CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA VP BCN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LĐB

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA
VP BCN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LĐB.

CHƯƠNG 1 : VAI TRÒ CỦA VP BCN TRONG VIỆC ĐẢM BẢO
THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LĐB.
1.1) Lý luận chung về thông tin và vai trò của Văn phòng trong việc
đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
1.1.1)Khái niệm thông tin trong hoạt động quản lý.
- Khái niệm thông tin.
Từ xưa đến nay, thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong mọi
hoạt động của đời sống con người. Người ta thừa nhận rằng thông tin cùng với
các vật chất, năng lượng quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia.
Đặc biệt trong một xã hội thông tin như hiện nay, mọi hoạt động của con người
đều cần đến sự giao lưu thông tin vì vậy, thông tin được coi là nguồn lực có giá
trị hơn nhiều nguồn lực vật chất, đem lại hiệu quả hoạt động của mọi cơ quan.
Chính từ sự góp mặt thông tin trong mọi lĩnh vực của đời sống đã dẫn tới nhiều
khái niệm khác nhau về thông tin. Mỗi lĩnh vực khoa học lại tiếp cận thông tin
theo một khía cạnh riêng bởi thông tin vốn là một khái niệm trìu tượng mà con
người không thể nhìn thấy được. Nếu hiểu thông tin theo nghĩa của từ
“Informatio” bắt nguồn từ tiếng La tinh , thông tin chính là sự truyền đạt ý
tưởng, khái niệm, biểu tượng.Theo quan niệm của báo chí: Thông tin là cung
cấp những sự việc chưa biết,là một phương tiện phổ biến thông tin đại chúng
phổ biến và quen thuộc với mọi người, báo chí đề cập tới tính mới mẻ và cập
nhật của thông tin.Nếu hiểu thông tin theo ngữ nghĩa thì thông tin được đồng
nhất với tri thức, kiến thức làm thay đổi trữ lượng kiến thức của con người.
Thông tin theo các cách hiểu như trên được xem xét trong trạng thái tĩnh và các
khái niệm này chưa đề cập được cách thức con người tiếp cận với thông tin.
Theo chúng tôi, khái niệm về thông tin được trình bày một cách khái quát
nhất theo quan điểm của triết học: Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã
hội (thế giới vật chất) bằng ngôn ngữ, kí hiệu, hình ảnh …hay nói rộng hơn

bằng tất cả các phương tiện tác động đến giác quan của con người .
Dưới quan điểm triết học, thông tin chính là sự phản ánh của thế giới vật
chất đến giác quan của con người thông qua một kênh thông tin nào đó và biến
đổi sự phản ánh thành nhận thức của con người về sự vật, hiện tượng. Quan
điểm này phù hợp với một trong hai vấn đề mà triết học quan tâm giải quyết đó
là vật chất quyết định ý thức.
Qua khái niệm này, chúng ta có thể thấy được bản chất và trình tự của
quá trình thông tin .Trước hết ,phải khẳng định rằng quá trình thông tin là một
quá trình phản ánh và để quá trình phản ánh đó trở thành quá trình thông tin thì
phải có hai đối tượng: Đối tượng làm nhiệm vụ phản ánh và đối tượng cảm
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
nhận, khi đối tượng cảm nhận nhận biết được thông tin và phản hồi trở lại đối
tượng phản ánh thì mới kết thúc quá trình thông tin .
Chính vì tính khái quát và đầy đủ của khái niệm thông tin theo thuyết
phản ánh nên thông tin được đề cập trong khóa luận tốt nghiệp của chúng tôi
được hiểu theo cách này.
- Khái niệm thông tin trong hoạt động quản lý.
Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người với môi trường
xung quanh nhằm đạt được mục tiêu trên cơ sở sử dụng các tài nguyên(con
người, tri thức, tiền, vật chất, năng lượng,không gian , thời gian…) []
Theo khái niệm này để thực hiện quá trình quản lý cũng cần có hai đối
tượng tham gia vào quá trình quản lý đó là đối tượng làm nhiệm vụ quản lý (chủ
thể quản lý) và đối tượng bị quản lý (khách thể quản lý) trong đó đối tượng làm
nhiệm vụ quản lý tiến hành một số các hoạt động cơ bản như xác định mục tiêu,
lập kế hoạch thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
Để thực hiện quá trình quản lý thì phải có sự góp mặt của quá trình trao
đổi thông tin giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý, trong đó chủ thể quản lý
nhận những thông tin báo cáo từ khách thể quản lý và ngược lại khách thể quản
lý nhận thông tin chỉ đạo từ chủ thể quản lý. Chúng ta có thể coi chủ thể hoặc

khách thể quản lý vừa là đối tượng phản ánh vừa là đối tượng cảm nhận trong
quá trình thông tin . Vì vậy khái niệm thông tin trong quản lý không có nhiều
điểm khác biệt, xa rời với khái niệm thông tin đã bàn ở trên.
Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông
báo về sự kiện đã xẩy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có
liên quan đến hoạt động quản lý, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống
quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo cá biện pháp tổ chức, các
yếu tố vật chất , nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản
lý. []
Khái niệm thông tin trong hoạt động quản lý trên được trình bày khá đầy
đủ và khái quát, đề cập cả đến nội dung thông tin trong hoạt động quản lý và
mục đích của việc sử dụng thông tin trong hoạt động quản lý.
Sự phản ánh ở đây là sự chuyển giao những thông tin về tình hình, tiến
trình giải quyết sự việc hoặc những thông tin phát sinh có liên quan đến quá
trình quản lý, cần có được sự phản hồi từ nhà quản lý bằng cách ra quyết định
quản lý.
Sự biến đổi sự phản ánh thành nhận thức của con người về sự vật, hiện
tượng được thể hiện bằng việc các nhà quản lý đưa ra các biện pháp, những
quyết định , điều chỉnh hợp lý sau khi nhận được thông tin phản ánh.
1.1.2)Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý.
2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Có thể nói rằng quản lý nói chung và thông tin là hai lĩnh vực có quan hệ
mật thiết với nhau. Nếu không có thông tin, quản lý sẽ không tồn tại với tư cách
là quản lý bởi sự trao đổi, giao lưu thông tin giữa chủ thể và khách thể quản lý
sẽ không được thực hiện. Thông tin chính là một yếu tố bên trong, đóng góp vào
mọi nội dung của quá trình quản lý từ lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự, chỉ
đạo điều hành việc thực hiện, đến kiểm tra, đánh giá. Bao giờ trong hoạt động
quản lý cũng cần tới sự trao đổi thông tin giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị
quản lý, giữa toàn bộ hệ thống với môi trường xung quanh, từ đó nhà quản lý

mới hiểu rõ được đối tượng mình quản lý để đưa ra chỉ thị, quyết định phù hợp.
Vì vậy, có thể khẳng định thông tin là cơ sở của lãnh đạo và quản lý.
Nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý là ra các quyết định quản lý.Chất
lượng của quyết định quản lý lại phụ thuộc phần lớn vào chất lượng của công tác
thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý. Nếu ngay từ bước
đầu, hoạt động quản lý thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác thì nhà
quản lý sẽ không đề ra được mục đích, kế hoạch của cơ quan.Trên cơ sở phân
tích thông tin đã có, nhà quản lý sẽ lựa chọn được những phương án tổ chức
thực hiện tối ưu để thực hiện kế hoạch, mục tiêu đã đề ra. Trong tiến trình thực
hiện công việc, nhà quản lý cũng rất cần những thông tin báo cáo, kiểm tra, giám
sát tình hình thực hiện. Từ đó, nhà quản lý có thể đối chiếu với kế hoạch đã đặt
ra, có điều chỉnh những vấn đề phát sinh nhanh chóng và phù hợp, bổ sung cho
những quyết định trước đó của mình.
Hơn thế nữa, thông tin còn giúp cho các quyết định quản lý trở nên chính
xác và khoa học, tình trạng thiếu thông tin sẽ dẫn tới kết quả quản lý đi ngược
với mục tiêu đã đề ra, việc điều hành quản lý rơi vào chủ quan, duy ý chí, ảnh
hưởng đến chất lượng công việc thậm chí là dẫn đến thất bại gây thiệt hại to lớn
cho cơ quan.
Tóm lại, thông tin và hoạt động quản lý luôn có sự gắn kết chặt chẽ với
nhau. Xét trong một chu trình quản lý liên tục, việc thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin cần thiết đến tay nhà quản lý cũng được tiến hành một cách một cách
liên tục. Việc thu thập những thông tin mới và bổ sung thông tin đã có luôn tồn
tại trong quá trình quản lý. Để tăng cường hiệu quả quản lý, nhà quản lý cũng
phải hết sức coi trọng việc thu thập, xử lý thông tin một cách khoa học, đúng
đắn, trên cơ sở đó mới có được những quyết định kịp thời và chính xác.
1.1.3)Nội dung thông tin trong hoạt động quản lý.
Để phục vụ cho việc ra quyết định của mình, các nhà quản lý cần trong
tay những thông tin phản ánh nhiều nội dung khác nhau. Xuất phát từ đặc điểm
và nhu cầu của đối tượng dùng tin là lãnh đạo, quản lý, nội dung thông tin họ
bao gồm:

- Thông tin về những học thuyết, quản điểm kinh tế, trào lưu chính trị
mới.
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Thông tin pháp lý : đường lối, chiến lược, chính sách, chủ trương của
Đảng và Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực quản lý của cơ quan.
- Thông tin phản ánh tình hình kinh tế, chính trị văn hoá, xã hội trong
nước và trên thế giới có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan, ví dụ như
các thông tin về xu hướng phát triển kinh tế, thành tựu khoa học kỹ thuật, những
tiến bộ trong xã hội.
- Thông tin về tình hình triển khai, thực hiện công việc theo quyết định
quản lý. Những thông tin này từ các cơ quan cấp dưới, cơ quan trực thuộc gửi
lên báo cáo về kết quả thực hiện công việc được giao, những phát sinh cần
nhanh chóng được điều chỉnh, cần có ý kiến chỉ đạo của nhà quản lý.
- Thông tin về những yêu cầu, nguyện vọng, đề đạt của cấp dưới, của
nhân dân trong lĩnh vực cơ quan quản lý cần được xem xét, giải quyết.
Trong hoạt động quản lý, nhà quản lý cần được cung cấp đầy đủ những
thông tin với nội dung như trên. Tuy nhiên, tầm quan trọng của những nội dung
thông tin trên lại khác nhau, trong đó những thông tin là cơ sở pháp lý như
đường lối, chính sách, quy định của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực hoạt động
của cơ quan hoặc những thông tin trực tiếp liên quan đến việc giải quyết công
việc như báo cáo tình hình triển khai, thực hiện của cơ quan cấp dưới quan trọng
hơn so với các thông tin có nội dung khác. Trong từng nội dung thông tin cần
cho hoạt động quản lý ( thông tin pháp lý, thông tin báo cáo, thông tin phản ánh
tình hình kinh tế,chính trị, văn hoá…), tuỳ vào nhu cầu công việc thực tế, các
thông tin lại có mức độ quan trọng và cần thiết khác nhau. Ví dụ: Cùng là thông
tin quy định của Nhà nước nhưng những quy định có liên quan trực tiếp đến
hoạt động của cơ quan quan trọng hơn những quy định liên quan đến ngành
khác, cơ quan nhận được với tính chất để biết.
Điểm khác biệt dễ nhận thấy giữa thông tin phục vụ cho các hoạt động

khác của đời sống xã hội với thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý ở chỗ nội
dung của thông tin phục vụ cho các nhà quản lý, lãnh đạo thường phải mang tính
tổng hợp, khái quát cao, có tính dự báo và định hướng. Có như vậy, lãnh đạo
mới có thể nắm được thông tin một cách nhanh chóng nhất, giảm chi phí về mặt
thời gian, vật chất khi xử lý, phân tích thông tin để có được quyết định quản lý.
Để có được những thông tin như trên, nhà Lãnh đạo yêu cầu VP phải
thường xuyên cập nhật và cung cấp những thông tin từ:
- Các văn bản chứa những thông tin chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên vừa
ban hành hoặc văn bản đã ban hành vẫn còn hiệu lực pháp lý.
- Các thông tin, số liệu báo cáo tình hình thực hiện công việc được giao
từ cấp dưới hoặc từ những cơ quan trực thuộc.
- Các thông tin từ các cơ quan ngang cấp hoặc có liên quan cùng phối
hợp giải quyết công việc chung.
4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Các thông tin từ phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, vô tuyến
truyền hình, đài phát thanh…
- Các thông tin do các cơ quan, cá nhân phản ánh qua điện thoại, đơn thư,
thư điện tử…
1.1.4) Vai trò của VP trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin
phục vụ hoạt động quản lý.
• Khái niệm VP.
Hiện nay, có nhiều cách hiểu khác nhau về VP. VP hiểu theo nghĩa rộng
là bộ máy làm việc (giúp việc) của cơ quan còn theo nghĩa hẹp, VP được hiểu là
trụ sở làm việc của cơ quan. Xem xét tới chức năng, nội dung và đặc điểm hoạt
động của công tác VP, thì VP được định nghĩa như sau:
VP là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nới thu thập,
xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch
vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan tổ
chức.[]

- Khái niệm trên vừa phản ánh được bao quát chức năng, nhiệm vụ của
VP bao gồm chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần đồng thời
khẳng định vai trò của VP trong bộ máy tổ chức của một cơ quan.
Nói tóm lại, để có được khái niệm chính xác của VP, chúng ta phải xem
xét một cách đầy đủ và toàn diện các mặt hoạt động và những đóng góp của bộ
phận này vào hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Có thể khẳng định rằng, VP là
một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, nhằm phối hợp, điều hoà hoạt
động của các bộ phận khác một cách nhịp nhàng và mang lại hiệu quả hoạt động
chung cho cả cơ quan.
• Vai trò của VP trong việc đảm bảo thông tin phục vụ cho
hoạt động quản lý.
Nói đến VP, người ta thường nghĩ đến đó là một bộ phận chỉ làm công
việc liên quan đến công tác văn thư, thiên về chức năng thu nhận, bảo quản, lưu
trữ các loại công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan những thực
chất đó là cách hiểu làm hẹp chức năng, nhiệm vụ hoạt động của VP. Đây chỉ là
một nhiệm vụ của VP do một bộ phận thuộc VP – phòng Hành chính –Quản trị
đảm nhiệm. Bên cạnh đó, VP còn đảm nhiệm nhiều công việc khác, trong đó
nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo là một trong những
nhiệm vụ quan trọng nhất của VP.
VP được gọi là “cửa ngõ thông tin” của cơ quan, mọi nguồn thông tin đến
và đi đều được thu thập, xử lý và chuyển tải tại đây. Khi nhận được những thông
tin đến, VP phải tiến hành xử lý thông tin( bao gồm việc phân loại, xác định độ
tin cậy, tổng hợp thông tin) .Sau khi thông tin được phân loại, xử lý sẽ được
truyền tải đến từng cấp lãnh đạo theo đúng chức năng nhiệm vụ để lãnh đạo nắm
được tình hình một cách chính xác, kịp thời. Hàng ngày, lãnh đạo cơ quan phải
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
tiếp nhận nhiều thông tin đến bằng nhiều nguồn và dưới nhiều loại hình và họ sẽ
không đủ thời gian để xử lý hết khối lượng thông tin khổng lồ mà phải cần tới sự
hỗ trợ đắc lực từ VP.

Nhà lãnh đạo không chỉ dựa vào những ý kiến chủ quan của mình để đề
ra được những quyết định đúng đắn và khoa học mà phải dựa vào những ý kiến
đóng góp, tham gia của các phòng ban phụ trách chuyên môn trong nội bộ cơ
quan và những ý kiến từ bên ngoài . Lúc này, ở đầu ra, VP đóng vai trò phân
phối, chuyển tải thông tin đến những bộ chuyên môn hoặc cơ quan liên quan để
có ý kiến đóng góp theo yêu cầu của lãnh đạo. Sau đó, VP phải thu thập lại
những thông tin phản hồi này, xử lý, cung cấp lại cho lãnh đạo nhằm hỗ trợ cho
việc ra quyết định của lãnh đạo.
Ví dụ : Để lập kế hoạch hoạt động trong năm của một cơ quan, VP phải
tổng hợp kế hoạch hoạt động của toàn các đơn vị trong cơ quan để có được bản
kế hoạch hợp lý, sau đó tổ chức lấy ý kiến từ các phòng ban để đảm bảo các
công việc cần thực hiện không chồng chéo về mặt thời gian, nhân lực cũng như
các nguồn lực khác rồi mới trình lên lãnh đạo xin ý kiến phê duyệt.
VP còn có trách nhiệm lập lịch công tác của ban lãnh đạo trong tuần
thông qua tổng hợp thông tin trong lịch làm việc của từng thành viên trong ban
lãnh đạo, chuẩn bị, thu thập thông tin cần thiết có nội dung liên quan đến nội
dung các cuộc họp hoặc những thông tin cần phải báo cáo, cung cấp cho lãnh
đạo trong các buổi họp, các buổi tham luận, các chuyến công tác, phục vụ báo
cáo lên cấp trên. Rà soát văn bản soạn thảo do các đơn vị khác trình lãnh
đạo.Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, ghi chép nội dung cuộc họp
cùng ý kiến đóng góp, kết luận của buổi họp, xử lý thông tin những thông tin ấy
và cung cấp khi được yêu cầu.
Để có thể hoàn thành được nghiệp vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin
phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, yêu cầu đặt ra cho các cán bộ VP :
- Phải nắm rõ được quy định về chức năng, nhiệm vụ trong công tác thu
thập, xử lý, cung cấp thông tin của mình và bộ phận, đơn vị mình hoạt động.
- Nhu cầu thông tin của lãnh đạo : nội dung thông tin, mức độ chi tiết của
thông tin; thời gian cung cấp thông tin.
- Xác định được tất cả những nguồn thông tin cần thu thập và các kỹ
năng cần thiết để thu thập thông tin từ những nguồn và kênh thông tin khác

nhau.
Tóm lại, VP luôn đóng vai trò là đầu mối thông tin của cơ quan, thực hiện
nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của
Lãnh đạo một cách thường xuyên, liên tục và chủ động. Hoàn thành tốt nhiệm
vụ này của VP sẽ làm giúp cho cơ quan hoàn thành được mục tiêu nhà Lãnh đạo
đề ra và ngược lại. Đây là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn, phức tạp nhưng
cũng là nhiệm vụ khẳng định vị trí, vai trò tồn tại không thể thiếu của VP trong
6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
mỗi cơ quan, tổ chức. Ngày nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng lớn
của Lãnh đạo cùng với tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin
đòi hỏi VP phải phát huy hơn nữa vai trò chủ động, tích cực của mình trong
công tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
1.2) Vai trò của VP BCN trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
1.2.1) Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của BCN và VP BCN.
1.2.1.1) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BCN.
• Vị trí và chức năng.
Căn cứ vào Nghị định số 55/2003/NĐ-CP của CP ngày 28 tháng 5 năm
2003, Bộ Công nghiệp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
được quy định như sau:
Bộ Công nghiệp là cơ quan của CP, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về công nghiệp, bao gồm: cơ khí, luyện kim, điện, năng lượng mới, năng
lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khoáng sản, hóa chất (bao gồm cả hóa dược),
vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công
nghiệp chế biến khác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công
và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có
vốn nhà nước trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo
quy định của pháp luật.

• Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trình CP, Thủ tướng CP các dự án luật, pháp lệnh và các dự thảo văn
bản quy phạm pháp luật của CP, Thủ tướng CP về các ngành công nghiệp thuộc
phạm vi quản lý của Bộ.
2. Trình CP, Thủ tướng CP chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể, quy
hoạch vùng, lãnh thổ, quy hoạch ngành, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng
năm về các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ và các chương
trình, dự án quan trọng của Bộ.
3. Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ.
4. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt
thuộc phạm vi quản lý của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp
luật về công nghiệp.
5. Chủ trì thẩm định, thẩm định hoặc phê duyệt các dự án đầu tư trong các
ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
7
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
6. Quản lý, chỉ đạo, kiểm tra và chịu trách nhiệm việc tổ chức thực hiện
về an toàn kỹ thuật công nghiệp, bao gồm: đăng ký, kiểm định an toàn các thiết
bị áp lực, thiết bị nâng, an toàn điện, an toàn khai thác mỏ và dầu khí (trừ các
thiết bị, phương tiện thăm dò và khai thác dầu khí trên biển), an toàn hóa chất,
vật liệu nổ công nghiệp và môi trường công nghiệp theo quy định của pháp luật.
7. Thống nhất quản lý việc cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn giấy phép
hoạt động điện lực, giấy phép sản xuất các sản phẩm thuốc lá điếu, giấy phép
kinh doanh, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp và các giấy phép khác theo quy
định của pháp luật.
8. Về cơ khí và luyện kim:
a) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan trình CP, Thủ tướng
CP ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền cơ chế, chính sách hỗ trợ phát triển

ngành cơ khí, ngành luyện kim và phát triển các sản phẩm cơ khí, cơ khí - điện
tử trọng điểm;
b) Chỉ đạo và kiểm tra việc tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch, chính sách phát triển ngành cơ khí, ngành luyện kim, phát triển các sản
phẩm cơ khí, cơ khí - điện tử trọng điểm, các sản phẩm có hàm lượng công nghệ
cao, kết hợp của kỹ thuật cơ khí, tự động hóa, điện tử công nghiệp;
c) Hướng dẫn, theo dõi, tổng hợp tình hình phát triển và thị trường tiêu
thụ sản phẩm cơ khí, luyện kim.
9. Về điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo:
a) Trình CP, Thủ tướng CP ban hành quy định về bảo vệ hành lang an
toàn lưới điện cao áp và các công trình điện lực; ban hành theo thẩm quyền tiêu
chuẩn an toàn điện trong quản lý vận hành trang thiết bị điện, các quy trình, quy
phạm, quản lý, vận hành và điều độ hệ thống điện;
b) Trình Thủ tướng CP phê duyệt giá bán điện cho các đối tượng tiêu
dùng; hướng dẫn và kiểm tra thực hiện các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ
thuật, đơn giá dự toán xây dựng chuyên ngành điện;
c) Công bố danh mục các công trình điện lực sẽ xây dựng trong quy
hoạch phát triển điện lực để kêu gọi đầu tư và quản lý việc thực hiện;
d) Phê duyệt quy hoạch phát triển điện lực của các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương; theo dõi, tổng hợp việc tổ chức thực hiện và điều chỉnh khi
cần thiết;
đ) Tổ chức, chỉ đạo, theo dõi việc thực hiện chính sách năng lượng quốc
gia, phát triển điện nguyên tử, các dạng năng lượng mới, năng lượng tái tạo.
10. Về dầu khí:
a) Xây dựng, trình CP, Thủ tướng CP ban hành các chính sách khuyến
khích tìm kiếm thăm dò và khai thác dầu khí;
8
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
b) Trình Thủ tướng CP quyết định lựa chọn nhà thầu và đối tác ký kết
hợp đồng tìm kiếm, thăm dò, xây dựng, khai thác và các hoạt động dầu khí khác

theo quy định của pháp luật;
c) Chủ trì trong việc thanh tra, kiểm tra, giám sát các hoạt động dầu khí;
d) Tổng hợp, theo dõi, báo cáo tình hình phát triển và kết quả tìm kiếm,
thăm dò, khai thác, tiêu thụ dầu khí trong nước và xuất khẩu
đ) Quyết định các vấn đề khác thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước về
hoạt động dầu khí theo phân công của CP.
11. Về khai thác khoáng sản:
a) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình Thủ
tướng CP phê duyệt quy hoạch, kế hoạch khai thác khoáng sản trên cơ sở trữ
lượng khoáng sản đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; theo dõi, chỉ đạo, kiểm
tra, tổng hợp, báo cáo về khai thác khoáng sản theo quy hoạch, kế hoạch đã
được phê duyệt;
b) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các biện pháp bảo đảm
an toàn và bảo vệ môi trường trong hoạt động khai thác khoáng sản theo quy
định của pháp luật.
12. Về hóa chất và vật liệu nổ công nghiệp:
a) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình CP,
Thủ tướng CP ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền chính sách hỗ trợ phát
triển công nghiệp hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp;
b) Theo dõi, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp tình hình phát triển
công nghiệp hóa chất;
c) Công bố danh mục các loại vật liệu nổ công nghiệp được sử dụng;
kiểm tra, theo dõi việc thực hiện các quy định về sản xuất, nhập khẩu, cung ứng,
sử dụng vật liệu nổ công nghiệp.
13. Về công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm và chế biến khác:
a) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình Thủ
tướng CP phê duyệt quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành công nghiệp tiêu
dùng, thực phẩm và chế biến khác; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
sau khi được phê duyệt;
b) Quản lý các ngành: dệt - may, da - giầy, giấy, sành sứ, thủy tinh, nhựa,

rượu, bia, nước giải khát, bánh kẹo, sữa, dầu thực vật, thuốc lá, chế biến bột và
tinh bột;
c) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo tình hình phát triển và việc thực hiện các
tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, an toàn vệ sinh, môi trường lao động trong
công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm, chế biến khác trong phạm vi cả nước theo
quy định của pháp luật.
9
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
14. Về phát triển công nghiệp địa phương:
a) Trình CP, Thủ tướng CP ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền cơ
chế, chính sách phát triển công nghiệp địa phương;
b) Phê duyệt hoặc thông qua và tổng hợp quy hoạch, kế hoạch dài hạn,
năm năm về phát triển công nghiệp của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức thực hiện theo quy định của pháp
luật;
c) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ tình hình phát triển công nghiệp
địa phương và kết quả các hoạt động khuyến công.
15. Về quản lý công nghiệp trong khu công nghiệp, khu chế xuất:
Chỉ đạo phát triển các ngành công nghiệp trong các khu công nghiệp, khu
chế xuất theo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp vùng và
lãnh thổ đã được phê duyệt.
16. Thực hiện hợp tác quốc tế trong các ngành công nghiệp thuộc phạm
vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
17. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng
dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trong các ngành công nghiệp thuộc
phạm vi quản lý của Bộ.
18. Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiện
cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong các ngành công nghiệp
thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo
hoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.

19. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở
hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước trong các ngành
công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ, kể cả TCT Dầu khí Việt Nam và
TCT Điện tử và Tin học Việt Nam theo quy định của pháp luật.
20. Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi CP
trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của
pháp luật.
21. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng,
tiêu cực và xử lý vi phạm pháp luật theo quy định của pháp luật.
22. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của
Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã
được Thủ tướng CP phê duyệt.
23. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương
và các chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng,
xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc thẩm quyền; quy
10
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
định chức danh, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, nghiệp vụ trong các ngành công
nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
24. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách
được phân bổ theo quy định của pháp luật.
• Cơ cấu tổ chức của Bộ
a) Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước:
1. Vụ Cơ khí, Luyện kim và Hóa chất;
2. Vụ Năng lượng và Dầu khí;
3. Vụ Công nghiệp tiêu dùng và thực phẩm;
4. Vụ Kế hoạch;
5. Vụ Tài chính - Kế toán;
6. Vụ Khoa học, Công nghệ;

7. Vụ Hợp tác quốc tế;
8. Vụ Pháp chế;
9. Vụ Tổ chức cán bộ;
10. Cục Công nghiệp địa phương;
11. Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp;
12. Thanh tra;
13. VP.
b) Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ:
1. Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp;
2. Viện Nghiên cứu Cơ khí;
3. Viện Nghiên cứu Mỏ và Luyện kim;
4. Viện Nghiên cứu Điện tử - Tin học - Tự động hóa;
5. Viện Công nghiệp thực phẩm;
6. Viện Nghiên cứu Dầu thực vật - Tinh dầu - Hương liệu - Mỹ phẩm;
7. Trung tâm Tin học;
8. Báo Công nghiệp Việt Nam;
9. Tạp chí Công nghiệp.
c) Các Cục quản lý chuyên ngành:
1. Cục Công nghiệp địa phương
2. Cục Kỹ thuật an toàn Công nghiệp;
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3. Cục Điều tiết Điện lực.
1.2.1.2) Chức năng, nhiệm vụ, Quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của VP BCN
Theo Quyết định số 1573/QĐ-TCCB ngày 03 tháng 7 năm 2003 của Bộ
trưởng BCN v/v Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VP, Thanh tra
và các Vụ chức năng thuộc BCN, VP Bộ có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu như
sau:
• Chức năng.
VP Bộ thực hiện hai chức năng là cơ quan chuyên môn giúp Bộ trưởng

theo dõi, tổng hợp, điều phối mọi mặt hoạt động của Bộ phục vụ sự chỉ đạo và
quản lý của Bộ đối với ngành công nghiệp trong phạm vi cả nước; Chịu trách
nhiệm bảo đảm điều kiện làm việc, góp phần chăm lo , cải thiện đời sống cho
cán bộ, công nhân, viên chức các cơ quan chức năng thuộc Bộ.
• Nhiệm vụ chủ yếu.
+ Tổng hợp, xây dựng, theo dõi, đôn đốc , kiểm tra việc thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác của LĐB ; Lập báo cáo tổng hợp, báo cáo kiểm điểm về
các mặt hoạt động của Bộ theo định kỳ ( 6 tháng, cả năm) hoặc đột xuất;
+Làm đầu mối phối hợp với các Vụ chức năng về công tác pháp chế gồm:
Xây dựng các dự án Luật, Pháp lệnh về quản lý ngành công nghiệp trình CP;
tham gia ý kiến về các dự án Luật, Pháp lệnh do Quốc hội, Chinh phủ hoặc cơ
quan chủ đề án gửi tới yêu cầu đóng góp ý kiến. Rà soát các văn bản pháp quy
do Bộ ban hành hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các văn bản pháp luật;
+ Làm đầu mối giúp LĐB thực hiện các quy chế phối hợp công tác với
các cơ quan Đảng, Quốc hội, CP ; đầu mối theo dõi, đôn đốc việc thi hành các
quyết định, chỉ thị, kết luận và các nhiệm vụ được LĐB giao cho các Vụ, các
đơn vị thuộc Bộ;
+ Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan Bộ à các đơn vị thuộc Bộ theo quy định của pháp luật; đảm bảo việc
ban hành các văn bản của Bộ theo đúng thể thức và thủ tục quy định; ban hành
thông báo, biên bản các hội nghị , cuộc họp của LĐB; lập công tác công tác tuần
của Bộ. Đảm bảo bí mật Nhà nước và bí mật cơ quan Bộ;
+ Làm đầu mối quản lý hoạt động của các báo, tạp chí trong ngành công
nghiệp ; quan hệ và cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng,
phối hợp đôn đóc các Vụ và các đơn vị chuẩn bị bài viết, trả lời LĐB;
+ Chủ trì xây dựng quy chế làm việc của Bộ và tổ chức thực hiện theo
quy chế; bảo đảm trật tự, kỷ cương theo nội quy của cơ quan, quản lý lực lượng
tự vệ, phòng cháy, chữa cháy của cơ quan Bộ;
12
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

+ Làm nhiệm vụ lễ tâ, khánh tiết (đối nội, đối ngoại) ; Tổ chức và phục
vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc, tiếp khách của LĐB; chủ trì quản lý và tổ
chức hội trợ, triển lãm; làm đầu mối tổ chức thực hiện nghĩa vụ đối với địa
phương và khối cơ quan Bộ;
+ Tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng của Bộ; Thường trực Hội đồng
Thi đua – Khen thưởng của Bộ;
+ Thường trực Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin của Bộ; Thường trực
Ban chỉ đạo Cải cách hành chính; Ban chỉ đạo triển khai chương trình xây dựng
và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại cơ quan Bộ; Ban chỉ đạo thực hiện
chương trình hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn I
(2003-2005).
+ Quản lý hoạt động , nhân sự của VP Đại diện của Bộ tại Thành phố Hồ
Chí Minh.
• Cơ cấu tổ chức.
VP BCN có 01 Chánh VP phụ trách công tác chung, chịu trách nhiệm
trước Bộ trưởng các nhiệm vụ được giao.
Giúp việc cho Chánh VP là 03 Phó VP : Phó VP phụ trách tổng hợp , Phó
VP phụ trách Quản trị, Phó VP phụ trách VP Đại diện tại TP. Hồ Chí Minh, các
trưởng phòng, cán bộ , công nhân viên chức.
Các đơn vị thuộc VP :
- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Văn thư – Lưu trữ;
- Phòng Quản trị;
- Phòng Kế toán – Tài sản;
- Phòng Thi đua khen thưởng;
- Đội xe;
- VP Đại diện tại TP.Hồ Chí Minh.
Việc quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của BCN cũng như VP Bộ đã làm cho hoạt động của Bộ trở nên hiệu quả. Các
nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức thuộc Bộ và các đơn vị trong VP không bị

chồng chéo lẫn nhau đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị trong
cùng một tổ chức trong việc thực hiện công việc chung của BCN.
1.2.2) Nhiệm vụ của VP BCN trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp
thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
1.2.2.1) Các văn bản quy định của BCN và VP Bộ về công tác thu thập,
xử lý, cung cấp thông phục vụ cho hoạt động quản lý.
13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Nhận thức được nhiệm vụ quan trọng của VP trong công tác thu thập, xử
lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo, BCN đã ban
hành một số các văn bản trong đó nội dung có đề cập tới nhiệm vụ này của VP
BCN. Các văn bản được ban hành hướng dẫn toàn bộ đơn vị, bộ phận trong cơ
quan Bộ nói chung và VP BCN nói riêng thực hiện các quy định của Nhà nước
trong công tác văn thư và công tác thông tin báo cáo.
- Nghị định của CP số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng 05 năm 2003 quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công nghiệp.
- Quyết định số 1573/QĐ-TCCB ngày 03 tháng 7 năm 2003 của Bộ
trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của VP, Thanh tra và các Vụ chức năng thuộc Bộ Công nghiệp.
- Quyết định số 16/2003/QĐ-BCN ngày 03 tháng 3 năm 2003 của Bộ
trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và
lưu trữ văn bản của Cơ quan Bộ Công nghiệp.
- Quyết định số 149/QĐ-VP ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Chánh VP
BCN Ban hành Quy định phân công nhiệm vụ trong Lãnh đạo VP và các đơn vị
thuộc VP BCN.
- Quyết định số 2514/QĐ-VP ngày 02 tháng 10 năm 2003 của Bộ trưởng
Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy chế làm việc của Bộ Công nghiệp.
- Quy trình ISO 05 của BCN về Xử lý văn bản đi và đến.
BCN và VP BCN chưa ban hành được một văn bản tập trung quy định cả
ba nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của

LĐB mà những quy định này nằm rải rác trong những văn bản khác nhau. Đồng
thời, các văn bản quy định mới chỉ quy định việc tiếp nhận, xử lý và chuyển giao
thông tin dưới dạng văn bản còn các loại hình thông tin phi văn bản ( thông báo
trực tiếp hay qua email, điện thoại) vẫn chưa được đề cập tới. Tuy nhiên cũng
phải nhận thấy rằng việc ban hành các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ
của VP BCN trong việc đảm bảo thông tin cho LĐB là một điều vô cần thiết, có
đóng góp to lớn trong việc đưa công tác này thực hiện một cách quy củ, thống
nhất đồng thời là căn cứ, cơ sở cho các đơn vị và cán bộ thuộc VP thực hiện
công việc của mình dễ dàng và thuận lợi hơn.
1.2.2.2) Nhiệm vụ của VP BCN trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
Để hoàn tất chức năng “Giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động
các đơn vị Bộ theo chương trình , kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành
chính quản trị của cơ quan Bộ”, nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin
của VP phục vụ hoạt động quản lý của LĐB đã được quy định cụ thể như sau:
- Trong công tác thu thập thông tin :
14
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký tất cả các loại công văn, tài liệu , đơn
kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, thư công tác gửi đến LĐB tại bộ phận Văn thư
thuộc phòng Hành chính, VP Bộ. Sau khi các văn bản đến đã hoàn tất thủ tục
đăng ký văn bản, Chánh VP ký vào phiếu xử lý văn bản và chuyển tới LĐB có
thẩm quyền giải quyết.
+ Trình LĐB ký tất cả các văn bản của các đơn vị chuyên môn giúp LĐB
soạn thảo.
+ Chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc họp của LĐB. Ghi chép những
thông tin về cuộc họp của LĐB . Biên bản ghi đầy đủ các ý kiến phát biểu và
diễn biến cuộc họp, ý kiến kết luận của chủ toạ cuộc họp, khi cần có thể ghi âm
để có thể sẵn sàng cung cấp cho Lãnh đạo khi được yêu cầu. Từ những thông tin
đóng góp, kết luận của buổi họp làm cơ sở cho LĐB ra những quyết định quản

lý chính xác trên tinh thần đã được thảo luận, bàn bạc tập thể những vấn đề quan
trọng.
+ Thu thập thông tin về thời gian, phương tiện đi lại cho LĐB trong các
chuyến đi công tác làm việc với cơ sở thuộc Bộ hoặc địa phương( UBND tỉnh,
Sở Công nghiệp…) hoặc phối hợp với các Vụ khác sắp xếp thời gian, chuẩn bị
nội dung, đề xuất thành phần tham dự các cuộc họp, buổi làm việc giữa LĐB và
khách trong nước và khách nước ngoài.
- Công tác xử lý thông tin :
+ VP Bộ có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đã chuyển
đến các đơn vị. Hàng tuần, VP Bộ có báo cáo LĐB và thông báo tình hình thực
hiện công tác của cơ quan Bộ tại hội nghị giao ban đầu tuần của LĐB.
+ Trong công tác trình ký văn bản : VP phải đảm bảo về mặt chất lượng
của thông tin trước khi trình LĐB xin ý kiến phê duyệt. Tất cả hồ sơ trình ký
văn bản trước khi trình LĐB phải gửi về Phòng Tổng hợp VP Bộ để kiểm tra về
mặt nội dung, thủ tục và thể thức của văn bản.
+ Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác: Căn cứ vào nhiệm vụ công
tác của Bộ và sự chỉ đạo của LĐB , VP Bộ tổng hợp thông tin, xây dựng, điều
chỉnh và tổ chức thực hiện các chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm của
LĐB, đảm bảo yêu cầu điều hành của Bộ.
+ Về việc kiểm tra thi hành các văn bản: VP Bộ tổng hợp báo cáo tình
hình kiểm tra việc thi hành các văn bản và trình Bộ trưởng ký.
+ Đối với nguồn thông tin dữ liệu quá khứ là tài liệu lưu trữ : Tiến hành
phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu tài
liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản
lý, điều hành của LĐB.
- Công tác cung cấp thông tin :
+ Cung cấp thông tin định kỳ :
15
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Thông báo chương trình làm việc tuần, tháng, quý , năm ; Báo cáo về tình

hình thực hiện các văn bản của Nhà nước và của Bộ ban hành trong cơ quan Bộ;
Cung cấp tài liệu cho các cuộc họp định kỳ diễn ra trong năm.
+ Cung cấp thông tin theo yêu cầu.
Theo dõi, đôn đốc, cung cấp các báo cáo của các Vụ chuyên môn khi
được LĐB yêu cầu. Đảm bảo cung cấp kịp thời những thông tin giúp LĐB giải
quyết công việc phát sinh trong quá trình quản lý hàng ngày.
Để tiến hành công tác đầy khó khăn và phức tạp này một cách hiệu quả
yêu cầu VP phải có sự phân công nhiệm vụ hợp lý, khoa học giữa các đơn vị và
cán bộ trong VP. Phân công và hợp tác lao động trong VP Bộ là một trong
những nội dung cơ bản của tổ chức lao động khoa học nhằm sử dụng một cách
hiệu quả nhất các nguồn lực, làm cho năng suất lao động ngày càng tăng, đồng
thời giảm thiểu chi phí và sức lao động của cán bộ VP trong việc thực hiện các
nhiệm vụ, mục tiêu chung của VP. Việc phân công và hợp tác lao động phải
được tiến hành triệt để tại từng đơn vị, cán bộ VP với mục đích phân bổ và giới
hạn nhiệm vụ cho từng cán bộ. Điều đó cùng có nghĩa là các cán bộ trong VP có
trách nhiệm phối hợp với nhau để cùng thực hiện những công việc, tạo nên hiệu
quả hoạt động của cả của đơn vị. Công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin
phục vụ hoạt động quản lý của LĐB được VP phân công cụ thể cho các đơn vị
như sau:
• Phòng Tổng hợp:
Phòng Tổng hợp có 08 cán bộ trong đó đã bao gồm 3 Lãnh đạo VP gồm
Chánh VP và 02 Phó VP. Phòng Tổng hợp giúp việc cho LĐB ; giúp Chánh VP
thực hiện công tác tham mưu cho Bộ trưởng và các Thứ trưởng trong việc điều
hành các hoạt động của Bộ
• Phòng Văn thư – Lưu trữ :
Phòng Văn thư – Lưu trữ có 10 cán bộ trong đó có 01 Trưởng phòng, 02
Phó trưởng phòng, 05 chuyên viên văn thư và 02 chuyên viên lưu trữ.
Bộ phận Văn thư : Giúp Chánh VP quản lý công tác hành chính, văn
thư của cơ quan bộ và quản lý nghiệp vụ hành chính, văn thư của các đơn vị
thuộc Bộ.

Bộ phận lưu trữ : Giúp Chánh VP thực hiện công tác lưu trữ của cơ
quan Bộ và quản lý nghiệp vụ lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Bộ.
Mỗi đơn vị, mỗi cán bộ đều có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể trong
công việc, đồng thời họ cũng phải phối hợp với nhau để hoàn tất những nhiệm
vụ được giao một cách tốt nhất.Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý giữa
các đơn vị thuộc VP trong công tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý
của LĐB không chỉ giúp cho các cán bộ ý thức được vị trí và vai trò của mình
mà còn đảm bảo chất lượng của thông tin cung cấp cho nhà quản lý.
16
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1.2.2.3) Nhu cầu thông tin của Lãnh đạo BCN.
Nhu cầu thông tin của lãnh đạo xuất phát từ yêu cầu cần có căn cứ, cơ sở
để tiến hành hoạt động quản lý, đối tượng quản lý lại luôn luôn biến đổi theo
thời gian, sự tác động từ thực tế khách quan và chủ thể quản lý vì vậy yêu cầu về
cung cấp thông tin là liên tục, cập nhật và rất phong phú. Việc xác định nhu cầu
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo BCN chính là việc giải
đáp các câu hỏi : LĐB bao gồm những ai?, Những thông tin họ cần cho hoạt
động quản lý là những thông tin gì?.
Thành phần Lãnh đạo BCN bao gồm 01 Bộ trưởng và 04 Thứ trưởng. Bộ
trưởng BCN là thành viên CP, là người đứng đầu và LĐB; chịu trách nhiệm
trước Thủ tướng CP, trước Quốc hội về quản lý ngành, lĩnh vực trong phạm vi
cả nước. Thứ trưởng là người giúp Bộ trưởng, được Bộ trưởng phân công chỉ
đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về nhiệm vụ được
phân công. Khi Bộ trưởng vắng mặt, một Thứ trưởng được Bộ trưởng ủy nhiệm
Lãnh đạo công tác của bộ.
LĐB cần những thông tin tổng hợp, không quá chi tiết nhưng phải khái
quát để nắm được toàn bộ tình hình. Tuy nhiên, mỗi vị Lãnh đạo được phân
công phạm vi quản lý một số ngành công nghiệp nhất định nên có họ có nhu cầu
thông tin khác nhau. Sự khác nhau về nhu cầu thông tin của các LĐB ở đây
được hiểu được là sự khác nhau về nội dung của thông tin các Lãnh đạo cần

được cung cấp, còn về mức độ chi tiết hay tổng hợp của thông tin thì không có
sự khác nhau là mấy vì Bộ trưởng và Thứ trưởng đều là những nhà quản lý ở
cấp chiến lược. Sở dĩ có thể nói như vậy là vì theo Quyết định số 1636/QĐ-
TCCB ngày 29 tháng 6 năm 2004 của Bộ trưởng BCN v/v Phân công trong LĐB
có quy định “Trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ được giao, Thứ trưởng
được sử dụng quyền hạn của Bộ trưởng và chủ động giải quyết công việc” ; Bộ
trưởng và các Thứ trưởng đều có nhiệm vụ “ Chỉ đạo các Vụ chức năng, các đơn
vị xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển, cơ chế, chính sách và
các dự án luật, pháp lệnh để trình CP và Thủ tướng .
Với chức năng giúp việc CP quản lý ngành công nghiệp trên phạm vi cả
nước, nhu cầu thông tin của LĐB là rất lớn. Cụ thể:
- Các văn bản của Đảng, Nhà nước và cơ quan cấp trên:
BCN là cơ quan của CP vì vậy mọi hoạt động của Bộ đều phải tuân thủ
quy định của Pháp luật. BCN phải thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
theo đúng quy định của Hiến pháp, Luật Tổ chức CP, các Nghị định của CP và
các văn bản định hướng, đường lối, chính sách, của Đảng và Nhà nước trong
việc phát triển ngành công nghiệp. Đây là những thông tin quan trọng bậc nhất
các Lãnh đạo phải thường xuyên được cung cấp.
VP Bộ phải thu thập những VBQPPL như Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh,
Nghị định, Nghị quyết, Lệnh, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư… từ do các cơ quan
cấp trên ban hành. VP Bộ còn có liên hệ chặt chẽ với VP CP để thường xuyên
17
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
trao đổi thông tin, phối hợp, rà soát việc thực hiện chương trình, công tác, bảo
đảm hoàn thành có chất lượng, đúng tiến độ các đề án, công việc được giao theo
sự chỉ đạo, điều hành của CP và Thủ trưởng CP.
Những thông tin quy định, hướng dẫn thực hiện của cơ quan cấp trên là
căn cứ, cơ sở pháp lý cho những quyết định quản lý của Lãnh đạo BCN.
Ví dụ:
Để ra Thông tư hướng dẫn thực hiện giá bán điện , LĐB phải căn cứ vào :

+ Nghị định số 45/2001/NĐ-CP ngày 02/8/2001 của CP về hoạt động
điện lực và sử dụng điện;
+ Căn cứ Pháp lệnh Giá số 40/2002/PL-UBTVQH10 ngày 26 tháng 4
năm 2002 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội.
+ Nghị định số 170/2003/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2003 của CP quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Giá;
+ Quyết định số 215/QĐ-TTg ngày 29/12/2004 của Thủ tướng CP về giá
bán điện.
Việc ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành công nghiệp,
BCN phải dựa trên những căn cứ pháp lý :
- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của CP quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
VP là nơi tiếp nhận mọi VBQPPL của Đảng, Nhà nước và các cơ quan
cấp trên của BCN cung cấp hàng ngày giúp LĐB cập nhật thường xuyên những
quy định, hướng dẫn của Nhà nước liên quan đến ngành công nghiệp. Tuỳ vào
yêu cầu và nội dung của hoạt động quản lý, VP cung cấp đầy đủ những văn bản
quy định trước đây giúp cho những quyết định giúp LĐB đi đúng hướng, tuân
thủ sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên, phù hợp mục tiêu phát triển mà nhà nước
giao cho ngành công nghiệp.
- Thông tin từ các Bộ, các cơ quan ngang cấp có liên quan :
Để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao cho, BCN phải có sự phối hợp làm
việc với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cơ quan trực thuộc CP khác.
Văn bản VP BCN phải thu thập thường là những Quyết định, Chỉ thị,
Thông tư hướng dẫn của các Bộ quản lý ngành trong phạm vi cả nước. Đây là
những văn bản cụ thể hoá đường lối, chỉ đạo của Nhà nước về các ngành hoạt
động khác.
Ví dụ : Hoạt động của Bộ trong lĩnh vực xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá
sản phẩm, dịch vụ phải căn cứ vào quy định về thuế suất, thuế nhập khẩu hàng
hoá, dịch vụ do Bộ Tài chính quy định ; Hoạt động đầu tư, xây dựng các công

trình xây dựng cơ bản phải căn cứ vào hướng dẫn của Bộ Xây dựng về lập, chi
18
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
phí sử dụng vốn nhà nước xây dựng các công trình xây dựng cơ bản, hướng dẫn
điều chỉnh dự toán xây dựng công trình; Hoạt động ứng dụng khoa học công
nghệ vào phát triển các ngành công nghiệp như ban hành tiêu chuẩn ngành phải
có hướng dẫn về việc ban hành tiêu chuẩn của Bộ Khoa học Công nghệ …
Lấy một ví dụ cụ thể để thấy rõ được nhu cầu của LĐB đối với các văn
bản của cơ quan ngang cấp với việc ra quyết định của mình : Để đi đến quyết
định mở rộng quy mô, phạm vi hàng dệt may xuất khẩu tại thị trường Hoa Kỳ
của BCN không chỉ căn cứ vào Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số
45/2005/QH11 của Quốc hội mà còn căn cứ vào văn bản của các cơ quan ngang
cấp khác như :
+ Quyết định số 16/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 24
tháng 3 năm 2006 v/v thuế suất thuế nhập khẩu hàng dệt, may có xuất từ EU,
Hoa Kỳ và Australia ;
+ Công văn số 56/TM-DM ngày 2/3/2006 của Bộ Thương mại đóng góp
ý kiến về thực hiện cam kết Hiệp định về thương mại hàng dệt may Việt nam -
Hoa Kỳ và theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chính sách thuế.
Sự trao đổi thông tin , phối hợp làm việc giữa BCN và các các bộ, ban
ngành khác là vô cùng cần thiết trong việc giải quyết những công việc có liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ của hai bên.Trong hoạt động của mình, BCN
cũng cần đến các ý kiến đóng góp, đề xuất của các Bộ, các ngành hữu quan khác
về vấn đề liên quan đến thẩm quyền của cơ quan đó.
Ví dụ : BCN phải phối hợp làm việc với Ban Vật giá CP để ra Thông tư
hướng dẫn về việc thực hiện giá bán điện tiêu dùng sinh hoạt đến hộ nông dân ;
BCN phải lấy ý kiến đóng góp của Bộ Y tế để có thể hướng dẫn. phân công thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về vệ sinh an toàn thực phẩm ; Để hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn giúp
UBND quản lý nhà nước về công nghiệp địa phương, BCN phải phối hợp và xin

ý kiến đóng góp của Bộ Nội Vụ …
VP bộ và các đơn vị được giao nhiệm vụ phải thu thập những quy định và
ý kiến đóng góp của các cơ quan quản lý các ngành có liên quan từ đó giúp LĐB
hoàn thiện quyết định quản lý của mình.
- Thông tin báo cáo hoạt động của cơ quan, đơn vị cấp dưới :
+ Thông tin từ các đơn vị trực thuộc Bộ : Tổ chức trong nội bộ cơ quan
bao gồm 13 tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước bao
gồm các Vụ, Cục ; 9 tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.
Hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và hàng năm, Thủ trưởng các đơn vị
trực thuộc Bộ rà soát, thống kê đánh giá việc thực hiện chương trình công tác và
việc thực hiện các văn bản của Bộ, gửi VP Bộ để tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng
về kết quả xử lý các công việc được giao, những công việc còn tồn đọng, hướng
xử lý tiếp theo, kiến nghị việc điều chỉnh, bổ sung chương trình công tác thời
19
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
gian tới. Đây thường là những thông tin báo cáo về tình hình triển khai và thực
hiện các quyết định quản lý trong thực tiễn các ngành công nghiệp như Dầu khí,
Năng lượng, Địa chất, Khoáng sản, Điện tử, Cơ khí luyện kim, Công nghiệp tiêu
dùng – thực phẩm, Da, Giày, Dệt, May, Hoá chất, Sành sứ, Thuỷ tinh…Kết quả
thực hiện chương trình công tác của các đơn vị trực thuộc là một tiêu chí quan
trọng để xem xét, đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của mỗi đơn vị.
Vụ Kế hoạch là đầu mối tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh
và đầu tư xây dựng cơ bản của ngành công nghiệp. Hàng tháng các Vụ chuyên
ngành báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh từ các tổ chức, cơ quan, tỉnh, thành
phố nói trên thuộc lĩnh vực mình phụ trách để Vụ Kế hoạch tổng hợp rồi gửi qua
VP trình bộ trưởng báo cáo CP.
+ Thông tin báo cáo từ các đơn vị, tổ chức bên ngoài cơ quan chịu sự
quản lý của BCN : 16 TCT và Các công ty, Doanh nghiệp , các Trường trực
thuộc Bộ; Các công ty, doanh nghiệp không thuộc sự quản lý của Bộ hoạt động
trong ngành công nghiệp.

Thông tin từ các địa phương bao gồm Hội đồng nhân dân, UBND, Sở
Công nghiệp và các cơ quan cơ quan quản lý chuyên ngành của 64 tỉnh, thành
phố thuộc TW báo cáo Bộ về kết quả công tác của đơn vị theo quy định.
Thông tin từ cơ quan, đơn vị cấp dưới không chỉ là những báo cáo về
hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện các văn bản và công việc
được giao mà còn phản ánh yêu cầu, nguyện vọng của cấp dưới, nhân dân về
những vấn đề thuộc phạm vi quản lý ngành của cơ quan như : Xin ý kiến phê
duyệt Dự án, kế hoạch đầu tư ; Giải quyết khó khăn ; Tổ chức cán bộ ; Xây dựng
cơ bản ; Hợp tác quốc tế ; Đào tạo cán bộ ; Lao động tiền lương ; Thi đua khen
thưởng…
Ví dụ : Công văn số 508/CV-VT của Công ty Liên doanh sản xuất chế
biến rau quả đại dương Việt trung ngày 19/04/2006 v/v xin phép tiêu thụ nguyên
liệu thuốc lá do công tư đầu tư trồng thí điểm ; Công văn số 0935/PTM-VCE
của Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Nam ngày 17/4/2006 v/v Đề nghị
đứng ra bảo trợ cho triển lãm thành phố và khách sạn Việt Nam năm 2006.
- Thông tin từ các tổ chức, cơ quan bên ngoài khác:
Đây là những thông tin từ các tổ chức chính trị xã hội , các cơ quan, tổ
chức quốc tế tại Việt Nam ( VP Liên hiệp quốc tại Việt Nam, đại sứ quán các
nước tại Việt Nam), tổ chức thông tấn, báo chí trong và ngoài nước phản ánh
tình hình, sự kiện, những biến động cùng xu hướng phát triển kinh tế, văn hoá
xã hội trong nước và quốc tế có liên quan đến công nghiệp.
Những thông tin này giúp các nhà Lãnh đạo rút ra những kinh nghiệm
trong quản lý, học hỏi phương pháp, kỹ thuật, công nghệ mới, nắm bắt được xu
thế phát triển công nghiệp trên thế giới để có quyết định hợp tác, đầu tư hợp lý.
20
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Ví dụ : Thông tin về tình hình phát triển, mức tăng trưởng kinh tế của
những nước đang có quan hệ hợp tác chặt chẽ với Việt Nam hoặc những nước
có nền kinh tế phát triển, ảnh hưởng đến nền kinh tế toàn cầu như Mỹ, Nhật
Bản, Trung Quốc…có thể đưa đến cho LĐB dự đoán được tình hình phát triển

công nghiệp trên phạm vi toàn cầu , dự kiến quyết định hợp tác và đầu tư hợp lý
vào các ngành công nghiệp với các nước, thúc đẩy công nghiệp Việt Nam phát
triển, hội nhập kinh tế với các nước trong và ngoài khu vực.
Với khối lượng thông tin lớn VP tiếp nhận và xử lý hàng ngày đòi hỏi các
cán bộ VP phải là những người có chuyên môn, nghiệp vụ, hiểu biết về ngành và
lĩnh vực mình hoạt động, ý thức rõ trách nhiệm và công việc của mình cần làm.
VP BCN cũng đã trang bị đầy đủ trang thiết bị hiện đại và cần thiết, tích cực ứng
dụng CNTT vào công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin nhằm đáp ứng đầy
đủ nhu cầu về thông tin của LĐB.
1.2.2.4)Yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý.
Như đã trình bày ở trên, chất lượng của thông tin quyết định đến chất
lượng của hoạt động quản lý. Chất lượng của thông tin phục vụ cho hoạt động
quản lý được thể hiện trên 3 mặt : Nội dung, Thời gian và Hình thức cung cấp
thông tin.
• Về mặt nội dung, thông tin có chất lượng là thông tin phải đảm bảo
được cung cấp đầy đủ, chính xác, tổng hợp, phù hợp đối với cấp độ quản lý và
đảm bảo tính bảo mật.
- Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của LĐB phải đảm bảo được
cung cấp đầy đủ tức là nhà quản lý phải có được trong tay những thông tin cần
thiết phản ánh trọn vẹn, toàn diện về đối tượng bị quản lý. Tính đầy đủ của
thông tin có nghĩa là thông tin được thu thập không bỏ sót một đơn vị, đối
tượng, vấn đề nào thuộc phạm vi quản lý. Tình trạng thiếu thông tin trong quản
lý sẽ dẫn tới những quyết định vô căn cứ, mang tính chủ quan, duy ý chí, những
quyết định không chuẩn xác của nhà quản lý. Ngược lại, thông tin cung cấp dư
thừa sẽ gây lãng phí về thời gian, công sức có thể làm chậm chễ việc ra quyết
định của nhà quản lý.
Ví dụ: Báo cáo về tình hình hoạt động của ngành công nghiệp quý I năm
2006 cho LĐB phải đảm bảo cung cấp thông tin tổng kết về toàn bộ kết quả hoạt
động của Bộ bao gồm : Tình hình hoạt động chung, Tình hình thực hiện kế
hoạch sản xuất công nghiệp ( giá trị sản xuất công nghiệp, sản phẩm chủ yếu,

tình hình xuất nhập khẩu một số mặt hàng chủ yếu, tình hình các ngành), Tình
hình phát triển công nghiệp địa phương, Tình hình đầu tư xây dựng, Công tác
quản lý nhà nước ( tình hình xây dựng VBQPPL, công tác khoa học công nghệ,
hợp tác quốc tế, tài chính, giải quyết khiếu nại, tố cáo…). Từ đó LĐB mới có thể
đề ra được biện pháp chủ yếu giải quyết những tồn đọng trong quý II trên tất cả
lĩnh vực.
21
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Những thông tin phục vụ hoạt động quản lý đặc biệt phải mang tính
chính xác và khách quan. Thông tin đến tay nhà LĐB yêu cầu phải đảm bảo tính
trung thực, phản ánh sự việc trong thực tế, tránh bóp méo xuyên tạc sự thật và
được thêm bớt tuỳ tiện. Thông tin được cung cấp đầy đủ , kịp thời mà không
chính xác sẽ làm ảnh hưởng đến quyết định quản lý.Những thông tin càng chính
xác chất lượng của thông tin càng cao và có tác dụng làm tằng hiệu quả quản lý
và ngược lại. Để đảm bảo tính chính xác của thông tin, ngay từ khâu thu thập,
các cán bộ VP BCN đã phải đảm bảo thu thập từ những nguồn đáng tin cậy.
Ví dụ : Để cung cấp thông tin tình hình đóng góp ý kiến của người dân về
các phương án tăng giá điện , các cán bộ phải căn cứ vào số liệu thống kê thu
thập từ nguồn đáng tin cậy, chính là Trang Thông tin điện tử của BCN đang tổ
chức lấy ý kiến của nhân dân và văn bản đóng góp của một số bộ, ngành liên
quan . Từ phản ứng của người dân và ý kiến đóng góp , LĐB tiếp tục xem xét, tổ
chức nghiên cứu nhằm đưa ra một phương án tăng giá điện hợp lý vừa đáp ứng
nhu cầu đầu tư phát triển lưới điện của Việt Nam đồng thời vừa đáp ứng nguyện
vọng, ý kiến của người dân.
Trong quá trình xử lý trước khi được cung cấp đến tay nhà lãnh đạo,
thông tin phải được phân tích, đánh giá, kiểm định của chuyên viên các Vụ phụ
trách chuyên môn, sau đó VP có trách nhiệm tập hợp, kiểm tra, báo cáo lại với
LĐB, như vậy thông tin được đảm bảo sự chính xác tuyệt đối, phản ánh đúng
tình hình thực tế.
Ví dụ : LĐB yêu cầu được biết tình hình rà soát, hệ thống hệ thống hoá,

hoàn chỉnh, sửa đổi, bổ sung, biên soạn các văn bản nhằm đẩy mạnh công tác an
toàn-vệ sinh lao động-phòng chống cháy nổ phù hợp với tình hình phát triển
công nghiệp theo từng giai đoạn. Sau khi nhận được Báo cáo của Vụ Pháp chế
“Đã có 6 Nghị định; 8 Quyết định của Thủ tướng CP; 6 Chỉ thị của Bộ trưởng;
12 Thông tư và Thông tư liên bộ; 14 Quyết định của Bộ trưởng; 10 Quy phạm
và Tiêu chuẩn về ATVSLĐ-PCCN và nhiều văn bản hướng dẫn được ban hành
trong ngành Công nghiệp trong những năm qua”, các cán bộ Tổng hợp có thể
kiểm tra số liệu các văn bản này trước khi cung cấp cho LĐB qua mục Văn bản
pháp luật của mạng nội bộ có hỗ trợ công cụ tìm kiếm các VBQPPL của Đảng,
Nhà nước và Bộ về lĩnh vực Bộ quản lý. Nếu thấy số lượng chưa chính xác có
thể yêu cầu Vụ Pháp chế xem xét và báo cáo lại. Từ số liệu chính xác, không có
sai sót này, LĐB mới có thể nắm được tình hình xây dựng, hoàn thiện VBQPPL
và cho ý kiến chỉ đạo.
- Việc quản lý của LĐB nhằm xác định các mục tiêu, chiến lược và
đường lối chính sách để thực hiện các mục tiêu đó. Vì vậy, thông tin cho các nhà
quản lý chiến lược là những thông tin tổng hợp, ít chi tiết, có tính dự báo, những
thông tin nói lên tình hình thực hiện công việc của toàn bộ đơn vị trong tổ chức.
Phạm vi thông tin cung cấp cho cấp lãnh đạo này rộng bao gồm cả thông tin bên
trong lẫn bên ngoài tổ chức.
22
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Ví dụ : Để tổng hợp chương trình công tác năm, quý, tháng của Bộ, VP
có nhiệm vụ thu thập chương trình công tác của các đơn vị trong cơ quan Bộ để
trình LĐB xem xét, quyết định. Sau khi tổng hợp, VP còn thu thập, lấy ý kiến
đóng góp của các đơn vị về chương trình công tác của toàn cơ quan Bộ. Việc
tổng hợp yêu cầu phải được tiến hành bao quát những công việc tiếp tục được
thực hiện, công việc dự kiến sẽ thực hiện, lấy ý kiến đóng góp xây dựng chương
trình kế hoạch cũng phải được thu thập từ tất cả các đơn vị thuộc Bộ.Như vậy,
chương trình kế hoạch công tác của Bộ được xây dựng một cách hợp lý, đảm
bảo tính khả thi.

Mức độ chi tiết, tổng hợp của nội dung thông tin cung cấp cho lãnh đạo
phụ thuộc vào cấp độ quản lý.Nhu cầu về thông tin của mỗi cấp quản lý là khác
nhau thay đổi tuỳ thuộc vào loại quyết định mà thông tin đó là cơ sở để đề ra :
quyết định chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp, quyết định có phạm vi điều chỉnh
đến toàn cục hay một bộ phận của cơ quan. LĐB là cấp quản lý cao nhất trong
cơ quan bộ. Các quyết định của cấp quản lý này có phạm vi hiệu lực rộng, có tác
động đến toàn bộ cơ quan, toàn ngành công nghiệp trong phạm vi cả nước. Vì
vậy, thông tin LĐB cần được cung cấp không phải là thông tin phản ánh tình
hình quá chi tiết như thông tin cung cấp cho Thủ trưởng các đơn vị chuyên môn.
Ví dụ: Thông tin về tình hình giải quyết công văn đến của Bộ trong tuần
từ 14/4/2006 - /21/4/2006 , quản lý cấp chiến thuật là Lãnh đạo VP cần có
những thông tin chi tiết bao nhiêu văn bản đang giải quyết ( quá hạn và trong
hạn), bao nhiêu văn bản đã giải quyết xong, tổng số văn bản đến của từng đơn vị
trong cơ quan . Trong khi đó, LĐB cần những thông tin tổng hợp hơn do Lãnh
đạo VP báo cáo vào cuộc họp giao ban hàng tuần : tổng số lượng văn bản đã và
chưa được giải quyết tính theo tỉ lệ %, những đơn vị giải quyết 100% đúng hạn
định, những đơn vị còn nhiều văn bản quá hạn. Từ đó, LĐB nhắc nhở các Thủ
trưởng đơn vị chuyên môn chấn chỉnh và nhanh chóng giải quyết những văn bản
được giao, tránh tình trạng kéo dài , làm chậm chễ tình hình giải quyết công
việc.
Nắm chắc được nhiệm vụ cung cấp thông tin cho cấp quản lý nào là yêu
cầu tiên quyết với người làm công tác thông tin để thực hiện tốt công việc của
mình, với mục đích cao nhất là phục vụ hiệu quả nhu cầu thông tin của đối
tượng dùng tin là nhà quản lý.
- Thông tin phục vụ hoạt động quản lý phải đảm bảo tính bảo mật .
Thông tin cung cấp đến đúng người, đúng thẩm quyền giải quyết, tuân theo quy
dịnh của Nhà nuớc và BCN về chế độ bảo mật.Chế độ bảo mật trong cơ quan
quản lý nhà nước cần phả được quy định triệt để.
Thực hiện Pháp lệnh Bảo vệ bí mật quốc gia, Nghị định số NĐ84-HĐBT
của Hội đồng Bộ trưởng (nay là CP) ngày 09 tháng 3 năm 1992 ban hành Quy

chế bảo vệ bí mật nhà nước, Quyết định số 165/1998/QĐ-TTg ngày 07 tháng 9
nưam 1998 về Danh mục bí mật Nhà nước trong ngành công nghiệp, Bộ trưởng
BCN đã ban hành Quyết định số 80/1998/QĐ-BCN ngày 19 tháng 12 năm 1998
23
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
v/v ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành công nghiệp, trong
đó có quy định : “VP Bộ có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại các tài liệu thuộc
Danh mục bí mật Nhà nước, vào sổ đăng ký theo dõi riêng ghi rõ ngày, tháng
nhận, chuyển giao các tài liệu đó cho đơn vị, cá nhân có liên quan và có ký nhận
rõ ràng. Đối với các tài liệu để LĐB nghiên cứu sử dụng, VP Bộ có trách nhiệm
lưu giữ, bảo vệ và phục vụ kịp thời khi cần thiết”. Tại Quy chế tiếp nhận, xử
lý ,ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan BCN cũng quy định “Khi có điện
mật gửi đến, VP bộ chuyển cho cá đồng chí có trách nhiệm nhận điện mật vào
sổ theo dõi riêng và chuyển ngay cho LĐB cho ý kiến xử lý. Điện mật gửi đến
LĐB thường đề cập tới những vấn đề lớn như hợp tác với các nước ngoài trong
các ngành công nghiệp ô tô xe máy, dầu khí, điện lực…, điện xin gặp Bộ trưởng
của các Đại sứ các nước tại Việt Nam, Điện mật của TTCP về đảm bảo an toàn
cho Đại hội Đảng…Tuân theo chế độ bảo mật là tuân theo nguyên tắc “ Chỉ
những người có trách nhiệm, có liên quan mới biết về nội dung văn bản. Không
được tiết lộ với người không có trách nhiệm”[].
• Về mặt thời gian, thông tin đảm bảo phải được cung cấp kịp thời, cập
nhật, liên tục , thường xuyên, vào thời điểm thích hợp.
Cung cấp thông tin một cách kịp thời, đúng lúc là một trong những yêu
cầu quan trọng nhất trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ
cho hoạt động quản lý.Những văn bản khẩn, văn bản có đề nghị, yêu cầu thời
hạn phúc đáp đã tới gần cần được ưu tiên chuyển giao cho LĐB trước những
văn bản chỉ để thông báo hoặc không quan trọng. Những thông tin này đến tay
nhà quản lý chậm, sự việc không được tháo gỡ, điều chỉnh kịp thời có thể gây
tổn thất lớn cho cơ quan. Cũng có thể nói rằng thông tin không được cung cấp
kịp thời đúng lúc thì thông tin đó trở nên vô nghĩa và không có tác dụng nghiên

cứu để có được quyết định chỉ đạo, điều hành của nhà quản lý.
Thông tin cần phải được cập nhật, bổ sung thường xuyên tạo nên sự đầy
đủ về thông tin làm căn cứ, cơ sở cho các quyết định của nhà quản lý. Thông tin
được cung cấp liên tục giúp nhà quản lý nắm bắt được tiến triển, tình hình công
việc một cách sát sao, không bỏ qua một sự cố hay phát sinh nào dù là nhỏ nhất.
Ví dụ : Việc báo cáo tình hình xây dựng, khởi công Dự án Thuỷ điện Sơn
La – một công trình trọng điểm xây dựng nhà máy thủy điện lớn nhất Đông
Nam Á , phải được Tổ tổng hợp – Ban chỉ đạo nhà nước dự án thuỷ điện Sơn La
gửi đến VP bộ để VP báo cáo LĐB vào cuộc họp giao ban hàng tuần. Thông tin
về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao, những công việc khác của Ban chỉ
đạo dự án cần được thông báo đến LĐB thường xuyên, liên tục để LĐB nắm
được tình hình triển khai công việc trong thực tế, từ đó mới có chỉ đạo tiến độ
công trình để kịp hoàn tất vào năm 2012.
Thông tin được cung cấp phù hợp về mặt thời gian, không gian sẽ giúp
cho nhà quản lý xử lý thông tin một cách dễ dàng, thuận tiện hơn. Điều này đỏi
hỏi thư ký riêng cho các cấp lãnh đạo cần nắm rõ được lịch làm việc, thói quen
24
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
cũng như tâm lý của lãnh đạo để có thể cung cấp thông tin vào thời điểm hợp lý
nhất.
Ví dụ : Thông tin về lịch làm việc trong ngày cần được thư ký riêng cho
Bộ trưởng và các chuyên viên giúp việc Thứ trưởng thông báo vào đầu giờ làm
việc buổi sáng, nhắc cho LĐB nhớ những việc cần làm, cuộc họp cần tham dự
trong ngày.
• Về mặt hình thức, thông tin cần phải được sắp xếp một cách khoa
học, trình bày rõ ràng, logic, đặc biệt thông tin được trình bày dưới dạng văn bản
phải đảm bảo đầy đủ, đúng thể thức Nhà nước quy định.
Hình thức của thông tin cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm
bảo cho nhà quản lý tiếp cận được thông tin một cách thuận lợi và dễ
dàng nhất.

Ví dụ : Báo cáo công tác tuần được trình bày dưới dạng văn bản, các
chuyên viên tổng hợp soạn thảo trình bày Báo cáo thành những mục
lớn, mục nhỏ và được in đậm làm nổi bật những vấn đề báo cáo đề
cập tới :
A. MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA LĐB
BỘ TRƯỞNG
CÁC THỨ TRƯỞNG
B. BÁO CÁO CỦA CÁC ĐƠN VỊ
VỤ KẾ HOẠCH
I. Tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao
II. Những công việc khác.
VỤ NĂNG LƯỢNG VÀ DẦU KHÍ
…
Qua đó, LĐB có thể dễ theo dõi và tổng kết được những công việc
của mình cùng các đơn vị đã làm , đối chiếu, so sánh với chương
trình công tác đã đề ra để đánh giá hiệu quả công việc trong tuần .
Thông tin được trình bày một cách dễ hiểu, dễ tiếp cận, đáp ứng nhu
cầu sử dụng còn phụ thuộc chủ yếu vào việc lựa chọn kênh truyền
thông tin sao cho phù hợp với nội dung, tầm quan trọng và mức độ
khẩn, mức độ chi tiết của thông tin cần thông báo.
Ví dụ : Thông tin về lịch làm việc, các cuộc họp, buổi làm việc được
thông báo bằng văn bản vào cuối tuần trước kết hợp với thông báo
trực tiếp vào đầu giờ làm việc mỗi sáng. Hai hình thức này vừa giúp
LĐB nắm được toàn bộ những công việc trong tuần và nhớ được
trong ngày mình phải giải quyết những việc gì.Trong khi đó, thông
tin quan trọng cần có sự chỉ đạo kịp thời của LĐB khi LĐB đi công
25