Tiểu luận xây dựng mô hình quản lý trường đại học URP trong các trường đại học tại việt nam

LỜI NÓI ĐẦU
1. Giới thiệu luận án
* Kết cấu tổng thể của luận án
Tổng thể luận án được trình bày trong 248 trang.Ngoài phần mở đầu(7
trang), kết luận(3 trang), danh mục công trình của tác giả, tài liệu tham khảo và phụ
lục (92 trang),nội dung chính của luận án được chia thành bốn chương, cụ thể như
sau:
- Chương 1: Tổng quan về các công trình liên quan đến luận án: được trình
bày trong 28 trang với 2 bảng biểu và 3 sơ đồ, hình vẽ.
- Chương 2: Cơ sở lý luận của việc ứng dụng hệ thống ERP vào các trường
đại học: được trình bày trong 36 trang với 2 bảng biểu và 5 sơ đồ, hình vẽ.
- Chương 3: Sự cần thiết xây dựng và ứng dụng mô hình URP vào các
trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hiện nay: được trình bày trong 28 trang
với 21 bảng biểu và 4 biểu đồ, hình vẽ.
- Chương 4: Xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP
(Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế): được trình bày trong 54
trang với 2 bảng biểu và 19 sơ đồ, hình vẽ.
* Các kết quả chính của luận án đạt được
- Về mặt lý luận: Luận án đã đưa ra các kết quả nghiên cứu lý luận về việc
xây dựng mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học Việt Nam. Tác giả đã đề
xuất mô hình lý thuyết về URP cũng như quy trình ứng dụng mô hình URP nhằm
nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam.
- Về mặt thực tiễn:Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra, phỏng vấn các
chuyên gia, luận án đã đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong các trường đại
học Việt Nam giai đoạn hiện nay. Từ đó, luận án đưa ra một đề xuất mới về xây
dựng và ứng dụng mô hình URP nhằm hỗ trợ công tác quản lý trong các trường đại
học Việt Nam.
Tác giả đã thử nghiệm mô hình URPtại Trường Đại học Kinh tế - Đại học
Huế với 5 chức năng là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ,
Quản lý điểm, Quản lý hồ sơ. Các chức năng thử nghiệm bước đầu đã cho kết quả
xv

tốt. Mô hình URPcó thể sử dụng như một mô hình cơ sở để hoàn thiện việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý cho các trường đại học trong cả
nước.

2. Sự cần thiết của đề tài
Ngày nay, ở các nước phát triển, cơ cấu nền kinh tế đã thay đổi và tiến triển do
một số yếu tố. Trước hết, nền kinh tế ở các nước này tiếp tục dịch chuyển từ nền kinh
tế công nghiệp sang nền kinh tế dịch vụ. Một yếu tố khác là người lao động hầu hết
đã trở thành lao động trí thức, nơi máy tính hay giao diện máy tính trở thành một
phần cấu thành công việc của họ. Yếu tố quan trọng nữa là công nghệ thông tin được
sử dụng rộng rãi để thu thập và tổng hợp các luồng thông tin từ nguồn xuất phát đến
người ra quyết định cuối cùng.Công nghệ thông tin đang trở thành một phần quan
trọng của quá trình ra quyết định thông qua hệ thống hỗ trợ quyết định.
Ở các doanh nghiệp cũng vậy, các quy trình khác nhau của doanh nghiệp
như: kỹ thuật, kinh doanh, sản xuất hoặc mua hàng được tích hợp trong cùng một hệ
thống thông tin cho thấy sự kết hợp của nhiều lĩnh vực khác nhau trong quản lý
kinh doanh tổng hợp. Vì vậy, bắt đầu xuất hiện các hệ thống lập kế hoạch tổng hợp
như: nguồn nhân lực và tài chính cùng với các yêu cầu về nguyên liệu và nguồn lực
sản xuất. Loại hệ thống hợp nhất này được gọi làHoạch định tài nguyên doanh
nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP).
Mô hình ERP có thể nói một cách tổng quát là sự chuẩn hóa quy trình quản
lý theo tiêu chuẩn quốc tế - International Organization for Standardization(ISO)
trong môi trường công nghệ thông tin. Nói đến ERP, người ta nghĩ ngay đến giải
pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa quy trình
quản lý trên nền tảng của công nghệ thông tin.
Còn trong môi trường giáo dục đại học hiện đại, các trường đại học đang gặp
rất nhiều thách thức, từ áp lực tăng chỉ tiêu tuyển sinh trong khi quy mô về cán bộ
giảng dạy, kinh phí cho đào tạo không theo kịp, đếnviệc mở rộng các loại hình đào

tạo (từ xa, trực tuyến,v.v…), đổi mới chương trình và phương pháp giảng dạy và
học tập theo xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, yêu cầu chuẩn hóa quy trình
xvi


quản lý, trao đổi thông tin và hội nhập với các trường đại học khác trên thế giới
v.v…
Thêm vào đó, giáo dục đại học còn bị tác động mạnh bởi xu hướng toàn cầu
hóa, đặc biệt là kết quả của yêu cầu cải thiện hiệu suất và hiệu quả của các chính
phủ đối với trường đại học trên toàn thế giới. Sự gia tăng kỳ vọng của các bên liên
quan (đặc biệt là sinh viên và chính phủ), các yêu cầu về chất lượng và hiệu suất
cũng như môi trường giáo dục cạnh tranh cùng với hỗ trợ của chính phủ giảm, đã
gây áp lực cho các trường đại học trên toàn thế giới phải áp dụng các chiến lược
mới để cải thiện hiệu suất của họ.
Ngoài việc tổ chức giảng dạy, trường đại học còn hoạt động tương tự như
các doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trên cơ sở
chung là lợi nhuận. Do đó, bất kỳ hệ thống quản lý đại học nào cũng phải đối mặt
với các vấn đề khó khăn và trở ngại trong quá trình quản lý. Từ đó, một bài toán đặt
ra cho hầu hết các trường đại học là tìm ra mô hình hiệu quả hỗ trợ nhà trường trong
việc tổ chức quản lý và điều hành thống nhất.
Để đối phó với những vấn đề trên, một xu hướng nổi bật trong những năm
gần đây là giáo dục đại học chuyển sang áp dụng hệ thống Hoạch định tài nguyên
doanh nghiệp ERP, với hy vọng thích ứng với những thay đổi của môi trường đầy
cạnh tranh. Kết quả là, hệ thống quản lý và điều hành lỗi thời đã được thay thế bằng
các hệ thống ERP trong các tổ chức này, để đạt được hiệu quả và khả năng tiếp cận
hơn cho tất cả các thành viên, cải thiện hiệu suất người dùng cuối bằng cách cung
cấp các công cụ quản lý tốt hơn. Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như
ORACLE, SAP, PEOPLESOFT đã và đang thành công với mô hình ERP cho nhiều
trường đại học lớn trên thế giới ở các nước tiên tiến như Anh, Mỹ, Đức, v.v… Các
công ty này đã đưa ra các giải pháp ERP được thiết kế để tích hợp tất cả các

phần của một tổ chức giáo dục thành một nền tảng lớn để quản lý. Một hệ thống
được thiết kế bao gồmcác gói phần mềm có khả năng tùy chỉnh mang lại nhiều lợi
ích cho các hoạt động quản lý cũng như quản trị. Tùy thuộc vào tính chất của các
gói phần mềm, các khoản tiết kiệm của quản lý có thể tăng đến 60% tổng chi phí

xvii


quản lý hằng ngày. Hầu hết các giải pháp ERP được đánh giá tốt với các tính năng
thích ứng cho các loại hình tổ chức giáo dục.
Cùng với sự lớn mạnh của thị trường giáo dục đại học, các nhà cung cấp giải
pháp ERP lớn trên thế giới đã tập trung nghiên cứu và đề xuất các mô hình dành riêng
cho lĩnh vực này. Sự phát triển nhanh chóng của mạng Internet và các thiết bị di động
có khả năng kết nối mạng càng thúc đẩy việc nghiên cứu và áp dụng mô hình ERP
trong trường đại học. Mô hình ERP đặc biệt phù hợp trong xu hướng học tập trực
tuyến, từ xa qua mạng. Do đó đòi hỏi nhà trường phải nhanh chóng đầu tư cơ sở vật
chất và chiến lược triển khai để đáp ứng yêu cầu đào tạo cho xã hội. Các trường đại
học đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đào tạo như giáo
trình điện tử, thư viện điện tử, tài nguyên điện tử là cơ hội để triển khai ERP cho các
trường.
Sau Chỉ thịsố 58 của Bộ Chính trị [2] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển
công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, vấn đề tin
học hóa công tác quản lý trong các trường đại học đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo
và các trường đại học trong cả nước triển khai.Gần đây nhất là Nghị quyết số 36 của
Bộ Chính trị [3] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đáp ứng
yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế càng khẳng định yêu cầu cấp thiết
của việc áp dụng CNTT trong quản lý nói chung và quản lý giáo dục đào tạo nói
riêng. Đó là những thuận lợi cơ bản về đường lối chính sách để ứng dụng các mô
hình quản lý mới của thế giới như ERP vào quản lý trường đại học ở Việt Nam.
Hiện nay, một số trường cao đẳng, đại học ở Việt Nam đã và đang sử dụng

các phần mềm quản lý như Quản lý Sinh viên, Quản lý Nhân sự, Quản lý Thư viện,
Quản lý Thiết bị, Quản lý Tài sản, Quản lý Ký túc xá, v.v... song song hoặc độc lập
với nhau. Nhìn chung, các trường đại học chủ yếu vẫn dựa trên việc ứng dụng từng
phân hệ đơn lẻ từ các công ty phần mềm lớn ở trong nước như Công ty CMC và
FPT là hai nhà triển khai giải pháp quản lý thông tin theo mô hình ERP dựa trên sự
hợp tác với SAP và Oracle.

xviii


Ngoài ra, do những hạn chế nhất định về mặt ngân sách mà nhiều trường chỉ
ứng dụng từng phần, nhỏ lẻ, riêng biệt những phân hệ quản lý khác nhau từ các nhà
cung cấp nhỏ hoặc thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống thông tin quản lý.
Thực tế này tạo ra nhiều bất cập vì thiếu tính đồng bộ, thiếu sự kết nối giữa
các phân hệ với nhau và chưa dùng chung một cơ sở dữ liệu trong khi ERP cố
gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức dựa trên một cơ sở dữ liệu
dùng chung. Điều này gây khó khăn lớn cho việc áp dụng ERP ở các trường đại
học vì khi áp dụng ERP vào các trường đại học thì tất cả công việc quản lý phải
được chuẩn hóa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin trong một hệ thống
tích hợp thống nhất.
Trong khi đó, một số trường đại học đang nghiên cứu áp dụng mô hình
ERP vào trường đại học như Đại học Nông Nghiệp 1 Hà Nội, Đại học Kinh tế Đà
Nẵng, nhưng tất cả chỉ mới dừng lại ở nghiên cứu bước đầu, chưa đưa ra được một
mô hình thực sự phù hợp cho công tác quản lý tại các trường đại học ở Việt
Nam.Các công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này trên thế giới rất ít, chủ
yếu tập trung nghiên cứu những thuận lợi, khó khăn và lợi ích đạt được khi triển
khai hệ thống ERP vào trường đại học. Ở Việt Nam, vấn đề này lại càng hiếm và
chưa được quan tâm nhiều, chủ yếu nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng và kinh
nghiệm trong việc triển khai ERP vào doanh nghiệp. Chỉ mới có 1 bài báo đề cập
đến ứng dụng ERP vào trường đại học[4]2.

Bên cạnh đó, giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp có khá
nhiều sự khác biệt trong quản trị và quản lý. Điều này cũng là một trong những khó
khăn chính cho việc áp dụng các hệ thống ERP vào các trường đại học. Cùng với
đó, việc nghiên cứu một mô hình Quản lý toàn diện trường đại học (URP) tương tự
như mô hình Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) dành riêng cho các tổ
chức giáo dục đại học vẫn chưa được tiến hành. Xuất phát từ thực tiễn này, tác giả
đề xuất khái niệm mô hình URP dựa trên cơ sở của mô hình ERP trong lĩnh vực sản
2

Bài báo “Mô hình ERP cho các trường đại học” của Nguyễn Văn Chức (2007) gồm 4 trang đề cập đến sự cần thiết ứng dụng ERP vào

trường đại học và những khó khăn, thuận lợi của việc ứng dụng này. Ngoài ra, tác giả đề xuất mô hình gồm 6 phân hệ quản lý trong
trường đại học.

xix


xuất kết hợp với những yêu cầu quản lý đặc trưng từ phía các trường đại học Việt
Nam. Vẫn chủ yếu dựa trên sự kết hợp với các thành tựu của công nghệ thông tin,
đặt biệt là mạng máy tính cũng như các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu, mô
hình URP sẽ đem lại những lợi ích như các hệ thống ERP đem lại cho các doanh
nghiệp. Ngoài ra, mô hình URP có lợi thế khi tổ chức quản lý tập trung đối với các
trường phân tán về địa lý.
Như vậy, việc nghiên cứu xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở
Việt Nam là một vấn đề mới về lý luận và thực tiễn trong lĩnh vực khoa học hệ
thống thông tin quản lý. Từ đó tác giả đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng mô
hình Quản lý toàn diện trường đại học URP(University Resource Planning) ứng
dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm tại Trường Đại học
Kinh tế, Đại học Huế” làm đề tài cho Luận án Tiến sỹ của mình.

3. Mục đích nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát của luận án là nghiên cứu và xây dựng mô hình URP áp
dụng cho các trường đại học ở Việt Nam và tiến hành thử nghiệm mô hình này tại
Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế.
Các mục tiêu cụ thể là:
- Nghiên cứu một cách có hệ thống nhu cầu phải tiến hành đổi mới quản lý
trong các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hội nhập hiện nay.
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng hệ thống
ERP vào các trường đại học trên thế giới và rút ra những bài học kinh nghiệm cho
Việt Nam.
- Nghiên cứu, phân tích nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP vào hỗ trợ công tác
quản lý trong các trường đại học ở Việt Nam.
- Xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam.
- Thử nghiệm mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế bằng
cách xây dựng hoàn chỉnh và vận hành một số chức năng của mô hình này.

xx


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của luận án là mô hình URP cho các trường đại học ở
Việt Nam trên cơ sở kế thừa những kinh nghiệm ứng dụng ERP vào các trường đại
học của các nước trên thế giới kết hợp với những đặc trưng và quy trình quản lý cơ
bản của các trường đại học ở Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi về mặt không gian: các trường đại học Việt Nam, trong đó tiến
hành phỏng vấn chuyên gia thuộc 8 trường đại học trong cả nước: Trường Đại học
Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Thái Nguyên; Trường Đại học Kinh
tế Quốc dân; Trường Đại học Xây dựng Hà Nội;Trường Đại học Thương mại Hà

Nội; Học viện Bưu chính Viễn thông Hà Nội; Trường Đại học Kinh tế - Đại học
Huế;Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh;Trường Đại học Đồng
Tháp.
+ Phạm vi về mặt thời gian: từ tháng 11/2011 đến tháng 11/2014.
+ Phạm vi về mặt nội dung: tác giả tìm hiểu và nghiên cứu kinh nghiệm ứng
dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới và thực trạng ứng dụng các hệ thống
thông tin quản lý trong các trường đại học Việt Nam hiện nay để từ đó nhận thức
được sự cần thiết phải xây dựng mô hình URP cũng như các phân hệ chức năng cần
phải có cho mô hình này.

5. Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đặt ra, luận án sử dụng các phương pháp sau:
- Thứ nhất, sử dụng một số phương pháp thống kê như: phân tích, tổng hợp,
so sánh áp dụng với nguồn dữ liệu thứ cấp (từ các công trình nghiên cứu trước) để
rút ra bài học kinh nghiệm cho việc áp dụng ERP vào trường đại học, tìm ra câu trả
lời cho việc xây dựng mô hình URP.
- Thứ hai, sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng áp dụng cho nguồn
dữ liệu sơ cấp (từ khảo sát, phỏng vấn 60 chuyên gia trong cùng lĩnh vực tại 8
xxi


trường đại học trên phạm vi toàn quốc) để khẳng định lại sự cần thiết phải xây dựng
và ứng dụng mô hình URP vào các trường đại học Việt Nam.
- Thứ ba, sử dụng các phương pháp chuyên dụng trong phát triển hệ thống
thông tin như: phương pháp phân tích, thiết kế hướng chức năng, hướng sự kiện,
phương pháp mô hình hóa, v.v… để xây dựng 5 chức năng trong mô hình URP.

xxii

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN
LUẬN ÁN
Trong chương này tác giả trình bày một cách tổng quan các kết quả nghiên
cứu của các tác giả trong và ngoài nước liên quan đến đề tài luận án. Trên cơ sở đó
sẽ chỉ ra khoảng trống nghiên cứu còn chưa đề cập đến trong các nghiêncứu này.

1.1. Các công trình ngoài nước
1.1.1. Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới
Trước đây, các tổ chức thường sử dụng các Hệ thống thông tin quản lý Management Information System (MIS) để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành các
hoạt động của mình. Tuy nhiên, từ khi xuất hiện hệ thống ERP, các tổ chức có xu
hướng chuyển qua áp dụng hệ thống ERP cho phù hợp với tình hình mới. Để hiểu
rõ xu thế thay thế các hệ thống thông tin quản lý trước đây bằng hệ thống ERP,
Samantaray [47] nêu những hạn chế, nhược điểm mà MIS gặp phải khi thực hiện
chức năng quản lý trong xu thế hiện nay, thể hiện ở Hình 1.1.

Hình 1.1. Sự khác biệt khi áp dụng hệ thống ERP
1

Nguồn: Samantaray [47]


Bên cạnh đó, tác giả cũng mô tả quá trình hình thành và phát triển của mô
hình ERP, những ưu điểm của ERP so với MIS, trên cơ sở đó khẳng định ERP đang
trở thành sự cải tiến cho MIS trong việc hỗ trợ công tác quản lý.
ERP trải dài theo chiều ngang qua các chức năng kinh doanh và theo chiều
dọc trong chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp. Trong thời gian đầu những năm
1990, hệ thống ERP đã nổi lên với khả năng chiếm ưu thế duy nhất trong việc tái
cấu trúc các quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, việc ứng dụng ERP đạt đỉnh điểm
vào cuối những năm 1990, sau đó giảm sút nghiêm trọng chủ yếu là do vấn
đề Y2K. Những năm đầu thế kỷ 21 đã chứng kiến sự hồi sinh nhanh chóng của hệ

thống ERP trên toàn ngành công nghiệp sản xuất và dịch vụ do sự thích ứng mạnh
mẽ và phù hợp với các quy trình nghiệp vụ trong thời kỳ mới, thể hiện ở Hình 1.2:

Customer
(Europe)

Suppliers
(China)

Planning
Headquarter
(Japan)

Planning at
Manufacturing
Plants (China
& Indonesia)

Manufacturing
Product A
(China)

Manufacturing
Product B
(Indonesia)

Human
Resources
/ Payroll at
Headquarters

(Japan)

Finance at
Headquarters
(Japan)

Sales
(North
America)
Distribution
(Logistics)
Shipping and
Transportation
Foreign Trade

Finance at
Manufacturing
Plants
(China and
Indonesia)

Suppliers

Human
Resources
/ Payroll at
Manufacturing
Plants (China
and
Indonesia)

Customer
(Australia)

Sales
(China)
Customer
(Korea)

(India)

Hình 1.2. Sự thích ứng của ERP trong thời kỳ mới
Nguồn: Samantaray [47]
2


Đã có nhiều nghiên cứu đánh giá về sự thành công của việc ứng dụng ERP
trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Các yếu tố thành công quan trọng của việc
thực hiện ERP bao gồm: hỗ trợ quản lý cấp cao, tầm nhìn kinh doanh rõ ràng, tích
hợp hoàn chỉnh các quy trình và chức năng kinh doanh của một doanh nghiệp [7],
[27]. Tuy nhiên, một số yếu tố quan trọng hơn liên quan đến tái cấu trúc quy trình
kinh doanh và tích hợp các quy trình cốt lõi khác nhau vào hệ thống ERP. Nhiều
công ty sử dụng hệ thống thông tin mạnh như ERP để xử lý các ứng dụng kinh
doanh phức tạp, ví dụ như quản lý các dịch vụ khách hàng trên phạm vi rộng lớn.
Lý do ERP trở nên rất phổ biến là nó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu
quả kinh doanh của doanh nghiệp [15].
Liên quan đến ảnh hưởng của quy mô tổ chức đến việc ứng dụng hệ thống
ERP, Sedera và cộng sự [42] cho rằng “quy mô của một tổ chức (nhỏ hoặc lớn) có
thểgóp phần vào sự khác biệt trong việc tiếp nhận các lợi ích mà ERP đem lại cho tổ
chức”. Sự khác biệt trong thực tiễn hoạt động của tổ chức được đo lường bằng cách

sử dụng một mô hình xác nhận theo thời gian, trong đó sử dụng năm yếu tố chính:
hệ thống chất lượng, chất lượng thông tin, sự hài lòng, tác động của cá nhân, tác
động của tổ chức và 42 chỉ tiêu nhỏ (Thông tin được thu thập từ 310 người trả lời,
đại diện cho 27 tổ chức khu vực công). Kết quả cho thấy:
(1) tổ chức lớn nhận được nhiều lợi ích hơn so với các tổ chức nhỏ;
(2) các tổ chức nhỏ chứng tỏ sự tin cậy cao hơn đối với hệ thống ERP của họ;
(3) người lao động có sự khác biệt đáng kể về nhận thức lợi ích trong các tổ
chức nhỏ và lớn.
Tiếp theo là nghiên cứu về khả năng tùy biến của hệ thống ERP đối với từng
tổ chức của Luo W. và Strong D. M. [29]. Nghiên cứu này xác định 9 tùy biến có
thể lựa chọn dựa trên mức độ thay đổi được thực hiện cho cả hệ thống ERP và quy
trình quản lý. Nó được thiết kế để giúp các tổ chức biết được tùy biến nào có sẵn để
chọn lựa và trong số các tùy biến thì tùy biến nào là khả thi với khả năng của tổ
chức. Các ứng dụng của khuôn khổ này được minh họa qua trường hợp nghiên cứu

3


một tổ chức đang thực hiện triển khai một số mô - đun của hệ thống ERP. Việc triển
khai được thực hiện theo từng giai đoạn cũng minh họa sự chuyển biến của một tổ
chức, vì việc triển khai ứng dụng ERP liên quan đến việc thay đổi tổ chức, kỹ
thuật và cách bổ sung các lựa chọn tùy biến trở nên khả thi với khả năng của tổ chức.

1.1.2. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Lợi ích của hệ thống ERP đem lại cho các doanh nghiệp bắt nguồn từ điểm
khác biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm
quản lý rời rạc khác, đó chính là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất
và các mô - đun của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản
lý rời rạc, nhưng các mô - đun này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường
tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các

mô - đun có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta
và ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo
quy trình.
Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay
là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể
dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau
tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành
nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau:
nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc
thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt
động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng
nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ
thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin
đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của
bước kế tiếp v.v...
Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là
các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là
4


để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự
từ nhiều phòng, ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động
của một phòng, ban cụ thể và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng
ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực
hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, sao chép tập tin, v.v...) với năng suất thấp
và không có tính kiểm soát. Các mô - đun của ERP cũng phục vụ cho các phòng,
ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng
tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự
động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên

phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ
nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản
lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.
Lấy quy trình xử lý đơn bán hàng làm ví dụ. Thông thường, khi khách hàng
đặt hàng, đơn hàng đó sẽ bắt đầu một chu trình mà phần lớn công việc được thực
hiện trên giấy tờ, từ khay tài liệu này sang khay tài liệu khác, vòng quanh công ty và
trong suốt quá trình đó thường được nhập đi nhập lại vào các hệ thống máy tính của
các bộ phận khác nhau. Tất cả vòng lang thang trong các khay tài liệu đó thường
làm đơn hàng chậm chễ cũng như thất lạc, và việc nhập đi nhập lại vào các hệ thống
quản lý khác nhau cũng dễ mắc lỗi. Trong khi đó, không ai trong công ty biết được
thực sự tình trạng đơn hàng vào một thời điểm nhất định nào đó bởi vì, ví dụ như bộ
phận kế toán chẳng hạn, họ không có cách nào vào hệ thống máy tính của bộ phận
kho hàng để kiểm tra xem hàng hoá đã được xuất đi chưa.
Bằng việc kết hợp tất cả các hệ thống này trong một phần mềm tích hợp duy
nhất, sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng
chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau, ERP tự động hoá mọi khâu hoạt
động trong một chu trình kinh doanh - ví dụ như việc thực hiện đơn hàng ở trên.
Với ERP, khi một nhân viên phòng kinh doanh nhận được một đơn hàng của khách,
nhân viên này có tất cả những thông tin cần thiết để hoàn thiện đơn hàng. Sau khi
đơn hàng được cập nhật thì tất cả mọi người khác trong công ty đều vào được màn
5


hình đó và truy cập được vào một cơ sở dữ liệu duy nhất lưu giữ các thông tin liên
quan đến đơn hàng mới này. Khi một bộ phận thực hiện xong các nghiệp vụ liên
quan đến đơn hàng, thông qua hệ thống ERP đơn hàng sẽ được tự động chuyển đến
bộ phận tiếp theo. Để kiểm tra tình trạng đơn hàng tại một thời điểm nhất định nào
đó, người ta chỉ cần vào hệ thống ERP và theo dõi trong đó. Trong trường hợp mọi
việc suôn sẻ, đơn hàng sẽ được xử lý nhanh một cách nhanh chóng, ít xảy ra lỗi và
khách hàng sẽ nhận được đơn hàng nhanh hơn.

Như vậy, lợi ích mà các hệ thống ERP đem lại cho các doanh nghiệp là rất
lớn, dựa trên việc hoạt động của hệ thống phần mềm tích hợp. Trên cơ sở phân tích
các tài liệu nghiên cứu liên quan đến các lợi ích đạt được từ việc sử dụng hệ thống
ERP, tác giả tìm ra một tập hợp các lợi ích mà doanh nghiệp áp dụng có thể mong
đợi. Tác giả đưa ra danh sách của năm loại lợi ích khác nhau theo năm khía cạnh
chính thể hiện trong Bảng 1.1, bao gồm: Hoạt động, Quản lý, Chiến lược, Hạ tầng
cơ sở công nghệ thông tin và Tổ chức.
Mối quan tâm của một doanh nghiệp, hay chính xác hơn là giám đốc điều
hành của một doanh nghiệp có kinh nghiệm về hệ thống doanh nghiệp không phải là
các tiêu chuẩn đánh giá hệ thống doanh nghiệp thành công đơn lẻ, mà là các tiêu
chuẩn đánh giá ở các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của hệ thống. Vì vậy, tác
giả tập trung vào các hệ thống đang hoạt động chứ không phải các dự án triển khai
hệ thống và điều này phù hợp với quan điểm của Markus [31]. Các hệ thống ERP
không kỳ vọng sẽ mang lại lợi ích trên tất cả các khía cạnh như trong Bảng
1.1,nhưng những lợi ích này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quát giúp cho các doanh
nghiệp khác nhau có được sự so sánh cần thiết trước khi đưa ra quyết định áp dụng.
Bảng 1.1. Các lợi ích của hệ thống ERP
Khía cạnh

Cụ thể

6


• Hoạt động

• Giảm chi phí
• Giảm thời gian chu kỳ
• Cải thiện năng suất
• Nâng cao chất lượng

• Nâng cao dịch vụ khách hàng

• Quản lý

• Quản lý nguồn lực tốt hơn
• Nâng cao khả năng lập kế hoạch và ra quyết định
• Cải thiện hiệu suất

• Chiến lược

• Hỗ trợ phát triển kinh doanh
• Hỗ trợ hợp tác kinh doanh
• Xây dựng các ý tưởng kinh doanh
• Xây dựng chiến lược dẫn đầu về chi phí thấp
• Tạo lập chuyên biệt hóa sản phẩm (bao gồm sự tùy chọn)
• Tạo lập các mối liên kết với các đối tác (khách hàng và
nhà cung cấp)

• Cơ sở hạ tầng công
nghệ thông tin

• Xây dựng sự linh hoạt trong hoạt động kinh doanh trước
những thay đổi ở hiện tại cũng như trong tương lai
• Giảm chi phí cho công nghệ thông tin
• Tăng năng lực cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

• Tổ chức

• Hỗ trợ trong những thay đổi của tổ chức
• Tạo điều kiện học tập kinh doanh

• Trao quyền
• Xây dựng tầm nhìn chung
Nguồn: Tổng hợp của tác giả

Ngoài việc nghiên cứu những lợi ích đạt được khi một hệ thống ERP đi vào
hoạt động, tác giả còn xem xét những giai đoạn đem lại lợi ích cũng như những yếu
tố ảnh hưởng đến lợi ích mà hệ thống ERP đem lại. Việc triển khai một hệ thống
ERP, ngoài sự tốn kém, còn đòi hỏi mất rất nhiều thời gian, ít nhất là một năm và có
7


thể kéo dài suốt quá trình hoạt động của tổ chức. Vì vậy, chúng ta phải nắm rõ vấn
đề này để phát huy những lợi ích của hệ thống ERP và giảm thiểu những lãng phí
trong việc áp dụng một hệ thống ERP trong tổ chức.
Theo Earl [18], phải mất từ 1 đến 2 năm mới có thể bắt đầu cụ thể hóa các
lợi ích kinh doanh. Cũng theo đó, một dự án ERP không thể hoàn thành sau 3 năm.
Những lợi ích mà doanh nghiệp mong đợi từ hệ thống ERP sẽ đạt được một cách
liên tục sau khi triển khai hệ thống chứ không phải đạt được tất cả cùng một lúc
[13].Điều này cũng nhận được sự đồng ý của Gattiker và Goodhue [20] cũng như
Matolcsy và cộng sự [32] khi họ nhận định rằng các lợi ích từ hệ thống ERP bắt đầu
xuất hiện sau giai đoạn “chạy thử” - mất khoảng 2 năm trở lên. Tương tự như vậy,
Häkkinen và Hilmola [21] cũng cho rằng giai đoạn “chạy thử” mất khoảng từ 4 đến
12 tháng sau khi triển khai. Việc đạt được các lợi ích sau giai đoạn “chạy thử” là do
nhân viên đã học hỏi được cách sử dụng và có kinh nghiệm hơn với các hệ thống
ERP [16].
Việc các lợi ích mà hệ thống ERP đem lại có thể bị chậm trễ trong giai đoạn
“chạy thử” sau khi triển khai là hoàn toàn bình thường và tất yếu.Vì vậy nhiều tài
liệu khuyến cáo không nên đo lường hiệu quả kinh doanh trong giai đoạn này. Lý
do là vì đo lường năng suất và tác động khi các doanh nghiệp chưa ổn định sẽ
không chính xác [21]. Điều này đã được nghiên cứu của Matolcsy và cộng sự

[32]kiểm chứng trong thực tế khi họ thực hiện các phép đo trong suốt 3 năm trước
khi áp dụng hệ thống ERP và 2 năm sau khi triển khai.
Ngoài ra, cũng tồn tại các yếu tố khác bên cạnh yếu tố đo lường theo giai
đoạn của hoạt động kinh doanh. Ví dụ, Hit và cộng sự [24] cho rằng tình trạng
không ổn định hay các cú sốc trong ngành kinh doanh xảy ra trên thị trường có thể
gây ra một sự ảnh hưởngkhi đo lường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Điều
này có thể dẫn đến các phép đo không chính xác và các đánh giá cũng trở nên sai
lầm.
Quản lý tốt việc triển khai hệ thống thông tin cũng như những thành phần
tham gia vào hệ thống ERP cũng là một yếu tố quan trọng góp phần ảnh hưởng đến
8


việc tăng hiệu suất hệ thống [37]. Các nhà quản lý cũng nên đặt mục tiêu cho việc
triển khai ERP. Mặt khác, những vấn đề như “kích thước hệ thống ERP” cũng là
một yếu tố góp phần tác động tới hoạt động kinh doanh. Điều này có nghĩa là số
lượng các mô - đun triển khai, sự liên kết giữa các mục tiêu kinh doanh chiến lược
và mục tiêu của ERP là một yếu tố quan trọng để tạo ra lợi ích kinh doanh từ hệ
thống ERP.
Một yếu tố khác ảnh hưởng đến lợi ích mà hệ thống ERP đem lại là bản thân
các hệ thống ERP của các nhà cung cấp. Các hệ thống ERP từ các nhà cung cấp đa
quốc gia cải tiến hiệu suất tốt hơn so với các hệ thống ERP của nhà cung cấp địa
phương. Bằng chứng là hệ thống ERP của Đài Loan thực sự lại làm giảm hiệu suất
sau khi triển khai. Đối với các doanh nghiệp liên quan đến kinh doanh quốc tế,điều
này càng trở nên quan trọng, vì các nhà cung cấp ERP đa quốc gia có thể cung cấp
nhiều chức năng tốt hơn để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp. Đây là
một dấu hiệu cho thấy các yếu tố như các nhà cung cấp ERP và đặc tính riêng của
hệ thống ERP có thể dẫn đến kết quả khác nhau liên quan đến hoạt động kinh
doanh [26].
Häkkinen và Hilmola [21] đề cập đến việc đo lường dự án ERP liên quan đến

việc xem xét các lợi ích tài chính như ROI, những lợi ích của tổ chức, sự hài lòng
của người sử dụng và các chỉ số đo lường hiệu quả liên quan đến năng suất lao
động. Điều này được dùng như một hướng dẫn để tìm kiếm các chỉ số cụ thể của
hiệu suất kinh doanh từ hệ thống ERP. Việc đo lường cũng bao gồm các chỉ số:
thay đổi tổ chức và tái cấu trúc quy trình kinh doanh- Business Process
Reengineering (BPR), tăng vốn kiến thức nhân viên trong các doanh nghiệp, cung
cấp dịch vụ tốt hơn và chất lượng thông tin cuối cùng tốt hơn [24].
Choo [14] cho rằng việc đánh giá những cải tiến trong việc ra quyết định,
thời gian hoàn thành và mức độ thuận lợi cho các hoạt động quản lý, kết quả của
việc áp dụng ERP, cũng là những chỉ số đánh giá hiệu quả kinh doanh từ hệ thống
ERP. Ngoài ra, việc đo lường quản lý chuỗi cung ứng cũng có thể được sử dụng để
đánh giá lợi ích đạt được từ hệ thống ERP, với các chỉ số như: chi phí hậu cần và
9


phân phối, chi phí bảo trì, chi phí làm lại, tốc độ để thực hiện, tỷ lệ giao hàng đúng
thời hạn, thời gian cần thiết để sản xuất một mặt hàng cụ thể, tỷ lệ phần trăm lỗi vận
chuyển, tỷ lệ khiếu nại của khách hàng, dễ dàng thay đổi mức sản lượng, đa dạng
hóa sản phẩm và khả năng sản xuất sản phẩm mới [45].

1.1.3. Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới
Cùng với sự phát triển của các hệ thống ERP ứng dụng trong hoạt động sản
xuất công nghiệp và dịch vụ, những năm gần đây cũng đánh dấu xu thế ứng dụng
ERP vào môi trường đại học một cách mạnh mẽ. Giả định chiếm ưu thế là vì hệ
thống ERP đã hoạt động tốt trong rất nhiều tổ chức khác nhau thì nó cũng sẽ hoạt
động tốt trong các trường đại học. Lockwood [28]lập luận rằng, các trường đại học,
các tổ chức phải đối mặt với nhiều vấn đề phổ biến đối với hầu hết các tổ chức hiện
đại, bao gồm: các vấn đề về nguồn lực phối hợp, kiểm soát chi phí, khuyến khích và
tạo điều kiện cho các nhân viên trong doanh nghiệp, v.v... Do đó, có thể diễn giải
rằng khi các trường đại học có những vấn đề chung như một loạt các tổ chức, thì

các công cụ tiêu chuẩn của phân tích tổ chức và quản lý tổ chức hiện đại - bao gồm
cả những hệ thống máy tính được sử dụng bởi các tập đoàn lớn trên thế giới - có thể
được áp dụng tương tự trong các trường đại học.
Mặt khác, cũng là hấp dẫn khi xem trường đại học như một cái gì đó khác
biệt hay đặt ngoài các tổ chức khác - là một tổ chức độc đáo trong thế giới hiện đại.
Balderston F.[10] mô tả lịch sử các trường đại học phát triển như một loại hình tổ
chức, và vẫn còn ở một mức độ “đặc biệt” với một nơi tự trị trong xã hội và quyền
lựa chọn các thành viên, quyết định mục tiêu của nó, và hoạt động theo cách riêng
của mình.
Ngoài ra, việc thay đổi ở trường đại học trên toàn thế giới còn chịu rất nhiều
áp lực từ môi trường ngoài, bao gồm: tài trợ và hỗ trợ chính phủ cho mỗi sinh viên
tiếp tục suy giảm, toàn cầu hóa và cạnh tranh toàn cầu, số lượng sinh viên tăng liên
tục, những thay đổi trong bản chất của công việc học tập, cạnh tranh ngày càng tăng
giữa các tổ chức giáo dục, áp lực của chính phủ buộc phải cải thiện hiệu quả hoạt
động, và kỳ vọng của các bên liên quan thường đa dạng và thay đổi. Trong lĩnh vực
10


giáo dục đại học, những thay đổi này là quan trọng và liên tục đòi hỏi quy trình
quản lý hiệu quả hơn [9], [39], cần phải cải thiện các hoạt động quản trị [9]. Trong
vòng hai mươi năm qua và trong tương lai gần, các trường đại học đã, đang và sẽ
phải trải qua những thay đổi lớn. Chính phủ các nước đã gây sức ép đối với các
trường đại học và buộc họ phải hành động như các doanh nghiệp. Can thiệp của
chính phủ và nhu cầu giáo dục tăng đã mở đầu áp lực cho sự thay đổi trên lĩnh vực
giáo dục đại học. Sớm hay muộn giáo dục đại học sẽ nhìn vào thực tế là không phải
tất cả các trường đại học đều là các tổ chức đặc biệt.
Chính trong bối cảnh như vậy mà các trường đại học đã tìm cách khai thác
công nghệ thông tin mới, trong đó các thế hệ mới của hệ thống thông tin quản lý tích
hợp trở nên rất hấp dẫn. Trong nhiều trường hợp, các trường đại học không tự xây
dựng các hệ thống này, họ cũng không đặt mua chúng từ những nhà sản xuất phần

mềm chuyên về việc cung cấp các giải pháp riêng biệt, mà họ đang chuyển sang
chỉnh sửa và tùy chỉnh hệ thống phần mềm chung được sử dụng rộng rãi bởi các tập
đoàn lớn, điển hình là hệ thống ERP. Các hệ thống ERP bao phủ đầy đủ nhất các
phạm vi hoạt động và quy trình của tổ chức, cung cấp các loại thông tin quản lý tổ
chức linh hoạt, hiệu quả và cập nhật thường xuyên. Các hệ thống này được hứa hẹn là
sẽ mang đến cho các trường đại học những chức năngnhằm đáp ứng nhu cầu quản lý
trước một loạt các áp lực cũng như căng thẳng đặc trưng cho hoàn cảnh hiện tại của
họ. Vì lẽ đó mà các trường đại học đang ngày càng mong muốn áp dụng hệ thống
ERP.
Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như SAP, SunGard SCT, Datatel
cũng bắt đầu chuyển hướng sang thị trường đầy tiềm năng này. Trong những năm
đầu thế kỷ 21, thị phần chủ yếu tập trung trong tay ba công ty trên [40]. Những năm
gần đây, sau nhiều hoạt động mua lại và sáp nhập, Oracle, SAP và Microsoft đang
chiếm lĩnh thị trường cung cấp giải pháp ERP cho các trường đại học [48]. Họ đã và
đang thành công với mô hình ERP cho hàng trăm đại học lớn tại Mỹ, Anh, Đức,
v.v...

11


Các trường đại học ở Mỹ là những nơi đầu tiên ứng dụng hệ thống ERP vào
công tác quản lý. Nổi bật là các dịch vụ của hệ thống ERP do SAP cung cấpdành
cho liên minh các trường đại học sử dụng SAP [30]. Từ sự thành công tại các
trường đại học ở Mỹ, nhiều trường đại học ở châu Âu cũng từng bước tiếp cận và
triển khai các hệ thống ERP. Đã có những đánh giá thực nghiệm về hiệu quả cũng
như thành công của các dự án triển khai ERP vào các trường đại học. Ở châu Âu,
chính phủ Đức đi đầu trong việc triển khai các hệ thống ERP vào các trường đại
học, tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức dựa trên hệ thống thông tin [22]. Nghiên cứu này
cũng đề cập đến các nhân tố dẫn đến việc tăng cường khả năng hoạt động của tổ
chức giáo dục đại học bằng cách ứng dụng SAP R/3. Hiệu quả của việc ứng dụng

này cũng được đề cập bằng thực nghiệm ở các trường đại học Đức.
Các nước khu vực Đông Âu như Slovenia, Romania cũng từng bước triển
khai ERP trong các tổ chức giáo dục đại học. Họ tiến hành tích hợp từng phần, từng
giải pháp cho từng lĩnh vực hoặc ứng dụng cả một hệ thống ERP lớn [5], [6]. Trong
nghiên cứu của mình, nhóm tác giả đã nghiên cứu việc tích hợp hệ thống phần mềm
vào quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học. Từ quan điểm xã hội, hệ
thống thông tin tích hợp quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học
MIAACU (Integrated Information System for University Research Activity
Management) xác định những mối liên hệ xã hội tốt hơn giữa những người sử dụng
là các trung tâm nghiên cứu và các phòng ban quản lý đại học cũng như có thể tăng
cường tính minh bạch của tổ chức đối với các đối tác xã hội: bộ và các tổ chức khác
phát động các cuộc thi để tài trợ cho nghiên cứu. Ngoài ra, nghiên cứu này còn đề
cập đến việc ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực trong trường đại học. Đây là một
ứng dụng phần mềm quản lý nguồn lực mới và độc đáo cho các trường đại học đã
được phát triển và triển khai thực hiện. Sự phức tạp của dự án liên quan đến việc
cấu trúc các giải pháp bằng cách triển khai một phần mềm ứng dụng đảm bảo tập
hợp thông tin, thử nghiệm hệ thống tích hợp trong các môi trường khác nhau.
Từ sự thành công ở Mỹ và châu Âu, Hawking đã cùng với SAP ứng dụng hệ
thống ERP trên cơ sở đi từ các khoa thành viên, sau đó hợp nhất thành công SAP
12


R/3 vào quá trình đào tạo của trường đại học Victoria, Úc [23]. Kinh nghiệm trong
quá trình triển khai ERP thông qua liên minh chiến lược là SAP đã tạo điều kiện để
trường Victoria mở rộng chương trình ra bên ngoài, đặc biệt là khu vực Đông Nam
Á và Hongkong.

1.1.4. Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học
Để hiểu rõ xu thế này, đã có những nghiên cứu đánh giá về sự tương đồng
trong cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp và trường đại học, từ đó có thể áp

dụng các hệ thống ERP mà trước đây chỉ dành cho các doanh nghiệp vào hỗ trợ
công tác quản lý trường đại học.
Đầu tiên là nghiên cứu của Pollock N. và Cornford J. [38] đề cập đến mối
quan hệ tương đồng giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp. Có thể
nói các trường đại học là các tổ chức được thành lập từ rất lâu, có lịch sử lâu đời
hơn rất nhiều so với các công ty, xí nghiệp. Mặc dù hiện nay, đã có những thay đổi
nhất định về hình thức, chức năng và dáng dấp bên ngoài, nhưng các trường đại học
vẫn giữ lại những đặc điểm tương đồng vốn có từ xa xưa. Đó là sự kết hợp nhất
định giữa mục đích, “sản xuất” giới hạn đầu ra, quyền tự chủ và phụ thuộc nhu cầu
xã hội. Bất kỳ tổ chức nào cũng có một hay nhiều hơn các đặc điểm nói trên. Ngoài
ra, hai tác giả còn đưa ra những kết luận về sự tương đồng trong các hoạt động, các
chức năng quản lý giữa trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp.
Trong nghiên cứu của mình, Yakovlev I. V. [46] đã đề cập đến quá trình tái
cấu trúc quy trình quản lý của một trường đại học khi ứng dụng mô hình ERP vào
hỗ trợ công tác quản lý. Tác giả chỉ rõ thách thức lớn trong tái cấu trúc các quy
trình quản lý là việc phải quên cách làm việc truyền thống, cởi mở hơn trong việc
tiếp nhận các chức năng mà hệ thống quản lý mới cung cấp. Trong số các chức
năng mới, có nhiều chức năng giúp cải thiện hoạt động điều hành trường đại học,
trong khi một số khác lại không phù hợp với quy mô nhỏ của trường. Vì vậy, cần
phải cấu hình lại hệ thống cho phù hợp mặc dù không phải ai cũng làm được điều
này.

13


Ngoài ra, Swartz D. và Orgill K. [44] cũng đã có những nghiên cứu nhằm
cung cấp một cách tiếp cận hệ thống ERP để giúp các nhà triển khai có thể tiết kiệm
chi phí trong quá trình triển khai một dự án ERP. Nhóm tác giả đã đưa ra những vấn
đề và thách thức chính khi triển khai một hệ thống ERP trong trường đại học. Đó là
thách thức về công nghệ, kỹ thuật, chức năng, giữ được nhân sự cũ và tuyển dụng

nhân sự mới.
Bên cạnh những thuận lợi trong xu hướng này, cũng tồn tại không ít khó
khăn. Trong nghiên cứu của mình,Pollock [39] đã đề cập đến sự thiếu hụt của các
nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp phục vụ đặc biệt cho thị trường giáo dục đại học.
Kết quả là trường đại học không có sự lựa chọn nào ngoài việc áp dụng một giải
pháp chung. Những giải pháp này rất khó để tùy chỉnh cho các nhu cầu cụ thể của
các tổ chức. Do đó, vấn đề quan trọng đối với các nhà cung cấp phần mềm và các
trường đại học liên quan đến những lợi ích của hệ thống ERP có thể được kết hợp
với các chiến lược để cải thiện sự phù hợp giữa các giải pháp này, nhu cầu của các
trường đại học cụ thể và các tổ chức nói chung. Về mặt này, nhà cung cấp cần một
sự hiểu biết sâu sắc hơn về bối cảnh tổ chức cụ thể và yêu cầu của các trường đại
học.
Ngoài ra, chiến lược mua sắm của các trường đại học ảnh hưởng khá lớn đến
việc ứng dụng ERP vì các trường đại học cảm thấy khó khăn trong việc đánh giá
các gói phần mềm [39]. Cũng trong nghiên cứu này, tác giả phân tích về những vấn
đề không thể so sánh được giữa môi trường đại học và môi trường doanh nghiệp
mà trước đây ERP được ứng dụng rất nhiều. Rất khó để chuyển từ một gói phần
mềm có tính chất chung như ERPsang triển khai tại một trường đại học cụ thể. Nó
không chỉ đơn giản liên quan đến yếu tố kỹ thuật, mà còn là sự hiểu biết của người
dùng đã được đào tạo. Chính vì sự khó khăn đó, tác giả tiếp tục phân tích về các
chiến lược tùy chọn mà các nhà cung cấp phần mềm đưa ra cho các tổ chức khác
nhau. Các nhà cung cấp phần mềm đưa ra mô hình tiêu chuẩn, trên cơ sở đó tùy
biến theo từng tổ chức cụ thể trên cơ sở sửa chữa và nâng cấp các gói phần mềm
tiêu chuẩn. Đồng thời với việc cấu hình lại phần mềm là sự thay đổi tổ chức rất khó
14


khăn. Cuối cùng, tác giả phân tích những ảnh hưởng của ERP tới tổ chức: tiêu
chuẩn hóa, tổ chức đơn vị, tái lập quá trình hoạch định chính sách và thay đổi mối
quan hệ.

Bên cạnh những nghiên cứu về mặt lý thuyết, trong thực tế đã có những
nghiên cứu liên quan đến việc ứng dụng thành công mô hình ERP vào môi trường
đại học dưới sự hỗ trợ của các giảng viên. MacKinnon [30] cũng đã có những
nghiên cứu về các dịch vụ do SAP cung cấp trong hệ thống ERP dành cho liên minh
các trường đại học sử dụng SAP (Bảng 1.2). Nghiên cứu đề cập đến các mô hình
ERP khác nhau được cung cấp bởi SAP cho các trường đại học ở Mỹ.

15


Ngoài ra, cũng có những nghiên cứu nhằm phân tích, tổng kết và rút ra
những bài học kinh nghiệm trong việc áp dụng và triển khai hệ thống ERP trong
Bảng 1.2. Danh sách các trường đại học sử dụng các mô hình ERP của SAP

trường đại học. Nghiên cứu của Somarajan [43] bàn về việc lập kế hoạch và thực
hiện thành công của một hệ thống ERP trong một tổ chức giáo dục. Đây là một quá
trình đầy nỗ lực, phức tạp liên quan đến các vấn đề kỹ thuật, tài chính, tổ chức và
hoạt động. Hai vấn đề đầu tiên là kỹ thuật và tài chính có thể được xử lý thông qua
các phương pháp tiếp cận tiêu chuẩn. Tuy nhiên, hai vấn đề sau về mặt tổ chức và
hoạt động là các vấn đề có tính mềm, đòi hỏi cách tiếp cận đặc biệt để đảm bảo
thành công.
Nguồn: MacKinnon [30]

16


Sự năng động của hai khía cạnh mềm này trong các tổ chức giáo dục có hơi
khác so với trong các tổ chức kinh doanh. Các tác giả, dựa trêntổng hợp các kinh
nghiệm quản lý và học tập trong việc triển khai các hệ thống ERP, đã thảo luận về
các phương pháp tiếp cận khác nhau để xử lý các vấn đề cứng và mềm, đặc biệt là

từng vấn đề mềm cụ thể liên quan đến các tổ chức giáo dục. Họ quan sát thấy rằng
việc triển khai các mô - đun quản lý nguồn nhân lực, tài chính diễn ra trôi chảy. Tuy
nhiên, một vài trục trặc đã xảy ra trong việc thực hiện các mô-đun liên quan đến
sinh viên do các vấn đề trong việc di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ. Trong trường
hợp không có tiêu chuẩn chung được thiết lập và thực hành tốt nhất cho việc lập kế
hoạch và triển khai thực hiện cụ thể cho các tổ chức giáo dục, nghiên cứu này có thể
được sử dụng để chấp nhận ERP trong tương lai trong giới học thuật.
Cũng liên quan đến vấn đề này, Bologa và cộng sự [12] đã xác định và phân
tích sự khác biệt của các trường đại học liên quan đến cơ cấu truyền thống, sự tham
gia quản lý, tổ chức, năng lực đội ngũ thực hiện, hệ thống cũ, liên bộ phận truyền
thông, đào tạo người sử dụng, các nhà cung cấp, quan hệ đối tác với khách hàng, tư
vấn bên ngoài. Các kết quả của nghiên cứu này có thể được sử dụng trong việc xây
dựng một khuôn khổ đánh giá các giải pháp ERP tốt nhất cho quản lý các trường đại
học. Cũng trong nghiên cứu này, tác giả chỉ rõ những công việc cần chuẩn bị trước
khi triển khai (lập kế hoạch chiến lược, những hệ thống sẽ kế thừa, nhu cầu thay
thế, nghiên cứu khả thi). Tiếp đó, tác giả lên kế hoạch cho sự thành công của dự án:
lập kế hoạch về kỹ thuật, tài chính, vấn đề về tổ chức thực hiện các giai đoạn của dự
án.
Từ sự thành công của việc triển khai ERP vào trường đại học ở Mỹ, Úc,
Anh, v.v… hàng loạt các trường đại học ở các nước châu Á đã nghiên cứu ứng
dụng mô hình này vào công tác quản lý như Trung Quốc, Ấn Độ, Hàn Quốc, Nhật
Bản, v.v… Năm 2010, Mishra [33] ở Đại học Gour, Ấn Độ đã đưa ra mô hình ERP
tương lai cho việc quản lý trường đại học công dựa trên mô hình PeopleSoft của
Oracle.

17