Phân tích các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của công sở

Bài tập cá nhân – Kỹ năng tổ chức công sở –– Đề bài số 02

Đề 2. Phân tích các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của công sở.
Bài làm.
Tổ chức và hoạt động của công sở dù lớn hay nhỏ, là công sở trung ương hay
địa phương, không phân biệt công sở hoạt động trong lĩnh vực nào, muốn hiệu quả
thì đều phải tổ chức theo những nguyên tắc nhât định. Ứng với mỗi loại hình công
sở sẽ có những nguyên tắc trong tổ chức và hoạt động khác nhau. Tuy nhiên, tựu
trung lại, có thể nêu lên một số những nguyên tắc chính sau:
a) Công khai, minh bạch.
Đã gọi là công sở thì phải hoạt động công khai, nghĩa là mọi thành viên trong
công sở đều phải biết được rõ công việc của mình, nhóm của mình và toàn bộ công
sở. Với tiêu chí hoạt động công khai này, các thành viên trong công sở sẽ xóa đi sự
e ngại, giữ khoảng cách , tạo ra sự hiểu biết, hợp tác với nhau trong công việc qua
đó tạo những phản ứng kịp thời để thích nghi nhanh với những thay đổi trong quá
trình thực hiện công việc chung, làm giảm sự quan liêu trong quá trình quản lí công
sở. Việc công khai hóa các công việc tại công sở có thể thông qua công tác xây
dựng kế hoạch, công tác kiểm tra, khen thưởng, đánh giá công việc,…
b) Liên tục.
Công sở cần phải hoạt động thường xuyên, liên tục và phải được phối hợp theo
quy chế hoạt động của công sở; nghĩa là các hoạt động thường ngày của công sở
phải diễn ra thường xuyên, không bị gián đoạn ( trừ những lí do bất khả kháng).
Tính liên tục được thể hiện thông qua những điểm chính như sau:
Thứ nhất, là sự liên tục trong quan hệ điều hành. Sự chỉ đạo của cấp trên xuống
cấp dưới phải đảm bảo liên tục, kịp thời, không ngắt quãng.
Thứ hai, đó là sự phát triển, đẩy nhanh tiến độ công việc của từng bộ phận cũng
như tỏng toàn bộ công sở. Nếu chỉ có sự phát triển trong từng bộ phận thì công sở sẽ
không thể hoàn thành được nhiệm vụ đặt ra; nếu nhiệm vụ của công sở hoàn thành
mà không có sự hoàn thiện của từng bộ phận trong công sở đó thì thành tích đạt
được đó chỉ là hình thức.

Nhóm 04– Lớp NO4

1


Bài tập cá nhân – Kỹ năng tổ chức công sở –– Đề bài số 02

Thứ ba, công sở phải được kiểm tra, đánh giá thường xuyên. Việc kiểm tra,
đánh giá thường xuyên sẽ giúp cho mỗi cá nhân cũng như toàn công sở biết mình đã
làm được gì, những gì chưa làm được để đề ra phương hướng phấn đấu tiếp theo.
c) Phân công rõ ràng nhiệm vụ , quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân,
từng bộ phận trong công sở.
Công việc sẽ hiệu quả khi có sự hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên trong
công sở. Tuy nhiên, để tránh tình trạng “ không phải việc của tôi” cũng như phát
huy tính năng động, sáng tạo và sở trường của mỗi người thì cần phải sự phân công
rõ ràng công việc, nhiệm vụ của từng người.
d) Bảo đảm tổ chức hoạt động nội bộ không làm ảnh hưởng đến hoạt động và
tổ chức của công sở.
Trong công sở có thể có nhiều bộ phận nhỏ phải luôn cơ cấu lại tổ chức cũng
như trong chính công sở cũng cần phải đổi mới bộ phận điều hành. Tuy nhiên,
những vấn đề này cần phải có sự chuyển giao khéo léo, tế nhị, tránh làm mất tính
liên tục của công sở.
e) Dân chủ hóa trong quá trình điều hành.
Theo nguyên tắc này thì trong quá trình nghiên cứu, dự thảo quyết định điều
hành cần bàn bạc với các ngành, các cấp, các đơn vị có liên quan, tập hợp trí tuệ
của tập thể, cá nhân trong công sở và tổ chức để mọi thành viên công sở hiểu, tự
giác thực hiện quyết định, làm cho các quyết định được ban hành đúng đắn và có
tính khả thi cao.
f) Tuân thủ pháp luật.
Đây là một nguyên tắc rất quan trọng trong công tác tổ chức và hoạt động của

bất cứ công sở nào. Mọi hoạt động của công sở phải tuân theo pháp luật và phải
dược thể hiện qua các quy chế cụ thể. Vi phạm các quy chế đó đều bị xem xét theo
pháp luật để có biện pháp xử lý.
Như vậy, công sở muốn hoàn thành tốt các công việc, nhiệm vụ của mình thì
cần phải có những nguyên tắc trong tổ chức và hoạt động. Các nguyên tắc tổ chức
và hoạt động của công sở được đưa ra nhằm đảm bảo cho công sở có thể dựa vào đó
để tổ chức và hoạt động một cách hợp lý, khoa học nhất.

Nhóm 04– Lớp NO4

2