CÔNG tác tổ CHỨC MUA HÀNG của CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ và THƢƠNG mại GIA LONG

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................................................1
1. 1 Khái niệm cơ bản liên quan đến công tác tổ chức mua hàng ở doanh nghiệp........................2
1.2 Các nội dung chủ yếu của Công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp.............................3
a) Thương lượng với nhà cung cấp................................................................................................4
b) Đặt hàng....................................................................................................................................5
1.2.4 Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng..........................................................................5
2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty..........................................................................................................7
........................................................................................................................................................7
CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH YẾN CÔNG.....................................7
3.1 Một số nhân tố môi trường kinh doanh đến công tác tổ chức mua hàng ở Công ty TNHH Yến
Công...................................................................................................................................................7
3.2 Quy trình mua hàng của Công ty TNHH Yến Công......................................................................10
3.3 Công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp của Công ty TNHH Yến Công................................10
3.3.1 Việc tìm kiếm nhà cung cấp của Công ty.............................................................................10
3.3.4 Lựa chọn nhà cung cấp.......................................................................................................15
3.4 Công tác thương lượng và đặt hàng với các nhà cung cấp của Công ty TNHH Yến Công............16
3.4.1 Trên phương diện thương lượng với nhà cung cấp.............................................................16
3.5. Kết quả phân tích các dữ liệu khác............................................................................................17
3.6 Kết luận về thực trạng công tác mua hàng ở Công ty TNHH Yến Công.......................................19

LỜI MỞ ĐẦU

Trong các doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương
mại, dịch vụ thì cũng đều có mục đích chung là kinh doanh nhằm thu được lợi nhuận.
Lợi nhuận là mục tiêu trước mắt, lâu dài và thường xuyên của doanh nghiệp thương
mại. Đồng thời các doanh nghiệp cũng luôn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh
nhằm giảm thiểu chi phí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt động kinh doanh.


Đối với doanh nghiệp thương mại để tăng lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp có nhiều

chiến lược khác nhau, trong đó giảm chi phí không cần thiết là một trong những cách
hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng. Muốn vậy hoạt động mua hàng phải được
tổ chức một cách khoa học, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và được cải tiến
để theo kịp sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng như môi trường
kinh doanh đầy biến động. Các doanh nghiệp cần phải đầu tư hơn nữa cho công tác tổ
chức mua hàng, có những chiến lược, chính sách và cả mục tiêu mua hàng cho rõ ràng
nhằm thực hiện công tác mua hàng được tốt nhất.
Mặt khác hoạt động mua hàng là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp bởi nó là
hoạt động cung cấp đầu vào và quyết định đầu ra của doanh nghiệp. Đầu vào của
doanh nghiệp được đảm bảo thì góp phần đảm bảo yếu tố đầu ra đến với khách hàng.
Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đủ
hàng hóa thường xuyên cho nhu cầu kinh doanh, tránh tình trạng gián đoạn hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp. Vì nếu doanh nghiệp tổ chức thực hiện mua hàng không
tốt thì có thể dẫn đến hàng hóa về đến doanh nghiệp bị chậm trễ, hàng hóa không
đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng… do đó ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp,
ảnh hưởng đến khách hàng của doanh nghiệp..
Tuy nhiên trong môi trường kinh doanh đầy thách thức của mình xí nghiệp đã
gặp khá nhiều khó khăn trong công tác tổ chức mua hàng, từ khâu lựa chọn nhà cung
cấp, thương lượng với nhà cung cấp cho đến khâu giao nhận hàng hóa.... Do đó vấn
đề công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp là vấn đề rất quan trọng trong doanh
nghiệp thương mại.

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
1. 1 Khái niệm cơ bản liên quan đến công tác tổ chức mua hàng ở doanh nghiệp
Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh
nghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả
hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện
mua hàng, giao nhận, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao
đổi hàng- tiền. Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn hàng của doanh
2

nghiệp thương mại, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu của doanh
nghiệp thương mại. Tuy nhiên, hai quá trình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện
để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú và đa dạng.
Chu trình mua hàng bao gồm: bộ phận thu nhận yêu cầu, bộ phận mua chọn nhà
cung cấp, bộ phận mua đưa đơn đặt hàng cho người bán, giám sát các đơn đặt hàng,
nhận đơn hàng
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua
cái gì, mua bao nhiêu? mua của ai? giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào?
Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ
chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh
nghiệp
1.2 Các nội dung chủ yếu của Công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp
1.2.1. Tìm kiếm nhà cung cấp
 Phân loại nhà cung cấp: Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có
ba cách phân loại nhà cung cấp theo các hình thức sau:
Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ
Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới
Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài
 Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp:
Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu
trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Nguồn này có thể
đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp, các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trữ tại
doanh nghiệp.
Hồ sơ nhà cung cấp bao gồm những thông tin sau: tên hiệu của nhà cung cấp;
chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản
phẩm; uy tín của doanh nghiệp; khả năng tài chính…
1.2.2. Lựa chọn nhà cung cấp
 Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp

Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh
giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp để
lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây để
đánh giá nhà cung cấp:
3


 Chất lượng nhà cung cấp
 Thời gian giao hàng
 Giá thành hàng mua
 Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp
 Khả năng sản xuất của nhà cung cấp
 Khả năng tài chính của nhà cung cấp
 Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp.
Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc
‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét
trên hai loại mặt hàng. Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà
cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc
“nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”.
Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình
cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn. Đối với
những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không
đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới.
Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để
lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm.
 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp
Thu thập
thông tin
NCC

Danh sách
NCC ban
đầu

Lập tiêu
chí đánh
giá

Tiến hành
đánh giá

Lựa chọn
NCC chính
thức

Trình TGĐ
phê duyệt

Sơ đồ Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.

Để đảm bảo việc lựa chọn nhà cung cấp được khách quan, chính xác, doanh nghiệp
thường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp. Quy trình này nhằm mục đích
đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của công ty và thỏa mãn
yêu cầu khách hàng.
1.2.3. Thương lượng và đặt hàng
a) Thương lượng với nhà cung cấp
Là quá trình giao dịch đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận
giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích cùng có lợi. Đó là giai đoạn rất
quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công
tác mua hàng.

4


Trong giao dịch đàm phán nhà quản trị quan tâm đến các vấn đề thương lượng
như sau:
- Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về: mẫu mã, chất lượng, các
phương tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự dao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động.
- Phương thức và hình thức thanh toán mua hàng (trả bằng tiền mặt hoặc chuyển
khoản, trả ngay hoặc trả chậm...)
- Hình thức, thời gian, địa điểm giao hàng (giao tại kho người cung cấp hay giao
tại kho của doanh nghiệp thương mại...)
Một vài điểm cần lưu ý khi thương lượng:
+ Cần biết cá nhân của người bán: cách giao tiếp, cách đàm phán, quyền quyết
định.
+ Biết rõ nhu cầu của mình: tính năng sử dụng của sản phẩm, biết rõ các lần mua
trước đó.
+ Biết rõ tổ chức cuộc thương lượng: mục tiêu, điều khoản chủ chốt của hợp
đồng, có thể nhân nhượng điều gì và không thể điều gì.
+ Biết dẫn dắt cuộc thương lượng: lý lẽ chuẩn bị trước, thứ tự thương lượng các
điều khoản, các cây át chủ bài, cách đặt vấn đề, gây tình huống và giải pháp cho từng
tình huống.
b) Đặt hàng
Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng
với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như kí hợp đồng mua bán (đứng tên
người mua và người bán). Trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có
tính pháp lý cao nhất.
Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn
cứ pháp lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp
đồng. Vì vậy, hợp đồng mua bán phải đầy đủ, rõ ràng, phải thể hiện tính chủ động

trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của hai bên mua bán. Hợp đồng phải được ký kết
trên cơ sở quy định của pháp luật.
1.2.4 Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng
Công việc này bao gồm các nội dung cụ thể sau:
- Thúc giục giao hàng
- Tổ chức giao nhận hàng
5


+

Kiểm tra về mặt chủng loại, mẫu mã, cơ sở, màu sắc,… của hàng hóa

+

Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Kiểm tra theo tiêu chuẩn đã ký kết, có thể

thuê dịch vụ kiểm tra chất lượng.
+

Kiểm tra số lượng hàng hóa: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng

+

Kiểm tra hoá đơn thanh toán tiền mua hàng.

- Thanh toán tiền mua hàng:
+ Việc thanh toán tiền mua hàng liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả
người mua với người bán, mặt khác cần thể hiện mối quan hệ làm ăn giữa hai bên. Do
vậy cần phải nghiêm chỉnh thực hiện để nâng cao uy tín của doanh nghiệp trước các

nhà cung cấp, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với họ.
+ Việc kiểm tra theo các nội dung trên phải đúng phương pháp, thời gian, cách
thức… đã được thỏa thuận giữa hai bên.
- Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng.
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN YẾN CÔNG
2.1. Giới thiệu chung Công ty TNHH Yến Công
Công ty TNHH Yến Công là công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên,
được thành lập ngày 20/06/2006.
 Tên công ty: Công ty TNHH Yến Công
 Tên giao dịch: YEN CONG COMPANY LIMITED
 Tên viết tắt: YEN CONG CO.,LTD
 Địa chỉ trụ sở chính: tầng 13 tòa nhà VCCI Tower, Đào Duy Anh, Đống Đa,
thành phố Hà Nội.
 Điện thoại: 04 3622 7907
Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là kinh doanh văn phòng phẩm, có nhiều
loại sản phẩm khác nhau từ những nhu cầu nhỏ nhất đến mặt hàng thiết yếu nhất như
sách, vở, bút, các loại cặp tài liệu, cặp lỗ, cặp ba dây, trình ký, các túi hồ sơ lưu tài
liệu, khay đựng hồ sơ tài liệu, chia file, giấy in, bóng kính, file lồng, bút, vở .v.v.. dùng
cho các cán bộ văn phòng trong quá trình làm việc, lưu trữ hồ sơ tài liệu, đặc biệt dùng
cho các hội nghị, hội thảo rất tiện lợi và bền, đẹp. Sản phẩm đa dạng về chủng loại,
phong phú về màu sắc…

6


2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Phòng kế
toán- tài
chính

Phòng kinh
doanh

Ban Giám
đốc

Phòng mua
hàng – vật tư

Phòng nhân
sự

Phòng hành
chính

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Yến Công
CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH
YẾN CÔNG
3.1 Một số nhân tố môi trường kinh doanh đến công tác tổ chức mua hàng ở
Công ty TNHH Yến Công


Nhà cung cấp:
Là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của bất kỳ

doanh nghiệp nào cũng như công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công. Công ty đã có
được mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp có uy tín và thương hiệu trên thị trường như
Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồng Hà, Tập Đoàn Thiên Long, …điều đó đã giúp công
ty tiết kiệm nhiều doanh số và thời gian trong công tác mua hàng. Tuy nhiên nhiều khi

công ty cũng gặp phải những khó khăn do nhà cung cấp mang đến, do đó cũng ảnh
hưởng đến lợi nhuận của công ty.


Nhu cầu thị trường và khách hàng:
7


Nhu cầu của khách hàng là một trong những nhân tố quan trọng và ảnh hưởng
trực tiếp đến việc mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Nhu cầu của khách hàng càng
nhiều thì việc cung cấp hàng hóa đầu vào của doanh nghiệp cũng phải được đáp ứng
nhằm thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng cho khách hàng cũng như phải đảm bảo chất lượng
sản phẩm. Công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công là công ty bán hàng theo cả hai
hình thức bán buôn và bán lẻ, do đó việc đảm bảo được uy tín của doanh nghiệp với
khách hàng là điều rất quan trọng, cùng với đảm bảo chất lượng phục vụ tốt nhất cho
khách hàng.


Đối thủ cạnh tranh:
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp khác cùng kinh doanh

các sản phẩm văn phòng phẩm. Đặc biệt văn phòng phẩm trong khối doanh
nghiệp, khi mà các doanh nghiệp mọc lên ngày càng nhiều và nhu cầu văn phòng
phẩm tăng lên. Thị trường tiềm năng dẫn đến có rất nhiều đối thủ cạnh tranh tiềm
năng và các đối thủ cạnh tranh hiện tại trên thị trường là thách thức lớn đối với
công ty. Để có thể cạnh tranh được với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường,
công ty và ban lãnh đạo công ty luôn cố gắng nỗ lực hết mình. Tầm nhìn sứ mệnh
kinh doanh cũng như mục tiêu chất lượng cũng luôn được công ty quan tâm để
hướng đến việc phục vụ khách hàng một cách tốt nhất


Công nghệ:
Với tốc độ phát triển như vũ bão của công nghệ thì kéo theo việc doanh nghiệp

phải luôn luôn đổi mới, tìm hiểu và áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản
xuất, kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao.


Cơ quan quản lý nhà nước:
Các chính sách, luật pháp, hiến pháp, quy định của nhà nước, đều tác động trực

tiếp và ảnh hưởng sâu sắc đến công tác mua hàng của Công ty trách nhiệm hữu hạn
Yến Công. Nhất là đối với Công ty việc mua hàng chủ yếu là từ nguồn hàng trong
nước vì vậy các quy định về luật, chính sách buôn bán hàng nội địa, là nhân tố quan
trọng đến công tác mua hàng của Công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công.
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Yến Công qua 3 năm
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2012- 2014
Đơn vị: Triệu đồng
STT

Chỉ tiêu

2012

2013

2014
8

I
II.
1
2
3

Tổng doanh thu
Tổng doanh số
Giá vốn hàng bán
Các loại thuế
Doanh số bán hàng, doanh số quản lý

32.720,00
28.502,00
26.506,00
78,36
1.916,78

62.988,00 98.968,00
58.138,00 91.355,00
53.488,00 84.046,00
156,16
270,086
3.661,08 5.211,32

4
III
IV
V

Lãi vay
Lợi nhuận trước thuế
Lợi nhuận sau thuế
Thu nhập bình quân đầu người/ tháng

577,912
4.218,00
3.163,5
3,75

832,92
4.850,00
3.637,5
4,8

1.827,144
7.613,00
5.709,75
5,7

Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Nhận xét: Qua bảng số liệu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty trong khoảng thời gian từ 2012– 2014 ở bảng phụ lục ta thấy tình hình hoạt động
kinh doanh của công ty TNHH Yến Công trong ba năm gần đây tăng trưởng tương đối
tốt nhưng chưa có nhiều biến động, đặc biệt là trong năm 2012. Cụ thể như sau:
Tổng doanh thu của Công ty qua 3 năm trên có sự tăng mạnh. Doanh thu năm
2013 tăng 192.5% so với năm 2012, năm 2013 doanh thu tăng 157.12%. Như vậy tốc
độ tăng trưởng nhanh, chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty là có hiệu quả.
Riêng năm 2012, do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn thế giới trong những
tháng cuối năm, do vậy công ty cũng chịu ảnh hưởng không nhỏ. Nhưng đến năm

2013, nền kinh tế bắt đầu phục hồi trở lại, cộng với sự làm ăn có hiệu quả của công ty
khiến cho tốc độ tăng doanh thu tốt. Năm 2014, trên đà phục hồi kinh tế mấy tháng
đầu năm, doanh thu tiếp tục tăng. Nhưng đến mấy tháng cuối năm, suy thoái kinh tế lại
diễn ra, khiến cho tốc độ tăng doanh thu giảm hơn so với năm 2013. Nhưng nhìn
chung, doanh thu của Công ty vẫn tăng trưởng cao qua các năm. Điều này làm cho
tổng lợi nhuận sau thuế cũng tăng mạnh, thể hiện:
Năm 2013 tăng 114,98% so với năm 2012, năm 2014 tăng 157.12% so với năm
2013. Điều này tạo điều kiện cho công ty không ngừng đầu tư mở rộng công ty trên tất
cả các mặt như cơ sở hạ tầng, nguồn lực của công ty, các chế độ đãi ngộ với nhân viên
ngày càng tốt hơn.
Các chỉ tiêu trên cũng cho thấy, công ty đã có những định hướng đầu tư cho
hoạt động kinh doanh của mình đúng hướng, có hiệu quả nên quy mô hoạt động kinh
doanh của công ty ngày càng được mở rộng, doanh thu tăng mạnh, tài sản cố định
được đầu tư tăng thêm để phù hợp với quy mô kinh doanh ngày càng tăng của công ty,
theo đó nguồn vốn kinh doanh không ngừng lớn mạnh.
9


3.2 Quy trình mua hàng của Công ty TNHH Yến Công
Phương pháp mua hàng của Công ty TNHH Yến Công là mua hàng theo nhu
cầu. Tùy theo tình hình kinh doanh của Công ty ở mỗi thời điểm khác nhau để tổ chức
mua hàng cho phù hợp. Quy trình mua hàng của Công ty TNHH Yến Công có sơ đồ
như sau:

Khách
Khách
hàng
hàngđặt
đặt
hàng

hàng

Tập
Tậphợp
hợp
nhu
cầu
nhu cầu
mua
mua

Xác nhận
đặt mua

Mua
Mua
hàng
hàng

Nhập
Nhập
kho
kho

Lưu
Lưuhồ
hồ
sơ
sơ

Sơ đồ Quy trình tổ chức mua hàng của công ty
Thực tế, quy trình mua hàng của Công ty TNHH Yến Công thường căn cứ trên
các yếu tố liên quan trực tiếp bao gồm tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, công tác
thương lượng và đặt hàng với các nhà cung cấp và tổ chức giao nhận và thanh toán
tiền hàng với nhà cung cấp. Cuối cùng, bao giờ cũng đến công tác đánh giá toàn bộ
quá trình tổ chức mua hàng để rút kinh nghiệm và phát huy ưu điểm.
3.3 Công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp của Công ty TNHH Yến Công
3.3.1 Việc tìm kiếm nhà cung cấp của Công ty
Hiện nay công ty có khá nhiều nhà cung cấp, việc duy trì mối quan hệ có uy tín với
các nhà cung cấp vẫn được doanh nghiệp quan tâm và làm tốt hơn nữa. Nhà cung cấp
chính của doanh nghiệp là các hãng văn phòng phẩm Hồng Hà, Tập đoàn Thiên Long,
… Do có mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống như vậy nên công ty không
mất nhiều thời gian công sức, doanh số cho việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
trong mỗi lần mua hàng cũng như gặp ít khó khăn hơn trong công tác tìm kiếm và lựa
chọn.
Công ty TNHH Yến Công là nhà cung cấp văn phòng phẩm, sử dụng các văn
phòng phẩm của các nhà sản xuất hàng đầu Việt Nam và thế giới. Hơn 9 năm qua,
hàng hóa và sản phẩm của công ty đã phục vụ cho nhiều ngành và trong nhiều lĩnh vực
tại Việt Nam. Khi mua hàng các văn phòng phẩm phục vụ hoạt động sản xuất kinh
doanh thì doanh nghiệp thường tiến hành mua hàng của những nhà cung cấp truyền
thống. Đối với những mặt hàng mới kinh doanh, hoặc những mặt hàng mà nhà cung

10


cấp hiện tại không có khả năng đáp ứng được tối đa nhu cầu của doanh nghiệp thì
doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung cấp mới.
Đối với những mặt hàng kinh doanh truyền thống mua của nhà cung cấp
truyền thống thì doanh nghiệp tiến hành phân loại nhà cung cấp theo nhà cung cấp
chính và nhà cung cấp phụ và dựa trên các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp

để tiến hành mua hàng cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.
Phân loại nhà cung cấp: Trong công tác mua hàng các văn phòng phẩm của
mình, công ty TNHH Yến Công đã tiến hành phân loại nhà cung cấp theo giá trị hàng
mua, công ty phân loại thành nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ.
3.3.2 Thông tin nhà cung cấp


Nhà cung cấp chính
- Siêu thị Metro
Tên công ty: Công ty TNHH Metro Cash and Carry Viet Nam.
Metro là tập đoàn thương mại lớn thứ ba trên thế giới và đứng đầu trong lĩnh vực

bán sỉ. Hiện nay, đã có 19 trung tâm Metro được hình thành và hoạt động phân phối
trên toàn đất nước. Với những định hướng khách hàng rõ ràng, giá cạnh tranh đã được
chứng minh trong danh mục sản phẩm, các dịch vụ cũng như trách nhiệm xã hội mạnh
mẽ và vị trí công ty trụ cột, tập đoàn Metro Cash and Carry thực sự là một đối tác đáng
tin cậy.
- Tập đoàn Thiên Long
Thiên Long được đánh giá là doanh nghiệp số 1 của Việt Nam trong lĩnh vực sản
xuất bút viết và các loại văn phòng phẩm khác. Danh mục sản phẩm của Thiên Long
bao gồm: Bút viết như bút bi, bút gel, bút butter gel, bút lông kim, bút máy; Dụng cụ
văn phòng như bút lông bảng, bút lông dầu, bút dạ quang, bút xóa, kim bấm, bấm kim,
máy tính, giấy văn phòng, mực in, file bìa hồ sơ các lại; Dụng cụ học sinh như bút chì,
thước, gôm tẩy, bảng học sinh, hồ dán, tập học sinh; Dụng cụ mỹ thuật như bút lông tô
màu, sáp màu, sáp dầu, màu nước, bút chì màu, poster colors.
Thương hiệu Thiên Long được bình chọn là “Thương hiệu Nổi tiếng” và là một
trong nhóm 100 thương hiệu mạnh nhất Việt Nam do Bộ Công Thương thực hiện.
Được người tiêu dùng bình chọn 17 năm liền (từ năm 1997 đến 2014) là Doanh nghiệp
hàng Việt Nam chất lượng cao, trong đó được bình chọn là vị trí số 1 trong ngành Văn
phòng phẩm trong 16 năm liền (từ năm 1998 đến 2014) do Báo Sài Gòn Tiếp Thị thực

hiện.
11


- Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà ở giữa trung tâm Thủ đô, số 25 phố
Lý Thường Kiệt, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, có nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà,
nhà máy sản xuất đồ dùng văn phòng đầu tiên của nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hoà.
Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh các mặt hàng văn phòng phẩm,
văn hóa phẩm, các sản phẩm da, giả da, may mặc, các sản phầm từ chất dẻo và thiết bị
trường học; in giấy vở, sổ, bao bì các loại tem nhãn; kinh doanh thiết bị, máy văn
phòng; sản xuất, lắp đặt thiết bị phụ trợ bằng kết cấu kim loại ngành công nghiệp (cơ
và điện); xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu, thành phẩm, máy móc thiết bị phục vụ
cho sản xuất, kinh doanh của công ty...
Sản phẩm của Công ty được xếp vào “Top 100 sản phẩm được người tiêu dùng
ưa thích năm 2001. Sản phẩm của Công ty được người tiêu dùng liên tục bình chọn là
Hàng Việt Nam chất lượng cao từ năm 1997 đến nay. Năm 2003, Công ty đã đạt giải
thưởng Sao Vàng đất Việt cho thương hiệu Hồng Hà. Năm 2004, thương hiệu Hồng
Hà đã được người tiêu dùng bình chọn là một trong 100 thương hiệu mạnh.
- Công ty thương mại Mai Tú Hòa
Công ty TNHH thương mại dịch vụ Mai Tú Hòa chuyên cung cấp máy photo,
máy in, máy tính văn phòng, linh kiện máy tính văn phòng, hộp mực thương hiệu...
Phương châm “nhận chi phí tối thiểu và cung cấp cung sản phẩm tối ưu" công ty
luôn đồng hành với khách hàng trong suốt quá trình kinh doanh.

-

Nhà cung cấp phụ
Công ti Bến Nghé
Công ty TNHH Sản Xuất - Thương Mại Bến Nghé - tiền thân là cơ sở sản xuất

Bút Bi Đông Á (với thương hiệu Đông A) thành lập và hoạt động từ năm 1984, đến
năm 1989 phát triển thành Doanh nghiệp tư doanh Bến Nghé. Sản phẩm truyền thống
của công ty là Bút bi các loại, Văn Phòng Phẩm và Dụng Cụ Học Tập.
Với nỗ lực không ngừng, Bến Nghé liên tục được người tiêu dung bình chọn là
“Hàng Viêt Nam chất lượng cao” trong hơn 10 năm qua, Bến Nghé cũng được bình
chọn là một trong 100 thương hiệu dẫn đầu do báo Tiếp Thị Sài Gòn tổ chức bình
chọn năm 2006.
- Công ti văn phòng phẩm Hason
Năm 1980, cơ sở sản xuất bút bi Hanson ra đời với số vốn nhỏ bé là 4 chỉ vàng
và số nhân công là 5 người. Qua quá trình hoạt động phát triển, năm 1998 Công ty
Trách nhiệm hữu hạn sản xuất văn phòng phẩm và thương mại Hán Sơn được thành
12


lập với số vốn đăng ký 15 tỷ đồng. Hiện nay, vốn điều lệ của Công ty đã được nâng
lên 25 tỷ đồng.
Từ thị trường sơ khai tại Thành phố Hồ Chí Minh, đến nay sản phẩm Hanson đã
có mặt tại khắp các tỉnh thành cả nước. Hanson có hơn 100 mặt hàng phong phú, đa
dạng đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, đạt nhiều huy chương vàng sản phẩm tại các
kỳ hội chợ Giảng Võ (Hà Nội), hội chợ Quang Trung (TP.HCM), hội chợ Cần Thơ;
được bạn đọc báo Mực Tím bình chọn sản phẩm yêu thích nhất; được người tiêu dùng
cả nước tin yêu và bình chọn danh hiệu Hàng Việt Nam chất lượng cao trong 9 năm
liền; giải thưởng Sao đỏ dành cho doanh nghiệp trẻ xuất sắc năm 2000, giải thưởng
Sao Vàng Đất Việt năm 2004...
- Công ti Ladoda
Ladoda là một công ty có thương hiệu với hơn 400 cán bộ, công nhân viên có tay
nghề cao, doanh thu trung bình hàng năm đạt hơn 50 tỉ đồng, tốc độ tăng trưởng năm
2011 đạt 15%. Với hệ thống hơn 400 đại lí phân bố rộng rãi tại các thành phố lớn như
Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và các tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên,

Hưng Yên, Quảng Nam…
Ladoda đã đầu tư hiện đại hóa máy móc, dây chuyền sản xuất, xây dựng hệ thống
nhà xưởng hiện đại rộng hơn 7.000m2 tại Khu công nghiệp Tân Quang ở Hưng Yên và
nhà xưởng tại Hà Nội, hoàn thiện hệ thống kiểm định chất lượng sản phẩm, mẫu mã
sản phẩm được cải tiến phong phú, hiện đại, chất lượng sản phẩm bền, tốt. Nhờ thế,
nhiều dòng sản phẩm của Ladoda như cặp da, túi xách, cặp học sinh, túi du lịch.... đã
đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng ở nhiều lứa tuổi, ngành nghề
trong nước và nước ngoài. Sản phẩm của Công ty không chỉ được tiêu thụ mạnh trên
thị trường trong nước và còn xuất khẩu sang Đông Âu, Tây Âu, Nam Mỹ, CH Séc,
Đức, Đài Loan, Nhật Bản…
3.3.3 Kết quả mua hàng theo nhà cung cấp
Bảng: Kết quả mua hàng theo nhà cung cấp

Tên hãng
2012
I. Nhà cung cấp chính
Siêu thị Metro
12.423
Tập đoàn Thiên
Long
8.257
Công ty VPP Hồng
Hà
7.543

Đơn vị: triệu đồng
2013/2012
2014/2013
Số tiền
%

Số tiền
%

2013

2014

17.392

26.827

4.969

139.9

9.435

154.2

12.412

18.618

4.164

150.4

6.206

150

9.806

15.689

2.263

131.1

5.883

159.9
13


Công ty TM Mai Tú
Hòa
Nhập khẩu ở nước
ngoài
II. Nhà cung cấp
phụ
Công ty Bến Nghé
Công ty VPP Hason
Công ty Ladoda
Các nhà cung cấp
khác
Tổng

7.398

14.796

22.632

7.399

200.1

7.836

152.9

8.358

18.387

22.616 10.029

219.9

4.229

123.1

6.228

11.21

19.421

4.982

180.2

8.211

173.2

5.233

12.036

14.924

6.803

230

2.888

123.8

2.723

8.015

16.61

5.292

294.3

3.535
61.70
4

8.131
122.07
9

8.595 207.23

9.622 4.596 230.1
1.491
172.95
50.497 197.8 54.774
9

118.3
141.7

Nguồn: Số liệu phòng vật tư - XNK công ty TNHH Yến Công
Năm 2013 tỷ lệ mua hàng của doanh nghiệp so với năm 2012 đạt 197.8%.
Nhưng đến năm 2014 so với năm 2013 thì chỉ đạt 141.7%. Tỷ trọng của từng nhà cung
cấp cũng thay đổi. Nhất là tỷ trọng của những nhà cung cấp chính năm 2014 so với
năm 2012 có thay đổi. Nhà cung cấp chính chủ yếu là đại siêu thị Metro, Hồng Hà,
Thiên Long và Nhập khẩu từ các nhà sản xuất ở nước ngoài trên thị trường Trung
Quốc và một số nước khác…
Nguồn thông tin tìm kiếm: công ty đã tìm kiếm nhà cung ứng theo nguồn thông
tin nội bộ doanh nghiệp như xem xét theo các tập hồ sơ tài liệu được lưu trữ, các hồ sơ

nhà cung cấp đang lưu trữ tại doanh nghiệp. Ngoài ra công ty TNHH Yến Công còn
tìm hiểu về các nhà cung cấp qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua hồ sơ dự
thầu của các nhà cung cấp.
Đối với việc tìm kiếm nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu thị
trường, tìm hiểu về các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng cho doanh nghiệp thông
qua nhiều hình thức. Tại Công ty TNHH Yến Công thông tin về các nhà cung cấp chủ
yếu dựa trên cơ sở các nguồn thông tin trên phương tiện thông tin đại chúng, qua hồ sơ
dự thầu của các nhà cung cấp.
Lập hồ sơ các nhà cung cấp: Các sản phẩm của doanh nghiệp chủ yếu nhập khẩu
từ các nhà cung cấp ở nước ngoài, việc thu thập và tìm hiểu thông tin về các nhà cung
cấp là rất khó kiểm chứng và phức tạp. Do đó chủ yếu việc lập hồ các nhà cung cấp
của doanh nghiệp được dựa trên nguyên tắc dựa trên mối quan hệ hợp tác bền vững và

14


lâu dài. Nhà cung cấp mới thì doanh nghiệp tiến hành lưu trữ và lập hồ sơ theo quy
định của công ty về các tiêu chí được thiết lập, nguồn thông tin chính…
3.3.4 Lựa chọn nhà cung cấp
Sau khi tìm kiếm nhà cung cấp, Công ty tiến hành lựa chọn nhà cung cấp
dựa theo các tiêu chuẩn. Dưới đây là biểu đồ tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp mà
Công ty đề xuất.
Biểu đồ: Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp

Nhận xét: Nhìn vào biểu đồ ta thấy: Tiêu chuẩn nào cũng cần thiết đối với việc
lựa chọn nhà cung cấp. Riêng chất lượng của nhà cung cấp, thời hạn giao hàng, và
dịch vụ sau bán là những tiêu chuẩn có độ quan trọng số 1 nhiều nhất đối với doanh
nghiệp khi lựa chọn nhà cung cấp.
Việc lựa chọn nhà cung cấp của công ty chủ yếu dựa vào mối quan hệ làm ăn lâu
dài với các nhà cung cấp. Công ty có một số nhà cung cấp truyền thống và có tên tuổi

như nhà cung cấp Hồng Hà, Thiên Long, Metro, một số nhà cung cấp của Trung Quốc,
Đài Loan…Với việc trở thành những đối tác đáng tin cậy của nhau, những nhà cung
cấp này đã luôn hỗ trợ và giúp đỡ cho doanh nghiệp về nhiều mặt như hàng hóa, tài
chính…
Phòng kinh doanh phải tiến hành các bước đánh giá nhà cung cấp theo quy định.
Tiêu chí hàng đầu mà công ty đưa ra để lựa chọn nhà cung cấp chính là chất lượng và
thời hạn giao hàng của nhà cung cấp bởi vì với công ty khách hàng là mối quan tâm
hàng đầu của doanh nghiệp. Nếu hàng hóa có chất lượng tốt, nhưng nhà cung cấp
không giao được kịp thời cho doanh nghiệp thì có thể làm bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh
của doanh nghiệp cũng như làm mất uy tín của doanh nghiệp.
15


Đồng thời các tiêu chí khác như giá cả hàng hóa, điều kiện bảo hành hàng hóa,
điều kiện thanh toán, uy tín của nhà cung cấp cũng là các tiêu chí không thể thiếu của
doanh nghiệp khi tiến hành lựa chọn nhà cung cấp.
Doanh nghiệp đã thực hiện khá tốt việc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên nguyên tắc là
“nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp”, nhưng chưa chú trọng nhiều đến việc tạo dựng
mối quan hệ cũng như là tìm hiểu về nhà cung cấp mới. Điều này làm ảnh hưởng đến chất
lượng mua hàng, bởi doanh nghiệp có thể phải chịu sức ép về giá cả cũng như nhiều thỏa
thuận khác, đồng thời cũng có thể làm cho doanh nghiệp mất đi cơ hội khai thác các mặt
hàng mới, mất đi cơ hội kinh doanh trên thị trường…
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chuẩn, doanh nghiệp
tiến hành thương lượng, đàm phán với nhà cung cấp để mua hàng đạt kết quả tốt nhất.
3.4 Công tác thương lượng và đặt hàng với các nhà cung cấp của Công ty
TNHH Yến Công
3.4.1 Trên phương diện thương lượng với nhà cung cấp
Thương lượng: là giai đoạn quan trọng của quá trình mua hàng. Do đó doanh
nghiệp đầu tư khá nhiều thời gian và công sức cho công tác này. Tại công ty trách
nhiệm hữu hạn Yến Công việc thương lượng được tiến hành thông qua các hình thức

đó là gặp gỡ trực tiếp, thông qua điện thoại, qua thư điện tử. Theo hình thức gặp gỡ
trực tiếp thì ít diễn ra hơn, còn chủ yếu là thông qua điện thoại và thư điện tử. Thông
thường cuộc thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp bao gồm một số nội
dung về:

Các điều kiện về chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, điều kiện thanh
toán, thời hạn thanh toán tiền hàng.

Các điều kiện về bảo hành như: giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp có mối
thương lượng về điều kiện bảo hành như tất cả các sản phẩm được bảo hành trong vòng 12
tháng. Khi nhận hàng về nếu có vấn đề gì về hàng hóa thì bên mua phải thông báo cho bên
bán trước 15 ngày kể từ ngày nhận được hàng, bên bán sẽ chịu trách nhiệm xử lý. Nếu
trong thời gian 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của bên mua mà bên bán vẫn chưa
giải quyết được thì bên bán phải chịu trách nhiệm bồi thường. Tuy nhiên trên thực tế việc
bảo hành giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp có tiến hành làm nhưng thủ tục thường rất
chậm so với thông tin nên phần lớn đã bỏ qua khoảng thời gian cho phép bảo hành và vì
vậy đã không được hưởng dịch vụ bảo hành của hãng.

16


Tuy vậy công tác thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp chưa được chú
trọng và quan tâm nhiều do công ty thường xuyên mua hàng với những nhà cung cấp
truyền thống, các nội dung của cuộc thương lượng đều là theo mô típ của những lần
trước. Thông thường người tiến hành đàm phán với nhà cung cấp tại doanh nghiệp
trong các cuộc đàm phán về mua hàng là trưởng phòng cung ứng hoặc nhân viên mua
hàng có kinh nghiệm. Đối với những nhà cung cấp trong nước thì việc thương lượng,
đàm phán tiến hành dễ dàng hơn do không gặp nhiều khó khăn về không gian cũng
như thời gian, các yếu tố môi trường, văn hóa…
3.4.2 Trên phương diện đặt hàng với nhà cung cấp

Đặt hàng: Đối với các văn phòng phẩm của công ty thì đều có đặc điểm số
lượng lớn, nhiều mặt hàng mang tính mùa vụ, nên không phải mặt hàng nào cũng có
thể tiến hành đặt hàng theo kế hoạch được.
Khách hàng của công ty chủ yếu là các tổ chức, doanh nghiệp khối văn phòng, các
cửa hàng, các siêu thị Công ty CPSX Maxport, Công ty TNHH Nhật Huy, một số cửa
hàng trên phố Lý Thường Kiệt, Tràng Tiền, cửa hàng văn phòng phẩm tự chọn trên
đường Trần Đại Nghĩa, Bạch Mai, Cầu Giấy….nên do đó việc mua hàng của doanh
nghiệp phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó mới tiến hành đặt hàng với
cung cấpnhà. Với một số mặt hàng có giá thành thấp hơn thì doanh nghiệp thường tiến
hành nghiên cứu thị trường để có những kế hoạch mua hàng cho phù hợp, mua hàng với
số lượng lớn nhằm tối thiểu hóa doanh số mua hàng của doanh nghiệp.
Việc đặt hàng của công ty thường được tiến hành theo mẫu có sẵn, mẫu đặt hàng
bao gồm các thông tin về: tên hàng, mẫu mã, tiêu chuẩn chất lượng, giá cả, thời hạn
giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện bảo hành, trách nhiệm của các bên khi vi
phạm hợp đồng…Việc ký kết hàng với nhà cung cấp nước ngoài phải được công ty
xem xét kỹ càng, mẫu đặt hàng cũng phải theo mẫu xuất nhập khẩu quốc tế, mọi điều
kiện quy định cũng phải được kiểm tra kỹ càng. Sau khi đã hoàn thành được các bước
trên trong công tác mua hàng tại doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ tiến hành giao nhận
hàng hóa với nhà cung cấp.
3.5. Kết quả phân tích các dữ liệu khác
Tình hình mua hàng các sản phẩm văn phòng phẩm của công ty theo các mặt hàng
Bảng: Cơ cấu doanh số mua hàng của Công ty TNHH Yến Công
TT
1

Năm
Chỉ tiêu
Văn phòng phẩm

Năm 2012

CP
%
17,493,960 66

Năm 2013
Năm 2014
CP
%
CP
%
38,243,920 71.5 62,698,316 74.6
17


2
3

Sản phẩm khác
Tổng

9,012,040
26,506,000

34
100

15,244,080 28.5 21,347,684 25.4
53,488,000 100 84,046,000 100

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của TNHH Yến Công

Năm 2012, tỷ trọng văn phòng phẩm chiếm 66% tổng doanh số mua hàng của
công ty, tỷ trọng các sản phẩm khác chiếm 34% tổng doanh số mua hàng của công ty.
Đến năm 2013, tổng doanh số mua hàng văn phòng phẩm và sản phẩm khác đều tăng,
tỷ trọng văn phòng phẩm tăng so với sản phẩm khác. Cụ thể, doanh số mua hàng văn
phòng phẩm năm 2013 tăng 211% so với năm 2012 chiếm 71.5% tổng doanh số mua
hàng của Công ty, doanh số mua sản phẩm khác tăng 163.6% so với năm 2012 chiếm
28.5% tổng doanh số mua hàng của công ty. Sở dĩ đạt được kết quả cao như vậy, do
công ty đã có những chiến lược bán hàng và Marketing hiệu quả, kết hợp với bộ phận
mua hàng để đạt kết quả tốt nhất. Đồng thời, kinh tế thế giới cũng như trong nước có
những phục hồi nhất định. Đến năm 2014, tốc độ tăng có giảm hơn năm trước nhưng
vẫn đạt chỉ tiêu mà công ty đề ra và là cao so với tốc độ tăng doanh số mua hàng. Cụ
thể, đến cuối năm 2014, doanh số mua hàng văn phòng phẩm tăng 139.9% so với năm
2013 chiếm 74.6% trong tổng doanh số mua hàng. Doanh số mua sản phẩm khác tăng
119.5% so với năm 2013 chiếm 25.4% tổng doanh số mua hàng. Như vậy, doanh số
mua hàng văn phòng phẩm chiếm phần lớn doanh số mua hàng của Công ty và mang
lại nguồn thu lớn, là mặt hàng chính và quan trọng trong hoạt động kinh doanh của
công ty.
Bảng: Kết quả mua hàng theo mặt hàng các văn phòng phẩm từ năm 2012 - 2014
Đơn vị: Tỷ đồng
Tên sản phẩm
Bút Viết
Giấy văn phòng
Cặp tài liệu
Nhãn dán và thư
Thiết bị để bàn

Năm
2012

Năm

2013

2.876
7.373
1.847
1.682

4.976 8.987
15.356 22.049
3.652 4.377
2.181 3.837
11.79

2.288
Văn phòng phẩm khác
Tổng

1.427
17.493

Chênh lệch
2013/ 2012
ST
%
2.1 173.02
7.983 208.27
1.805 197.73
0.499 129.67

Chênh lệch

2014/ 2013
ST
%
4.011 180.61
6.693 143.59
0.725 119.85
1.656 175.93

2
10.65

4.136

280.77

5.368

183.56

5.654
6
38.243 61.698

4.227
20.75

396.22
218.62

5.002

23.455

188.47
161.33

6.424

Năm
2014

18


Nguồn: Phòng vật tư - mua hàng Công ty TNHH Yến Công
Qua bảng tổng kết mua hàng ta thấy: tình hình mua hàng của công ty thay đổi
tăng lên qua các năm. Năm 2013 tỷ trọng mua hàng các mặt hàng tăng lên 218.62% so
với năm 2012. Năm 2012 là năm có nhiều biến chuyển tốt cho cả nền kinh tế thế giới
và công ty TNHH Yến Công, tình hình mua hàng của công ty tăng cao. Đó cũng là kết
quả đáng mừng của công ty, phản ánh hoạt động bán hàng cũng đạt kết quả tốt. Năm
2013 doanh nghiệp đã khai thác được các hợp đồng với khách hàng truyền thống như
công ty CPSX Maxport, tập đoàn Hòa Phát, các cửa hàng trên phố Lý Thường Kiệt,
đại lý Văn Phòng Phẩm ở Bắc Ninh, Bắc Giang, Hà Nội mở rộng…
Năm 2014 tỷ trọng mua hàng các mặt hàng của toàn công ty tăng lên 161.33%,
tương ứng tăng 23.455 triệu đồng so với năm 2013. Tất cả các mặt hàng văn phòng
phẩm đều tăng, trong đó tăng cao hơn cả là giấy văn phòng, thiết bị để bàn và các văn
phòng phẩm khác. Sở dĩ có điều này là do chính sách giá và sản phẩm của Công ty tập
trung nhiều vào thị trường mục tiêu giấy văn phòng, thiết bị để bàn học và bàn làm việc
và các văn phòng phẩm khác phục vụ cho công việc cũng như học tập. Cũng như có sự
điều chỉnh của thị trường, nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm này tăng cao nên
các mặt hàng của doanh nghiệp nhập vào có sự thay đổi.

3.6 Kết luận về thực trạng công tác mua hàng ở Công ty TNHH Yến Công
3.6.1 Đánh giá công tác tổ chức mua hàng
Sau mỗi lần tổ chức mua hàng như vậy thì doanh nghiệp đều tiến hành đánh giá
về công tác tổ chức mua hàng của mình đã đạt hiệu quả như đã đề ra hay không.
Doanh nghiệp cũng tiến hành đánh giá lại các công tác mua hàng, từ khâu tìm
kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức thực hiện giao hàng và thanh toán tiền hàng với
nhà cung cấp. Mọi lô hàng đều có sự xác nhận của phòng cung ứng và phòng kỹ thuật,
nhân viên có kinh nghiệm sẽ tiến hành đánh giá chất lượng, thông số kỹ thuật…theo
như hợp đồng đã thỏa thuận. Quy trình này đã được tiến hành một cách tối ưu hay
chưa? Doanh số đã tối thiểu hóa hay chưa? Rút ra những bài học gì sau khi mua hàng.
Tất cả những việc đánh giá đó đều được thực hiện theo quy định của ISO. Sau mỗi lần
mua hàng thì doanh nghiệp có tiến hành đánh giá nhân viên mua hàng, quy trình đánh
giá không được trình bày một cách cụ thể mà chỉ đánh giá theo những quan sát và ghi
chép được trong quá trình mua hàng. Doanh nghiệp cũng có tiến hành khen thưởng,
19


động viên cũng như phê bình kịp thời đối với nhân viên bán hàng. Điều này đã giúp
doanh nghiệp củng cố đội ngũ nhân viên trong công tác tổ chức mua hàng, có được
những kinh nghiệm quý báu trong những lần mua hàng sau.
3.6.2 Thành công
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
Từ khi thành lập đến nay đã hơn 9 năm bề dày kinh nghiệm và trưởng thành,
Công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công đã không ngừng lớn mạnh, tạo dựng uy tín
trên thị trường với khách hàng và với nhà cung cấp của mình. Những năm gần đây
trong công tác mua hàng của mình doanh nghiệp thường tiến hành đặt hàng với nhà
cung cấp và mua hàng về theo đơn đặt hàng. Công việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung
cấp cũng được tiến hành đơn giản hơn do có mối quan hệ với nhà cung cấp truyền
thống. Công ty không tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới, khi có đơn đặt hàng thì
gửi thông báo cũng như tiến hành thỏa thuận với nhà cung cấp về hàng hóa mà doanh

nghiệp yêu cầu.
Với việc tạo dựng mối quan hệ bền vững và tin tưởng giữa doanh nghiệp và nhà
cung cấp nên mức độ rủi ro trong mua hàng của doanh nghiệp không quá cao, công ty yên
tâm hơn trong quá trình giao dịch. Đồng thời công ty không phải mất nhiều thời gian đi
tìm các nguồn hàng mới, công ty chỉ cần tập trung vào các giao dịch với các nhà cung cấp
truyền thống và dành thời gian cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh.
Với lợi thế quen thuộc như vậy công ty thường mua hàng của nhà cung cấp với
số lượng ổn định, nhà cung cấp cũng chủ động cung cấp hàng cho doanh nghiệp để
đảm bảo hoạt động kinh doanh.
Việc thương lượng và đặt hàng:
Thông thường việc thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp được thực
hiện hết sức đơn giản thông qua hình thức điện báo, email, fax, … ít khi tổ chức gặp
gỡ trực tiếp giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp do đó giảm thiểu được việc đi lại,
giảm được những doanh số không cần thiết, qua đó giảm được đáng kể những doanh
số cho hoạt động mua hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng của công ty. Vì là
nhà cung cấp truyền thống nên quá trình thương lượng cũng diễn ra nhanh chóng hơn,
doanh nghiệp không mất nhiều thời gian nghiên cứu, tìm hiểu lẫn nhau.
Việc tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng:
Thông thường trong các cuộc tiến hành giao nhận hàng thì cả hai bên công ty
TNHH Yến Công và nhà cung cấp đều giám sát khá chặt chẽ, kiểm tra hàng hóa khi
giao nhận
20


Từ đó doanh nghiệp có những cách giải quyết tốt nhất nhằm tránh những khó
khăn về hàng hóa.
Việc đánh giá công tác mua hàng của doanh nghiệp:
Công ty cũng đã tiến hành đánh giá công tác mua hàng của mình sau mỗi hợp
đồng mua hàng, đánh giá kết quả hàng mua cũng như đánh giá nhân viên mua hàng.
Việc đánh giá công tác mua hàng giúp doanh nghiệp nhận ra được những mặt mạnh

cần phát huy, cũng như hạn chế trong công tác mua hàng của mình để rút kinh nghiệm
mua hàng cho những lần sau.
2.6.3 Hạn chế
Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng
Với việc thành lập phòng ban nghiên cứu – phát triển, công ty đã có phòng
nghiên cứu thị trường riêng biệt, khá thuận lợi cho công tác xây dựng kế hoạch mua
hàng nhưng công việc tiến hành nghiên cứu thị trường lại chưa được tiến hành một
cách thường xuyên, liên tục. Việc xác định nhu cầu mua hàng chủ yếu là do khách
hàng đặt hàng, rồi doanh nghiệp tiến hành xác định kế hoạch mua hàng mà thôi. Còn
việc doanh nghiệp tự xây dựng kế hoạch mua hàng cho mình thì vẫn bị hạn chế.
Doanh nghiệp chưa chủ động trong công tác này. Việc dự trữ hàng hóa của doanh
nghiệp cũng chưa có kế hoạch cụ thể, và kế hoạch nhiều khi chưa sát với thực tế, làm
ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng, đồng thời kéo theo số lần mua hàng của doanh
nghiệp tăng lên, làm tăng doanh số mua hàng, doanh số dự trữ hàng hóa.
Nguyên nhân:
Phòng ban nghiên cứu và phát triển còn chưa chú trọng cho công tác nghiên cứu
thị trường, xác định nhu cầu của khách hàng. Phòng ban này chưa phát huy hết khả năng
và trách nhiệm của mình trong công việc. Chưa nghiên cứu cụ thể xem mặt hàng nào
khách hàng cần cung cấp nhiều hơn, khách hàng tiềm năng là ai?, khả năng có thể đáp
ứng tối đa, nhu cầu của khách hàng trong thời gian tới là bao nhiêu? Đồng thời nguồn
nhân lực và khả năng của doanh nghiệp cũng chỉ có khả năng đáp ứng nhu cầu của
khách hàng ở hiện tại. Doanh nghiệp chưa đầu tư thêm cho nguồn lực để phục vụ mọi
yêu cầu của khách hàng, kể cả khách hàng tiềm năng.
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Trong khâu tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp của mình công ty trách nhiệm
hữu hạn Yến Công chủ yếu dựa trên cơ sở là các mối quan hệ với những nhà cung cấp
truyền thống trước đó, chưa chú trọng thời gian, doanh số cho công tác tìm kiếm nhà
cung cấp mới cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp cứ theo những đơn đặt
hàng trước mà tiến hành. Do đó công ty không có cơ sở để so sánh giá cả các nhà cung
21

cấp truyền thống và các nhà cung cấp mới nên có thể công ty sẽ phải mua với giá cả
cao hơn và dễ bị ép giá. Trước khi lựa chọn nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành đánh
giá nhà cung cấp nhưng chỉ theo các tiêu chuẩn chung chung chứ chưa có hệ thống
bảng điểm, phiếu đánh giá nhà cung cấp cho khoa học và hợp lý. Do đó việc đánh giá
nhà cung cấp trước khi lựa chọn không được thể hiện rõ ràng, minh bạch và nhanh
gọn.
Đồng thời công ty còn có thể bỏ lỡ mất nhiều cơ hội kinh doanh và khai thác thị
trường mới. Tuy việc mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp mới có thể có nhiều rủi ro
xảy ra nhưng cũng có thể là sẽ đánh mất đi cơ hội phát triển.
Nguyên nhân: Công ty chưa có nhiều đầu tư cho kế hoạch nghiên cứu thị trường,
việc tìm hiểu về nhà cung cấp mới cũng như nhu cầu của khách hàng còn hạn chế. Đã
có phòng nghiên cứu phát triển nhưng công tác nghiên cứu phát triển chưa được triển
khai thực hiện một cách hiệu quả nhất. Phòng ban nghiên cứu và phát triển còn chưa
chú trọng cho công tác nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khách hàng. Công
tác xác định nhu cầu mua thường là bị động nhiều hơn trước nhu cầu của khách hàng.
Việc thương lượng và đặt hàng:
Tuy rằng doanh nghiệp thường quan hệ với nhà cung cấp truyền thống là có
nhiều thuận lợi nhưng nhiều khi nhà cung cấp vẫn gây khó dễ cho doanh nghiệp. Một
vài điều khoản khi đàm phán vẫn để cho công ty TNHH Yến Công phải chịu thiệt
thòi, cũng như chính bản thân doanh nghiệp có đội ngũ đàm phán thương lượng còn
thiếu về kỹ năng thương lượng nên đôi khi vẫn phải nhượng bộ đối với nhà cung cấp.
Đội ngũ nhân viên tiến hành thương lượng, đàm phán của công ty vẫn còn thiếu và
hạn chế về kiến thức kinh tế, chính trị, văn hóa- xã hội của nước xuất khẩu và cả vốn
ngoại ngữ…
Bên cạnh đó doanh nghiệp còn tồn tại hiện tượng xử lý đơn hàng chậm, chưa
hiểu kỹ các thông số khi đặt hàng và chậm các thủ tục sử dụng trong nội bộ, nhất là
các thủ tục đầu vào, chứng từ kiểm định. Việc đặt hàng với nhà cung cấp thường chưa
chủ động, chỉ khi có đơn đặt hàng của khách hàng thì doanh nghiệp mới tiến hành đặt

hàng với nhà cung cấp.
Nguyên nhân: Trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ mua hàng còn có những bất
cập đáng kể. Không thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên. Đội ngũ nhân viên có
nhiều người tốt nghiệp từ các trường khối kinh tế nên không am hiểu hết được về kỹ
thuật của sản phẩm mặt khác nhiều khi việc xử lý đơn hàng là do phòng kinh doanh
tiến hành làm nên không thể tránh khỏi những lỗi về kỹ thuật của hàng hóa. Đồng thời
22


do việc mua bán diễn ra giữa hai quốc gia, hợp đồng ký kết là hợp đồng xuất nhập
khẩu nên có nhiều thủ tục, chứng từ để đảm bảo an toàn trong quá trình thực hiện hợp
đồng.
3.7 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH
Yến Công
Công ty cần tăng cường sự linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa
chọn nhà cung cấp.
Với việc mở rộng thêm danh mục nhà cung cấp của công ty, công ty cần chủ
động tìm kiếm và lựa chọn thêm cho mình nhà cung cấp mới chứ không dừng lại ở
những nhà cung cấp hiện tại. Song song với việc đó thì doanh nghiệp cũng vẫn củng
cố và giữ mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với những nhà cung cấp truyền thống hiện tại.
Dẫu biết rằng doanh nghiệp đang có khá nhiều thuận lợi khi mua hàng của nhà cung
cấp truyền thống. Ví như doanh nghiệp có thể yên tâm hơn về hàng hóa, chất lượng,
mẫu mã, thời gian giao hàng, tiết kiệm doanh số, sự tin tưởng, giúp đỡ lẫn nhau, những
ưu ái khác trong mua hàng. Tuy nhiên doanh nghiệp không nên áp dụng quan điểm về
các nhà cung cấp truyền thống một cách cứng nhắc.
Cần linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm cho mình nhà cung cấp khác
để tiến hành mua thí điểm.
Còn đối với những mặt hàng mới, do thị trường cũng chưa có nhiều thông tin,
doanh nghiệp nên có những chính sách thăm dò thị trường, tiến hành mua bán thử
nghiệm. Nếu việc mua bán những mặt hàng mới này đạt hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ

tiếp tục kinh doanh và ngược lại.
Doanh nghiệp cần đề ra một hệ thống các tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp
cho rõ ràng, khoa học trước khi lựa chọn, để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất
với doanh nghiệp, có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có
thể áp dụng thang điểm sau để đánh giá đối với từng nhà cung cấp của doanh nghiệp
mình như sau:
TT
1
2
3
4
5

CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ
Hệ thống quản lý chất lượng
Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa
Nước sản xuất hàng hóa
Khả năng cung cấp hàng hóa
Điều kiện bảo hành hàng hóa

HỆ

ĐIỂM

SỐ

CHUẨN
10
10
10

10
10

ĐIỂM

GHI CHÚ

23


TT
6

CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ

HỆ

ĐIỂM

SỐ

CHUẨN
10

ĐIỂM

GHI CHÚ

Thời gian đã hợp tác với công ty
Tổng điểm = ∑ (Điểm * Hệ số)

Sau khi có được tổng điểm và các căn cứ khác đối với mỗi nhà cung cấp thì

doanh nghiệp tiến hành lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.

KẾT LUẬN
Những năm qua, sự phát triển của nền kinh tế đất nước đã nảy sinh những mối
quan hệ kinh tế phức tạp. Sản xuất với thiết bị hiện đại, công nghệ cao đã cung cấp cho
xã hội một khối lượng hàng hóa phong phú, đa dạng cả về số lượng và chất lượng.
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng
phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác
quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết
định mua, mua cái gì? Mua bao nhiêu? Mua của ai? Giá cả và các điều kiện thanh toán
như thế nào?... Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó
liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng
như đánh giá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng
hoá trên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương
mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận
tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và
ngoài ước, chi phí lưu kho... và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng
được tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng.
Mua hàng là nghiệp vụ khởi đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hang hóa, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số
lượng và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trường thì bán
hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu để triển
khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ
khởi đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi
nhuận. Vì vậy, các doanh nghiệp khi tham gia quản lý tốt tình hình công nợ, tránh tình
trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau gây mất hiệu quả trong kinh doanh, mặt khác đảm bảo
24

uy tín của mình đối với các bạn hàng và các tổ chức khác khi tham gia hoạt động kinh
doanh trên thị trường.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ
STT
1

Họ và tên
Nguyễn Văn Thiện

Mã SV
12D190030

Đánh giá
9

2
3
4
5
6
7
8
9

Mai Thị Thùy
Nguyễn Thị Thùy

Nguyễn Thị Bích Thủy
Bùi Thị Trang
Phạm Thị Trinh
Trương Việt Trinh
Trần Ánh Tuyết
Ngô Minh Tú

12D190034
12D190223
12D190093
12D190095
12D190198
12D190097
12D190098
12D190169

9,5
9
9,5
9,5
9
9
9
9

10

Lê Thanh Tùng

12D190039

9

Hà Nội, ngày 06 tháng 11 năm 2015
Nhóm trưởng

Nguyễn Thị Bích Thủy

25