Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại khối văn phòng tổng công ty thương mại hà nội

1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................1
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ
NỘI........................................................................................................3
1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN.......................3
2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ...............................................5
2.1. Bộ máy tổ chức......................................................................5
2.1.1. Bộ máy quản lý điều hành của Tổng công ty gồm:...............5
2.1.2. Bộ máy điều hành giúp việc – các phòng ban nghiệp vụ......6
2.1.3. Các đơn vị kinh doanh thuộc khối văn phòng Tổng công ty.7
2.2. Tổ chức Bộ máy và công tác kế toán.............................................8
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán..........................................8
2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.........................................12
PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI KHỐI VĂN PHÒNG
TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI...................................16
1. ĐẶC ĐIỂM HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ Ở KHỐI
VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY ..............................................16
1.1. Đặc điểm hàng hoá và quản lý hàng hoá.......................................16

1
----------------------------------------------------------------------------------------------------


2

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

1.2. Đặc điểm và quy trình tiêu thụ hàng hoá.......................................17
1.2.1. Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá....................................................17
1.2.2. Quy trình thủ tục bán hàng và luân chuyển chứng từ............19
2. KẾ TOÁN DOANH THU VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ
DOANH THU TIÊU THỤ.........................................................
20
2.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá ............................................20
2.1.2. Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán lẻ..............22
2.1.2. Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn.........25
2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu..........................................32
2.2.1 Kế toán chiết khấu thương mại ...............................................32
2.2.2. Kế toán hàng bán bị trả lại......................................................32
2.2.3. Kế toán giảm giá hàng bán......................................................33
3. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG TIÊU THỤ
33
3.1. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng..................................33
3.2. Kế toán thanh toán với Ngân sách.................................................38
4. KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
................................................................................................................42
4.1. Hạch toán giá vốn hàng bán...........................................................42
2
----------------------------------------------------------------------------------------------------


3

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

4.2. Hạch toán chi phí bán hàng............................................................45
4.3. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.......................................47
4.4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh

.................................50

PHẦN III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN

KẾ

TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH
DOANH TẠI KHỐI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY THƯƠNG
MẠI HÀ NỘI........................................................................................52
1. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ
VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA TỔNG CÔNG
TY...................................................................................................52
1.1. Ưu điểm...........................................................................................53
1.2. Tồn tại.............................................................................................54
1.2.1. Về công tác quản lý hàng hoá.................................................54
1.2.2. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ....................................55
1.2.3. Về việc quản lý các khoản thu chi và tình hình thanh toán của
khấch hàng.............................................................................................
55
1.2.4. Về việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu .................55
1.2.5. Về việc hạch toán các khoản chi phí......................................56

3
----------------------------------------------------------------------------------------------------


4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

2. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TIÊU
THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
TẠI KHỐI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI
HÀ NỘI..........................................................................................56
2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định
kết quả kinh doanh.................................................................................56
2.2. Các giải pháp cụ thể để hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng
hoá và xác định kết quả kinh doanh......................................................58
2.2.1. Về công tác quản lý hàng hoá.................................................58
2.2.2. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ....................................60
2.2.3. Về việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu .................60
2.2.4. Về việc hạch toán các khoản chi phí......................................61
3. PHƯƠNG HƯỚNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH
CHO TỔNG
CÔNG TY ............................................................................................63
KẾT LUẬN...........................................................................................65
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU...................................................67
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung vận động theo cơ chế tập

trung bao cấp, các đơn vị kinh tế chỉ tiến hành sản xuất theo chỉ tiêu kế
hoạch được Nhà nước giao, các sản phẩm sản xuất ra đã có hệ thống
4
----------------------------------------------------------------------------------------------------


5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

thương nghiệp quốc doanh bao tiêu phân phối, sản xuất không gắn liền
với lợi ích của doanh nghiệp nên hiệu quả sản xuất không cao và việc
hạch toán lãi, lỗ còn mang nặng tính hình thức. Vì những lý do đó nên
trong thời kỳ này vấn đề tiêu thụ sản phẩm không mang ý nghĩa quyết
định đến tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Từ sau Đại hội Đảng lần 6 (1986) đất nước ta bước sang một thời
kỳ mới với những biến chuyển tích cực trong nền kinh tế. Cơ hội mở ra
cho các doanh nghiệp đó là việc áp dụng cơ chế thị trường tự do cạnh
tranh theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước,
đồng thời thúc đẩy hàng loạt các doanh nghiệp mới ra đời, hoà nhập vào
nền kinh tế đang từng bước chuyển mình ấy.
Để có thể tồn tại và phát triển trong cơ chế mới, mỗi doanh nghiệp
phải tìm ra cho mình một chiến lược kinh doanh phù hợp với yêu cầu
khắc nghiệt của thị trường mà khâu vô cùng quan trọng đó là tiêu thụ
sản phẩm. Đây là khâu cuối cùng, trực tiếp quyết định đến kết quả sản
xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Hạch toán chính xác tiêu thụ và
xác định kết quả tiêu thụ là cơ sở để doanh nghiệp tìm ra lời giải cho bài
toán lựa chọn giá cả, số lượng hàng bán và phương thức tiêu thụ hiệu

quả nhất. Hơn thế nữa khâu tiêu thụ được tổ chức tốt sẽ tạo điều kiện
cho việc thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay vốn, bù đắp chi phí bỏ ra và
thu lợi nhuận, tạo đà cho sự tăng trưởng và phát triển. Do tính chất đặc
trưng của khâu tiêu thụ là không tuân theo một quy trình nhất định mà
diễn ra rất phong phú, đa dạng nên các nhà quản lý cần linh động, biết
5
----------------------------------------------------------------------------------------------------


6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

tận dụng tối đa mọi lợi thế và khắc phục những hạn chế của doanh
nghiệp mình
Tổng công ty thương mại Hà Nội – Công ty mẹ ra đời trên cơ sở tổ
chức lại Công ty Sản xuất Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội giữ
vai trò chủ đạo, tập trung, chi phối và liên kết các hoạt động của các
công ty con theo chiến lược phát triển ngành Thương mại Thủ đô từng
giai đoạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Tổng công ty.
Tổng công ty đã sớm tiếp cận với những quy luật của nền kinh tế thị
trường, quan tâm đẩy mạnh quá trình lưu chuyển hàng hoá; bộ phận kế
toán của Tổng công ty cũng từng bước phát triển và hoàn thiện
Qua thời gian thực tập tại Khối văn phòng Tổng công ty Thương
mại Hà Nội, em đã đi sâu nghiên cứu về công tác tổ chức kế toán tiêu
thụ hàng hoá, trong đó chú trọng công tác tiêu thụ nội địa, và xác định
kết quả của văn phòng với đề tài:
" Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh

doanh tại Khối văn phòng Tổng công ty Thương mại Hà Nội "
Mục tiêu của chuyên đề là nhằm vận dụng lý luận về kế toán tiêu
thụ hàng hoá và xác định kết quả vào nghiên cứu thực tiễn ở Khối văn
phòng Tổng công ty Thương mại Hà Nội, từ đó phân tích những vấn đề
còn tồn tại nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại Tổng
công ty.
Đề tài được trình bày với kết cấu gồm 3 phần chính:
Phần I: Tổng quan về Tổng công ty Thương mại Hà Nội
6
----------------------------------------------------------------------------------------------------


7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Phần II: Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả
kinh doanh tại khối văn phòng Tổng công ty Thương mại Hà Nội
Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng
hoá và xác định kết quả kinh doanh tại khối văn phòng Tổng công ty
Thương mại Hà Nội
Trong quá trình thực tập tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội, em
đã nhận được sự chỉ dẫn tận tình của TS Phạm Thị Bích Chi và cán bộ
Tổng công ty đặc biệt là các cán bộ trong phòng Tài chính – Kế toán.
Tuy nhiên do phạm vi đề tài rộng, thời gian thực tế chưa nhiền nên khó
tránh khỏi những thiếu sót, kính mong được sự chỉ đạo giúp đỡ của thầy
cô, các cán bộ phòng Tài chính - Kế toán của Tổng công ty để chuyên đề
của em được hoàn thiện hơn./.

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ
TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Đầu năm 1999, Công ty SX - DV & XNK Nam Hà Nội – tiền thân
của Tổng công ty Thương mại Hà Nội được thành lập trên cơ sở nhập
chi nhánh Công ty SX – XNK Tổng hợp Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí
Minh vào Xí nghiệp phụ tùng xe đạp xe máy Lê Ngọc Hân - Hà Nội. Từ
đó đến nay, qua 6 năm thực hiện chủ trương của Thành phố về việc sắp
xếp lại doanh nghiệp nhà nước và nhu cầu phát triển doanh nghiệp của

7
----------------------------------------------------------------------------------------------------


8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Công ty, Công ty đã trải qua ba lần sáp nhập doanh nghiệp 100% vốn
Nhà nước và ba lần nhận giao vốn Nhà nước tại các Công ty Cổ phần.
Lần thứ nhất sáp nhập doanh nghiệp – năm 1999: quyết định số
07/QĐ-UB ngày 02/01/1999 của UBND TP Hà Nội về việc nhập chi
nhánh Công ty SX – XNK Tổng hợp Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí
Minh vào Xí nghiệp phụ tùng xe đạp xe máy Lê Ngọc Hân, đổi thành
Công ty SX-XNK Nam Hà Nội (Haprosimex Saigon)
Lần thứ hai sáp nhập doanh nghiệp – năm 2000: Nhập Công ty
Dịch vụ ăn uống Bốn mùa theo quyết định số 6908/QĐ-UB ngày
12/2/2000 của UBND TP Hà Nội và đổi thành Công ty SX - DV và

XNK Nam Hà Nội trực thuộc Sở Thương mại Hà Nội
Lần thứ ba sáp nhập doanh nghiệp – năm 2002: Để triển khai dự
án xây dựng xí nghiệp liên hiệp chế biến thực phẩm Hà Nội, UBND
Thành phố Hà Nội ra quyết định số 1757/QĐ-UB ngày 20/03/2002
quyết định sáp nhập Xí nghiệp giống cây trồng Toàn Thắng thuộc Công
ty giống cây trồng Hà Nội vào Công ty SX – DV & XNK Nam Hà Nội
Ba lần Công ty nhận vốn Nhà nước ở các Công ty cổ phần tại các
thời điểm:
- Ngày 10/12/2002 UBND TP Hà Nội ra quyết định số 8513/QĐ-UB
giao 7,8 tỷ đồng tại Công ty Cổ phần SIMEX
- Ngày 22/07/2003 Quyết định 4202/QĐ-UB của UBND TP Hà Nội
quyết định giao phần vốn Nhà nước 1.225.500.000 đồng (67%) tại Công
ty cổ phần sứ Bát Tràng cho Công ty Hapro.
8
----------------------------------------------------------------------------------------------------


9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

- Quyết định số 6359/QĐ-UB, ngày 23/10/2003 của UBND TP Hà
Nội giao phần vốn Nhà nước tại Công ty Cổ phần Thăng Long cho Công
ty Hapro.
Theo quyết định số 129/2004/QĐ-TTg ngày 14/07/2004 của Thủ
tướng Chính phủ và số 125/2004/QĐ-UB ngày 11/08/2004 của UBND
Thành phố Hà Nội, thành lập Tổng công ty Thương mại thí điểm hoạt
động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con. Trong đó các công ty con

là các công ty TNHH một thành viên, các công ty cổ phần và các công ty
liên doanh liên kết.
Tên doanh nghiệp: TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
Tên giao dịch quốc tế: HANOI TRADE CORPORATION
Tên viết tắt:
Trụ sở giao dịch:

HAPRO
Số 38 – 40, Phố Lê Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm,

Hà Nội
Điện thoại: 9285932 / 8267984

Fax: 844-4-8267983

Email:


Từ những ngày đầu thành lập cho đến nay, HAPRO đã phát huy
được những thuận lợi của mình, không ngừng phát triển và khẳng định
uy tín, vị trí và tên tuổi trong các lĩnh vực hoạt động, đặc biệt là lĩnh vực
xuất khẩu. Kết quả SXKD của Công ty mẹ cũng như của toàn Tổng công
ty tăng đáng kể.
Công ty mẹ, từ chỗ doanh thu mới chỉ có 96,139 tỷ vào năm 1998,
đến năm 2005 tăng lên 867 tỷ đồng; Từ chỗ kim ngạch XK đạt 6,177
9
----------------------------------------------------------------------------------------------------


10

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

triệu USD vào năm 1999, đến 2003 tăng lên 29 triệu USD. Từ chỗ thị
trường nhỏ hẹp, đến năm 2004 đã thực hiện giao dịch với hơn 70 nước,
đã và đang xuất khẩu sang trên 60 quốc gia và vùng lãnh thổ, đã giao
dịch với hơn 20.000 khách hàng quốc tế. Tổ chức ổn định, công ăn việc
làm của CBCNV được đảm bảo và cải thiện không ngừng.
Tình hình sản xuất kinh doanh của Khối văn phòng Tổng công ty
tại 38 - 40 Lê Thái Tổ trong 2 năm gần đây:
Biểu số 01: Tình hình sản xuất kinh doanh của Khối văn phòng (số
cuối năm)
Chỉ tiêu
1.Tổng Tài sản
- TSLĐ và đầu tư ngắn
hạn
- TSCĐ và đầu tư dài hạn

Năm 2005
392,332,181,76
2
301,517,676,97
7
90,814,504,785

Năm 2004
280,735,303,5
22

217,812,595,6
27
62,922,707,89
5
27,772,554,16
9
310,204,419,2
93
2,498,153,373
2,505,241,359

%
40,0

2.Nguồn vốn CSH

88,284,259,665

3.DT thuần BH, cung
cấpDV
5.Lnhuận thuần từ HĐKD
7.Tổng Thu nhập trước
thuế
8.Thuế TNDN phải nộp
9. Lợi nhuận sau thuế
10.Thu nhập bq 1 lđ/tháng
11.Tỉ suất LN sau thuế/DT
12.Tỉ suất LN sau thuế/TS
13.Tỉ
suất LN

sau

416,987,890,08
7
3,772,459,129
3,772,459,129

1,056,288,556
701,467,580
2,716,170,572 1,803,773,778
1,302,000
1,170,000
0,65%
0,58%
0,70%
0,64%
2,46%
6,49%

50,6
50,6
11,2

38,7
45,2
226
34,2
50,8
50,2

10
----------------------------------------------------------------------------------------------------


11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

thuế/VCSH
(Nguồn: số liệu từ Báo cáo Tài chính năm 2004, 2005 của Văn phòng
38 - 40 Lê Thái Tổ)
Các chỉ tiêu nhìn chung đều phát triển theo chiều hướng tích cực.
Trước hết thể hiện ở tỉ trọng, quy mô và tốc độ tăng Tài sản của Công ty,
với đặc điểm lĩnh vực hoạt động chủ yếu là kinh doanh Thương mại và
XNK nên việc tăng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn như trên có thể cho là hợp
lý. Bên cạnh đó, Tổng công ty cũng đầu tư vào TSCĐ để mở rộng, phát
triển sản xuất. Các chỉ tiêu khác như Doanh thu, Tổng thu nhập trước
thuế, Lợi nhuận sau thuế tăng trên 30%; Tỉ suất Lợi nhuận sau thuế so
với tổng Doanh thu, tổng Tài sản năm sau cao hơn trước. Song song với
đó thu nhập của người lao động cũng được cải thiện.
2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ
2.1. Bộ máy tổ chức
2.1.1. Bộ máy quản lý điều hành của Tổng công ty gồm:
- Hội đồng quản trị (HĐQT) có chức năng nhận, quản lý và sử
dụng có hiệu quả vốn, tài nguyên và các nguồn lực khác do UBND TP
Hà Nội đầu tư cho Tổng công ty; Kiểm tra giám sát Tổng giám đốc
(TGĐ), Giám đốc (GĐ) các Công ty con; Kiến nghị Thủ tướng Chính
phủ và UBND TP Hà Nội một số quyết định dự án đầu tư ra nước

ngoài…

11
----------------------------------------------------------------------------------------------------


12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

- Ban kiểm soát do UBND Thành phố thành lập để kiểm tra, giám
sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt
động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính và việc
chấp hành điều lệ của Công ty mẹ, Nghị quyết, Quyết định của HĐQT,
Quyết định của Chủ tịch HĐQT.
- Tổng giám đốc do UBND Thành phố bổ nhiệm, phụ trách chung
và chịu trách nhiệm trước Thành uỷ, UBND, HĐQT về hoạt động của
Tổng công ty.
- Các Phó tổng giám đốc giúp việc cho TGĐ, thay mặt TGĐ giải
quyết các vụ việc theo nguyên tắc và đảm nhiệm các công việc được
phân công.
2.1.2. Bộ máy điều hành giúp việc – các phòng ban nghiệp vụ
- Phòng Tổ chức cán bộ – Lao động tiền lương: Thực hiện chức
năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo về công tác tổ chức, bố trí cán
bộ, tuyển dụng, đào tạo; công tác tiền lương, khen thưởng, kỷ luật; giải
quyết chế độ chính sách cho người lao động; quản lý hồ sơ nhân sự; theo
dõi công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu tố, khiếu nại; thực
hiện công tác an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ.

- Văn phòng Tổng công ty: Tổ chức quản lý và điều hành công tác
hành chính, lưu trữ bảo mật; Tổ chức quản lý điều hành công tác quản
trị, mua sắm quản lý trang thiết bị, tài sản; Quản lý điều hành phương
tiện làm việc một cách hợp lý, hiệu quả; Chuẩn bị các cuộc hội nghị, hội
thảo của Tổng công ty; Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ; Xây dựng kế
12
----------------------------------------------------------------------------------------------------


13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

hoạch hướng dẫn kiểm tra, tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, công
tác bảo hộ lao động, phòng cháy chữa cháy tại Tổng công ty.
- Phòng Tài chính Kế toán: Tham mưu cho lãnh đạo thực hiện
quản lý các lĩnh vực công tác tài chính, kế toán, tín dụng, kiểm tra kiểm
soát nội bộ, sử dụng bảo toàn phát triển vốn, phục vụ tốt nhu cầu SX –
KD tại văn phòng Tổng công ty; Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị
thành viên thực hiện chính sách chế độ tài chính kế toán; Tổng hợp, lập
và gửi các báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu về các cơ
quan quản lý theo chế độ quy định; Quản lý các nguồn vốn đầu tư theo
quy định hiện hành, cân đối tạo nguồn vốn phục vụ kế hoạch đầu tư của
Tổng công ty. Theo dõi thực hiện dự án và duyệt quyết toán các dự án
đầu tư; Quản lý việc sử dụng vốn trong các Công ty cổ phần, liên doanh
và các hình thức đầu tư dài hạn khác mà Tổng công ty đã đầu tư hoặc
góp vốn; Theo dõi tổ chức phân tích, đánh giá hoạt động tài chính của
Văn phòng Tổng công ty và các đơn vị thành viên.

- Phòng Kế hoạch - Đầu tư: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng
quy hoạch, kế hoạch phát triển; Lập phương án đầu tư, liên doanh, liên
kết với các đối tác để xây dựng và tổ chức các mạng lưới kinh doanh;
Lập phương án bán đấu giá một số địa điểm kinh doanh nhỏ lẻ để tăng
vốn điều lệ cho Công ty mẹ; Theo dõi, đôn đốc và lập báo cáo tình hình
thực hiện kế hoạch dài hạn, báo cáo định kỳ quý, tháng phục vụ các
nhiệm vụ phát triển thương mại và phát triển kinh tế xã hội của Thủ đô;
Nghiên cứu đề xuất kế hoạch trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, trình TGĐ
13
----------------------------------------------------------------------------------------------------


14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

phê duyệt; tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu; thực hiện công tác giải
phóng mặt bằng, quản lý và sử dụng đất đai; kiểm soát hồ sơ tài liệu
ISO; tổng hợp báo cáo định kỳ.
- Phòng bán hàng, nghiên cứu thị trường: nghiên cứu, khảo sát,
tiếp cận thị trường, xây dựng chiến lược và các giải pháp phát triển thị
trường; duy trì và tìm ra nguồn hàng mới, tìm kiếm khách hàng, chào
bán hàng, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, tổ chức giao
hàng, lập chứng từ thanh toán, giải quyết tranh chấp. Xây dựng và tổ
chức thực hiện chương trình hội trợ triển lãm thương mại trong nước,
các chương trình quảng cáo; thực hiện nghiệp vụ xúc tiến thương mại
trực tiếp – xã giao thương mại.
2.1.3. Các đơn vị kinh doanh thuộc khối văn phòng Tổng công

ty
- Trung tâm kinh doanh hàng tiêu dùng: Kinh doanh hàng tiêu dùng
nhập khẩu, thực phẩm chế biến
- Trung tâm XNK vật tư và thiết bị: XNK máy, vật tư kỹ thuật, hàng
tiêu dùng
- Trung tâm du lịch lữ hành (Hapro Tour): Du lịch trong ngoài nước,
visa …
- Trung tâm dịch vụ ăn uống Bốn mùa: kem Bốn mùa, giải khát, ăn
nhanh
- Trung tâm xuất khẩu phía Bắc: nông sản, thủ công mỹ nghệ, may
mặc …
14
----------------------------------------------------------------------------------------------------


15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Sơ đồ 1:Bộ máy tổ chức khối văn phòng Tổng công ty Thương
mại Hà Nội
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TRỊ
BAN KIỂM SOÁT

TỔNG GIÁM ĐỐC

CÁC PHÓ TGĐ

P. TỔ CHỨC
CÁN BỘ

VĂN PHÒNG
TỔNG CÔNG TY

P. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

P. KẾ HOẠCH
ĐẦU TƯ

KẾ TOÁN TRƯỞNG

P. BÁN HÀNG,
NGHIÊN CỨU THỊ
TRƯỜNG

2.2. Tổ chức Bộ máy và công tác kế toán
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại đa lĩnh
vực, địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh rộng, vừa tập trung vừa
phân tán của khối các đơn vị trực thuộc Khối văn phòng Tổng công ty,
đồng thời phù hợp với trình độ nghề nghiệp cán bộ kế toán, trang thiết bị
kế toán hiện có. Tổng công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa tập
trung vừa phân tán.
Theo mô hình này, ở Tổng công ty có Phòng Kế toán – Tài chính
còn ở các đơn vị kế toán cơ sở trực thuộc tùy theo quy mô, yêu cầu quản
lý và trình độ cán bộ quản lý có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ
chức kế toán riêng.

15
----------------------------------------------------------------------------------------------------


16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Các đơn vị có tổ chức kế toán riêng được thành lập phòng kế toán
cơ sở để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để
định kỳ lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán Tổng công ty. Còn
đơn vị kế toán cấp cơ sở nào không có tổ chức kế toán riêng thì Tổng
công ty chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán
ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển
chứng từ về phòng Kế toán – Tài chính Tổng công ty.
Phòng Kế toán – Tài chính (phòng kế toán trung tâm) có nhiệm
vụ: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn Tổng công ty;
Thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và
ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng; Hướng
dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các
nhân viên kế toán ở các đơn vị cơ sở không có tổ chức kế toán riêng;
Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở
gửi lên cùng với báo cáo tài chính tài chính phần hành công việc kế toán
ở phòng kế toán trung tâm để lập báo cáo tài chính tổng hợp
Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán Tổng Công ty

16
----------------------------------------------------------------------------------------------------

17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
---------------------------------------------------------------------------------------------------TRƯỞNG PHÒNG – KẾ TOÁN
TRƯỞNG TỔNG CÔNG TY

PHÓ PHÒNG I

Kế toán
Thanh toán

PHÓ PHÒNG II

Kế toán
tổng hợp

Kế toán hàng hoá,
vật tư, tiêu thụ

Kế toán trưởng các đơn vị
kế toán cơ sở
Bộ phận
Bộ phận
KT tổng hợp Kế toán TC

…

Nhân viên kế toán ở các
đơn vị trực thuộc không có
tổ chức kế toán

Công tác quản lý tại phòng Kế toán – Tài chính được phân công
như sau:
- Kế toán trưởng: Phụ trách chung toàn bộ công tác Tài chính – Kế
toán Tổng công ty; Hướng dẫn hạch toán kế toán; Phụ trách công tác
quản lý, tập hợp, kiểm tra báo cáo tài chính , công tác đầu tư của các đơn
vị thành viên trong Tổng công ty; Đề xuất ý kiến tham mưu giúp lãnh
đạo Tổng công ty trong công tác huy động vốn, quản lý tài chính Văn
phòng Công ty mẹ và toàn Tổng công ty; Ký duyệt chứng từ thanh toán.
- Phó phòng I: phụ trách kế toán tổng hợp và kế toán thanh toán,
công tác huy động vốn cho hoạt động kinh doanh; Ký duyệt chứng từ
thanh toán; Đôn đốc, kiểm tra báo cáo tài chính các đơn vị hạch toán
trực thuộc Văn phòng Công ty mẹ và các báo cáo khác theo quyết định
của Công ty, các ban ngành liên quan; Theo dõi góp vốn liên doanh (TK
17
----------------------------------------------------------------------------------------------------


18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

221); Theo dõi đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) trong nội bộ Công ty
mẹ; Theo dõi quyết toán vốn ngân sách cấp (TK 441); Thực hiện các
phần việc theo sự phân công của Kế toán trưởng và Lãnh đạo Tổng công

ty; Xử lý công việc khi kế toán trưởng đi vắng.
- Phó phòng II: phụ trách kế toán vật tư hàng hoá tiêu thụ; Kiểm
tra, duyệt phương án kinh doanh; chứng từ thu chi, thanh toán qua ngân
hàng khi phó phòng I đi vắng; Ký bộ hồ sơ xuất khẩu; Đôn đốc, theo dõi
thưởng xuất khẩu; Theo dõi chi tiết phân bổ Tài khoản lương, các khoản
trích theo lương; Theo dõi quỹ lương và phối hợp lập kế hoạch tiền
lương hàng năm; Đôn đốc, tập hợp, kiểm tra báo cáo thuế hàng tháng và
bộ hồ sơ hoàn thuế định kỳ; Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc chi phí các
trung tâm thuộc Văn phòng Tổng công ty trừ Trung tâm du lịch.
- Kế toán tổng hợp: Theo dõi công nợ nội bộ (TK 136, 336); Thực
hiện nghiệp vụ kế toán tổng hợp: kiểm tra các bộ phận nghiệp vụ về tính
chính xác trong hạch toán, kiểm tra sổ chi tiết tài khoản, thực hiện các
bước kết chuyển, phân bổ chi phí; Theo dõi TSCĐ, CCDC (TK 211,
214, 153); Theo dõi các Tài khoản đầu 4 – 9, các tài khoản phân bổ;
Kiểm tra, đối chiếu số liệu các phần việc chi tiết với số liệu tổng hợp;
Thực hiện các báo cáo định kỳ theo quy định; Lập báo cáo quyết toán
Văn phòng Công ty mẹ, tập hợp báo cáo quyết toán các đơn vị trực
thuộc Công ty mẹ.
Về công tác nghiệp vụ, được phân công:
- Bộ phận kế toán thanh toán (gồm 4 kế toán viên)
18
----------------------------------------------------------------------------------------------------


19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

 Thủ quỹ có nhiệm vụ: Thực hiện nghiệp vụ gửi, rút tiền

Ngân hàng; Thực hiện thu chi quỹ tiền mặt; Kết hợp với kế toán tiền mặt
theo dõi thu chi tạm ứng; Hàng ngày đối chiếu chứng từ, tồn quỹ tiền
mặt với kế toán tiền mặt; Lưu giữ, quản lý hồ sơ thu chi tiền mặt
 Kế toán ngân hàng:
+ Lập kế hoạch vay vốn, trả nợ vay từng thời kỳ;
+ Lập và theo dõi các Hợp đồng vay; theo dõi hạn trả nợ vay thường kỳ;
+ Thực hiện các nghiệp vụ chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng, kể cả
các nghiệp vụ mở L/C, ký quỹ;
+ Lập hồ sơ hỗ trợ lãi tiền vay;
+ Tính toán, theo dõi chi phí lãi vay hàng tháng.
 Kế toán tiền mặt
+ Lập phiếu thu chi quỹ tiền mặt;
+ Hạch toán chứng từ ngân hàng;
+ Lập báo cáo thuế GTGT đầu vào các chi phí hàng tháng và tập hợp hồ
sơ chứng từ liên quan cho bộ hồ sơ hoàn thuế định kỳ;
+ Lưu giữ hợp đồng kinh tế các phần việc không liên quan đến kế toán
hàng hoá - vật tư – tiêu thụ.
- Kế toán hàng hoá, vật tư, tiêu thụ:
 Kế toán hàng nhập khẩu, hàng nội địa và thực phẩm có
nhiệm vụ:
+ Lưu giữ phương án kinh doanh các bộ hồ sơ Nhập khẩu – nội địa – các
hợp đồng kinh tế liên quan;
19
----------------------------------------------------------------------------------------------------


20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

+ Tiếp nhận, theo dõi, hạch toán các bộ hồ sơ Nhập khẩu từ khi làm thủ
tục mở L/C đến khâu tiêu thụ bao gồm cả việc phân bổ các chi phí liên
quan cho các lô hàng nhập khẩu;
+ Xác lập phương pháp theo dõi chi tiết khách hàng theo từng vụ việc để
thống nhất cách vào phần mềm kế toán;
+ Kết hợp với kế toán Trung tâm kinh doanh hàng tiêu dùng, Trung tâm
vật tư thiết bị để hạch toán và theo dõi chi tiết hàng hoá, khách hàng liên
quan;
+ Xuất hoá đơn tài chính cho hàng Nhập khẩu, nội địa, thực phẩm;
+ Theo dõi chi tiết Tài khoản 131, 331, thuế nhập khẩu, GTGT phải nộp
liên quan;
+ Lập, kiểm tra và tập hợp hồ sơ cho báo cáo thuế GTGT hàng tháng và
bộ hồ sơ hoàn thuế định kỳ liên quan;
+ Cuối tháng, đối chiếu công nợ, số liệu với các trung tâm, lập báo cáo;
+ Tổng hợp báo cáo thuế, hoàn thuế;
+ Kiểm tra báo cáo thuế các đơn vị phụ thuộc.
 Kế toán hàng xuất khẩu có nhiệm vụ:
+ Lưu giữ, kiểm tra hồ sơ chứng từ hàng xuất khẩu;
+ Theo dõi chi phí Trung tâm du lịch;
+ Theo dõi, lưu giữ các Hợp đồng mua bán cho hàng xuất khẩu;
+ Xác lập phương pháp theo dõi; Theo dõi chi tiết Tài khoản 131, 331
liên quan;

20
----------------------------------------------------------------------------------------------------

21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

+ Lập báo cáo, kiểm tra, lập hồ sơ cho hồ sơ GTGT hàng tháng và bộ hồ
sơ hoàn thuế định kỳ;
+ Lập, theo dõi, lưu giữ hồ sơ xét thưởng.
2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Là doanh nghiệp SXKD tổng hợp, quy mô lớn, Tổng công ty hiện
đang áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2004 tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác kế toán nhanh và chính xác, đồng thời giảm nhẹ
khối lượng công việc cho kế toán trong ghi chép, tính toán, xử lý, lưu
giữ số liệu, in ấn báo cáo tài chính.
Kỳ kế toán được xác định theo từng quý. Mỗi quý Tổng công ty
tiến hành tổng hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính theo quy định.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12
hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán VNĐ; nguyên tắc chuyển
đổi ngoại tệ ra VNĐ: quy đổi theo tỷ giá của Ngân hàng Ngoại Thương
tại các thời điểm.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung
Phương pháp kế toán TSCĐ: đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và
GTCL của TSCĐ; phương pháp khấu hao đường thẳng - căn cứ QĐ số
206/2003/QQĐ - BTC.
Phương pháp tính giá nhập nguyên vật liệu công cụ dụng cụ,
hàng hoá tính theo giá thực tế.

21
----------------------------------------------------------------------------------------------------


22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Phương pháp kế toán HTK: xác định giá trị HTK cuối kỳ theo
phương pháp giá thành thực tế; Hạch toán HTK theo phương pháp kê
khai thường xuyên.
Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: Theo thông tư
64/TC/TCDN ngày 15/09/1997 của Bộ Tài chính.
Chính sách kế toán đối với chi phí đi vay: Ghi vào chi phí SXKD
trong kỳ, XDCB dở dang tùy mục đích
Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán: tuân thủ các nguyên
tắc về lập, phản ánh các nghiệp vụ trên chứng từ kế toán; kiểm tra, ghi
sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm v.v. quy định
trong Luật Kế toán và Chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán
doanh nghiệp Việt Nam; trong đó bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán
bắt buộc và hướng dẫn. Đối với mỗi phần hành kế toán cụ thể sẽ áp dụng
hệ thống chứng từ cụ thể với trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ
được quy định rõ ràng.
Tổ chức hệ thống tài khoản: Tổng công ty sử dụng hệ thống tài
khoản kế toán theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995
của Bộ trưởng Bộ tài chính cùng với các thay đổi theo các văn bản quy
định bổ sung, sửa đổi. Để phù hợp với đặc điểm hoạt động, đáp ứng yêu

cầu quản lý, yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính, hệ thống này đã
được Tổng công ty sửa đổi, bổ sung, cụ thể hoá và được Bộ Tài Chính
chấp thuận.
22
----------------------------------------------------------------------------------------------------


23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Hệ thống báo cáo kế toán: Kết thúc kỳ kế toán, Tổng công ty tiến
hành tổng hợp số liệu để lập hệ thống báo cáo tài chính. Hiện nay Tổng
công ty tiến hành lập các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài
chính gồm:
+ Bảng cân đối kế toán;
+ Báo cáo kết quả kinh doanh;
+ Thuyết minh báo cáo tài chính;
Ngoài ra, Tổng công ty còn lập hệ thống báo cáo quản trị lập theo
yêu cầu của Ban giám đốc, có vai trò quan trọng đối với ban giám đốc
trong việc đưa ra các quyết định quản trị doanh nghiệp như báo cáo bán
hàng, báo cáo kết quả kinh doanh dạng lãi trên biến phí, báo cáo sản
xuất v.v tuy nhiên việc vận dụng các báo cáo này vào công tác quản trị
còn hạn chế.
Tổ chức sổ kế toán: hình thức Nhật ký chung
Nguyên tắc ghi sổ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào
sổ Nhật ký, trọng tâm là Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh,
và định khoản nghiệp vụ, sau đó số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ

Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Các loại sổ sử dụng: Nhật ký chung; một số Sổ Nhật ký đặc biệt
(Sổ Nhật ký thu tiền, chi tiền, Sổ Nhật ký mua hàng, bán hàng); Sổ Cái;
các sổ, thẻ chi tiết.
Trình tự ghi sổ
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
23
----------------------------------------------------------------------------------------------------


24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Chứng từ gốc

Nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán
chi tiết

Nhật ký đặc biệt

Sổ Cái

Bảng
Cân đối Tài khoản
Bảng Tổng hợp chi

tiết

Báo cáo Tài chính
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Kiểm tra đối chiếu

Hiện nay Tổng công ty đã ứng dụng phần mềm Fast accounting
2004 trong công tác kế toán. Phòng Kế toán - Tài chính được trang bị
một hệ thống máy tính có nối mạng nội bộ, máy in, máy Fax … phục vụ
công tác kế toán. Đội ngũ nhân viên kế toán vừa có chuyên môn nghiệp
vụ lại sử dụng thành thạo máy tính vì thế việc thực hiện kế toán trên máy
tính của Tổng công ty đã thực sự nâng cao hiệu quả công tác kế toán
thông qua vận dụng các tính năng ưu việt của máy vi tính.
Phần mềm kế toán này được xây dựng theo chế độ kế toán của Nhà
nước và được chia thành 10 phần hành nghiệp vụ bao gồm: Hệ thống;
24
----------------------------------------------------------------------------------------------------


25
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phạm Kim Ngân - Kế toán
44A
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Kế toán tổng hợp; Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; Kế toán bán
hàng và công nợ phải thu; Kế toán mua hàng và công nợ phải trả; Kế
toán hàng tồn kho; Kế toán chi phí và tính giá thành; Kế toán TSCĐ; Kế
toán thuế; Kế toán đơn vị chủ đầu tư.

Trình tự khi áp dụng kế toán máy: kế toán lập chứng từ khi nghiệp
vụ phát sinh, sau khi các chứng từ gốc đã được kế toán phụ trách kiểm
tra tính đúng đắn, hợp lý, hợp lệ kế toán nhập chứng từ vào máy. Phần
mềm kế toán sẽ thực hiện phần lớn các thao tác xử lý, tổng hợp số liệu
vào các sổ kế toán cần thiết. Kế toán thực hiện việc đối chiếu và in các
sổ, báo cáo cần thiết.
Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm Fast accounting
2004
Chứng từ ban đầu

Nhập dữ liệu vào
máy tính
Xử lý tự động theo
chương trình

Sổ kế toán tổng
hợp

Sổ kế toán chi tiết

Báo cáo kế toán

25
----------------------------------------------------------------------------------------------------