TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
---o0o---

TRẦN THÁI GIANG

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Đề tài:
TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI
CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
VIỆT NAM

Chuyên ngành: Tin học tài chính kế toán
Mã số: 404

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS. VŨ BÁ ANH

HÀ NỘI - 2013


BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
---o0o---

TRẦN THÁI GIANG
Lớp: CQ47/41.03

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Đề tài:
TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI
CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

VIỆT NAM
Chuyên ngành: Tin học tài chính kế toán
Mã số: 404

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS. VŨ BÁ ANH

HÀ NỘI - 2013


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết
quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn
vị thực tập.
Nếu có gì sai, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Trần Thái Giang


LỜI CẢM ƠN
Với mục tiêu củng cố hệ thống kiến thức đã được học tập tại học viện và
những kinh nghiệm thu nhặt trong khoản thời gian thực tập tại công ty cổ phần giải
pháp công nghệ thông tin Việt Nam, em đã xây dựng đề tài “TIN HỌC HÓA
CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM”.
Trong suốt quá trình phát triển đề tài em đã nhân được những sự giúp đỡ hết
sức quý báu của thầy cô, nhà trường và công ty nơi em thực tập. Trước hết em xin
gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo VŨ BÁ ANH - giảng viên khoa Hệ thống
thông tin kinh tế - Học viện tài chính, người đã hướng dẫn quá trình xây dựng đề
tài của em hết sức chi tiết đồng thời thầy cũng đưa ra những định hướng sáng suốt

cho quá trình phân tích và thiết kế ứng dụng.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc
biệt là các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế vì những kiến thức
vô cùng bổ ích đã truyền đạt cho em xuyên suốt quá trình học tập tại học viện.
Ngoài ra, em cũng không thể không nhắc tới sự hỗ trợ nhiệt tình của các anh
chị ở phòng tài chính kế toán công ty CP giải pháp công nghệ thông tin Việt Nam
đã tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian em thực tập, và chỉ dẫn rất nhiều cho
em những kiến thức thực tế để em có thể hoàn thành được đồ án này.
Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện đề tài trong khả năng của bản thân, tuy
nhiên đồ án vẫn tồn tại những hạn chế vì lý do hạn hẹp về mặt kiến thức và thời
gian. Vì vậy, em rất mong muốn nhận được những lời góp ý quý báu của thầy cô
và các bạn.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC

Contents
MỞ ĐẦU ........................................................................................................................... 11
I. Lý do chọn đề tài ...................................................................................................... 11
II. Sự cần thiết của đề tài ............................................................................................ 12
III. Mục đích của đề tài ............................................................................................... 12
IV. Phạm vi nghiên cứu đề tài .................................................................................... 13
V. Đối tượng nghiên cứu của đề tài .......................................................................... 13
VI. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 13
VII. Kết cấu của đồ án ................................................................................................. 13
NỘI DUNG ĐỀ TÀI ......................................................................................................... 15
CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HTTT KẾ TOÁN VÀ
CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG. ................................................................... 15
1.1.

NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HTTT KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG. .............. 15

1.1.1.

Khái niệm về hệ thống thông tin ......................................................... 15

1.1.2.
lương

Đặc điểm, nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin kế toán tiền
16

1.1.2.1. Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán tiền lương .................... 16
1.1.2.2. Nhiệm vụ và vai trò của HTTT kế toán tiền lương. ..................... 16
1.1.3.

Thành phần và tầm quan trọng của HTTT kế toán tiền lương ....... 17

1.1.3.1. Thành phần của HTTT kế toán tiền lương ................................... 17
1.1.3.2. Tầm quan trọng của HTTT kê toán tiền lương ............................ 18
1.1.4.

Quy trình tin học hóa công tác kế toán tiền lương ........................... 20

1.1.4.1. Lý do phải tin học hóa hệ thống mới ............................................. 20
1.1.4.2. Phương pháp tin học hóa công tác kế toán .................................. 21
1.1.4.3. Quy trình tin học hóa công tác kế toán tiền lương ....................... 21
1.1.5.

Các công cụ tin học để phát triển HTTT kế toán tiền lương ........... 25

1.1.5.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ................................................................. 25
1.1.5.2. Ngôn ngữ lập trình........................................................................... 29
1.1.5.3. Công cụ tạo báo cáo ......................................................................... 30
1.2.

Khái quát chung về kế toán tiền lương trong doanh nghiệp .............................................. 31

1.2.1.
Nhận thức chung về tiền lương, các khoản trích theo lương và thuế
thu nhập cá nhân. ................................................................................................ 31


1.2.1.1. Nhân thức chung về tiền lương....................................................... 31
1.2.1.2. Nhân thức chung về các khoản trích theo lương .......................... 33
1.2.1.3. Nhận thức chung về thuế thu nhập cá nhân hiện hành ............... 36
1.2.3.

Các tài khoản kế toán và chứng từ sử dụng ...................................... 41

1.2.3.1. Chứng từ hạch toán lao động ......................................................... 41
1.2.3.2. Chứng từ tính lương và các khoản bảo hiểm. ............................... 42
1.2.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng .............................................................. 42
1.2.4.
lương

Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo
................................................................................................................ 44

1.2.5.

Các phương pháp tính lương hiện hành trong doanh nghiệp ......... 46

CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN
LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT
NAM .............................................................................................................................. 48
2.1.

Giới thiệu chung về công ty cổ phần giải pháp công nghệ thông tin Việt Nam ................ 48

2.1.1.

Đôi nét giới thiệu về công ty ................................................................ 48

2.1.2.

Cơ cấu tổ chức công ty ......................................................................... 49

2.2. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tiền lương tại công ty CP giải pháp công nghệ
thông tin Việt Nam............................................................................................................................ 51

2.3.

2.2.1.

Tổ chức bộ máy kế toán ....................................................................... 51

2.2.2.

Các tài khoản kế toán sử dụng ............................................................ 53

2.2.3.

Hình thức kế toán sử dụng .................................................................. 54

2.2.4.

Mô tả hoạt động tính lương tại công ty .............................................. 56

2.2.5.
lương

Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tiền
................................................................................................................ 58

Đánh giá thực trạng và phương hướng khắc phục. ............................................................ 58

2.3.1.

Về tổ chức bộ máy kế toán .................................................................. 58

2.3.2.

Về hệ thống chứng từ báo cáo đang sử dụng..................................... 59

2.3.3.

Về hình thức kế toán ............................................................................ 59

2.3.4.

Về quy trình hoạt động tính lương ..................................................... 60

2.3.5.
Về tính hình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán
tiền lương ............................................................................................................. 60
3.1.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG .................................................................................................... 62

3.1.1.

Mục tiêu của hệ thống.......................................................................... 62

3.1.2.

Mô tả bài toán ....................................................................................... 62

3.1.2.1. Cập nhật chấm công ........................................................................ 62


3.1.2.2. Cập nhật tăng giảm lương .............................................................. 62
3.1.2.3. Tính lương, lập bảng lương và báo cáo các khoản trích theo
lương
........................................................................................................... 63
3.1.3.

Dữ liệu vào ra của hệ thống ................................................................ 66

3.1.4.

Mô hình nghiệp vụ của bài toán ......................................................... 66

3.1.4.1. Sơ đồ ngữ cảnh ................................................................................. 66
3.1.4.2. Biểu đồ phân rã chức năng ............................................................. 67
3.1.4.3. Ma trận thực thể chức năng ........................................................... 68
3.1.5.

Phân tích mô hình khái niệm - logic ................................................... 70

3.1.5.1. Biểu đồ luồn dữ liệu mức 0 ............................................................. 70
3.1.5.2. Sơ đồ phân rã mức một của tiến trình 1 (cập nhật thông tin) ..... 71
3.1.5.3. Sơ đồ phân rã mức một của tiến trình 2 (kế toán tiền lương) ..... 71
3.1.5.4. Sơ đồ phân rã mức một của tiến trình 3 (báo cáo) ....................... 72
3.1.6.

Thiết kế mô hình dữ liệu quan hệ (E-R) ............................................ 72

3.1.6.1. Liệt kê, chính các hóa và chọn lọc thông tin. ................................ 72
3.1.6.2. Xác định các thực thể, thuộc tính và định danh của chúng: ....... 75
3.1.6.3. Xác định các mối quan hệ và thuộc tính: ...................................... 76
3.1.6.4. Mô hình ERM .................................................................................. 78
3.1.7.

Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ ............................................. 79

3.1.8.

Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý ................................................................ 81

3.1.9.

Cách mã hóa dữ liệu ............................................................................ 85

3.1.10.

Xác định các luồng hệ thống ............................................................... 87

3.2. THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO
LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM ............... 89

3.2.1.

Chức năng của hệ thống ...................................................................... 89

3.2.2.

Yêu cầu đối với ứng dụng .................................................................... 90

3.2.3.

Giao diện chính của chương trình ...................................................... 91

3.2.4.

Hệ thống thực đơn lựa chọn (menu) .................................................. 91

3.2.5.

Một số form làm việc chính của chương trình .................................. 92

3.2.6.

Một số phương hướng phát triển đề tài. .......................................... 109

3.2.6.1. Chấm công tự động ........................................................................ 109
3.2.6.2. Hoàn thiện báo cáo động ............................................................... 109
3.2.6.3. Bảo trì và dọn dẹp dữ liệu. ............................................................ 109
PHỤ LỤC ........................................................................................................................ 112


A.

Một số đoạn code điển hình của chương trình ............................................... 112

1.

Code thêm dữ liệu (code thêm nhân viên) ......................................................................... 112

2.

Code sửa dữ liệu (sửa dữ liệu của form quản lý nhân viên)............................................. 114

3.

Code xóa dữ liệu (xóa dữ liệu của form nhân viên) .......................................................... 117

4.

Code đăng nhập hệ thống .................................................................................................... 117

5.

Code tính bảng lương tống hợp .......................................................................................... 119

B.

Một số mẫu chứng từ sử dụng ......................................................................... 122


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT

TÊN GỌI ĐẦY ĐỦ

CSDL

Cơ sở dữ liệu

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

DFD

Data flow diagram – mô hình luồng dữ
liệu

E-R

Entity relationship – mô hình thực thể
liên kết

HTTT

Hệ thống thông tin

KPCD

Kinh phí công đoàn

NVKT

Nghiệp vụ kế toán

BCĐTK

Bảng cân đối tài khoản

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH
Hình 1: Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTT ..................................................... 18
Hình 2: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương .................................................................. 46
Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ...................................................................... 51
Hình 4: Sơ đồ kế toán công ty ......................................................................................... 53
Hình 5: Quy trình ghi sổ nhật kí chung ......................................................................... 55
Hình 6: Mô hình hoạt động tiền lương của công ty ....................................................... 57
Hình 7: Sơ đồ ngữ cảnh của bài toán ............................................................................. 66
Hình 8: Mô tả chi tiết chức năng lá ................................................................................ 67
Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ............................................................................. 70
Hình 10: Sơ đồ phân rã mức 1 tiến trình 1..................................................................... 71
Hình 11: Sơ đồ phân rã mức 1 tiến trình 2..................................................................... 71
Hình 12: Sơ đồ phân rã mức 1 tiến trình 3..................................................................... 72
Hình 13: sơ đồ ER ............................................................................................................ 78
Hình 14: Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ ........................................................................ 80
Hình 15: Tiến trình 2 - tính lương .................................................................................. 87
Hình 16: Tiến trình 3 - Lập bảng lương tổng hợp ......................................................... 88
Hình 19: sơ đồ các chức năng của thực đơn .................................................................. 90
Hình 17: Giao diện trang chủ của hệ thống ................................................................... 91
Hình 18: Thực đơn làm việc của hệ thống ..................................................................... 92
Hình 20: Giao diện đăng nhập hệ thống ........................................................................ 93
Hình 21: Giao diện phân quyền tài khoản ..................................................................... 94
Hình 22: Giao diện form nhân viên ................................................................................ 95
Hình 23: Giao diện form danh sách nhân viên .............................................................. 96
Hình 24: Giao diện form quản lý phòng ban.................................................................. 97
Hình 25: Giao diện form quản lý chức vụ ...................................................................... 97
Hình 26: Giao diện form bảng chấm công ..................................................................... 98
Hình 27: Giao diện form bảng tăng giảm ....................................................................... 99
Hình 28: Giao diện form tham số tính lương ............................................................... 100
Hình 29: Giao diện form thuế suất thuế thu nhập cá nhân ........................................ 101

Hình 30: Giao diện form giảm trừ thuế thu nhập cá nhân ......................................... 101
Hình 31: Giao diện form báo cáo lương tổng hợp ....................................................... 102
Hình 32: Bảng lương tổng hợp ..................................................................................... 102
Hình 33: Giao diện form báo cáo bảo hiểm.................................................................. 103
Hình 34: Báo cáo bảo hiểm ........................................................................................... 104
Hình 35: Giao diện form báo cáo thuế thu nhân cá nhân ........................................... 105
Hình 36: Bảng kê thuế thu nhập cá nhân .................................................................... 105
Hình 37: Giao diện form báo cáo kinh phí công đoàn ................................................. 106
Hình 38: Bảng kê kinh phí công đoàn .......................................................................... 107
Hình 39: Tìm kiếm thông tin nhân viên ....................................................................... 108
Hình 40: Tìm kiếm bảng chấm công ............................................................................. 108


MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài
Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học đã và đang
trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời kì hội nhập và phát triển của
đất nước hiện nay. Tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống đều có các ứng dụng tin học
giúp hỗ trợ và nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh
nghiệp, việc ứng dụng tin học trở thành một nhu cầu hết sức thiết yếu để muốn tồn
tại và phát triển trên thị trường. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của
mình, khối lượng công việc của các doanh nghiệp rất lớn và khó kiểm soát nếu
không có sự trợ giúp của máy tính điện tử. Một máy tính điện tử với khả năng lưu
trữ khối lượng thông tin khổng lồ, xử lý thông tin nhanh chóng và hỗ trợ truy suất
dữ liệu dễ dàng đã đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc giảm thiểu nhân
công và nâng cao năng suất lao động. Vì vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp
nào cũng cần ứng dụng tin học trong hoạt động của mình. Xuất phát từ xu thế
chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh
doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp
hiện nay.

Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý
ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho rất nhiều
doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác quản lý,
phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ
dàng.
Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần giải pháp công nghệ thông tin
Việt Nam, em nhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán tiền lương tại công
ty. Hệ thống kế toán tiền lương của Tổng công ty mặc dù đã được ứng dụng tin học
tuy nhiên do số lượng nhiều và quá trình mở rộng phát triển của công ty, đòi hỏi
một phần mềm có khả năng quản lý chính xác, cung cấp báo cáo một cách kịp thời.


Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Tin học hóa công tác kế toán tiền lương tại
công ty cổ phần giải pháp công nghệ Việt Nam (Vietesoft)”.
II. Sự cần thiết của đề tài
Ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin đang ngày càng gia tăng rõ rệt.
Hiệu quả của nó chính là việc nâng cao năng xuất lao động, tiết kiệm chi phí, củng
cố và phát triển chuyên môn cũng như làm giảm quá trình nghiên cứu, khảo sát
điều tra chồng chéo trong mọi đơn vị trực thuộc.
Trên thế giới ngày nay công nghệ thông tin đã trở thành một ngành Công
nghiệp mũi nhọn. Nó là ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc ứng
dụng vào các hoạt động xã hội như quản lí, kinh tế…Trong nước ta ngày nay, việc
tin học hóa trong công tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp đang trở nên phổ biến
và cấp thiết. Nhưng một vấn đề đặt ra là chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu trong công
tác quản lý ở các cơ quan xí nghiệp đó là vấn đề còn nhiều hạn chế của đội ngũ
nhân viên trong quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp. Trong một đơn vị một trong
những công việc không kém phần quan trọng là việc hỗ trợ quản lý tiền lương và
thu nhập bằng các ứng dụng Tin học. Các nhà quản lý rất cần một hệ thống thông
tin có khả năng cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp nhằm
hỗ trợ họ hoàn thành các công việc, chức năng của mình. Thông qua dữ liệu của hệ

thống thông tin quản lý tiền lương và thu nhập các nhà quản trị có thể nắm rõ tình
hình thực hiện công việc, sử dụng làm thông tin để lên các báo cáo theo yêu cầu.
Hệ thống thông tin quản lý thu nhập hỗ trợ quyết định quản trị nguồn nhân lực đặc
biệt các thông tin về lương, thưởng…có liên quan đến các nguồn thông tin bên
ngoài và hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp.
III. Mục đích của đề tài
- Được người sử dụng chấp nhận.


- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục
vụ tốt quá trình quản lý lương, phục vụ tốt cho bộ phận kế toán và các đơn
vị sử dụng.
- Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người
nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
- Hỗ trợ cho nhân viên kế toán trong việc quản lý lương tại Công ty CP giải
pháp công nghệ thông tin Việt Nam
IV. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Hệ thống chỉ quản lý về tiền lương, các khoản trích theo lương và thực hiện
các báo cáo liên quan tới tiền lương trong Công ty.
V. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Hệ thống kế toán tiền lương tại Công ty.
VI. Phương pháp nghiên cứu
- Thu thập thông tin: khảo sát thực tế, phòng vấn nhân viên công ty, tham
khảo ý kiến chuyên gia ...
- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý.
- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý.
VII. Kết cấu của đồ án
Tên đề tài “Tin học hóa công tác kế toán tiền lương tại công ty cổ phần
giải pháp công nghệ thông tin Việt Nam”
Nội dung đồ án gồm ba phân chính: mở đầu, nội dung và kết luận

Trong phần nội dung của đồ án bao gồm ba phần:
CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG.
CHƯƠNG 2: THƯC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
VIỆT NAM


CHƯƠNG 3: PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM.
Ngoài ra phần phụ lục của đồ án bao gồm:
Phụ lục A: một số đoạn code chính của chương trình.
Phụ lục B: Các mẫu báo cáo và chứng từ thu thập được tại công ty.


NỘI DUNG ĐỀ TÀI
CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HTTT KẾ TOÁN VÀ
CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG.
1.1.

NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HTTT KẾ TOÁN TIỀN
LƯƠNG.

1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin
Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ
chức nói chung và của doanh nghiệp nói riêng, nhất là trong điều kiện hiện nay,
cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức khoa
học giúp các nhà quản lý có thể khai thác thông tin một cách triệt để.
Hệ thống là một thể thống nhất được hình thành từ các phần tử khác nhau có
mối liên hệ hữu cơ với nhau tương đối ổn định nhằm giải quyết một vấn đề nào đó.

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ,
phân phối dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định
quản lý và điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực
hiện các chứng năng hoạt động của một tôt chức và trợ giúp quá trình ra quyết đinh
thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin để lập kế hoạch và
kiểm soát hoạt động của đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một thành phần đặc biệt của hệ thống
thông tin quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến
nghiệp vụ tài chính.
Hệ thống thông tin kế toán tiền lương là một thành phần của hệ thống thông
tin kế toán nhằm thu thập sử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến nghiệp vụ kế
toán lương trong doanh nghiệp


1.1.2. Đặc điểm, nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin kế toán tiền
lương
1.1.2.1.

Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán tiền lương

Một hệ thống nói chung phải được thiết kế, tổ chức phục vụ cho một lĩnh
vực hoặc cụ thể hoặc nhiệm vụ tổng thể của một tổ chức. HTTT kế toán tiền lương
là hệ thống được xây dựng, phát triển dựa trên các phương pháp cơ bản của khoa
học kế toán ví dụ như phương pháp tài khoản, chữ T …, phải tuân theo các quy
định hiện hành về kế toán và được sử dụng nhằm hỗ trợ hoạt động kế toán.
HTTT hướng tới mục tiêu chính là hỗ trợ ra các quyết định. HTTT kế toán
tiền lương cũng như các HTTT quản lý nói chung đều có những thông tin đầu ra
(output) nhằm chuyển tải thông tin tới người sử dụng. Cụ thể là với HTTT kê toán
tiền lương thông tin đầu ra được kế xuất dưới dạng các báo cáo như bảng lương

tổng hợp theo tháng, danh sách nhân viên và số tiền trích nộp, bảng thuế thu nhập
cá nhân.
HTTT xây dựng dựa trên các kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin. HTTT kê
toán tiền lương biểu hiện bằng phần mềm kế toán được xây dựng bằng các ngôn
ngữ hiện đại hỗ trợ mạnh mẽ các nghiệp vụ của công các kế toán với giao diện thân
thiện dễ sử dụng.
HTTT có kết cấu mềm dẻo, phát triển được. HTTT phải có tính mở để kịp
thời thay đổi với sự phát triển không ngừng của môi trường hoạt động cũng như
những thay đổi trong bản thân cơ quan, doanh nghiệp.
1.1.2.2.

Nhiệm vụ và vai trò của HTTT kế toán tiền lương.

Vai trò của HTTT kế toán tiền lương là cầu nối trung gian giữa hệ thống với
môi trường, giữa con người và hoạt động kế toán và giữa hệ thống ra quyết định và
hệ thống nghiệp vụ.
Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng và chất lượng lao động; tính
đúng kết quả lao động và thanh toán kịp thời tiền lương, tiền thưởng và các khoản
khác.


Tính toán và phân bổ hợp lý, chính xác các khoản chi phí tiền lương: bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, thuế thu
nhập cá nhân… và sử dụng các qũi tiền lương quĩ BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ
một cách hợp lý.
Lập các báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương cung
cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan và đề xuất những biện pháp để
ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao
động, tiền lương và các khoản trích theo lương.
1.1.3. Thành phần và tầm quan trọng của HTTT kế toán tiền lương

1.1.3.1.

Thành phần của HTTT kế toán tiền lương

Giống như HTTT kế toán nói chung, HTTT kê toán tiền lương bao gồm 5
thành phần: (1) Con người, (2) Phần cứng, (3) Thủ tục, (4) Dữ liệu, (5) Chương
trình.
(1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các
thủ tục để tạo ra thông tin.
(2) Phần cứng (máy tính điện tử): Là một thiết bị điện tử có khả năng tổ
chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ
nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng.
(3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người.
(4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử
lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
(5) Chương trình: Gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà
máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo
thuật toán đã chỉ ra.


Cầu nối

CON NGƯỜI

MÁY TÍNH

Chương trình

Phần cứng

Dữ liệu

Thủ tục

Con người

Chỉ dẫn
Thực thể hành động

1.1.3.2.

Hình 1: Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTT
Tầm quan trọng của HTTT kê toán tiền lương

Như chúng ta đã biết, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào
chất lượng thông tin do các HTTT chính thức sản sinh ra. Chính vì thế, sự hoạt
động kém của một HTTT sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu, nghiêm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT nói chung và HTTT kế toán tiền lương
nói riêng được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu
chuẩn chất lượng của thông tin được xem xét qua các mặt như sau:
- Tin cậy.
- Đầy đủ.
- Thích hợp.
- Dễ hiểu.
- Được bảo vệ.
- Đúng thời điểm.
Độ tin cậy:
Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin
cậy dễ gây những hậu quả không tốt, làm ảnh hưởng tới quá trình phân tích, xử lý
để đưa ra những quyết định đối với một tổ chức. Độ tin cậy của HTTT kế toán tiền

lương thể hiện rõ nhất thông qua nội dung các báo cáo được đưa ra ví dụ như bảng
thanh toán tiền lương, các khoản trính nộp theo lương.
Tính đầy đủ:
Tính đầy đủ của thông tin thế hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của
nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các
quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.
Tính thích hợp và dễ hiểu:
Một HTTT không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không
thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa,
do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc
làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết
định sai do thiếu thông tin cần thiết.
Tính được bảo vệ:
Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như nguồn vốn và
nguyên liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kì ai cũng có thể tiếp cận được
nguồn thông tin. Do đó, thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được
quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có
thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
Tính kịp thời:
Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng, và được bảo vệ an toàn nhưng
vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.
Chính vì vậy, làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao là
một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết
vấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân
tích thiết kế và cài đặt HTTT.


1.1.4.

Quy trình tin học hóa công tác kế toán tiền lương

1.1.4.1. Lý do phải tin học hóa hệ thống mới
Trong thời đại của khoa học, công nghệ và thông tin hệ thống thông tin đảm
nhiệm vai trò rất quan trọng trong đời sống. Việc bắt tay xây dựng một HTTT chắc
chắn không phải là một sự ngẫu hứng tức thời mà nó xuất phát từ những nguyên
nhân thực tiễn nảy sinh bên trong hệ thống và do những tác động bên ngoài. Vậy
điều gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin?
Những nguyên nhân đó có thể là:
- Lí do trước tiên dẫn tới việc phải phát triển HTTT mới là do việc hoạt động
kém hiệu quả của HTTT cũ mà hệ quả của nó là nguyên nhân gây ra những tổn thất
cho tổ chức.
- Các yếu tố cạnh tranh như giá cả, chất lượng, dịch vụ, thủ tục, thị phần…
luôn thúc đẩy việc phải phát triển HTTT mới phù hợp hơn nhằm tăng khả năng
cạnh tranh của tổ chức.
- Hệ thống thông tin quản lý có những thay đổi về khoa học công nghệ: việc
xuất hiện của công nghệ mới có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại
những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Đó chính là lý do cần
thiết để thiết kế một hệ thống mới giúp cho hệ thống hoạt động hiệu quả hơn.
- Những yêu cầu mới của quản lý: Nhà quản lý có thể có những thay đổi
trong cách thức quản lý hoặc phạm vi mà HTTT hiện tại chưa thoả mãn nhu cầu.
Nhà quản lý nhận thấy rằng thông tin là phương tiện nhanh nhất, hiệu quả nhất để
đạt mục đích tăng cường chỉ đạo, uy tín của mình. Đi cũng có thể dẫn đến sự cần
thiết của một dự án phất triển một hệ thống thông tin.
- Những áp lực từ cấp dưới cũng là nguyên nhân phát triển một hệ thống
thông tin mới. ví dụ như các trình độ nhân lự khác nhau thì không thể dùng chung
một HTTT để quản lý.
- Sự thay đổi trong sách lược chính trị: Vai trò từ những thách thức chính trị
cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin.

1.1.4.2.

Phương pháp tin học hóa công tác kế toán

Hoạt động kế toán trong doanh nghiệp là một hệ thống phức tạp, vận động
trong một môi trường có sự liên hệ chặt chẽ tới các đối tượng còn lại của hệ thống
thông tin. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần có cách tiến hành nghiêm
túc, có phương pháp.
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ
cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn.
Phương pháp được áp dụng ở đây dựa trên ba nguyên tắc:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Mô hình là một công cụ rất hiệu quả
trong việc diễn đạt các hệ thống phức tạp. Bằng việc sử dụng các quy chuẩn trong
thiết kế các mô hình, việc truyển tải thông tin bằng mô hình trở nên rõ ràng, chính
xác giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tin học hóa.
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Quá trình này được hiểu
là phải dựa trên sự hiểu biết rõ ràng về tổng thể quá trình thì việc chi tiết hóa cho
từng thành phần của tổng thể mới chuẩn xác được.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và
từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
1.1.4.3.

Quy trình tin học hóa công tác kế toán tiền lương

Cách thức mô phỏng một HTTT
Một HTTT được mô phỏng để giải quyết những tồn tại từ thực tế đặt ra, hiện
nay người ta thường dùng một trong các phương pháp sau để mô phỏng:
-

Mô phỏng theo thực tế: các hệ thống mô thông tin theo nguyến lý này là sự mô
phỏng đúng theo thực tế của hệ thống nguyên mẫu, từ cách thức cho đến các tiến
trình.

-

Mô phỏng theo nguyên lý hộp đen: các hệ thống thông tin mô phỏng theo nguyên
lý này có đặc điểm đó là không quan tâm đến hoạt động bên trong của hệ thống
mà chỉ quan tâm đến các yếu tố đầu vào và đầu ra.

-

Sử dụng hỗn hợp hai phương pháp trên.


Các giai đoạn tin học hóa công tác kế toán tiền lương
Giai đoạn 1: Đánh giá dự án tin học hóa công tác kế toán tiền lương.
Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực về tính khả thi và hiệu quả của một dự án tin học
hóa công tác kế toán tiền lương. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
- Làm rõ yêu cầu.
- Đánh giá khả năng thực thi.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo, đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết quá trình tin học hóa kế toán tiền lương.
Giai đoạn phân tích chi tiết nhằm làm rõ các vấn đề của hệ thống đề cập đến
bao gồm nhân viên, xác định khoản lương trả và các khoản trích nộp theo lương ,
xác định các yếu tố đầu vào và ra, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt
đối với hệ thống đối với môi trường và xác định mục tiêu mà hệ thống mới phải đạt

được sau khi đã tin học hóa. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
- Nghiên cứu hệ thống thực tại.
- Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
- Đánh giá lại tính khả thi.
- Thay đổi đề xuất của dự án.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
kế toán tiền lương, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt
được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ
thống mới sẽ bao hàm dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, cơ sở dữ liệu, các xử lý và


hợp thức hóa phải thực hiện. Mô hình logic sẽ đáp ứng yêu cầu của người sử dụng,
xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế sử lý
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
- Hợp thức hóa mô hình logic
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên sẽ xây dựng các phương án khác
nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô
hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Đồng thời, các
phân tích viên phải đánh giá chi phí, lợi ích hữu hình, vô hình của mỗi phương án
và đưa ra những kiến nghị cụ thể. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương
án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng những ràng buộc của
tổ chức. Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp bao gồm các công đoạn

sau:
- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức
- Xây dựng các phương án của giải pháp
- Đánh giá các phương án của giải pháp
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải
pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Thiết kế vật lý ngoài nhằm mô tả chi tiết các phương án của giải pháp đã
chọn ở giai đoạn này trước đây. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, nó mô tả
chính xác ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của người sử
dụng
Thiết kế vật lý ngoài sẽ đưa ra hai tài liệu kết quả: một tài liệu bao chứa tất
cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, một tài liệu


dành cho người sử dụng mô tả phần thủ công và phần giao diện với phần tin học
hoá. Công đoạn chính của giai đoạn này là:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ ra
- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá
- Thiết kế các thủ tục thủ công
- Chuẩn bị trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật của hệ thống
Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có
liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ
liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của tệp và những chương trình máy tính khác
nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Việc viết các chương trình máy tính, thử
nghiệm các chương trình, các module và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong
giai đoạn này
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá

của hệ thống thông tin. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung
cấp tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ
thống. Triển khai kỹ thuật hệ thống bao gồm các hoạt động :
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
- Thiết kế vật lý trong
- Lập trình
- Thử nghiệm hệ thống
- Chuẩn bị tài liệu
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là việc chuyển hệ thống từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
được thực hiện. Để chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần
phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn
- Lập kế hoạch và cài đặt


- Chuyển đổi
- Khai thác và bảo trì
- Đánh giá
Chuyển đổi hệ thống có hai khối công việc: một là chuyển đổi về mặt kỹ
thuật, hai là chuyển đổi về mặt con người. Có bốn phương pháp cơ bản để thực
hiện chuyển đổi: chuyển dổi trực tiếp, chuyển đổi song song, chuyển đổi cục bộ
từng bộ phận và chuyển đổi phân giai đoạn. Việc lựa chọn phương pháp cài đặt tuỳ
thuộc quy mô và mức độ phức tạp của những thay đổi liên quan tới hệ thống mới.
Các bước hiện thực hóa một hệ thống từ các phân tích
Quá trình hiện thực hóa các phân tích trở thành một ứng dụng thực có thể
được phân chia thành các bước:
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu bằng công cụ quản trị CSDL: dựa trên
phân tích thiết kế đã xây dựng từ trước cùng với yêu cầu quản lý thực tế,
người xây dụng thực hiện việc chọn hệ quản trị CSDL hợp lý và xây dựng
cơ sở dữ liệu cho hệ thống.

- Thiết kế giao diện người dùng, thiết kế các form giải quyết từng yêu câu từ
thực tế: sau khi có cơ sở dữ liệu, người phát triển hệ thống lựa chọn ngôn
ngữ lập trình thích hợp, thực hiện xây dựng các form hệ thống, thực hiện
code cho các sự kiện.
- Thiết kế các báo cáo: dựa trên quy định của nhà nước và yêu cầu quản lý
của công ty, người phát triển hệ thống xây dựng các báo cáo theo mẫu và
các form để gọi đến các báo cáo.
1.1.5. Các công cụ tin học để phát triển HTTT kế toán tiền lương
1.1.5.1.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Dữ liệu chính là yếu tố đầu vào của thông tin, để có thể sử dụng thông tin
một cách hữu ích thì công tác tổ chức, lưu trữ dữ liệu phải thật khoa học và hợp lý.
Cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ quản lí dữ liệu đã cho phép biểu
diễn dữ liệu thành các file riêng biệt và tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu