bài word tóm tắt về soạn thảo công văn hành chính, thông báo, báo cáo, tờ trình.

Khoa Quản trị kinh doanh

MÔN

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG
Đề tài thuyết trình

SOẠN THẢO CÔNG VĂN HÀNH
CHÍNH, THÔNG BÁO, BÁO CÁO
VÀ BIÊN BẢN

Nhóm 4
Mục lục tự động

Chương 5

Quản trị việc soạn thảo văn bản


I.

Quản trị việc soạn thảo công văn hành chính

1.Tầm quan trọng của soạn thảo công văn hành chính
-Công văn là loại văn bản hành chính không có tên, được dùng để thông tin trong
hoạt, động giao dịch, trao đổi công tác và làm việc giữa các chủ thể có thẩm quyền
để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan
-Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc là phương tiện giao tiếp cuả cơ quan nhà
nước trong các mối quan hệ với cấp trên với cấp dưới ngang cấp với công dân
2.Nguyên tắc quản trị của soạn thảo công dân hành chính

-Nguyên tắc 1: Chính xác
Soạn thảo công dân hành chính phải chính xác, bảo đảm thông tin đã đưa ra phải
chính xác có cơ sở, có căn cứ khoa học, đúng thể thức quy định của pháp luật nhà
nước đặc biệt phải có trích yếu văn bản dù là văn bản ngắn
Ví dụ:Hẹn khách hàng thứ 2 nhận hàng nhưng không giao hàng đúng thời hạn
-Nguyên tắc 2: Ngắn gọn
Sọan thảo công văn hành chính, ngắn gọn mọi người đều muốn thông tin phải phù
hợp và cốt yếu chứ không phải rất nhiều những thông tin không phù hợp và rườm
rà
Ví dụ: Làm một bản khảo sát về môn học thì không cần đặt những câu hỏi không
liên quan như bạn thấy nhà xe trường mình như thế nào?
-Nguyên tắc 3: Rõ ràng, sáng sủa
Sọan thảo công văn hành chinh phải thật rõ ràng.Nếu mập mờ không rõ ràng hoặc
có thể hiểu 2 hay 3 cách khác nhau thì có thể dẫn đến kết quả sai lệch
Ví dụ: Đưa ra một thông báo “sáng mai mình tập trung làm bài tập nhóm” để rõ
ràng thì có thể thay bằng “ sáng mai đúng 7h tập trung tại trà sữa coco làm bài tập
nhóm”
3.Kỹ năng quản trị soạn thảo công văn hành chính
3.1 Kiểm tra bố cục công văn
Thông thường văn bản phải các yếu tố sau


+ Quốc hiệu và tiêu ngữ
+Địa danh và thời gian gửi công văn
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn
+Chủ thể nhận văn bản
+Trích yếu nội dung
+Nội dung công văn
+Chữ ký, đóng dấu
+Nơi gửi

3.2 Kiểm tra phần viện dẫn vấn đề (phần mở đầu)
Phần này phải nêu rõ lí do tại sao viết văn bản hay cơ sở nào để viết công văn và
có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề ra làm rõ mục đích yêu cầu vấn đề nêu
ra
3.3 Kiểm tra phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu
Tùy từng loại chủ đề văn bản mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải :
+ Xin ý kiến lảnh đạo cơ quan về cách giải quyết.
+Phải sử dụng văn phòng phù hợp với từng thể loại công văn, có lặp luận chặt chẽ
cho các quan điểm nêu ra. Cấn quán triệt các nguyên tắc:
*Văn bản đề xuất thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ cầu thị .
*Văn bản tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng sai cũng phải mềm dẻo ,khiêm tốn ,nếu
cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự thật khách quan, có sự đề nghị xác
minh của chủ thể khác.
*Văn bản đôn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình,
có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc hoàn thành không kiệp.
* Văn bản thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình ,không
chiếu lệ, sáo rỗng .


3.4 Kiểm tra phần kết thúc công văn
Phần kết thúc cần viết ngắn ngọn , chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách
nhiệm thực hiện các yêu cầu
Văn bản chỉ sử dụng vào công vụ của các cơ quan ,tổ chức và doanh nghiệp .
3.5 Kiểm tra việc việc soạn thảo văn bản phúc đáp
+Mở đầu: Trả lời văn bản số…ngày…tháng…năm…của …vấn đề…
+Nội dung
*Nếu những nội dung trả lời mà các cơ quan , đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn
khiếu nại cá nhân ,yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay thắc mắc
* Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời thì nêu lí do hợp lý
+Kết thúc:chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm nếu bạn cảm thấy thắc mắc gì.

3.6 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản đề nghị
+Mở đầu :Nêu mục đích của vấn đề đặt ra.
-Nội dung:
Cần nêu rõ nội dung kiến nghị những vấn đề gì, đề nghị thời hạn trả lời.
+Kết thúc: mong nhận được câu trả lời sớm nhất từ người nhận. và lời cảm ơn!
3.7 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản đôn đốc , chấn chỉnh ,nhắc nhở
+Mở đầu:nhắc lại tên văn bản pháp quy hoặc các chủ thể kế hoạch đã triển khai
+Nội dung: Tóm tắt tình hình đã thực hiện
+Kết thúc yêu cầu các đơn vị, cơ sở thực hiện và báo cáo kết quả về cơ quan.
3.8 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản mời họp, mời dự đại hội
+Mở đầu: Nêu mục đích hội nghị, cuộc họp..
+Nội dung:Nêu tóm tắt nội dung cần bàn bạc
Thành phần tham gia
Thời gian hôi nghị khai mạc


Địa điểm.
+Kết thúc : yêu cầu đại biểu có mặt đúng thành phần .
3.9 Kiểm tra việc soạn thảo văn bản giải thích
+ Mở đầu :Nêu tên văn bản pháp quy hoặc tên văn bản của cấp ủy đảng
+ Nội dung
Nêu những chủ trương chính trong văn bản
Giải thích những yêu cầu đặt ra của văn bản
Các biện pháp tổ chức thực hiện
+ Kết thúc : Có thể phân tích ý nghĩa tác dụng của văn bản về kinh tế , chính trị, xã
hội.
II.
1.

Quản trị việc soạn thảo báo cáo

Tầm quan trọng của việc soạn thảo báo cáo

1.1 Khái niệm: báo cáo là tập hợp những thông tin nào (thường thể hiện bằng
các hình thức văn bản, lời nói, phát thanh, truyền hình, hoặc chiếu phim,
slide, Power poit....) được thực hiện với mục đích cụ thể nhằm thông tin
chuyển tiếp hoặc tường trình, kể lại các sự kiện nhất định trong một hoàn
cảnh hiện hành và có thể có hoặc không những nội dung kiến nghị, đề xuất
1.2 Đặc điểm:
• là những văn bản trình bày nội dung trọng tâm, nổi bật hoặc cập nhật
cho một đối tượng cụ thể.
• được sử dụng để nêu lên các kết quả của một hoạt động, công tác,
một thử nghiệm, điều tra, hoặc báo cáo yêu cầu
• Đối tượng được báo cáo có thể là công cộng hay tư nhân, một cá
nhân hoặc của cộng đồng nói chung.
• sử dụng trong kinh doanh, quản lý, hành chính, giáo dục, khoa học,
và các lĩnh vực khác có thể kết hợp sử dụng các tính năng như đồ
họa, hình ảnh, âm thanh, giọng nói,để thuyết phục người đọc


1.3 Hình thức: hình thức báo cáo ngày càng được áp dụng rộng rãi bằng hình
thức văn bản và ngày này là hình thức báo cáo điện tử, báo cáo trực tuyến...
Một số loại báo cáo gồm:
•

Báo cáo khoa học

•

Báo cáo khuyến nghị

•

Báo cáo hàng năm (báo cáo thường niên hay báo cáo định kỳ)

•

Báo cáo công tác

•

Báo cáo chuyên đề,

•

Báo cáo kiểm toán viên

•

Báo cáo tường trình, sự vụ tại nơi làm việc

•

Báo cáo điều tra dân số

•

•
•

Báo cáo hội họp công tác (báo về từng chuyến đi công tác, làm việc được

phân công)
Báo cáo tiến độ (thường theo Kế hoạch hoặc công việc được giao),
Báo cáo điều tra phục vụ cho các hoạt động điều tra, truy tố, xét xử, các hoạt
động tố tụng.

•

Báo cáo ngân sách

•

Báo cáo chính sách

•

Báo cáo tài chính

•

Báo cáo nhân khẩu học,

•

Báo cáo tín dụng

•

Báo cáo thẩm định

•

Báo cáo kiểm tra


•

Báo cáo quân sự

•

Báo cáo tình hình

•

Báo cáo giải trình

•

Báo cáo trách nhiệm

•

Báo cáo kiểm điểm
2.

Nguyên tắc quản trị soạn thảo báo cáo
• Nguyên tắc 1: trung thực ,chính xác
 Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết
điểm, thuận lợi, khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng,
không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí

 Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không thêm bớt
hiện tượng nhằm bóp méo sự thật, phải trung thực và khách quan
toàn diện trong cách đưa tin và đánh giá trong báo cáo
 Cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc,
hiện tượng để tìm nguyên nhân phản ánh và báo cáo
• Nguyên tắc 2: Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm:
 Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự
kiện về các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của tổ
chức mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan mọi sự
việc, hiện tượng xảy ra
 Tập hợp được số liệu chính xác, ăn khớp với nhau và tránh những
con số ma hoặc những sự kiện chung chung không chứng minh, lý
giải được điều gì.
 Trường hợp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đính kèm theo báo
cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làm phương tiện minh chứng
cho các kết luận trong báo cáo
 Phải xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất
phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo
cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu. Tránh báo cáo
tràn lan, vụn vặt, sa vào chi tiết rườm rà, sa vào các số liệu rắc rối
• Nguyên tắc 3: Báo cáo phải kịp thời
 Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức,
tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc.
 Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ
cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời,


3.

Kỹ năng quản trị soạn thảo báo cáo

3.1 Công tác chuẩn bị:
- Xác định mục đích yêu cầu của báo cáo.
- Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết.
- Phần nội dung thường có 3 phần sau:
+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh
giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
+ Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải
quyết, cách tổ chức thực hiện.
- Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo.
- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng
tâm của báo cáo.
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.
3.2 Xây đựng đề cương chi tiết:
- Mở đầu:
Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ
trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công
tác của đơn vị mình. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh
hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.
- Nội dung chính:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.


+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan.
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
- Kết luận báo cáo:
+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.

+ Các biện pháp tổ chức thực hiện.
+ Những kiến nghị với cấp trên.
+ Nhận định những triển vọng.
3.3 Viết dự thảo báo cáo:
- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định,
đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu
mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn.
- Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ.
- Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số
liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu
mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo.
3.4 Đối với báo cáo quan trọng:
Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa
đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.
3.5

III.

Trình lãnh đạo duyệt:
Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên
đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống
nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo
chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.
Quản trị việc soạn thảo thông báo

1.Tầm quan trọng của việc soạn thảo báo cáo
Khái niệm: là văn bản trình bày những kết quả đạt được trong cơ quan nhà
nước, quản lý xã hội, nhằm đánh giá cho tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là
căn cứ để cấp trên ra quyết định phù hợp hơn. Từ đó rút ra những bài học kinh

nghiệm kiến nghị bồ sung cho những chủ trương chính sách cho một hoạt động
hoặc một phong nào nào đó.
-báo cáo là một hình thức văn bản nhằm phản ánh hoạt động quản lý trên các
lĩnh vực cụ thể theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nhằm phản ánh
một sự bất thường xảy ra trong lĩnh vực an ninh: như bão lụt, tai nạn dịch bệnh
để đưa ra hướng giải quyết.
2. Nguyên tắc quản trị soạn thảo văn bản.
- Nguyên tắc 1: trung thực, chính xác
+Báo cáo phải phản ánh đúng sự thật, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận
lợi, khó khăn, để tìm ra hướng giải quyết, việc tồn tại không được hư cấu.
+Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không được thêm bớt nhằm
bóp méo sự thật, cần theo dõi, nghiên cứu sâu sát sự việc quá trình hiện tượng,
sự việc nhằm tìm nguyên nhân phản ánh. Nếu sự thật bị bóp méo,không toàn
diện thì lãnh đạo sẽ không thể đưa ra hướng giải quyết triệt để.
-Nguyên tắc 2: cụ thể, trọng tâm, trọng điểm
+Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, thu thập các số liệu và các sự kiện
thuộc chức năng nhiệm vụ của chính tổ chức mình để đưa ra báo cáo, không liệt
kê tràn lan, tập trung thống kê chính xác là việc làm cần thiết
-Nguyên tắc 3: kịp thời
+ Báo cáo kịp thời ngoài việc tôn trọng chấp hành công việc của cấp trên, mặt
khác báo cáo kip thời giúp các cấp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, ứng phó
với diễn biến xã hội.
3. Kỹ năng quản trị soạn thảo văn bản
3.1. Kiểm tra bốc cục thông báo
+ Quốc hiệu và tiêu ngữ
+Địa danh và thời gian gửi công văn
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn
+Chủ thể nhận văn bản

+Trích yếu nội dung
+Nội dung công văn
+Chữ ký, đóng dấu
+Nơi gửi

3.2 Kiểm tra việc chuẩn bị viết báo cáo
-Xác định mục đích, yêu cầu báo cáo, báo cáo sơ kết, tổng kết, hay báo cáo
chuyên đề, từ đó mới có cơ sở xây dựng đề cương báo cáo
-Xây dựng đề cương khái quát: tùy theo báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn
bố cục thích hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo,… phần
nội dung thường có 3 phần nhỏ
Phần 1: mô tả sự vật, hiện tượng
Phần 2: phân tích nguyên nhân, điều kiện, hiện tượng, đánh giá tình hình
Phần 3: nêu phương hướng, nhiệm vụ để giải quyết, các biện pháp tổ chức thực
hiện,
+thu thập tài liệu, số liệu
+chọn lọc tài liệu
+đánh giá tình hình qua tài liệu
+dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên
3.3 Kiểm tra dàn bài
+mở đầu: nêu những điểm chính về nhiệm vụ, những nhân tố ảnh hưởng
+nội dung: kiểm điểm những việc đã làm, đánh giá ưu, nhược điểm trong quá
trình thực hiện
-Viết dự thảo báo cáo


+Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, đánh giá có thể
minh họa bằng số liệu, đồ thị
+Nên sử dụng hành văn rõ rành mạch lạc, thiết thực, đánh giá khách quan, công

bằng, không dung số liệu không có căn cứ
III.4 Trình

IV.

lãnh đạo thông qua
Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên
đề, … cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất
với các quyết định quản lý và cả các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ
chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hôi nghị
Quản trị việc soạn thảo biên bản

1. Khái niệm
Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc
đang xảy ra sự việc do những người chứng kiến thưc hiện để làm bằng chứng về
sau.
Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu để làm chứng cứ
chứng minh các sự việc đã xảy ra.
2. Nguyên tắc.
 Nguyên tắc 1: Rõ ràng, sáng sũa
Nội dung rõ ràng minh bạch có trọng tâm trọng điểm. Biên bản lập xong phải đọc
cho mọi người cùng nghe, nếu cần thiết phải chỉnh sửa cho khách quan, đúng đắn
và tự giác kí vào biên bản.
 Nguyên tắc 2: Chính xác, cụ thể
Số liệu thu thập phải chính xác, ghi lại sự kiện phải cụ thể không gian, thời gian và
đại điểm.
 Nguyên tắc 3: Trung thực, đầy đủ
Số liệu thu nhập phải chính xác, ghi lại sự kiện phải cụ thể không gian thời gian và
địa điểm. thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao. Đòi hỏi trách nhiệm cao cho
người lập biên bản và người kí vào biên bản, ngừi làm chứng.

Ghi chép minh bạch đúng người, đúng sự việc, trung thực, đầy đủ không suy diễn
chủ quan.


3. Kỹ năng soạn thảo văn bản biên bản.
3.1 Kiểm tra bố cục biên bản
Quốc hiệu và tiêu ngữ.
 Tên văn bản và trích yếu nội dung.
 Ngày…tháng…năm…giờ…phút…
 Thành phần tham dự.
 Nội dung diễn biến sự kiện thực tế.
 Phần kết thúc (thời gian và lí do).
 Thủ tục kí và xác nhận.

3.2 Kiểm tra việc ghi chép biên bản
Ghi đầy đủ, chính xác các sự kiện xảy ra (lời phát biểu , khai báo, tố cáo,giao tài
sản). Kết thúc việc phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện. Biên bản phải đọc lại cho
toàn thể hội nghị, mọi người có liên quan nghe lại. biên bản hải được kí xác nhận
(chủ tọa, thư kí).
3.3 Kiểm tra dự thảo đề cương biên bản.
 Quốc hiệu, tiêu ngữ
 Tên văn bản và trích yếu nội dung hội nghị
 Thời gian địa điểm khai mạc hội nghị
 Chương trình làm việc của hội nghị
 Đoàn chủ tịch và đoàn thư ký hội nghị
 Người khai mạc hội nghị
 Phần báo cáo:Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo
 Thảo luận: tùy theo tính chất hội nghị mà chọn phương pháp ghi cho thích
hợp
 Phần biểu quyết: biểu quyết các nội dung đúng với chủ đề

 Kết luận: tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu.