Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư bệnh viện c đà nẵng

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

1

Chương 1

Giới thiệu đề tài
I.

Vấn đề quản lý vật tư tại Bệnh viện C Đà Nẵng

I.1.

Giới thiệu Bệnh Viện C Đà Nẵng

Bệnh viện C, nằm ở trung tâm thành phố Đà Nẵng, là đơn vị Y tế trực thuộc Bộ Y tế;
có nhiệm vụ chức năng chính như sau:
-

Phổ biến và tuyên truyền giáo dục sức khoẻ y tế cho toàn thể cán bộ, nhân dân
trong cộng đồng dân cư toàn miền Trung nói chung và thành phố Đà Nẵng nói
riêng.

-

Giám định thương tật, khám và điều trị bệnh chủ yếu cho cán bộ, chiến sĩ, công
nhân viên chức nhà nước trong toàn Miền Trung và thành phố Đà Nẵng.

-

Tiếp nhận khám và chữa trị bệnh cho tất cả các bệnh nhân trong ngo ài n ước theo

yêu cầu .

Bệnh viện C có vị trí thuận lợi trong thành phố, rất tiện cho bệnh nhân t ới khám v à
điều trị bệnh. Với trang thiết bị y tế rất tốt thuộc diện hiện đại nhất v à m ột đội ng ũ y,
bác sỹ giàu tài đức nên rất được mọi người tin tưởng. Do đó, số lượng bệnh nhân t ập
trung về đây khám và trị bệnh rất đông. Nên công tác qu ản lý phải ch ặc chẽ nhằm đảm
bảo phục vụ tốt nhất cho từng bệnh nhân.
Bệnh viện C Đà Nẵng là một trong những bệnh viện lớn trong c ả nước nên số l ượng
phòng khoa nhiều. Mỗi phòng khoa có nhiệm vụ và phương pháp chữa trị bệnh khác nhau
nhằm làm tăng thêm sự đa dạng trong điều trị bệnh của bệnh viện.
Do số lượng phòng khoa nhiều, các dãy tầng lớn cũng nhiều, số bệnh nhân đến đông
thì vấn đề thuốc men, các thiết bị hay dụng cụ y tế cần thiết là rất l ớn. T ừ đó v ấn đề
quản lý vật tư nói riêng và hoạt động kế toán nói chung rất được ban lãnh đạo bệnh viện
coi trọng. Quản lý tốt việc cung cấp thông tin chính xác về vật tư, thiết bị giúp cho các
phòng khoa nắm rõ từ đó có thể cung cấp kịp thời để chữa trị cho người bệnh là th ực sự
cần thiết.

I.2.

Sơ đồ hoạt động của bộ phận kế toán

Qua thực tế, ta có thể mô hình hoá bằng sơ đồ quá trình ho ạt động c ủa bộ phận k ế
toán tại Bệnh viện C như sau.

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


2

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

Kế toán vật tư

Kế toán thanh toán
Trưởn
g
phòng
kế
toán

Phó phòng kế toán
Kế toán tổng hợp

Thủ quĩ

Bảo hiểm y tế
Hình 1.1:
1.1: Sơ đồ hoạt động của bộ phận kế toán

Trong đó, các dấu mũi tên:
biểu diễn việc chỉ đạo hay hướng dẫn công việc một cách trực tiếp
biểu diễn các thông tin về báo cáo hay ý kiến đóng góp lên cấp trên
biểu diễn vịêc trao đổi thông tin qua lại hay ý kiến chỉ dẫn lẫn nhau
Trong sơ đồ trên, ta hiểu được trong mọi hoạt động chung bộ phận k ế toán là do sự
chỉ đạo của trưởng phòng kế toán. Trưởng phòng kế toán chỉ đạo trực tiếp kế hoạch công
việc đến từng bộ phận chức năng riêng biệt. Phó phòng kế toán là người ký thay trưởng
phòng trong trường hợp có sự uỷ nhiệm và cũng có thể chỉ đạo đến bộ phận kế toán tổng
hợp, là người giúp đỡ cho kế toán trưởng trong công việc điều hành của bộ phận k ế
toán. Các bộ phận trực thuộc trong phòng kế toán phải có nhiệm v ụ tuân theo s ự ch ỉ đạo
cũng như báo cáo các kết quả hoạt động trong tháng đến trưởng phòng kế toán.

Giữa từng bộ phận phải có sự thủ và liên quan chặc chẽ theo qui định chung. B ảo
hiểm y tế và thủ quĩ liên hệ với kế toán thanh toán. Kế toán v ật t ư v à k ế toán t ổng h ợp
liên hệ với kế toán thanh toán. Các mối liên hệ này được thể hiện bằng việc tổng kết báo
cáo kết quả các số liệu tính toán hàng tháng. Kế toán thanh toán thống kê tính toán t ất cả
sau đó báo cáo lên kế toán tổng hợp để quyết toán báo cáo chung h àng tháng. V à ho ạt
động này diễn ra liên tục hàng tháng, còn việc nhập, tính toán s ố li ệu h àng ng ày l à công
việc thường xuyên của bộ phận kế toán nói chung.
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

II.

Yêu cầu thực tiễn và tầm quan trọng của quản lý vật tư

II.1.

Từ yêu cầu thực tiễn đến việc chọn đề tài

3

Hoạt động kế toán là một chuỗi công việc rất vất vả và t ốn nhiều công sức n ếu
không nói là phải có sự cần mẫn, chăm chỉ và sáng suốt. Sự sai sót sẽ khó tránh kh ỏi n ếu
công việc này chỉ dành riêng cho từng người và việc đối chiếu sổ sách diễn ra th ường
xuyên và tỏ ra rất nhàm chán.
Việc tin học hoá trong bài toán quản lý sẽ giúp mọi người làm việc trong bộ phận k ế
toán tại Bệnh viện C bớt đi phần nào sự nhàm chán đó và đặc biệt là tính chính xác cao
trong tính toán. Tin học hoá trong bài toán qu ản lý còn giúp cho vi ệc truy v ấn thông tin k ế
toán được nhanh chóng theo các yêu cầu khác nhau, tại các v ị trí địa lý khác nhau. Đó

chính là điều kì diệu trong sự phát triển chung của ngành công nghệ thông tin đã đáp lại
khả năng chinh phục và sáng tạo của loài người.
Vì mỗi cơ quan xí nghiệp điều có đặt trưng và nhu cầu quản lý theo cách th ức phù
hợp với mình. Riêng tại Bệnh viện C bài toán quản lý k ế toán chung theo sơ đồ hình 1.1
là rất lớn cần phải có một đội ngũ giàu kinh nghiệm về chuyên môn kế toán cũng như về
lập trình thì mới có thể hoàn thành tốt. Quả thực, đây là cơ hội th ực ti ễn m à em đã có
dịp tiếp xúc thực tế trong thời gian làm đồ án tốt nghiệp. Do đó, em đã chọn cho mình
việc tin học hoá một phần trong bộ phận kế toán của Bệnh viện C đó là kế toán vật tư.

II.2.

Tầm quan trọng của việc quản lý vật tư

Quản lý vật tư là cả một quá trình tổ chức lưu trữ hợp nhất xử lý, tính toán tất cả các
thông tin cần thiết của từng vật tư nhằm phục vụ cho việc truy tìm, s ắp x ếp hay th ống kê
các báo biểu một cách nhanh chóng nhất theo từng yêu cầu cụ thể.
Các hoạt động nhập xuất hay tính toán lập các báo biểu thủ công bằng tay ghi chép
lên giấy sẽ không còn phù hợp trong thời đại ngày nay vì nó không tho ả mãn yêu c ầu đòi
hỏi của con người như độ chính xác và khả năng đáp ứng thông tin nhanh chóng n ữa. Vì
vậy, ứng dụng tin học vào việc quản lý vật tư là rất quan trọng và cần thiết.
Hơn thế nữa, việc tin học hoá trong các bài toán qu ản lý v ật t ư s ẽ đem l ại m ột đi ều
bất ngờ nếu phần mềm quản lý đó được ứng dụng trên m ạng cục bộ hay di ện rộng, đó
là tại một vị trí khác có thể truy tìm thông tin hay c ập nhật thông tin v ề vật t ư t ại m ột v ị
trí khác. Điều này trước đây khó có thể làm được nếu không có sự phát tri ển v ượt b ậc
của kỹ thuật mạng viễn thông.
Vậy, ta đã giải đáp được tại sao mang lại hiệu quả công việc rất lớn và đem lại thời
gian rãnh rỗi cho con người nhiều hơn khi ứng dụng tin học vào các v ấn đề th ực t ế, là
quản lý vật tư.

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

III.

4

Mục tiêu và phạm vi đề tài

III.1. Mục tiêu đề tài
Trong phạm vi của một đồ án tốt nghiệp gồm:
 Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về nền tảng của thiết kế phần mềm
 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin cho việc quản lý vật tư tại Bệnh viên C
 Triển khai ứng dụng bằng một phần mềm ứng dụng cụ thể
 Kiểm tra bằng thực nghiệm về việc xử lý các vấn đề thường xuyên diễn ra trong
công tác quản lý vật tư như: vấn đề đưa ra kết quả vấn tin chi tiết v ề số lượng t ừng
vật tư đã dùng theo thời gian, theo đơn vị nhận, theo nhóm vật tư hay báo cáo kết qu ả
thống kê tổng hợp các nhóm loại vật tư ...

III.2.

Phạm vi đề tài

 Đề tài được thực hiện trong phạm vi kiến thức đã học và nghiên cứu thêm các t ài
liệu tham khảo. Các số liệu có sẵn từ các bảng thống kê, các phi ếu nhập hay l ĩnh v ật
tư tại phòng kế toán cũng như thực tế phỏng vấn trực tiếp cán bộ k ế toán vật tư c ủa
Bệnh viện C.
 Việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin chủ yếu quan tâm đến yêu c ầu th ực t ế v à
phục vụ cho người quản lý vật tư.

 Hệ thống được xây dựng trên cơ sở hỗ trợ lập trình Access v à các mã l ệnh Visual
Basic.

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

5

Chương 2

Nền tảng thiết kế phần mềm*
Thiết kế là bước đầu tiên trong giai đoạn phát triển của bất kì sản phẩm hay h ệ
thống công nghệ nào. Nó được định nghĩa: "... tiến trình áp dụng nhiều k ỹ thu ật v à
nguyên lý với mục đích chính xác là ra một thiết bị, m ột ti ến trình hay m ột h ệ th ống đủ
chi tiết để cho phép thực hiện nó về mặt vật lý."
Mục tiêu thiết kế là tạo ra một mô hình hay biểu diễn m ột thực thể m à sau n ày s ẽ
xây dựng. Tiến trình phát triển mô hình này t ổ h ợp tr ực giác v à đánh giá d ựa trên kinh
nghiệm trong việc xây dựng các thực thể t ương t ự, m ột tập h ợp các nguyên lý ho ặc các
trực cảm hướng dẫn cách tiến triển mô hình này, một tập hợp các tiêu chu ẩn để có th ể
đánh giá chất lượng, và một tiến trình lặp lại để cuối cùng dẫn tới biểu diễn thiết k ế
chung cuộc.
Thiết kế phần mềm máy tính, giống như cách tiếp cận thiết k ế công nghệ trong các
lĩnh vực khác, liên tục thay đổi khi các phương pháp mới, cách phân tích tốt h ơn v à hi ểu
biết rộng hơn tiến hoá lên.

I.

Thiết kế và kĩ nghệ phần mềm

Thiết kế phần mềm có vị trí trung tâm kĩ thu ật c ủa tiến trình k ĩ ngh ệ ph ần m ềm v à
được áp dụng bất kể tới mô hình phát triển được sử dụng. Một khi các yêu c ầu ph ần
mềm dã được phân tích và đặc tả thì thiết kế phần mềm là một trong ba k ĩ thu ật - thi ết
kế, lập trình và kiểm thử - những hoạt động để xây dựng và kiểm ch ứng ph ần m ềm.
Từng hoạt động này biến đổi thông tin theo cách cuối cùng sao cho k ết qu ả t ạo ra ph ần
mềm máy tính là hợp lệ.
Mỗi thành phần của mô hình thiết kế cung cấp nguồn thông tin yêu cầu để tạo ra một
mô hình thiết kế. Mỗi luồng thông tin trong giai đoạn k ĩ thu ật của tiến trình được minh
hoạ trong hình 2.1. Các yêu cầu phần mềm được biểu diễn bởi mô hình thông tin, ch ức
năng và hành vi, là đầu vào cho bước thiết kế. Bằng việc sử dụng một trong số các
phương pháp thiết kế, bước thiết kế tạo ra thiết kế dữ liệu, thiết kế kiến trúc, thiết k ế
giao diện và thiết kế thủ tục. Thiết kế dữ liệu chuyển mô hình miền thông tin đã được
tạo ra trong bước phân tích thành các cấu trúc dữ liệu sẽ cần cho vi ệc c ài đặc ph ần
mềm. Thiết kế kiến trúc định nghĩa các quan hệ giữa các thành phần cấu trúc chính c ủa
chương trình. Thiết kế giao diện mô tả cách giao tiếp giữa thông tin bên trong phần m ềm
đến các hệ thống điều hành nó và giữa phần mềm với người sử dụng. Thiết kế thủ tục
biến đổi các thành phần cấu trúc thành mô tả thủ tục của phần mềm.
*

: Dịch từ tài liệu [1] và tham khảo tài liệu [5], xem xuất xứ trong trang tài liệu tham khảo

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


6

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

Trong giai đoạn thiết kế các quyết định sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của việc cài

đặt phần mềm, và điều quan trọng là làm dễ dàng cho việc bảo trì phần m ềm - đó cũng
là bước thử nghiệm trong giai đoạn phát triển. Nhưng tại sao thiết kế lại quan trọng nh ư
thế ?.

Sơ đồ quan
hệ giữa các Sơ đồ
thực thể luồng dữ
liệu
Từ điển
dữ liệu

Thiết kế
thủ tục
Thiết kế
giao diện
Thiết kế kiến trúc

Sơ đồ dịch
chuyển các
trạng thái

Mô hình phân tích

Thiết kế dữ liệu

Mô hình thiết kế

Hình 2.1: Chuyển mô hình phân tích sang mô hình thiết kế phần
mềm

Tầm quan trọng của thiết kế phần mềm có thể được phát biểu bằng một từ - chất
lượng (quality). Thiết kế là nơi chất lượng được nuôi dưỡng trong việc phát triển phần
mềm thiết kế cung cấp cho ta cách biểu diễn phần mềm có thể xác nhận về ch ất l ượng.
Thiết kế là cách duy nhất cho chúng ta có thể chuyển một cách chính xác các yêu c ầu c ủa
khách hàng sang sản phẩm hay hệ thống phần mềm cuối cùng. Thiết k ế phần mềm phục
vụ như một nền tảng cho mọi bước kĩ nghệ phần mềm và bảo trì ph ần m ềm sau đó.
Không có thiết kế, chúng ta có nguy cơ xây dựng nên một hệ th ống không ổn định - m ột
hệ thống sẽ thất bại khi có sự thay đổi nhỏ; một hệ thống khó có thể kiểm th ử được;
một hệ thống mà người ta không thể nào xác nhận được chất lượng chừng nào chưa đi
đến cuối cùng của tiến trình kiểm thử, trong khi thời gian rất ít và tiền thì chi ra nhiều.

II.

Tiến trình thiết kế

Thiết kế phần mềm là một tiến trình lặp thông qua các yêu c ầu được chuy ển th ành
một bản thiết kế (blueprint) về kiến trúc phần mềm. Ban đầu, bản thiết k ế mô t ả cho
toàn bộ quan điểm về phần mềm. Việc làm mịn dần từng bước dẫn đến một biểu di ễn
thiết kế gần giống với chương trình gốc.

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


7

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

II.1.

Thiết kế và chất lượng phần mềm

Trong toàn bộ tiến trình thiết kế, chất lượng của thiết k ế tiến hoá được kh ẳng định
bởi một loạt các cuộc họp xét duyệt kĩ thuật chính thức. Để đánh giá chất lượng của một
biểu diễn thiết kế, chúng ta phải thiết lập các tiêu chuẩn cho thiết kế t ốt. Hiện t ại chúng
ta đưa ra các hướng dẫn sau:
 Thiết kế nên nêu ra cách tổ chức theo cấp bậc để dùng cách kiểm soát thông minh
trong số các thành phần của phần mềm.
 Thiết kế nên theo các mô đun; tức là phân hoạch phần m ềm m ột cách logic thành
các thành phần thực hiện những chức năng và các chức năng con xác định.
 Thiết kế nên chứa cách biểu diễn phân biệt giữa dữ liệu và thủ tục
 Thiết kế nên dẫn dắt đến các mô đun
các đặt trưng chức năng độc lập.

(chương trình con hay thủ tục) nêu ra

 Thiết kế nên dẫn đến giao diện làm rút gọn độ phức tạp của việc ghép n ối gi ữa
các mô đun với môi trường bên ngoài.
 Thiết kế nên hướng theo cách dùng một phương pháp lặp lại được điều khiển b ởi
thông tin trong giai đoạn phân tích các yêu cầu phần mềm.
Các đặc trưng trên của một thiết kế không thể có được bởi sự may m ắn. Ti ến trình
thiết kế phần mềm động viên cho thiết kế tốt thông qua việc áp dụng các nguyên lí thi ết
kế cơ bản, phương pháp luận hệ thống và việc xét duyệt thấu đáo.

II.2.

Sự tiến hoá của thiết kê phần mềm

Tiến hoá của thiết kế phần mềm là một tiến trình liên tục đã trải qua hơn ba thập k ỷ.
Công trình thiết kế ban đầu tập trung vào các tiêu chuẩn để phát triển các mô đun và các
phương pháp làm mịn kiến trúc phần mềm theo cách thức từ trên xuống. Các th ủ t ục c ủa

của định nghĩa thiết kế đã tiến hoá thành một triết lý mà ta gọi là lập trình có c ấu trúc.
Về sau thì có các giải pháp để chuyển từ luồng dữ liệu hay c ấu trúc d ữ li ệu thành m ột
định nghĩa thiết kế, một tiếp cận mới hơn đã được đề ghị là tiếp cận hướng đối tượng
tới việc dẫn ra thiết kế. Song trong các phương pháp này có chung các đặc tr ưng sau: m ột
cơ chế để chuyển biểu diễn từ miền thông tin sang biểu diễn thiết kế, một kí pháp để
biểu diễn các thành phần chức năng và giao diện c ủa chúng, cách tr ực c ảm để l àm m ịn
và phân hoạch, các hướng dẫn về đánh giá chất lượng.
Dù cho phương pháp luận thiết kế phần mềm nào được dùng thì người k ĩ sư phần
mềm cũng phải áp dụng một tập hợp các khái niệm nền t ảng cho thi ết k ế d ữ li ệu, ki ến
trúc và thủ tục.

III.

Nền tảng thiết kế

Mỗi khái niệm đều cung cấp cho người thiết kế phần mềm một nền t ảng để t ừ đó
người ta có thể áp dụng nhiều phương pháp thiết kế phức tạp.

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

8

III.1. Trừu tượng
Khi phân tích xem xét một giải pháp mô đun cho bất kì v ấn đề nào đó thì có th ể đặt
ra nhiều mức độ trừu tượng. Mỗi bước trong tiến trình kĩ nghệ phần mềm đều là sự làm
mịn cho một mức độ trừu tượng của giải pháp phần mềm. Khi chúng ta chuyển t ừ thi ết
kế sơ bộ sang thiết kế chi tiết thì mức độ trừu tượng được rút lại. Cuối cùng đi t ới mức

độ trừu tượng thấp nhất khi sinh ra chương trình gốc. Khi chúng ta chuy ển qua các m ức
độ trừu tượng khác nhau, chúng ta làm việc để tạo ra các trừu tượng thủ tục và dữ liệu.
Trừu tượng thủ tục là một dãy các lệnh có tên, có một ch ức n ăng xác định v à có gi ới
hạn. Ví dụ về trừu tượng thủ tục là từ "tìm" tên vật t ư trong danh m ục. T ừ n ày kéo theo
một dãy các bước thủ tục (như nhập tên vật tư, chọn tên danh m ục, m ở danh m ục, dò t ừ
trên xuống, đối chiếu so sánh các tên vật tư có trong danh m ục, đóng danh m ục l ại v à báo
cáo kết quả đã tìm được).
Trừu tượng dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có tên mô tả cho m ột đối t ượng dữ
liệu. Ví dụ về trừu tượng dữ liệu là "phiếu nhập vật tư". Đối tượng dữ liệu này thực
chất là một tập hợp nhiều mẫu thông tin khác nhau (như tên ng ười ký nh ận, tên lo ại v ật
tư, số lượng, kho nhập vào, ngày nhập, ...). Vậy chúng ta có thể tham chiếu đến mọi đối
tượng dữ liệu bằng cách nói tên của trừu tượng dữ liệu.
Trừu tượng điều khiển là dạng thứ ba của trừu tượng hoá được dùng trong thiết k ế
phần mềm. Giống như trừu tượng dữ liệu và thủ tục, trừu tượng điều khiển áp dụng cho
cơ chế điều khiển chương trình mà không xác định các chi tiết bên trong. Ví dụ về trừu
tượng điều khiển là cơ chế đồng bộ hoá dùng để điều hoà trong các ho ạt động c ủa hệ
điều hành.

III.2. Làm mịn
Làm mịn từng bước là một chiến lượt thiết kế từ trên xuống t ừ thu ở ban đầu do
Niklaus Wirth đề nghị. Kiến trúc của chương trình được phát tri ển b ằng các m ức l àm
mịn liên tiếp các chi tiết thủ tục. Một cấp bậc được xây d ựng b ằng cách phân tách m ột
phát biểu vĩ mô về chức năng (trừu tượng thủ tục) theo kiểu từng bước cho t ới khi đạt
được phát biểu đến ngôn ngữ lập trình. Theo Niklaus Wirth thì khái niệm này được tổng
quan như sau:
Trong mỗi bước (làm mịn), một hay nhiều lệnh của chương trình đã cho được phân
rã thành những lệnh chi tiết hơn. Việc phân rã hay làm m ịn liên ti ếp các đặc t ả n ày k ết
thúc khi tất cả các lệnh đã được diễn đạt dưới dạng ngôn ngữ lập trình hay ngôn ngữ
máy tính nền tảng nào. Khi các nhiệm vụ được làm mịn thì dữ liệu cũng phải được làm
mịn, được phân rã hay được cấu trúc lại, và điều tự nhiên là song song theo đó làm m ịn

các đặc tả chương trình và dữ liệu. Mọi bước làm mịn đều kéo theo nh ững quyết định
thiết kế nào đó. Điều quan trọng là người lập trình cần nhận biết về các tiêu chu ẩn n ền
tảng ( cho quyết định thiết kế ) và về sự tồn tại của các giải pháp khác. L àm m ịn th ực
chất là quá trình khởi thảo.

III.3. Tính mô đun
Kiến trúc phần mềm cụ thể hoá cho tính mô đun này; tức là phần m ềm được chia
thành các thành phần riêng biệt và định địa chỉ, gọi là các mô đun, được tích hợp để
thoả mãn các yêu cầu của vấn đề.
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


9

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

Ta không thể hiểu thấu một phần mềm lớn nguyên khối. Số các đường dẫn, ph ạm vi
tham khảo, số các biến và độ phức tạp tổng thể sẽ làm cho việc hiểu thấu đáo sẽ không
thực hiện được. Ta hãy xét lập luận sau:
Gọi C(x) là hàm xác định độ phức tạp cảm nhận được của vấn đề x và E(x) là h àm
xác định nỗ lực (theo thời gian) cần giải quyết vấn đề x. Với hai vấn đề p1 và p2 , nếu:
C(p1) > C(p2)

(1)

E(p1) > E(p2)

(2)

Thì ta suy ra rằng

Điều này hiển nhiên, nhưng một điều quan tâm khác được lộ ra trong qua trình gi ải
quyết vấn đề của con người. Đó là:
C(p1 + p2) > C(p1) + C(p2)

(3)

Biểu thức này cho ta thấy được độ phức tạp cảm nhận được c ủa vấn đề có t ổ hợp p 1
và p2 có độ phức tạp lớn hơn độ phức tạp khi từng vấn đề được xem xét tách biệt. Từ (3)
và (1),(2) ta suy ra:
E(p1 + p2) > E(p1) + C(p2)

(4)

Điều này dẫn đến kết luận sẽ dễ giải quyết vấn đề phức tạp hơn khi ta biết cách
chia nhỏ ra từng phần. Kết quả (4) là một luận cứ cho tính mô đun trong thực t ế. Nh ưng
không có nghĩa là sẽ kết luận càng phân chia phần mềm một cách không xác định thì nỗ
lực phát triển nó trở nên nhỏ đến mức có thể bỏ đi được. Điều này không được may
mắn vì nỗ lực (chi phí) để phát triển một mô đun phần mềm riêng lẻ không giảm đi khi
tổng số các mô đun tăng lên, có thể xem hình 2.2 sau.

Chi
phí
hay
nỗ
lực

Tổng chi phí phần mềm
Chi phí cho giao diện
Miền chi phí tối thiểu

M

Chi phí / mô đun
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng

Số các mô đun

Hình 2.2: Tính mô đun và chi phí phần mềm


10

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

III.4. Kiến trúc phần mềm
Kiến trúc phần mềm đưa ra hai đặc trưng quan trọng c ủa chương trình máy tính: c ấu
trúc cấp bậc của các thành phần thủ tục và cấu trúc dữ liệu. Ki ến trúc ph ần m ềm được
suy dẫn qua tiến trình phân hoạch đặt mối quan hệ giữa các phần tử của gi ải pháp ph ần
mềm với các bộ phận của vấn đề thế giới thực được xác định không tường minh trong
phân tích yêu cầu. Tiến hoá của phần mềm và cấu trúc dữ liệu b ắt đầu v ới m ột xác định
về vấn đề giải pháp xuất hiện khi từng vấn đề thành phần được giải quyết bởi một hay
nhiều phần tử phần mềm. Hình 2.3 sau đây biểu thị cho một phép chuyển giữa vi ệc phân
tích yêu cầu và thiết kế phần mềm.

S3

P3

P1

P4

P2

S4
S2

P5

S1

"Vấn đề" cần giải
quyết qua phần mềm

S5

"Giải pháp" phần mềm
Hình 2.3 : Tiến hoá của cấu trúc

Trong hình sau đây ta thấy rằng có một vấn đề được thỏa mãn b ởi nhi ều c ấu trúc
khác nhau.

P
"Vấn đề"
S1

S1

S2

S3

Cấu trúc 1

S4

S5

S4

S4

S5

S3

S1

S2

S3

Cấu trúc 2

S2

S5

Cấu trúc 3

Hình 2.4 : Cấu trúc khác biệt

Phương pháp thiết kế phần mềm có thể được dùng để suy ra cấu trúc, nh ưng b ởi vì
từng cấu trúc lại dựa trên các khái niệm nền tảng khác nhau v ề thi ết k ế "t ốt", cho nên
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


11

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

từng phương án sẽ phát sinh trong từng cấu trúc khác biệt đối với cùng t ập các yêu c ầu
phần mềm. Do đó, sẽ không có câu trả lời dễ dàng khi hỏi câu "Cái nào t ốt nh ất ?". Tuy
nhiên, sẽ có những đặc trưng về cấu trúc mà ta có thể kiểm tra để xác định ch ất l ượng
tổng thể.

III.5. Cấp bậc điều khiển
Cấp bậc điều khiển hay còn gọi là cấu trúc chương trình biểu thi cho cách t ổ ch ức
(thường theo cấp bậc) của các thành phần chương trình (mô đun) và bao gồm cả một c ấp
bậc điều khiển. Dùng các kí pháp khác nhau để biểu diễn cho cấp bậc điều khiển. Thông
dụng nhất là biểu đồ cây như hình vẽ 2.5 sau.

a
Độ sâu

d
f

M

Số mô đun ra

b

c

k

e
g

h

i

j

l
n

m
o

p
r

q
Số mô
đun vào

Độ rộng
Hình 2.5 : Thuật ngữ cấu trúc

Trong đó, độ sâu và chiều rộng đưa ra chỉ báo về số mức điều khiển và độ trải rộng
toàn bộ của điều khiển tương ứng. Số các mô đun ra là một độ đo đo các số mô đun
trực tiếp bị điều khiển bởi một mô đun khác. Số mô đun vào chỉ ra cách th ức mô đun
trực tiếp điều khiển một mô đun đã cho. Một mô đun điều khiển một mô đun khác g ọi
là thượng cấp của nó. Ngược lại, một mô đun bị một mô đun khác điều khiển gọi l à
thuộc cấp của nơi điều khiển. Theo hình trên ta có thể hiểu mô đun h là thuộc cấp của
mô đun e và cũng là thuộc cấp của mô đun M. Mô đun M là thương cấp của các mô đun
a, b, c. mối quan hệ theo chiều rộng ( như giữa các mô đun a, b, c ). C ấp b ậc đi ều khi ển
cũng biểu diễn cho hai đặc trưng là: tính thấy được và tính nối được.

III.6. Cấu trúc dữ liệu
Cấu trúc dữ liệu là biểu diễn cho mối quan hệ lôgic giữa các phần tử dữ liệu riêng lẻ.
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


12

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

Khoản mục vô hướng
...
Véc tơ tuần tự

Danh sách móc nối

...

...

Không gian n chiều

Cây cấp bậc
Cấu trúc dữ liệu khốngHình
chế 2.6:
cáchCấ
tổu trúc
chức,
dữcác
liệuph
cổươ
đing
ển pháp thâm nhập, m ức độ k ết
hợp và các phương án xử lý thông tin. Tổ chức và độ phức t ạp ch ỉ b ị gi ới hạn b ởi t ài
khéo léo của người thiết kế. Một số hạn chế trong các c ấu trúc d ữ li ệu c ổ đi ển t ạo nên
khối xây dựng cho nhiều cấu trúc dữ liệu phức tạp. Cấu trúc dữ liệu c ổ điển được minh
hoạ trong hình 2.6.
Trong đó, khoản mục vô hướng là biểu thị cho một phần tử thông tin đơn gi ản nh ất,
có thể được đánh địa chỉ bằng một tên gọi; tức việc thâm nhập có thể đạt tới một địa chỉ
xác định trong bộ nhớ. Khoản mục vô hướng được tổ chức như một danh sách hay nhóm
liên tục thì một véc tơ tuần tự hình thành. Mỗi phần t ử đều được ch ỉ s ố hoá sao cho các
phần tử được tham chiếu theo một trật tự xác định. Véc tơ tuần tự mở rộng thành hai, ba
và cuối cùng trở thành số chiều bất kỳ thì một không gian n chiều được tạo ra. Danh sách
móc nối là một cấu trúc dữ liệu tổ chức các khoản mục vô hướng, véc t ơ hay không gian
không liên tục theo một cách (còn gọi là nút, đỉnh) làm cho chúng x ử lý nh ư m ột danh
sách. Các cấu trúc dữ liệu tổ hợp khác hay được xây dựng bằng cách dùng các cấu trúc dữ
liệu nền tảng được mô tả trên gọi là cấu trúc dữ liệu c ấp bậc. Nó mang tính k ết h ợp
hàm ý khả năng liên kết thông tin từ các phân loại khác nhau. Ví d ụ: tìm t ất c ả các tên

vật tư thuộc nhóm vật liệu tiêu hao ( phải phân loại nhóm vật t ư ) m à khoa N ội 2 l ĩnh
( phải phân loại tên khoa ), trong khoảng thời gian t ừ ngày 01 tháng 01 n ăm 2000 đến
ngày 01 tháng 02 năm 2000 ( phải phân loại theo thời gian ).

III.7. Thủ tục phần mềm
Cấu trúc chương trình xác định ra cấp bậc điều khiển không để ý đến dãy các xử lý
và quyết định. Thủ tục phần mềm tập trung vào chi tiết cho các mô đun riêng bi ệt. Th ủ
tục phải cung cấp một đặc tả chính xác về xử lý, k ể c ả trình t ự các sự ki ện, các đi ểm
quyết định chính xác, các thao tác lặp lại, và ngay cả cấu trúc t ổ ch ức d ữ li ệu. T ất nhiên,
có một quan hệ giữa các thủ tục. Việc xử lý được chỉ ra trong mô đun bao gồm m ột tham
chiếu tới mọi mô đun cấp dưới của mô đun đang được mô tả.

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

13

III.8. Che dấu thông tin
Nguyên lý che giấu thông tin gợi ý rằng các mô đun được đặc tr ưng b ởi quy ết định
thiết kế mà mỗi chúng ẩn kín với một mô đun khác. Nói cách khác, mô đun được đặc t ả
và thiết kế sao cho thông tin được chứa đựng một mô đun này là không thể thâm nhập
đến được từ các mô đun khác vốn không cần tới những thông tin đó. Vi ệc che gi ấu xác
định và áp đặt các ràng buộc thâm nhập tới tất cả các chi tiết th ủ t ục bên trong mô đun
đó và bất kì cấu trúc dữ liệu cục bộ nào mà mô đun đó sử dụng. Che giấu thông tin nh ư
một tiêu chuẩn thiết kế đối với hệ thống mô đun đưa ra những lợi ích lớn nhất khi cc ần
có những thay đổi bên trong việc kiểm thử và sau này trong bảo trì phần mềm.

IV.

Thiết kế mô đun hiệu quả

Thiết kế mô đun là giảm độ phức tạp, làm thuận tiện cho thay đổi và cho kết quả
trong cài đặt sớm bằng cách cổ vũ sự phát triển song song c ủa các phần khác c ủa h ệ
thống.

IV.1. Kiểu mô đun
Đặc trưng bởi lịch sử thời gian của cái hợp thành, cơ chế kích hoạt và hình mẫu điều
khiển. Lịch sử thời gian là nói đến thời gian mà mô đun được đưa v ào bên trong mô t ả
ngôn ngữ gốc của phần mềm (như macro chẳng hạn). Hai c ơ chế kích hoạt hay g ặp l à
tham chiếu (ví dụ câu lệnh call ) và ngắt. Hình mẫu điều khiển của một mô đun mô t ả
cho cách nó thực hiện bên trong. Các mô đun qui ước có một lối vào/ra và được thực hiện
tuần tự như một phần của nhiệm vụ người dùng. Thiết kế mô đun là làm sao cho nó
không thay đổi bản thân hay thay đổi địa chỉ cục bộ mà nó tham chiếu theo b ất k ỳ cách
nào. Trong một chương trình mô đun có thể được phân loại:
-

Mô đun tuần tự, được tham chiếu và thực hiện không bị ứng dụng phần m ềm
ngắt. Đặc trưng bởi các macro khi dịch và các chương trình con qui ước - h àm hay
thủ tục.

-

Mô đun tăng trưởng (đồng trình), có thể bị ngắt trước khi hoàn tất bởi phần mềm
ứng dụng và sau đó quay lại thực hiện tại điểm ngắt đó bằng cách duy trì m ột
con trỏ.

-

Mô đun song song (trình tương tranh - conroutine) thực hiện đồng thời v ới các mô
đun khác trong môi trường đa xử lý tương tranh.

IV.2. Độc lập chức năng
Độc lập chức năng là khái niệm phát triển trực tiếp của tính mô đun và các khái
niệm che giấu thông tin và trừu tượng hoá. Chúng ta muốn thiết kế phần mềm để sao cho
từng mô đun được đề cập đến chức năng con xác định của yêu cầu và có một giao diện
đơn giản khi được xét từ các phần tử khác của c ấu trúc ch ương trình. Nh ưng t ại sao độc
lập lại quan trọng. Phần mềm với mô đun được hiệu quả, t ức l à các mô đun độc l ập, thì
dễ dàng cho sự phát triển bởi vì các chức năng được tham bi ến hoá v à giao di ện được
đơn giản hoá. Sự độc lập được đo bằng hai tiêu chuẩn định tính: tính c ố k ết và gắn nối
sẽ được trình bày trong phần sau.
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


14

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

IV.3. Tính cố kết
Tính cố kết là việc đo sức mạnh chức năng tương đối của mô đun. Tính cố k ết
được biểu thị như một phổ (spectrum) ở hình 2.7. Mục đích của mô đun c ố k ết l à m ột
mô đun nên thực hiện một công việc. Ta luôn c ố gắng t ạo mô đun có tính c ố k ết cao m ặc
dầu một nửa phạm vi của phổ đã được chấp nhận. Tỉ lệ cho tính kết cố là không tuy ến
tính. Tức là tính cố kết về phía đầu thấp thì "xấu" hơn rất nhiều đo ạn gi ữa, chỗ này
gần tốt như tính cố kết về phía đầu cao. Thực tế trong khi thiết k ế ta không quan tâm
đến phân loại cố kết của mô đun thay vì nên tránh các mức thấp của cố kết.
Đo sức mạnh chức năng tương đối của một mô đun
Trùng nhau

Thấp

Tạm
Lôgic thời

...........

Truyền thông
Thủ tục
Phổ cố kết

Chức năng
Tuần tự

...........

cao

"Tâm trí thống nhất"

"Tâm trí phân tán"
Hình 2.7: Tính cố kết

Một mô đun thực hiện một tập hợp các nhiệm vụ có liên qua lẫn nhau m ột cách l ỏng
lẻo thì gọi là cố kết trùng khớp. Một mô đun thực hiện các nhiệm v ụ có liên quan v ới
nhau về mặt lôgic thì gọi là cố kết lôgic. Một mô đun chứa các nhi ệm v ụ có liên quan t ới
sự kiện là tất cả chúng phải thực hiện trong cùng khoảng thời gian thì biểu lộ tính cố kết
tạm thời. Khi các phần tử xử lý của một mô đun có quan h ệ v à ph ải được th ực hi ện theo
một thứ tự đặc biệt thì tồn tại tính cố kết thủ tục. Khi tất cả các phần tử xử lý đều t ập
trung vào một lĩnh vực thì có tính cố kết truyền thông.

Vậy, ta không cần phải xác định mức độ cố kết chính xác. Thay vì th ế điều quan
trọng là cố gẵng có cố kết cao và thừa nhận cố kết thấp làm sao cho ph ần m ềm có th ể
được sửa đổi để đạt tới độc lập chức năng hơn.

IV.4. Tính gắn nối
Tính gắn nối là việc đo sự độc lập tương đối ( mối t ương tác lẫn nhau ) gi ữa các mô
đun trong một cấu trúc phần mềm.
Đo tính độc lập giữa các mô đun phần mềm
Gắn nối nhãn
Không gắn nối
Ngoài
hiệu
trực tiếp
Gắn nối
Gắn nối điều
dữ liệu
khiển
Thấp

...........

Phổ cố kết

Hình 2.8: Tính gắn nối
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng

Gắn nối
Gắn nối nội dung
thông
thường

...........

cao


15

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

Phương pháp gắn nối phụ thuộc mức độ phức tạp giao diện giữa các mô đun, nơi mà
lối vào hay tham chiếu được tiến hành cho một mô đun và dữ liệu nào được đi qua giao
diện.
Trong thiết kế chúng ta cố gắn làm cho việc gắn nối được thấp nhất. Tính gắn nối
trong mô đun đơn giản làm nảy sinh trong phần mềm điều dễ hiểu hơn và ít sinh lỗi hơn
cho "hiệu quả gợn sóng", tức là sự xuất hiện lỗi tại một vị trí n ào đó r ồi lan truy ền trong
toàn hệ thống.
Hình 2.9 đưa ra thí dụ về mô đun có một cấu trúc gắn nối thấp.

Không có
gắn nối
trực tiếp

Cấu trúc dữ liệu được
truyền qua danh sách
đối (gắn nối nhãn
hiệu)

Mô đun 1

Mô đun 4

Mô đun 3

Mô đun 2
Dữ liệu được
truyền qua danh
sách đối (gắn nối
trực tiếp)

Hình 2.9: Gắn nối thấp

Khi nào danh sách đối qui ước để truyền dữ liệu còn hiện diện ( d ữ li ệu đơn được
truyền qua; tương ứng một - một giữa các khoản mục tồn tại ), thì gắn nối thấp ( gắn nối
dữ liệu trên phổ ) được thể hiện trong phần này của cấu trúc. Gắn nối nhãn hiệu có được
khi một phần cấu trúc dữ liệu được truyền qua giao diện mô đun.
Tại các mức vừa phải việc gắn nối được đặc trưng bởi việc điều khiển giữa các mô
đun. Gắn nối điều khiển là rất thông dụng trong phần lớn các thi ết k ế. D ưới d ạng đơn
giản nhất, điều khiển được truyền qua một "cờ" để dựa trên đó quyết định có th ể th ực
hiện trong một mô đun thượng cấp hay thuộc cấp. Ta mô tả như hình 2.10.

Mô đun 2

Mô đun 1
Cờ

Cờ

Mô đun 2
Gắn nối điều khiển xuất

hiện khi mô đun 1 truyền dữ
ệu đTh«ng
iều khitin
ển- cho
đun th«ng
2
Khoa C«nglinghÖ
§iÖnmô
tö ViÔn
Hình 2.10: Gắn nối phải chăng

Cờ


16

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

Gắn nối mức độ tương đối cao khi xuất hiện các mô đun được gắn v ới ph ần ngo ài
của môi trường của phần mềm. Gắn ngoài là bản chất nhưng nên giới h ạn m ột số nh ỏ
mô đun với cấu trúc. Gắn cao cũng xuất hiện khi một số mô đun tham chiếu đến dữ liệu
toàn cục. Gắn nối chung như kiểu này gọi, trong hình 2.11.

A
Dữ liệu toàn cục
Gắn
nối
nội
dung

B

C

D

E

F

L

M

N

O

P

Mô đun C, E và N thể hiện
gắn nối chung
Hình 2.11: Gắn nối cao

Trong đó, các mô đun C, E và N từng cái một điều thâm nhập vào m ột kho ản m ục
trong dữ liệu toàn cục. Gắn nối nội dung xuất hiện khi một mô đun dùng dữ liệu hay
thông tin điều khiển được duy trì bên trong biên giới c ủa một mô đun khác. Ho ặc khi các
nhánh tạo ra ở giữa mô đun. Kiểu gắn nối này có thể và nên tránh.

V.

Kết luận

Thiết kế là cái lõi kĩ thuật của kĩ nghệ phần mềm. Tính mô đun trong ( c ả ch ương
trình và dữ liệu ) và khái niệm trừu tượng làm cho người thiết k ế có kh ả năng đơn gi ản
hoá và dừng lại các thành phần phần mềm. Việc làm m ịn đưa ra m ột c ơ ch ế để bi ểu
diễn các tầng kế tiếp của chi tiết các chức năng. Cấu trúc chương trình v à d ữ li ệu đóng
góp cho một quan điểm tổng thể về kiến trúc phần m ềm, trong khi đó th ủ t ục l ại đưa ra
các chi tiết cần thiết cho việc cài đặt thuật toán. Che dấu thông tin v à độc l ập ch ức n ăng
đưa ra những trực cảm để đạt tới tính mô đun có hiệu quả. Theo quan điểm qu ản lý d ự
án thì thiết kế là đi từ thiết kế sơ bộ sang thiết kế chi tiết. Còn theo quan điểm k ĩ thu ật
thì thiết kế phần mềm gồm bốn bước: thiết kế dữ liệu, thiết k ế kiến trúc, thi ết k ế th ủ
tục và thiết kế giao diện.
Có thể kết luận về nền tảng thiết kế bằng những lời c ủa Glenford Myers: "... chúng ta
cố gắng giải quyết vấn đề bằng cách vội vã nhào vào tiến trình thi ết k ế sao cho có đủ
thời gian còn lại vào lúc cuối dự án để tìm ra những sai sót đã phạm phải bởi chúng ta đã
vội vã nhảy vào tiến trình thiết kế..."

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


17

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

Chương 3

Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu
BệNH VIệN C Đà NẵNG

HàNH CHíNH

I.

Sơ đồ và các qui tắc quản lý vật tư tại Bệnh viện C

I.1.

Sơ đồ chức năng

3

3'

2

2'

1'

1

8
4
Đạhi
i Lý
Kế
Qua tiếp xúc tìm
ểu, các chức năng
hotoán

ạt động, trực tiếp tạPhòng
i b ộ phkhoa
ận k ế toán qu ản
lý vật tư Bệnh viện C ta có thể đưa ra sơ đồ khối hoạt động của bộ phận này như sau.
7
7'
6
5
5'
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ngkho

Hình 3.1: Sơ đồ chức năng chung


PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

18

Trong đó, trình tự hoạt động của bộ phận quản lý vật tư được diễn ra theo thứ tự ghi
số từ 1- 8. Các mũi tên 1', 2', 3', 5', 7' là các hành động đáp lại k ết qu ả c ủa các h ành
động 1, 2, 3, 5, 7.
(1): Phiếu dự trù lĩnh vật tư của các phòng khoa gởi đến phòng hành chính
(2): Phòng hành chính ký duyệt và gởi phiếu dự trù đến kế toán để căn c ứ xuất vật
tư.
(3): Phòng hành chính sẽ gởi đơn đặt mua vật tư đến các đại lý để lấy về.
(4): Đại lý bán vật tư gởi hoá đơn để kế toán thanh toán và kế toán l ập phi ếu nh ập
kho.
(5): Vật tư được nhập vào kho sau khi đã kiểm tra chất lượng.
(5'):Vật tư thanh lý hay hành động đáp lại hành động (5).
(6): Kế toán ký nhận và gởi phiếu lĩnh vật tư đến kho.

(7): Vật tư đã được các phòng khoa nhận.
(8): Lưu phiếu lĩnh vật tư tại kế toán.

I.2. Các qui tắc quản lý vật tư
Bệnh viện C Đà Nẵng là đơn vị độc lập trực thuộc Bộ Y tế nên các qui t ắc qu ản lý
vật tư nói chung đều phải tuân theo qui định chuẩn c ủa B ộ Y t ế. Do đó, vi ệc ghi chép các
số liệu, tên vật tư trên các phiếu nhập hay lĩnh vật tư phải tuân theo qui định chung này.
I.2.1. Giao dịch mua bán vật tư
Công việc giao dịch mua bán vật tư là thường xuyên với nhiều khách hàng khác nhau,
với nhiều chủng loại vật tư khác nhau. Việc đặt mua vật tư là do phòng hành chính tho ả
thuận với nhà cung cấp. Việc này diễn ra hàng tháng sau khi phòng hành chính thông qua
kế toán về kết quả báo cáo số lượng vật tư hiện tại đang dùng hay còn tồn kho để căn cứ
theo đó mà đặt mua với chi tiết số lượng và từng loại vật tư thích hợp. Vật tư sau khi
thoả thuận thì được coi là đảm bảo tốt vì trong quá trình đó đã có kiểm nghiệm chất
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

19

lượng theo tiêu chuẩn qui định chung. Nơi cung ứng sẽ gởi hoá đơn đến k ế toán để thanh
toán tiền.
I.2.2. Nhập vật tư
Công việc nhập vật tư vào kho sau khi tho ả thuận giữa nơi bán v à phòng h ành chính
thì khi đó số lượng và chất lượng vật tư được xem là đảm bảo. Việc kiểm nghiệm
được thực hiện theo tiêu chuẩn chung của ngành Y tế và nội dung kiểm nghi ệm được
nghi cụ thể ra biên bản kiểm nghiệm. Kế toán sẽ lập phiếu nhập khi có đầy đủ biên b ản
kiểm nghiệm và chứng từ kèm theo. Sau đó sẽ phân loại vật tư và đưa về kho bảo qu ản.
Do từng đặc tính của mỗi nhóm vật tư mà công tác lưu giữ, bảo qu ản vật t ư khác nhau.

Có thể bảo quản và lưu giữ tập trung tại nhà kho hay cũng có thể phân ra cho các phòng
khoa khác nhau.
Ví dụ: vật tư thuộc nhóm VLD (vật liệu điện) như: đèn chiếu, dây điện, máng
điện, ... sẽ được lưu giữ và bảo quản tập trung tại kho chung. Trong khi đó, m ỗi lo ại
thuốc ứng với chức năng chữa trị bệnh thì sẽ được bảo qu ản, lưu giữ tại các phòng khoa
khác nhau như vật tư thuộc nhóm DT (dịch truyền): máu hay huyết thanh sẽ được bảo
quản tại các khoa Nội.
Khi đã hoàn thành việc nhập kho thì đại diện kho sẽ gởi phiếu nhập lại cho k ế toán
để lưu giữ.
Trên phiếu nhập sẽ ghi nhận chi tiết các thông tin c ủa vật t ư nhập, ứng v ới m ỗi phi ếu
nhập có thể nhập nhiều vật tư khác nhau nhưng phải cùng một nhóm v ật tư. Ngo ài ra, còn
có thông tin về nơi cung cấp vật tư, theo biên bản kiểm nghiệm số nào, lý do nh ập, nh ập
theo chứng từ nào, nhóm vật tư thuộc tài khoản nào, nhập vào kho nào, số phiếu nhập,
ngày tháng nhập. ứng với mỗi loại vật tư thì có tên, số lượng, đơn giá , đơn vị tính,
thành tiền. Tiền tổng cộng ghi trên phiếu là tổng giá trị thành tiền c ủa t ừng lo ại v ật t ư
trên phiếu đó. Có thể in hay xem phiếu nhập ngay sau khi đã lập (xem bảng m ẫu 2 trang
21 hoặc kết quả của chức năng lập phiếu nhập trong phần phụ lục trang 55).
I.2.3. Cấp phát (lĩnh) vật tư
Hàng tháng các phòng khoa của Bệnh viện C được cấp vật tư theo phiếu lĩnh đã được
kế toán xác nhận. Khi nhận vật tư các phòng khoa phải ký nh ận v ới qu ản lý kho v à g ởi
phiếu lĩnh vật tư này lại cho kế toán lưu trữ.
Tương tự phiếu nhập, trên phiếu lĩnh sẽ ghi nhận chi tiết các thông tin c ủa vật t ư l ĩnh,
ứng với mỗi phiếu lĩnh có thể ghi nhận nhiều vật tư khác nhau c ủa cùng m ột nhóm vật t ư,
và trong đó còn cho biết: số phiếu, ngày lĩnh, tên đơn vị lĩnh, lý do l ĩnh, l ĩnh t ại kho n ào
và nhóm vật tư thuộc tài khoản nào. Với mỗi loại vật tư có tên, đơn vị tính, số l ượng,
đơn giá, thành tiền. Tiền tổng cộng trên một phiếu là t ổng giá trị th ành ti ền c ủa t ừng v ật
tư trên phiếu đó. Có thể in ra hay xem phiếu lĩnh ngay sau khi đã lập (xem b ảng mẫu 3
trang 22 hoặc kết quả của chức năng lập phiếu lĩnh trong phần phụ lục trang 58).
I.2.4. Theo dõi vật tư tồn kho và thanh lý
Việc theo dõi vật tư tồn kho căn cứ trên số lượng và phẩm chất t ừng vật tư. Giá tr ị

hàng tồn cũng được tính theo đơn giá qui định.

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng


20

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

Vật tư chỉ thanh lý khi được ý kiến quyết định của ban lãnh đạo B ệnh viện. Đó chính
là những loại vật tư không còn đảm bảo chất lượng để sử dụng ho ặc là những vật t ư đã
qua sử dụng nhưng hiện tại không cần dùng đến nữa. Sau đó kiểm tra đánh giá ch ất
lượng từng loại vật tư và liên hệ với đại lý để thanh lý các loại vật tư như theo đơn giá
thoả thuận.
I.2.5. Thực hiện thanh toán
Khi thanh toán trên các phiếu đều sử dụng một đơn vị tiền tệ đó là tiền Việt Nam.
Giá trị thành tiền tổng cộng trên phiếu nhập sẽ được thanh toán cho các đại lý. Giá tr ị
thành tiền trên các phiếu lĩnh hay các bảng thống kê đều mang tính chất tính toán qui ra
giá trị tiền tệ chứ không có ý nghĩa thanh toán.
Các phương thức thanh toán sẽ được thoả thuận trong giao dịch mua bán, có th ể thanh
toán bằng tiền mặt, thông qua các ngân phiếu hay tài kho ản t ại Ngân Hàng. Có th ể thanh
toán đầy đủ hay thanh toán theo đợt, ...

II.

Phân tích và thiết kế

Các bước khởi đầu cho bài toán phân tích tkiết kế hệ thống không th ể thi ếu ngu ồn
thông tin thực tế như các biểu mẫu, luồng thông tin,... liên quan đến bài toán cụ thể.

II.1. Các thông tin từ thực tế
Từ các thông tin thu thập thực tế ở dạng các biểu mẫu và các thông tin phỏng v ấn tr ực
tiếp quá trình
độN
ngẵng
của bPhiếu
ộ phận dự
quảntrù
lý vlĩnh
ật tưhàng
tại B ệnh viện C, ta sẽ đưa ra sơ đồ
Bệnh viho
ệnạct Đà
dòng dữ liệu Tên
tổngkhoa,
quátphòng:
cho bàNội
i toán
qu
ả
n
lý
v
ậ
t
t
ư
.
2
Ngày 07 tháng 06 năm 2000

II.1.1. Các bảng mẫu
Thông tin thu thập được biểu diễn dưới dạng biểu mẫu như sau:
Số tt

Tên vật tư

1

Đơn vị tính

Xin cấp

Duyệt cấp

2

3

4

5

Cuộn

3

3

Vải kate trắng Trung Quốc

Mét

14,2

14,2

3

Lưới nhôm

Mét

18,65

18,5

4

Vải katê xám Trung Quốc

Mét

1,7

1,7

5

áo mổ màu xanh

Cái

3

3

6

áo Blouse thăm nuôi

Cái

5

5

7

Tủ gỗ

Cái

1

1

8

Bọc chăn

Cái

2

2

9

Giường inox có tay vịn

Cái

1

1

10

Khẩu trang xanh

Cái

10

10

1

Chỉ khâu

2

1. Phiếu dự trù

Ghi chú
6

Phiếu dự trù bao gồm các nội dung như sau:
Trưởng khoa, phòng (hoặc người lập dự trù)

Ký
Bảng mẫu 1
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng

Trưởng phòng H.C.Q.T

Ký


21

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

Đơn vị
..............

Mẫu số 2- VT
QĐ Liên bộ TCTK-TC
Số 583-LB ngày 1-9-67

Phiếu nhập vật tư số 001
Ngày 05 tháng 06 năm 2000

định khoản
Đơn vị bán:
Công ty TNHH Tân Mai
Chứng từ : 001
ngày 05 tháng 06 năm 2000nợ: 1521
có: 1521
Biên bản kiểm nghiệm số: 001ngày 05 tháng 06 năm 2000
Nhập vào kho: 04

Số ttTên nhãn hiệu quy cách vật tưĐ.v.tính
Số lượngGiá đơn vịThành tiền
(5 x 6)Ghi chúTheo chứng
từThực nhập123456781Chỉ
khâuCuộn80307.000140.000L.
tốt2Vải kate trắng Trung
QuốcMét1421423.000426.000L.
Bt3Lưới
nhômMét18,6518,6575.0001.398.
750L.Tốt4Vải katê xám Trung
QuốcMét1701703.000510.0005Kh
ẩu trang
xanhCái10010015.1281.512.800

Cộng:

3.967.550 đồng

Cộng thành tiền (viết bằng chữ):
Ba triệu chín trăm sáu mươi bảy ngàn năm trăm năm mươi đồng chẵn
2. Phiếu nhập vật tư
Phụ trách cung tiêu
Thủ kho
Người giao
Phiếu nhập vật tư gồm có các nội dung như sau:

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔnBth«ng
ảng mẫu 2

Phụ trách đơn vị


PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

3. Phiếu lĩnh vật tư
Phiếu lĩnh vật tư bao gồm các nội dung như sau:

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng

22


23

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

Đơn vị

Mẫu số 6- VT
QĐ Liên bộ TCTK-TC
Số 583-LB ngày 1-967

Phiếu lĩnh vật tư số: 37
Ngày 12 tháng 06 năm 2000

..................

Tên đơn vị lĩnh: Khoa nội 2
Lý do lĩnh: Cần cho ca mổ CM01
Lĩnh tại kho: 01

định khoản
nợ: 1521
có: 1521

Số ttTên nhãn hiệu quy cách vật tưĐ.v.tính
Số lượngGiá đơn vịThành tiền

Mẫu số 2- VT
(5 x 6)Ghi chúXin lĩnhThực phát123456781Chỉ
Đơn vị
Phiếu thanh lý vật tư số 001
QĐ Liên bộ TCTK-TC
khâuCuộn337.00014.000Loại tốt2Vải kate trắng Trung
Số 583-LB ngày 1-9-67
..............
Ngày 05 tháng QuốcMét14,214,23.00042.600Bt3Lưới
06 năm 2000

nhômMét18,6518,6575.0001.398.750Tốt4Vải katê xám Trung
định
khoản
Đơn vị mua:
Xí nghiệp xây dựng I
QuốcMét1,71,73.0005.1005Khẩu
trang
nợ: 1521
xanhCái101015.128151.280
Cộng:
Chứng từ : 001
ngày 05 tháng 06 năm 2000
đồng
có: 1521
Biên bản số: 001
ngày 05 tháng3.725.650
06 năm 2000
Từ kho: 04

Cộng thành tiền (viết bằng chữ):

Ba triệu bảy trăm hai
ươi nhãn
lăm ng
àn quy
sáu cách
trămvật
năm
mươi đồng chẵn
Số m

ttTên
hiệu
tưĐ.v.tính
Số lượngGiá đơn vịThành tiền

Phụ trách cung tiêu

Thủ kho

Người

Bảng mẫu 3

4. Phiếu thanh lý

(5 x 6)Ghi chúTheo chứng
từThanh lý123456781Bu
nhậnloongCái30301.00030.0002Vít
Phụ trách đơn vị bu
loongCái606020012.0003Khung
lưới nhômCái10105005.0004Ván
ép 120 x
240Tấm262635.000910.0006Đinh
khuyCái150150101.5006Bản lề tự
độngCái505050025.0007Ê kê cửa
gỗCái100100202.0008Nẹp nhôm
chữ UCái10010010010.000

Cộng:

154.000 đồng

CộngPhi
thà
tiền (lý
viế
t bằgng
ữ):nội dung như trong bảng mẫu sau:
ếnh
u thanh
bao
ồmchcác
Một trăm năm mươi tư ngàn đồng chẵn
Phụ trách cung tiêu

Thủ kho

Bảng mẫu 4

Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng

Người giao

Phụ trách đơn vị


24

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

Vật tư thanh lý

7

Thủ tục
thanh lý
vật tư

Đại Lý

Phiếu giao vật
tư
DL đại lý

Nhận
đơn
đặt
hàng

5

Thủ tục
nhập vật
tư

Phiếu thanh lý

Xác nhận đã nhận vật
tư
Vật tư

kho

DL vật tư

Xác
nhận
3
Hoá đơn
đã
Thủ tục
nhận
Hoá đơn Phiếu
II.1.2. Sơ đồ dòng dữ liệu thanh
đủ
đã ký
toán
nhập
2
Đơn
6th ể đưa ra
T
ừ
th
ự
c
t
ế
quá
trình

ho
ạ
t
độ
ng
c
ủ
a
b
ộ
ph
ậ
n
k
ế
toán
qu
ả
n
lý
v
ậ
t
t
ư
ta
có
nhận
đặt
vật tư

Thủ tục vật
Thủ tục
sơhàđồ
n dòng dữ liệu như sau:
lĩnh vật tư
nhận
Phiếu lĩnh vật
g
đượ
c trả
lại

đặt
hàng
Đơn
đặt
hàng
HàNH CHíNH

Xác
nhận

DL kho

DL biên bản

Kế toán

Phiếu dự trù
đã ký duyệt

Báo cáo
1
Nhận phiếu dự Thủ tục
trù lĩnh
làm
phiếu dự
trù

tư

tư

DL phòng khoa

Phiếu lĩnh đã ký
nhận
Phiếu dự trù lĩnh

Phiếu dự trù lĩnh vật tư không được chấp
nhận
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng

Hình 3.2: Sơ đồ luồng dữ liệu

Vật
tư

Phòng khoa

PT&TKHT Qu¶n lý vËt t BÖnh viÖn C §µ N½ng

II.1.3. Dữ liệu thu lượm
Từ sơ đồ luồng dữ liệu ta có thể thu thập được các dữ liệu như sau.
a) Dữ liệu vật tư
Mỗi vật tư gồm có các thuộc tính sau.
- Mã vật tư
- Tên vật tư
- Đơn vị tính
- Số lượng đầu kỳ
- Số lượng tồn
b) Dữ liệu kho
Mỗi kho có các thuộc tính sau.
- Kho số
Khoa C«ng nghÖ Th«ng tin - §iÖn tö ViÔn th«ng

25