bài giảng hoạt động cung cấp thông tin văn phòng

Chương 5
CUNG CẤP THÔNG TIN
VĂN PHÒNG


1. Ý nghĩa và vai trò thông tin trong hoạt
động của các cơ quan
- Ý nghĩa của thông tin
+ Thông tin trao đổi và mua bán.
+ Thông tin tạo ra của cải vật chất.
+ Thông tin để quyết định vấn đề chính xác hơn
+ Thông tin làm tăng sự hiểu biết, nhận thức
của con người.


- Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý

và kinh doanh
+ Thông tin là cơ sở là của hoạt động quản lý.
+ Thông tin để giải quyết công việc nhanh
chóng, chính xác.
+ Thông tin làm tăng hiệu quả trong hoạt động
quản lý và kinh doanh
+ Tiết kiệm thời gian cho hoạt động quản lý


- Yêu cầu đối với thu thập, cung cấp thông
tin
- Biết yêu cầu cần thông tin của người lãnh đạo.
- Rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
- Thông tin phù hợp với yêu cầu của người sử

dụng.
- Thông tin kịp thời đúng lúc.


2. Quy trình thu thập và cung cấp thông tin
2.1. Xác định nhu cầu thông tin
Nhu cầu tức thời
Nhu cầu thường xuyen
- Thông tin pháp luật.
- Thông tin quản ly hành chính.
- Thông tin thời sự.
- Thông tin chuyên môn cơ quan
- Thông tin về tổ chức, bộ máy cơ quan
- Thông tin về nhân sự trong cơ quan
- Thông tin về đối tác, khách hàng hoặc đối tượng
quản lý


2.2. X/đ nguồn gốc và cơ quan lưu trữ thông
tin
- Xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành thông
tin.
- Cơ quan lưu trữ thông tin.
- Dịch vụ thông cung cấp thông tin.


2.3. Thu thập và xử lý thông tin
- Thông tin pháp luật (cơ quan ban hành thông
tin)
- Thông tin quản ly hành chính. (nguồn gốc và

hình thức thông tin)
- Thông tin thời sự. (cơ quan ban hành và kênh
cung cấp thông tin)
- Thông tin chuyên môn cơ quan (Bộ phận
trong cơ quan)


2.3. (tiếp)
- Thông tin về tổ chức, bộ máy cơ quan (văn
thư lưu trữ hoặc bộ phận tổ chức…)
- Thông tin về nhân sự trong cơ quan (tổ chức
hành chính nhân sự)
- Thông tin về đối tác, khách hàng hoặc đối
tượng quản lý (nguồn gốc, xuất xứ, nội dung,
tính logic thông tin)


3. Lưu trữ thông tin
- Theo nội dung
- Theo tính chất
- Theo hình thức, vật mang tin

Việc lụa chọn hình thức phân loại và sắp xếp dựa
vào lĩnh vực hoạt động của cơ quan.


4. Cung cấp thông tin
- Cung cấp thông tin bằng
văn bản
+ Viết báo cáo (thường kỳ,

đột xuất…), các loại văn bản
khác tường trình, công văn,
thông báo…(khi viết cần
trình bày rõ ràng mạch lạc
rõ ý)
+ Photocopy văn bản


- Cung cấp thông tin qua
email (chú ý đến việc viết
emai, không nên cẩu thả)
- Cung cấp thông tin qua
điện thoại (có sự chuẩn bị
kỹ về các nội dung, thông
tin cần trình bày)
- Cung cấp thông tin bằng
lời (các số liệu phải được
ghi chính xác, có cơ sở…)