Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

Mục Lục
Phần Mở Đầu.....................................................................................................3
Chơng I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long...................................4
I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long......................................................4
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty...................................................4
2.Chức năng hoạt động của công ty....................................................................4
3.Sơ đồ tổ chức của công ty................................................................................4
4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty.........................................5
II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu...................................................................7
1.Lý do lựa chọn đề tài........................................................................................7
2.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu...........................................................................7
Chơng II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phơng Pháp Luận Cơ Bản Để
Phân Tích Và Thiết Kế Chơng Trình......................................................8
I.Tổng quan về phơng pháp luận cơ bản......................................................8
1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức..................................................................8
2.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức.............................................9
3Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin................................................9
3.1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin........................9
3.2.Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin...................................9
4.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức............................................10
5.Tiêu chuẩn chất lợng của một hệ thống thông tin........................................12
II.Các phơng pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chơng trình...13
1.Các phơng pháp thu thập thông tin..............................................................13
2.Các công cụ mô hình hóa..............................................................................13
2.1.Sơ đồ luồng thông tin (IFD)......................................................................13
2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)..........................................................................14
III.Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý..........................................16
1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu................................................................16
2.Các phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu..........................................................17
2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra...........................................................17
2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hóa...............................18

3.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsof Access................................19
Chơng III.Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ
Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long......................................................................21
I.Phân tích hệ thống.........................................................................................21
1.Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ.............................................21
2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ..............22
3.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ................................24
4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống........................................................24
4.1.Sơ đồ ngữ cảnh............................................................................................24
1
4.2.Sơ đồ DFD mức 0........................................................................................26
4.3.Sơ đồ DFD mức 1........................................................................................27
II.Thiết kế cơ sở dữ liệu..................................................................................29
1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra..............................................29
2.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access................................................35
3.Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể.............................................................39
4.Thiết kế giải thuật của chơng trình..............................................................40
Kết Luận..........................................................................................................44
Danh mục các tài liệu tham khảo..................................................................45
2
Phần Mở Đầu

Thế giới đang bớc vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến
đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách
mạng thông tin .Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên mọi mặt
,mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế
giúp ta nắm bắt thông tin một cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,góp phần nâng cao
hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát triển.Vì vậy ,trong quá
trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy đợc vai trò của công nghệ thông
tin .Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn

nâng cao đợc năng lực sản xuất ,giúp cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh
với thị trờng trong và ngoài nớc .
Qua quá trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệ
thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp .Nó giúp cho
doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình.
Từ những đặc trng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu đợc nhu cầu
của công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý .
Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực
khách sạn ,ngoài ra công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nh lữ hành
chuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh doanh thơng
mại ...Trong xu thế thị trờng kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày càng phát triển
,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của công ty .Vì vậy ,ứng dụng tin
học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp phần nâng cao chất lợng ,hiệu quả của
đội ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu quả .Do đó em lựa chọn đề tài:
"Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần
Hạ Long.
Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Văn Th đã tận tình chỉ bảo hớng dẫn
,giúp đỡ em hoàn thành đề án này.

3

Chơng I: Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long
I. Tổng quan về công ty cổ phần Hạ Long
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần Hạ Long là một trong những công ty có tuổi đời rất trẻ .Tiền
thân là một chi nhánh của công ty than Uông Bí tại Hà Nội.
Tháng 7/1996 công ty quyết định thành lập khách sạn Hạ Long trực thuộc
công ty Than Uông Bí .
Tháng 5/1999 khách sạn đợc đổi tên thành Khách sạn Thanh lịch Hạ Long
trực thuộc công ty du lịch Than Việt Nam.Sau ba năm hoạt động có nhiều khởi

sắc thì đến tháng 5/2002 Khách sạn Thanh lịch Hạ Long đợc đổi tên thành Công
ty cổ phần Hạ Long trực thuộc công ty du lịch và thơng mại Than Việt Nam.
Ngày 1/3/2004 Công ty cổ phần Hạ Long lại đợc chuyển về thuộc quyền
quản lý của công ty than Uông Bí theo quyết định 248\QĐ_HĐQT ngày
23/2/2004 của chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty Than Việt Nam.
Sự ra đời của công ty cổ phần Hạ Long là một sự thiết yếu không chỉ theo kịp
với tiến độ phát triển của ngành du lịch Việt Nam mà còn đáp ứng mong muốn
,nhu cầu của công ty và của du khách .
Công ty cổ phần Hạ Long đặt tại 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là một khách
sạn đạt tiêu chuẩn sao (1 sao) ,số lợng nhân viên là 45 trong đó 23 nữ và 22
nam .Với vị trí đẹp và nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thông minh và sáng tạo cùng với
cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại .Nh vậy ,công ty đã đạt đợc những thành tựu
không nhỏ với doanh thu năm 2003 là 11 tỷ.Những thành công nh trên đã tạo cho
công ty một bớc đi vững chắc trong thị trờng kinh doanh du lịch và dịch vụ.
2.Chức năng hoạt động của công ty
Công ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của công ty than Uông
Bí nhng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chức năng hoạt động chính là
kinh doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tợng khách với mức giá phù hợp.Đây là
nguồn doanh thu chủ yếu của công ty.Ngoài kinh doanh khách sạn ,công ty cũng
hoạt động trong cả lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấp thiết kế các tour du
lịch ,nhận và gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh doanh thơng mại ,xuất
nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống 3.Sơ đồ tổ chức của công
ty
4
Đại Hội Cổ Đông
Hội Đồng Quản Trị
Ban Kiểm Soát
Giám Đốc Công Ty
Phó Giám Đốc Công Ty
Phòng

Tổ
Chức
Hành
Chính
Phòng
Kế
Toán
Tài
Chính
Phòng
Thương
Mại
Phòng
Kinh
Doanh
Khách
Sạn
Phòng
Du
Lịch
Lữ
Hành
Đội Xe
Vận
Tải
Đại Hội Cổ Đông
4 Chức năng ,nghiệm vụ của các phòng ban trong công ty
a.Phòng tổ chức _hành chính:
Chức năng:
Tham mu giúp việc cho Giám đốc công ty quản lý ,điều hành và thực hiện

trong lĩnh vực tổ chức ,lao động tiền lơng ,quản trị ,hành chính.
Nhiệm vụ:
Tổ chức bộ máy của công ty.
Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí công
việc .Xác định nhu cầu về số lợng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyên
môn cho các cán bộ nhân viên .Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào
tạo.
Quản lý ,theo dõi công tác lao động ,tiền lơng ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ lao
động ,an toàn vệ sinh lao động .
Thực hiện các biện pháp khuyến khích ngời lao động
Tổ chức thực hiện công tác quản trị ,hành chính.
b.Phòng Tài chính _Kế toán:
Chức năng:
5
Tham mu giúp giám đốc tổ chức ,quản lý,điều hành thực hiện công tác kế
toán tài chính .
Nhiệm vụ:
Tổ chức quản lý ,hớng dẫn theo dõi ,thực hiện tổng hợp tình hình các mặt
hoạt động về tài chính kế toán ,thống kê,tài vụ ,vốn,tài sản trong công ty đảm bảo
theo đúng chế độ,chính sách phù hợp với công ty.
Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc ,hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lợng mặt
tài chính.
c.Phòng Kinh doanh thơng mại:
Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm
,dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng .
Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ.
Nghiên cứu thị trờng ,đối tợng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng trong t-
ơng lai là ai và nhu cầu của họ.
Định giá cho sản phẩm và dịch vụ.
Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng.

d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành:
Nắm đợc lịch trình ,tính chất đoàn khách đi hớng dẫn,thông cho khách cùng
thống nhất .
Gọi điện đến các đơn vị để chào các chơng trình.
Hớng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hớng dẫn cụ thể
chơng trình ,yêu cầu của đoàn khách .
Xây dựng chơng trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để ký
kết hợp đồng.
e.Phòng Kinh doanh khách sạn:
Bộ phận buồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận khác
,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa chữa,bảo d-
ỡng...
Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch vụ
khách sạn .Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển khách ,dự
tính phòng khách và công việc cụ thể ,tham gia vào công tác marketing,cung cấp
thông tin về nguồn khách ,nhu cầu của khách.
II Tổng quan về đề tài nghiên cứu:
1.Lý do lựa chọn đề tài:
Công ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,công ty tạo ra lợi
nhuận từ nhiều mảng kinh doanh nhng chủ yếu là kinh doanh khách sạn.Do đó
việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng .Phải quản lý
6
sao cho tốt ,xắp xếp cán bộ công nhân viên vào đúng vị trí ,đúng năng lực để họ
có thể phát huy hết khả năng đóng góp cho công ty.
Sử dụng tin học trong quản lý cán bộ của công ty giúp ích cho việc tìm kiếm,
tổng hợp những thông tin dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian,nếu có sai
thì việc cập nhật sửa chữa cũng dễ dàng thuận tiện.Chính vì vậy em đã lựa chọn
đề tài này.
2 .ý nghĩa của đề tài nghiên cứu :
Đặc trng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

một cách tốt nhất .Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực của
mình.Trong thời buổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ,việc quản lý,
nắm rõ thông tin càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Thời đại ngày nay là
thời đại của khoa học kỹ thuật, của tri thức vì thế việc quản lý nhân sự bằng
Word, Excel sẽ không còn thích hợp nữa vì nó vừa tốn thời gian mà dễ gây nhầm
lẫn. Vì vậy em thấy vấn đề này có thể giải quyết một phần trong đề tài của mình.
Nếu chúng ta không có một phần mềm quản lý nhân sự thì việc quản lý sẽ
khó khăn hơn, cồng kềnh và vất vả hơn. Nếu có đợc phần mềm này đi vào hoạt
động ta có thể giảm bớt đợc một lợng giấy tờ trong công ty và các phòng ban có
thể linh hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình. Khi có quyết định về
nhân sự nh từ chức, thôi việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ vị trí
này sang vị trí khác......sẽ rất đơn giản và nhanh chóng thuận tiện, tránh đợc
những sai sót trong quá trình làm việc.
7
Chơng II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phơng Pháp Luận Để
Phân Tích Và Thiết Kế Chơng Trình
I.Tổng Quan Về Phơng Pháp Luận Cơ Bản:
1.Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành:
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con ngời và sự kiện trong thế giới mà
chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.
- Thông tin (Information) là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu
biết nào đó cho đối tợng nhận tin.
thông tin

Sơ đồ phản ánh của thông tin
-Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một tập hợp những con ngời, các
thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu......thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử
lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trờng.

Mô hình hệ thống thông tin

-Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống thông tin có
hiệu quả trong một tổ chức. Gồm 5 yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là:
8
Nguồn Đích
Thu thập
Phân phát
Xử lý và lưu giữ
Kho dữ liệu
Chủ thể
phản ánh
Đối tượng
tiếp nhận
Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đờng truyền...., phần cứng), các ch-
ơng trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con ngời.
-Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt
động quản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân sự
mà còn cần đến các thiết bị máy tính, các phòng ban và đối tợng để thu thập và xử
lý dữ liệu để sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau.
2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức:
Hệ thống thông tin trong một tổ chức có những chức năng sau:
_Thu thập
_Lu trữ
_Xử lý
-Phân Phối
3 Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin
3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ ,thông tin.Hệ thống
thông tin ngày càng có vai trò quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hởng đến
việc ra quyết định và chất lợng của quyết định .Một hệ thống thông tin hoạt động

tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất l-
ợng cao .Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất
phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đáp ứng tốt nhu cầu
khách hàng,góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức .
Có thể nói ,phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên
của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất .Một hệ thống thông tin hoạt động tốt
là bộ phận không thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào.
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin :
1.Những vấn đề về quản lý
2.Những yêu cầu mới của nhà quản lý
3.Sự thay đổi của công nghệ
4.Thay đổi sách lợc chính trị.
3.2 Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin
Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn
tại ,thiết kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nó .Phân tích một hệ
thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra những chuẩn
đoán về tình hình thực tế .Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ
thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình
logic,mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó .Việc thực hiện hệ thống thông tin liên
9
quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó
sang ngôn ngữ tin học .Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ
chức .
Dới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc
để phát triển một hệ thống thông tin :
Nguyên tắc 1:Sử dụng các mô hình
Nguyên tắc 2 :Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc 3:Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và
từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
4.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Để phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giai
đoạn .Sau đây là mô tả sơ lợc các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin .
Giai đoạn 1:Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu
quả của dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2.Làm rõ yêu cầu
1.3.Đánh giá khả năng thực thi
1.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống
đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó,
xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định
mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc. Trên cơ sở nội dung báo cáo
phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống
mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn
sau đây:
2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2.Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại
2.3.Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4.Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5.Đánh giá lại tính khả thi
2.6.Thay đổi đề xuất của dự án
2.7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc
10
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt đợc

những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạn trớc. Mô hình lôgíc của hệ thống mới
sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung
của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ
phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ đợc chấp nhận vào (các Inputs).Mô
hình lôgíc sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lôgíc bao
gồm các công đoạn sau:
3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2.Thiết kế xử lý
3.3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc
3.5.Hợp thức hóa mô hình lôgíc
Giai đoan 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp
Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống sẽ làm. Khi mô hình
này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân
tích viên phải nghiêng về các phơng tiện để thực hiện hệ thống này.Đó là việc
xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hóa mô hình lôgíc. Mỗi một phơng
án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là một
mô tả chi tiết. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án giải pháp:
4.1.Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học
4.2.Xây dựng các phơng án của giải pháp
4.3.Đánh giá các phơng án của giải pháp
4.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải
pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án đợc lựa chọn. Thiết kế vật
lý ngoài gồm 2 tài liệu kết quả cần có: trớc hết là một tài liệu bao chứa tất cả các
đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu
dành cho ngời sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với
những phần tin học hóa. Những công đoạn chính của quá trình thiết kế vật lý
ngoài :

5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2.Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3.Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hóa
5.4.Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài
11
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa
của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những ngời chịu trách nhiệm về
giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thao tác
cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai
thực hiện kỹ thuật hệ thống nh sau:
6.1.Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2.Thiết kế vật lý trong
6.3.Lập trình
6.4.Thử nghiệm hệ thống
6.5.Chuẩn bị các tài liệu hệ thống
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống
mới đợc thực hiện. Để chuyển đổi đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần
phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn:
7.1.Lập kế hoạch cài đặt
7.2.Chuyển đổi
7.3.Khai thác và bảo trì
7.4.Đánh giá
5.Tiêu chuẩn chất lợng của một hệ thống thông tin
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lợng thông tin
do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra .Từ sự hoạt động kém của một hệ
thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng.Hoạt
động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin đợc đánh giá qua chất lợng của

thông tin mà nó cung cấp .
Xem xét tiêu chuẩn chính là việc đặt ra mục tiêu chất lợng mà phần mềm
cần đạt đợc .Sau đây là những tiêu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thông
tin .
_Độ tin cậy
_Tính đầy đủ
_Tính thích hợp và dễ hiểu
_Tính đợc bảo vệ
II.Các Phơng Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chơng Trình
1.Các phơng pháp thu thập thông tin
Để tiến hành phân tích một hệ thống thông tin trớc hết chúng ta phải thu thập
thông tin về hệ thống đó. Ngời phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp các phơng
pháp thu thập thông tin sau:
12
a.Phỏng vấn
Phỏng vấn là hỏi trực tiếp ngời có liên quan đến thu thập thông tin. Đó là cách
đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức. Phỏng vấn cho
phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp đợc những
ngời chịu trách nhiệm trong thực tế, số ngời này có thể không đợc ghi trong văn
bản tổ chức. Qua đó, chúng ta có thể thu đợc những nội dung khái quát về hệ
thống mà khó có thể thu thập đợc qua nghiên cứu tài liệu.
Phỏng vấn đợc thực hiện qua các bớc
- Chuẩn bị phỏng vấn
-Tiến hành phỏng vấn
b.Nghiên cứu tài liệu
Phơng pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức
nh: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm vụ của
các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin trên
giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức.
c.Sử dụng phiếu điều tra

Phơng pháp này đợc sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối
tợng và trên một phạm vi địa lý rộng. Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng,
cùng hiểu nh nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp
d.Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc
qua phỏng vấn nh tài liệu đợc lu ở đâu, có đợc sắp xếp hay không sắp xếp, do ai
quản lý...
2.Các công cụ mô hình hóa
Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụ mô
hình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại.Một số công cụ mô hình hóa th-
ờng đợc sử dụng là : Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu.
2.1 Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.
Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý
bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
-Xử lý
13
Thủ công Giao tác ngời máy Tin học hóa hoàn toàn
-Kho lu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hóa
-Dòng thông tin

-Điều khiển
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng
thông tin nhng trên góc độ trừu tợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu,
các xử lý, các lu trữ dữ liệu nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối t-
ợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin
làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
-Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu(tác nhân): đợc biểu diễn bằng hình chữ
nhật, đợc đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thống hay
một phần của hệ thống.Tác nhân có thể là:
+Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phần của
hệ thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu.
+Những ngời hay nhóm ngời có tơng tác với hệ thống.
+Các hệ thống thông tin khác có trao đổi thông tin với hệ thống.
14
Nguồn hoặc đích
-Dòng dữ liệu :là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong hệ
thống.Đợc biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hớng của dòng dữ liệu, trên mũi tên là
tên của dòng dữ liệu.
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu
-Tiến trình (Process) là một công việc hay một hành động có tác động lên các
dữ liệu làm cho chúng di chuyển, đợc lu trữ, thay đổi hay đợc phân phối. Đợc
biểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiện
khái quát công việc mà nó thực hiện.
Tiến trình xử lý
-Kho dữ liệu (Data Store): là các dữ liệu đợc lu trữ tại một chỗ. Kho dữ liệu đợc
dùng để lu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý.
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ
thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần
nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ
nhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh
còn đợc gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ
15

Tên ngời/Bộ phận
phát/nhân tin
Tên tiến
trình xử lý
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ
đồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0, tiếp sau
mức 0 là mức 1.....
III Cơ Sở Dữ Liệu Cuả Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu
Để thiết kế đợc cơ sở dữ liệu trớc hết ta phải hiểu đợc các khái niệm cơ bản
liên quan đến cơ sở dữ liệu.
Trớc khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải đợc thu thập, lu trữ,
xử lý, phân tích và cập nhật. Các dữ liệu này đợc ghi lên bảng, ghi trong sổ sách,
trong các phích bằng cứng, hộc Catalog....thậm chí ngay trong trí não của những
nhân viên làm việc. Làm nh vậy cần rất nhiều ngời, cần rất nhiều không gian nhớ
và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán. Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi và
nặng nhọc và kết quả các báo cáo thờng là không đầy đủ và không chính xác.
Ngày nay ngời ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu
(HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. HQTCSDL là một
phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ
một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. Microsoft Access, Foxpro
là những ví dụ về HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân.
Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ bản sau:
- Thực thể (Entity) là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng hay khái niệm
bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Một số thực thể có vẻ vật
chất nh vật t, máy móc, khách hàng, sinh viên, nhân viên......còn một số thực thể
khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự án, nhiệm vụ
công tác.....
- Mỗi thực thể đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính
(attribute). Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thờng không chia nhỏ

đợc nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể
mà ta muốn lu trữ.VD: thực thể nhân viên đợc đặc trng bởi các thuộc tính họ tên,
ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán.......
- Bảng (Table) nh bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh
sách cán bộ.....ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể.
-Mỗi bảng có những dòng (row) mỗi dòng còn đợc gọi là một bản ghi
(record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là một biểu hiện riêng biệt
của thực thể.
-Mỗi bảng có những cột (column). Mỗi cột còn đợc gọi là một trờng (field).
Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính
của cá thể trên dòng đó.
16
-Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan
đến nhau.
-Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau đợc gọi là một hệ cơ sở dữ liệu
(Database System).
2 Các phơng pháp thiết kế Cơ sở dữ liệu:
Có hai phơng pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ sở
dữ liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình
hóa .
2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.
Bớc1.Xác định các thông tin đầu ra
Bớc 2.Xác định các tệp dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra
từng đầu ra.
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm
các phần tử thông tin nh giới tính, họ tên, ngày tháng năm sinh.........đợc gọi là
các thuộc tính. Ta phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh
dấu các thuộc tính lặp là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu nh
HS_Lơng....
Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh là những thuộc tính đợc tính toán hoặc

suy ra từ các thuộc tính khác nh thực lĩnh
Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra.
*Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)
-Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc phép
chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính
lặp đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lý.
-Gắn thêm cho danh sách con một tên , tìm cho nó một thuộc tính định danh
riêng và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc.
*Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)
-Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính
phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một phần
của khóa. Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc
hàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới.
-Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này
một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
*Chuẩn hóa mức 3 (3.NF)
-Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép có sự
phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc
17
tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan
hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
-Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.
2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hóa
Theo phơng pháp này ta không mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta sẽ
dùng các mô hình để biểu diễn. Trớc hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm.
Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu đợc dùng để biểu diễn
các đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong thế giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin
về chúng.
VD: nhân viên, phòng ban......
Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với

các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm
liên kết đợc dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực
thể.
VD:
Các mức của liên kết
1@1 Liên kết loại Một Một
Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B
và ngợc lại.
1 1
1@1 Liên kết loại Một Nhiều
Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B
và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể
A.
1 N
18
Phòng ban
Nhân viên
có
Trưởng phòng Phòng công tác
lãnh
đạo
Nhân viên
Giấy khen thưởng
có