Tài liệu sổ tay chất lượng chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng hà nội

Së Khoa häc vµ C«ng nghÖ Hµ néi

Chi côc Tiªu chuÈn - §o l-êng - ChÊt l-îng

Tµi liÖu hÖ thèng qu¶n lý chÊt l-îng

Sæ tay chÊt l-îng
Ban hµnh lÇn 2, ngµy 31.3.2009


Sổ tay chất l-ợng

Theo dõi sửa đổi tài liệu
TT

Vị trí

Họ và tên

Nội dung sửa đổi

Sửa đổi lần/ngày

Ng-ời viết

Ng-ời kiểm tra

Ng-ời phê duyệt

Nguyễn Hồng ánh

Phạm Trung Chính

Nguyễn Trọng Nghiệp

Chữ ký

Mục lục
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

2/18


Sổ tay chất l-ợng
Ch-ơng
mục

I

I.

Tran
g

Giới thiệu chung

4

1.

Mục đích

4

2.

Phạm vi áp dụng

4

3.

Thuật ngữ và định nghĩa

4

4.

Chức năng nhiệm vụ của Chi cục

4

5.

Cơ cấu tổ chức của Chi cục

6

6.

Chính sách và mục tiêu chất l-ợng của Chi cục

11

Hệ thống quản lý chất l-ợng của Chi cục

11

1.

Cấu trúc hệ thống văn bản

11

2.

Thực hiện của Chi cục đối với các yêu cầu của ISO 9001 : 2000 12

II

III

Nội dung

Phụ lục

20

Danh sách các tài liệu đã ban hành

20

Giới thiệu chung

Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

3/18


Sổ tay chất l-ợng

1.

Mục đích
Cuốn sổ tay chất l-ợng này là tài liệu tổng quát trong các văn bản của hệ thống quản
lý chất l-ợng của Chi cục Tiêu chuẩn - Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội, nhằm mô tả
các hoạt động quản lý chất l-ợng trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO
9001 : 2000 để thực hiện đúng chính sách, mục tiêu chất l-ợng do lãnh đạo Chi cục
đề ra.

2.

Phạm vi áp dụng
Hệ thống quản lý chất l-ợng trình bày trong cuốn Sổ tay chất l-ợng này đ-ợc áp
dụng cho các hoạt động quản lý Nhà n-ớc về tiêu chuẩn - đo l-ờng - chất l-ợng của
Chi cục Tiêu chuẩn - Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội, gồm các lĩnh vực chủ yếu sau:
- Kiểm định và hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo l-ờng;
- Quản lý chuẩn và thiết bị đo l-ờng
- Thử nghiệm chất l-ợng hàng hoá;
- Kiểm tra đo l-ờng và chất l-ợng hàng hoá;
- Công bố hợp chuẩn, hợp quy;

- Mua hàng hoá dịch vụ;
- Quản lý văn th-.
Thuật ngữ và định nghĩa

3.
-

Tiêu chuẩn - đo l-ờng - chất l-ợng : TC-ĐL-CL
Phòng Quản lý Tiêu chuẩn Chất l-ợng : TC
Phòng Quản lý Đo l-ờng: ĐL
Phòng Kiểm định ph-ơng tiện đo: KĐ
Phòng Thử nghiệm chất l-ợng: TN
Phòng Hành chính - Tổng hợp: HC
Sổ tay chất l-ợng : STCL
Thủ tục : TT
Qui định: QĐ
H-ớng dẫn: HD
Biểu mẫn: BM
Chức năng nhiệm vụ của Chi cục

4.

Theo quyết định số 29/QĐ-UBNĐ ngày 09/10/2008 của Uỷ ban nhân dân Thành
phố Hà nội, Chi cục Tiêu chuẩn - Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội có chức năng, nhiệm
vụ nh- sau:
4.1.

Chức năng

1. Chi cc Tiờu chun o lng Cht lng l t chc trc thuc S Khoa hc

v Cụng ngh, cú chc nng tham mu, giỳp Giỏm c S Khoa hc v Cụng
ngh thc hin nhim v qun lý nh nc v lnh vc tiờu chun, o lng,
cht lng; thc thi nhim v qun lý nh nc v qun lý cỏc dch v cụng v
lnh vc tiờu chun, o lng, cht lng trờn a bn tnh theo quy nh ca
phỏp lut.
2. Chi cc Tiờu chun o lng Cht lng cú t cỏch phỏp nhõn, cú con du v
cú ti khon riờng; chu s ch o, qun lý trc tip v t chc, biờn ch v
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

4/18


Sæ tay chÊt l-îng

hoạt động của Sở Khoa học và Công nghệ, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản
phẩm, hàng hoá của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
4.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Nghiên cứu, xây dựng trình Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ để trình cấp
có thẩm quyền dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, văn bản triển khai thực
hiện cơ chế, chính sách và pháp luật của nhà nước về tiêu chuẩn, đo lường,
chất lượng sản phẩm, hàng hoá phù hợp với điều kiện cụ thể của địa phương.
2. Trình Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ ban hành theo thẩm quyền hoặc
để Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ trình cấp có thẩm quyền ban hành
chương trình, quy hoạch và kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về phát
triển hoạt động tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, đo lường, thử nghiệm, chất
lượng sản phẩm, hàng hoá trên địa bàn.
3. Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các chương
trình, quy hoạch, kế hoạch hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và quy chuẩn
kỹ thuật, quản lý đo lường, quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hoá sau khi

được cấp có thẩm quyền ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến
kiến thức và pháp luật về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hoá
tại địa phương.
4. Thực hiện các nhiệm vụ về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng quy định tại
khoản 8 mục II Phần I Thông tư liên tịch số 05/2008/TTLT-BKHCN-BNV
ngày 18 tháng 6 năm 2008 của Bộ Khoa học và Công nghệ và Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
chuyên môn về khoa học và công nghệ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp
huyện.
5. Phối hợp với các cơ quan có liên quan thực hiện thanh tra chuyên ngành về
tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hoá trên địa bàn theo phân
công, phân cấp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
6. Tổ chức triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến vào hoạt động
của các cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương theo phân cấp hoặc ủy
quyền của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ.
7. Hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về tiêu chuẩn, đo lường, chất
lượng sản phẩm, hàng hoá cho các tổ chức, cá nhân có liên quan; tổ chức
nghiên cứu, áp dụng, chuyển giao tiến bộ khoa học và công nghệ trong lĩnh
vực tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa.
8. Quản lý và tổ chức thực hiện hoạt động dịch vụ kỹ thuật về tiêu chuẩn, đo
lường, chất lượng sản phẩm, hàng hoá; tổ chức việc thu, nộp, quản lý và sử
dụng phí, lệ phí và các khoản thu khác liên quan đến hoạt động tiêu chuẩn, đo
lường, chất lượng sản phẩm, hàng hoá theo quy định của pháp luật.
9. Quản lý tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng và
tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật.
10.Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ giao.

Ban hµnh lÇn 02, ngµy 31.3.2009

5/18

4.3.

Cơ cấu tổ chức của Chi cục

Chi cục tr-ởng

Các Phó Chi cục tr-ởng

Phòng Quản lý Tiêu
chuẩn - Chất l-ợng

Phòng Quản lý
Đo l-ờng

Phòng kiểm định
Ph-ơng tiện đo

Phòng Thử nghiệm chất
l-ợng

Phòng Hành chính Tổng
hợp


Sổ tay chất l-ợng

4.3.1. Lãnh đạo Chi cục
4.3.1.1. Chi cục tr-ởng :

Phụ trách chung hoạt động của Chi cục và trực tiếp phụ trách các công việc:
- Kế toán,
- Tài chính,
- Tổ chức - bộ máy,
- Khen th-ởng, kỷ luật.
4.3.1.2. Các phó Chi cục Tr-ởng:
Theo phân công trong ban lãnh đạo Chi cục (công văn số 135/TĐC-HN), các phó
Chi cục tr-ởng phụ trách các công tác:
- Hot ng qun lý tiờu chun cht lng sn phm hng húa,
- Hoạt động quản lý đo l-ờng trên địa phận Hà Nội,
- Hoạt động thử nghiệm chất l-ợng,
- Hoạt động kiểm định, hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo,
- Chỉ đạo thực hiện đề án Trạm Đo l-ờng khu vực,
- Tổng hợp báo cáo thực thi kế hoạch công tác của Chi cục,
- Đại diện lãnh đạo trong hệ thống ISO của Chi cục,
- Đại diện lãnh đạo trong Hệ thống VILAS của Chi cục,
- Thực hiện các công tác khác khi đ-ợc Chi cục tr-ởng ủy nhiệm, phân công.
4.3.2. Các đơn vị thuộc Chi cục
4.3.2.1. Phòng Hành chính Tổng hợp:
- Nhân sự: xem Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức HC-01.
- Nhiệm vụ chính: quản lý các công tác:
+ Hành chính, văn th-, l-u trữ;
+ Quản lý Tài chính Chi cục;
+ Công tác tổ chức, quản lý cán bộ;
+ Công tác quản trị, quản lý tài sản cơ quan;
+ Bảo vệ, phục vụ;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công.
4.3.2.2. Phòng Quản lý Tiêu chuẩn - Chất l-ợng:
- Nhân sự: xem Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức TC-01.
- Nhiệm vụ chính:

+ Tham gia xây dựng các chính sách, ch-ơng trình, kế hoạch, các quy định
của Thành phố về hoạt động quản lý tiêu chuẩn, chất l-ợng hàng hoá.
+ Xây dựng kế hoạch hoạt động tiêu chuẩn - chất l-ợng.
+ Tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động quản
lý chất l-ợng hàng hoá trên địa bàn Thành phố Hà Nội, h-ớng dẫn áp dụng
tiêu chuẩn (TCVN; TC n-ớc ngoài; TC quốc tế) cho các tổ chức, doanh
nghiệp đóng trên địa bàn.
+ H-ớng dẫn các doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở.

Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

7/18


Sổ tay chất l-ợng

+ H-ớng dẫn các doanh nghiệp đóng trên địa bàn Thành phố thực hiện công
bố tiêu chuẩn chất l-ợng; công bố hàng hoá phù hợp tiêu chuẩn và tổ chức
tiếp nhận các công bố đó.
+ Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về chất l-ợng hàng
hoá tại các đơn vị sản xuất và trong l-u thông.
+ Là đầu mối tổ chức hoạt động t- vấn, hỗ trợ các tổ chức doanh nghiệp; tổ
chức các lớp đào tạo nghiệp vụ về tiêu chuẩn, chất l-ợng.
+ Tham gia tổ chức hoạt động t- vấn cho các tổ chức, doanh nghiệp về áp
dụng các hệ thống quản lý chất l-ợng tiên tiến, các công cụ quản lý khác.
+ Đầu mối giải quyết các khiếu nại về chất l-ợng hàng hoá.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công.
4.3.2.3. Phòng Quản lý Đo l-ờng:
- Nhân sự: xem Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức ĐL-01.
- Nhiệm vụ chính: quản lý các công tác:

+ Tham gia việc xây dựng các chính sách, các quy định, các ch-ơng trình, kế
hoạch của Thành phố về hoạt động quản lý đo l-ờng.
+ Tổ chức tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt
động đo l-ờng trên địa bàn.
+ Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về kiểm tra hàng
đóng gói sẵn, kiểm định ph-ơng tiện đo, sai số trong phép đo và các quy
định khác về đo l-ờng.
+ H-ớng dẫn các doanh nghiệp đóng trên địa bàn Thành phố thực hiện
nghiêm chỉnh Pháp lệnh Đo l-ờng và các văn bản pháp luật về đo l-ờng.
+ Đầu mối giải quyết các khiếu nại về đo l-ờng.
+ Tổ chức quản lý, giám sát các đơn vị đ-ợc công nhận khả năng kiểm định
trên địa bàn Thành phố Hà Nội.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công.
4.3.2.4. Phòng Kiểm định ph-ơng tiện đo:
- Nhân sự: xem Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức KĐ-01.
- Nhiệm vụ chính: quản lý các công tác:
+ Xây dựng, l-u giữ và phát triển hệ thống chuẩn cao nhất của Thành phố Hà
Nội đối với các đại l-ợng đo đ-ợc Tổng cục TC-ĐL-CL công nhận (cơ,
điện, áp suất, nhiệt, lực - độ cứng, độ ẩm không khí, l-u l-ợng khí, khối
l-ợng, dung tích... );
+ Thực hiện kiểm định, hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo thuộc các đại l-ợng đo
đ-ợc công nhận.
+ Nghiên cứu xây dựng, áp dụng những quy định kỹ thuật mới trong kiểm
định, hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo thuộc các đại l-ợng trên;
+ Nghiên cứu xây dựng, phát triển hệ thống kiểm định, hiệu chuẩn ph-ơng
tiện đo mới theo yêu cầu thực tế phát triển KT-XH Thủ đô;
+ Duy trì và phát triển phòng đo l-ờng, hiệu chuẩn theo ISO/IEC 17025: 2005
đã đ-ợc VILAS công nhận (VILAS 204);
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công.

Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

8/18


Sổ tay chất l-ợng

4.3.2.5. Phòng Thử nghiệm chất l-ợng:
- Nhân sự: xem Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức TN-01.
- Nhiệm vụ chính:
+ Thực hiện tổ chức đánh giá, thử nghiệm chất l-ợng sản phẩm, hàng hoá
đ-ợc sản xuất, l-u thông trên địa bàn Thành phố Hà Nội theo yêu cầu của
quản lý nhà n-ớc về chất l-ợng sản phẩm hàng hoá của các cơ quan chức
năng;
+ Nghiên cứu xây dựng và áp dụng những quy định kỹ thuật mới trong thử
nghiệm chất l-ợng sản phẩm hàng hoá, các chỉ tiêu và sản phẩm mới theo
yêu cầu thực tế của phát triển KT-XH Thủ đô;
+ Tham gia Xây dựng Tiêu chuẩn cơ sở, Tiêu chuẩn Việt Nam;
+ Xây dựng, duy trì và phát triển phòng thử nghiệm theo ISO/IEC 17025:
2005 đ-ợc VILAS công nhận;
+ Tổ chức, quản lý hoạt động dịch vụ kỹ thuật về chất l-ợng sản phẩm hàng
hoá trên địa bàn Thành phố Hà Nội;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công.hiện các nhiệm
vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công.
5. Chính sách và mục tiêu chất l-ợng của Chi cục
- Chi cục tr-ởng công bố chính sách, mục tiêu chất l-ợng, trong đó chính sách
chất l-ợng là cơ sở để thiết lập và xem xét mục tiêu chất l-ợng;
- Tuỳ theo từng giai đoạn phát triển, Chi cục tr-ởng xem xét tính phù hợp của
chính sách, mục tiêu chất l-ợng và sửa đổi nếu cần.
II.

Hệ thống quản lý chất l-ợng của Chi cục

1. Cấu trúc hệ thống văn bản:
Hệ thống quản lý chất l-ợng theo TCVN ISO 9001 : 2000 của Chi cục Tiêu chuẩn Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội đ-ợc xây dựng trên cơ sở các tầng văn bản d-ới đây:
Tầng 1 (T1): Sổ tay chất l-ợng là qui định cung cấp thông tin tổng quan về Hệ thống
quản lý chất l-ợng của Chi cục.
Tầng2 (T2): Thủ tục là qui định mô tả trình tự và trách nhiệm thực hiện các quá
trình trong Hệ thống quản lý chất l-ợng. Các thủ tục sẽ đ-ợc viện dẫn
trong từng nội dung t-ơng ứng của Sổ tay chất l-ợng.
Tầng 3 (T3): Bao gồm các tài liệu mô tả chi tiết thực hiện các công việc cụ thể nh-:
-

H-ớng dẫn công việc (các ph-ơng pháp kiểm định hay thử nghiệm thuộc
diện này).

-

Bản mô tả chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các phòng.

Tầng 4 (T4): gồm các biểu mẫu và sơ đồ cung cấp bằng chứng về hoạt động của Hệ
thống quản lý chất l-ợng.
Hệ thống văn bản này sẽ đ-ợc xem xét, bổ sung, sửa đổi khi cần thiết để thích ứng
với sự thay đổi trong hoạt động của Chi cục.
Biểu đồ phân tầng của hệ thống văn bản theo ISO 9001 : 2000
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

9/18

Sổ tay chất l-ợng

Trong dịch vụ hành chính

Sổ
tay
chất
l-ợng
(Tầng 1)

-

Mô tả:
Các thủ tục áp dụng
cho hệ thống quản lý
chất l-ợng

Các thủ tục
(Tầng 2)

Mô tả:
Các công việc đ-ợc
thực hiệu nh- thế nào

Các h-ớng dẫn
công việc
(Tầng 3)

Các tài liệu hỗ trợ
(Tầng 4)

Mô tả:
Chính sách, mục
tiêu chất l-ợng
Nội dung của hệ
thống chất l-ợng

-

Bao gồm:
Các biểu mẫu
Tài liệu ghi chép

2. Thực hiện của Chi cục đối với yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2000
(Đánh số sau đây theo các yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2000)
4. Hệ thống quản lý chất l-ợng
4.1. Yêu cầu chung
Xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất l-ợng bằng văn bản
phù hợp với yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc tế, TCVN ISO 9001: 2000. Chi cục sẽ:
- Xác định các Quá trình cần thiết cho Hệ thống và triển khai áp dụng trong toàn
Chi cục;
- Xác định trình tự và tác động qua lại của các quá trình này; Đề ra các Chuẩn
mực và biện pháp giám sát để đảm bảo thực hiện và kiểm soát các Quá trình
một cách có hiệu quả;
- Đảm bảo các nguồn lực và thông tin cần thiết hỗ trợ cho các hoạt động của
Quá trình đó;
- Đánh giá, phân tích, áp dụng các biện pháp cần thiết và cải tiến liên tục để đạt
đ-ợc các kết quả dự của Quá trình.
4.2. Yêu cầu về văn bản
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

10/18


Sổ tay chất l-ợng

4.2.1. Các văn bản của Hệ thống Quản lý chất l-ợng của Chi cục gồm:
- Chính sách và mục tiêu chất l-ợng
- Sổ tay chất l-ợng
- Các Thủ tục cùng các qui định theo yêu cầu bắt buộc của Tiêu chuẩn và các
yêu cầu khác để đảm bảo kiểm soát đ-ợc hệ thống quản lý chất l-ợng của Chi
cục một cách có hiệu quả.
- Hồ sơ chất l-ợng
4.2.2. Sổ tay chất l-ợng
Sổ tay chất l-ợng của Chi cục gồm các nội dung sau :
- Giới thiệu chung (Mục đích; Phạm vị áp dụng; Thuật ngữ và định nghĩa; Chức
năng, nhiệm vụ của Chi cục, Cơ cấu của Chi cục; Chính sách và mục tiêu chất
l-ợng của Chi cục)
- Hệ thống Quản lý chất l-ợng của Chi cục (Cấu trúc của Hệ thống văn bản;
Thực hiện của Chi cục đối với các yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2000)
- Phụ lục (Danh sách các Thủ tục của Hệ thống đ-ợc ban hành).
4.2.3. Kiểm soát tài liệu
Các tài liệu thuộc Hệ thống Quản lý chất l-ợng của Chi cục đều phải đ-ợc kiểm
soát. Chi cục xây dựng, ban hành Thủ tục bằng văn bản về :
- Phê duyệt (đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của tài liệu tr-ớc khi ban hành);
- Xem xét và cập nhật khi cần thiết. Đảm bảo những thay đổi và tình trạng sửa
đổi hiện hành đ-ợc xác định;
- Đảm bảo các tài liệu thích hợp có sẵn những nơi cần thiết;
- Đảm bảo các tài liệu đ-ợc bảo quản và nhận dạng dễ dàng;
- Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài đ-ợc xác định và kiểm soát;

- Ngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu đã lỗi thời và có các dấu hiệu nhận
biết nếu chúng đ-ợc giữ lại.
Tài liệu liên quan : Thủ tục Kiểm soát tài liệu (TT - CC - 01)
4.2.4. Kiểm soát Hồ sơ chất l-ợng
Các Hồ sơ theo yêu cầu của Hệ thống Quản lý chất l-ợng sẽ đ-ợc thu thập và bảo
quản làm bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn và kiểm soát
có hiệu quả của Hệ thống Quản lý chất l-ợng.
Các Hồ sơ chất l-ợng đ-ợc l-u giữ theo yêu cầu dễ thấy, dễ lấy khi cần thiết.
Tài liệu liên quan: Thủ tục kiểm soát hồ sơ chất l-ợng (TT - CC - 10).
5. Trách nhiệm của lãnh đạo
5.1. Cam kết của lãnh đạo
Lãnh đạo Chi cục cam kết xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến Hệ thống Quản lý
chất l-ợng thông qua :
- Lãnh đạo quyết tâm và truyền đạt cho tất cả Cán bộ - Nhân viên hiểu rõ tầm
quan trọng và tích cực tham gia xây dựng, thực hiện Hệ thống Quản lý chất
l-ợng;
- Đề ra Chính sách và mục tiêu chất l-ợng; nhấn mạnh yêu cầu thoả mãn Khách
hàng và đúng Luật;
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

11/18


Sổ tay chất l-ợng

-

Đảm bảo các nguồn lực cần thiết;
Theo định kỳ, tiến hành xem xét của Lãnh đạo.

5.2. Định h-ớng Khách hàng
Thông qua chính sách, mục tiêu chất l-ợng, các Thủ tục đ-ợc ban hành và thực
hiện của Hệ thống Quản lý chất l-ợng, Chi cục đảm bảo rằng các yêu cầu của
Khách hàng sẽ đ-ợc xác định và thực hiện để đạt đ-ợc mục tiêu thoả mãn
Khách hàng.
5.3. Chính sách, mục tiêu chất l-ợng
Lãnh đạo chi cục đã công bố chính sách và mục tiêu chất l-ợng. Chính sách và
mục tiêu chất l-ợng này sẽ đ-ợc phổ biến đến tất cả cán bộ nhân viên bằng
nhiều hình thức thích hợp. Trên cơ sở này, các Đơn vị cụ thể hoá mục tiêu và thể
hiện trong các kế hoạch, ch-ơng trình tác nghiệp của mình.
5.4. Lập kế hoạch
Lãnh đạo Chi cục đảm bảo rằng :
- Các hoạt động của Hệ thống Quản lý chất l-ợng đ-ợc lập và thực hiện theo
kế hoạch nhằm thực hiện chính sách và mục tiêu chất l-ợng đã đề ra.
- Hệ thống Quản lý chất l-ợng đ-ợc duy trì; các thay đổi đ-ợc thực hiện theo
kế hoạch để đảm bảo tính toàn vẹn của Hệ thống.
5.5. Trách nhiệm, quyền hạn, thông tin nội bộ
5.5.1. Trách nhiệm và quyền hạn
-

-

Chức năng, nhiệm vụ và một phần trách nhiệm, quyền hạn của Lãnh đạo Chi
cục và của các đơn vị đã đ-ợc xác định và trình bày trong sổ tay chất l-ợng
(mục 4 phần I).
Với tất cả Cán bộ - Nhân viên, trách nhiệm và quyền hạn đ-ợc trình bày trong
tài liệu về Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các phòng.

5.5.2. Đại diện Lãnh đạo
Một Phó Chi cục Tr-ởng đ-ợc chỉ định làm đại diện Lãnh đạo. Đại diện Lãnh

đạo Chi cục chịu trách nhiệm tr-ớc Chi cục Tr-ởng về việc thiết lập và duy trì
Hệ thống Quản lý chất l-ợng; theo dõi và báo cáo với Chi cục Tr-ởng và Ban
chỉ đạo về hoạt động của Hệ thống.
5.5.3. Thông tin nội bộ
Đảm bảo thông tin có hiệu quả giữa Lãnh đạo Chi cục với các Đơn vị và giữa
các Đơn vị với nhau và các thông tin đó đ-ọc kiểm soát. Các hình thức thông
tin đ-ợc sử dụng nh-: Mạng thông tin nội bộ, thông báo, bản tin khoa học
công nghệ, họp giao ban định kỳ, các cuộc họp...
5.6. Xem xét của Lãnh đạo
5.6.1. Lãnh đạo Chi cục sẽ tiến hành xem xét việc thực hiện Hệ thống Quản lý chất
l-ợng định kỳ 6 tháng một lần (trừ tr-ờng hợp đột xuất cần thiết). Thời gian họp
là sau các cuộc đánh giá chất l-ợng nội bộ. Ngoài xem xét tính đầy đủ, liên tục
và hiệu quả của Hệ thống, còn có thể xem xét về thay đổi cơ cấu của Hệ thống
và về Chính sách, mục tiêu chất l-ợng.
5.6.2. Thông tin đầu vào
Nội dung xem xét ít nhất gồm:
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

12/18


Sổ tay chất l-ợng

-

Các kết quả đánh giá tr-ớc đó về Hệ thống Quản lý chất l-ợng;

-

ý kiến phản hồi của khách hàng;

Kết quả thực hiện của các quá trình và mức độ sai sót trong công việc;
Kết quả thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa;
Kết quả thực hiện các vấn đề đ-ợc nêu ra ở cuộc họp lần tr-ớc;
Những thay đổi có ảnh h-ởng tới Hệ thống Quản lý chất l-ợng;

- Những kiến nghị để cải tiến Hệ thống.
Các nội dung xem xét đều phân công ng-ời chuẩn bị bằng văn bản và gửi tr-ớc
cho các thành viên tham gia cuộc họp.
5.6.3. Kết qủa xem xét
Kết quả xem xét của Lãnh đạo Chi cục đ-ợc lập thành biên bản, trong đó phải
nói rõ các quyết định và hành động liên quan tới;
- Cải tiến hiệu quả của Hệ thống Quản lý chất l-ợng và các Quá trình có liên
quan;
- Cải tiến công việc theo yêu cầu của khách hàng;
- Các nguồn lực cần thiết.
6. Quản lý nguồn lực
6.1. Chi cục xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện, duy trì và cải
tiến Hệ thống quản lý chất l-ợng. Cần chú ý những dấu hiệu báo tr-ớc sự thiếu
nguồn lực nh- : Không thực hiện đúng yêu cầu hay thời gian của khách hàng;
chậm trễ trong việc xem xét, giải quyết các khiếu nại của khách hàng hay các sai
sót do mình phát hiện; đánh giá chất l-ợng nội bộ không thực hiện đ-ợc theo lịch
và xem xét của Lãnh đạo hay bị trì hoãn...
Đánh giá và tuyển dụng công chức hàng năm của Chi cục đ-ợc thực hiện theo qui
định của Thành phố và trực tiếp qua Sở Khoa học & Công nghệ Hà nội.
6.2. Nguồn nhân lực
-

-

Chi cục sẽ xem xét để bố trí Cán bộ - Nhân viên có đủ năng lực thực hiện các

công việc có ảnh h-ởng tới chất l-ợng trên cơ sở đ-ợc tuyển chọn, đào tạo để có
kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.
Chi cục có trách nhiệm làm cho cán bộ - nhân viên thấy rõ tầm quan trọng của
năng lực ảnh h-ởng quyết định tới chất l-ợng công việc để tr-ớc hết mỗi ng-ời
tự phấn đấu v-ơn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ đ-ợc giao, thực hiện đ-ợc chính
sách và mục tiêu chất l-ợng đã đề ra. Chi cục khuyến khích mọi ng-ời tự học và
rèn luyện để nâng cao năng lực của mình.

Tài liệu liên quan: Thủ tục Đào tạo (TT - CC - 08)
6.3. Cơ sở hạ tầng
Chi cục đảm bảo cơ sở hạ tầng tối thiểu cần thiết cho mọi hoạt động của Hệ
thống quản lý chất l-ợng. Cơ sở hạ tầng gồm : Nhà cửa, các ph-ơng tiện kỹ
thuật, các vật dụng, ph-ơng tiện vận chuyển và thông tin liên lạc. Tất cả các
ph-ơng tiện đó đều phải đ-ợc quản lý, bảo d-ỡng định kỳ để đảm bảo chúng
luôn có khả năng làm việc tốt.
6.4. Môi tr-ờng làm việc

Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

13/18


Sổ tay chất l-ợng

Chi cục xác định và quản lý các yếu tố của môi tr-ờng làm việc, không dễ gây tác
động xấu tới chất l-ợng công việc.
7. Các quá trình tạo ra Công việc dịch vụ
7.1. Lập kế hoạch
Trong việc lập kế hoạch, ch-ơng trình hoạt động, Chi cục xác định rõ các quá trình
cần thiết để tạo ra công việc.

Trong kế hoạch sẽ thể hiện rõ các yếu tố:
-

Mục tiêu chất l-ợng và các yêu cầu về công việc dịch vụ;

-

Các tài liệu cần thiết; các nguồn lực cần thiết;

-

Các hoạt động kiểm tra, xác nhận giá trị sử dụng và các tiêu chuẩn chấp nhận;

-

Hồ sơ cần thiết để chứng minh sự phù hợp của các quá trình và công việc dịch
vụ.

Tài liệu liên quan: Các h-ớng dẫn về xây dựng kế hoạch của cấp trên.
7.2. Các quá trình liên quan tới Khách hàng
7.2.1. Xác định các yêu cầu liên quan tới công việc dịch vụ
Chi cục sẽ làm rõ các nội dung sau: Các yêu cầu cụ thể của Khách hàng; Các
yêu cầu Khách hàng không nêu rõ nh-ng cần phải quan tâm; Các yêu cầu về
Luật định liên quan tới công việc dịch vụ; Các yêu cầu bổ sung của Chi cục.
7.2.2. Xem xét các yêu cầu liên quan tới công việc dịch vụ
Chi cục sẽ xem xét kỹ các yêu cầu của Khách hàng tr-ớc khi chấp nhận hoặc
cam kết thực hiện và đảm bảo: Các yêu cầu đều đ-ợc xác định rõ, mọi khác
biệt đều đ-ợc trao đổi, thống nhất tr-ớc, Chi cục có đủ khả năng đáp ứng yêu
cầu. Kết quả xem xét đ-ợc l-u Hồ sơ. Những sự thay đổi có liên quan tới sửa
đổi các tài liệu đều đ-ợc thông báo cho các Đơn vị và cá nhân liên quan.

7.2.3. Liên hệ với Khách hàng
Chi cục giữ quan hệ th-ờng xuyên với Khách hàng để trao đổi, tiếp nhận mọi
thông tin có liên quan tới công việc dịch vụ, nhất là các góp ý, khiếu nại và các
yêu cầu mới.
Tài liệu liên quan: Thủ tục Đánh giá Thoả mãn khách hàng (TT-CC-04)
7.3. Thiết kế/Triển khai công việc dịch vụ
Không áp dụng do Chi cục thực hiện các chức năng quản lý Nhà n-ớc theo qui
định của pháp luật không đ-a ra sản phẩm mới.
7.4. Mua hàng và dịch vụ bên ngoài
Chi cục sẽ kiểm soát việc mua hàng và dịch vụ bên ngoài phù hợp với yêu cầu
sử dụng tạo ra công việc. Các kết quả theo dõi, đánh giá hàng hoá-dịch vụ mua
ngoài, kể cả các nhà cung cấp sẽ đ-ợc l-u giữ Hồ sơ.
Tài liệu liên quan: Thủ tục Mua hàng hoá dịch vụ (TT-HC-02)
7.5. Quá trình cung cấp công việc dịch vụ
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

14/18


Sổ tay chất l-ợng

7.5.1. Kiểm soát các quá trình cung cấp dịch vụ
Chi cục thực hiện kiểm soát các hoạt động tạo ra Công việc dịch vụ, thông qua:
- Sẵn có các thông tin về đặc tính của công việc;
- Có các Thủ tục, Qui trình, H-ớng dẫn công việc;
- Sử dụng và bảo d-ỡng các ph-ơng tiện kỹ thuật;
- Thực hiện việc kiểm tra, giám sát;
- Thực hiện việc chuyển giao công việc cho Khách hàng, kể cả các hoạt động
sau chuyển giao.
Tài liệu liên quan:

- Thủ tục Công bố Hợp chuẩn, Hợp quy
- Thủ tục Kiểm tra Đo l-ờng và chất l-ợng hàng hoá
- Thủ tục Kiểm định hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo
- Thủ tục Thử nghiệm chất l-ợng hàng hoá
- Thủ tục Quản lý chuẩn và thiết bị đo l-ờng

(TT-TC-01)
(TT-CC-09)
(TT-CC-05)
(TT-CC-06)
(TT-CC-07)

7.5.2. Phê duyệt quá trình
Chi cục sẽ phê duyệt các Quá trình tạo công việc dịch vụ nhất là các Quá trình
mà kết quả không thể kiểm tra, đánh giá bằng các ph-ơng tiện thông th-ờng,
bao gồm các quá trình mà sự không phù hợp chỉ phát hiện đ-ợc sau khi công
việc dịch vụ đã đ-ợc sử dụng. Mục đích của việc phê duyệt là nhằm đảm bảo
các quá trình có đủ năng lực tạo ra công việc thêo yêu cầu đã định.
Việc phê duyệt quá trình bao gồm: Năng lực của quá trình; yêu cầu về con
Ng-ời và ph-ơng tiện; sử dụng các Thủ tục, Qui trình, ph-ơng pháp nào; yêu
cầu về Hồ sơ; phê duyệt lại.
7.5.3. Nhận biết và truy tìm nguồn gốc
Các kết qủa công việc dịch vụ d-ới dạng văn bản đều phải đ-ợc đánh số, để
ngày-tháng-năm để nhận biết và truy tìm khi cần thiết.
Tài liệu liên quan: Thủ tục quản lý văn th- (TT-HC-01)
7.5.4. Tài sản của Khách hàng
Tài sản do Khách hàng cung cấp để tạo ra công việc-dịch vụ phải đ-ợc kiểm tra
xác nhận và bảo quản. Khi xảy ra h- hỏng, mất mát phải ghi nhận lại và thông
báo với Khách hàng (Tài sản của Khách hàng có thể gồm cả sở hữu về trí tuệ).
7.5.5. Bảo quản công việc dịch vụ

Các kết quả công việc dịch vụ phải đ-ợc bảo toàn cho tới khi chuyển giao đầy
đủ cho Khách hàng và phải đ-ợc kiểm soát theo các Qui trình có liên quan.
8. Đánh giá, phân tích, cải tiến
8.1. Chi cục sẽ có kế hoạch thực hiện việc kiểm tra, đánh giá và cải tiến liên tục các
quá trình của Hệ thống nhằm:
- Đảm bảo sự phù hợp của công việc dịch vụ;
- Đảm bảo sự phù hợp của Hệ thống Quản lý chất l-ợng;
- Cải tiến hiệu quả của Hệ thống Quản lý chất l-ợng.
8.2. Đánh giá và giám sát
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

15/18


Sổ tay chất l-ợng

8.2.1. Thoả mãn Khách hàng
Chi cục xác định các biện pháp để đánh giá, giám sát mức độ hài lòng của
Khách hàng đối với công việc dịch vụ cung cấp.
Tài liệu liên quan: Thủ tục thoả mãn khách hàng (TT-CC-04)
8.2.2. Đánh giá nội bộ
Chi cục tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ 6 tháng một lần để đảm bảo Hệ thống
Quản lý chất l-ợng luôn phù hợp với yêu cầu của Tiêu chuẩn và đ-ợc thực hiện,
duy trì có hiệu quả.
Tài liệu liên quan: Thủ tục đánh giá chất l-ợng nội bộ (TT-CC-02)
8.2.3. Đánh giá giám sát quá trình
Chi cục sẽ xác định và áp dụng các biện pháp thích hợp để đánh giá và giám sát
các quá trình cần thiết nhằm đảm bảo chất l-ợng công việc theo yêu cầu của
Khách hàng và đúng Luật.
8.2.4. Đánh giá, giám sát chất l-ợng công việc dịch vụ

Chi cục thực hiện việc theo dõi, kiểm tra các thông số của công việc dịch vụ để
xác nhận có đáp ứng yêu cầu và kế hoạch đã xác định hay không. Việc kiểm tra
này đ-ợc thực hiện tại các thời điểm thích hợp của quá trình tạo ra công việc.
Chỉ chuyển giao công việc dịch vụ cho Khách hàng theo quyết định của ng-ời
có thẩm quyền sau khi xác nhận là phù hơp. Phải lập văn bản và l-u giữ hồ sơ về
sự phù hợp này.
8.3. Kiểm soát sự không phù hợp
Công việc không phù hợp phải đ-ợc nhận diện, kiểm soát tránh sử dụng nhầm lẫn
và phải đ-ợc kiểm tra lại tính phù hợp sau khi sửa chữa.
Tr-ờng hợp công việc dịch vụ không phù hợp đã chuyển giao cho Khách hàng thì
phải có biện pháp ngăn ngừa hậu quả có thể xảy ra.
Phải lập và l-u giữ Hồ sơ về các tr-ờng hợp không phù hợp làm cơ sở cho việc
khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.
Tài liệu liên quan:
Thủ tục Kiểm soát sự không phù hợp và khắc phục phòng ngừa (TT-CC-03)
8.4. Phân tích dữ liệu
Chi cục thu thập và phân tích các dữ liệu để đánh giá mức độ phù hợp và hiệu quả
của Hệ thống Quản lý chất l-ợng đồng thời xác định các hoạt động cần cải tiến
(Dữ liệu đ-ợc thu thập qua các hoạt động đánh giá, giám sát và các nguồn khác).
Việc phân tích sẽ nêu ra các thông tin về:
- Thoả mãn hoặc không thoả mãn Khách hàng
- Mức độ phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng
- Đặc tính và xu h-ớng của các quá trình và của công việc dịch vụ.
8.5. Cải tiến
8.5.1. Lập kế hoạch
Chi cục sẽ xác định kế hoạch và quản lý các quá trình cần thiết nhằm cải tiến
liên tục Hệ thống Quản lý chất l-ợng.
Hoạt động cải tiến đ-ợc xác định và tiến hành thông qua áp dụng chính sách và
mục tiêu chất l-ợng, kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, hành động khắc phục
và phòng ngừa, xem xét của Lãnh đạo.

8.5.2. Hành động khắc phục

Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

16/18


Sổ tay chất l-ợng

Chi cục thực hiện các biện pháp nhằm loại bỏ các nguyên nhân gây ra sự không
phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn.
8.5.3. Hành động phòng ngừa
Chi cục xác định và áp dụng các biện pháp ngăn ngừa nhằm loại trừ nguyên
nhân tiểm ẩn gây ra sự không phù hợp.
Tài liệu liên quan mục 8.5:
Thủ tục Kiểm soát sự không phù hợp và khắc phục phòng ngừa (TT-CC-03)

Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

17/18


Sổ tay chất l-ợng

III.

Phụ lục
Danh sách các tài liệu đã ban hành
Tên văn bản

Mã số

Tài liệu chung của hệ thống
Chính sách chất l-ợng
Mục tiêu chất l-ợng
Sổ tay chất l-ợng
1. Thủ tục Kiểm soát tài liệu

TT - CC - 01

2. Thủ tục Đánh giá chất l-ợng nội bộ

TT - CC - 02

3. Thủ tục Kiểm soát sự không phù hợp và Khắc phục
phòng ngừa

TT - CC - 03

4. Thủ tục Đánh giá thoả mãn khách hàng

TT - CC - 04

5. Thủ tục Kiểm định hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo

TT - CC - 05

6. Thủ tục Thử nghiệm chất l-ợng hàng hoá

TT - CC - 06

7. Thủ tục Quản lý chuẩn và thiết bị đo l-ờng

TT - CC - 07

8. Thủ tục Đào tạo

TT - CC - 08

9. Thủ tục Kiểm tra đo l-ờng và chất l-ợng hàng hoá

TT - CC - 09

10. Thủ tục Kiểm soát hồ sơ hệ thống chất l-ợng

TT - CC - 10

Tài liệu của các phòng chức năng
1. Thủ tục Công bố Hợp chuẩn, Hợp quy

TT - TC - 01

2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

TC - 01

3. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

ĐL - 01

4. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

KĐ - 01

5. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

TN - 01

6. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

HC - 01

7. Thủ tục Quản lý văn th-

TT - HC -01

8. Thủ tục Mua hàng hoá dịch vụ

TT - HC -02

Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009

18/18