hệ thống thông tin quản lý ERP - vai trò và ứng dụng trong doanh nghiệp

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Contents

NHÓM 1

Page 1


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Phần 1 : Lý thuyết.
1. Giới thiệu hệ thống ERP.
1.1.1. Khái niệm hệ thống ERP :

Hệ thống ERP là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực của doanh
nghiệp một cách toàn diện, ERP là viết tắt của “Enteprise Resources Planning”: là hệ
thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực và phối hợp hầu hết các quy trình tác
nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp.
1.1.2. Đặc điểm chung của hệ thống :
- ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business
Operating System). Tích hợp là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng
đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
thống nhất.
- ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System
Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần
mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực
của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.
- ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ
thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh
phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế
hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.

- ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai
làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước.
- ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among
Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng
ban là một căn cứ.
1.1.3. Vai trò của hệ thống ERP đối với hoạt động doanh nghiệp :
ERP là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, tạo
được khả năng cạnh tranh với sự tích hợp tất cả quá trình kinh doanh và tối ưu hoá các
nguồn lực doanh nghiệp từ nguồn nhân lực, vật lực, tài lực cho đến hệ thống thông tin.
Tích hợp thông tin tài chính :
NHÓM 1

Page 2


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Vì ban quản trị luôn phải cố gắng để hiểu được toàn bộ quá trình hoạt động của công ty nên
có thể sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc nắm rõ tình hình thực sự của công ty mình. Bộ
phận tài chính có những bản ghi chép về doanh thu riêng, doanh số bán lại có bản ghi chép
kiểu khác, và mỗi bộ phận khác nhau của công ty lại có thể có những bản ghi chép riêng của
mình về doanh thu mà họ đóng góp cho công ty. Giải pháp ERP sẽ tạo ra một bản ghi chép duy
nhất mà không ai có thể nghi ngờ bởi vì áp dụng giải pháp này có nghĩa là tất cả các bộ phận
trong công ty đều sử dụng một hệ thống đồng bộ.
Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng :
Các hệ thống ERP có thể trở thành nơi lưu trữ đơn đặt hàng của khách hàng từ khi người đại
diện dịch vụ khách hàng nhận đơn đặt hàng cho đến khi công ty chuyển hàng đến cho khách
hàng và bộ phận tài chính giao hóa đơn. Thay vì phân bố các thông tin này ở nhiều hệ thống
khác nhau mà các hệ thống này không thể liên lạc với nhau thì bằng cách tích hợp thông tin
trong một hệ thống phần mềm sẽ giúp công ty có thể tìm thấy các đơn đặt hàng dễ dàng hơn
nhiều và có thể sắp xếp một cách có trật tự khâu sản xuất, kiểm kê và vận chuyển hàng hóa ở

nhiều nơi khác nhau cùng một lúc.
Tiêu chuẩn hóa và đẩy nhanh quá trình sản xuất :
Các công ty sản xuất ,đặc biệt là các công ty muốn có được quá trình sáp nhập và thâu tóm
thường thấy rằng các sản phẩm đa doanh nghiệp trong toàn bộ công ty đề có cùng một chức
năng nhưng lại sử dụng những phương pháp và những hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống
ERP có những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hóa một số khâu trong quá trình sản
xuất.Tiêu chuẩn hóa những quá trình này và sử dụng một hệ thống máy tính được tích hợp duy
nhất có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm nhân công.
Giảm lượng hàng tồn kho :
Giải pháp ERP giúp cho quá trình sản xuất thuận lợi hơn, và nó cũng cải thiện một cách rõ
ràng quá trình hoàn thiện đơn đặt hàng trong công ty. Điều này có thể giúp công ty giảm được
các vật liệu tồn kho được sử dụng để làm ra sản phẩm (cải thiện hàng tồn kho) và nó sẽ giúp
người sử dụng trong việc lên kế hoạch phân phối cho khách hàng, giảm lượng hàng hóa thành
phẩm tồn khở các cảng vận chuyển hàng và các nhà kho. Để cải thiện được khâu phân phối của
mình bạn cần cung cấp cho các chi nhánh một phần mềm nhưng giải pháp ERP cũng sẽ giúp
bạn làm điều này.
Tiêu chuẩn hóa thông tin về nguồn nhân sự :
NHÓM 1

Page 3


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Đặc biệt trong các công ty có nhiều bộ phận kinh doanh, nguồn nhân sư không thể có được
một phương pháp thống nhất,đơn giản để tìm ra thời gian làm việc của các nhân viên và trao
đổi với họ về lợi nhuận và các dịch vụ nhưng hệ thống ERP có thể làm được điều này.
Trong cuộc đua để giải quyết những vấn đề như vậy, các công ty thường không thấy được rằng
giải pháp tổng thể ERP bao gồm tất cả các khâu mà một công ty áp dụng trong quá trình kinh
doanh của mình.Trong khi hầu hết các giải pháp tổng thể đều là toàn diện thì mỗi ngành công
nghiệp lại có những cách riêng của mình làm cho họ trở thành duy nhất. Hầu hết các hệ thống

ERP đề được thiết kế cho các công ty sản xuất riêng lẻ sử dụng, những công ty này không
giống như những nhà sản xuất theo dây truyền (các công ty về dầu, hóa chất và đồ dùng đều
đánh giá các sản phẩm của mình theo một dây truyền chứ không phải là theo từng bộ phận
riêng lẻ). Mỗi ngành công nghiệp này phải phối hợp với những nhà cung ứng ERP khác nhau
để chuyển đổi các chương trình ERP cốt lõi sang các giải pháp ERP mới mà họ cần.
Để chỉ ra các vấn đề liên quan đến công nghiệpvà các nhu cầu của khách hàng, gần đây, những
nhà cung ứng ERP đã bắt đầu đưa ra các ứng dụng phù hợp để đáp ứng được mọi yêu cầu của
khách hàng dù là yêu cầu nhỏ nhất. Giải pháp ERP cũng cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của
khách hàng nhằm đáp ứng mọi yêu cầu cho dù là một hay nhiều khách hàng, nhưng những ứng
dụng tổng thể ngày nay đang hướng vào các ngành công nghiệp như là: bán lẻ, truyền thông,
các sản phẩm công dụng, công nghệ cao, lĩnh vực công chúng, giáo dục và ngân hàng. Ngoài
ra, các nhà cung ứng ERP còn cung những ứng dụng phù hợp hơn nữa để thu hút sự quan tâm
của mỗi các nhân trong vùng sản xuất rộng hơn. Những ứng dụng của giải pháp ERP này sẽ
cung cấp từ các sản phẩm tiêu dùng cho đến việc xây dựng cho các công ty nhiệt lạnh điều hòa
không khí, hàng không và quốc phòng.
1.2. Thuận lợi và khó khăn khi các doanh nghệp Việt Nam muốn ứng dụng hệ thống

ERP .
1.2.1 . Thuận lợi :
Với đặc thù của công nghệ là tích hợp các module trong một hệ thống phần mềm hoàn
chỉnh, ERP giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất lao động, đẩy mạnh quá trình truyền thông
hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
-

Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao
dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác
hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi
phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên
vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Việc tích hợp

NHÓM 1

Page 4


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
một cách xuyên suốt và xóa bỏ sự cách biệt giữa các mắt xích trong chu trình dẫn đến khả
năng trọng tâm hóa công tác quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp (tài chính - kế toán,
quản lý nhân sự, R&D, bán hàng và quản lý bán hàng, sản xuất...) vào một hệ thống.
Tính tích hợp được tạo ra do các mối quan hệ chặt chẽ giữa các module, giúp giải quyết
được tình trạng cô lập, ngắt quãng hoặc "nghẽn mạch" giữa các bộ phận trong quá trình
tương tác và truyền thông. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy
trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ,
kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng,
đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính
xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của
DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng
cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và
phát triển thương hiệu của DN.

-

1.2.2. Khó khăn :
Trong thế kỷ 21, với tốc độ phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và sự biến đổi không
ngừng của nền kinh tế - xã hội thì vấn đề quản lý doanh nghiệp trên nền tảng ứng dụng tri thức
khoa học ngày càng trở nên quan trọng và cũng là yếu tố nâng cao sức cạnh tranh cho các
doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam trên sân chơi WTO. Và giải pháp được
nhiều sự quan tâm của các nhà quản lý doanh nghiệo hiện nay chính là ERP – Hệ thống hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp. Với những lợi ích nhìn thấy từ ERP đã đưa nhiều doanh nghiệp
tới mong muốn và quyết định đầu tư, triển khai một hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình.

Tuy nhiên với sự chuẩn bị chưa đầy đủ về kiến thức cũng như “nội lực” khi triển khai ERP
đồng thời do các nguyên nhân khác sẽ dẫn tới việc các doanh nghiệp bị “ vỡ mộng” khi triển
khai một dự án ERP thất bại.
•

Đầu tiên là vấn đề gặp phải từ phía đơn vị tư vấn, trển khai:

Các nhà quản lý phải hiểu được rằng ERP không đơn thuần là công nghệ, nó là nơi tích lũy
kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp, 80% khối lượng công việc trong
quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP
không thành công là do khâu tư vấn chưa tốt, đơn vị tư vấn chưa nắm được yêu cầu, hiện trạng
cũng như quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Một khó khăn nữa cũng cần kể tới là kinh
nghiệm triển khai của các đơn vị triển khai ERP, đặc biệt triển khai thành công ERP tại Việt
Nam chưa có nhiều.Do sự thiếu kinh nghiệm triển khai thực tế của đơn vị triển khai, chưa nắm
bắt hết các khả năng và công cụ của ERP mà mình đang triển khai nên không thể lập trình, bổ
NHÓM 1

Page 5


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
sung những ứng dụng cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, không thể đưa hệ thống vào
sát với thực tế của doanh nghiệp.
•

Phải kể đến tiếp theo là các vấn đề từ phía doanh nghiệp:

Khó khăn rất lớn thường gặplà do doanh nghiệp chưa xác định được yêu cầu quản lý và phạm
vi triển khai phù hợp, do đó không có sự chuẩn bị đầy đủ và chưa lường trước được khối lượng
công việc tương lai nên thường đặt ra các yêu cầu quá cao, không khả thi và kém hiệu quả khi

vận hành thực tế. Bên cạnh đó khó khăn về con người cũng gây ra cản trở khá lớn cho quá
trình triển khai ERP. Khi mà chính ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng chưa nhận thức đầy đủ về
tầm quan trọng của yếu tố nhân lực khi quyết định thay đổi cả quy trình hoạt động để triển khai
ERP.Do đó chưa có sự chuẩn bị về tâm lý cho nhân viên, dẫn đến sự nghi ngờ,thiếu sự đồng
lòng và hợp tác của nhân viên trong doanh nghiệp khi tiến hành triển khai ERP. Đặc biệt, đối
với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” thì khó khăn càng tăng lên. Khó khăn không
chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc. Quá trình triển khai ERP đòi hỏi
công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng. Vì vậy,công việc của nhân viên sẽ
tăng lên. Nếu ban lãnh đạo công ty không nhìn thấy, thấu hiểu và làm công tác tư tưởng cho
chính nhân viên của mình thì sẽ dễ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án.
Quan trọng hơn là vấn đề giải quyết lao động sau dự án. Thực tế, khi triển khi ERP, doanh
nghiệp phải chuẩn bị đội ngũ nhân viên ERP rất lớn. Vậy sau khi kết thúc dự án ERP thì số
nhân viên này sẽ đi đâu, làm gì? Nhân viên nào sẽ bị cắt giảm từ chương trình ERP?
•

Một yếu tố khác nữa đó là công nghệ.

Công nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP, việc triển khai cho các công ty thành
viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính của, hệ thống mạng (server), máy vi
tính, trang thiết bị để triển khai cho toàn doanh nghiệp không đồng bộ.Ngoài ra, đối với các
doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự công nghệ thông tin yếu cả về số lượng lẫn chất lượng sẽ gây
ảnh hưởng khá nhiều đến khả năng triển khai ERP, cụ thể là ảnh hưởng tới vấn đề tiếp nhận
quản trị hệ thống (phân quyền, phân cấp... ) cũng như duy tu hệ thống (bảo mật, sao lưu, phục
hồi... ) hoặc các sự cố thông thường trong quản trị mạng thông tin doanh nghiệp.
•

Cuối cùng là khó khăn về chi phí:

Chi phí triển khai cho dự án ERP thông thường khá lớn, ngoài những chi phí đã được dự toán
trước thì những chi phí ẩn trong quá trình triển khai sẽ gây cho doanh nghiệp không ít khó

khăn khi đối mặt với những khoản chi phát sinh ngoài ngân sách dự kiến cho ERP. Đối với các
NHÓM 1

Page 6


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì việc vận dụng ERP không phải dễ dàng vì sức ép chi phí cho
doanh nghiệp trong giai đoạn đầu là không nhỏ.
1.3. Các nhà cung cấp hệ thống ERP hiện nay.

+ Các nhà cung cấp lớn, giá thành vài triệu USD :
-

SAP được thành lập năm 1972 tại Đức và là nhà cung cấp dịch vụ phần mềm lớn nhất thế
giới hiện nay, ban đầu giải pháp ERP của SAP rất tốn kém và chỉ có 500 công ty triển
khai. Phiên bản ERP mới nhất hiện tại của SAP là SAP ECC 6.0 với cái tên được đặt trước
đó là SAP R /3, các sản phẩm khác dành cho các công ty vừa và nhỏ là SAP business one
và SAP All in one. Tất cả các phần mềm đó là 1 phần của bộ phần mềm doanh nghiệp,
SAP kinh doanh bằng cách thiết kế mô hình phần mềm hướng dịch vụ (SaaS – Software as
a Service) cung cấp giải pháp lưu trữ ERP cho khách hàng.

-

Tập đoàn Oracle nổi tiếng với cơ sở dữ liệu và các giải pháp về phần cứng cung cấp các
ứng dụng có thể thực hiện các nghiệm vụ trong kinh doanh như CRM, SCM ERP, quản lý
tai2n chính. Oracle đi kèm với các giải pháp như Oracle E-Business Suite, PeopleSoft, JD
Edwards enterprese one, JD Edwards World và Siebel. Công ty nay đạt doanh thu đáng kể
chỉ sau Microsoft và IBM, Oracle đồng thời cũng cung cấp các dịch vụ như tư vấn, đào
tạo, SaaS và dịch vụ hỗ trợ.

-

Infor Global Solution là 1 “đại gia” khác trong thị trường ERP, được thành lập năm 2002
với tên Agilisys tại Mỹ, Sauk hi mua lại Infor Global Solutions thì sử dụng tên này đến
thời điểm hiện tại 5 công ty này cung cấp các giải pháp đặc thù trong giải pháp ERP như
SCM, CRM, Quản lý tài sản, quản lý nhân sự, quản lý sản phẩm, PLM, HCM và quản lý
tài chính. Các ngành đặc thù như lĩnh vực công, bệnh viện-y tế, khách sạn cũng là một thế
mạnh của Infor trong thị trường phần mềm ERP. Giải pháp ERP của Infor cũng phổ biến
trong lĩnh vực sản xuất vì sự tiện dụng của nó. Phần mềm ERP của Infor hỗ trợ tất cả các
loại hình sản xuất, quy trình sản xuất rời rạc khác nhau đối với từng doanh nghiệp cụ thể.
Ngoài ra còn có các nhà cung cấp khác như :
► PeopleSoft
► invensys
► ABB Automation

NHÓM 1

Page 7


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
► i2
► SSA Global Technologies
► Intentia International
► Epicor
+ Các nhà cung cấp nhỏ, giá thành vài trăm nghìn USD : Pythis, CMC, FPT-ERP, HPT,
SSG, CADS

1.4. Các loại hệ thống ERP và đưa ra hình ảnh minh họa.

1.4.1. Hệ thống ERP mã nguồn mở :

Tổ chức hay công ty khác nhau có những yêu cầu về phần mềm ERP có những chức năng khác
nhau mà khó có thể áp dụng chung bằng cách quản lý truyền thống. Một giải pháp để giải
quyết vấn đề này đó là sử dụng phần mềm nguồn mở ERP( Open Source ERP ). Bởi vì mã
nguồn của phần mềm có thể được tùy chỉnh theo yêu cầu của từng tổ chức cụ thể.
Một vài phần mềm nguồn mở ERP có thể tải trực tiếp về từ trên mạng Internet và có nhiều
phần mềm là hoàn toàn miễn phí. Sau đây là danh sách 10 phần mềm nguồn mở ERP đang
được sử dụng rộng rãi hiện nay.
1. OpenERP

OpenERP được đánh giá là một đối thủ nặng ký cho chức vô địch khi nói đến phần mềm nguồn
ERP. Hệ thống bao gồm đầy đủ tất cả những chức năng quản lý cho một tổ chức kinh doanh,
nó bao gồm các module: Quản lý bán hàng, Quản lý địa điểm bán hàng, Quản lý kho hàng,
NHÓM 1

Page 8


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Quản lý kế toán, Quản lý dự án, Quản lý khách hàng, Quản lý nguồn nhân lực. Thêm vào đó nó
có một hệ thống module báo cáo mạnh mẽ.

Phần mềm OpenERP có thể tải về và sử dụng với chi phí 39$ trên 1 tháng. Miễn phí cài đặt và
nâng cấp, chế độ bảo trì sửa lỗi và hosting online cùng với 2 giờ hỗ trợ.
2. Openbravo

Openbravo là một hệ thống được cho là chạy nhanh và hiện nó đã được sử dụng ở trên 6000 tổ
chức . Phần mềm nguồn mở ERP này chạy được trên bất kỳ trình duyệt web nào và nó dễ dàng
để sử dụng và quản lý bởi người dùng tại bất kỳ chi nhánh nào. Hệ thống được phát triển dựa

trên quy trình làm việc logic nhưng nó cũng đủ linh hoạt khi áp dụng cho một tổ chức cụ thể.

Openbravo có giá bán theo các lựa chọn khác nhau và nó được trả phí duy trì theo tháng. Bản
quyền có thể được bán cho cá nhân hoặc cho tổ chức với phiên bản giới hạn số người dùng
hoặc không giới hạn số người dùng.
3.

NHÓM 1

Apache OFBiz

Page 9


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Apache OFBiz cung cấp một khung sườn cho tổ chức yêu cầu sử dụng phần mềm nguồn mở
ERP. Nó có thể là sử dụng trực tiếp theo khung sườn có sẵn hoặc có thể tùy chỉnh theo từng tổ
chức có những yêu cầu riêng biệt. OFBiz là một phần mềm có sự kết nối tự động tới những
phần mềm nguồn mở thương mại và nó có thể sử dụng cho việc: lập kế hoạch, quản lý quan hệ
khách hàng (CRM), Thương mại điện tử, Hỗ trợ quản lý chuỗi (Supply chain management),
Quản lý thông tin nhà cung cấp, Quản lý tài sản.

Apache OFBiz là phần mềm miễn phí và được phát triển trên nền tảng Java. Phần mềm này
yêu cầu cần có những hiểu biết về những câu lệnh khi thực hiện cài đặt và tải, nhưng nó cũng
có một thuận tiện là khả năng truy cập hệ thống từ trình duyệt web.
4.

Compiere

Các nhà phát triển phần mềm Compiere tuyên bố rằng đây là phần mềm nguồn mở ERP có giá
cả phải chăng nhất, thích nghi và hiện đại hiện nay. Trong khi không có những tuyên bố hỗ trợ
bởi tổ chức nghiên cứu, phần mềm được sử dụng tại nhiều tổ chức trên hơn 40 quốc gia khác
nhau và nó có đầy đủ hệ thống quản trị khách hàng ( CRM). Phần mềm này ngoài những hệ
thống quản lý của một phiên bản ERP thương mại như: Quản lý kho hàng, quản lý mua bán ,
NHÓM 1

Page 10


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
quản lý thông tin nhà sản xuất, quản lý kế toán. Trong khi đó phần quản trị khách hàng CRM
có chức năng quản trị mua bán, thương mại điện tử, dịch vụ và quản lý thông tin khách hàng.
Thêm vào đó phần mềm này có thể được chạy trên mạng cụ bộ hoặc thông qua hệ thống điện
toán đám mây (Amazon’s Elastic Compute Cloud : EC2). Phần mềm Compiere có bản miễn
phí với một số hạn chế về giới hạn số kết nối và bản thương mại đầy đủ với chi phí chưa được
tiết lộ.
5.

WEbERP

Đúng như tên của phần mềm, WebERP là hệ thống chạy trên nền web. Phần mềm nguồn mở
ERP này có thể chạy trên bất kỳ trình duyệt nào bao gồm: Internet Explorer, Chrome và
Firefox. Cho dù hệ thống webERP là một hệ thống thương mại và được phát triển phù hợp với
từng hãng và có bản phân phối của nó. Bản thương mại webERP đang được mong chờ cho sự
tương thích với hãng thứ ba.

Đối với một tổ chức hay công ty nhỏ và vừa sẽ rất ngạc nhiên về sự đơn giản, rất hiệu quả của
webERP. Nhưng nó cũng đầy đủ mạnh để sử dụng trong một tổ chức lớn. Bản demo được xem
tại website của hệ thống và bản đầy đủ được tải về từ Sourceforge.

6.

ERP5

NHÓM 1

Page 11


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Các nhà phát triển ERP5 tuyên bố rằng đây là phần mềm mã nguồn mở ERP mạnh mẽ nhất của
loại hình này, điều này ngay lập tức đã đặt ra một câu hỏi cho việc xem xét các tính năng của
phần mềm này. Tuy nhiên, một khi chương trình được tải về và cài đặt, một số tính năng thú vị
là rõ ràng. ERP5 là một bộ đầy đủ tính năng bao gồm các module cho CRM, quản lý sản xuất,
SCM và thiết kế sản phẩm. Ngoài ra, các nhà phát triển đã bao gồm các tính năng cụ thể cho
một số ngành công nghiệp, bao gồm cả ngành may mặc và chăm sóc sức khỏe.

ERP5 có thể được tải về và cài đặt miễn phí, nhưng quá trình này có thể là một thách thức, đặc
biệt là đối với những người sử dụng hệ điều hành Windows. Một số người dùng chắc chắn sẽ
gặp vấn đề, và tài liệu hướng dẫn đầy đủ chưa có.
7. Opentaps

Opentaps bao gồm đầy đủ tích hợp cả ERP và CRM, hệ thống này phù hợp với thương mại
điện tử, quản lý đầu tư, quản lý tài chính. Thêm vào đó phần mềm nguồn mở ERP này có một
hệ thống báo cáo thông minh và có thể truy cập hệ thống thông qua điện thoại di động.
Opentaps hoạt động rất tốt cho các nhà bán lẻ và cung cấp một số công cụ được thiết kế để
giúp chuyển đổi cho việc bán hàng. Các ứng dụng CRM cũng rất hữu ích cho các mục tiêu
chiến dịch tiếp thị, và nhân viên bán hàng có thể được theo dõi thông qua một hệ thống quản lý
hoa hồng độc đáo.

NHÓM 1

Page 12


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Opentaps là hệ thống phát triển trên nền Java được thành lập trên hai dự án Apache Tomcat và
Ofbiz. Phiên bản Professional có giá 600$ cho mỗi người dùng mỗi năm, nhưng tối thiểu là 10
người sử dụng để mua phần mềm.
8.

Dolibarr

Khi nói đến mã nguồn mở phần mềm ERP, Dolibarr là một sản phẩm cạnh tranh và hiện đại
với một cộng đồng năng động của người sử dụng. Dolibarr là hoàn toàn miễn phí, và nó có thể
được sử dụng như một chương trình độc lập từ bất kỳ máy tính hoặc máy chủ, hoặc nó có thể
được sử dụng trực tuyến thông qua một máy chủ riêng chuyên dụng hay ảo. Tài liệu cho các
phần mềm có thể được tìm thấy trên một trang web wiki. Phần mềm này thường xuyên được
cập nhật bởi cả các nhà phát triển và người sử dụng.

Mặc dù chương trình cơ bản là miễn phí, nhiều người sử dụng lựa chọn mua các module bổ
sung và bổ sung từ các cửa hàng Dolibarr. Một số plugin phổ biến nhất là quản lý dự án, tài
liệu kỹ thuật số, bảng giá và quản lý điện thoại.
9.

Adempiere

NHÓM 1

Page 13


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Phát triển ADempiere bắt đầu vào năm 2006 bởi một nhóm tách riêng các nhà phát triển
Compiere. Trong khi các nhà phát triển của Compiere đã tập trung vào mã nguồn mở phần
mềm ERP có thể được bán theo giấy phép thương mại, các nhà phát triển của ADempiere
muốn trở lại để chia sẻ cộng đồng, đó là cơ sở của phong trào mã nguồn mở. Để thiết lập hệ
thống ERP này, một số cộng đồng các chuyên gia đã được thành lập, bao gồm cả những
chuyên dụng để mã hóa, kiểm tra, văn bản, hệ thống kinh doanh và quản lý.

ADempiere có thể được tải về thông qua Sourceforge, và được cài đặt tự động chỉ với ba lần
nhấp chuột là sẵn sàng cho người dùng Windows. Các phiên bản khác có thể được tải về cho
Mac và Linux.
10. PostBooks

PostBooks phần mềm mã nguồn mở ERP được phát triển bởi xTuple, một công ty chuyên cung
cấp cho các công ty thuộc mọi quy mô với chi phí thấp, dễ sử dụng cho công việc kinh doanh.
Những người sáng lập của xTuple tin chắc rằng các nhà phát triển phần mềm thương mại là
không đáp ứng đúng với các nhu cầu của cộng đồng doanh nghiệp, vì vậy họ chuyển trọng tâm
của công ty đối với phần mềm mã nguồn mở. PostBooks bắt đầu như là một chương trình dành
cho các nhà sản xuất, nhưng trong những năm qua, một bộ đầy đủ các ứng dụng kế toán và
CRM đã được thêm vào. Ngoài ra, PostBooks bao gồm hệ thống kết xuất báo cáo xây dựng
trên mã nguồn mở mạnh mẽ được gọi OpenRPT. PostBooks là phiên bản miễn phí của phần
mềm ERP xTuple, và nó có thể được tải bởi bất cứ ai bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, một số sản
phẩm thương mại cũng dựa trên hệ thống mã nguồn mở này, bao gồm xTuple Standard, xTuple
Manufacturing và xTuple Enterprise .
1.4.2 . Hệ thống ERP miễn phí .
Phần mềm miễn phí ERP:PERFECT ERP
NHÓM 1

Page 14


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Hệ thống PERFECT ERP cung cấp cho gồm các phần sau:
1. Quản lý hệ thống
2. Quản lý tài chính kế toán
3. Quản lý mua hàng
4. Quản lý bán hàng
5. Quản lý kho
6. Quản lý sản xuất
7. Quản lý nhân sự
8. Quản lý tài sản

Hình ảnh minh họa hệ quản lý nhân sự của PERFECT ERP :

NHÓM 1

Page 15


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.4.2. Hệ thống ERP thương mại :

XMan- ERP 2.0 ( Hệ thống hoạch định Nguồn Lực Doanh Nghiệp) là một hệ thống ứng
dụng phần mềm ERP đa tích hợp theo một kiến trúc tổng thể cho phép nhà quản lý tối ưu hoá
quy trình hoạt động theo hệ thống quản trị tiêu chuẩn quốc tế . Cho phép các doanh nghiệp tin
học hóa mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản

xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi
với các đối tác, với khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất, cho phép người
điều hành quản lý và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Với phần
mềm sử dụng giải pháp XMan ERP, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, hiệu quả cho công
tác quản lý cũng như hỗ trợ việc ra quyết định trong điều hành DN. Đồng thời, XMan ERP 2.0
là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh.
Tùy theo quy mô của từng DN, cố thể chọn các module phù hợp với công tác quản lý của từng
doanh nghiệp.
NHÓM 1

Page 16


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Hình ảnh minh hoạ cho XMan – ERp:

Phần 2 : Bài tập.
2.1. Mô tả hoạt động trong quản lý nhân sự của công ty X.
Hoạt động quản lý nhân sự bao gồm : quản lý hồ sơ nhân viên , Quản lý lương thưởng, Quản
lý chấm công.
Quản lý hồ sơ nhân viên.
-

Cập nhật những hồ sơ cá nhân của nhân viên mới vào công ty (Tên nhân viên, ngày
sinh, giới tính, số CMND, SĐT, địa chỉ…)vào hồ sơ nhân viên được lưu trữ khi công ty
có nhu cầu và đã thực hiện tuyển dụng

NHÓM 1

Page 17

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

-

-Khi Ban giám đốc có yêu cầu báo cáo hồ sơ nhân viên,phòng nhân sự sẽ tìm kiếm hồ
sơ từ hồ sơ nhân viên được lưu trữ và gửi hồ sơ cần báo cáo cho Ban giám đốc.
-Định kỳ điều chỉnh thông tin khi có những thông tin mới của nhân viên (địa chỉ, hiện
đang công tác tại phòng ban, tổ nhóm nào, các thông tin về lương, tài liệu, hồ sơ liên
quan đến quá trình thực hiện công việc của nhân viên như hồ sơ đào tạo.) vào hồ sơ
nhân viên được lưu trữ dựa theo lấy thông tin cung cấp lại từ phía nhân viên hay những
thông tin điều chỉnh từ ban giám đốc (thay đổi chức vụ công tác..)
Khi có nhân viên muốn xin thôi việc phòng nhân sự sẽ xử lý đơn xin thôi việc. Quy
trình xử lý :phòng nhân sự tạm thời lưu lại đơn chờ xét duyệt,tiếp theo đơn này được lấy
để trình lên Ban giám đốc. Sau khi được Ban giám đốc duyệt,phòng nhân sự sẽ gửi phản
hồi cho Nhân viên và rút hồ sơ từ hồ sơ nhân viên được lưu trữ.

Quản lý chấm công :
-

-

Hằng ngày,Phòng nhân sự cập nhật ngày công của nhân viên vào Bảng theo dõi chấm
công hằng ngày.Thông tin ngày công (giờ đến công ty,giờ làm việc,giờ ra về,nghỉ ...)
phải được phản hồi lại cho phía nhân viên (giúp nhân viên nắm được và đảm bảo sự
minh bạch theo quy định của công ty.)
Khi có yêu cầu điều chỉnh thời gian làm việc (như tăng ca,đổi ca làm việc…) từ Ban
giám đốc,phòng nhân sự sẽ sắp xếp ca làm việc cho nhân viên dựa trên hồ sơ nhân viên
(để sắp xếp thời gian, ca làm việc hợp lý đối với nhân viên và lập danh sách tăng

ca…).Thông tin ca làm việc bị điều chỉnh phải được thông báo cho nhân viên bằng danh
sách tăng ca.

-

Sau khi nhân viên đã tăng ca, phòng nhân sự sẽ điều chỉnh chấm công dựa vào số ca đã
tăng,danh sách tăng ca.Số ca đã tăng sẽ được chuyển thành số công tương ứng (Do kho
tăng ca sẽ được tính nhiều công hơn).Số công tăng thêm phải được lưu lại và phản hồi
lại phía nhân viên để đảm bảo tính minh bạch.

-

Cuối tháng,phòng nhân sự lập bảng chấm công tháng dựa trên thông tin được thu thập
từ bảng chấm công ngày,số công tăng thêm.Bảng chấm công tháng sẽ được trình cho
Ban giám đốc và gửi qua Phòng kế toán và để làm cơ sở tính lương.

Quản lý tiền lương,thưởng :

NHÓM 1

Page 18


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
-

-

-

Cuối tháng,cập nhật các thông tin liên quan đến mức thưởng và khoản phụ cấp dựa theo
văn bản quyết định khen thưởng của ban giám đốc.
Cập nhật các khoản phí phải nộp (như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,bảo hiểm thất
nghiệp,thuế thu nhập cá nhân…).Thông tin về các khoản phí này được nhận từ phòng kế
toán và hồ sơ nhân viên được lưu trữ.
Tính lương nhân viên dựa trên Bảng chấm công tháng,mức thưởng,phụ cấp,các khoản
khấu trừ,hồ sơ nhan viên được lưu trữ (hệ số lương,cấp bậc công nhân…).Sau khi tính
lương nhân viên, mức lương sẽ được trình để Ban giám đốc xét duyệt.
Sau khi Ban giám đốc xét duyệt, phòng nhân sự lập bảng lương nhân viên dựa trên mức
lương đã phê duyệt và gứi sang phòng Kế toán.(Phòng kế toán là phòng chịu trách
nghiệm ttiến hành trả lương cho nhân viên ).

NHÓM 1

Page 19


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.2. Tiến hành xây dựng các biểu đồ .
2.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng

NHÓM 1

Page 20


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.

NHÓM 1

Page 21


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

NHÓM 1

Page 22


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
- Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên:

-

Chức năng quản lý chấm công:

NHÓM 1

Page 23


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

-

Chức năng quản lí tiền lương, thưởng:

NHÓM 1

Page 24


HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

NHÓM 1

Page 25