Thư ký viên trong công cuộc đối mới tại công ty cổ phần nhựa thiếu niên tiền phong

Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

Chơng 1:
Cơ sở lý luận về công tác th ký văn phòng
1.1 Khái quát chung về th ký văn phòng
1.1.1 Quan niệm về ngời th ký văn phòng
Trong cuốn Việt Nam tự điển của Hiệp hội văn hóa Việt Nam xuất bản
năm 1954 giải thích từ Th ký là ngời giữ việc biên chép. Thực ra thì khái
niệm về vai trò của th ký không chỉ đơn thuần thực hiện việc biên chép một cách
thụ động các diễn biến của hoạt động nh th ký hội nghị hay chỉ biên chép lời đọc
của lãnh đạo. Xã hội luôn vận động và biến đổi, do đó vai trò của th ký cũng
không ngừng biến đổi nhằm đáp ứng yêu cầu của sự phát triển là điều tất yếu.
Theo Hiệp hội th ký chuyên nghiệp quốc tế IPS thì Th ký là một trợ lý
cấp quản trị, là ngời nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả
năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra của ngời khác, có khả
năng phán đoán, sáng kiến và đa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn
của mình.
Th ký văn phòng đòi hỏi phải biết nhiều công việc ở các lĩnh vực khác
nhau. Họ không chỉ đơn thuần là những ngời đánh máy, soạn thảo văn bản, nhận
công văn, th từ, trả lời điện thoại, chuyển phát công văn, Để hoàn thành nhiệm
vụ của mình th ký văn phòng phải theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, đơn
vị, chuẩn bị số liệu, cập nhật các thông tin phục vụ cho lãnh đạo
Trên thực tế khái niệm th ký đợc dùng để chỉ các công việc của đối tợng
khác nhau. Th ký có mức độ lao động tơng đơng chánh, phó chánh văn phòng;
trởng, phó phòng hành chính; trợ lý, bí th, ủy viên hội đồng quản trị.
+ Th ký là ngời giúp việc biên chép, viết lách, nói chung là làm các công
việc giấy tờ. Ví dụ: Th ký hội nghị.
+ Th ký là ngời giúp việc cho một nhân vật cao cấp trong công việc về
giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày. Ví dụ: Th
ký riêng của giám đốc.
+ Th ký là ngời làm nhiệm vụ soạn thảo giấy tờ, văn bản quan trọng, điều

hành công việc hàng ngày của một cơ quan đoàn thể. Ví dụ: Th ký ủy ban hành
chính.
+ Th ký là bí th ngời điều hành tổ chức, đảng phái. Ví dụ: Th ký Đảng.
Th ký ngày nay trở thành một đòi hỏi tất yếu trong hoạt động quản lý điều
hành. Tùy theo yêu cầu, tính chất và nội dung của công tác cụ thể mà ngời lãnh đạo
phải chọn cho mình ngời th ký có trình độ chuyên môn phù hợp để sắp xếp, bố trí
trong văn phòng, giúp việc cho công tác quản lý, điều hành của mình.
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
11


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

Nh vậy, th ký là ngời giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, giải phóng lãnh đạo
khỏi những công việc mang tính chất sự vụ làm tăng thêm thời gian hoạt động
sáng tạo trong quỹ thời gian lao động của lãnh đạo. Th ký là mắt xích nối liền
lãnh đạo với các cộng sự, các đối tác khác trong mối quan hệ của môi trờng hoạt
động tại cơ quan, tổ chức mình. Hơn nữa, th ký còn là cộng tác thân cận nhất của
lãnh đạo và là ngời mà lãnh đạo đặt vào họ sự tin cậy.
1.1.2 Chức năng của ngời th ký văn phòng
Chức năng của ngời th ký văn phòng rất đa dạng, tùy theo thời gian và
khối lợng công việc của cơ quan, tổ chức nói chung và nhiệm vụ của ngời lãnh
đạo trong bộ máy quản lý điều hành cơ quan, tổ chức nói riêng mà ngời th ký
tham gia với các mức độ khác nhau của công việc.
Ngoài những kỹ năng về kỹ thuật, th ký còn phải học tập, nghiên cứu rất
nhiều về công việc điều hành quản lý của lãnh đạo, hiểu biết về hoạt động của cơ
quan, tổ chức, đơn vị mình và những yêu cầu cấp thiết trong môi trờng hoạt động
của nó thì mới có thể thực hiện tốt chức năng th ký.
Th ký ít khi làm việc độc lập, họ phải biết cách hòa hợp với những ngời
khác để hoàn thành các nhiệm vụ đòi hỏi hàng ngày. Th ký trong khi vừa phải

hoàn thành bổn phận quy định của một nhân viên nh các đồng nghiệp khác họ
vừa phải duy trì một khả năng xây dựng và quản lý, theo dõi các dự án công việc
một cách đều đặn, độc lập và có hiệu quả. Đồng thời trong khi hợp tác với những
ngời khác để thực hiện chức năng của mình, họ không chỉ am hiểu và thực hiện
các tiếp xúc ngoại giao mà còn đòi hỏi phải luôn luôn tôn trọng và duy trì công
tác bảo mật của công việc.
Các chức năng đa dạng của ngời th ký có thể chia theo hai nhóm công việc:
+ Thứ nhất: Chức năng thuộc các công việc soạn thảo, xử lý các văn bản,
bao gồm soạn thảo văn bản, trình ký, xử lý văn bản, theo dõi, đăng ký, kiểm tra
việc thi hành các văn bản.
+ Thứ hai: Chức năng thuộc về các công việc tiếp khách, hội họp, đàm
thoại điện thoại, thu thập thông tin, chuẩn bị và đảm bảo các điều kiện cho các
chuyến công tác của thủ trởng.
Để thực hiện các chức năng của mình, th ký thực sự trở thành một chuyên
gia có trình độ, có năng lực hiểu biết rộng rãi và phải có các kỹ năng, kỹ xảo thực
hành làm trợ thủ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.
Trong thời đại thông tin ngày nay, các chức năng của th ký đợc thành tựu
khoa học kỹ thuật và các hệ thống tiên tiến hỗ trợ. Tuy nhiên cho dù công nghệ
kỹ thuật có hiện đại với những hệ thống tiên tiến bao nhiêu thì cũng không thể
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
22


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

thay thế đợc chức năng đặc biệt năng động, sáng tạo của ngời th ký.
1.1.3 Nhiệm vụ của ngời th ký văn phòng
Th ký phải làm rất nhiều công việc khác nhau. Ngoài nghĩa vụ của công
dân, nhiệm vụ của ngời lao động bình thờng, th ký phải đảm trách những công
việc giản đơn, chủ yếu sử dụng sự hao phí của cơ bắp qua hoạt động chân tay nh:

đánh máy, vệ sinh văn phòng, kê dọn, nhng cũng có lúc ngời th ký phải đầu t
trí tuệ cao để hoàn thành những công việc mang tính chất phức tạp nh: quản lý
văn bản, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, Để thực hiện chức năng của
mình, ngời th ký văn phòng phải đảm nhận những nhiệm vụ chủ yếu sau:
1.1.3.1 Nhiệm vụ trong các mối quan hệ giao tiếp
+ Tiếp khách, giao dịch, làm trung gian liên lạc giữa khách với lãnh đạo.
+ Giữ liên lạc thờng xuyên với lãnh đạo, chuẩn bị các chuyến đi công tác
của lãnh đạo, hớng dẫn khái quát công việc của những cán bộ đi công tác cùng
với lãnh đạo và tổng hợp tình hình chung của các đợt đi công tác.
+ Chuẩn bị triệu tập, chuẩn bị nội dung và ghi chép biên bản các cuộc họp
và thảo luận của lãnh đạo.
1.1.3.2 Nhiệm vụ liên quan đến văn bản
+ Nếu văn phòng có cán bộ văn th chuyên trách thì th ký văn phòng có
nhiệm vụ nhận, đăng ký các bu phẩm, công văn, giấy tờ của thủ trởng từ văn th.
Trờng hợp những văn phòng nhỏ, không có văn th riêng thì công việc này th ký
phải đảm nhiệm sau đó phân loại, xếp đặt và chuyển cho lãnh đạo.
+ Chăm lo, theo dõi việc giao và luân chuyển văn bản giữa các bộ phận,
nắm tình hình, tiến độ giải quyết các văn bản.
+ Trực tiếp xử lý văn bản đơn giản theo chỉ thị của lãnh đạo.
+ Kiểm tra thể thức các văn bản và xém xét sự việc giải quyết đối với
những văn bản trình lãnh đạo ký.
+ Giúp lãnh đạo trong việc chuyển, gửi các văn bản đi.
1.1.3.3 Nhiệm vụ về tổ chức công việc
+ Lập lịch làm việc của lãnh đạo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
+ Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chỉ thị của lãnh đạo, phản ánh những
vấn đề cần thiết quan trọng để lãnh đạo biết và có ý kiến điều chỉnh.
+ Chăm lo, sắp xếp tài liệu, phơng tiện làm việc và phòng làm việc của
lãnh đạo.
1.1.3.4 Những nhiệm vụ khác
+ Sắp xếp, phân loại, lập hồ sơ và bảo quản những văn bản, tài liệu, giấy tờ

của lãnh đạo.
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
33


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

+ Thu thập thông tin và báo cáo một cách tổng quát tình hình hoạt động và những
sự kiện quan trọng có liên quan đến công việc quản lý, điều hành của lãnh đạo.
+ Quản lý tài liệu, hồ sơ riêng của lãnh đạo; tổ chức thực hiện một số vấn
đề hành chính sự vụ thông thờng; chăm lo các công việc cần thiết khi lãnh đạo
yêu cầu.
1.1.4 Vai trò, vị trí của ngời th ký văn phòng
Để đáp ứng yêu cầu đổi mới của xã hội trong công tác điều hành và quản
lý nghề th ký văn phòng đã ra đời, nó trở thành một nghề có lịch sử hàng trăm
năm ở những nớc tiên tiến. ở nớc ta do yêu cầu chuyển đổi nền kinh tế nhất là
trong thời kỳ thực hiện cải cách một bớc nền hành chính hiện nay, th ký văn
phòng đã ra đời, nó đã và đang khẳng định vai trò, vị thế cần thiết, quan trọng
của mình. Sự xuất hiện của lao động th ký là một vấn đề tất yếu khách quan
trong điều kiện kinh tế thị trờng phát triển có sự điều tiết của nhà nớc và định hớng Xã hội chủ nghĩa.
Muốn trở thành một th ký văn phòng tốt, th ký phải có đầu óc phân tích tình
huống, phán đoán nhanh, nắm vững kiến thức nghiệp vụ chuyên môn để thực hiện và
hoàn thành nhiệm vụ một cách sáng tạo, linh hoạt và đạt hiệu quả cao.
Với chức năng, nhiệm vụ của mình, th ký có vị trí là ngời giúp việc đắc
lực cho cấp lãnh đạo. Công việc của th ký liên quan mật thiết đến các công văn
quản lý, điều hành của lãnh đạo. Mục tiêu của tổ chức và nhiệm vụ của cấp lãnh
đạo có đạt đợc hay không phần quan trọng là nhờ sự giúp việc tổng hợp đắc lực
của th ký văn phòng, điều đó khẳng định vị trí của th ký văn phòng là hết sức
quan trọng.
Đối với cấp lãnh đạo, th ký là mắt xích nối liền giữa lãnh đạo với toàn bộ

khách thể quản lý thông qua cơ cấu tổ chức. Th ký có khả năng giải phóng lãnh
đạo ra khỏi những công việc bộn bề mang tính chất sự vụ, lặp đi lặp lại hàng
ngày và đợc sự ủy quyền của lãnh đạo trực tiếp giải quyết một số công việc đợc
giao phó, điều đó giúp cho lãnh đạo tập trung thời gian và năng lực của mình vào
những công việc quan trọng ở vị trí chỉ huy.
ở nớc ta, nghề th ký và công tác đào tạo th ký còn khá mới mẻ. Tuy nhiên
trong sự nghiệp đổi mới thực hiện công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nớc đòi hỏi các nhà quản lý phải đặc biệt quan tâm đến việc bố trí, sắp xếp sử
dụng những th ký có năng lực và trình độ nghiệp vụ chuyên môn giúp cho công
tác lãnh đạo, quản lý và điều hành các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
1.1.5 Những yêu cầu đối với ngời th ký văn phòng
Th ký là ngời cộng tác thân cận nhất của lãnh đạo, đợc lãnh đạo tin cẩn
nhất. Để thành công trong công việc của mình công việc trợ giúp thủ trởng thì
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
44


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

bản thân ngời th ký cần phải làm việc một cách có hiệu quả với t cách độc lập
trên cơ sở nắm vững các kiến thức về pháp luật, chính sách của Nhà nớc và cách
thức tổ chức điều hành ở cơ quan mình. Đồng thời, th ký phải tìm cách hợp tác,
hiểu biết ngoại giao khi tiếp xúc với ngời khác, phải quan tâm đến các vấn đề chi
tiết trong thực thi công việc và giữ vững quan điểm lập trờng công tác.
Th ký phải thực sự là một cá nhân gơng mẫu, tạo nên hình ảnh tốt qua
cách xử sự nhã nhặn, tác phong gọn gàng, khẩn trơng, thái độ tích cực vui vẻ.
Thực hiện tốt các nhiệm vụ đợc giao, đối xử chân thành, lịch sự với mọi ngời
song phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật của công việc. Nếu chỉ có các kỹ năng về
kỹ thuật nghiệp vụ mà ở ngời th ký thiếu đi các phẩm chất cá nhân cần thiết thì
không thể trở thành một ngời th ký tốt trong thời đại mới.

Th ký là một nghề phức tạp bởi tính chất tổng hợp của công việc. Muốn
thành đạt trong công tác của mình ngời th ký cần phải rèn luyện phẩm chất cá
nhân sau đây:
+ Học tập, nghiên cứu nâng cao nhận thức và năng lực chuyên môn và kỹ
năng nghiệp vụ th ký; nghiên cứu, nắm bắt các hoạt động chuyên môn ngành
nghề thuộc cơ quan, đơn vị mình quản lý và những vấn đề mang tính pháp lý có
liên quan để tránh những vi phạm trong hoạt động; nghiên cứu, tham khảo các
tài liệu, sách báo để hiểu về môi trờng hoạt động, tâm lý, phong tục, tập quán,
truyền thống, ngôn ngữ giao tiếp để phục vụ cho công tác chuyên môn của mình.
+ Thờng xuyên rèn luyện đạo đức, tác phong, phải biết xử sự chính xác
đối với mọi ngời trong công tác và trong giao tiếp hàng ngày. Trớc hết cần phải
thể hiện sự chú ý quan tâm đến mọi ngời; có nghệ thuật xác lập mối quan hệ, lấy
đợc lòng tin của ngời khác và xứng đáng với lòng tin đó; nhạy cảm suy nghĩ và
dự đoán động cơ của ngời khác trong giao tiếp; phải tôn trọng và chân thành
giúp đỡ mọi ngời.
+ Cần rèn luyện cho mình đức tính tự kiềm chế, phải luôn bình tĩnh và
sáng suốt trong mọi tình huống; phải luôn giữ vững bản lĩnh và niềm tin trong
mọi công việc của mình, kể cả công việc do lãnh đạo trực tiếp giao và những
công việc th ký tự chủ động trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình;
làm việc với một tinh thần tự giác, với trách nhiệm cao để giữ vững niềm tin của
lãnh đạo.
+ Cần phải có đức tính thận trọng và kín đáo; cần phải nghiêm túc chấp
hành các quy định của pháp luật Nhà nớc và nội quy cơ quan về công tác quản lý
thông tin và hồ sơ văn bản của văn phòng.
+ Không đợc tiết lộ những vấn đề liên quan đến công việc của lãnh đạo và
cơ quan với những ngời không có trách nhiệm. Mọi vấn đề thuộc về công tác văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
55

Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

th lu trữ phải tuyệt đối tuân theo quy định của các văn bản pháp luật.
+ Cần phải có năng lực trong việc tổ chức, phản ứng định hớng, phân tích
tổng hợp và quyết định nhanh chóng trong khi thực hiện các quyết định của
mình; phải rèn luyện cho mình một trí nhớ tốt về các nhân vật, các sự kiện, hệ
thống văn bản, các mối quan hệ đối tác có liên quan đến hoạt động quản lý của
cơ quan mình.
+ Phải xây dựng cho mình một phong cách làm việc tự chủ trong khi thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình; phải biết cách khai thác các thông tin về
nghiệp vụ một cách hữu hiệu, biết cân nhắc, dự đoán những vấn đề mà lãnh đạo
sẽ cần đến; phải biết thích ứng với phong cách làm việc của lãnh đạo, giúp lãnh
đạo trong những công việc cá nhân khi cần thiết để tạo điều kiện cho lãnh đạo
tập trung giải quyết các nhiệm vụ chỉ đạo của mình.
+ Phải có đức tính khiêm tốn, tế nhị và biết tôn trọng, hợp tác với mọi ngời
trong công việc thờng ngày và kể cả xảy ra những tình huống căng thẳng.
1.2 Khái quát chung về những hoạt động của th ký văn phòng
1.2.1 Tổ chức công tác văn th
1.2.1.1 Khái niệm công tác văn th
Công tác văn th là toàn bộ những hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản, bao gồm: soạn thảo văn bản, thu nhận văn bản, xử lý văn bản, thực hiện văn
bản, lu trữ văn bản trong thời gian ngắn phát sinh trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
1.2.1.2 Yêu cầu của công tác văn th
a) Nhanh chóng
Tất cả các công việc dù lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp đều có tính
thời gian, đòi hỏi phải giải quyết trong một thời gian nhất định, đặc biệt là công
tác văn th. Công tác văn th liên quan chặt chẽ đến việc điều hành, quản lý ở cơ
quan nên giải quyết công tác văn th nhanh chóng sẽ góp phần thúc đẩy các hoạt
động chung của cơ quan. Nếu công tác văn th tiến hành chậm trễ sẽ làm ách tắc,

cản trở guồng máy hoạt động chung của cơ quan, thậm chí còn dẫn đến những
hậu quả nhất định. Ngợc lại, nếu giải quyết nhanh chóng sẽ thúc đẩy hoạt động
của cơ quan thông suốt và có hiệu quả.
b) Chính xác
* Chính xác về nội dung
+ Nội dung văn bản phải đúng với đờng lối, chủ trơng, chính sách của
Đảng và Nhà nớc đã ban hành đồng thời phải đúng mục tiêu, chiến lợc, chức
năng của cơ quan, tổ chức.
+ Văn bản phải có đủ cơ sở lý luận và thực tiễn trong một nội dung cụ thể.
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
66


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

Các văn bản khi ban hành có số liệu, chứng cứ trung thực và độ tin cậy cao, phải
có nguồn rõ ràng.
+ Văn bản phải đảm bảo đúng đối tợng và yêu cầu.
+ Dẫn chứng hay trích dẫn văn bản phải hoàn toàn chính xác.
* Chính xác về thể thức văn bản
+ Đúng thể thức do Nhà nớc quy định để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực
thi hành.
+ Đúng pháp chế, không trái với những văn bản có tính pháp lý cao hơn.
+ Đúng thẩm quyền Nhà nớc giao, không trái với văn bản cấp trên, đảm
bảo quyền lợi của mọi ngời, bình đẳng, không gây thiệt hại đến lợi ích của công
dân, không đợc lạm dụng quyền hoặc sử dụng không hết quyền lực.
* Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ
Yêu cầu về tính chính xác phải đợc thực hiện một cách đầy đủ trong tất cả
các khâu nghiệp vụ nh soạn thảo, trình duyệt, đăng ký, chuyển giao
c) Bí mật

Có những nội dung văn bản quan trọng chỉ đợc công bố nội bộ, hay một
số lợng ít ngời đợc biết vì vậy trong công tác văn th phải đảm bảo yêu cầu bí mật
về nội dung văn bản, về nội dung công việc khi cha có quyết định chính thức,
không để lọt văn bản ra ngoài hay để ngời không có trách nhiệm biết đặc biệt là
các văn bản mật.
d) Hiện đại
Ngày nay tiến bộ khoa học kỹ thuật đã áp dụng vào hầu hết các lĩnh vực
trong xã hội. Việc sử dụng các phơng tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại gắn liền
với nội dung cụ thể của công tác văn th. Chính vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công
tác văn th đã trở thành một trong những điều kiện đảm bảo cho công tác quản lý ở
mỗi cơ quan đạt năng suất, chất lợng, hiệu quả cao. Phải chống t tởng bảo thủ, lạc
hậu, phủ nhận vai trò của các phơng tiện kỹ thuật hiện đại, công nghệ tiên tiến có
liên quan đến việc nâng cao hiệu suất của công tác văn th.
Tuy nhiên, việc hiện đại hóa công tác văn th phải phù hợp với điều kiện
kinh tế, chính trị của đất nớc; phù hợp với khả năng tài chính, điều kiện thực tế
của cơ quan để tránh phô trơng, lãng phí.
1.2.1.3 Nghiệp vụ công tác văn th
a) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là các công văn, giấy tờ, tài liệu, th từ, sách báo do cơ quan
tiếp nhận đợc từ nơi khác chuyển đến qua đờng bu điện, chuyển trực tiếp hoặc
qua các phơng tiện thông tin khác.
* Nhận văn bản đến
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
77


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

Tất cả các văn bản gửi đến cơ quan dới mọi hình thức, bất kể do ai gửi tới
đều phải qua cán bộ văn th để làm thủ tục nhận và đăng ký. Văn bản đến cơ quan

phải đợc giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật. Khi nhận văn
bản đến, cán bộ phụ trách công tác văn th thực hiện theo các bớc sau:
+ Xem nhanh một lợt để kiểm tra tính chính xác của địa chỉ gửi tới và tình
trạng nguyên vẹn của phong bì đựng văn bản sau đó ký vào sổ giao nhận văn
bản.
+ Phân loại sơ bộ văn bản đến thành các loại để thuận tiện cho việc giải
quyết văn bản đó.
* Bóc bì văn bản
Những văn bản chỉ mức độ khẩn thì cán bộ văn th đợc u tiên bóc trớc. Khi
bóc bì phải dồn văn bản sang một bên và dùng kéo cắt phong bì sát mép để tránh
cắt vào văn bản hoặc mất phần số, ký hiệu và dấu trên phong bì. Sau khi lấy văn
bản ra thì phải kiểm tra lại bì văn bản cẩn thận tránh để sót văn bản trong bì. Nếu
phát hiện văn bản có sai sót với số và ký hiệu ghi ngoài phong bì phải báo cáo lại
với đơn vị phụ trách.
Các văn bản đến ngoài bì có đề rõ họ tên ngời nhận, văn bản gửi các tổ chức
đoàn thể trong cơ quan thì cán bộ văn th chỉ vào sổ văn bản đến theo số và kí hiệu ghi
ngoài bì, để nguyên phong bì và chuyển đến cho các tổ chức, cá nhân đó.
Nếu có phiếu gửi kèm theo văn bản thì sau khi nhận đủ văn bản, cán bộ
văn th phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi rồi trả lại phiếu gửi cho cơ
quan gửi văn bản. Đối với đơn th khiếu nại, nặc danh thì cán bộ văn th nên giữ
lại phong bì đính kèm vào văn bản đó để làm chứng cứ xem xét khi cần thiết.
* Đóng dấu đến
Dấu đến đóng vào văn bản để xác định văn bản đã qua bộ phận văn th cơ quan
và cũng là cơ sở để xác định văn bản đến vào ngày nào, văn bản thứ bao nhiêu, bộ
phận nào giải quyết và đợc lu hồ sơ số bao nhiêu để tiện cho quá trình tra cứu sau
này. Dấu đến đợc đóng vào góc bên trái dới số và kí hiệu văn bản.
Hình 1.1 - Mẫu dấu đến
đ
ế
n

Tên cơ quan:
- Số đến:
- Ngày đến:
- Chuyển:

* Trình lãnh đạo xem
Sau khi thực hiện các bớc trên, cán bộ văn th xếp văn bản theo trật tự văn
bản khẩn đặt lên trên, rồi đến văn bản quan trọng và văn bản thờng sau đó trình
lãnh đạo xem để nắm đợc nội dung và cho ý kiến phân phối giải quyết. ý kiến
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
88


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

chỉ đạo của lãnh đạo đợc ghi vào lề văn bản hoặc ghi vào mảnh giấy đính kèm
văn bản đó.
* Đăng ký văn bản
Sau khi có ý kiến phân phối, cán bộ văn th nhận lại văn bản để vào sổ
công văn đến. Đây là khâu quan trọng vì nó giúp cho lãnh đạo nắm đợc số lợng
văn bản đến trong ngày, nội dung của văn bản để có hớng theo dõi, giải quyết về
sau.
Văn bản đến ngày nào, cần vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó.
Thông thờng ở văn phòng các cơ quan phải có ba loại sổ đăng ký văn bản đến: sổ
đăng ký văn bản thờng; sổ đăng ký văn bản mật; sổ đăng ký văn bản thuộc loại
đơn từ, khiếu nại, tố cáo.
Khi vào sổ văn bản đến cần chú ý tránh bỏ sót số, trùng lặp gây khó khăn
cho việc thống kê, quản lý, khai thác và sử dụng văn bản.
Hình 1.2 - Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

Số Ngày Tên Số và ký Ngày Tên gọi và
Đơn vị
Ký Ghi
đến đến
cơ hiệu văn
văn
trích yếu
hoặc ngời nhận chú
quan
bản
bản
văn bản
nhận
1

2

3

4

5

6

7

8

9

* Chuyển giao văn bản
Văn bản sau khi đã đợc đăng ký phải chuyển đến tận tay ngời có trách
nhiệm giải quyết, không đợc nhờ ngời khác chuyển hộ để tránh tình trạng thất
lạc văn bản hoặc không đảm bảo tính bí mật của văn bản. Văn bản có đóng dấu
chỉ mức độ khẩn và mật thì phải đợc u tiên chuyển trớc sau đó mới đến các văn
bản thông thờng.
Hình 1.3 - Mẫu sổ chuyển giao văn bản
Ngày
Số lợng
Số và ký hiệu
Ký
Ghi
Ngời nhận
chuyển
văn bản
văn bản
nhận
chú
1
2
3
4
5
6
* Theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Mục đích của công việc này là để theo dõi văn bản đã đợc giải quyết cha,
có đúng thời hạn không, đối tợng và nội dung văn bản có đợc giải quyết đúng
hay không.
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P

99


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

* Trách nhiệm của ngời th ký văn phòng
+ Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, thờng ít văn bản thì ngời th ký thực
hiện mọi nhiệm vụ đối với việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức lớn, nhiều văn bản, ngời th ký ngoài
việc cần làm nh đã nêu ở phần trên đó là nhận văn bản, trình văn bản, thì ngời
th ký có thể đảm nhận một số công việc sau:
- Giải quyết những văn bản giao dịch có tính chất sự vụ, ít quan trọng sau
đó báo cáo lại với lãnh đạo.
- Thực hiện những nhiệm vụ do ngời lãnh đạo trực tiếp giao có liên quan
đến việc giải quyết văn bản đến.
- Nếu văn bản cần những bộ phận khác hoặc các cấp phó thì th ký văn
phòng phải chuyển ngay để kịp giải quyết.
- Nếu cần tập hợp ý kiến để giải quyết văn bản đó th ký văn phòng có thể
tổ chức họp hội ý hoặc gửi ý kiến lãnh đạo xuống các phòng ban chức năng để
xin ý kiến đóng góp.
b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
* Soạn thảo văn bản
Khi ngời th ký văn phòng tự thảo văn bản, có thể thảo văn bản trên máy
tính, trên máy chữ hoặc bằng phơng pháp viết tay. Tùy theo điều kiện, hoàn cảnh
cụ thể mà th ký sẽ áp dụng phơng pháp khác nhau trong quá trình soạn thảo văn
bản. Để thực hiện tốt công việc này th ký phải nắm vững nội dung, thể thức và
thẩm quyền ban hành của các loại văn bản.
* Kiểm tra thể thức văn bản
Sau khi thảo các loại văn bản thông thờng hoặc nhận các văn bản quan
trọng từ lãnh đạo hay những văn bản để gửi đi nơi khác gọi chung là văn bản đi,

th ký sẽ kiểm tra lại văn bản về nội dung, bố cục, thể thức và thẩm quyền ký, ban
hành đã đúng cha, chú ý kiểm tra xem đánh máy có chính xác hay không, nếu
thấy có sai sót phải báo cho ngời có trách nhiệm.
Ngời th ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo phát hiện những văn bản giả mạo
hoặc đề nghị lãnh đạo đình chỉ việc ký các văn bản mà nội dung còn những vấn
đề cha đúng, cha chính xác. Các văn bản sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo, th
ký văn phòng chuyển cho bộ phận văn th làm thủ tục gửi đi, cũng có lúc th ký
phải trực tiếp làm thủ tục gửi văn bản đi.
* Đóng dấu
Trong trờng hợp th ký văn phòng kiêm công tác văn th, họ sẽ trực tiếp làm
mọi thủ tục gửi văn bản đi. Trớc khi gửi văn bản đi thì phải đóng dấu cơ quan lên
văn bản đó.
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
1010


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

Dấu đóng theo đúng quy định, chỉ đợc đóng dấu khi văn bản đã có chữ ký.
Khi không có ý kiến chỉ đạo của ngời ký văn bản thì không đợc đóng dấu mật,
khẩn vào văn bản đi.
* Vào sổ văn bản
Khi vào sổ văn bản đi phải ghi đầy đủ và chính xác số, ký hiệu, ngày
tháng, trích yếu và các yếu tố cần thiết. Sau khi vào sổ, th ký văn phòng ghi số,
ký hiệu, ngày tháng vào từng loại văn bản
Hình 1.4 - Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số
Ngày
Số, ký Tên loại Ngời Ngời nhận Đơn Số lợng Ghi
thứ tháng hiệu văn trích yếu ký

hoặc đơn vị vị lu văn bản chú
tự văn bản
bản
văn bản
nhận
đi
đi
đi
1

2

3

4

5

6

7

8

9

* Gửi văn bản đi
Văn bản đi phải đợc chuyển ngay sau khi có chữ ký hợp lệ và đợc đóng
dấu. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải đợc gửi trớc. Văn bản có nội dung
quan trọng phải gửi kèm theo phiếu để kiểm tra. Ngoài bì văn bản nên ghi rõ

ràng , không viết tắt, viết chính xác, đầy đủ tên cơ quan và địa chỉ cơ quan. Đối
với văn bản khẩn, mật phải đóng dấu lên bì văn bản.
Văn bản khi chuyển đi phải lu giữ lại bản chính để đa vào lu trữ, mỗi văn bản
gửi đi phải lu lại ít nhất hai bản, một bản lu tại văn th cơ quan, một bản lu tại bộ
phận soạn thảo để lập hồ sơ công việc. Văn bản có thể đợc gửi bằng nhiều cách
Cộng
hoàbáo
xã hội chủ
nghĩa Việt Nam
Tên
khác nhau
nh: cơ
qua quan
bu điện, qua th điện
tử, điện
Độc lập hoặc
- Tự fax.
do - Hạnh phúc
Số: / Ký hiệu
Hình 1.5 - Mẫu phiếu gửi văn bản đi

phiếu gửi
Kính gửi:
Tên tài liệu: .
..
..
Ngời ký nhận:
Ngày //

Ngày ... tháng ... năm ...

Tên cơ quan :
Chức vụ :
Họ và tên :
trảLớp
lạiQT801P
phiếu này sau khi nhận tài liệu
Sinh viên: NguyễnĐề
Thịnghị
Mẫn
1111


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

c) Lập và nộp hồ sơ văn bản vào phòng lu trữ cơ quan
Đối với những công việc do mình giải quyết hoặc do lãnh đạo trực tiếp
giải quyết, ngời th ký văn phòng phải lập hồ sơ và nộp vào phòng lu trữ cơ quan.
Ngời th ký văn phòng có thể không phải làm công tác lu trữ mà chỉ thực hiện
giai đoạn đầu của công việc lu trữ hồ sơ, văn bản đó là lập hồ sơ để nộp vào lu
trữ.
* Lập hồ sơ
Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đợc giao và căn cứ vào yêu
cầu, phơng pháp lập hồ sơ để tập hợp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ và thực
hiện các quy trình nghiệp vụ để đảm bảo chất lợng đối với mỗi hồ sơ lập ra.
Nội dung quá trình lập hồ sơ gồm: xác lập hồ sơ, tổ chức văn bản, tài liệu
trong hồ sơ theo trật tự nhất định, hoàn chỉnh hồ sơ gồm biên mục bên trong hồ
sơ và ngoài bìa hồ sơ.
Mỗi hồ sơ đợc sắp xếp vào một bìa hồ sơ tạo thành đơn vị cơ bản để thống
kê và xếp lên tủ hoặc lên kệ hồ sơ. Trong bìa hồ sơ, tài liệu thờng đợc xếp theo
thứ tự thời gian, văn bản mới nhất đợc đặt lên trên cùng. Trên bìa hồ sơ đợc dán

nhãn ở mặt ngoài.
Hình 1.6 - Mẫu bìa hồ sơ
Bìa 1: Biên lục bên ngoài
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

hồ sơ
.

Phông số:

Thời gian hoàn thành:

Mục lục số:

Số tờ:

Hồ sơ số:

Ngời lập:

Bìa 2: Phụ lục hồ sơ
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
1212


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

STT

1

Số và ký
hiệu văn bản
2

Ngày tháng
văn bản
3

Tên loại,
trích yếu
4

Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
1313

Tên tác giả
văn bản
5

Số
tờ
6

Ghi
chú
7

Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

Bìa 3: Tờ kết thúc

tờ kết thúc
- Hồ sơ này gồm có: .. tờ
- Đặc điểm và các trạng thái bên trong hồ sơ:
________________________________
________________________________
.., ngày tháng năm
Ngời lập:
* Nộp hồ sơ
Sau khi lập hồ sơ tài liệu, văn bản đến và văn bản đi đã đợc giải quyết để lu lại cơ quan, th ký văn phòng sẽ làm thủ tục để nộp hồ sơ vào phòng lu trữ của
cơ quan để bảo quản và phục vụ cho việc sử dụng, nghiên cứu sau này.
1.2.2 Tổ chức công tác thông tin
1.2.2.1 Thu thập và xử lý thông tin
Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, nhu cầu thông tin liên lạc giữa con
ngời với con ngời, giữa các cơ quan tổ chức trong nớc và quốc tế với nhau đã trở
thành một đòi hỏi thực sự bức xúc. V.Lênin đã khẳng định: Không có thông
tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vự nào kể cả khoa học kỹ thuật
hoặc trong sản xuất. Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ thông tin,
công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, tổ chức đòi hỏi vấn đề thông tin liên lạc
rất lớn và là yếu tố quyết định đến thành công của cơ quan, tổ chức đó. Th ký là
ngời trợ giúp chủ yếu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong việc thu thập, khai thác,
xử lý và sử dụng thông tin nhằm giúp cho lãnh đạo có đủ điều kiện để ra các
quyết định quản lý, điều hành và kiểm tra hiệu quả các nhiệm vụ đã đợc triển
khai trong hoạt động của toàn bộ cơ quan tổ chức. Do đó ngời th ký không thể
không nắm vững các kiến thức cơ bản về tổ chức thông tin liên lạc cho lãnh đạo.
1.2.2.2 Thu thập thông tin
Thông tin luôn là nguồn tài nguyên rất đa dạng và phong phú. Vì vậy ngời

th ký phải hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin của lãnh đạo, biết đánh giá ý
nghĩa của thông tin mình thu thập và cung cấp cho lãnh đạo. Hơn nữa ngời th ký
phải luôn tìm tòi và thu thập thông tin với các phơng pháp khác nhau để có đợc
những thông tin đáng giá nhất, có tính thời sự nhất.
Nguồn thông tin có giá trị phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau:
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
1414


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

+ Thông tin phải chính xác, đảm bảo tính trung thực, đáng tin cậy và có
nguồn gốc rõ ràng.
+ Thông tin phải đầy đủ, phản ánh đợc tất cả các khía cạnh cần thiết tránh
hiện tợng phiến diện, lệch lạc, làm méo mó đối tợng.
+ Thông tin phải cụ thể, rõ ràng, không chung chung, mơ hồ, không đa
nghĩa, khó hiểu.
+ Thông tin phải kịp thời, đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng đối tợng để
có đủ thời gian phân tích, phán đoán và xử lý.
+ Thông tin phải truyền đúng đối tợng.
1.2.2.3 Xử lý thông tin
Sau khi thu thập thông tin, việc quan trọng của ngời th ký là phải tiến hành
xử lý thông tin đó. Bởi vì thông tin chỉ thực sự có giá trị khi đã đợc xử lý. Khi xử
lý thông tin ngời th ký cần phải thực hiện các biện pháp phân tích, tổng hợp, đánh
giá, so sánh để nhằm xác định đợc đâu là thông tin chính, đâu là thông tin hỗ trợ
và loại bỏ những thông tin không chính xác, thiếu căn cứ khoa học.
1.2.2.4 Truyền đạt thông tin
Trớc khi truyền đạt thông tin, ngời th ký nên tranh thủ ý kiến của các
chuyên gia, các nhà chuyên môn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với những
thông tin quan trọng. Khi truyền đạt thông tin ngời th ký phải xác định rõ: nội

dung thông tin cần truyền đạt, liều lợng thông tin, đối tợng tiếp cận thông tin,
thời điểm và hình thức đa ra thông tin Khi truyền đạt thông tin ngời th ký phải
tránh tiết lộ bí mật của thông tin và phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin
đó.
1.2.2.5 Bảo quản, lu trữ thông tin
Tất cả các tài liệu, thông tin phải đợc bảo quản lu trữ một cách cẩn thận
theo phơng pháp khoa học lu vào máy tính và phim ảnh, máy ghi âm, sắp xếp
ngăn nắp, trật tự vào cặp hồ sơ, giá, tủ
1.2.3 Công tác tham mu
Tham mu là hoạt động trợ giúp lãnh đạo nhằm góp phần giúp lãnh đạo tìm
kiếm những quyết định tối u cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất.
Th ký văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phơng án tham mu từ các bộ
phận chuyên môn nghiệp vụ để hệ thống lại, tập hợp lại trình lãnh đạo hoặc đề
xuất với lãnh đạo những phơng án hành động có tính tổng hợp trên cơ sở các phơng án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ.
Do vậy, ngời th ký văn phòng trong một cơ quan về trình độ chuyên môn
yêu cầu phải có kiến thức về một số lĩnh vực liên quan nh: phân tích tình hình tài
chính, phân tích những biến động của thị trờng Chính nhờ những kỹ năng đó,
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
1515


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

th ký văn phòng sẽ góp phần giúp lãnh đạo trong việc quản lý các chơng trình kế
hoạch, dự án đầu t. Tuy nhiên ngời th ký chỉ tham gia với vai trò của một ngời
giúp việc, đóng góp ý kiến cho công tác quản lý của lãnh đạo.
1.2.4 Công tác xây dựng, quản lý chơng trình, kế hoạch
Công việc quản lý đa dạng, phức tạp, bộn bề đòi hỏi ngời lãnh đạo phải
làm việc một cách khoa học, có chơng trình kế hoạch, nội dung ứng với môi trờng không gian cụ thể. Có thể nói chơng trình, kế hoạch là một phơng tiện hoạt
động của ngời lãnh đạo nhằm tác động, điều hành, điều khiển quản lý cơ quan

mình nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan mình đợc thực hiện đúng chức
năng, nhiệm vụ, đạt mục tiêu, đảm bảo yêu cầu quản lý đã đặt ra một cách có
hiệu lực và hiệu quả cao nhất. Một chơng trình, kế hoạch hợp lý sẽ giúp lãnh đạo
làm việc một cách toàn diện, vừa thực thi đợc cái trớc mắt, vừa quán xuyến đợc
cái trọng tâm, lâu dài, đồng thời còn tạo ra sự hợp lý giữa mục tiêu và tổ chức
thực hiện. Chính vì thế mà xây dựng, quản lý chơng trình, kế hoạch làm việc của
lãnh đạo là một trong những việc mà th ký phải hiểu và biết làm một cách thành
thục với phơng pháp khoa học.
1.2.4.1 Thu thập thông tin.
Ngời th ký phải thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau để phục vụ cho
công tác lập chơng trình, kế hoạch của lãnh đạo. Đó có thể là các thông tin về sự
vận động thực tiễn của xã hội trên các lĩnh vực; thông tin về chủ trơng, đờng lối,
chính sách của Đảng và Nhà nớc; thông tin từ các báo cáo, đề nghị, đơn từ của
các cơ quan, đơn vị, phòng ban trực thuộc; thông tin từ những ý kiến chủ định
của lãnh đạo; đó cũng có thể là các thông tin từ các yếu tố khách quan nh: thời
tiết, khí hậu, nguồn nhân lực, vấn đề tài chính
1.2.4.2 Soạn thảo chơng trình, kế hoạch
Ngời th ký văn phòng sẽ tổng hợp các thông tin, các dữ liệu thu thập đợc
sau đó điều chỉnh và cân đối lại rồi soạn thảo chơng trình, kế hoạch theo năm,
quý, tháng, tuần
1.2.4.3 Dự thảo chơng trình, kế hoạch
Bản dự thảo chơng trình đợc gửi đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị có
liên quan và gửi cho lãnh đạo cơ quan để lấy ý kiến đóng góp hoặc gửi trực tiếp
tới các cuộc họp chuyên đề để các thành viên bổ sung, đóng góp ý kiến. Sau khi
có ý kiến tham gia và nhận xét của lãnh đạo, ngời th ký văn phòng sẽ hiệu chỉnh,
bổ sung vào bản dự thảo.
1.2.4.4 Trình lãnh đạo ra quyết định ban hành, in ấn và phổ biến công khai
Sau khi lãnh đạo đã thông qua và phê duyệt chơng trình, kế hoạch thì ngời
th ký văn phòng phối hợp với bộ phận văn phòng để tổ chức triển khai thực hiện
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P

1616


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

việc phổ biến chơng trình, kế hoạch đến các đối tợng quản lý và báo cáo lên cơ
quan cấp trên theo quy định.
1.2.4.5 Giám sát, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện chơng trình, kế hoạch
Trong quá trình tổ chức thực hiện, ngời th ký cần chủ động trợ giúp lãnh
đạo đôn đốc kiểm tra cấp dới và các phòng ban đơn vị trong việc thực hiện chơng
trình, kế hoạch đã định. Ngời th ký cần kịp thời đa ra biện pháp xử lý các tình
huống phát sinh và điều chỉnh cho phù hợp với thực tiễn khách quan trong từng
trờng hợp cụ thể để đảm bảo cho chơng trình, kế hoạch đạt đợc mục tiêu cuối
cùng.
1.2.5 Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo
Hàng năm, để hoàn thành nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của mình trong
cơng vị lãnh đạo điều hành quản lý cơ quan, ngời lãnh đạo ngoài làm việc tại văn
phòng cơ quan mình còn phải thực hiện các chuyến đi công tác ra ngoài cơ quan,
ngoài khu vực địa phơng hoặc ra nớc ngoài nhằm mục đích giải quyết những
công việc cụ thể đã đợc hoạch định trong chơng trình kế hoạch công tác của cơ
quan, của lãnh đạo hoặc giải quyết những vấn đề đột xuất, thực hiện những hoạt
động mang tính chất đối ngoại, tơng tác với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài
nớc.
Để trợ giúp lãnh đạo trong việc thực hiện tốt và có hiệu quả cao các
chuyến đi công tác, ngời th ký văn phòng phải lên kế hoạch yểm trợ cho những
chuyến đi công tác của lãnh đạo và các bộ phận đi cùng.
1.2.5.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác
Dù là chuyến đi công tác đã định trớc từ đầu năm, đầu quý hay chuyến đi
công tác đột xuất thì cũng cần chú ý các vấn đề: nội dung chuyến đi công tác;
mục đích chuyến đi; thời gian đi, thời gian công tác; cán bộ đi cùng lãnh đạo;

phơng tiện giao thông; giấy tờ cần thiết; tài liệu tham khảo, các văn bản quản lý
và văn bản chuyên môn cần phải mang theo; kinh phí; cơ quan, tổ chức, cá nhân
cần liên hệ trong chuyến đi công tác của lãnh đạo; vấn đề về hộ chiếu, visa đối
với các chuyến đi công tác nớc ngoài; nắm bắt các thông tin, t liệu về tình hình
đặc điểm của địa phơng nơi lãnh đạo đến công tác nh thời tiết, khí hậu, nhiệt độ,
giá cả thị trờng, phong tục tập quan, tâm lý xã hội
1.2.5.2 Trớc khi lãnh đạo đi công tác
Trớc khi lãnh đạo lên đờng, th ký cần tổ chức và tham dự buổi bàn giao của
lãnh đạo với cấp phó; ghi lại những công việc đợc lãnh đạo ủy quyền hay yêu
cầu giải quyết và các bộ phận, cá nhân tham gia thực hiện để tiện cho việc theo
dõi, nắm bắt tình hình.
1.2.5.3 Trong khi lãnh đạo đi công tác
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
1717


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

Khi lãnh đạo đi vắng, th ký văn phòng có nhiệm vụ giúp việc ngời lãnh
đạo ủy quyền; theo dõi tiến độ công việc đã đợc lãnh đạo giao nhiệm vụ trớc khi
đi công tác; ghi chép nhật ký công tác để báo cáo lại với lãnh đạo khi lãnh đạo
về; duy trì các hoạt động bình thờng trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình và phải giữ liên lạc với lãnh đạo để kịp thời điều chỉnh những vấn đề phát
sinh
1.2.5.4 Sau khi lãnh đạo đi công tác về
Sau khi lãnh đạo về th ký phải báo cáo tình hình công việc ở nhà; trình các
văn bản, tài liệu, nhật ký công tác trong thời gian lãnh đạo đi vắng; nhận các tài
liệu do lãnh đạo chuyển lại sau chuyến đi công tác và giúp lãnh đạo làm báo cáo
tổng hợp về chuyến đi công tác với cơ quan và cấp trên; thanh toán kinh phí
chuyến đi công tác của lãnh đạo với phòng tài vụ cơ quan; sắp xếp các văn bản,

tài liệu chuyến đi công tác của lãnh đạo vào hồ sơ lu trữ.
1.2.6 Công tác giao tiếp, đối nội, đối ngoại
Trong góc độ nhất định, chúng ta có thể nói hoạt động quản lý chính là
hoạt động giao tiếp. Các nhà lãnh đạo quản lý thờng xuyên phải thực hiện quá
trình giao tiếp tơng tác với cấp trên, cấp dới, với cơ quan đối tác, cơ quan hữu
quan, cán bộ nhân viên và các đối tợng giao tiếp khác. Trong giao tiếp, th ký là
ngời đại diện cho lãnh đạo, trợ giúp lãnh đạo và thay mặt cơ quan thực hiện các
cuộc giao tiếp. Vì vậy có thể nói giao tiếp là hoạt động quan trọng nhất đối với
ngời th ký. Phần lớn thời gian làm việc của ngời th ký dành cho giao tiếp. Công
việc giao tiếp của ngời th ký không chỉ đơn thuần là gặp gỡ, tiếp xúc, trao đổi mà
muốn giao tiếp có hiệu quả ngời th ký cần phải thuần thục các nguyên tắc, kỹ
năng giao tiếp. Giao tiếp không chỉ là một vấn đề mang tính khoa học mà còn là
cả một nghệ thuật, do đó sự thành công của một cơ quan, tổ chức lại phụ thuộc
một phần quan trọng ở nhiệm vụ giao tiếp của ngời th ký.
1.2.6.1 Tổ chức tiếp đón khách
Trong hoạt động quản lý, lãnh đạo ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng thờng xuyên phải tổ chức việc tiếp đón khách. Công việc tiếp khách chiếm một
khoảng thời gian lao động khá lớn của lãnh đạo. Vì vậy ngời th ký không chỉ
phải biết xem xét, phân tích, nắm bắt nội dung và yêu cầu của các cuộc giao tiếp
đó, sắp xếp, định liệu phơng án giao tiếp nhằm tránh những hao tổn thời gian
tiền bạc và công sức của lãnh đạo, của cơ quan, mà còn phải rèn luyện kỹ năng
giao tiếp để hoàn thành nhiệm vụ giao tiếp quan trọng của mình.
Việc tổ chức đón tiếp khách của cơ quan là vấn đề liên quan đến sự phối
hợp hoạt động của nhiều ngời, nhiều bộ phận trong cơ quan. Do đó, để thực hiện
nhiệm vụ tổ chức tiếp đón khách, th ký cần phải thực hiện các công việc sau:
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
1818


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

+ Xác định, phân loại đối tợng khách đến, chọn lọc để bố trí khách nào do
lãnh đạo tiếp, khách nào do văn phòng phối hợp với các phòng ban chức năng
tiếp dới sự uỷ quyền của lãnh đạo có nh vậy mới giúp lãnh đạo không hao tổn
thời gian, công sức, giải phóng lãnh đạo khỏi bận bịu vào việc tiếp các đối tợng
khách không cần thiết.
+ Lên chơng trình làm việc với khách, phối hợp với văn phòng sắp xếp, bố
trí nơi ăn, nghỉ cho khách (nếu cần).
+ Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiếp khách và làm việc với khách. Ví
dụ nh: các văn bản, các tài liệu, phơng tiện, máy móc, thiết bị
+ Tham gia với lãnh đạo thực hiện việc tiếp khách, ghi chép đầy đủ nội
dung buổi giao tiếp, đặc biệt là các ý kiến bàn bạc, thơng lợng.
+ Th ký phải là ngời nhạy bén, linh hoạt, nắm bắt một số thông tin chủ
yếu về đặc điểm của khách nh chức vụ, chức danh, nơi ở, sở thích cá nhân, để
tạo ra không khí tiếp khách thân mật, cởi mở, và đạt hiệu quả cao.
+ Bất cứ trong điều kiện tổ chức tiếp đón đối tợng khách nào, th ký đều phải
tỏ thái độ niềm nở, chân tình, tôn trọng và quan tâm đến công việc, nhu cầu của
khách. Không đợc phép tỏ ra khó chịu khi khách đặt câu hỏi quá nhiều hoặc nhiều
ngời khách cùng hỏi một vấn đề buộc th ký phải trả lời đi trả lời lại.
+ Có những đối tợng khách đến làm việc với lãnh đạo nhng xét thấy vấn
đề chỉ cần th ký tiếp và độc lập giải quyết sau đó báo cáo lại với lãnh đạo thì th
ký có thể chủ động thực hiện. Tuy nhiên, không đợc phép vợt quá giới hạn cho
phép, đặc biệt là phải lờng đến mức độ ảnh hởng của kết quả và mối quan hệ liên
quan đến uy tín, vị thế của lãnh đạo và cơ quan.
+ Ngời th ký cũng cần phải biết khéo léo và tế nhị từ chối những cuộc hẹn
gặp đối với những đối tợng không quan trọng hoặc vấn đề của khách không quan
trọng đối với lãnh đạo, với cơ quan.
1.2.6.2 Giao tiếp qua điện thoại
Điện thoại là phơng tiện kỹ thuật về mặt thông tin dùng để liên hệ giữa
các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân với nhau. Hiện nay, trong hầu hết các văn
phòng của cơ quan, tổ chức đề sử dụng điện thoại trong giao tiếp với mục đích

thông qua đó để trao đổi thông tin với nhau.
Mọi cuộc điện thoại gọi đến hoặc thực hiện các cuộc gọi đi cho lãnh đạo
hầu hết đợc thực hiện qua th ký. Các nhà nghiên cứu cho rằng có đến 75% công
việc quản lý điều hành của lãnh đạo đợc giải quyết qua việc giao tiếp điện thoại.
Do đó, ngời th ký văn phòng phải biết sử dụng điện thoại trong giao tiếp có hiệu
quả để nhằm giữ uy tín cho lãnh đạo đồng thời đáp ứng đợc việc thông tin liên
lạc với lãnh đạo đến mức tối đa và đạt hiệu quả cao nhất.
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
1919


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

+ Th ký phải xác định rõ những cuộc điện thoại nào quan trọng cần thiết
phải thực hiện nghiêm túc, thận trọng và những cuộc điện thoại nào phải khéo
léo từ chối hoặc cần kết thúc sớm mà không làm phật lòng ngời gọi đến.
+ Th ký cần có thái độ lịch lãm, thể hiện rõ là cuộc điện thoại đang nối với
văn phòng của lãnh đạo, giọng nói phải truyền cảm, mạch lạc, cần tránh lối nói
chuyện cộc lốc, lạnh lùng hoặc sẵng giọng nh ngời đang bức tức trong khi giao
tiếp qua điện thoại. Không đợc tỏ ra sốt ruột, chế giễu hay bỡn cợt qua điện thoại
mặc dù nội dung cuộc điện thoại không làm cho th ký hài lòng.
+ Phải thể hiện mối quan tâm thực sự về lợi ích của 2 bên trong cuộc giao
tiếp qua điện thoại.
+ Th ký cần tạo cho mình một phong cách biết tôn trọng và kiên nhẫn
nghe hết ý kiến của ngời gọi đến. Trớc khi trả lời cuộc gọi, nếu cảm thấy cha rõ
hoặc cha đủ thông tin, th ký có thể yêu cầu khách vui lòng nhắc lại hoặc giải
thích thêm, không nên vội vã để hiểu sai nội dung thông tin.
+ Th ký cần tỏ rõ sự quan tâm và thể hiện tinh thần của mình, kể cả điệu
bộ, ánh mắt, nụ cời khi cần thiết vì các hành vi đó sẽ kết tinh, thể hiện qua giọng
nói của ngời th ký. Mặc dù ngời đối thoại không nhìn thấy nhng họ có thể hiểu

qua giọng nói của ngời th ký.
+ Trớc khi kết thúc cuộc đàm thoại cần tóm tắt nội dung chính của các
thông tin đã trao đổi để xác định toàn bộ vấn đề đã đợc hiểu đúng, không nhầm
lần hay sai lệch.
+ Khi tình thế bắt buộc ngời th ký không thể cung cấp thông tin đâqỳ đủ
hoặc chính xác thì ngời th ký cần phải có khả năng trả lời lu loát và thuyết phục,
không nói lắp bắp, ấp úng để lộ cho đối tác thấy đợc lời nói của mình là không
chính xác.
+ Ngời th ký luôn ghi nhớ rằng khi thực hiện một cuộc giao tiếp qua điện
thoại, bản thân mình đang là ngời thực thi nhiệm vụ của tổ chức, của cơ quan, là
ngời đại diện cho lãnh đạo và phải đặt lợi ích của cơ quan, và uy tín của lãnh đạo
lên trên hết. Không đợc vì bức xúc cá nhân hay tình cảm riêng ảnh hởng đến
quyền lợi tập thể.
Hiểu và thuần thục các kỹ năng, kỹ xảo giao tiếp qua điện thoại cũng có
nghãi là th ký thực sự có trong tay một phơng tiện làm việc hữu hiệu để hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ của mình.
1.2.7 Công tác tổ chức hội nghị
Trong quá trình hoạt động và phát triển của bất cứ cơ quan, tổ chức nào
cũng đều cần tiến hành các cuộc hội nghị định kỳ, thờng xuyên hoặc bất thờng.
Hội nghị là một cuộc gặp mặt, một cuộc họp có tổ chức của một số đông ngời
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
2020


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

nhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc, lấy ý kiến hoặc biểu thị ớc vọng và tạo ra sự
phối hợp hành động nhằm giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi ngời cùng
quan tâm.
Qua các cuộc hội thảo, hội nghị, các t tởng, quan điểm mới đợc phổ biến,

truyền bá, những khó khăn đợc tháo gỡ, công việc đợc triển khai nhanh, ít sai
sót, mang lại hiệu quả cao hơn. Hơn nữa, nhờ các cuộc hội nghị, hội thảo mà
tính dân chủ luôn đợc phát huy, tạo điều kiện cho mỗi thành viên trong tổ chức
có cơ hội để đóng góp ý kiến cũng nh sự hiểu biết của mình góp phần thúc đẩy
công việc ngày càng hiệu quả hơn.
Việc tổ chức tốt các cuộc hội nghị, hội thảo có một ý nghĩa quan trọng và
trở thành công cụ quan trọng có hiệu quả cao để giúp các nhà lãnh đạo điều hành
hoạt động của cơ quan, tổ chức mình. Tuy nhiên, các cuộc hội nghị, hội thảo tổ
chức tốt phải đợc hiểu là một cuộc hội nghị , hội thảo đạt đợc chất lợng tối đa với
chi phí tối thiểu. Th ký với chức năng, nhiệm vụ của mình cần phải trợ giúp lãnh
đạo chuẩn bị chu đáo, tổ chức triệu tập và tiến hành có hiệu quả các cuộc hội
nghị, hội thảo của cơ quan mình. Tùy theo mức độ, phạm vi, tính chất, nội dung
và tầm quan trọng của hội nghị mà th ký có thể kết hợp với bộ phận văn phòng
phối hợp cùng thực hiện.
1.2.7.1 Giai đoạn chuẩn bị
a) Chuẩn bị cho nội dung chơng trình nghị sự
Th ký và bộ phận văn phòng phải chuẩn bị nội dung chơng trình nghị sự
bao gồm: các báo cáo chính; các báo cáo bổ sung và tham luận; nội dung các
vấn đề cần trao đổi, thảo luận trong hội nghị; những kết luận và chơng trình hành
động sau hội nghị; bài phát biểu cho lãnh đạo cấp trên
Tất cả những báo cáo đó cần phải có số liệu, chứng cứ chính xác, rõ ràng,
đồng thời phải nêu lên đợc tất cả những mặt tốt cũng nh những mặt còn hạn chế
một cách minh bạch, thẳng thắn, cụ thể và phải có sức thuyết phục trên cơ sở
khoa học.
Ngời th ký cần căn cứ vào mục đích, yêu cầu, nội dung của hội nghị để
chuẩn bị những vấn đề chính cần đa ra trao đổi và thảo luận trong hội nghị nhằm
mục đích thống nhất việc đánh giá tình hình, thống nhất quan điểm t tởng về
những vấn đề còn vớng mắc, tìm ra chủ trơng, giải pháp tối u và tìm cách thực
hiện sớm trong thực tế.
Nội dung chơng trình nghị sự của hội nghị cần phải chuẩn bị trớc một cách

chu đáo. Đối với những hội nghị quan trọng thì cần phải có hội nghị trù bị. Nội
dung chơng trình hội nghị phải quy định rõ những nội dung ứng với từng thời gian
đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị của ngời chịu trách nhiệm
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
2121


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

từng nội dung chơng trình. Trong chơng trình hội nghị phải u tiên những vấn đề
quan trọng, những vấn đề liên quan tới tất cả mọi ngời tham gia hội nghị để giải
quyết trớc, những vấn đề ít quan trọng hơn thì để giải quyết sau và th ký cũng cần
chú ý không nên bố trí quá nhiều nội dung cho một hội nghị.
b) Chuẩn bị thành phần tham dự hội nghị
Th ký phải xác định thành phần tham gia hội nghị là những ngời có liên
quan trực tiếp đến nội dung chơng trình của hội nghị, không nên mời những đơn
vị, tổ chức cấp trên nếu thấy không cần thiết. Th ký cần phải lập danh sách đại
biểu theo yêu cầu của nội dung hội nghị hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
Danh sách này phải đợc in sao để gửi cho phòng thờng trực một bản.
c) Dự kiến về thời gian, địa điểm và xây dựng chơng trình tiến hành các
hoạt động
Th ký nên xác định rõ thời gian của mỗi phần việc và đặc biệt quan tâm
đến thời gian nghỉ giải lao. Thời gian hội nghị phải đợc bố trí phù hợp với nội
dung chơng trình hội nghị.
Khi thời gian, địa điểm, chơng trình tổ chức hội nghị đã đợc ấn định, ngời
th ký và bộ phận văn phòng tiến hành các thủ tục tổ chức hội nghị. Trớc tiên cần
tổ chức biên tập lại các báo cáo, đồng thời nhân bản, in ấn, đóng thành tập hồ sơ
hoàn chỉnh, đẹp, hấp dẫn, có chất lợng để phục vụ cho hội nghị. Sau đó phải
chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chơng trình nghị sự, hồ sơ, tài liệu và các
văn bản hớng dẫn ban đầu để đại biểu tham dự biết và thực hiện các công việc

chuẩn bị khi tới hội nghị.
d) Chuẩn bị hậu cần
Ngời th ký cần căn cứ vào tầm quan trọng của hội nghị mà lựa chọn hội trờng cho thích hợp. Trong đó hội trờng phải đạt đợc các tiêu chuẩn về âm thanh,
ánh sáng và phải đợc trang bị đầy đủ các phơng tiện cần thiết nh: máy chiếu,
máy fax, máy photocopy, máy vi tính, điện thoại, micro
Tùy theo nội dung và chủ đề của mỗi hội nghị mà th ký sẽ trang trí cho
hội trờng cho phù hợp: cờ, hoa, băng rôn, khẩu hiệu
Với các hội nghị mang tầm vóc quốc gia, quốc tế hoặc đại biểu tham dự ở
xa phải nghỉ lại thì th ký và bộ phận văn phòng phải đặc biệt quan tâm đến nơi
ăn ở, phơng tiện đi lại và cách thức đón tiếp sao cho chu đáo.
Nh vậy, khâu chuẩn bị tổ chức hội nghị là khâu quan trọng có ý nghĩa
quyết định trong thành công của hội nghị vì thế đòi hỏi ngời th ký và bộ phận
văn phòng phải phối hợp đồng bộ để chuẩn bi chu đáo cho hội nghị.

Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
2222


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

1.2.7.2 Giai đoạn tổ chức điều hành
a) Kiểm tra, quan sát tại chỗ công việc
Trớc ngày diễn ra hội nghị một, hai ngày, bộ phận văn phòng cùng th ký
xem xét lại lần cuối cùng các văn bản, tài liệu chơng trình và các vấn đề thuộc
công tác hậu cần một cách chi tiết, cẩn thận để kịp thời bổ sung, hoàn tất mọi
công việc đảm bảo cho hội nghi đợc diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp.
b) Tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ngồi, phân phối tài liệu dẫn đại biểu đến
chỗ ngồi tại hội trờng
Tùy theo tính chất và quy mô của hội nghị mà th ký tiến hành phân công
những cán bộ đảm nhận công tác đón tiếp. Thông thờng, đón đại biểu bằng cách

kê một bàn hoặc một dãy bàn , nơi đó vừa là nơi đón tiếp, vừa là nơi phát tài liệu,
nơi giải đáp và hớng dẫn những điều cần thiết.
Với những đại biểu quan trọng, th ký phải tiến hành đón từng ngời vào
phòng khách trớc sau đó mới đa họ vào đúng chỗ ngồi tại hội trờng, đa cho họ
tài liệu, chơng trình hội nghị.
c) Duy trì thời gian hội nghị
Th ký phải duy trì chặt chẽ thời gian khai mạc, thời gian bế mạc, thời gian
giải lao, thời gian báo cáo và thời gian thảo luận, tham luận
d) Ghi biên bản hội nghị
Th ký phải căn cứ vào tầm quan trọng, tính chất, ý định của chủ tọa hội
nghị mà lựa chọn phơng thức và phơng tiện ghi biên bản cho phù hợp. Th ký có
thể sử dụng máy ghi âm, máy tính hay máy quay phim, chụp hình; sử dụng hình
thức ghi toàn văn, ghi có trọng tâm, trọng điểm hay chỉ ghi kết quả để phục vụ
cho công tác ghi biên bản của mình. Dù với hình thức hay phơng tiện nào thì
việc ghi biên bản cũng phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và khách quan.
1.2.7.3 Sau hội nghị
+ Sắp xếp và lập hồ sơ lu trữ các biên bản trong cuộc hội nghị, hội thảo và
gửi cho những đơn vị, bộ phận, cá nhân có nhu cầu sử dụng biên bản đó.
+ Thảo th cảm ơn các bộ phận, đơn vị, đại biểu có vị trí quan trọng đã đến
tham dự hội nghị.
+ Chuyển trả các phơng tiện, thiết bị và ký nhận vào biên bản trao trả các
phơng tiện, thiết bị đó.
+ Tập hợp các hóa đơn và gửi đến phòng tài vụ cơ quan để thanh toán các
khoản chi phí cho cuộc hội nghi, hội thảo.
1.2.8 Một số công việc khác của ngời th ký văn phòng
1.2.8.1 Tổ chức phòng làm việc và bố trí các trang thiết bị trong phòng
Việc tổ chức, bố trí phòng làm việc là một vấn đề phức tạp, nó đòi hỏi phải
có sự kết hợp nhiều yếu tố khác nhau nh: màu sắc, ánh sáng, âm thanh, trang
thiết bị, cách trang trí Phòng làm việc của lãnh đạo và th ký rất đợc quan tâm
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P

2323


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

bởi nó là nơi thể hiện bộ mặt của cơ quan. Ngời th ký là ngời tiếp khách đầu tiên
của cơ quan vì vậy tạo đợc ấn tợng ban đầu tốt thì các công việc sau đó sẽ rất
thuận lợi.
Th ký văn phòng trong cơ quan, khi tổ chức bố trí phòng làm việc phải đảm
bảo tính kinh tế và hiệu quả sử dụng của các máy móc thiết bị cũng nh cơ sở vật
chất. Tùy theo nhu cầu thực tiễn của mỗi loại văn phòng mà trang bị những máy
móc và đồ dùng có tính năng, tác dụng khác nhau. Bên cạnh đó, th ký văn phòng
cần sắp xếp, bố trí phòng làm việc khoa học tạo môi trờng làm việc thích hợp, loại
trừ những yếu tố gây ảnh hởng không tốt đến năng suất lao động.
1.2.8.2 Lên lịch làm việc hàng ngày cho lãnh đạo
Đây là việc làm hàng ngày của ngời th ký văn phòng để giúp lãnh đạo thực
hiện các công việc của mình đợc thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Chơng trình làm việc một ngày của lãnh đạo sẽ đợc th ký chuẩn bị và đặt
lên bàn lãnh đạo từ chiều hôm trớc. Khi thực hiện công việc này đòi hỏi ngời th
ký văn phòng phải biết tổ chức công việc trong ngày cho lãnh đạo một cách hợp
lý, tránh bố trí công việc chồng chéo làm ảnh hởng đến công tác quản lý của
lãnh đạo.
1.3. Các nhân tố ảnh hởng đến công tác th ký văn phòng
1.3.1 Môi trờng làm việc
Một môi trờng thích hợp cho công việc sẽ tạo điều kiện phát huy khả năng
lao động, hoàn thành công việc với năng suất cao, hiệu quả tối u. Do đó, tổ chức
và bố trí nơi làm việc nên lu ý tạo điều kiện để môi trờng làm việc của lãnh đạo
và th ký văn phòng đợc thuận lợi nhất. Có sự bố trí hợp lý, khoa học tùy theo
chức năng, nhiệm vụ và điều kiện của cơ quan, tổ chức. Bố trí phòng làm việc
của lãnh đạo th ký văn phòng ở nơi thuận tiện cả về giao dịch với bên ngoài và

liên hệ với các phòng ban khác của cơ quan. Ngoài việc bố trí phòng làm việc
thuận lợi, còn có các yếu tố khác tác động tới môi trờng làm việc của ngời th ký
văn phòng nh
+ Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp: đây là yếu tố ảnh hởng trực tiếp đến sức
khỏe con ngời và gián tiếp ảnh hởng đến năng suất lao động.
+ Sự thoáng mát: phòng làm việc cần đợc thông thoáng, diện tích làm việc
đủ theo tiêu chuẩn cho từng ngời với không khí sạch sẽ.
+ Tiếng ồn: đây là nhân tố ảnh hởng đến sự tập trung của ngời làm việc do
đó việc bố trí văn phòng phải đảm bảo giảm thiểu đợc tiếng ồn.
+ Màu sắc: tạo cho con ngời cảm giác thoải mái khi làm việc và công việc
đạt hiệu quả cao.
+ ánh sáng: ánh sáng là yếu tố rất cần thiết trong phòng làm việc vì nó
không những đảm bảo sức khỏe mà còn tác động tốt đến tâm sinh lý của ngời
làm việc trong phòng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
2424


Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong

1.3.2 Khoa học kỹ thuật công nghệ
Ngày nay sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ đã giúp ích rất
nhiều cho công tác văn phòng nói chung và công tác th ký văn phòng nói riêng.
Các máy móc, thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng bao gồm: máy tính, máy
photocopy, máy điện thoại, máy in, máy fax, máy ghi âm Tuy nhiên, việc đầu
t, trang bị hệ thống khoa học công nghệ phải tùy thuộc vào tình hình kinh tế
chung của cơ quan, nhu cầu thực tiễn cũng nh trình độ của ngời sử dụng.
1.3.3 Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của ngời th ký văn phòng
Trình độ chuyên môn của ngời th ký văn phòng là yếu tố ảnh hởng trực
tiếp đến hiệu quả công việc. Thực tại ngày nay cho thấy, ngời th ký văn phòng

không phải chỉ biết đọc, biết viết và tính toán thông thờng mà phải đợc coi là
một nghề, phải đợc đào tạo có bài bản, hệ thống để đảm bảo hoàn thành tốt công
việc đợc giao và hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết và có khả năng đáp ứng đợc trớc sự đổi mới.

Chơng 2:
Thực trạng công tác th ký văn phòng tại Công ty Cổ
phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong
2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong
2.1.1 Khái quát về Công ty
+ Tên cũ: Công ty Nhựa Thiếu niên Tiền phong.
+ Tên hiện nay: Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong.
+ Tên giao dịch quốc tế: Tien Phong plastic joint-stock company.
+ Tên viết tắt: Tifoplast.
+ Tài khoản Việt Nam: 710A 00003 Ngân hàng Công Thơng Quận Ngô
Quyền Thành phố Hải Phòng.
+ Trụ sở: Số 2 An Đà - Phờng Lạch Tray - Quận Ngô Quyền - Thành phố Hải Phòng.
+ Điện thoại: (84-31) 852073
+ Fax: (84-31) 640133
+ Email:
Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P
2525