Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng trong các DN thương mại mà cụ thể tại công ty cổ phần đt TM thiết bị điện việt nam

Mục Lục
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu của đề tài………………………………
1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu…………………………………...
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài………………………………
1.3 Các mục tiêu nghiên cứu………………………………………………
1.4 Phạm vi nghiên cứu……………………………………………………
1.5 Ý nghiã của nghiên cứu………………………………………………..
1.6 Kết cấu báo cáo nghiên cứu……………………………………………
Chương 2: Một số vấn đề lý luận về kế toán nhiệp vụ mua hàng………….
2.1 Một số định nghĩa, khái niệm về mua hàng.…………………………...
2.2 Lý thuyết cơ bản về kế toán mua hàng.…………………………….
2.3 Tổng quan về tình hình khách thể nghiên cứu ở Việt Nam và Thế giới về kế

3
3
4
5
5
5
6
7
7
7
11

toán nghiệp vụ mua hàng…………………………………………….
2.4 Nội dung kế toán nghiệp vụ mua hàng ………………………………
2.4.1 Kế toán mua hàng theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện

12

hành.(Theo chuẩn mực kế toán số 02)………………………………...
2.4.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam

12

theo phương pháp kê khai thường xuyên.…………………………….
2.4.2.1. Chứng từ sử dụng ……………………………………………….
2.4.2.2. Tài khoản kế toán ……………………………………………….
2.4.2.3. Trình tự hạch toán ……………………………………………….
2.4.2.4. Sổ kế toán ………………………………………………………..
2.4.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp KKĐK…………….
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ

13
13
14
17
29
30
33

mua hàng tại công tycổ phần thiết bị điện Việt Nam…………………
3.1 Phương pháp nghiên cứu…………………………………………
3.2 Đánh giá tổng quan tình hình nghiên cứu và ảnh hưởng nhân tố môi trường

33
36

đến kế toán mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị điện Việt Nam…
3.2.1. Tổng quan về công ty……………………………………………….

3.2.2. Đánh giá ảnh hưởng của môi trường đến kế toán mua hàng tại công ty cổ

36
38

phần thiết bị điện Việt Nam………………………………………….
3.3 Đặc điểm kế toán mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị điện VN……
41
3.3.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán ……………………………….
41
3.3.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán mua hàng tại công ty cổ phần thiết
bị điện Việt Nam……………………………………………………...
3.3.2.1 Các phương thức mua hàng tại công ty…………………………….
3.3.2.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị điện VN..
Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán mua hàng tại công

43
43
43
43


ty cổ phần thiết bị điện Việt Nam…………………………………….
4.1 Đánh giá nhận xét về kế toán mua hàng tại công ty……………………
4.1.1 Những ưu điểm ……………………………..……………………..
4.1.2 Một số mặt tồn tại cần khắc phục…………………………………..
4.2 Quan điểm hoàn thiện kế toán mua hàng………………………………
4.2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán mua hàng……….………..
4.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán mua hàng……………………
4.3 Các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán mua hàng tại công ty…….

KẾT LUẬN………………………………………………………………..

44
46
48

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường ngày nay, một doanh nghiệp (DN) muốn tồn tại, đứng vững
và khẳng định được mình là điều vô cùng khó khăn. Bởi lẽ, thị trường luôn luôn chịu sự chi
phối của các quy luật cạnh tranh, quy luật giá trị, quy luật cung cầu…chính những sự thay
đổi của các quy luật này tác động mạnh mẽ đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp. Đối với tất cả các doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hay trong lĩnh
vực thương mại đều muốn hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Có lợi nhuận thì mới đảm bảo sự
duy trì hoạt động của doanh nghiệp, mở rộng kinh doanh, cải tiến sản phẩm tăng cường khả
năng cạnh tranh và khẳng định vị trí của mình được. Nhưng để hoạt động kinh doanh đạt kết
quả như mong đợi thì đòi hỏi DN phải tổ chức tốt việc lưu chuyển hang hóa. Quá trình lưu
chuyển hang hóa gồm 3 khâu đó là: Mua- Bán- Dự trữ, các khâu này có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau không thể coi nhẹ bất kỳ khâu nào có như vậy thì lợi nhuận của DN mới được đảm
bảo.

2


Hoạt động kinh tế cơ bản của doanh nghiệp kinh doanh thương mại là sự tổng hợp các
hoạt động mua bán, dự trữ hàng hoá nhằm nối liền sản xuất và tiêu dùng xã hội. Trong đó,
bán là mục đích còn mua là phương tiện để đạt mục đích. Thông qua nghiệp vụ mua hàng các
doanh nghiệp thương mại có thể đạt được mục đích của mình đồng thời giúp cho các đơn vị
sản xuất tiêu thụ hàng hoá một cách nhanh chóng, thu hồi vốn nhanh, giảm chi phí lưu thông
hàng hoá.. Quá trình mua hàng được đánh giá là tốt khi nó đáp ứng được số lượng, chất

lượng, giá trị… đáp ứng đúng nhu cầu của DN mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các
khâu: Thu mua- Dự trữ- Tiêu thụ. Để làm được việc này thì việc hạch toán kế toán mua hàng
là vô cùng quan trọng và cần thiết. Đối với một doanh nghiệp, mua hàng có một vị trí vô
cùng quan trọng. Nó là khâu đầu tiên trong quá trình lưu thông hàng hóa, đảm bảo cho DN
có đủ lượng hàng để bán ra thu lợi nhuận. Nếu khâu mua hàng không được coi trọng có thể
dẫn đến hàng mua không đủ đáp ứng nhu cầu bán ra, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng,
chất lượng hàng từ đó làm giảm uy tín, thị phần cũng như khả năng cạnh tranh của DN. Hơn
nữa, kế toán mua hàng là một bộ phận cấu thành căn bản trong việc xác định và theo dõi tình
hình hàng mua, các chi phí phát sinh liên quan đến việc mua hàng. Ngày nay, để đứng vững
trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn tìm cách tiết kiệm chi phí từ khâu mua cho
đến khâu bán ra. Do đó việc hạch toán một cách chính xác các nghiệp vụ kế toán mua hàng là
một trong những phần việc quan trọng trong chiến lược kinh doanh của DN, công tác kế toán
mua hàng cần phải tỏ rõ vai trò của mình trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị
doanh nghiệp giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời đối với các hoạt
động của doanh nghiệp tập trung nghiên cứu công tác kế toán mua hàng giúp cho doanh
nghiệp xác định được lượng hàng mua cần thiết, giảm các khoản chi phí không cần thiết,
đảm bảo tính chính xác, tính kịp thời của các báo cáo kế toán.
Mặt khác, qua quá trình tìm hiểu tại một số DN thương mại đặc biệt là qua quá trình
thực tập tại công ty cổ phần ĐT & TM thiết bị điện Việt Nam có tới 80% nhân viên kế toán
cho rằng việc hạch toán các nghiệp vụ kế toán mua hàng là vô cùng quan trọng không những
thế họ còn gặp một vài khó khăn đối với một số nghiệp vụ mua hàng phát sinh.
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài.
3


Trong hoạt động kinh doanh thương mại tổ chức hạch toán quá trình mua hàng là phần
quan trọng trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp thương mại, do vậy việc tổ chức đúng
đắn, khoa học nghiệp vụ mua hàng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán
tại các doanh nghiệp thưong mại, giúp cho doanh nghiệp xử lý, nắm bắt được những thông
tin cần thiết, từ đó có những quyết định đúng đắn, chính xác, nhằm nâng cao hiệu quả kịnh

doanh.
Từ thực tế công tác kế toán mua hàng tại một số các doanh nghiệp thương mại mà cụ thể là
tại công ty cổ phần thiết bị điện Việt Nam, chúng em đã lập một số bảng câu hỏi về tình hình
hạch toán của công ty để các nhân viên kế toán của công ty trả lời như: Doanh nghiệp vận
dụng chuẩn mực kế toán đã phù hợp hay chưa? Doanh nghiệp đã hạch toán đầy đủ và chính
xác các nghiệp vụ mua hàng phát sinh hay chưa? Doanh nghiệp có tiến hành việc lập các
khoản dự phòng hay không? Nếu có thì việc tiến hành lập các khoản dự phòng như thế nào?
Việc mua hàng hóa của DN có đáp ứng tốt tất cả các khâu còn lại trong quá trình lưu chuyển
hàng hóa hay không?Việc phân bổ chi phí mua hàng đã phù hợp hay chưa? ...
Để tìm ra câu trả lời cho những vấn đề đặt ra ở trên thì chúng em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn
thiện công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng trong các DN thương mại mà cụ thể tại công ty cổ
phần ĐT & TM thiết bị điện Việt Nam”
1.3 Các mục tiêu nghiên cứu.
Với đề tài nghiên cứu trên nhóm em có các mục tiêu nghiên cứu như sau:
Đưa ra những lý luận cơ bản về mua hàng.
Trình bày phương pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán mua hàng tại một công ty cụ
thể.
Đưa ra kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán mua hàng tại các doanh nghiệp
thương mại.
1.4 Phạm vi nghiên cứu.

4


Nghiên cứu kế toán mua hàng trong các doanh nghiệp thương mại.cụ thể đi sâu phân
tích phương pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty cổ phần
ĐT & TM thiết bị điện Việt Nam.
Do thời gian thực tế tại công ty còn ngắn, trình độ chuyên môn còn hạn chế nên chúng
em lựa chọn nghiên cứu thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng của công ty. Số liệu thực tế
được lấy trong khoảng thời gian từ tháng 1 đến tháng 11 năm 2010 và quý 1 năm 2011.

1.5 Kết cấu báo cáo nghiên cứu.
Bố cục bài báo cáo nghiên cứu gồm 4 chương :
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu của đề tài: Tính cấp thiết về đề tài, phạm vi nghiên cứu,
mục tiêu nghiên cứu cần đạt được, phạm vi nghiên cứu và ý nghĩa của việc nghiên cứu đối
với các DN thương mại trong nền kinh tế hiện nay.
Chương 2 :Lý luận cơ bản về kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thương mại: Các lý luận
cơ bản về mua hàng, tổ chức kế toán nghiệp vụ mua hàng trong các DN thương mại dựa trên
cơ sở chuẩn mực số 02 và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán mua hàng tại công ty cổ phần ĐT
& TM thiết bị điện Việt Nam: Các phương pháp thu thập số liệu thông qua từng phương
pháp đánh giá mức độ thu thập và rút ra ý nghĩa của các phương pháp đó, nêu ra thực trạng
công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty ( chứng từ sử dụng, việc luân chuyển chứng
từ, công tác ghi sổ…)
Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán mua hàng tại công ty cổ phần
ĐT & TM thiết bị điện Việt Nam: Trên cơ sở thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ mua
hàng của công ty, đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân tố khách quan, chủ quan; nêu ra
ưu điểm, nhược điểm trong công tác quản lý cũng như công tác kế toán của công ty, từ đó
đưa ra ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty.

5


Chương II: Một số vấn đề lý luận về kế toán nhiệp vụ mua hàng
2.1
Định nghĩa, khái niệm về mua hàng.
- Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp
thương mại, tạo tiền đề vật chất cho các giai đoạn tiếp theo trong quà trình lưu thông hàng
hóa.
2.2
Lý thuyết cơ bản về kế toán mua hàng.

 Các phương thức mua hàng:
+ Mua theo phương thức nhận hàng (giao hàng trực tiếp): Theo phương thức này căn cứ
vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm đến cho

6


người bán để nhận hàng, doanh nghiệp mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh
nghiệp.
+ Mua theo phương thức gửi hàng: Theo phương thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế
đã ký kết, bên bán chuyển hàng đến cho bên mua và giao hàng tại kho người mua hoặc 1 địa
điểm đã quy định trong hợp đồng.
 Phạm vi xác định mua hàng
Trong các doanh nghiệp thương mại, hàng hóa được coi là hàng mua khi thỏa mãn đồng
thời các điều kiện sau:
− Hàng hóa phải được thông qua 1 phương thức mua bán thanh toán tiền hàng nhất định,
− Doanh nghiệp đã nắm được quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền tệ
hay 1 loại hàng hóa khác,
− Hàng hóa mua vào với mục đích để bán ra hoặc qua gia công sản xuất rồi bán ra
Các trường hợp không được coi là hàng mua:
+ Hàng mua về để tiêu dùng nội bộ doanh nghiệp
+ Hàng mua về dùng cho sửa chữa lớn, XDCB
+ Hàng hóa hao hụt, tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua phải chịu
+ Hàng nhận bán đại lý, ký gửi…..
Ngoại lệ được coi là hàng mua: Hàng hóa hao hụt, tổn thất trong quá trình mua theo hợp
đồng bên mua phải chịu
 Thời điểm xác định mua hàng
Hàng mua được ghi nhận khi hàng hóa đã chuyển giao quyền sở hữu từ người bán sang
người mua, người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Tùy thuộc vào từng phương
thức mua hàng mà thời điêm xác định mua hàng là khác nhau:

+ Mua theo phương thức nhận hàng( giao hàng trực tiếp): Thời điểm chuyển quyền sở hữu
khi đã hòan thành thủ tục giao nhận hàng, doanh nghiepj mua đã thanh toán tiền hoặc chấp
nhận thanh toán
+ Mua theo phương thức chuyển hàng: Thời điểm chuyển quyền sở hữu khi bên mua đã nhận
được hàng do bên bán chuyển đến, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
 Giá cả hàng mua
− Nguyên tắc: Hàng mua hạch toán theo nguyên tác giá gốc
− Giá thực tế của hàng mua được xác định theo công thức:

7


Giá TT của HH mua vào = (giá mua HH + thuế NK, thuế TTĐB + chi phí phát sinh trong
khâu mua – giảm giá, chiết khấu được hưởng)
Trong đó :
Giá mua hàng hóa là số tiền doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp theo hợp đồng hoặc theo
hóa đơn. Tùy theo phương thức tính thuế GTGT doanh nghiệp áp dụng mà chỉ tiêu này có
thể là 1 trong 2 chỉ tiêu sau:
+
Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Giá mua hàng hóa là
giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào
+
Nếu DN tính thuế GTGT thoe phương pháp trực tiếp trên GTGT hoặc đối với những
hàng hóa dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT
thì giá mua hàng hóa đã bao gồm thuế GTGT đầu vào
− Chi phí mua hàng: Bao gồm các chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình mua hàng như
chi phí vận chuyên, bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm, chi phí lưu kho lưu bãi, hao hụt tự
nhiên trong khâu mua……
− Trị giá hàng mua: Là số tiền giảm trừ người bán dành cho người mua vì lý do hàng kém
phẩm chất, không đúng chủng loại quy cách trong hợp đồng hoặc lạc hậu thị hiếu.

Chiết khấu thương mại được hưởng là số tiền người bán giảm trừ cho người mua vì
người mua đã mua hàng với khối lượng lớn đạt được mức hưởng chiết khấu như đã thỏa
thuận trong hợp đồng hoặc giao kèo mua bán.
* Trường hợp hàng mua có bao bì đi cùng hàng tính giá riêng thì trị giá bao bì phải được bóc
tách và được theo dõi riêng
* Trường hợp hàng mua về phải qua gia công, sơ chế, tân trang, phơi đảo, chọn lọc….để làm
tăng them giá trị hàng hóa hoặc khả năng bán của hàng hóa thì giá trị hàng mua bao gồm giá
trị hàng xuất chế biến cộng chi phí gia công, sơ chế
 Các phương thức thanh toán
Thông thường việc thanh toán tiền hàng giữa bên mua và bên bán được thực hiện qua 2
hình thức:
_ Thanh toán trực tiếp: sau khi nhận được quyền sở hữu về hàng hóa, doanh nghiệp thương
mại mua hàng thanh toán ngay cho bên bán, hình thức thanh toán có thể bằng tiền hoặc hiện
vật

8


_ Thanh toán trả chậm: theo phương thức này thời điểm thanh toán tiền hàng sẽ diễn ra sau
thời điểm ghi nhận quyền sở hữu về hàng hóa
Thông thường doanh nghiệp bán sẽ đặt điều kiện tín dụng cho doanh nghệp mua trong đó
quy định về thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu thanh
toán, tỷ lệ chiết khấu thanh toán được hưởng nếu có Nhiệm vụ hạch toán hàng mua
Hạch toán nghiệp vụ hàng mua trong doanh nghiệp thương mại cần thực hiện tôt các nhiệm
vụ sau:
_ Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời chính xác chỉ tiêu hàng mua về số lượng, chủng
loại, quy cách, thời điểm ghi nhận hàng mua
_ Theo dõi, kiểm tra, giám sát để thực hiên tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng,
từng nhà cung cấp, từng đơn vị đặt hàng và tình hình thanh toán nợ với nhà cung cấp
_ Cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho bộ phận nghiệp vụ doanh nghiệp để luôn có định

mức tồn kho cần thiết đảm bảo lượng hàng hóa bán ra. Tuy nhiên không để định mức tồn kho
quá lớn gây ảnh hưởng đến thời gian luân chuyển của hàng hóa.
2.3
Nội dung kế toán mua hàng:
2.3.1 Kế toán mua hàng theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành.
(Theo chuẩn mực kế toán số 02)
2.3.1.1. Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán,
hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục
nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi
trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan
trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại,
chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên
quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá
hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.
9


Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằng
chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính. Việc ước tính này phải tính đến sự biến
động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc
năm tài chính, mà các sự kiện này được xác nhận với các điều kiện hiện có ở thời điểm ước
tính.
2.3.1.2 Phương pháp xác định giá trị HTK theo chuẩn mực số 02:

−
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được
thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao
gồm: chi phí mua hàng, chi phí chêd biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để
có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
−

Việc tính giá hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau:
+ Phương pháp tính theo giá đích danh.
+ Phương pháp bình quan gia quyền.
+ Phương pháp nhập trước, xuất trước.
+ Phương pháp nhập sau xuất trước.

 Phương pháp tính giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt
hàng, hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.
 Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính
theo giá trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn
kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc
vào mỗi kỳ nhập một lô hàng mới về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
 Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho dược
mua hoặc sản xuất trước thi được xuất trước và hàng tông kho cong lại cuối kỳ là hàng tồn
kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng
tồn kho được tính theo giá của lồ hàng nhập ở thời điểm đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho
được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
 Phương pháp nhập sau xuất trước áp dụng trên giả định là hàng tồn kho được mua
sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho
được mua trước đó hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho
được tính theo giá của lô hàng sau cùng hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được
tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
2.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam.

10


KÊ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG
XUYÊN
2.3.2.1 Chứng từ sử dụng
Các chứng từ hóa đơn được sử dụng trong khâu mua hàng là:
_Hóa đơn GTGT: khi doanh nghiệp mua hàng của đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ sẽ được người bán giao 1 liên hóa đơn GTGT (liên 2). Trên hóa đơn GTGT ghi rõ
các chỉ tiêu sau:
+ Giá trị hàng hóa đơn vị chưa có thuế GTGT
+ Các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán
+ Thuế GTGT
+ Tổng giá thanh toán
_ Hóa đơn bán hàng: trong trường hợp doanh nghiệp thương mại mua hàng của đơn vị tính
thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT hoặc thuộc đối tượng không chịu thuế
GTGT, doanh nghiệp sẽ được bên bán cung cấp hóa đơn bán hàng( liên 2)
_ Bảng kê thu mua hàng hóa ( do cán bộ nghiệp vụ lập): khi doanh nghiệp mua hàng trên thị
trường tự do hoặc mua trực tiếp tại các hộ sản xuất. Cán bộ thu mua phải lập “ bản kê thu
mua hàng hóa”, trên bản kê phải ghi rõ tên, địa chỉ doanh nghiệp mua; tên, địa chỉ, giấy
CMND của người bán, số lượng, giá trị hàng hóa mua.
_ Phiếu nhập kho: phản ánh số lượng hàng hóa thực nhập kho của đơn vị
_ Biên bản kiểm nhận hàng hóa: Biên bản này thường được lập trong trường hợp số lượng
hàng hóa thực nhận và số lượng hàng hóa trên hóa đơn có sự chênh lệch nhau hoặc trong quá
trình nhập kho hàng hóa diễn ra trong nhiều ngày.
_ Các chứng từ thanh toán: phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng…phản ánh việc
thanh toán tiền mua hàng…
23.2.2 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán
sử dụng các Tk sau: 156, 151, 133, 331….

* TÀI KHOẢN 156” hàng hóa”: đối với tài khoản này kế toán sẽ sử dụng để phản ánh giá trị
hiện có và tình hình biến động của hàng hóa tại các kho hàng, quấy hàng, hàng hóa bất động
sản. Khi tiến hành mua hàng kế toán sẽ phản ánh tăng TK 156 bằng việc ghi vào bên nợ TK
156 toàn bộ: giá mua vào của hàng hóa nhập kho, nhập quầy theo hóa đơn mua vào ( bao
gồm các loại thuế không được hoàn lại), chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát sinh, trị giá
hàng hóa thuê ngoài gia công, chế biến hoàn thành, nhập kho, nhập quầy ( gồm giá mua vào
11


của hàng hóa và chi phí gia công chế biến). Nếu có trường hợp hàng bán bị trả lại kế toán sẽ
tiến hành nhập kho số hàng bị trả lại đồng thời ghi tăng TK hàng hóa. Ngoài ra đối với số
hàng phát hiện thừa qua kiểm kê tại quầy kế toán cũng ghi tăng giá trị hàng hóa. Tài khoản
156 cũng phản ánh trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu
tư. Kế toán sẽ tiến hành ghi giảm trị giá hàng hóa khi hàng hóa được xuất kho bằng việc ghi
vào bên có TK 156 trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho, xuất quầy, chi phí thu mua phân bổ
cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ, các khoản giảm trừ, hàng mua trả lại, chiết khấu thương mại
của hàng mua. Ngoài ra kế toán cũng ghi giảm trị giá hàng hóa đối với trị giá hàng hóa phát
hiện thiếu tại kho, tại quầy và trị giá hàng hóa bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất
động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng
Cuối cùng số dư bên nợ TK 156 sẽ phản ánh Trị giá hàng hóa còn tồn kho và chi phí thu mua
của hàng hóa tồn kho.
Tài khoản 156 “ hàng hóa”: có 3 tài khoản cấp 2
_ Tài khoản 1561 “ giá mua hàng hóa”: phản ánh trị giá mua của hàng hó tại kho, tại quầy
_ Tài khoản 1562 “ chi phí thu mua hàng hóa”: phản ánh chi phí thu mua hàng hóa
_ Tài khoản 1567 “ hàng hóa bất động sản” phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động
của các loại hàng hóa bất động sản của doanh nghiệp
* Tài khoản 151 “ hàng mua đang đi đường”:
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại hàng hóa vật tư mua ngoài doanh
nghiệp đã thuộc quyền sở hữu nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp, còn đang trên đường
vận chuyển, ở các bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập

kho.
Bên nợ:
_ Phản ánh trị giá hàng hóa vật tư đang đi đường.
Bên có:
_ Trị giá hàng hóa vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển bán thẳng
Số dư nợ: Trị giá hàng hóa vật tư đang đi đường cuối kỳ
Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán mua hàng còn sử dụng các
tài khoản liên quan như 111, 112, 331, 133…..
* Tài khoản 133 “ thuế GTGT được khấu trừ”.
Thuế GTGT được khấu trừ chỉ phát sinh ở những đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng
nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGT được khấu trừ là số thuế GTGT
12


đầu vào của những hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ mà cơ sở kinh doanh mua vào để dùng cho hoạt
động SXKD chịu thuế GTGT.
Bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Bên có: Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ
Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại.
Số dư bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, được hoàn lại.
Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp hai
_ TK 1331: “ thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ”, dùng để phản ánh số thuế
GTGT đầu vào của vật tư hàng hóa, dịch vụ mua ngoài dung vào sản xuất kinh doanh hàng
hóa dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
_ TK 1332: “ thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”, phản ánh số thuế GTGT đầu vào của
quá trình mua sắm TSCĐ dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT.
* Tài khoản 331 “ phải trả người bán”
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả của doanh
nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Ngoài ra tài khoản này dùng để

phản ánh số tiền doanh nghiệp đặt trước tiền mua hàng trong kỳ.
Bên nợ:
_ Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhận thầu xây lắp..
_ Số tiền ứng trước cho người bán trong kỳ
_ Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa, dịch vụ
_ Chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận giảm trừ vào
khoản phải trả.
_ Giá trị hàng trả lại người bán trong kỳ.
Bên có:
_ Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhận thầu xây lắp..
_ Trị giá hàng hóa đã nhận liên quan đến số tiền mua hàng đặt trước
Số dư bên có: Số tiền phải trả người bán hiện còn cuối kì
Số dư bên nợ: Số tiền mua hàng đặt trước hoặc số trả thừa người bán hiện còn cuối kỳ.
2.3.2.3 Trình tự hạch toán
a. Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các DN tính thuế giá trị gia tăng
theo phương pháp khấu trừ.
Kế toán mua hàng theo phương thức nhận hàng
13


_ Khi mua hàng về nhập kho, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng,…
kế toán ghi:
Nợ TK156 (1561): giá mua hàng hóa( chưa có thuế GTGT)
Nợ TK133 (1331): thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK111: số đã thanh toán bằng tiền mặt
Có TK112: số đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Có TK141, 311: số đã thanh toán bằng tiền tạm ứng, hay tiền vay ngắn hạn
Có TK331: tổng giá thanh toán của hàng hóa mua vào
_ Trường hợp thu mua hàng hóa có bao bì đi kèm tính giá riêng, khi nhập kho kế toán ghi
Nợ TK 153( 1532) : Trị giá bao bì kèm theo có tính giá riêng theo giá chưa thuế

GTGT
Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK liên quan( 111, 112, 113, 311, 331…..): Tổng giá thanh toán của bao bì
_Trường hợp bao bì kèm theo không tính giá riêng phải trả lại cho người bán, trị giá bao bì
kèm theo hàng hóa, ghi nợ TK 002
Đồng thời số tiền ký cược vè giá trị bao bì theo yêu cầu của người bán, ghi:
Nợ TK 144: Số tiền ký cược ngắn hạn
Có TK liên quan( 111, 112, 331…): Số tiền ký cược theo yêu cầu của bên bán.
_ Nếu doanh nghiệp đặt trước tiền mua hàng cho người bán, khi ứng tiền kế toán ghi:
Nợ TK 331: Số tiền đã đặt trước cho người bán
Có TK liên quan ( 111, 112, 311): Số tiền đặt trước
_ Khi người bán chuyển hàng hóa đến cho doanh nghiệp, hàng được nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK156 (1561): Giá mua hàng hóa thực nhập theo giá chưa có thuế GTGT
Nợ TK153 (1532): Trị giá bao bì thực nhập theo giá chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá thanh toán của hàng hóa và bao bì đi kèm theo đã nhận
trong lỳ này.
_ Khi mua hàng phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi…, kế toán ghi:
Nợ TK156 (1562): chi phí thu mua ( chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 311: số chi phí thu mua đã thanh toán
Có TK 331: số chi phí thu mua chưa trả
Kế toán mua hàng theo phương thức gửi hàng
14


_ Trường hợp hàng và chứng từ về cùng lúc: Kế toán tương tự như phương thức nhận hàng
_ Trường hợp hàng về trước, chứng từ về sau:
+Hàng mua đã nhập kho nhưng cuối tháng chưa có hóa đơn , kế toán ghi sổ theo giá tạm tính
( không bao gồm thuế GTGT):

Nợ TK 156(1561) : Gía tạm tính của hàng hoá nhập kho
Có TK331- Phả trả người bán
_Khi có hóa đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá trị ghi trên hóa đơn:
+Nếu giá trên hóa đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bố sung phần chênh lệch
Nợ TK156(1561): Phần chênh lệch
Có TK331- Phải trả người bán
+Nếu giá trên hóa đơn nhỏ hơn giá tạm tính, kế toán ghi điều chỉnh giảm phần chênh lệch
Nợ TK 156(1561): Phần chênh lệch
Có TK 331- Phải trả người bán
+Sau bút toán điều chỉnh , kế toán ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo hóa đơn:
Nợ TK 133 –Thuế GTGTđầu vào được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả người bán
_Trường hợp chứng từ về trước, hàng về sau:
+Hàng mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về DN , kế toán căn cứ vào bộ chứng từ mua
hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Gía mua hàng đang đi đường ( chưa thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112,113, 311 ,331 …) :Tổng giá thanh toán
+Khi hàng mua đang đi đường đã về nhập kho hay gửi bán thẳng , kế toán ghi:
Nợ TK 156(1561): Gía trị hàng mua đi đường kỳ trước nhập kho
Nợ TK 157 : Gía hàng mua đi đường ky trước gửi bán kỳ này
Nợ TK 632 : Gía trị hàng mua đi đường kỳ trước bàn giao trực tiếp cho kho hàng
Có TK 151 : Gía trị hàng mua đang đi đường về nhập kho hoặc bán thẳng
Kế toán các trường hợp phát sinh trong quá trình mua hàng
* Kế toán hàng thiếu
_ Khi kiểm nhận nhập kho phát sinh hàng thiếu so với hóa đơn , nếu thiếu chưa rõ nguyên
nhân , căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hóa , kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1381): trị giá hàng thiếu
Nợ TK133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
15

Có TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng bị thiếu hụt
_ Số hàng thiếu tùy thuộc vào từng nguyên nhân cụ thể có thể được ghi nhận như sau:
+ Nếu thiếu là do hao hụt tự nhiên trong định mức:
Nợ TK 156(1562)
Có TK138(1381)
+Nếu người bán xuất thiếu
. Người bán giao tiếp số hàng thiếu :
Nợ TK 156(1561) : Số hàng thiếu người bán giao tiếp
Có TK 138(1381) : Xử lý số hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân
.Nếu người bán không còn hàng hoặc đơn vị không chấp nhận mua tiếp , kế toán ghi giảm nợ
phải trả người bán ;
Nợ TK 331- Tổng số tiền theo giá thanh toán của số hàng thiếu
Có TK 138(1381) : Xử lý số hàng thiếu
Có TK 133 : Ghi giảm số thuế GTGT của số hàng thiếu
+ Nếu cá nhân làm mất hàng hóa phải bồi thường :
Nợ TK138(1388): Tổng giá thanh toán của số hàng thiếu
Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào giảm trừ
Có TK 138(1381) : Xử lý số hàng thiếu
Sau đã trừ phần bồi thường , nếu giá trị bắt bồi thường nhỏ hơn giá trị hàng thiếu , được xử
lý ghi tăng giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: Giấ vốn hàng bán
Có TK 138(1381): Xử lý số hàng thiếu
* Kế toán hàng thừa
_ Trường hợp khi kiểm nhận nhập kho xuất hiện hàng thừa so với hóa đơn, khi đó doanh
nghiệp phải làm biên bản thông báo cho bên bán biết để cùng xử lý:
+ Nếu nhập toàn bộ số hàng thừa:
Nợ TK 156(1561): Số hàng thừa theo giá chưa có thuế GTGT
Có TK 338(3381): Ghi nhận là hàng thưa chưa rõ nguyên nhân

+ Khi xử lý số hàng thừa:
Nếu trả lại cho người bán:
Nợ TK 338(3381): TRị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 156(1561): Xuất kho trả lại số hàng thừa
Nếu đồng ý mua tiếp số hàng thừa:
16


Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của số hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa
Nếu do dôi thừa tự nhiên, ghi giảm chi phí mua hàng hoặc ghi tăng thu nhập khác
Nợ TK 338(3381): Xử lý số hàng thừa
Có TK 156(1562): số hàng thừa
Có TK 711: Thu nhập khác
Nếu thừa không xác định được nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK 338(3381): Xử lý số hàng thừa
Có TK 711: Thu nhập khác
+ Nếu chỉ nhập kho hàng hóa theo giá trị trên hóa đơn:
Số hàng thừa coi như giữ hộ cho người bán, kế toán ghi: Nợ 002_hàng hóa nhận giữu hộ,
nhận gia công
Khi xử lý số thừa ghi Có 002_hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công
Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa:
Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của số hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa
Nếu thừa không xác định được nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK156(1561): Nhập kho số hàng thừa theo giá chưa có thuế GTGT
Có TK 711: Thu nhập khác
* Kế toán chiết khấu thanh toán hàng mua:

_Trường hợp mua hàng với phương thức trả chậm, khi thanh toán tiền hàng:
+ Nếu không được hưởng chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 331:
Có TK 111, 112, 311:
+ Nếu thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, số chiết khấu được
hưởng ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính và ghi giảm nợ phải trả cho người bán:
Nợ TK331: Tổng số tiền còn nợ
Có TK 111, 112, 311: Số tiền thực trả
Có TK 515: Chiết khấu thanh toán tính trên tổng số tiền còn nợ
Trường hợp doanh nghiệp đã thanh toán tiền cho nhà cung cấp sau đó mới ghi nhận chiết
khấu thanh toán được hưởng, kế toán ghi:
17


Nợ TK 111: Chiết khấu nhận bằng tiền mặt
Nợ TK 112: Chiết khấu nhận bằng tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 138( 1388): Chiết khấu sẽ nhận được
Có TK 515: Doanh thu hoat động tài chính
* Kế toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại
_ Trường hợp khi mua hàng phát sinh hàng kém phẩm chất trả lại người bán hoặc yêu cầu
giảm giá đã được chấp thuận từ phía nhà cung cấp hoặc được hưởng chiết khấu thương mại:
Nợ TK 331: Trừ vào nợ phải trả người bán theo tổng giá thanh toán
Nợ TK 111, 112, 138(1388): Nhận được bằng tiền hoặc sẽ nhận được( trường hợp
đã thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp)
Có TK 156( 1561): trị giá hàng hóa bị giảm trừ theo giá chưa thuế GTGT
Có TK 133: thuế GTGT đầu vào giảm trừ tương ứng
b. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp
trực tiếp hoặc đối với các mặt hàng không chịu thuế GTGT
So với trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, phương pháp này trị
giá hàng hóa, vật tư mua vào được phản ánh theo tổng giá thanh toán( Giá đã có thuế

GTGT), kế toán không sử dụng TK133_thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
_ Khi mua hàng hóa về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 156(1561): trị giá hàng hóa mua vào theo tổng giá thanh toán
Có TK 111: Đã thanh toán bằng tiền mặt
Có TK 112: Chiết khấu nhận bằng tiền gửi ngân hàng
Có TK 141: Đã thanh toán bằng tiền tạm ứng
Có TK 311: Đã thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn
Có TK 331: Chưa thanh toán tiền cho người bán
_ Khi mua hàng có kèm theo bao bì tính giá riêng:
Nợ TK 153( 1532): Trị giá bao bì theo tổng giá thanh toán
Có TK 111, 112, 331: Số tiền đã thanh toán hoặc chấp nhận nợ
Trường hợp bao bì phải trả lại cho người bán, ghi Nợ TK 002: Trị giá bao bì phải trả
lại người bán
Khi trả lại cho người bán về số bao bì: Có TK 002: trị giá bao bì đã trả cho người bán
Nếu nhà cung cấp yêu cầu ký cược một số tiền nhất định cho trị giá bao bì phải trả, kế
toán ghi:
Nợ TK 144: Số tiền ký cược
18


Có TK 111, 112: Số tiền đem ký cược
_ Trường hợp khi mua hàng phát sinh các chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, chi phí
lưu kho, lưu bãi….
Nợ TK 156(1562): chi phí thu mua theo tổng giá thanh toán
Có TK 111, 112, 331: chi phí thu mua đã thanh toán hoặc chưa thanh toán
_ Nếu doanh nghiệp mua hàng theo phương thức đặt trước tiền cho người bán:
+ Khi đặt trước tiền cho người bán:
Nợ TK 331- Phải trả người bán
Có TK 111, 112: Số tiền đặt trước cho người bán
+ Khi nhận hàng từ nhà cung cấp:

Nợ TK 156( 1561)-Trị giá số hàng nhận từ nhà cung cấp theo tổng giá thanh toán
Có TK 331: Số tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp
Có TK 111, 112: Số tiền phải thanh toán thêm( nếu có)
_Trường hợp mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho:
Nợ TK 151: Trị giá hàng hóa, bao bì đi kèm đang đi đường theo tổng giá thanh toán
Có TK 111, 112, 331: Số tiền đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho hoặc giao bán thẳng, kế toán ghi:
Nợ TK 156, 157, 632: Trị giá hàng về nhập kho hoặc bán thẳng theo tổng giá thanh
toán
Nợ TK 153, 1388, 131: Trị giá bao bì về nhập kho hoặc giao bán thẳng
Có TK 151: Hàng mua đang đi đường
_ Trường hợp hàng mua đã nhập kho nhưng cuối tháng chưa có hóa đơn, kế toán ghi sổ theo
giá tạm tính:
Nợ TK 156(1561): Giá tạm tính của hàng hóa nhập kho
Có TK 331: Phải trả người bán
Khi có hóa đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá ghi trên hóa đơn:
+ Nếu giá trên hóa đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bổ sung phần chênh lệch
Nợ TK 156( 1561): Phần chênh lệch
Có TK 331: Phải trả người bán
+ Nếu giá trên hóa đơn nhỏ hơn giá tạm tính, kế toán ghi điều chỉnh giảm phần chênh lệch:
Nợ TK 156( 1561): Phần chênh lệch
Có TK 331: Phải trả người bán
19


_ Trường hợp khi kiểm nhận hàng hóa nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn. Số hàng
thiếu tùy thuộc vào từng nguyên nhân cụ thể được ghi nhận như sau:
+ Nếu thiếu là do hao hụt trong định mức :
Nợ TK 156(1562): Trị giá hàng thiếu theo tổng giá thanh toán
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán của số hàng bị thiếu hụt trong định

mức
+ Nếu thiếu chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hóa để thông báo cho
bên bán biết, trong khi chờ xử lý ghi sổ, kế toán ghi:
Nợ TK 156( 1561): Số hàng thiếu người bán giao tiếp
Có TK 138( 1381): Xử lý số hàng thiếu
Nếu cá nhân làm mất hàng hóa phải bồi thường:
Nợ TK 138(1388): Tổng giá thanh toán của số hàng thiếu
Có TK 138(1381): xử lý số hàng thiếu
_ Trường hợp khi kiểm nhận nhập kho xuất hiện hàng thừa so với hóa đơn, khi đó doanh
nghiệp phải làm biên bản thông báo cho bên bán biết để cùng xử lý:
+ Nếu nhập toàn bộ số hàng thừa:
Nợ TK 156(1561): Số hàng thừa theo tổng giá thanh toán
Có TK 338( 3381): ghi nhận là hàng chưa rõ nguyên nhân
Khi xử lý số hàng thừa:
Nếu trả lại cho người bán :
Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 156(1561) : Xuất kho trả lại số hàng thừa
Nếu đồng ý mua tiếp số hàng thừa :
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa theo tổng giá thanh toán
Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa
Nếu thừa không xác định được nguyên nhân , ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK 338(3381) : Xử lý số hàng thừa
Có TK771 : Thu nhập khác
+ Nếu chỉ nhập kho hàng hóa theo giá trị trên hóa đơn:
Số hàng thừa coi như giữ hộ cho người bán, kế toán ghi : Nợ 002- Hàng hóa nhận giữ hộ,
nhận gia công
Khi xử lý số thừa ghi Có 002- Hàng hóa nhận giữ hộ , nhận gia công
_ Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa :
20

Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng thừa theo tổng giá thanh toán
Có TK 331: Tổng giá thanh toán của sổ hàng thừa
_ Nếu thừa không xác định được nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK 156(1561): Nhập kho số hàng thừa theo tổng giá thanh toán
Có TK 711 : Thu nhập khác
_ Trường hợp mua hàng với phương thức trả chậm, khi thanh toán tiền hàng:
Nếu thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, số chiết khấu được hưởng
ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính và ghi giảm nợ phải trả người bán:
Nợ TK 331: Tổng số tiền còn nợ
Có TK 111, 112, 311: Số tiền thực trả
Có TK 515: Chiết khấu thanh toán tính trên tổng số tiền còn nợ
Trường hợp doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp sau đó mới ghi nhận
chiết khấu thanh toán được hưởng, kế toán ghi:
Nợ TK 111: Chiết khấu nhận bằng tiền mặt
Nợ TK 112: chiết khấu nhận bằng tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 138(1388): chiết khấu sẽ được nhận
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
_ Trường hợp khi mua hàng phát sinh hàng bị kém mất phẩm chất trả lại người bán hoặc yêu
cầu giảm giá đã được chấp thuận từ phía nhà cung cấp hoặc hưởng chiết khấu thương mại:
Nợ TK 331: Trừ vào nợ phải trả người bán theo tổng giá thanh toán
Nợ TK 111, 112, 138(1388): Nhận được bằng tiền hoặc sẽ nhận được( trường hợp đã
thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp)
Có TK 156(1561): Trị giá hàng hóa bị giảm trừ theo tổng giá thanh toán
_ Trường hợp mua hàng theo phương thức hàng đổi hàng( trao đổi với những hàng hóa
không cùng bản chất):
+ Khi nhận hàng mua từ nhà cung cấp:
Nợ TK 156: Trị giá hợp lý theo tổng giá thanh toán của hàng nhận về
Có TK 331: Tổng số tiền theo giá thanh toán của số hàng nhận
+ Khi xuất trả hàng hóa để trừ vào nợ nhà cung cấp:

Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán của hàng hóa đem trao đổi
Có TK 511: DT theo giá thanh toán của hàng đem trao đổi
+ Phản ánh giá vốn của số hàng đem trao đổi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
21


Có TK 156: Trị giá thực tế xuất kho của hàng đem trao đổi
+ Khi thanh toán thêm hoặc nhận them tiền từ nhà cung cấp:
Nợ(Có) 111, 112: Số tiền chênh lệch
Có(Nợ) 331: Số tiền chênh lệch
2.3.2.4 Tổ chức sổ kế toán
Tùy thuộc vào từng hình thức kế toán áp dụng mà kế toán có thể mở các loại sổ sách sau:
_ Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ: Nhiệp vụ bán hàng được
phản ánh vào các sổ sau:
+ Bảng kê số 8 “ Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho hàng hóa”: Ghi chép tổng hợp tình hình
nhập-xuất-tồn kho hàng hóa hoặc thành phẩm.
+ Nhật ký chứng từ số 5: tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp
+ Nhật ký chứng từ số 6: phản ánh hàng mua đang đi đường
+ Nhật ký chứng từ số 1, 2, 4: ghi có TK 111, 112, 311
+ Sổ cái các TK 156, 151, 133, 331, 111, 112
+ Các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan
_ Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung:
Nghiệp vụ mua hàng được phản ánh vào các sổ
+Nhật ký chung
+ Sổ nhật ký mua hàng
+ Sổ nhật ký chi tiền
+ Số cái các TK 156, 151, 133, 331, 111, 112
+ Các sổ thẻ kế toán chi tiêt liên quan
2.3.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ

2.3.3.1Vận dụng tài khản
Để hoạch toán hàng mua theo phương pháp kiểm kê định kỳ , kế toán sử dụng các khoản sau:
*Tài khoản 611 “ Mua hàng “: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hóa vật tư mua
vào và tăng thêm do các nguyên nhân khác:
Bên nợ:
_ Trị giá hàng hóa còn lại chưa tiêu thụ đầu kỳ (tồn kho , tồn quầy , hàng gửi bán , hàng đang
đi đường)
_ Trị giá hàng mua và tăng do các nguyên nhân khác trong kỳ
Bên có:
22


_ Trị giá hàng hóa còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ (tồn kho , tồn quầy , hàng gửi bán , hàn đang
đi đường)
__ Trị giá hàng mua bị trả lại , giảm giá hàng mua , chiết khấu thương mại được hưởng
_ Trị giá hàng xuất trong kỳ
Tài khoản này cuối kỳ không có số dư.
TK này được chi tiết thành 2 TK cấp 2:

TK 6111 Mua nguyên liệu , vật liệu

TK 6112 Mua hàng hóa
*Tài khoản 156_Hàng hóa: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hóa tồn kho , tồn
quầy cuối kỳ .
Bên nợ: phản ánh trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ
Bên có: kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ
Số dư nợ: trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ
*Tài khoản 151_ Hàng mua đang đi đường: Phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường chưa
về nhập kho cuối kỳ
Bên nợ: Phản ánh trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ

Bên có: Kết chuyển trị giá hàng đang đi đường đầu kỳ
Số dư nợ: Trị giá hàng hóa đang đi đường cuối kỳ
*Tài khoản 157_Hàng gửi bán: Phản ánh trị giá hàng hóa gửi bán cuối kỳ
Bên nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa gửi bán cuối kỳ
Bên có: Kết chuyển trị giá hàng hóa gửi bán cuối kỳ
Số dư nợ: Trị giá hàng hóa gửi bán cuối kỳ
2.3.3.2. Phương pháp kế toán
Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển trị giá hàng hóa chưa tiêu thụ( tồn kho, tồn quầy, hàng gửi
bán, hàng đang trên đường vận chuyển) cuối kỳ trước:
Nợ TK 611: Mua hàng
Có TK 156, 157, 151: TRị giá hàng hóa chưa tiêu thụ cuối kỳ
Trong kỳ, căn cứ vào tình hình tăng giảm hàng hóa, kế toán ghi:
_Trị giá hàng hóa tăng do mua ngoài:
Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Nợ TK 611: Trị giá hàng hóa theo giá chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331: Trị giá hàng hóa theo tổng giá thanh toán
23


Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Nợ TK 611: Trị giá hàng hóa theo tổng giá thanh toán
Có TK 111, 112, 331: Trị giá hàng hóa theo tổng giá thanh toán
_Chi phí phát sinh trong khâu mua hàng trong kỳ:
Nợ TK 156(1562): Chi phí thu mua theo giá chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331: Chi phí thu mua theo tổng giá thanh toán
_Trường hợp phát sinh hàng mua bị trả lại, giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại được
hưởng:
Nợ TK 111, 112, 331: Trị giá hàng hóa bị giảm trừ theo tổng giá thanh toán

Có TK 611: Trị giá hh bị giảm trừ theo giá chưa có thuế GTGT
Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào giảm trừ tương ứng
Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ kết quả kiểm kê, xác định trị giá hàng hóa chưa tiêu thụ cuối kỳ:
_ Kết chuyển hàng hóa tồn kho, tồn quầy:
Nợ TK 156: Trị giá hàng hóa tồn kho tồn quầy cuối kỳ
Có TK 611: Mua hàng
_ Kết chuyển trị giá hàng gửi bán chưa xác định tiêu thụ cuối kỳ:
Nợ TK 157: hàng gửi bán
Có TK 611: mua hàng
_ Kết chuyển trị giá hàng hóa còn đang đi đường cuối kỳ:
Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường
Có TK 611: mua hàng
Từ trị giá hàng hóa còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ, kế toán xác định trị giá hàng hóa xuất kho
trong kỳ:

Trị giá hàng
còn lại xuất
trong kỳ

=

Trị giá hàng
hóa chưa
tiêu thụ đầu
+
kỳ

Trị giá hàng
hóa tăng
thêm trong kỳ

-

Trị giá hàng
hóa chưa
tiêu thụ cuối
kỳ

2.4 Tổng quan về tình hình khách thể nghiên cứu ở Việt Nam và Thế giới về kế toán
nghiệp vụ mua hàng.
24


Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu về đề tài tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng
trong các DN thương mại, chúng em nhận thấy đây cũng là một trong những đề tài rất được
quan tâm. Đã có khá nhiều bài luận văn chuyên đề tốt nghiệp nghiên cứu cụ thể như:
Đề tài luận văn: “ Hoàn thiện nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty Cổ
phần phát triển sản phẩm mới NPDC” của sinh viên Nguyễn Như Quỳnh K37D4 trường Đại
học Thương Mại. Đối với đề tài sinh viên đã nêu ra được thực trạng tình hình mua hàng và
thanh toán tiền hàng tại doanh nghiệp, đồng thời đã có những giải pháp để hoàn thiện hơn
công tác hạch toán hàng mua như: Việc bổ sung biên bản kiểm nghiệm hàng mua nhằm phản
ánh được tình hình thừa thiếu cũng như chất lượng hàng hóa nhập vào kho. Tuy nhiên trong
đề tài còn một số hạn chế như chưa nêu ra được biện pháp kế toán về trích lập dự phòng cho
các mặt hàng tồn kho, hay chưa khắc phục được một số hạn chế về công tác ghi sổ đối với
chi phí mua hàng.
Đề tài luận văn: “ Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty cổ
phần kiến trúc nội thất nhà San Nam” của sinh viên Nguyễn Thị Như Hằng K39D6 Trường
Đại học Thương Mại. Nội dung của bài khá đầy đủ các phần về thực trạng công tác mua
hàng, sinh viên đã nêu ra được tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ mua
hàng, sự cần thiết của việc cần phải hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng

trong các DN hiện nay cũng như đã chỉ ra được một số mặt thiếu sót trong công tác tổ chức
kế toán mua hàng như: Đối với việc hạch toán hàng thừa, thiếu phát sinh trong quá trình mua
hàng các DN không phản ánh số hàng thừa (thiếu) theo đúng quy định của Bộ tài chính, mà
chỉ tiến hành nhập kho theo số lượng thực nhập sau đó thông báo cho nhà cung cấp Việc theo
dõi trích lập dự phòng đối với hàng tồn kho: DN không mở sổ kế toán chi tiết TK 159- Dự
phòng giảm giá hàng tồn kho cho từng đối tượng. Hay chưa lập sổ kế toán chi tiết chi phí
mua hàng… bài làm cũng nêu ra được một số giải pháp hoàn thiện, tuy nhiên các giải pháp
đã đề ra chưa thực sụ triệt để
Ngoài ra, còn có các bài viết nghiên cứu của các trường đại học khác như:
“ Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Thành Đô ”
“Thực trạng & biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại
công ty Dược liệu TWI”.
Dựa trên cơ sở những mặt tồn tại chung đó thì các đề tài trên cũng đã đưa ra rất nhiều
giải pháp cụ thể, chi tiết bám sát vào thực trạng của công ty cũng như bối cảnh của nền kinh
tế. Tuy nhiên chúng em cũng có một số quan điểm như sau: Các đề tài trên mặc dù đã đưa ra
được các giải pháp phù hợp tình hình tổ chức kế toán của DN tuy nhiên để thực hiện các giải
25