Đề tài chương trình quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên ngành giáo dục

Mở đầu
1. Tên đề tài:
Chơng trình quản lý cán bộ giáo viên ngành giáo dục
2. Mục đích:
Trong quá trình học tập tại nhà trờng, bản thân đã tích luỹ đợc một số kiến
thức nhất định về lĩnh vực thông tin nh phần cứng, phần mềm và những
môn học có liên quan đến lĩnh vực này. Nay để đáp ứng những kiến thức
đã học ở nhà trờng vào thực tế xã hội mà cụ thể là một số công việc về
quản lý cán bộ giáo viên ngành giáo dục. Qua đây bản thân mong muốn
nâng cao thêm trình độ hiểu biết cũng nh kinh nghiệm thực tế để thực hiện
tin học hoá một số khâu trong hệ thống quản lý hồ sơ lý lịch trong ngành
giáo dục nh:
- Thiết kế và lập chơng trình ứng dụng quản lý hồ sơ công chức, đáp ứng
các yêu cầu cập nhật, lu trữ và xử lý thông tin.
- Đa ra các báo cáo thống kê cần thiết đảm bảo tính chính xác của dữ
liệu...
3. Yêu cầu của đề tài
- Khảo sát cụ thể hệ thống thống kê, lu trữ hồ sơ lý lịch hiện tại của cơ
quan.
- Tổng hợp các bảng biểu, báo cáo, các thông tin đi đến hàng ngày và mẫu
bảng biểu thống kê báo cáo theo định kỳ quý , năm.
- Tham khảo kiến lãnh đạo trong việc chỉ đạo th ờng xuyên về vấn đề tổ
chức, chính sách nhân sự hoặc những yêu cầu thờng hay xảy ra.
- Lập thời gian thực hiện đồ án một cách khoa học, các bớc tiến hành xây
dựng đồ án theo đúng tiến độ và phù hợp với thời gian cho phép của nhà nớc.

1


Chơng 1: Hệ thống tổ chức cán bộ
1.1 Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động của cơ quan

Ngành giáo dục và đào tạo là một đơn vị có biên chế quân số lớn và đợc tổ
chức chặt chẽ từ bộ giáo dục đào tạo đến các phòng, ban, các khối mầm non,
trung học phổ thông , các trung tâm giáo dục từ xa, các trờng trung học
chuyên nghiệp , các trờng cao đẳng Nh vậy Bộ phải quản lý một số lợng hồ
sơ lý lịch nhân sự khá lớn, việc bổ xung lu trữ và khai thác sử dụng gặp không
ít khó khăn, nhất là việc cập nhật các biến động liên quan đến công tác quản
lý nhân sự ở các đơn vị cơ sở. Đồng thời chi phí hằng năm cho công tác này
quả là không nhỏ về cả công sức và tài chính.
Sau một thời gian tìm hiểu về hiện trạng công tác tổ chức cán bộ hiện thời
cho thấy Bộ giáo dục và đào tạo chịu trách nhiệm trớc chính phủ thực hiện
những công việc nh:
-Theo dõi và quản lý hồ sơ cán bộ : Bổ xung các thông tin thay đổi của cán
bộ, các biến động trong quá trình công tác nh nâng lơng, chuyển nghạch ,
khen thởng , kỷ luật , các thông tin về đào tạo và các thông tin cá nhân khác.
-Theo dõi quản lý biên chế , chế độ lơng của cán bộ , thực hiện nâng lơng,
chuyển nghạch hàng năm cho cán bộ . Thống kê về tình hình lơng của tất cả
các đơn vị trực thuộc. Lập báo cáo theo yêu cầu của các bộ ngành liên quanvề
vấn đề lơng và quỹ lơng hàng năm. Dự đoán quỹ lơng năm tiếp theo.
-Phân tích báo cáo tình hình nhân sự bằng việc sử dụng các biểu mẫuvề chất
lợng cán bộ hiện tại, tình hình cán bộ trong một thời điểm nhất định trong tơng lai theo những tiêu chuẩn của nhà nớc ban hành để nghiên cứu chiến lợc
lâu dàI, kế hoạch dàI hạn trong phạm vi toàn ngành cũng nh trong phạm vi
hẹp của một cơ sở về công tác cán bộ.
-Tìm kiếm nhân sự theo một số tiêu chí do các cấp yêu cầu nh thẩm tra lý lịch
cán bộ để đề bạt , thẩm tra và khiếu tố, tìm các cán bộ có năng lực phù hợp
cho các vị trí công việc , đa đi đào tạo , nắm số lợng cán bộ trong một lĩnh
2


vực chuyên môn bất kỳ
-Xây dựng các tiêu chuẩn định mức và chế độ chính sách cho giáo viên các

cấp từ mầm non đến đại học . Xây dựng đội ngũ giáo viên, quản lý thống nhất
việc đào tạo , bồi dỡng sử dụng đội ngũ giáo viên các cấp học theo mục tiêu
chơng trình nội dung đào tạo.
-Thực hiện các công việc nghiệp vụ khác về chế độ chính sách nh chế độ hu,
chế độ bảo hiểm xã hội , thôi việc một lần
-Giải quyết cho cán bộ đi đào tạo , bồi dỡng ngắn dàI hạn trong ngoàI nớc, đi
thăm thân nhân , đi vì lý do cá nhân
Giải quyết đơn th khiếu nại tố cáo, thanh tra, xét thởng kỷ luật, bổ nhiệm cán
bộ
Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các chế độ chính sách theo quy định
của nhà nớc và của ngành. Cung cấp thông tin để tra cứu và báo cáo theo yêu
cầu của các cấp lãnh đạo.
Với chức năng nhiệm vụ quản lý của ngành nh vậy , việc lập cơ sở dữ liệuvề
công chức của ngành GD&ĐT là hết sứ cần thiết để giúp cho công tác quản
lýý của ngành đạt hiệu quả cao.
Mặt khác khi tìm hiểu về hiện trạng công tác tổ chức cán bộ hiện thời cho
thấy
- Công tác tổ chức cán bộ , ở góc độ tin học hoá là chậm đổi mới với các loại
hình quản lý chuyên môn khác. Tại các phòng tổ chức cán bộ , số cán bộ có
thể sử dụng thành thạo các chơng trình tin học văn phòng không nhiều.
- Cán bộ các phòng tổ chức đa phần đã có tuổi, số cán bộ trẻ đáp ứng yêu cầu
về trình độ ngoại ngữ, tin học lại ít khi đợc tuyển dụng vào các phòng ban tổ
chức bởi nhiều lý do.
- Măc dù đã đợc trang bị mật hệ thống quản lý nhng phơng pháp làm việc chủ
yếu vẫn là giấy bút. Lý do là vì: Hệ thống này có nhiều nhợc điểm cần khắc
phục , thông tin số liệu thiếu chính xác, đầy đủ trên nhiều đầu mối. Một trong
3


những nguyên nhân của tình trạng trên là tầm nhìn . Việc không cập nhật

thông tin cá nhân trong một giai đoạn dờng nh không có ảnh hởng gì đến
công việc hiện tại bởi thế ngời ta không cảm thấy sự cần thiết của việc quản lý
hồ sơ và bổ xung thông tin.
Với tình trạng nh trên, để có đợc thông tin trên diện rộng thì việc lấy thông
tin từ hồ sơ lu trữ là việc bất khả thi. Nghiên cứu cải tiến cơ cấu tổ chức,
hoạch định chính sách trên là việc rất khó khăn vất vả. Trong tình hình nh vậy
, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức cán bộ nói chung nà
nói riêng là việc làm hết sức cần thiết để thực hiện tốt chiến lợc cán bộ của
Đảng và Nhà nớc ta.
Sơ đồ hệ thống tổ chức và quản lý nhân sự của Ngành giáo dục và Đào tạo

4


1.2 Những thông tin lu trữ trong bản lý lịch công chức
Trong các tài liệu lu trữ về hồ sơ cá nhân, các thông tin về bản thân đợc phản
ánh đầy đủ trong cuốn lý lịch công chức bao gồm các thông tin:
ảnh
Họ và tên
Giới tính
Ngày sinh
Số hồ sơ
Số sổ BHXH
Số CMND
Số hiệu CC
Nơi sinh
Quê quán
Địa chỉ thờng trú
Dân tộc
Tôn giáo

Thành phần xuất thân
GĐ thuộc diên u tiên
Ngày HĐ, tuyển dụng
CQHĐ tuyển dụng
Công việc đợc giao
Ngày về cơ quan hiện nay
Thuộc loại cán bộ : Biên chế, hợp đồng..
Công việc hiện nay
Đang nghỉ chế độ : Nghỉ thai sản, nghỉ ốm có lơng, không lơng
Ngày vào ngành GD
5


Chức vụ hiện tại
Ngày bổ nhiệm
Chức vụ có quyền cao nhất đã qua
Ngày vào Đáng CSVN
Ngày chính thức
Chức vụ Đảng hiện tại :Bí th tỉnh uỷ, bí th chi bộ, chi bộ viên
Đoàn viên TNCS HCM: chọn có hoặc không
Chức vụ đoàn thể hiện tại :BCH công đoàn trờng,Bí th đoàn TNCS HCM
Hiện đang theo học: Cao đẳng,đại học, sau đại học, thạc sỹ, tiến sỹ
Bản thân thuộc diện u tiên:Anh hùng lao động,anh hùng LLVT
Học vấn phổ thông
Trình độ chuyên môn cao nhất
Ngành đào tạo
Chuyên ngành (môn)
Nơi đào tạo
Hình thức đào tạo: Chính quy, tại chức, mở rộng
Năm tốt nghiệp

Trình độ lý luận chính trị: Sơ cấp, trung cấp hay cao cấp
Trình độ quản lý nhà nớc: Cử nhân hành chính, trung cấp hành chính.
Qlhc văn phòng
Trình độ quản lý giáo dục
Trình độ tin học: A, B, C
Ngoại ngữ thành thạo nhất
Trình độ ngoại ngữ
Học hàm cao nhất : giáo s, phó giáo s
Năm phong
6


Ngạch công chức: mã
Tên ngạch: chuyên viên, cán sự,nhân viên
Bậc lơng
Hệ số lơng
Hởng từ ngày
Mốc tính tăng lơng lần sau
Tỷ lệ phần trăm phụ cấp u đãi
Các hệ số phụ cấp : phụ cấp trách nhiệm
Phụ cấp thu hút
Phụ cấp độc hại
Phụ cấp khu vực
Phụ cấp đặc thù
Phụ cấp khác
Ngoài ra còn có một số thông tin khác nh: Lơng, đào tạo , bồi dỡng,công
tác , khen thởng,quan hệ gia đình, đI nớc ngoàI, kỷ luật, quá trình tham gia
lực lợng vũ trang,quan hệ thân nhân ở nớc ngoàI, đánh giá công chức
Những thay đổi , bổ xung thông tin về lý lịch công chức
Trong suốt quá trình hoạt động của mỗi cán bộ, ai cũng có những diễn biến

thay đổi các thông tin về bản thânvà gia đình trong tong thời gian nhất định.
Những diễn biến thay đổi quan trọng đều đợc bổ xung thông tin vào lý lịch
công chức.
- Những thông tin thay đổi về bản thân và gia đình:
Thay đổi địa chỉ thờng trú
Thay đổi trình độ học vấn, các lớp học tập đào tạo
Đợc kết nạp Đảng
Phong cấp, nâng lơng
7


Khen thởng- kỷ luật
Thay đổi chức danh công tác
Chuyển đổi đơn vị công tác
Những thay đổi về hoàn cảnh kinh tế gia đình
Các quan hệ gia đình và thân tộc nội ngoại có gì biến động lớn
Biến động về các quan hệ thân thiết với bản thân và gia đình...
Các bảng biểu thống kê báo cáo
Hàng năm hoặc khi có yêu cầu của lãnh đạo, của cơ quan quản lý nhân sự cấp
trên , phòng tổ chức phải làm báo cáo gửi lên Sở và sở phải có nhiệm vụ tổng
hợp lại thành một báo cáo chung cho toàn ngành để gửi lên đơn vị cấp trên.
Có hai loại báo cáo là : Báo cáo theo mẫu của ngành và Báo cáo theo quy
định 28- Ban TCCB chính phủ.
Ngoài ra , trong hai loại báo cáo trên còn cần phải chọn loại cán bộ cần báo
cáo nh : Cán bộ trong biên chế, tập sự, hợp đồng trong ngân sách, ngoài ngân
sách
Các biểu mấu thống kê báo cáo bao gồm :
- Báo cáo phân loại cán bộ công chức theo ngạch độ tuổi và giới tính
- Báo cáo chất lợng công chức loại 1, loại 2
- Báo cáo kỷ luật

- Danh sách cán bộ đến tuổi về hu
- Danh sách cán bộ hởng lơng chức vụ
- Báo cáo chất lợng cán bộ giáo viên theo chuyên ngành đào tạo
- Danh sách các cán bộ có chức vụ chia theo từng đơn vị
Đánh giá u nhợc điểm của hệ thống hiện tại
Theo cách làm thủ công , việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ công tác
quản lý của ngành giáo dục là khá khoa học trong nhiều năm qua không
ngừng đổi mới, có nhiều tiến bộ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đợc giao.
8


Tuy nhiên , so với tốc độ phát triển chung trên các lĩnh vực của đời sống xã
hội , nhất là yêu cầu cập nhật thông tin, bổ xung , lu trữ, khai thác xử lý thông
tin về nhân sự ngày một cao, đòi hỏi nhanh chóng , kịp thời, chính xác, đầy đủ
hơn thì hệ thống hiện tại còn bộc lộ những nhợc điểm sau :
- Do cách làm thủ công hiện nay, hồ sơ của mỗi cán bộ đều phải lu trữ trên
giấy tờ, sổ sách (bằng viết tay, đánh máy), khi cần bổ xung ngời quản lý
phải sửa đổi, thêm bớt thậm chí gạch xoá dẫn đến thông tin không chính
xác rõ ràng, dễ nhầm lẫn.
- Khi muốn tra cứu hay tổng hợp thông tin về một cá nhân hoặc một đơn vị
nào đó theo một tiêu chí thì đòi hỏi ngời quản lý phải tìm kiếm trong hệ
thống lu trữ tơng thích. Sau đó từ các bản lu bằng viết tay hoặc đánh máy
thậm chí đã có bổ xung thậm chí gạch xoá rất khó xem, ngời quản lý phải
trích yếu sao chép tập hợp lại mất rất nhiều thời gian, công sức mà hiệu
quả công việc không cao, có khi còn nhầm lẫn do Tam sao thất bản.
- Hệ thống lu trữ tập hợp thông tin và các biểu mẫu thống kê giữa các cấp
quản lý cha theo một khuôn mẫu thông dụng dẫn đến việc cung cấp trao
đổi bổ sung thông tin trong công tác quản lý nhân sự dễ sa vào tình trạng
thừa hoặc thiếu thông tin, thậm chí có thể sai sót, chồng chéo,không khoa
học , kém hiệu quả.

- Và một nhợc điểm rất quan trọng nữa đối với một khối lợng hố sơ rất lớn
các công việc phải lu trữ , bảo quản, bổ sung cập nhật , tra cứu, khai thác,
xử lý thông tin đòi hỏi tiêu tốn nhiều điều kiện vật chất và con ngời nh
hệ thống kho tàng lu trữ, bảo quản, số lợng cán bộ làm công tác quản lý
nhân sự , thời gian công sức làm việc mà nhiều khi vẫn không bảo đảm
về chất lợng và thời gian.
Đề xuất giải pháp
Trong giai đoạn hiện nay việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý nhà nớc là rất cần thiết. Khi có các thông tin gốc chính xác và có quá
9


trình cập nhật thông tin liên tục, nhiều công việc nhất là những công việc sự
vụ , có thể hoàn thành nhanh chóng với hiệu quả cao với sự giúp đỡ của các
phần mềm quản lý (hệ cơ sở quản trị cơ sở dữ liệu).
Việc đa kỹ nghệ tin học (dùng phần mềm quản lý) vào công tác tổ chức cán
bộ nói chung và công tác quản lý nhân sự nói riêng mang lại nhiều thuận lợi
căn bản, cụ thể là :
- Chơng trình quản lý sẽ cung cấp đầy đủ những thông tin chi tiếtvề một
hay nhiều nhân sự , bảo đảm nhanh , đầy đủ, đầy đủ, chính xác tại thời
điểm thông tin đợc khai thác. Loại thông tin này đợc sử dụng nhiều nhất
khi cần bố trí lại cơ cấu cán bộ, tìm cán bộ cho các vị trí mới nếu không
tĩm mới, đề bạt cán bộ, tìm cán bộ có đầy đủ tiêu chuẩn để cử đi học nớc
ngoài, thẩm tra lý lịch hồ sơ khi có nghi vấn hoặc khi giải quyết các tố cáo
khiếu nại và giải đáp thắc mắc về nhân sự nói chung.
- Cung cấp những thông tin tổng hợp về công chức, về cơ cấu tổ chức của
Bộ, trờng, vụ, viện Các thông tin đa dạng này chủ yếu dùng cho việc báo
cáo hàng năm, dùng để tham khảo khi cần hoạch định những chính sách
lớn. Chẳng hạn nh vấn đề biên chế, tiền lơng toàn ngành, biên chế từng trờng, khoa, phòng, ban, vấn đề theo dõi nắm chất lợng cán bộ
- Cung cấp thông tin dự báo về diễn biến tình hình cán bộ . Chẳng hạn nh

thông tin về cán bộ về hu, đến tuổi nghỉ quản lý. Dự báo các thông số sẽ
tăng lên hay giảm đi trong tơng lai. Những thông tin này có đợc chỉ sau
vài giờ với hệ quản trị dữ liệu phân tán và với những yêu cầu phức tạp.
Vì vậy chúng ta thấy cần thiết phải xây dựng đợc một hệ thống quản lý nhân
sự mới phù hợp với sự phát triển của cơ quan và các yêu cầu ngày càng cao về
quản lý nhân sự phục vụ tốt cho công tác quản lý mà trớc h ết phải đẩy mạnh
ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý nhân sự . Phải trang bị
cho các cán bộ quản lý những kiến thức về tin học và khả năng sử dụng thành
thạo máy vi tính, thao tác tốt các thiệt bị đi kèm và thực hiện trên một phần
10


mềm quản lý thông dụng, thực hành thành thạo cách kết xuất thông tin, tạo
báo cáo, in ấn, hay giải quyết các yêu cầu mà cấp trên cần đến.
Để nâng cao hiệu quả ứng dụng công ngệ tin học vào công tác quản lý
nhân sự, cần thiết phải hình thành sớm một hệ thống máy tính hoà mạng nội
bộ theo chuyên đề với một chơng trình phần mềm quản lý thống nhất trên
nguyên tắc phân cấp quản lý nhân sự theo chức năng và phạm vi phù hợp,
nhằm đáp ứng tốt nhu cầu lu trữ , bảo quản, bổ xung, cập nhật,truy cập, khai
thác xử lý thông tin về nhân sự kịp thời, hiệu qủ cao giữa các đơn vị .
Làm đợc nh vậy, chúng ta sẽ tiết kiệm đợc cả sức ngời và sức của, giảm
đáng kế số lợng cán bộ quản lý nhân sự, giảm đợc các công việc thủ công vất
vả mất nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời,
chất lợng, và hiệu quả tốt hơn. Đồng thời giảm đợc các chi phí vật chất tốn
kém cho các điều kiện lu trữ, bảo quản tránh đợc các mối lo về bão lụt, hoả
hoạn, mối mọtlàm h hại, thất lạc thông tin trong hệ thống hồ sơ nhân sự của
cơ quan đơn vị.
1.3

Thông tin vào / ra của hệ thống

Qua việc tìm hiểu lu trữ hố sơ cán bộ của phòng tổ chức cán bộ trong

cơ quan và căn cứ vào các thông tin lu trữ trong sổ lý lịch công chức ta tạm
phân chia thành hai loại thông tin nh sau :

TT vào hệ thống

Hệ Thống
Quản Lý
Cán Bộ

TT ra khỏi hệ thống

Thông tin vào của hệ thống
- Thông tin về hồ sơ cá nhân (các cán bộ mới đợc chuyển đến hay mới đợc
biên chế) bao gồm tất cả các trờng đợc lu trữ trong lý lịch công chức nh : Các
11


thông tin tóm tắt về cá nhân, thông tin về trình độ,chức vụ, quá trình đào
tạo,quá trình bồi dỡng, quá trình công tác, khen thởng, kỷ luật, quan hệ gia
đình, quan hệ với thân nhân ở nớc ngoài, nớc ngoài đã đến, diễn biến lơng
- Thông tin thay đổi về cá nhân hàng năm nh (lên lơng, lên cấp, lấy vợ chồng,
sinh con, Đảng, Đoàn).
- Thông tin về cán bộ bị chết đột xuất, hay thôi việc đây là phần sự thay đổi
mà không dự đoán đợc , hàng năm cán bộ phòng tổ chức phải rà soát và báo
cáo lên lãnh đạo và cơ quan quản lý cấp trên . Việc này thờng ít xảy ra xong
chúng ta cũng phải tính đến.
- Thông tin về cán bộ chuyển công tác : Cán bộ trong các đơn vị có thể
chuyển qua các đơn vị khác hoặc vẫn nằm trong cơ quan, để xử lý việc thay

đổi này bằng cách ta chỉ việc thay đổi mã phòng , còn các thông tin khác ta
vẫn giữ nguyên. Đây là việc làm thờng xuyên của phòng tổ chức cán bộ, qua
đây mỗi cán bộ sẽ nâng cao khả năng chuyên môn cũng nh có thể đảm đơng
đợc mọi công việc, cũng nh các khâu trong công tác nghiệp vụ cơ quan.
- Thông tin về học tập, bằng cấp : Hàng năm cơ quan thờng cử các cán bộ của
mình đi học ở các trờng Đại học và theo học các lớp bồi dỡng nghiệp vụ của
ngành, số cán bộ đã hoàn thàh chơng trình học tập về tiếp tục công tác trong
cơ quan, đây là những thông tin đầu vào thay đổi khá lớn của hệ thống.
- Thông tin về khen thởng, kỷ luật: Đây là những thông tin có thể xáy ra hàng
năm đối với mỗi nhân viên, vì vậy nó cũng đợc coi là thông tin vào của hệ
thống.
- Thông tin về lịch sử công tác : Việc thuyên chuyển công tác của các cán bộ
xảy ra thờng xuyên nên cần phải cập nhật đầy đủ.
- Thông tin theo yêu cầu của cấp trên : Đây là những thông tin đặc biệt đòi hỏi
phải xử lý nhanh.
Thông tin ra khỏi hệ thống
- Trích yếu lý lịch
12


- Các bảng thống kê theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Tìm kiếm thông tin về một cá nhân nào đó.
- Thống kê, theo dõi về nhân sự toàn cơ quan.
- Thống kê về tình hình học vấn.
- Danh sách đề bạt, bổ nhiệm
- Danh sách cán bộ lên cấp.
- Thống kê theo chức vụ .
- Thống kê theo trình độ chính trị.
- Thống kê theo trình độ ngoại ngữ.
- Danh sách cán bộ chuyển công tác.

- Danh sách cán bộ nghỉ hu.
- Danh sách cán bộ lên lơng.
- Danh sách cán bộ đi học .
- Thống kê khen thởng, kỷ luật.

1.4 Sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý thông tin công chức

Hệ thống

Nhập dữ
liệu
13


Hç trî t¸c
nghiÖp

In b¸o c¸o
thèng kª

HÖ thèng ch¬ng tr×nh

Tra cøu
th«ng tin

Trî gióp

14

Chơng2 . Thiết kế hệ thống
2.1 Lý thuyết chung về CSDL
Một CSDL là một tập hợp có cấu trúc các dữ liệu lu trữ trên các bộ nhớ
truy cập đợc bởi máy tính và sử dụng cho nhiều ngời dùng. Phần mềm cho
phép ngời sử dụng giao tiếp với CSDL gọi là hệ quản trị CSDL .
Mục tiêu cần đạt đợc của các hệ quản trị CSDL
Tạo ra một phơng tiện tốt để biểu diễn thế giới thực.
Nếu chỉ có phơng tiện để biểu diễn thực thể liên kết thì cha đủ, thờng xuyên
thêm các phơng tiện để ngời dùng biểu diễn các ràng buộc toàn vẹn đối với
dữ liệu.
Không d thừa dữ liệu
- Dữ liệu chỉ có một bản.
- Dữ liệu tính toán (Bằng các phép toán không cần lu) nhằm hai mục đích:
+ Giảm bớt bộ nhớ
+ Tránh mâu thuẫn (Tập trung nhiều ngời khai thác một bản dữ liệu)
Độc lập chơng trình với dữ liệu: Đây là yêu cầu số một để đánh giá chơng
trình.
Đảm bảo an toàn bí mật dữ liệu: Các hệ CSDL lớn nhiều ngời dùng cần
phải đảm bảo an toàn bí mật.
- An toàn: Các sự cố đối với CSDL. Ví dụ : chập cháy điện, mất điện,h hỏng
máy tính, hỏng đĩa, virus máy tính và các sự cố khác. Hệ thống phảI dùng
tất cả các biện pháp từ thủ công đến hiện đại đẻ bảo đảm an toàn dữ liệu.
- Bí mật: Cài đặt các biện pháp bảo vệ khác nhau nhằm chống phá hoại, ăn
cắp dữ liệu. Thờng xuyên phân cấp bí mật, quyền truy cập dữ liệu, sử dụng
dữ liệu và các quyền khác đối với dữ liệu, chơng trình ứng dụng.
Hiệu lực của các ứng dụng: Vì càng nhiều ứng dụng chạy thì chơng trình
chạy càng chậm., với máy tính cấu hình thấp thì có thể xảy ra hiện tợng
15

treo máy. Tiêu chuẩn trong giao tiếp là 2-30s cho một yêu cầu.
2.2 Mô hình dữ liệu
Mô hình dữ liệu là tập hợp các khái niệm dùng để mô tả các dữ liệu và các
phép toán xử lý dữ liệu. Khi mô hình dữ liệu mô tả các khái niệm các khái
niệm từ một thực tế cho trớc ngời ta có mô hình dữ liệu khái niệm. Những
khái niệm trong mô hình dữ liệu đợc xây dung nhờ các cơ chế trừu tợng và đợc mô tả thông qua các thể hiện ngôn ngữ và đồ hoạ. Điều đó có nghĩa là ngời
ta xác định cú pháp và phát triển các kí pháp đồ hoạ nh một bớc trong việc
mô hình hoá dữ liệu.
Trên thực tế có 3 mô hình tổ chức dữ liệu cơ bản:
- Mô hình mạng (Network model) .
- Mô hình phân cấp (Hierarchial model).
- Mô hình quan hệ (Relational model).
Trong 3 mô hình trên để thuận tiện cho việc tổ chức , lu trữ và khai thác dữ
liệu thì mô hình quan hệ đợc quan tâm hơn cả. Lý do là vì mô hình này có cơ
sở toán học chặt chẽ, các công cụ là đại số và logic. Trong mô hình cơ sở dữ
liệu quan hệ, các quan hệ có hình thức nh bảng biểu, giúp chúng ta dễ tởng tợng, dễ thao tác các ngôn ngữ, thao tác trên các quan hệ khá đơn giản, có tính
tổ hợp cao.
2.3 Mô hình quan hệ
CSDL chứa 2 loại thông tin:
- Thông tin về đối tợng mà chúng ta quản lý .
- Thông tin về quan hệ của các đối tợng.
Mô hình dữ liệu (Data model) gồm 2 yếu tố :
- Một ký pháp toán học dùng để diễn tả các dữ liệu và các mối quan hệ .
- Toán tử hay các phép tính thao tác: Để diễn tả các câu hỏi hay các thao tác
khác.
Định nghĩa quan hệ (Relation) : Quan hệ là một tập hữu hạn các bộ.
16


Gọi D1, Dn là n miền.

Quan hệ R là một tập con của tích đề các D1xDnx.
Quan hệ hay bảng quan hệ là bảng hai chiều. Quan hệ có các dòng và các cột.
Các cột ứng với các miền, các dòng ứng với các bộ của tích Descartes. Do các
tính chất của tích Descartes, thứ tự tại các cột cũng nh thứ tự tại các dòng
trong bảng là không quan trọng.
Có thể hình dung quan hệ nh một danh sách lớp học mà có tên các cột nh:
Thứ tự, Họ tên , Mã là tên các thuộc tính.
Trong biểu diễn bảng của một quan hệ, các tính chất sau phải đợc thoả mãn:
- Không có hai hàng giống nhau.
- Thứ tự các hàng không có ý nghĩa.
Khi một quan hệ đợc biểu diễn thành bảng, ta thờng phải đặt tên cho bảng và
cho mỗi cột. Các cột của bảngđợc gọi là các thuộc tính (Attribute). Miền xác
định của thuộc tính là tập các giá trị chấp nhận đợc của thuộc tính đó. Cần
phân biệt giữa các thuộc tính và các miền giá trị của các thuộc tính.
Một thuộc tính hoặc một tập bé nhất các thuộc tính xác định duy nhất một các
thuộc tính khác gọi là khoá. Trong ví dụ trên có thể lấy họ tên và mã làm
khoá. Một quan hệ có thể có hơn một khoá.
Lợi ích của mô hình quan hệ :
- Tính đơn giản của mô hình quan hệ nhờ vào việc biểu diễn dữ liệu dới
dạng bảng rất tự nhiên đối với ngời sử dụng không phải là các cán bộ tin
học.
- Tính chặt chẽ của khái niệm cho phép dùng các công cụ toán học và các
công cụ giải thuật .
- Tính phù hợp của mô hình ở mức quan niệm: Không cần các khái niệm tin
học thờng yêu cầu nh ở các mô hình khác , mô hình quan hệ trở nên thuận
lợi khi mô tả lợc đồ quan hệ dữ liệu.
Các kiểu quan hệ
17

Có 3 kiểu quan hệ chính đợc sử dụng dới dạng đơn giản nhất của mô hình
quan hệ là:
1. Một - một.
2. Một - Nhiều.
3. Nhiều - Nhiều
3 kiểu này phụ thuộc vào số các thực thể trong một bảng quan hệ với một hay
nhiều thực thể khác trong bảng.
2.3.1 Quan hệ một - một
Giả sử ta có hai bảng quan hệ A và B, giữa A và B có tồn tại mối quan hệ
một - một với nhau nếu:
- Với mỗi thực thể (dòng) trong bảng Adều có duy nhất một thực thể tơng
ứng trong bảng B.
- Ngợc lại với mỗi thực thể (dòng) trong bảng B đều có duy nhất một thực
thể tơng ứng trong bảng A.
Quan hệ này đợc mô tả bằng hình vẽ sau:

B

A

2.3.2 Quan hệ một - nhiều
Giả sử ta có 2 bảng quan hệ A và B. Giữa A và B có tồn tại mối quan hệ
một - nhiều nếu:
- Với mỗi dòng trong bảng A có tồn tại nhiều dòng trong bảng B.
- Nhng với mỗi dòng trong bảng b chỉ có duy nhất một dòng trong bảng A.
Mối quan hệ một - nhiều đợc biểu diễn bằng mô hình dới đây:
A
18

B

Đờng thẳng gắn bảng A và B có một đầu đợc gắn thêm một hình tam giác, đầu
không đấnh dấu (A) chỉ ra rằng với mỗi dòng ở A có nhiều dòng ở B. Ví dụ:
So-yeu

Chuc_vu

Đờng quan hệ chỉ ra rằng vói mỗi hồ sơ trong bảng So_yeu thì có nhiều dòng
trong bảng Chuc_vu. Ngợc lại với mỗi chức vụ trong bảng Chuc_vu chỉ có tơng ứng duy nhất một dòng trong bảng So_yeu.
Quan hệ nhiều - nhiều
Giả sử ta có 2 bảng quan hệ A và B. Giữa A và B có tồn tại mối quan hệ nhiều
- nhiều nếu:
- Với mỗi thực thể trong bảng A có nhiều thực thể trong bảng B.
- Với mỗi thực thể trong bảng B có nhiều thực thể trong bảng A.

19


Quan hệ này đợc mô tả bằng hình vẽ:
A

B

Ba kiểu quan hệ trên là 3 kiểu quan hệ quan trọng nhất, tuy nhiên chỉ có mối
quan hệ một - nhiều là hay đợc sử dụng bởi vì với quan hệ một - một ta có thể
gộp 2 bảng làm một , còn quan hệ mộy - nhiều thì nó không cjỉ cho ta điều gì
trong công tác nghiệp vụ.
2.4

Sơ đồ dòng liệu - DFD (Data flow Diagram)

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD là một trong những công cụ quan trọng nhất dùng
để phân tích các hệ thống có cấu trúc. Nó giúp cho nhà phân tích 4 hoạt động
chính:
- Phân tích và hiểu hiện trạng của hệ thống quản lý nhân sự hiện thời và
yêu cầu của ngời sử dụng đối với hệ thống mới.
- Thiết kế vạch kế hoạch và minh hoạ các phơng án.
- Trao đổi thông tin DFD đơn giản , dễ hiểu đối với cả ngời phân tích và
ngời sử dụng .
- Để làm tài liệu đặc tả thiết kế hệ thống.
DFD (Data flow Diagram) là một sơ đồ thiết lập mối quan hệ giữa các chức
năng, quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng. Nó chỉ ra cách
thông tin chuyển vật từ một quá trình này sang một quá trình khác trong hệ
thống. Đặc biệt nó chỉ ra rằng cần phải có sẵn những thông tin nào trớc khi
thực hiện một quá trình xử lý, nghĩa là cần định dạng rõ ràng các yêu cầu dữ
liệu.
20


- Dòng dữ liệu (Data flow)
Dòng dữ liệu DF là việc chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một quá trình.
Dòng dữ liệu đợ chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên , ít nhất ở một
đầu mũi tên đó chỉ hớng của dòng thông tin.
Thí dụ

Tra cứu , tìm kiếm, thống kê

Mỗi dòng thông tin phải luôn luôn có tên gắn với nó, nhng có thể không phải
chỉ có một tên duy nhất vì cũng một dòng dữ liệu có thể tham gia nhiều quá

trình xử lý . Cần chú ý những dòng dữ liệu khác nhau phải mang tên khác
nhau. Những dòng dữ liệu nào có trải qua một số thay đổi thì mang tên đã trải
qua thay đổi để biểu thị rõ ràng sự thay đổi đó.
- Kho dữ liệu
Các kho dữ liệu cho một DFDbiểu diễn cho thông tin cần phải lu trữ trong
một thời gian để một hay nhiều quá trình truy nhập vào . Có thể đặt nhiều
kho dữ liệu trên cùng một trang DFD để tiện theo dõi. Dới dạng vật lý kho
dữ liệu có thể ở dạng tài liệu văn phòng hoặc các file trên máy tính.
Thông tin chứa trong kho dữ liệu khi kho dữ liệu đợc truy nhập hoặc cập
nhật thì sẽ có các dòng dữ liệu chỉ ra sự kiện này. Tuy nhiên cần nhấn
mạnh rằngđó là việc ghi lại sự kiện chuyển thông tin chứ không phải là sự
vận chuyển vật lý của tài liệu.
- Tác nhân ngoài
Tác nhân ngoài là một ngời, một nhóm ngời hoặc một tổ chức bên ngoài
lĩnh vực đang nghiên cứu , nhng có một hình thức nào đó tiếp xúc với hệ
thống và có ý nghĩa đối với hệ thống.
21


Tác nhân ngoài là nguồn sống còn của mọi hệ thống. Chúng là nguồn cung
cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận sản phẩm của hệ thống. Sự có mặt
củ tác nhân ngoài trên sơ đồ, đồng thời cũng chỉ ra giới hạn của hệ thống.
Thí dụ:
Cơ quan chính phủ

Bộ ngành liên quan

- Tác nhân trong: Tác nhân trong là một chức năng hay một quá trình
bên trong hệ thống. Tác nhân trong đợc mô tả ở nhiều trang khác nhau
của mô hình.

- Thí dụ:

Cập nhật

Các thao
tác nghiệp
vụ

Tác nhân trong đợc mô tả dới dạng động từ bổ ngữ. Mọi mô hình DFD đều có
thể bao gồm một số trang và thông tin đợc truyền giữa các quá trình trong các
trang khác nhau đó .
Sơ đồ dòng dữ liệu cho một hệ thống thờng rất phức tạp. Vì vậy ta cần dùng
kỹ thuật chẻ sơ đồ ra làm nhiều mức . Sơ đồ mức cao nhất gọi là mức 0, ở
mức này sơ đồ bao gồm các quá trình bên trong hệ thống. Nội dung của mỗi
quá trình này lại có thể trải ra ở trang khác , tại đó lại xác định các quá trình
con và các dữ liệu cần đợc mô hình hoá. Cứ làm tơng tự nh thế đối với các
quá trình con.
Trên mỗi trang sơ đồ mang một tiêu đề , với sơ đồ mức 0 (mức khung cảnh )
mang tên của hệ thống, sơ đồ mức thấp hơn mang tên của quá trình đang triển
khai. Ngoài ra ngời ta còn đánh số các quá trình tại đỉnh.
22


2.5 Các chuẩn phân rã CSDL
Phụ thuộc hàm
Cho một tập thuộc tính U, một phụ thuộc hàm trên U là một phát biểu có dạng
XoY.
Với R là quan hệ trên U ta nói rằng R thoả phụ thuộc hàm f: XoY nếu với hai
bộ bất kỳ (u,v) R mà hai bộ ấy giống nhau trên tập X thì cũng giống nhau trên
tập Y.

(R thoả f: XoY) (u,v R nếu u.X=v.X thì u.Y=v.Y)
Ví dụ :
U = {MSV,HT,QUE, DTB, HB, KT}
R là danh sách lớp học ta có: R(f) với f = {DTB}o {HB, KT}.
Lợc đồ quan hệ
Một cặp

U,F trong đó U là thuộc tính , F là một tập nào đó các phụ

thuộc hàm trên U đợc gọi là lợc đồ quan hệ.
Tập các lợc đồ quan hệ đợc liên kết với nhau về mặt ngữ nghĩa bằng các miền
xác định.
Nh vậy khi nói đến lợc đồ quan hệ tức là nói đến mô tả cấu trúc không thay
đổi theo thời gian .
Khi nói đến quan hệ tức là nói đến giá trị có thể thay đổi theo thời gian.
Khoá của lợc đồ quan hệ
Cho lợc đồ quan hệ U,F ; X là tập con của U, đợc gọi là khoá của lợc đồ
U,F nếu:
+ XoU
+ Không có tập con Y X: YoU
Nh vậy bản chất của khoá X là tập nhỏ nhất của tập thuộc tính mà đủ để phân
biệt đối tợng này với đối tợng khác. Có nghĩa là hai đối tợng giống nhau trên
tập thuộc tính khoá thì hai đối tợng đó là một . Nh vậy trong một quan hệ
không thể có hai bộ nào giống nhau trên khoá.
23


Thuộc tính A là thuộc tính không phải là khoá nếu A không có mặt trong tập
khoá X của lợc đồ quan hệ. Hai thuộc là độc lập lẫn nhau nếu giữa chúng
không có liên kết bởi phụ thuộc hàm. Các thuộc tính nh vậy có thể đợc cập

nhật với nhau.
2.5.1 Dạng chuẩn một - 1 NF
Một lợc đồ quan hệ U,F đợc gọi là ở dạng chuẩn 1 nếu mỗi thuộc tính A U
thì miền giá trị của nó chỉ có giá trị nguyên tức là giá trị đơn.
Dạng chuẩn thứ 1 áp dụng vào bảng quan hệ cho kết quả là loại bỏ đợc mọi
nhóm lặp. Có nghĩa là mọi giá trị của khoá chỉ có thể có một giá trị cho tong
thuộc tính khác nhau trong bảng.
Thí dụ :
Xét quan hệ {Mã hồ sơ, Họ tên, Địa chỉ, Số hiệu CC, Mã danh hiệu, Tên DH,
Năm phong} với các khoá: Mã hồ sơ, Mã danh hiệu.

#Mã hồ Họ

Địa

Số

#Mã danh Tên

Năm

TPxuất

Diện

sơ

chỉ

hiệu

hiệu

Phong

Thân

CSXH

tên

DH

CC

Từ bảng quan hệ trên ta thấy với một giáo viên có thể có nhiều danh hiệu đợc
phong tặng. Do vậy ta có một số thuộc tính đợc lặp lại nhiều lần trong bảng
đó là: Mã danh hiệu, tên danh hiệu , năm phong.
Các thuộc tính này ta có thể đặt vào một bảng quan hệ khác mà ở đó cần phải
đợc chuẩn hoá.
Cha chuẩn hoá

Sơ yếu
Dạng chuẩn 1 (1NF)
#Mã hồ sơ
24


#Mã hồ sơ

Họ tên

Họ tên

Địa chỉ

Địa chỉ

Số hiệuCC, diện CSXH, TPXT

Số hiệu CC,diện CSXH, TPXT
#Mã danh hiệu
#Mã danh hiệu

Tên danh hiệu

Tên danh hiệu

Năm phong

Năm phong
Ta gọi quan hệ này là QH1.
- Nhợc điểm của QH1:
+ Vẫn còn sự trùng lặp.
+ Sự trùng lặp gây khó khăn trong quá trình tạo tập, cập nhật.
Lý do là : Có những thuộc tính không khoá, phụ thuộc đầy đủ vào khoá.
Ta nên thay quan hệ QH1 bởi QH2, QH3, QH4 nh sau:
QH1
# Mã hồ sơ

QH3
#Mã hồ sơ

QH4
#Mã danh hiệu

Họ tên

#Mã danh hiệu

Năm phong

Địa chỉ

Tên danh hiệu

Số hiệu CC
Diện CSXH
TP xuất thân
Quan hệ QH1 đợc phân rã thành QH2, QH3, QH4.
2.5.2 Dạng chuẩn hai - 2 NF
Lợc đồ U,F đợc gọi là dạng chuẩn 2 nếu
Thoả mãn chuẩn 1NF
Mỗi thuộc tính không khoá phải đợc phụ thuộc đầy đủ vào khoá.
Lợc đồ quan hệ QH1 ứng với QH2, QH3, QH4 là lợc đồ ở dạng chuẩn Bởi vì
trong quan hệ QH1 thì Tên DH chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá là
25