Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí tài sản của công ty VNGT
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (234.11 KB, 33 trang )
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
HỆ THỐNG TIN QUẢN LÍ TÀI SẢN CỦA VNGT
Giới thiệu tổng quan về trung tâm VNGT
Địa chỉ công ty : 4A2 Nguyễn Chí Thanh Hà Nội, Tel: (04)7712777
376 Điện Biên Phủ Quận 10 TP.HCM, Tel: (08)9290777
Email:
Website:
Thông tin về cuộc phỏng vấn
Đại diện công ty: Mrs. Nguyễn Thị Phương Thảo
Chức vụ
: Trưởng phòng Tài chính kế toán
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
1
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
PHA 1 – NGHIÊN CỨU SƠ BỘ
1. Giới thiệu chung
Được thành lập tháng 10 năm 2003. Trung tâm viễn thông thế hệ mới Việt
nam (VNGT) là một trong những doanh nghiệp trẻ nhưng đã sớm khẳng định
được vị trí của mình trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Internet.
Hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ Internet, chỉ sau 3 năm
thành lập đến nay VNGT đã chiếm lĩnh được một thị phần đáng kể trong thị
trường viễn thông nước nhà. Với ban quản trị vững mạnh, nhóm chuyên gia
kỹ thuật đầy kinh nghiệm, tận tâm và nhiệt huyết – cùng đội ngũ nhân viên
kinh doanh năng động, trẻ trung và gần gũi, VNGT đã tạo nên một trường làm
việc sáng tạo, năng động. Điều đó được thể hiện ở sự hài lòng và tín nhiệm
bởi khách hàng trên toàn quốc. Là một ISP “sinh sau” nhưng rất chuyên
nghiệp và vô cùng thân thiện, VNGT luôn đặt phương châm “Chất lượng và
Uy tín” lên hàng đầu bằng cách đi sâu vào phát triển dịch vụ, chăm sóc khách
hàng, từng bước tạo nên niềm tin và sự hài lòng của người sử dụng. Đến với
VNGT, khách hàng sẽ được thoả mãn nhanh nhất về thông tin sản phẩm dịch
vụ, giải pháp kỹ thuật cùng giá cả ưu đãi. Đăc biệt là sự tận tâm và chu đáo
trong công tác chăm sóc khách hàng.
Dịch vụ chính của công ty VNGT là cung cấp các loại thẻ Internet (Net
hạt dẻ, Net của bạn, Net family). Thực hiện việc tư vấn, thiết kế, hỗ trợ kĩ
thuật cho các công ty, tổ chức, cá nhân muốn xây dựng hệ thống mạng. Cung
cấp loại hình dịch vị mới là điện thoại thông minh (Smart Phone) cho phép
gọi điện thoại đường dài, điện thoại đi quốc tế với giá thành rẻ, chất lượng
đảm bảo, tin cậy.
Các hoạt động của công ty ngày càng phát triển, vật tư thiết bị của công ty
ngày càng nhiều, chủng loại ngày càng phong phú, đa dạng. Điều đó dẫn đến
nhu cầu phải có những cách thức mới, hiệu quả, hiệu suất cao trong việc quản
lí tài sản của công ty VNGT. Do vậy iệc tin học hóa hệ thống quản lí tài sản
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
2
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
của công ty VNGT là cần thiết và đáp ứng được yêu cầu hoạt động kinh
doanh ngày càng phát triển của công ty.
2. Các câu hỏi phỏng vấn nhằm nắm bắt sơ bộ cấu trúc hệ thống Quản lí
tài sản của công ty VNGT
Câu hỏi 1: Các hoạt động chính của công ty VNGT là gì ?
Trả lởi:
- Công ty VNGT hoạt dộng trong lĩnh vụ viễn thông. Công ty cung cấp các
loại thẻ Internet như là thẻ Net hạt dẻ, Net family, Net của bạn cho phép truy
cập Internet với giá thành rẻ. Ngoài ra công ty còn cung cáp các loại dich vụ
về viễn thông như tư vấn, thiết kế, hỗ trợ kĩ thuật cho các công ty, tổ chức, câ
nhân có nhu cầu, Ngoài ra cung ty vừa phát triển loại hình dịch vụ Voip với
sản phẩm là điện thoại thông minh( Smart Phone) cho phép gọi điện thoại
đường dài qua mạng Internet với giá thành rẻ.
Câu hỏi 2: Công ty VNGT có những phòng ban nào phòng nào ?
Trả lời:
Công ty VNGT có các phòng ban chính là: Phòng Giám Đốc, Phòng Ké
toán, Phòng Kính Doanh, Phòng Tổng Hợp, Phòng Kĩ thuật.
Câu hỏi 3: Chức năng của các phòng ban là gi ?
Trả lời:
-
Phòng Giám đốc trung tâm : Quản lý và điều hành chung, quyết định
những dự án lớn của trung tâm; lập chiến lược, kế hoạch phát triển của trung
tâm; chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất của trung tâm đối với nhà nước, là chủ
tài khoản của trung tâm.
-
Phòng Kỹ thuật : Phụ trách toàn bộ khâu kỹ thuật của trung tâm như là
vận hành các dịch vụ của trung tâm, đảm bảo hệ thống mạng của trung tâm,
nghiên cứu và thử nghiệm sản phẩm mới…
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
3
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
-
Phòng Kinh doanh : Chịu thách nhiệm toàn bộ việc kinh doanh của trung
tâm, phải tìm cách nâng cao mức tăng trưởng trung tâm, tìm khách hàng, thu
hút dự án cho trung tâm…
-
Phòng tài chính – kế toán : Phụ trách việc thu chi của trung tâm; quản lý
vật tư tài sản, các giao dịch của trung tâm…
-
Phòng tổng hợp: Chịu trách nhiệm về nhân sự, hoạt động đoàn thể,
phong trảo, đào tạo…
Câu hỏi 4: Hoạt động thường ngày của công ty là gi ?
Trả lòi:
-
Phòng Kinh doanh là nơi có nhiệm thu hút hợp đồng, đơn đặt hàng
cho công ty. Phòng Kinh doanh sẽ liên kết với phòng Kĩ thuật, thực
hiện những buổi giới thiệu các dịch vụ mà công ty cung cấp, chào
hàng, cung cấp những thông tin mà khách hàng yêu cầu như cơ sở hạ
tầng cần có, đơn giá, khả năng triển khai, thời gian triển khai. Khi có
khách hàng muốn kí kết hợp đồng với công ty, họ sẽ làm việc với
phòng Kinh doanh. Họ sẽ yêu cầu được cung cấp nhiều thông tin mà
họ mong muốn. Phòng Kinh doanh sẽ phối hợp với phòng Kĩ thuật, cử
người đi xem xét, đánh giá cở sở hạ tầng sẵn có của đối tác, đưa ra
những khuyến nghị, thiết kế hệ thống giúp cho đối tác. Sau đó phòng
Kĩ thuật sẽ về bàn bạc với phòng Kinh doanh đưa ra những thiết bị
cần phải có, bóc tách và định giá cho hệ thống cần xây dựng. Phòng
kinh doanh sẽ đưa kết quả phân tích cho đối tác xem xét. Nếu khách
hàng đồng ý, phòng Kinh doanh trình giám đốc, hai bên sẽ kí kết hợp.
Trong thời gian thực hiện hợp đồng, phòng Kĩ thuật có trách nhiệm
theo dõi, xây dựng, và bảo trì để hệ thống hoạt đồng đúng yêu cầu để
ra.
-
Việc thi công, xây dựng hệ thống là do bên công ty VNGT chịu trách
nhiệm. Phòng Tài chính – Kế toán cấp tiền hoặc tạm ứng để đi mua vật
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
4
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
tư thiết bị. Việc cấp tiền phải được sự đồng ý của Giám đốc và Kế toán
trường. Khi đã mua thiết bị vật tư về, bộ phận quản lí tài sản có nhiệm
vụ quan lí, giám sát, thực hiện việc nhập xuất khi theo đúng trình tự
pháp lí. Việc xuất nhấp kho phải do có yêu cầu của các phòng ban, của
Giám đốc, của các hợp đồng đã kí kết và phải co sự đồng ý của Giảm
đốc và những người có liên quan.
- Phòng Tổng hợp liên hệ với tất cả các phòng ban chịu trách nhiệm
trong việc quản lí nhân sự, cấp lương, bậc lương. Tổ chức các buổi
hoạt động ngoài giờ, thể dục thể thao, văn nghê, công đoàn cho công
nhân viên của toàn công ty.
Câu hỏi 5: Bộ phận quản lí tài sản làm ở đâu trong công ty, cấu tạo, chức
năng là gì ?
Trả lời:
Bộ phận quản lí tài sản thuộc phòng Tài chính – Kế toán bao gồm các bộ phận
nhỏ như là: Bộ phận xuất nhập, bộ phận măt hàng, bộ phận quản lí.
+ Bộ phận xuất nhập: Chịu trách xuất hàng và nhập hàng vào kho.
+ Bộ phận mặt hàng: Chịu trách nhiệm sắp xếp, phân loại, tìm kiếm, quản lí
số lượng, chất lượng, giá thành của mặt hàng. Có khả năng thêm, bớt chỉnh
sửa báo cáo theo yêu cầu.
+ Bộ phận quản lí: Chịu trách nhiệm thống kê , báo cáo, kiểm tra lượng xuất
nhập, hàng tồn trong kho. Việc báo cáo có thể tiến hành hàng tháng, tháng
quý hoặc theo lệnh của Giám đốc hoặc những người có thẩm quyền.
Câu hỏi 6: Hệ thống quản lí tài sản của công ty hiện nay hoạt động bằng
phương thức nào ?
Trả lời:
Hệ thống quản lí tài sản của công ty hiện đang phải thực hiện bằng tay.
Hiện nay hoạt động của công ty đang phát triển và đang cần nâng cấp hệ
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
5
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
thống quản lí tài sản của công ty. Việc tin học hóa hệ thống tài sản của công
ty sẽ đáp ứng được yêu cầu phát triển của công ty.
Câu hỏi 7: Hoạt động của bộ phận quản lí tài sản của quản lí tài sản?
Trả lời:
Khi có yêu cầu xuất nhập, thông qua phòng Kế toán tài chính yêu cầu này
sẽ được đưa đến bộ phận quản lí tài sản của công ty. Bộ phận này sẽ kiểm tra
hàng tồn trong kho xem chủng loại mặt hàng, số lượng có đáp ứng được
không. Sau khi kiểm tra xong nếu thấy đáp ứng được sẽ gửi yêu cầu đến bộ
phận xuất nhập. Bộ phận xuất nhập sẽ viết phiếu xuất nhập kho đưa đến bộ
phận kho. Bộ phận kho sẽ căn cứ theo các phiếu này tiến hàng việc xuất nhập
theo yêu cầu.
Dựa trên những câu hỏi phỏng vấn, và dựa trên đề xuất của công ty cũng
nhu cầu thực tế đặt ra của họat động kinh doanh. Nhóm phân tích thiết kế sẽ
đi sâu tìm hiểu bộ phận “Quản lí tài sản” của công ty VNGT nhằm nâng cao
hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian làm việc, chi phí cũng như đáp ứng tốt
nhất tiến độ công việc kinh doanh ngày càng tăng của công ty VNGT.
3. Cấu trúc của công ty VNGT
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
6
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
3.1. Sơ đồ cấu trúc công ty
Kế toán trưởng
Trưởng phòng
TC-KT
Nghiệp vụ
tài chính
Quản lí tài
sản
Phó giám đốc
Phó giám đốc
kinh doanh
kỹ thuật
Trưởng phòng Kinh
doanh
Trưởng phòng
tổng hợp
Lập kế hoạch
Kinh doanh và
đầu tư
Văn phòng
hành chính
Triển khai kế
hoạch kinh doanh
Nhân sự
Trưởng phòng kỹ
thuật
Điều hành
Và quản trị
mạng
OMC
Hà nội
Thanh toán
Cước
Định giá cước
Lao động
Thử nghiệm
công nghệ mới
Tiền
Quản lý
Thu/Chi và các
tài khoản
Thuế-Kiểm
toán
Giám đốc
trung tâm
Quản lý các
hợp đồng
Đào tạo
Tiếp thị quảng
cáo
Lưu trữ
Tiếp xúc với
Quản lý công
nợ
khách hàng
l
ư
ơ
n
g
hồ sơ
Phát triển dự
án và dịch vụ
Tư vấn và hỗ
trợ
Kỹ thuật
Đoàn thể
P Phong trào
Hình 1: Sơ đồ tổ chức công ty VNGT
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
7
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
3.2. Giải thích chức năng các phòng ban
-
Phòng Giám đốc trung tâm : Quản lý và điều hành chung, quyết định những
dự án lớn của trung tâm; lập chiến lược, kế hoạch phát triển của trung tâm; chịu
trách nhiệm pháp lý cao nhất của trung tâm đối với nhà nước, là chủ tài khoản
của trung tâm.
-
Phòng Kỹ thuật : Phụ trách toàn bộ khâu kỹ thuật của trung tâm như là vận
hành các dịch vụ của trung tâm, đảm bảo hệ thống mạng của trung tâm, nghiên
cứu và thử nghiệm sản phẩm mới…Khi công ty có hợp dồng phòng Kỹ thuật
phối hợp với phòng Kinh doanh tiếp xúc với khách hàng, tư vấn cho khách
hàng, tiến hành khảo sát thiết kế mạng khi khách hàng có nhu cầu. Cùng phối
hợp với phòng Kinh doanh để định ra giá trị hợp đồng sao cho hợp lí nhất để
khách hàng và công ty cùng có lợi nhất.
-
Phòng Kinh doanh : Chịu trách nhiệm toàn bộ việc kinh doanh của trung
tâm, phải tìm cách nâng cao mức tăng trưởng trung tâm, tìm khách hàng, thu hút
dự án cho trung tâm…
-
Phòng Tài chính – kế toán : Phụ trách việc thu chi của trung tâm; quản lý
vật tư tài sản, các giao dịch của trung tâm…Trong phòng Tài chính – kế toán có
bộ phận quản lí tài sản chỉu trách nhiệm quản lí xuất nhập kho hàng của công ty.
- Phòng tổng hợp: Chịu trách nhiệm về nhân sự, hoạt động đoàn thể, phong
trảo, đào tạo…
Như yêu cầu của bài toán để ra ban đầu ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về bộ phận tài
quản lí tài sản của công ty VNGT để có những cải tiến giảm tăng hiệu quả trong
việc quản lí tài sản của công ty VNGT
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
3
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
4. Mối liên hệ giữa các phòng ban với bộ phận quản lí tài sản trong công ty
VNGT.
4.1. Sơ lược về hệ thống quản lí tài sản
• Mục đích chính của hệ thống là quản lí, cung cấp các tài sản của công ty
cho các bộ phận khác sử dụng, thu hồi tái quản lí khi các bộ phận khác
không có nhu cầu. Thực hiện việc nhập kho và xuất kho thiết bị vật tư khi
có các hợp đồng đựơc kí kết. Thực hiện những báo cáo thống kê về tài sản
cho của công ty khi Giám đốc hoặc nhũng bộ phận có thẩm quyền yêu
cầu.
• Yêu cầu chung của một hệ thống quản lí tài sản công ty:
Đáp ứng được các yêu cầu chung trong việc quản lí tài sản của toàn
công ty.
Có khả năng lập báo cáo, thống kê, tìm kiếm những trang thiết bị,
vật tư còn trong kho hoặc đang được sử dụng ở các bộ phận nào.
Đáp ứng nhanh và linh hoạt các yêu cầu của các bộ phận trong công
ty để đạt hiệu quả công việc cao. Dễ dàng giám sát, theo dõi tình hình tài
sản chung của công ty.
4.2 Hệ thống Quản lí tài sản hiện hành của VNGT
* Khi có đơn đặt hàng của công ty khác hoặc yêu cầu của các bộ phận
khác nhau trong công ty
-
Sau khi được Giám đốc và Kế toán trưởng phê duyệt, phòng Tài chínhkế
toán sẽ viết “Phiếu chi” (Mẫu biểu số 1)hoặc là “Phiếu thu”(Mẫu biểu số 2).
Phiếu chi để cấp tiền đi mua vật tư, còn phiếu thu là trong trường hợp khách
hàng thanh toán hợp đồng. Nếu thiết bị chưa được dùng ngay thì sẽ tiến hành thủ
tục nhập kho. Việc nhập kho cần có “Phiếu nhập kho”(Mẫu biểu số 3).
* Khi một bộ phận trong công ty có yêu cầu được sử dụng hoặc có đơn đặt
hàng mua vật tư thiết bị của công ty
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
4
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
-
Sau khi được Giám đốc phê duyệt, bộ phận Quản lí tài sản sẽ viết “phiếu
xuất kho”(Mẫu biểu số 4) để cung cấp cho bộ phận có yêu cầu hoặc cấp cho
khách hàng. Song song với phiếu xuất kho, nhập kho là “thẻ kho”(Mẫu biểu số
5).
* Khi một bộ phận không còn nhu cầu sử dụng hoặc khi có công ty mua
thiết bị vật tư về.
- Khi bộ phận sử dụng hoàn trả lại thiết bị, vật tư cho công ty thì bộ phận quản
lí tài sản sẽ viết “phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho này giống như phiếu nhập
kho đã trình bảy ở trên (phiếu được dánh số 1). Song song với phiếu nhập kho là
thẻ kho.
4.3 Các mẫu biểu chính và bảng giải thích ý nghĩa
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
5
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
Bảng giải thích “phiếu chi”: Bảng số 1
Số TT
1
Tên trường
Ý Nghĩa
mục
Đơn vị
Đơn vị cấp tiền
Kiểu giá
trị
String
Dải giá trị
Ví dụ
Hợp lệ
Công ty VNGT
Viết bằng chữ, số, kí
hiệu(kh ông để trống)
Số 4A Đường
2
Địa chỉ(Ở góc
Địa chỉ của đơn
trên bên trái)
vị cấp tiền
String
Nguyễn Chí
Viết bằng chữ, số, kí
Thanh-Liễu
hiệu(kh ông để trống)
Giai-Ba Đình
3
4
Ngày…tháng
Ngày tháng lập
…năm
phiếu
Họ tên người
Người có trách
nhận tiền
nhiệm nhận tiền
Sau ngày thành lập
Date
22/10/2006
công ty tháng 10 năm
2003
String
Nguyễn Mạnh
Phú
Không quá 30 kí tự
Địa chỉ của
người nộp tiền,
5
Địa chỉ
hoặc của công
Viết bằng chữ, số, kí
String
ty….
Lý do chi
hay do yêu cầu
String
nào đấy
Theo hợp đồng
Số tiền
hiệu
1A
(Không để trống
Số +
7
hiệu(kh ông để trống)
Xuân – Hà Nội
Viết bằng chữ, số, kí
Theo hộp đồng
6
178/72Thanh
Lượng tiền nộp
Đơn vị
vào
tiền
120$
Số, chữ, kí
hiệu(không để trống)
0
8
Kèm theo
Tiền, hiện vật
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
Tiền tệ,
1.000.000vnd
Có thể có hoặc không
6
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
số lượng
0
9
Chứng từ gốc
Các giấy từ đi
kèm,hợp dồng
String
Giám đốc
đốc cùa đơn vị
String
cấp tiền
11
Kế toán
trưởng
Thủ quỹ
String
vị cấp tiền
cùa đơn vị cấp
Quang
Chữ kí hợp lệ(Tên
Không quá 30kí tự
Nguyễn Thị
Mai Phương
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
Không quá 30kí tự
Chữ kí thủ quỹ
12
Nguyễn Thế
đầy đủ và chữ kí)
Chữ kí kế toán
trưởng cùa đơn
hiệu(không để trống)
Không quá 30kí tự
Chữ kí Giám
10
Giấy nợ số
String
tiền
Nguyễn Thế
Duy
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
Không quá 30kí tự
13
Người lập
Chữ kí người
phiếu
lập phiếu
String
Nguyễn Thế
Quang
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
Không quá 30kí tự
14
Người nhận
Chữ kí của
tiền
người nhận tiền
String
Nguyễn Thế
Quang
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
Bảng giải thích “phiếu thu”: Bảng số 2
Số TT
Tên trường
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
Ý Nghĩa
Kiểu giá
Ví dụ
Dải giá trị
7
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
mục
1
Đơn vị
trị
Đơn vị nhận
tiền
String
Hợp lệ
Công ty VNGT
Viết bằng chữ, số, kí
hiệu(không để trống)
Số 4A Đường
2
Địa chỉ(Ở góc
Địa chỉ của đơn
trên bên trái)
vị nhận tiền
String
Nguyễn Chí
Viết bằng chữ, số, kí
Thanh-Liễu
hiệu(không để trống)
Giai-Ba Đình
3
4
Ngày…tháng
Ngày tháng lập
…năm
phiếu
Họ tên người
Người có trách
nộp tiền
nhiệm nộp tiền
Sau ngày thành lập
Date
22/10/2006
công ty tháng 10 năm
2003
String
Nguyễn Mạnh
Phú
Không quá 30 kí tự
Địa chỉ của
người nộp tiền,
5
Địa chỉ
hoặc của công
Viết bằng chữ, số, kí
String
ty….
Lý do nộp
hay do yêu cầu
String
nào đấy
Xuân – Hà Nội
Theo hợp đồng
Số tiền
hiệu
1A
(Không để trống
Số +
7
hiệu(kh ông để trống)
Viết bằng chữ, số, kí
Theo hộp đồng
6
178/72Thanh
Lượng tiền nộp
Đơn vị
vào
tiền
120$
Số, chữ, kí
hiệu(không để trống)
0
8
Kèm theo
Tiền, hiện vật
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
Tiền tệ,
số lượng
Có thể có hoặc không
1.000.000vnd
0
8
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
Số, chữ, kí
9
Chứng từ gốc
Các giấy từ đi
kèm,hợp dồng
String
Giám đốc
đốc cùa đơn vị
String
nhận tiền
11
Kế toán
trưởng
Thủ quỹ
String
vị nhận tiền
cùa đơn vị nhận
Quang
Chữ kí hợp lệ(Tên
Không quá 30kí tự
Nguyễn Thị
Mai Phương
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
Không quá 30 kí tự
Chữ kí thủ quỹ
12
Nguyễn Thế
đầy đủ và chữ kí)
Chữ kí kế toán
trưởng cùa đơn
hiệu(không để trống)
Không quá 30kí tự
Chữ kí Giám
10
Giấy nợ số 12Z
String
tiền
Nguyễn Thế
Duy
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
Không quá 30 kí tự
13
Người lập
Chữ kí người
phiếu
lập phiếu
String
Nguyễn Thị
Huyền
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
Không quá 30 kí tự
14
Người nộp
Chữ kí của
tiền
người nộp tiền
String
Nguyễn Văn
Cường
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
Bảng giải thích các mục trong “phiếu nhập kho”:
STT
Tên trường, mục
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
Ý nghĩa
Kiểu giá
trị
Giá trị ví dụ
Bảng số 3
Dải giá trị hợp lệ
9
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
1
2
3
4
Đơn vị
Địa chỉ(Ở góc trên
bên trái)
Đơn vị nhận
tiền
đơn vị nhận
năm
lập phiếu
hàng
String
tiền
Ngày tháng
Viết bằng chữ, số, kí
hiệu(không để trống)
Nguyễn Chí
Viết bằng chữ, số, kí
Thanh-Liễu
hiệu(không để trống)
Giai-Ba Đình
Sau ngày thành lập
Date
22/10/2006
công ty tháng 10 năm
2003
Người có
trách nhiệm
Công ty VNGT
Số 4A Đường
Địa chỉ của
Ngày…tháng …
Họ tên người giao
String
String
giao hàng
Nguyễn Mạnh
Phú
Không quá 30 kí tự
Theo hộp
5
Theo….số…ngày
tháng…năm…
Viết bằng chữ, số, kí
đồng hay do
đơn đặt
String
hàng nào
Theo hợp
hiệu
đồng 1A
(Không để trống
đấy
Viết bằng chữ, số,
Tên của kho
6
Nhận tại kho
nơi nhập
String
Kho 2B
hàng hóa
Địa chỉ của
7
Địa điểm
(Không để trống)
Số 1A Liễu
Viết bằng chữ, số,
Giai-Ba Đình-
kí hiệu
Hà nội
(Không để trống)
Number
1,2,3
0
String
Máy in hiệu
Viết bằng chữ, số,
HP
kí hiệu
String
kho nhập
hàng
Số thự của
8
Số thứ tự
9
Tên, nhãn hiệu,quy
Các đặc
cách,phẩm chất vật
điểm mô tả
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
hàng hóa
kí hiệu
10
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
tư, dụng cụ, sản
về sản
phẩm, hàng hóa
phẩm
Tên của thiết bị được
Mã của sản
10
Mã số
11
(Không để trống)
Đơn vị tính
phẩm
Chỉ cách
định lượng
Prt100
String
viết bằng chữ, số, kí
hiệu…
Kg, tấn, tạ , cái,
Unit
Kg
Number
1000
0
200$
0
1000$
0
chiếc, tờ, lít,
Kết hợp với
12
Số lượng
đơn vị tính
để định
lượng
13
14
15
Đơn giá của sản
phẩm
Thành tiền
Kèm theo
Dùng để
Number
tính gíá trị
+ đơn vị
tài sản
tiền tệ
Tổng giá trị
Number
tài sản trong
+ đơn vị
phiếu
tiền tệ
Tiền, hiện
Tiền tệ,
vật
số lượng
Người lập phiếu
người lập
String
phiếu
17
Họ tên người giao
hàng
String
giao hàng
Thủ kho
kho cùa đơn
vị nhập kho
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
Huyền
Chữ kí hợp lệ(Tên
Nguyễn Mạnh
Phú
Không quá 30 kí tự
Không quá 30kí tự
Chữ kí thủ
18
Nguyễn Thị
đầy đủ và chữ kí)
Người có
trách nhiệm
0
Chữ kí
16
Có thể có hoặc không
1.000.000vnd
String
Nguyễn Thế
Duy
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
11
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
Chữ kí kế
19
Kế toán trưởng
toán trưởng
cùa đơn vị
Không quá 30kí tự
String
Nguyễn Thị
Mai Phương
đầy đủ và chữ kí)
nhập kho
Chữ kí
20
Giám đốc
Giám đốc
cùa đơn vị
Không quá 30kí tự
String
Nguyễn Thế
Quang
Bảng giải thích các mục trong “phiếu xuất kho”:
TT
1
2
Tên trường, mục
Ý nghĩa
Đơn vị…(góc trên
Đơn vị xuất
bên trái
hàng
Địa chỉ(Ở góc trên
Địa chỉ của
bên trái)
đơn vị xuất
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
nhập kho
Số
Chữ kí hợp lệ(Tên
Kiểu giá
trị
String
String
Bảng số 4
Giá trị ví dụ
Dải giá trị hợp lệ
Công ty
Viết bằng chữ, số, kí
VNGT
hiệu(không để trống)
Số 4A Đường
Viết bằng chữ, số, kí
Nguyễn Chí
hiệu (không để trống)
12
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
Thanh-Liễu
hàng
3
4
Ngày…tháng …
Ngày tháng
năm
lập phiếu
Họ tên người nhận
hàng
Giai-Ba Đình
Sau ngày thành lập
Date
công ty tháng 10 năm
2003
Người có
trách nhiệm
22/10/2006
String
nhận hàng
Nguyễn Mạnh
Phú
Không quá 30 kí tự
Theo hộp
5
Theo….số…ngày
tháng…năm…
đồng hay
do đơn đặt
String
hàng nào
Theo hợp
đồng 1A
Viết bằng chữ, số,
kí hiệu
(Không để trống
đấy
Viết bằng chữ, số,
6
Xuất tại kho
Tên của kho
xuất hàng
String
Kho 2B
kí hiệu
(Không để trống)
7
Địa điểm
Địa chỉ của
String
kho xuất
Số 1A Liễu
Viết bằng chữ, số,
Giai-Ba Đình-
kí hiệu
Hà nội
(Không để trống)
1,2,3
0
hàng
8
9
10
Số thứ tự
Số thự của
hàng hóa
Tên, nhãn hiệu,quy
Các đặc
cách,phẩm chất vật
điểm mô tả
tư, dụng cụ, sản
về sản
phẩm, hàng hóa
phẩm
Mã số
Number
Viết bằng chữ, số,
String
HP
kí hiệu
(Không để trống)
Mã của sản
phẩm
Máy in hiệu
Prt100
String
Tên của thiết bị được
viết bằng chữ, số, kí
hiệu…
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
13
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
11
Đơn vị tính
Chỉ cách
định lượng
Kg, tấn, tạ , cái,
Unit
Kg
Number
1000
0
200$
0
1000$
0
chiếc, tờ, lít,
Kết hợp với
12
Số lượng
đơn vị tính
để định
lượng
13
14
15
Dùng để
Number
tính gíá trị
+ đơn vị
tài sản
tiền tệ
Tổng giá tri
Number
tài sản trong
+ đơn vị
phiếu
tiền tệ
Số chứng từ kèm
Tiền, hiện
Tiền tệ,
theo
vật
số lượng
Đơn giá của sản
phẩm
Thành tiền
Người lập phiếu
người lập
String
phiếu
Người nhận hàng
trách nhiệm
String
kho cùa đơn
Nguyễn Mạnh
Phú
String
Nguyễn Thế
Duy
toán trưởng
cùa đơn vị
Không quá 30 kí tự
String
Nguyễn Thị
Mai Phương
Giám đốc
Chữ kí
Giám đốc
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
xuất hàng
20
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí)
Chữ kí kế
Kế toán trưởng
Chữ kí hợp lệ(Tên
Không quá 30 kí tự
vị xuất hàng
19
Chữ kí hợp lệ(Tên
đầy đủ và chữ kí
Chữ kí thủ
Thủ kho
Quang
Không quá 30 kí tự
nhận hàng
18
Nguyễn Thế
đầy đủ và chữ kí)
Người có
17
0< Số tiền<1000000$
Không quá 30 kí tự
Chữ kí
16
Có thể có hoặc không
1.000.000vnd
String
Nguyễn Thế
Không quá 30 kí tự
Quang
Chữ kí hợp lệ(Tên
14
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
cùa đơn vị
đầy đủ và chữ kí)
xuất hàng
Bảng giải thích mẫu biểu “thẻ kho”: Bảng số 5
Số
thứ
Trường, mục
Ý nghĩa
Kiểu giá trị
Giá trị ví dụ
Dải giá trị
tự
Viết bằng
1
Đơn vị…(góc trên
Đơn vị lập
bên trái
thẻ kho
String
Công ty
chữ, số, kí
VNGT
hiệu(không
để trống)
2
Địa chỉ(Ở góc trên
bên trái)
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
Địa chỉ của
đơn vị lập
thẻ kho
String
Số 4A Đường
Viết bằng
Nguyễn Chí
chữ, số, kí
Thanh-Liễu
hiệu (không
Giai-Ba Đình
để trống)
15
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
Sau ngày
3
Ngày…tháng …năm
Ngày tháng
lập thẻ kho
Date
22/10/2006
thành lập
công ty tháng
10 năm 2003
Tên
4
Tên nhãn hiệu sản được
xuất
phẩm, hàng hóa
hàng
nhập
vào
String
Thẻ voice
Chữ
777
hiệu
số
kí
vị
đo
kho
Cách tính
5
Đơn vị tính
định lượng
Đơn
String
Chiếc, cái
lường hợp lệ
hàng hóa
Chứng từ
Số phiếu
Ngày
tháng
6
Nhập
kho
Số
thuộc
loại
nhập
nhập
hay
Number
xuất
và
+Date
Xuất
là năm
01.Ngày nhập 2003(thành
là 10/06/2005
lập công ty
đi kèm
Chỉ ra số
lượng nhập
Nhập
phiếu Sau tháng 10
ngày tháng
Xuất
Số lượng
7
Thẻ
Tồn
xuất, và tồn
0
10 thẻ
1000000
trong kho
Không quá 30
Chữ kí xác nhận của Chứng thực
8
kế toán
giấy tờ là
hợp lệ
String
kí tự
Nguyễn Thế
Quang
Chữ kí hợp
lệ(Tên đầy đủ
và chữ kí)
5. Kết luận về hệ thống Quản lí tài sản hiện hành của công ty VNGT
Nhận xét chung:
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
16
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
Là một công ty cung cấp các dịch vụ Viễn thông, các trang thiết bị vật tư
máy móc là rất nhiều. Tuy nhiên công việc quản lí tài sản chưa được tin học hoá
nên gặp khá nhiều khó khăn. Nhiều công việc làm bằng tay nên rất vất vả. Đôi
lúc khá chậm trễ và thiếu linh hoạt. Nếu công việc quản lí tài sản được tin học
thì công việc sẽ trở nên đơn giản và tiện lợi hơn rất nhiều.
* Ưu điểm:
-
Đơn giản nếu công ty nhỏ, ít cần đến trang thiết bị.
* Nhược điểm:
-
Đối với các công ty lớn, những công ty cần nhiều trang thiết bị thì việc
quản lí sẽ gặp nhiều khó khăn. Thiếu tính linh hoạt, linh động, không đáp ứng
được nhịp độ công việc khẩn trương.
-
Khi có ưu cầu thống kê báo cáo thì khối lượng công việc phải thực hiện
là rất nhiều, đòi hỏi tính cẩn thẩn và dễ gây ra nhầm lẫn.
-
Khi có bộ phận muốn sử dụng thì bộ phận quản lí phải tìm kiếm, thống
kê lại xem có còn không. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và tiến
độ thực hiện.
-
Việc quản lí công việc bằng sổ sách gặp nhiều khó khăn. Khi thất lạc thì
rất khó khôi phục.
6. Đánh giá tính khả thi của hệ thống Quản lí tài sản của VNGT sử dụng
công nghệ tin học.
- Tin học hoá việc quản lí tài sản của công ty là công việc cẩn thiết và đáp
ứng được yêu cầu và xu hướng hiện thời của xã hội. Khi được triển khai nó sẽ
được đơn giản hoá công việc, tăng tính tiện lợi, tối hiểu hoả công việc, tăng
tính bảo mật (Chỉ có những người có chức năng và thẩm quyền với được
tham gia vào quá trình quản lí). Việc triển khai, vận hành bảo trì, nâng cấp là
dễ dàng có tính khả thi cao.
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
17
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
6.1. Khả thi về mặt kỹ thuật
-
Hệ thống không yêu cầu cao về mặt kĩ thuật. Là một công ty tin học
nên cơ sở hạ tầng của công ty là sẵn có và có hệ sử dụng để triển khai được
ngay.
-
Hệ thống yêu cầu:
+
Một máy tính PC chạy hệ điều hành Windows.
+
Có cài đặt bộ Mỉcoft Office 2000 hoặc mới hơn
+
Pentium IV
+
RAM 128MB
+
Card AGP 64MB
+
Máy tính nối với mạng Lan để tiện có việc truy cập (điều này là
không bắt buộc.
+ Hệ thống sẽ cung cấp một số user và password để chỉ những người
có thẩm quyền thâm nhập vào hệ thống. Ngoài ra còn cấp quyền chỉ
cấp có hạn chế (chỉ cho xem) để tăng tính chủ động của các bộ phận
có yêu cầu sử dụng.
6.2. Khả thi về mặt kinh tế
-
Như đã nói yêu cầu về phần cứng là không cao nên chi phi bỏ ra là
không nhiều, đặc biệt với một công ty cung cấp dịch vụ viễn thông. Chi phi
duy nhất là chi phí về phần mềm. Công ty sẽ bỏ một khoản tiền để thuê một
đội ngũ phân tích và thiết kế hệ thống mà công ty cần và tiền mua phí bản
quyền.
-
Có khả năng sao lưu một lượng lớn dữ liệu với chi phí bảo quản thấp,
đảm bảo phục vụ cho công việc kinh doanh trong thời gian dài. Tính bảo
mật cũng cao.
- Để việc thực hiện hệ thống có hiệu quả, ta sẽ phân tích và xây dựng bảng
phân bố thời gian và dự tính chi phí sản phẩm. Bảng này sẽ giúp việc phân
tích và thiết kế hệ thống cụ thể hơn và rõ ràng hơn, từ đó sẽ giúp các thành
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
18
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
viên trong nhóm tính toán được lịch trình cụ thể của riêng mình trong khi
thực hiện dự án cho hợp lý.
Mức
lương/tuần
(VND)
Thời gian
(tuần)
Thành tiền
(VND)
STT
Vị trí
Số
lượng
1
Phân tích
2
900.000
3
5.400.000
2
Thiết kế
1
600.000
2
1.200.000
3
Lập trình
1
400.000
1.5
600.000
4
Triển khai
1
300.000
1.5
450.000
5
Thành tiền
7.650.000
Bảng 6: Bảng tính lương cho nhóm phân tích thiết kế hệ thống
STT
Loại chi phí
1
Khảo sát, cung cấp giải pháp
3
Chi phí sinh hoạt
4
Tổng chi phí
Chi phí /
tháng (VND)
Số
tháng
Thành tiền
(VND)
5.000.000
1.500.000
3
4.500.000
9.500.000
Bảng 7: Bảng chi phí phát sinh trong quá trình phân tích thiết kế
6.3. Khả thi về mặt vận hành
-
Công việc quản lí bằng phần mềm cũng đơn giản và nếu có yêu cầu
bên B sẽ giúp đỡ đào tào hướng dẫn trong thời gian đầu. Chi phí bỏ ra cho
đào tạo và chuyển giao là rất thấp do hệ thống là đơn giản vả rất dễ sử
dụng.
-
Công việc quản lí có nhiều ưu điểm, tiện lợi dễ vận hành nên người sử
dụng sẽ dễ dàng nắm bắt và có hứng thú trong việc sử dụng hệ thống mới
này.
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
19
Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT
-
Khi có sự cố việc khắc phục cũng đơn giản. Chỉ cần có một hệ thống
phòng bị là có khả năng khôi phục dữ liệu trong thời gian rất ngắn. Hơn
nữa khả năng sự cố là rất thấp do hệ thống là đơn giản và được xây dựng
một cách tối ưu nhất.
6.4. Khả thi về mặt thời gian
-
Do có kinh nghiệm trong việc xây dựng các hệ thống quản lí bẳng
công nghệ thông tin nên yêu cầu của hệ thống đặt ra hoàn toàn có thể xây
dựng trong thời gian cho phép.
-
Khi hệ thống được sử dụng thì công việc của bộ phận quản lí tài sản sẽ
giảm đi nhiều, tăng tính hiệu quả, đáp ứng kịp thời các yêu cầu của công
việc kinh doanh.
Tên người làm việc\TuầnT 1- 2T 3 – 5T 6- 8Nguyễn
Văn CườngxxxLê Thái HàxxTrần Thanh ToánxxLê
Minh ToànxxxTống Trọngxx
Bàng 2: Bảng phân thời gian làm việc của nhóm
tham gia phân tích thiết kế
Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN
20
