lợi nhuận cho công ty, đây là một tiền đề quan trọng cho việc lập kế
hoạch. Nhà quản lý có thể sẽ không xây dựng một kế hoạch hoàn toàn mới mà dựa
trên kế hoạch này, mở rộng thêm quy mô và phạm vi hoạt động để công ty đạt
được lợi nhuận cao hơn.

18


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

Khi chúng ta xem xét các cấp bậc tổ chức thấp hơn, sự cấu thành các tiền đề
lập kế hoạch có thay đổi đôi chút. Quá trình cơ bản là như nhau, nhưng các kế
hoạch chính cũ và mới sẽ ảnh hưởng một cách cụ thể hơn đến tương lai mà các nhà
quản lý cấp dưới dựa vào đó để đặt kế hoạch. Các kế hoạch của một lãnh đạo cấp
cao tác động đến phạm vi điều hành của người quản lý cấp dưới sẽ trở thành các
tiền đề cho việc lập kế hoạch của cấp dưới.
Vì tương lai quá phức tạp, cho nên việc lập các giả thiết về mọi chi tiết về
môi trường tương lai của một kế hoạch có lẽ là không có lợi hoặc phi thực tế. Do
đó cũng như các vấn đề thực hành khác, các tiền đề được giới hạn theo các giả
thiết có tính chất chiến lược hoặc cấp thiết, để dẫn tới một kế hoạch mà các tiền đề
này có ảnh hưởng nhiều nhất tới sự hoạt động của kế hoạch đó.
Các tiền đề của lập cần có sự thống nhất với nhau và cần có sự nhất trí của
phần đông các thành viên trong tổ chức, có như vậy thì công tác lập kế hoạch mới
được thực hiện tốt và bản kế hoạch mới có giá trị.
B4: Xác định các phương án lựa chọn.
Bước thứ tư trong lập kế hoạch là tìm ra và nghiên cứu các phương án hành
động tốt nhất, khả thi nhất để thực hiện mục tiêu.
Có nhiều cách và nhiều con đường để đạt đến mục tiêu nên cần xây dựng
nhiều phương án để có cơ sở lựa chọn phương án tối ưu tùy vào các điều kiện cụ
thể khác nhau, các phương án đó có thể được so sánh với nhau để cuối cùng tổng
hợp bổ sung cho nhau hoàn thiện ra một phương án tối ưu nhất. Tuy nhiên, cũng
không nên xây dựng quá nhiều phương án (không nên quá 5) vì tốn kém nguồn
lực, thời gian để xây dựng, đánh giá kéo dài và có thể dẫn đến mất cơ hội. Do đó
các nhà làm kế hoạch thường phải thực hiện bước khảo sát sơ bộ để phát hiện ra
các phương án có triển vọng nhất.

Bước 5: Đánh giá phương án lựa chọn:
Căn cứ vào các phương án được lựa chọn, người quản lý cần xem xét phân
tích đâu là điểm mạnh,điểm yếu, những nội dung thực tế và phi thực tế của từng
lựa chọn. Cần dựa trên cơ sở các tiền đề đặt ra và các mục đích.
Trên thực tế có nhiều phương án và có vô kể các biến số ràng buộc cần phải
xem xét cho nên việc đánh giá sẽ rất khó khăn . Nếu tương lai chắc chắn, khả năng
dự trữ vốn và tiền mặt, các nguồn lực đầy đủ các yếu tố có thể có những số liệu
xác định thì việc phương án đưa ra có thể thực thi ngay. Tuy nhiên có nhiều người
xây dựng kế hoạch thường không đi vào tìm hiểu tình hình thực tế, nên sau khi
hoàn thiện kế hoạch và đưa ra đánh giá sẽ có rất nhiều yếu tố bất định, khan hiếm
vốn,nhân lực có trình độ không đủ , các ý kiến trái chiều ... do vậy gặp rất nhiều
khó khăn, kể cả là nguyên nhân đơn giản.
Xét thấy có thể có những phương án mang lại lợi nhuận cao nhất xong cần
vốn đầu tư lớn,khả năng quay vòng, hồi vốn lại rất chậm. Và có phương án khác
có thể lợi nhuận thấp, ít rủi ro, khác nữa là lại chỉ có lợi về mọi mặt cho tổ chức
nhưng là trong dài hạn…. Mỗi tổ chức có những điều kiện, môi trường không
giống nhau cả tài lực, vật lực và thông tin, mục tiêu đưa ra, tiền đề tổ chức có
19


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

nhưng làm thế nào để cân bằng tất cả cho hợp lý và đánh giá được phương án nào
là tối ưu nhất và phù hợp nhất với thực trạng tổ chức mình.
Phương pháp phân tích để đánh giá:
Phân tích định tính: Sử dụng kinh nghiệm của đội ngũ chuyên môn, để đánh giá sự
vật, hiện tượng nào đó. Cách này là cần thiết nhưng chưa đầy đủ để lựa chọn
phương án tối ưu vì nó chỉ đưa ra đánh giá sơ bộ các phương án để loại trừ những
lựa chọn kém khả thi.
Phân tích định lượng: Lượng hóa các phương án và đánh giá dựa vào các chỉ tiêu

hiệu quả.
Bước 6: Lựa chọn phương án
Đây là thời điểm thực sự đòi hỏi người quản lý phải đưa ra quyết định của
mình dựa vào các kết quả đánh giá phương án. Trên thực tế, sau khi xem xét đánh
giá phân tích các phương án ở bước 5 thì kết quả cho thấy rằng có hai hoặc nhiều
phương án thích hợp và người quản lý có thể quyết định thực hiện một số phương
án chứ không chỉ dung một phương án tốt nhất. Sự kết hợp các phương án đó có
thể sẽ đem lại kết quả tối ưu, đạt được mục tiêu như đã định
Đôi khi việc phân tích và đánh giá nêu trên cho thấy có hơn 1 cách thích hợp
và người quản lý có thể quyết định thực hiện , phối hợp 1 số phương án chứ không
phải chỉ dùng 1 cái thích hợp nhất.
Bước 7: Xây dựng các kế hoạch phụ trợ
Không ai hoàn hảo tới mức tự mình làm tất cả mọi việc cũng như không có
kế hoạch nào là độc lập tự nó có thể thành công, kế hoạch chính không thể bao
gồm đầy đủ các yếu tố cần thiết để thực hiện mục tiêu hoàn hảo được mà cần đòi
hỏi các kế hoạch phụ bổ trợ thực hiện kế hoạch chính. Kế hoạch chính thường
đóng vai trò như định hướng hoạt động, còn kế hoạch phụ trợ sẽ bao gồm những
công việc, những yếu tố cần thiết để làm hoàn hảo các bước thực hiện mục tiêu.
Nhiều khi bản thân các kế hoạch phụ trợ đó lại quyết định thành công cho kế hoạch
chính. Như chúng ta đã nói thì việc lập kế hoạch không phải là chắc chắn rằng tổ
chức sẽ làm những việc như đã lập kế hoạch và sẽ đạt được những mục tiêu trong
kế hoạch mà do sự thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài thì có thể kế
hoạch đó sẽ không như mong muốn.
Ví dụ : công ty A chuẩn bị lên kế hoạch thành lập thêm 1 chi nhánh mới, để
thực hiện được đương nhiên các nhà tổ chức phải đưa thêm các kế hoạch về địa
điểm,quy mô chi nhánh,tuyển dụng nhân sự, điều động …. Nếu việc chọn lựa địa
điểm không cẩn thận rất dễ dẫn tới làm ăn thua thiệt cho công ty, nếu chuyên về
dịch vụ cần chọn địa điểm đông dân, nhưng nếu sản xuất, khai thác lại cần 1 vị trí
rộng, xa dân cư… do vậy chuẩn bị các kế hoạch đi kèm là điều rất cần thiết, không
bao giờ thiếu được.

Bước 8: Ngân quỹ hóa kế hoạch

20


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

Sau khi quyết định đã được công bố, kế hoạch đã xây dựng xong thì bước
cuối cùng để đưa kế hoạch vào thực tê, làm chúng có ý nghĩa, đó là lượng hóa
chúng bằng cách chuyển sang dạng ngân quỹ. Ngân quỹ chung của một doanh
nghiệp biểu thị tổng toàn bộ thu nhập và chi phí, với lợi nhuận hoặc số dư tổng
hợp. Dựa vào đó nhà quản lý biết được cần phải đầu tư bao nhiêu vào thời điểm
nào, hay có bao nhiêu thời gian để thực hiện kế hoạch, xây dựng mô hình vật tư
cho phù hợp với nguồn vốn phù hợp mục tiêu đề ra.
Mỗi chương trình đều có ngân quỹ riêng và được chi thêm thêm từ quỹ
chung tổ chức nếu cần. Nếu nhà quản lý điều hành tốt, ngân quỹ sẽ trở thành một
phương tiện để kết hợp các kế hoạch khác nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng
để đo lường sự tăng tiến kế hoạch.
Các yếu tố ảnh hưởng.
Công tác lập kế hoạch chịu sự tác động của rất nhiều các yếu tố chủ quan và
khách quan:
- Chủ quan:
7.

+Trình độ của người lập kế hoạch:
Trong tổ chức người làm công tác lập kế hoạch có thể là người lãnh đạo,
người quản lý các bộ phận, đơn vị, phòng ban…v.v.. Để có được một bản kế hoạch
cụ thể, rõ ràng và chất lượng nhất đòi hỏi người lập bản kế hoạch đó phải có những
trình độ, năng lực cần thiết:
• Họ phải hiểu rõ sứ mệnh, chiến lược của tổ chức mình .

• Có hiểu biết các kiến thức về các vấn đề kinh tế, văn hóa, xã hội, đặc biệt là
lĩnh vực thuộc chuyên môn của mình.
• Có kĩ năng về thu thập các thông tin, củng cố nhận thức, có những dự tính,
hoạch định cho tương lại, có tầm nhìn xa trông rộng.
• Có khả năng tổng hợp cũng như phân tích, nhìn nhận vấn đề.
Nếu như người làm công tác kế hoạch không đáp ứng được các yêu cầu trên
thì lập kế hoạch trở thành một công việc rất khó khăn, thậm chí là không thể thực
hiện được. Các bản kế hoạch đưa ra sẽ không mang lại chất lượng và hiệu quả thực
sự.
Tóm lại, nhân sự làm công tác lập kế hoạch phải trang bị đầy đủ những kiến
thức, kĩ năng trên mới có thể hiểu được các thành phần của một bản kế hoạch và
mối quan hệ giữa các thành phần đó để đưa ra một bản kế hoạch hợp lý, khả thi và
có độ linh hoạt cao.
+Mục tiêu, chiến lược của tổ chức.
Chiến lược của tổ chức là những định hướng và phạm vi hoạt động của một
tổ chức trong dài hạn, ở đó tổ chức phải giành được lợi thế thông qua việc kết hợp
các nguồn lực trong một môi trường ẩn chứa nhiều thử thách, nhằm thỏa mãn tốt
21


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

nhất nhu cầu của thị trường, khách hàng, đối tượng tổ chức hướng tới và đáp
ứng mong muốn của các tác nhân có liên quan đến tổ chức, hướng tới thực hiện
mục tiêu chung và hoàn thành sứ mệnh của tổ chức.
Chiến lược của tổ chức sẽ ảnh hưởng tới việc lập kế hoạch vì :
• Chiến lược không nhằm vạch ra một cách chính xác làm thế nào để đạt được
các mục tiêu nhưng nó cho ta một bộ khung để hướng dẫn tư duy và hoạt
động tạo tiền đề cho việc lập kế hoạch.
• Chiến lược liên quan đến mục tiêu phát triển dài hạn. Do đó, nó quyết định

tới các đòi hỏi về nguồn nhân lực, đào tạo, đánh giá, đề bạt… Đồng thời mỗi
một loai chiến lược thường đòi hỏi những nguồn lực tương thích với nó. Vì
nếu không có sư kết hợp đó thì tổ chức sẽ không đạt được mục tiêu của mình
• Đối với các mục tiêu: nhiều mục tiêu ngắn hạn sẽ góp phần thực hiện các
mục tiêu dài hạn . Ở mỗi một thời kỳ khác nhau, để thực hiện các nhiệm vụ
khác nhau sẽ có các mục tiêu khác nhau. Bởi vậy mà với các mục tiêu khác
nhau các kế hoạch được đưa ra sẽ không giống nhau và quá trình để xây
dựng lên nó cũng sẽ có những khác biệt nhất định.
Do đó ta hoàn toàn có thể nhận thấy tâm quan trọng của chiến lược, mục tiêu
chung tới công tác lập kế hoach. Chiến lược được xác định một cách cụ thể,
rõ ràng sẽ là tiền đề để xây dựng kế hoạch được chi tiết hóa hơn bao giờ hết.
Một chiến lược, mục tiêu mơ hồ sẽ dẫn tới lập kế hoạch một cách chung
chung, trừu tượng và khó tiến hành được trên thực tế.
+ Khuôn khổ thời gian (thời hạn lập kế hoạch)
• Việc lựa chọn lập kế hoạch ngắn hạn hay dài hạn nó tác động đến hiệu quả
của một bản kế hoạch. Vì vậy, ở các tổ chức cần lựa chọn thời gian hợp lý
để lập kế hoạch và mỗi loại kế hoạch (dài hạn, trung hạn, ngắn hạn) lại đòi
hỏi các yêu cầu, phương pháp lập kế hoạch là khác nhau.
Các bản kế hoạch dài hạn thường có nhiều các nhiệm vụ cần phải làm hơn,
nhiều công việc gắn với sự bố trí, sắp xếp và phân công công việc hơn các
kế hoạch trong thời gian ngắn hạn.
• Trên thực tế, việc lập kế hoạch và việc dự đoán để làm cơ sở cho việc lập kế
hoạch là khá tốn kém nên tổ chức không nên lập kế hoạch trong một khoảng
thời gian quá dài (vượt quá mức thời gian được cho là hợp lý) hay trong một
khoảng thời gian quá ngắn vì sẽ dẫn đến sự lãng phí thời gian, công sức và
tiền bạc.
• Cá nhân,bộ phân làm công tác lập kế hoạch cần đưa ra một thời gian đủ dài
để có thể xác định hay đo lường được một cách cụ thể các chi phí bỏ ra cho
công tác lập kế hoạch , từ đó có cách thức để thu hồi lại các khoản đó thông
qua việc thực thi kế hoạch.

22


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

Từ đó ta có thể thấy để có được một bản kế hoạch vừa có tính khả thi, hợp
lý, vừa tiết kiệm được chi phí bỏ ra thì cần lựa chọn một khoảng thời gian thích
hợp để xây dựng bản kế hoạch đó.
+ Yếu tố về thông tin và chất lượng dự báo:
Sở dĩ có thể đưa 2 vấn đề này vào thành một nhóm yếu tố ảnh hưởng bởi
chúng có sự liên quan mật thiết với nhau. Để có thể đưa ra các dự báo đòi hỏi
người làm công tác lập kế hoạch phải căn cứ vào những thông tin mà họ thu thập
được. Thông tin càng chính xác, có độ tin cậy cao thì chất lượng dự báo càng tốt.
• Dự báo ở đây có thể là các định hướng phát triển cho tổ chức trong tương
lai, các rủi ro có thể xảy đến với tổ chức, các đối thủ cạnh tranh, môi
trường hoạt động của tổ chức, những cơ hội và khả năng tiềm ẩn….v.v..
• Công tác dự báo giúp tổ chức có thể thấy trước được những cơ hội, lường
trước các rủi ro có thể xảy ra từ đó tìm kiếm các giải pháp để xử lý, giải
quyết một cách tối ưu các vấn đề, thúc đẩy sự phát triển của tổ chức. Bởi
vậy công tác dự báo sẽ có ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng của một
bản kế hoạch. Dự báo càng chính xác sẽ giúp tạo ra một bản kế hoạch
càng chi tiết, khả thi và đi đúng hướng mà các thành viên trong tổ chức
mong muốn
• Trong công tác dự báo, thông tin giữ vai trò không thể thiếu. Thông tin
tác động tới quá trình dự báo. Thông tin mà tổ chức thu thập được càng
nhiều, càng đa dạng và chính xác bao nhiêu thì công tác dự báo diễn ra
càng thuận lợi. Các phần trên đã chứng minh, lập kế hoạch là sự định
hướng trước cho tương lai bởi vậy nó sẽ ảnh hưởng tới tính sát thực của
bản kế hoạch so với tương lai và hợp lý hóa các công việc mà các đơn vị

tổ chức sẽ phải làm trong tương lai.
+Sự tham gia của các thành viên trong tổ chức vào quá trình lập kế hoạch.
• Nếu tất cả những thành viên (các cấp) trong doanh nghiệp được tham gia
vào quá trình lập kế hoạch, họ sẽ có cơ hội được đóng góp ý kiến thuộc
lĩnh vực chuyên môn của mình, thậm chí là tất cả những vấn đề mà họ
hiểu biết và quan tâm có liên quan tới nội dung xây dựng kế hoạch. Từ
đó tạo ra sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình kế hoạch hóa.
Yếu tố này có sự ảnh hưởng tới chất lượng của bản kế hoạch bởi dưới quan
điểm của nhiều người sẽ tạo tính khách quan trong bản kế hoạch, tổ chức có thể có
được nhiều ý tưởng hay và sáng tạo từ các nhân viên trong tổ chức mình. Hơn nữa,
qua sự tham gia của các thành viên trong tổ chức trong xây dựng bản kế hoạch thể
hiện tính dân chủ, nhờ vậy khi đưa kế hoạch đó vào thực hiện sẽ có tính khả thi cao
và được sự chấp thuận của nhiều người.
- Khách quan:
23


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

Bên cạnh các yếu tố chủ quan, công tác lập kế hoạch còn chịu sự tác động lớn của
các yếu tố bên ngoài khác.
+ Độ bất ổn của môi trường:
Môi trường càng bất ổn bao nhiều thì kế hoạch càng mang tính định hướng
và ngắn hạn bấy nhiêu. Tức là với môi trường thường xuyên có sự thay đổi thì việc
xây dựng và thực hiện các bản kế hoạch dài hạn sẽ rất khó có thể tiến hành được,
thay vào đó người ta sẽ chỉ xây dựng lên các bản kế hoạch trong một thời gian
ngắn và lập mới, chỉnh sửa các bản kế hoạch sẽ là công việc thường xuyên phải
làm.
Đó là lý do tại sao các tổ chức,doanh nghiệp hoạt động trong môi trường
tương đối ổn định thường có những kế hoạch dài hạn, tổng hợp và phức tạp trong

khi nhưng doanh nghiệp hoạt động trong môi trường đầy biến động lại có nhiều
những bản kế hoạch ngắn hạn.
+ Chính sách pháp luật nhà nước.
• Pháp luật của nhà nước là yếu tố định hướng, chi phối kế hoạch hoạt
động của tổ chức. Đây là khung pháp lý cho hoạt động tổ chức. Vì vậy
khi lập kế hoạch cần đặc biệt quan tâm tới yếu tố này.
• Các chương trình hành động và kế hoạch lập ra phải đảm bảo tuân thủ
pháp luật, theo định hướng của pháp luật và các chính sách nhà nước và
phải được pháp luật cho phép.
• Chính sách pháp luật của nhà nước quyết định phần lớn tính khả thi của
bản kế hoạch. Bởi ngoài những điều kiện sẵn có của tổ chức, muốn một
bản kế hoạch được hiện thực hóa phải có sự cho phép của nhà nước.
Ví dụ: Kế hoạch xây trụ sở làm việc của công ty A tại khu đât B trong thời
gian 2 năm tới muốn được tiến hành phải được Bộ xây dựng cấp phép.
Ngoài 2 yếu tố khách quan kể trên, còn một số các yếu tố tác động khác như:
quy mô, phạm vi của tổ chức, tính chất các loại hàng hóa, dịch vụ mà tổ chức cung
cấp…Các yếu tố này có ảnh hưởng tuy nhiên sự ảnh hưởng không thực sự rõ rệt.
Nhìn chung các yếu tố ảnh hưởng tới lập kế hoạch rất đa dạng, bao gồm cả
các nhóm yếu tố bên trong và bên ngoài. Tuy nhiên, các yếu tố có tác động lớn vẫn
chủ yếu nằm ở các yếu tố bên trong. Do đó, để có được những tác động tích cực từ
các yếu tố đó đòi hỏi tổ chức, đặc biệt là các nhà lãnh đạo tổ chức phải nhịn nhận
được vấn đề, biết cách tận dụng khả năng của nhân viên, xác lập cơ chế phối hợp
hiệu quả, có khả năng tổng hợp thông tin tốt thì bản kế hoạch lập ra mới thu được
hiệu quả cao/
Các phương pháp sử dụng trong chức năng lập kế hoạch.
Thông thường trong lập kế hoạch các phương pháp sẽ được sử dụng là:
Phương pháp vận trù học
Đây là một trong những phương pháp phân tích toàn diện trong lập kế
hoạch. Phương pháp này hướng vào việc phân tích thực nghiệm và định lương,
8.

24


Chức năng lập kế hoạch – Quản lý & Phát triển tổ chức

chuyên nghiên cứu và bận dụng các phương pháp khoa học để phát triển tối đa các
điều kiện vật chất đã có như nhân lực, vật lực, taig lực nhằm đạt được mục đích
nhất định. Nó chủ yếu dung phương pháp toán học để phân tích số lượng, trù tính
các quan hệ giữa các khâu trong toàn bộ hoạt động nhằm chọn ra phương án tối ưu
nhất. Phương pháp vận trù hoc gồm các bước chính:
B1: Xây dựng các mô hình toán học về các vấn đề.
B2: Quy định mọt hàm số mục tiêu làm tiêu chuẩn để tiến hành so sánh các
phương án tiến hành so sánh xác phương án tiến hành hành động cụ thể.
B3: Xác định trị số cụ thể của các tham lượng trong mô hình.
B4: Tìm ra cách lý giải các mô hình, tìm ra lý giải tối ưu để hàm số mục tiêu đạt
được giá trị tốt nhất.
Phương pháp hoạch định động
Đây là một phương pháp lập kế hoạch mang tính linh hoạt, thích ứng cao
vớisự thay đổi của môi trường. Nó tuân theo các nguyên tắc: Mục tiêu ngắn hạn thì
cụ thể, mục tiêu dài hạn thì khái lược, bao quát, điều chỉnh thường xuyên,
kết hợpchặt chẽ giữa hoạch định dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Phương
pháp này được biểu hiện cụ thể: trên cơ sở kế hoạch đã lập ra qua mỗi thời gian
cố định (một quý,một năm…) thời gian này được gọi là kỳ phát triển ở trạng thái
động, căn cứ vàosự thay đổi của điều kiện môi trường và tình hình triển khai trên
thực tế, chúng tasẽ có những điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo việc thực
hiện mục tiêu đã xácđịnh. Mỗi lần điều chỉnh vẫn phải giữ nguyên kỳ hạn
kế hoạch ban đầu và từng bước thúc đẩy kỳ hạn hoạch định đến kỳ tiếp theo.
Phương pháp dự toán - quy hoạch
Khác với phương pháp dự toán truyền thống đây là phương pháp dự

toán được lập ra thì hệ thống mục tiêu. Phương pháp này bao gồm các bước:
B1: Bộ phận quản lý cấp cao đưa ra hệ thống chiến lược và mục tiêu chung vàxác
định hạng mục thực hiện mục tiêu.
B2: Tính toán và quy hoạch số lượng tài nguồn lực cần thiết cho việc
thựchiện mỗi hạng mục và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
B3: Xuất phát từ mục tiêu, thứ tự ưu tiên và nhu cầu thực tế của hạng mục đểtiến
hành phân phối nguồn lực.
B4: Đưa dự toán đến bộ phận chức trách và lượng công việc đảm nhận
củacác bộ phận khi thực hiện mục tiêu.
Phương pháp sơ đồ mạng lưới ( PERT- program and Evaluation
Review Technique):
Có nhiều phương pháp sơ đồ mạng lưới có thể hỗ trợ hiệu quả quá trình lập kế
hoạch nhưng phương pháp thông dụng nhất là PERT (The Program evaluationand
Review Technique). PERT là một kỹ thuật đặc biệt được trình bày bằng
biểu đồ về sự phối hợpcác hoạt động và các sự kiện cần thiết để đạt mục tiêu
chung của một dự án. PERT thường được sử dụng để phân tích và và chỉ ra
25