Bài giảng IC3 toàn tập unit 4 using microsoft office word 2007 VN

Ứng dụng chính
Phần B

Chương 4: Sử dụng Microsoft Word 2007
Bài

Chủ đề

16

Tạo mới văn bản

17

Thao tác trên khối văn bản

18

Định dạng văn bản

19

Cài đặt Tabs và Indents

20

Kiểm tra văn bản

21

Định dạng văn bản

22

In văn bản

23

Làm việc với Headers và Footers

24

Sử dụng công cụ định dạng
chế bản

© IIG Vietnam

25

Thao tác với Đồ họa

26

Thao tác với Bảng

27

Phổi hợp với những người khác
1

Bài 16: Tạo mới văn bản

•

nhập văn bản

•

chèn hoặc xóa văn bản

•

di chuyển trong văn bản

•

lưu văn bản lần thứ nhất

•

lưu thay đổi vào văn bản đã lưu trước đó

•

lưu văn bản với tên khác

•

lưu văn bản với định dạng khác

•

đóng một văn bản

•

mở một hoặc nhiều văn bản

•

di chuyển giữa các văn bản

© IIG Vietnam

2

2


Nhập và Chỉnh sửa văn bản
Vị trí con trỏ nhập văn

Thanh thẳng đứng nhấp nháy trên màn hình thể hiện nơi Word sẽ chèn các ký tự hoặc dán

bản

một nội dung

Nhập văn bản

Word tự động chèn văn bản vào bên phải của vị trí con trỏ nhập văn bản, di chuyển phần
văn bản hiện có sang phải.

Xóa văn bản

Để xóa các ký tự bên phải, nhấn phím
Để xóa các ký tự bên trái, nhấn phím

Insert / Overtype

Nhấn phím

.
.

để bật chế độ Overtype (chèn ghi đè); nhấn phím này một lần nữa để bật

chế độ Insert (chèn thường).

Word Wrap

Khi đủ số lượng từ trên một dòng, từ kế tiếp tự động nhảy xuống hàng kế tiếp. Khi không
muốn Word Wrap, nhấn phím

Dòng trống
© IIG Vietnam

Để chèn một dòng trống, nhấn phím

để kết thúc đoạn.

ở đầu hoặc cuối đoạn.
3


Nhập và Chỉnh sửa văn bản

•

Các khái niệm được áp dụng cho tất cả các chương trình xử lý văn bản

•

Khả năng tạo được các văn bản ngắn như thư từ hoặc bản ghi nhớ (memos) đến các văn bản dài
và phức tạp hơn như bản thảo (manuscripts), trang web, và sách quảng cáo (brochures)

•

Cung cấp các tài liệu chuyên nghiệp bằng cách áp dụng nhiều yếu tố thiết kế, và kết hợp các thành
phần vào phong cách và mẫu nhất quán

•

Gây ra các lỗi do thiết kế

–

© IIG Vietnam

Nếu bạn thấy khó đọc thì người khác cũng vậy

4


Hiển thị các mã định dạng

•

Sử dụng biểu tượng

–

(Show/Hide ¶) để hiển thị hoặc ẩn các ký tự không in

Giúp xác định được các mục đã chèn trong văn bản

¶

Hiển thị khi bạn ấn phím
Hiển thị khi bạn ấn phím
Hiển thị khi bạn ấn phím
Biểu thị cho dòng ngắt trang mềm
Biểu thị cho dòng ngắt trang thủ công/ ngắt cứng

© IIG Vietnam

5


Sử dụng thước kẻ (Ruler)

•

Giúp xác định vị trí của văn bản

–

•

Mặc định, đơn vị do lường của thước kẻ là inch

–

•

Chiều dài của thước kẻ phụ thuộc vào độ phóng to/ thu nhỏ của màn hình

Có thể thay đổi tại thẻ Display nhóm Advanced của Word Options

Sử dụng một trong các cách sau để hiện thị hoặc ẩn thước kẻ:

–

Tại thẻ View, nhóm Show, chọn / bỏ chọn ô Ruler; hoặc

–

Nhấp chuột vào biểu tượng

(View Ruler) nằm ở phía trên mũi tên đầu thanh cuộn dọc bên phải cửa sổ văn

bản

© IIG Vietnam

6


Di chuyển vị trí con trỏ nhập văn bản

Hướng di chuyển

Nhấn phím

Hướng di chuyển

Ký tự tiếp

Dòng tiếp theo

Ký tự trước

Dòng trước đó

Nhấn phím

Từ tiếp theo

+

Đoạn tiếp theo

+

Từ trước đó

+

Đoạn trước đó

+

Đầu dòng

Trang màn hình tiếp theo

Cuối dòng

Trang màn hình trước đó

Đầu văn bản

© IIG Vietnam

+

Cuối văn bản

+

7


Sử dụng Thanh cuộn (Scroll Bar)

•

Thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar) dùng để di chuyển góc nhìn văn bản lên hoặc xuống

•

Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) dùng để di chuyển góc nhìn văn bản sang trái hoặc sang
phải

•

•

Có 3 cách để di chuyển trong văn bản khi sử dụng các thanh cuộn:

–

Dùng chuột để kéo thanh cuộn lên/ xuống, sang trái/ sang phải

–

Nhấp chuột vào mũi tên ở 2 đầu hộp cuộn

–

Kéo hộp cuộn

Nếu đang làm việc trên một văn bản có nhiều trang hoặc có các tiêu đề thì khi bạn di chuyển thanh
cuộn ngang lên/ xuống sẽ có một Hộp thoại nhỏ (ScreenTip) hiển thị số trang và tiêu đề

© IIG Vietnam

8


Lưu văn bản

•

•

© IIG Vietnam

Word mặc định lưu với định dạng .docx nằm ở cuối tên tập tin

–

Có thể lưu tập tin với định dạng khác

–

Có thể lưu tài liệu ở bất cứ vị trí nào trong máy

Để lưu tài liệu, sử dụng một trong những biện pháp sau:

–

Nhấp chuột vào Office Button sau đó bấm Save hoặc Save As

–

Di chuột vào Save As để hiển thị menu con với các loại tập tin phổ biến để lựa chọn

–

Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp chuột vào biểu tượng

–

Nhấn tổ hợp phím

(Save)

+

9


Lưu một văn bản đã lưu trước đó

•

Khi muốn thay đổi một văn bản đã lưu trước đó, có hai lựa chọn lưu sau đây:

–

Lưu nội dung văn bản với tên tập tin như cũ: văn bản lưu trước đó được thay thế bằng văn bản với nội dung đã
thay đổi

–

Lưu nội dung trong văn bản với tên tập tin khác: giữ nguyên văn bản đã lưu trước đó và tạo một phiên bản mới
của văn bản trước

•

© IIG Vietnam

Để lưu tài liệu với tên khác, dùng lệnh Save As trên thực đơn lệnh Office Button

10


Lưu văn bản với định dạng khác

•

Để lưu văn bản với định dạng khác, sử dụng Save as type trong hộp thoại lưu (Save dialog box)

•

Danh sách mở rộng của các định dạng khác nhau cho các chương trình được sử dụng phổ biến
nhất

–

© IIG Vietnam

Một lựa chọn cho Word Template (*.dotx)

11


Sử dụng Document Properties

•

Tổng hợp các điểm chính trong văn bản để trợ giúp tìm kiếm tập tin

•

Thiết lập để xuất hiện mỗi khi bạn lưu, hoặc thêm bằng tay

•

Để nhập thông tin vào mục Document Properties, nhấp chuột vào Office Button, chọn Prepare, và
chọn Properties

–

© IIG Vietnam

Nhấp Document Properties, chọn Advanced Properties để thêm nhiều chi tiết hơn

12

Mở một văn bản mới

•

Khi bạn mở Word, một văn bản trống sẽ xuất hiện trên màn hình

•

Có thể tạo một văn bản không có định dạng hoặc chọn trọng các mẫu mà Word cung cấp

•

Để tạo mới một văn bản, dùng một trong các cách sau:

© IIG Vietnam

–

Mở một văn bản trống mới, nhấp Office Button, nhấp Blank document, sau đó nhấp Create

–

Bấm tổ hợp phím

+

13

Đóng một văn bản

•

Đóng văn bàn để giải phóng màn hình và bộ nhớ

•

Để đóng văn bản, sử dụng một trong các cách sau:

•

–

Nhấp vào Office Button, chọn Close

–

Nhấn tổ hợp phím

+

hoặc

+

Khi đóng văn bản cuối
cùng trên màn hình,
chỉ có nút Office

hoạt động

© IIG Vietnam

14

14


Mở một văn bản

•

•

© IIG Vietnam

Sử dụng một trong những cách sau để mở một văn bản:

–

Nhấp Office Button, chọn tập tin trong danh sách tài liệu gần đây

–

Nhấp Office Button, chọn Open

–

Nhấn tổ hợp phím

+

hay

+

Điều hướng trong hộp thoại Open để tìm các tập tin hoặc thư mục:

–

Nhấp vào tên tập tin đó

–

Chỉ chuột vào tập tin cần mở, nhấp Open

–

Nếu văn bản lưu ở một vị trí khác, chỉ đường dẫn đến vị trí đó và dùng một trong những cách trên

15


Di chuyển giữa các văn bản

•

Có thể chuyển đổi giữa nhiều tài liệu thao các cách sau:

–

Trên thẻ View, trong nhóm Window, nhấp Switch Windows

–

Nhấn vào mục tài liệu trên thanh tác vụ

–

Nếu Word trong chế độ xem dạng Restore Down, mở tài liệu có thể hiển thị trong tầng bố trí, nhấp vào thanh tiêu
đề của tài liệu

© IIG Vietnam

16


Bài 17: Thao tác trên khối văn bản

•

chọn các khối văn bản cụ thể

•

sử dụng thanh lựa chọn (Selection Bar)

•

thay đổi chế độ xem văn bản

•

điều chỉnh phóng to/ thu nhỏ

•

chỉnh sửa văn bản

•

sử dụng lệnh Undo, Redo, và Repeat

•

sử dụng lệnh Cut, Copy, và Paste

•

sử dụng Office Clipboard

© IIG Vietnam

17


Chọn khối văn bản

•

Để Word xác định
được vị trí phần văn
bản cần thực hiện
các thao tác

•

Phần văn bản được
chọn đó vẫn sẽ
giữ nguyên cho đến
khi bạn xóa hoặc
bỏ chọn

•

Nếu đánh dấu sai khối hoặc bạn muốn chọn lại, hãy nhấp chuột vào bất cứ vị trí nào trong văn bản
hoặc bấm một trong các phím mũi tên để bỏ chọn, và bắt đầu chọn lại.

© IIG Vietnam

18


Chọn khối văn bản liền nhau

•

Để chọn khối văn bản bằng cách dùng chuột, vị trí con trỏ chuột ở đầu văn bản để lựa chọn và sau
đó kéo để làm nổi bật phần văn bản được chọn

–

•

Có thể tăng hoặc giảm lựa chọn khi bạn giữ nút chuột

Để chọn khối văn bản bằng cách sử dụng bàn phím, tại vị trí điểm chèn, nhấn phím
phím mũi tên để di chuyển để làm nổi bật phần văn bản được chọn

•
•
•
•

Để chọn từ, nhấp đúp chuột vào từ cần chọn
Để chọn câu nhấn phím

Để chọn đoạn, nhấp chuột ba lần liên tiếp trên đoạn đó
Để chọn toàn bộ văn bản, làm một trong các cách sau:

–
–

© IIG Vietnam

và nhấp chuột trên câu đó

Tại thẻ Home, trong nhóm Editing, chọn Select, chọn Select All
Nhấn tổ hợp phím

+

19

, và nhấn


Chọn khối văn bản không liền nhau

•

Có thể chọn khối văn bản dù khối đó không liền nhau

•

Chọn phần đầu tiên của văn bản và sau đó nhấn phím

© IIG Vietnam

khi bạn chọn phần văn bản tiếp theo

20


Sử dụng thanh lựa chọn (Selection Bar)

•

Nằm trong vùng trống ở

cạnh trái của văn bản

–

•

Con trỏ chuột thay đổi sang

Để thực hiện lựa chọn sử
dụng thanh lựa chọn,
thực hiện một trong các cách sau:

–

Đối với dòng văn bản, nhấp chuột vào ở phía bên trái của dòng văn bản

–

Đối với đoạn, nhấp đúp chuột vào ở bên trái của đoạn

–

Để chọn toàn bộ văn bản, nhấp chuột ba lần liên tiếp vào bất cứ nơi nào trong thanh lựa chọn, hoặc nhấn
nhấp vào bất cứ nơi nào trên thanh lựa chọn

© IIG Vietnam

21

và

Thay đổi chế độ xem văn bản

Print Layout

Hiển thị nội dung tập tin như khi bạn in.

Full Screen Reading

Điều chỉnh nội dung văn bản với kích thước của màn hình chỉ hiển thị văn bản, tương
tự như đang đọc một cuốn sách.

Web Layout

Điều chỉnh văn bản và các thành phần khác tương tự như sử dụng chương trình thiết
kế Web để tạo ra trang Web.

Outline

Chế độ hiển thị văn bản dưới các định dạng nhất định, như kiểu tiêu đề, để tổ chức nội
dung.

Draft

Hiển thị văn bản theo toàn bộ chiều rộng của màn hình, chỉ nhìn thấy thanh thước
ngang.

© IIG Vietnam

22


Điều chỉnh phóng to/ thu nhỏ

•

Điều chỉnh màn hình hiển thị văn bản bằng cách sử dụng chức năng Zoom, thẻ View, Zoom level,
hoặc Zoom slider trên thanh trạng thái.

1

2

1

Zoom Level

2

Zoom Slider

3

Zoom Out

4

Zoom In

•

Có thể thiết lập tỷ lệ phần trăm phóng to từ 10% đến 500%, hoặc toàn bộ chiều rộng của trang

•

Chỉ điều khiển được màn hình hiển thị

© IIG Vietnam

3

4

23


Chỉnh sửa văn bản

•

Quy trình của việc thêm, xoá, hoặc thay đổi văn bản

•

Phải lựa chọn, trước khi bạn có thể sửa đổi bất kỳ đoạn văn bản nào.

•

Để thay đổi văn bản hiện hành, sử dụng một trong các cách sau:

•

–

Chọn văn bản và kiểu văn bản mới để thay thế văn bản cũ.

–

Để xóa vài ký tự, sử dụng phím

–

Để xóa số lượng lớn văn bản, chọn văn bản và nhấn phím

–

Nếu chế độ Overtype đang hoạt động, có thể gõ trên văn bản hiện hành

Hãy cẩn thận khi thay đổi với văn bản đã chọn

–

© IIG Vietnam

hoặc

Khi bạn nhấn phím hoặc nhấp chuột tùy chọn, văn bản lựa chọn bị ảnh hưởng

24

Sử dụng lệnh Undo, Redo, và Repeat

•

Nếu cần đảo ngược hành động (hoàn tác), kích hoạt lệnh Undo bằng một trong các cách sau:

–

Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp

–

Nhấn tổ hợp phím

–

Click vào mũi tên cho Undo để hiển thị danh sách

(Undo)

+

của 100 hành động liên tiếp thực hiện

–

Có thể chọn bất kỳ mục trong danh sách để hủy
lệnh này và tất cả các lệnh được thực hiện kể từ đó

•

Nếu muốn giữ lại thao tác đã Undo, có thể dùng lệnh Redo hoặc Repeat bằng một trong những
cách sau:

© IIG Vietnam

–

Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp

–

Nhấn tổ hợp phím

(Redo/Repeat)

+

25