Hệ thống quản lý chất lượng ISO 17025 và GLP
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (209.41 KB, 32 trang )
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày xưa, để đánh giá chất lượng của sản phẩm hàng hoá người ta thực hiện việc
kiểm tra chất lượng (quality control) trên sản phẩm trước khi xuất xưởng. Ngày nay, hoạt
động này tỏ ra không đủ mạnh để đánh giá chất lượng của sản phẩm. Thêm vào đó, người
ta đánh giá sản phẩm tạo ra bằng cách kiểm tra qua suốt quá trình tạo ra sản phẩm dịch vụ
thông qua các hệ thống chất lượng (quality system).
Trong thời buổi hiện đại ngày nay, các phòng thí nghiệm có vai trò rất quan trọng và
liên quan đến nhiều lĩnh vực trong đời sống con người như: ô nhiễm môi trường, an toàn
thực phẩm, chẩn đoán bệnh với nhiều nguyên nhân gây bệnh mới và biến đổi liên tục,
pháp y, kiểm tra sản phẩm trong buôn bán thương mại quốc tế... và còn rất nhiều lỉnh vực
khác mà các phòng thí nghiệm chịu trách nhiệm làm trọng tài.
Nếu như các phòng thí nghiệm không có các quy chuẩn chung, thì hậu quả là cùng
một sản phẩm nhưng kết quả phân tích của các phòng thí nghiệm lại khác nhau. Vấn đề
này sẽ gây bế tắc trong việc giải quyết sau đó của các bên liên quan và cơ quan chức
năng. Do đó, các phòng thí nghiệm phải xây dựng những hệ thống chất lượng chung để
kết quả cho ra có độ tin cây và thống nhất với nhau.
Trong ngành y tế hiện nay có các hệ thống chất lượng cho các loại phòng thí nghiệm
như sau:
Đối với các phòng thí nghiệm phân tích thực phẩm, có thể áp dụng hệ thống chất
lượng ISO 17025 có tên “yêu cầu chung cho năng lực của phòng thí nghiệm hay hiệu
chuẩn “là một hệ thống chất lượng chung cho tất cả các phòng thí nghiệm phân tích hoá
học và sinh học. Hệ thống này do tổ chức Vilas đánh giá và công nhận.
Đối với các phòng xét nghiệm y khoa trong các bệnh viện, có thể áp dụng hệ thống
chất lượng ISO 15189 phiên bản mới nhất năm 2007. Tổ chức Vilas đang triển khai đánh
giá và công nhận theo tiêu chuẩn này.
Đối với các phòng thí nghiệm phân tích dược phẩm có thể áp dụng hệ thống chất
lượng ISO 17025 và vừa có thể áp dụng hệ thống chất lượng GLP (Good laboratory
practice- thực hành phòng thí nghiệm tốt) tiêu chuẩn của Tổ chức y tế thế giới (WHO) ban
hành. Hiện nay, tiêu chuẩn này do Bộ Y tế Việt nam tổ chức đánh giá và công nhận.
1
CHƯƠNG 1: THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ
1.1. Yêu cầu của thủ tục
Chúng ta biết rằng hệ thống QLCL ISO chỉ làm việc với nhau qua hồ sơ, phòng thí
nghiệm phải chứng tỏ khả năng làm việc cũng như chất lượng quản lý qua hồ sơ. Do đó
chúng ta phải phân biệt được hồ sơ và tài liệu rõ ràng. Hồ sơ chủ yếu là giấy tờ hay những
hình thức khác nhau lưu trữ thông tin liên quan đến các quá trình hay công đoạn liên quan
đến chất lượng sản phẩm bao gồm từ phiếu giao nhận mẫu cho đến phiếu trả lời kết quả.
Hay những thông tin kiểm soát môi trường nhiệt đô và những ý kiến khiếu nại của khách
hàng. Phòng thí nghiệm phải thiết lập và duy trì các thủ tục để nhận biết, tập hợp, đánh số,
tiếp cận, lập file (tệp), lưu trữ, duy trì và thanh lý các hồ sơ chất lượng và kĩ thuật. Hồ sơ
chất lượng phải bao gồm các báo cáo đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo cũng như
hồ sơ của các hoạt động phòng ngừa và hành động khắc phục.
Tất cả các hồ sơ phải rõ ràng, phải được bảo quản và được lưu giữ theo cách sao cho
có thể dễ dàng truy tìm và được lưu giữ trong một môi trường thích hợp để ngăn chặn hư
hỏng hoặc xuống cấp cũng như phòng ngừa mất mát. Thời gian lưu giữ các hồ sơ phải
được quy định. Tất cả các hồ sơ phải được lưu giữ an toàn và đảm bảo tính bảo mật.
Các hồ sơ có thể là ở bất cứ phương thức nào ví dụ bản in hoặc bản lưu điện tử.
Phòng thí nghiệm phải có các thủ tục để bảo vệ và sao lại hồ sơ lưu giữ trong máy
tính và ngăn ngừa việc truy cập không được phép hoặc sửa đổi hồ sơ này.
Phòng thí nghiệm phải lưu giữ hồ sơ của các quan trắc gốc, số liệu đã xử lý và thông
tin cần thiết để thiết lập cuộc đánh giá, hồ sơ hiệu chuẩn, hồ sơ nhân viên và một bản sao
của mỗi báo cáo thử nghiệm hoặc giấy chứng nhận hiệu chuẩn đã ban hành trong một thời
gian nhất định. Hồ sơ đối với mỗi phép thử hoặc hiệu chuẩn phải lưu giữ đầy đủ các thông
tin để nếu có thể tạo điều kiện nhận biết các yếu tố ảnh hưởng đến độ không đảm bảo đo
để tạo điều kiện cho các phép thử và hiệu chuẩn được lặp lại trong điều kiện gần với điều
kiện ban đầu nhất. Các hồ sơ phải bao gồm cả dấu hiệu nhận biết người chịu trách nhiệm
lấy mẫu, thực hiện từng phép thử và/hoặc hiệu chuẩn và người kiểm tra kết quả.
Trong một số lĩnh vực nhất định việc lưu giữ các hồ sơ của tất cả các quan trắc gốc
có thể không thực hiện được hoặc không thực tế.
1
Hồ sơ kĩ thuật là tập hợp dữ liệu và thông tin có được khi thực hiện các phép thử
hoặc hiệu chuẩn và chỉ ra liệu thông số của quá trình và chất lượng qui định có đạt được
hay không. Hồ sơ kĩ thuật có thể bao gồm các biểu mẫu, hợp đồng, phiếu làm việc, sổ ghi
chép, tờ rời kiểm tra, sổ ghi chép công việc, đồ thị kiểm soát, biên bản và giấy chứng nhận
hiệu chuẩn nội bộ và bên ngoài, lưu ý, công văn và thông tin phản hồi của khách hàng.
Các quan trắc, dữ liệu và việc tính toán phải thường xuyên được ghi lại khi thực
hiện và phải phân biệt được theo công việc cụ thể.
Khi trong các hồ sơ có sai lỗi, phải gạch lên sai lỗi đó, không được tẩy xoá, làm cho
khó đọc hoặc xoá bỏ và phải ghi giá trị đúng bên cạnh. Tất cả các thay đổi trong các hồ sơ
phải được chính người sửa chữa ký xác nhận hoặc viết tắt tên. Trong trường hợp hồ sơ
được lưu giữ trong máy tính, phải có biện pháp tương xứng để tránh mất mát hoặc thay
đổi số liệu gốc.
1.2. Dẫn chứng
Ví dụ về thủ tục kiểm soát hồ sơ của nhà trường
Trường ĐH Công nghiệp
Thủ tục
Mục:
Ban hành lần: 01
Hiệu lực từ ngày: 15/12/2011
Trang/tổng số trang:1/3
I. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
Việc xây dựng, thực hiện và duy trì thủ tục quy trình này nhằm mục đích kiểm soát
hồ sơ của nhà trường liên quan đến hoạt động của QMS, cung cấp đủ bằng chứng về sự
phù hợp của các hoạt động tác nghiệp của nhà trường.
Các hồ sơ phải rõ ràng, dễ nhận biết, dễ sử dụng và được bảo quản, thể hiện rõ thời
gian lưu giữ và hủy bỏ hồ sơ.
II. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT:
1. Định nghĩa:
-
Hồ sơ là tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về
các hoạt động được thực hiện.
-
Hồ sơ là dạng tài liệu đặc biệt.
2. Từ viết tắt:
-
QMS: Hệ thống quản lý chất lượng.
-
KSTL: Kiểm soát tài liệu.
- TT: Thủ tục quy trình.
- KSHS: Kiểm soát hồ sơ.
2
-
TN: Trách nhiệm
- ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo
III. NỘI DUNG
Người
Lưu đồ các bước
Nội dung thực hiện
công việc
Lập danh
mục
KSHS
chịu trách
nhiệm
Mẫu sơ
đồ
- Lập danh mục kiểm
Trưởng/
- Danh mục kiểm
MB/4.2.
soát hồ sơ của từng đơn
phó đơn
soát hồ sơ phải được
4/BISO/
vị/
lập trước và trong
01
4.2.4/BISO/01).
Người
khi đã vận hành
- Cứ 6 tháng soát xét lại
được
QMS. Danh mục cần
và bổ sung vào danh
chỉ định
đầy đủ và quy định
vị
theo
mẫu
(MB/
mục nếu có sự thay đổi.
Phân loại, sắp
xếp hồ sơ
Chuẩn chất lượng
rõ thời gian lưu giữ.
- Phân loại hồ sơ theo
quá trình.
Trưởng
- Các file lưu giữ
các đơn vị/ phải đảm bảo hồ sơ
- Sắp xếp hồ sơ theo
người
không bị hư hỏng,
từng file riêng, có dấu
được chỉ
nhàu nát. Các hồ sơ
hiệu nhận biết rõ ràng.
định.
phải nằm theo thứ tự
Hồ sơ có trước thì nằm
quy định. Mỗi file hồ
dưới, hồ sơ mới phát
sơ phải có tên nhận
sinh thì nằm trên.
biết riêng để dễ thấy,
Không
có
dễ lấy.
Lưu giữ hồ sơ
-
Mỗi khi thực hiện
Trưởng
- Hồ sơ đầy đủ các
công việc, nếu có quy các đơn vị/ mục và chữ ký.
định cần có hồ sơ thì người thực - Hồ sơ phải được để
Trưởng các đơn vị/người
hiện.
thực hiện phải ghi chép
đúng vị trí và thứ tự
quy định.
cập nhật vào các hồ sơ
theo đúng quy định.
- Kiểm tra hồ sơ xem đã
đủ mục cần thiết chưa,
nếu đã đầy đủ các mục
và chữ ký thì đưa vào
3
Không
có
Người
Lưu đồ các bước
Nội dung thực hiện
công việc
chịu trách
Chuẩn chất lượng
nhiệm
Mẫu sơ
đồ
các file hồ sơ và viết số
thứ tự của hồ sơ
Khi có yêu cầu cần ĐDLĐ
mượn hồ sơ của bộ phận Trưởng
Mượn hồ sơ
(khi cần)
khác, đơn vị có yêu cầu đơn
mượn lập phiếu mượn mượn
- Chỉ cho mượn hồ
MB/4.2.
sơ khi có giấy đề
4/BISO/
vị nghị đã được ĐDLĐ
hồ duyệt.
02
và - Trên giấy đề nghị
sơ sơ
MB/4.2.4/BISO/02 trình trưởng đơn phải ghi rõ loại hồ sơ
vị
cho cần mượn, mục đích
ĐDLĐ duyệt.
tài
liệu/
hồ
- Sau khi được duyệt, có mượn
thể cử nhân viên liên hệ sơ
hồ mượn và thời hạn
mượn hồ sơ.
bộ phận có hồ sơ cho
mượn để mượn theo
giấy đề nghị đã được
duyệt.
- Sau khi sử dụng xong,
trưởng đơn vị mượn phải
có trách nhiệm trả lại hồ
sơ cho nơi đã cho mượn
đúng như hiện trạng ban
đầu của hồ sơ.
Hủy hồ sơ
- Cứ 6 tháng một lần,
Trưởng
- Cần lọc ra đầy đủ
MB/4.2.
kiểm tra các hồ sơ, nếu
các đơn
hồ sơ hết thời hạn
4/BISO/
thấy có hồ sơ đã hết thời
vị/người
lưu trữ như ở danh
03
gian lưu trữ thì lấy ra để
thực hiện.
mục kiểm soát hồ sơ
riêng, lập biên bản huỷ
quy định.
hồ sơ MB/4.2.4/BISO /
- Phải được trưởng
03, trình Trưởng đơn vị
đơn vị cho phép hủy.
duyệt và hủy hồ sơ.
- Phải lập biên bản
4
Người
Lưu đồ các bước
Nội dung thực hiện
công việc
chịu trách
Chuẩn chất lượng
nhiệm
-
Tiến hành hủy bằng
Mẫu sơ
đồ
hủy hồ sơ.
cách gạch chéo, để sử
dụng mặt sau hoặc hủy
bỏ. Lập biên bản hủy hồ
sơ.
IV. GHI CHÚ:
TT
Tên biểu mẫu
Mã hoá
Thời gian lưu tối thiểu
Nơi lưu
1
Danh mục kiểm soát hồ sơ
MB/4.2.4/BISO/B1 01 năm
Tại các
2
Phiếu mượn tài liệu/ hồ sơ
MB/4.2.4/BISO/B2 Cho đến khi trả hồ sơ
đơn vị
3
Biên bản huỷ hồ sơ
MB/4.2.4/BISO/B3 01 năm
5
CHƯƠNG 2: THỦ TỤC ĐÀO TẠO
2.1. Yêu cầu của thủ tục
Lãnh đạo phòng thí nghiệm phải đảm bảo năng lực của tất cả những người vận hành
các thiết bị cụ thể, những người thực hiện thử nghiệm, hiệu chuẩn, đánh giá kết quả và ký
duyệt báo cáo thử nghiệm và giấy chứng nhận hiệu chuẩn. Khi phòng thí nghiệm sử dụng
nhân viên đang được đào tạo thì phải có sự giám sát thích hợp. Các nhân viên thực hiện
các nhiệm vụ cụ thể phải là người có trình độ dựa trên cơ sở giáo dục, đào tạo, kinh
nghiệm thích hợp hoặc thể hiện được các kĩ năng theo yêu cầu.
Trong một số lĩnh vực kĩ thuật (ví dụ: thử nghiệm không phá huỷ) đòi hỏi những
người thực hiện các nhiệm vụ cụ thể phải là những người có chứng nhận hành nghề. PTN
phải chịu trách nhiệm đáp ứng các yêu cầu cần chứng nhận hành nghề. Các yêu cầu về
chứng nhận hành nghề có thể là bắt buộc kể cả các tiêu chuẩn về lĩnh vực kĩ thuật cụ thể
hoặc do khách hàng yêu cầu...
Nhân viên chịu trách nhiệm về các nhận xét và diễn giải trong báo cáo thử nghiệm
phải có trình độ, được đào tạo, có kinh nghiệm phù hợp và có kiến thức thích hợp về phép
thử được thực hiện và cũng cần có:
-
Kiến thức cần có về công nghệ thích hợp để chế tạo các vật phẩm, vật liệu,
các sản phẩm...được thử hoặc cách thức sử dụng hoặc định sử dụng các mẫu, vật liệu,
các sản phẩm sử dụng đó và phải biết về các khiếm khuyết và sự giảm giá trị có thể
xảy ra trong khi đưa vào sử dụng.
-
Kiến thức về các yêu cầu chung do luật pháp và các tiêu chuẩn qui định.
-
Hiểu biết về ý nghĩa quan trọng của những sai lệch được phát hiện liên quan
đến việc sử dụng bình thường các đối tượng, vật liệu, sản phẩm...
Lãnh đạo phòng thí nghiệm phải xây dựng mục tiêu về huấn luyện, đào tạo và kĩ
năng của nhân viên phòng thí nghiệm. Phòng thí nghiệm phải có chính sách và thủ tục để
xác định nhu cầu đào tạo và việc tổ chức đào tạo cho nhân viên. Chương trình đào tạo
phải phù hợp với các nhiệm vụ hiện tại và tương lai phòng thí nghiệm. Hiệu quả của hoạt
động đào tạo nên được đánh giá.
Phòng thí nghiệm phải sử dụng những người làm việc dài hạn hoặc hợp đồng với
phòng thí nghiệm. Khi sử dụng nhân viên kí hợp đồng, nhân viên hỗ trợ chính và nhân
6
viên kĩ thuật bổ sung, phòng thí nghiệm phải đảm bảo những nhân viên này được giám
sát, có năng lực và những người này làm việc phù hợp với hệ thống quản lý của phòng thí
nghiệm.
Phòng thí nghiệm phải duy trì bản mô tả công việc hiện tại của người quản lý, nhân
viên kĩ thuật và nhân viên hỗ trợ chính tham gia thử nghiệm và/hoặc hiệu chuẩn.
Bản mô tả công việc được xây dựng bằng nhiều cách thức. Tối thiểu các thông tin
sau phải được xác định:
-
Trách nhiệm liên quan đến việc thực hiện phép thử nghiệm và/hoặc hiệu
chuẩn;
-
Trách nhiệm liên quan đến việc lập kế hoạch thử nghiệm và/hoặc hiệu
chuẩn và đánh giá kết quả;
-
Trách nhiệm về việc báo cáo và diễn giải;
-
Trách nhiệm liên quan đến sửa đổi, triển khai và phê duyệt các phương pháp
mới;
-
Yêu cầu về năng lực chuyên sâu và kinh nghiệm;
-
Trình độ và chương trình đào tạo;
-
Trách nhiệm về quản lý.
Lãnh đạo phải giao trách nhiệm cụ thể cho người thực hiện việc lấy mẫu, thử nghiệm
và/hoặc hiệu chuẩn, và người cấp giấy chứng nhận thử nghiệm và/hoặc hiệu chuẩn,
ngườiđưa ra các nhận xét và diễn giải và những người vận hành các thiết bị đặc biệt.
Phòng thí nghiệm phải duy trì hồ sơ về quyền hạn, năng lực, học vấn trình độ chuyên
môn, kĩ năng và kinh nghiệm thích hợp của tất cả các nhân viên kĩ thuật kể cả nhân viên
hợp đồng. Thông tin phải luôn sẵn có và phải ghi ngày giao trách nhiệm và/hoặc ngày xác
nhận năng lực.
2.1.1. Đánh giá nguồn nhân lực
-
Cung cấp khả năng cho phép cập nhật thông tin, đánh giá về nguồn nhân
lực trong doanh nghiệp.
-
Dựa trên sự đánh giá của mỗi cá nhân, Trưởng các đơn vị, chuyên viên Đào
tạo hay lãnh đạo doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu đào tạo, số lượng cần
đào tạo. Từ đó, họ sẽ đưa ra các quyết định phù hợp.
2.1.2. Đánh giá, xem xét mục tiêu đào tạo
7
-
Cho phép chuyên viên Đào t ạo cập nhật một mục tiêu đào tạo và các khoá
học phục vụ cho mục tiêu đó
-
Mục tiêu đào tạo có thể chia theo: Tháng, quý, năm và dài hạn.
2.1.3. Đánh giá, xem xét nhu cầu đào tạo
-
Dựa trên các yêu cầu về trình độ đã được qui định đối với mỗi chức danh
công việc (trong phần hồ sơ nhân sự), hệ thống sẽ giúp người dùng xác định xem ai
còn thiếu về văn bằng, chứng chỉ nào để có thể xây dựng các kế hoạch đ ào tạo phù
hợp.
-
Hỗ trợ người dùng trong việc cập nhật “Phiếu xác định nhu cầu đ ào tạo”, từ
đó cũng giứp người dùng xây dựng kế hoạch đào tạo tốt hơn.
-
Cho phép cập nhật các kế hoạch đào tạo đột xuất hay đào tạo định kỳ.
2.1.4. Lập kế hoạch đào tạo
Cung cấp khả năng lập kế hoạch đào tạo cho tháng, quý hoặc năm.
Hỗ trợ người dùng trong việc xây dựng kế hoạch đào tạo bao gồm:
-
Nội dung kế hoạch
-
Cấp chứng chỉ gì?
-
Số lượng học viên
-
Số lớp
-
Thời gian học
-
Địa điểm
-
Kinh phí dự kiến
-
Cung cấp khả năng lập kế hoạch ngân sách đào tạo cho cả năm
2.1.5. Tổ chức các khoá đào tạo
-
Hỗ trợ người dùng trong việc tổ chức các khoá học như trang thiết bị, địa
điểm học, đối tượng đào tạo, nội dung đào tạo, thời gian…một cách nhanh chóng.
-
Dễ dàng theo dõi, cập nhật công việc cho từng cá nhân trong việc tổ chức
các khoá học đó.
2.1.6. Quản lý ngân sách đào tạo
-
Cho phép người dùng cập nhật nguồn ngân sách đào tạo.
-
Cho phép người dùng cập nhật việc sử dụng ngân sách cho từng khoá học.
2.1.7. Quản lý thông tin khoá học
8
-
Cung cấp khả năng cập nhật thông tin về một khoá học.
-
Cập nhật thông tin đánh giá kết quả đ ào tạo của giáo viên, học viên và kết
quả khoá học.
2.1.8. Quản lý, đánh giá các đối tác
-
Cho phép quản lý đối tác, giảng viên
-
Cung cấp khả năng đánh giá thông tin về từng đối tác, giảng viên, giảng
viên kiêm nhiệm
-
Cho phép quản lý đối tác cung cấp trang thiết bị nh ư khả năng cung cấp, địa
chỉ, số điện thoại…
-
Cho phép đánh giá thông tin v ề từng đối tác
2.1.9. Quản lý tài liệu đào tạo
-
Cung cấp khả năng cập nhật tài liệu đào tạo cho từng khóa học hoặc theo
danh mục tài liệu
-
Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất tài liệu đào tạo
2.1.10. Tìm kiếm, thống kê, báo cáo
-
Hệ thống cho phép t ìm kiếm theo một hoặc nhiều ti êu chí khác nhau với
các bảng mã thông dụng hiện hành: Unicode, TCVN, VNI.
-
Cung cấp các loại báo cáo, thống kê về đào tạo, kết quả đào tạo, nhận xét,
đánh giá…
2.2. Dẫn chứng
Ví dụ về thủ tục đào tạo của một công ty.
I. MỤC ĐÍCH:
Thủ tục này được lập ra nhằm đáp ứng đúng nhu cầu về nhân sự, yêu cầu công việc
của Công ty, dưới hình thức đào tạo nhằm cung cấp những công nhân viên có trình độ và
tay nghề đúng yêu cầu của các Bộ phận trong Công ty.
II. PHẠM VI:
Thủ tục này áp dụng cho việc Đào tạo trong toàn bộ Công ty.
III. ĐĨNH NGHĨA:
-
- Đào tạo tại chỗ: Đào tạo cho cán bộ, công nhân viên tại Công ty.
9
-
- Đào tạo bên ngoài: Gửi cán bộ, công nhân viên đi học khoá đào tạo do các
cơ quan, đơn vị bên ngoài Công ty tổ chức.
IV. NỘI DUNG:
Người thực
hiện
Lưu đồ
Biểu mẫu
Nhu cầu đào tạo
Trưởng bộ phận
Trưởng bộ phận
Xác định nhu cầu đào
tạo
Phiếu yêu cầu đào tạo
Phòng HCNS
TT:1/BMTTD
Kế hoạch đào
tạo
Giám đốc
Phòng HCNS
Trong Cty
Xem xét
và phê
duyệt
Đào tạo
Bộ phận
đào
tạo trình
Lập
chương
ĐT
Ngoài Cty
Chọn đối tác ký
HĐ
TT mã số:
2/BMTTDT
Thực hiện
Bộ phận đàoThực
tạo hiện
Bộ phận đào Đánh
tạo
giá kết
quả
Đánh
giá kết
quả
Bộ phận đào tạo
Chứng nhận
Chứng nhận
Lưu hồ
sơ
Kết thúc
1. Xác định nhu cầu đào tạo:
10
TT mã số:
3/BMTTDT
Căn cứ mức độ phát triển và chính sách đào tạo nguồn nhân lực của Công ty đòi hỏi
cụ thể như:
-
Các kế hoạch và mục tiêu chiến lược và tác nghiệp trong tương lai.
-
Các nhu cầu sắp tới về cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ
và công nhân kỹ thuật.
-
Sự thay đổi về qui trình công nghệ, công cụ và trang thiết bị.
-
Các yêu cầu về pháp luật và chế định, các tiêu chuẩn tác động đến tổ chức.
Ngoài ra Nhu cầu đào tạo còn dựa trên các trường hợp sau:
a. Đào tạo khi tuyển dụng:
Nội dung: Lịch sử hình thành của Công ty, Nội qui lao động, Qui định của Công ty,
qui định về an toàn, chính sách và qui định về lương bổng, các chế độ, giờ làm việc, tăng
ca…
b. Đào tạo định kỳ: An toàn lao động, hướng dẫn thực hiện công việc v.v.
c. Đào tạo đột xuất:
-
Thay đổi môi trường làm việc, máy móc v.v.
-
Trên cơ sở đó, các Trưởng Bộ phận thường xuyên cân đối nhân sự để xác
định nhu cầu đào tạo nhằm đáp ứng kịp thời nguồn nhân lực phục vụ cho công việc
của Bộ phận mình.
2. Phiếu yêu cầu đào tạo:
Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, các Trưởng Bộ phận lập phiếu yêu cầu đào
tạo theo mã số: 1/BM-TTDT trong đó nêu rõ:
-
Số lượng đào tạo.
-
Mục đích và nghiệp vụ đào tạo.
-
Thời gian đào tạo.
3. Kế hoạch đào tạo:
Căn cứ phiếu yêu cầu đào tạo của các Bộ phận, căn cứ chủ trương, chính sách phát
triển và đào tạo nguồn lực. Phòng HCNS sẽ tập hợp toàn bộ yêu cầu đào tạo và xác định
nhu cầu đào tạo vào kế hoạch đào tạo theo biểu mẫu: 2/BM-TTDT dựa trên các yếu tố sau:
-
Số lượng đào tạo cho các nguồn lực cần thiết: trong đó gồm các đối tượng
đào tạo: Cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật
v.v .
11
-
Chương trình đào tạo để phục vụ cho công việc gì? và ảnh hưởng tích cực
cho công việc ra sao?.
-
Phương pháp đào tạo: Đào tạo mới hay tái đào tạo, đào tạo tại chỗ (sự hỗ trợ
về nội bộ) hay qua trường lớp (sự hỗ trợ của các chuyên gia), đào tạo ngắn hạn hay
dài hạn ...
Để xác định sự cần thiết cho việc đào tạo mang tính chiến lược lâu dài và có tính
hiệu lực, hiệu qủa; Phòng HCNS sẽ Trình GĐ xem xét các nhu cầu đào tạo sau khi đã
được xác định, nếu:
-
Trường hợp thấy việc đào tạo chưa cần thiết hoặc đối tượng đào tạo không
phù hợp hay các việc cần bổ sung khác, GĐ sẽ có ý kiến phê duyệt để tiến hành việc
xác định lại kế hoạch đào tạo.
-
Xét thấy nhu cầu đào tạo đã xác lập đúng người, đúng việc, thì GĐ duyệt
chấp thuận và cho thực hiện.
4. Đào tạo:
Căn cứ nhu cầu đào tạo và tính chất cần đào tạo, Phòng HCNS tham mưu cho GĐ về
hình thức và phương pháp đào tạo, cụ thể phải xem xét điều kiện sẵn có tại Công ty để xác
định các nội dung đào tạo như:
-
Đối tượng đào tạo: Cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ,
công nhân kỹ thuật.
-
Nội dung đào tạo: Phải gắn liền với công việc.
-
Phương pháp đào tạo: Tự đào tạo tại chỗ hay từ bên ngoài, đào tạo mới hay
đào tạo bổ sung.
-
Thời gian đào tạo: Ngắn hạn hay dài hạn, tập trung hay bán tập trung.
-
Các hỗ trợ về nội bộ trong quá trình tham gia đào tạo để duy trì và không
làm ảnh
-
hưởng tới hoạt động chung.
Tùy theo điều kiện đã được lựa chọn về hình thức đào tạo mà triển khai thực hiện.
4.1. Đào tạo trong Cty:
a) Lập chương trình đào tạo:
Trường hợp đào tạo trong Công ty, Phòng HCNS phối hợp các Bộ phận liên quan để
lập chương trình đào tạo theo biểu mẫu: 3/BM-TTDT, bao gồm:
-
Địa điểm tổ chức đào tạo.
12
-
Lập danh sách những đối tượng được đào tạo.
-
Cử Cán bộ đào tạo (hướng dẫn).
-
Chương trình, nội dung đào tạo.
-
Thời gian đào tạo.
b) Triển khai thực hiện:
Sau khi chương trình đào tạo được GĐ xem xét phê duyệt, Phòng HCNS sẽ tiến
hành các bước công việc sau:
-
Lên lịch, thời gian đào tạo.
-
Ban hành quyết định do GĐ ký và thông báo cho những đối tượng được đào
tạo chuẩn bị sắp xếp thời gian để tham dự kèm theo nội dung đào tạo và lịch đào tạo
(Thông qua các Trưởng Bộ phận để bố trí).
-
Ban hành Quyết định do GĐ ký và thông báo cho những Bộ phận liên quan
để các Bộ phận này chuẩn bị sắp xếp thời gian và giáo trình huấn luyện (hoặc hợp
đồng với chuyên gia bên ngoài).
-
Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện cần thiết phục vụ cho việc đào tạo (xác
định chi phí đào tạo).
-
Trong suốt quá trình đào tạo, Phòng HCNS cử cán bộ theo dõi chặt chẽ lớp
học và yêu cầu những người tham gia đào tạo phải thực hiện tốt nội qui, chương trình
đào tạo và có báo cáo định kỳ với Trưởng phòng HCNS, Trưởng phòng HCNS có
trách nhiệm báo cáo kết qủa lên GĐ về tiến trình đào tạo.
c) Đánh giá kết quả:
Sau khi đào tạo thời gian 3 tháng và 6 tháng, cán bộ hướng dẫn phối hợp cùng các
Trưởng Bộ phận đánh giá kiểm tra kết quả học tập của các đối tượng được đào tạo thông
qua các công việc bố trí thực tế.
-
Nếu không có sự thay đổi chất lượng và hiệu quả trong công việc so với
trước khi đào tạo, thì Trưởng Bộ phận và Trưởng phòng HCNS xác định lại các yếu
tố trong chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo cho phù hợp hơn.
-
Nếu Thông qua tập huấn đào tạo, các thành viên được đào tạo nâng cao hiệu
quả và có biểu hiện tích cực trong công việc, Bộ phận đào tạo và Phòng HCNS lập tờ
trình đã hoàn thành chương trình đào tạo và trình GĐ ký giấy chứng nhận.
4.2 - Đào tạo ngoài công ty:
13
a) Chọn đối tác và ký hợp đồng đào tạo:
Trường hợp do nhu cầu đào tạo cần phải thực hiện bên ngoài Công ty, Phòng HCNS
sẽ chịu trách nhiệm liên hệ các đơn vị đào tạo và sau đó trình GĐ xem xét và ký hợp đồng
đào tạo, bao gồm:
-
Địa điểm tổ chức đào tạo.
-
Chương trình và nội dung đào tạo.
-
Thời gian đào tạo.
-
Kinh phí đào tạo.
b) Triển khai thực hiện:
Sau khi đã ký hợp đồng đào tạo, Phòng HCNS sẽ tiến hành các bước công việc sau:
-
Thông báo với các Trưởng Bộ phận liên quan và trình GĐ ban hành Quyết
định cử đi học cho từng cá nhân được tuyển chọn tham dự khóa đào tạo với các nội
dung quyền lợi và trách nhiệm trong và sau khi được đào tạo.
-
Tổ chức các phương tiện cần thiết cho việc phục vụ công tác đào tạo.
-
Các hổ trợ khác để tạo điều kiện người được đào tạo tham gia đầy đủ
chương trình.
c) Đánh giá kết quả:
Sau khi kết thúc khóa học, các đối tượng được cử đi đào tạo phải có văn bản về kết
quả học tập và khả năng vận dụng thực tế, nộp văn bản đó (có xác nhận của Trưởng bộ
phận trực tiếp) về Phòng HCNS để theo dõi. Đồng thời các cá nhân đó chuyển một bản
copy của
Giấy chứng nhận (hoặc bằng cấp) cho Phòng HCNS để xem xét kết quả học tập và
tất cả giấy tờ này được lưu trong hồ sơ cá nhân.
Sau khi thực hiện nhiệm vụ và qua 6 tháng, Đối tượng được cử đi đào tạo phải lập
báo cáo về việc vận dụng lý thuyết vào thực tế công việc kết quả ra sao: Có tiến bộ hay
không tiến bộ so với trươc khi được đào tạo kèm theo ý kiến của Trưởng bộ phận, ý kiến
của Trưởng phòng HCNS và chuyển báo cáo cho GĐ có ý kiến tổng kết.
Nếu xét việc đào tạo không đạt yêu cầu cho công việc thì Phòng HCNS kết hợp cùng
Trưởng bộ phận của người được đào tạo phải tìm nguyên nhân để khắc phục: Nơi đào tạo
không đạt yêu cầu chất lượng, người được đào tạo không tiếp thu tốt trong quá trình tham
gia đào tạo, bố trí công việc không phù hợp với khả năng, kiến thức được đào tạo .... Qua
việc xác định đó làm cơ sở để xác lập lại nhu cầu đào tạo.
14
Trường hợp đối tượng được cử đi đào tạo dài hạn (trên 3 tháng) thì phải báo cáo kết
quả học tập mỗi 3 tháng về để Phòng HCNS tổng kết và theo dõi.
4.3. Ghi và lưu hồ sơ đào tạo:
-
Phòng HCNS lưu đầy đủ hồ sơ đào tạo đối với mỗi chương trình đào tạo cụ
thể.
-
Đối đối với đào tạo nhân viên mới, Phòng HCNS tiến hành đào tạo về lịch
sử hình thành phát triển của công ty, các sản phẩm của công ty, cơ cấu tổ chức công
ty, nội quy lao động, quy định về quản lý nhân sự, các chế độ lương khen thưởng, các
hình thức và cách thức xử lý kỷ luật … sau đó ghi đầy đủ theo biểu mẫu: 4/BMTTDT.
-
Các bộ phận phải đào tạo hoặc hướng dẫn nhân viên về cách thức thực hiện
công việc, các quy định mới … thì ghi hồ sơ đào tạo theo biểu mẫu: 4/BM-TTDTJOJO, bản chính chuyển về Phòng HCNS lưu.
5. Tài liệu tham khảo: không có.
6. Phụ Lục:
-
Phiếu yêu cầu đào tạo (biểu mẫu mã số: 1/BM-TTDT).
-
Kế hoạch đào tạo (biểu mẫu mã số: 2/BM-TTDT).
-
Chương trình đào tạo nội bộ (biểu mẫu mã số: 3/BM-TTDT).
-
Danh sách công nhân viên được đào tạo (biểu mẫu mã số: 4/BM-TTDT.
15
CHƯƠNG 3: THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ
3.1. Giới thiệu về thủ tục đánh giá nôi bộ
Phòng thí nghiệm phải định kì thực hiện đánh giá nội bộ các hoạt động của PTN tuân
thủ một kế hoạch và thủ tục đã xác định nhằm kiểm tra xác nhận xem các hoạt động của
PTN còn tiếp tục tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý và của tiêu chuẩn này hay
không. Chương trình đánh giá nội bộ phải đề cập đến tất cả các yếu tố của hệ thống quản
lý, bao gồm cả các hoạt động thử nghiệm và/hoặc hiệu chuẩn. Người phụ trách chất lượng
có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức đánh giá theo kế hoạch và theo yêu cầu của lãnh
đạo. Việc đánh giá này phải được những người đã qua đào tạo và có trình độ chuyên môn
thực hiện, và nếu nguồn lực cho phép, những người này phải độc lập với hoạt động được
đánh giá.
Chu trình đánh giá nội bộ thông thường được hoàn tất trong một năm.
Khi các phát hiện đánh giá dẫn đến nghi ngờ về hiệu lực hoạt động hoặc tính chính
xác, hoặc tính đúng đắn của các kết quả thử nghiệm hoặc hiệu chuẩn thì PTN phải ngay
lập tức thực hiện hành động khắc phục và phải thông báo bằng văn bản cho khách hàng
nếu việc điều tra cho thấy kết quả của PTN đưa ra có thể bị ảnh hưởng.
Phải lưu hồ sơ lĩnh vực hoạt động được đánh giá, các phát hiện khi đánh giá và các
hành động khắc phục phát sinh từ lần đánh giá này.
Phòng thí nghiệm phải kiểm tra xác nhận các hoạt động sau khi đánh giá nội bộ và
ghi lại việc thực hiện và hiệu lực của hành động khắc phục đã thực hiện.
3.2. Nội dung thủ tục đánh giá nội bộ
3.2.1. Mục đích
Thủ tục này được lập ra để thực hiện việc đánh giá các hệ thống quản lý nội bộ, để
đảm bảo rằng việc áp dụng phù hợp với các hệ thống quản lý tương ứng ở dạng văn bản,
đồng thời đảm bảo hệ thống này phù hợp, thích hợp và có hiệu quả để đạt được mục tiêu
và chính sách của công ty.
3.2.2. Phạm vi
Thủ tục này áp dụng cho tất ca các hoạt động đánh giá nội bộ và bao gồm cả quá
trình lập kết hoạch đánh giá, chương trình đánh giá, tiến hành đánh giá, lập báo cáo và
theo dõi tiếp theo. Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm kiểm soát quá trình này.
16
3.2.3. Định nghĩa
Các thuật ngữ sử dụng trong thủ tục này theo các tiêu chuẩn tương ứng mà công ty
áp dụng
Các từ viết tắc:
− ĐGV: Đánh giá viên
− KPH: Không phù hợp
− TBĐG: Trưởng ban đánh giá
− BQLHT: Ban quan lý hệ thống
3.2.4. Nội dung
3.2.4.1. Lưu đồ
Xuyên suốt quá trình thực hiện, đánh giá các hệ thống quản lý nội bộ của công ty là
cuộc đánh giá độc lập dùng để thu thập các bằng chứng khách quan rằng các chính sách,
thủ tục hoặc các yêu cầu đang tồn tại được đáp ứng, bởi vì nó đánh giá tính hiệu lực và
hiệu quả của các hệ thống quản lý tương ứng
17
Người thực hiện
Đ DLĐ
Ban đánh giá
Công việc
Tài liệu/biểu mẫu
Yêu cầu đánh giá
Lịch đánh giá
− Lịch đánh giá
Phê duyệt
ĐDLĐ
Chương trình đánh giá
Không
Chuẩn bị đánh giá
Triển khai đánh giá
ĐDLĐ
Ban đánh giá
Bp được đánh giá
− Biểu kiểm tra
Thực hiện đánh giá
Đồng ý
Viết báo cáo KPH
Sự viêc KPH
Không
Đề xuất hành động
Viết báo cáo KPH
Ban đánh giá
Bp được đánh giá
khắc phục
− Phiếu CAR
Báo cáo kết quả
đánh giá
Thực hiện hành động
Phát hành CAR
khắc phục
mới
Ban đánh giá
Bp được đánh giá
Ban đánh giá
− Phiếu CAR mới
Đánh giá
Tìm nguyên
hành
nhân
động khắc
Hoàn tất đánh giá
Báo cáo ĐDLĐ
phụ
Ban đánh giá
trình
đánh giá
Phê duyệt
Ban đánh giá
− Chương
Báo cáo tổng Giám
đốc
− Báo cáo đánh
giá
NV lưu trữ
18
3.2.4.2. Nội dung
Kế hoạch đánh giá
Ít nhất một năm hai lần (hoặc do yêu cầu đột xuất), ĐDLĐ hoặc BQLHT lập kế
hoạch đánh giá nội bộ để xác định xem hệ thống quản lý:
− Có phù hợp với các bố trí sắp xếp được hoạch định đối với các yêu cầu của tiêu
chuẩn này và với các yêu cầu của Hệ thống quản lý được Công ty thiết lập;
− Có được áp dụng một cách hiệu lực và được duy trì: Kế hoạch đánh giá sau khi được
lập sẽ trình BTGĐ Công ty (hoặc ĐDLĐ) xem xét, phê duyệt và cho tiến hành thực
hiện đánh giá.
Danh sách đánh giá viên và chương trình đánh gia
Đại diện lãnh đạo sẽ lập danh sách đánh giá viên và thành phần tham gia đánh giá
bao gồm Trưởng đoàn đánh giá, chuyên gia bên ngoài (nếu cần) và các đánh giá viên được
chọn lựa phải qua các khóa huấn luyện đào tạo đánh giá nội bộ.
Đồng thời trước ngày đánh giá ít nhất 02 tuần Đại diện lãnh đạo cũng hoạch định
chương trình với thời gian trình tự để tiếng hành đánh giá, nội dung bao gồm các mục tiêu
cần quan tâm:
− Tính hiệu lực và hiệu quả của các quá trình;
− Tính duy trì và tính phù hợp;
− Khả năng đáp ứng các quá trình;
− Các công cụ kỹ thuật thống kê;
− Phân tích các dữ liệu về chi phí quản lý Hệ thống;
− Mức độ chính xác và đầy đủ việc đo lường kết quả hoạt động;
− Sử dụng hiệu quả và hiệu lực các nguồn lực;
− Các hoạt động cải tiến;
− Mối quan hệ với các đơn vị, các bên quan tâm có liên quan.
TGĐ xem xét và phê duyệt danh sách đánh giá viên và chương trình đánh giá; nếu
không đồng ý thì Đại diện lãnh đạo sẽ thực hiện lại danh sách hoặc chương trình đánh giá
theo ý kiến phê duyệt, nếu TGĐ đồng ý thì cho tiến hành triển khai thực hiện
Chuẩn bị đánh giá
Quá trình đánh giá nội bộ có vai trò như một công cụ quản lý để đánh giá độc lập
mọi quá trình hay hoạt động đã được dự kiến.
19
Để cho việc đánh giá được liên tục và đạt hiệu quả, Ban đánh giá và Bộ phận được
đánh giá cần phải chuẩn bị lịch đánh giá cũng như các tài liệu và hồ sơ liên quan như:
− Các tài liệu và các hồ sơ đã được thiết lập trước đó;
− Tình trạng và tầm quan trọng của các quá trình;
− Kết quả của các đánh giá trước đó;
− Các chuẩn mực, phạm vi và phương pháp đánh giá.
Họp khai mạc
Đoàn đánh giá và Bộ phận được đánh giá tổ chức cuộc hợp khai mạc nhằm thông
qua các nội dung chương trình và phương pháp thực hiện đánh giá, thời gian thực hiện
đồng thời cũng giới hiệu thành phần đánh giá viên tham gia.
Thực hiện việc đánh giá nôi bộ
Để tiến hành đánh giá đạt kết quả tốt, Đoàn đánh giá và bộ phận được đánh giá trong
quá trình thực hiện phải đảm bảo các yêu cầu như sau:
− Việc đánh giá phải bảo đảm tính khách quan và độc lập;
− Thời gian tiến hành theo lịch đề ra phải đúng và không được chậm trễ;
− Sử dụng các Tài liệu và Hồ sơ được thiết lập để vận hành có hiệu lực và hiệu quả quá
trình của tổ chức theo Tiêu chuẩn và Luật định đã ban hành;
− Kiểm soát sự không phù hợp – tính đầy đủ và tính hiệu quả của các quá trình và sản
phẩm thật chính xác;
− Phân tích sự không phù hợp để phòng ngừa sau này.
Căn cứ vào các mục tiêu đánh giá, Đoàn đánh giá và bộ phân được đánh giá sẽ phân
tích cụ thể được những sự việc không phù hợp:
− Nếu xác định và đồng ý sự việc không phù hợp, Đoàn đánh giá và Bộ phận được
đánh giá viết báo cáo sản phẩm hay các quá trình không phù hợp;
− Ban đánh giá lập đề xuất hành động khắc phục và phát hành phiếu CAR cho bộ phân
được đánh giá thực hiện.
Họp kết thúc:
Đoàn đánh giá họp kết thúc quá trình đánh giá nội bộ sau khi xác định hay không xác
định sự việc không phù hợp của sản phẩm hoặc các quá trình đã được xem xét, đồng thời
20
thông báo các nôi dung đã được đánh giá và đưa ra một số công việc cần thiết để thực hiện
tiếp theo quá trình đánh giá như hành động khắc phục và đánh giá hành động khắc phục…
Báo cáo kết quả đánh giá
Sau khi nhận kết quả đánh giá nội bộ của từng mục tiêu cụ thể. Ban đánh giá sẽ lập
báo cáo kết quả thu được trong quá trình tiến hành đánh giá và trong báo cáo phải tường
trình chi tiết những mục tiêu đã được đánh giá có:
− Phù hợp: Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu qui định của hệ thống quản lý, luật định, hoạt
động thực tế.
− Hay không phù hợp: Đáp ứng không đầy đử các yếu tố nêu trên
Trên cơ sở đó có ý kiến đề xuất những việc cần khắc phục, sửa lỗi trong thời gian
sớm nhất được qui định để loại bỏ kịp thời các nguyên nhân sự sai lỗi được phát hiện và
bổ sung ngay hay điều chỉnh các sự việc không phù hợp theo hệ thống. Ngoài ra trong báo
cáo cũng nêu ra các bằng chứng về sự thực hiện tốt nhằm mục đích cung cấp các cơ hội
cho việc thừa nhận bởi lảnh đạo và khuyến khích mội người.
Thực hiện hành động khắc phục
− Thông qua đề xuất hành động khắc phục và phiếu CAR của Ban đánh giá. Bộ phận
được đánh giá sẽ tiến hành thực hiện hành động khắc phục;
− Hành động khắc phục cần được phân công người thực hiện phải qua lớp đào tạo và
tiến hành kiễm soát một cách hiệu lực và hiệu quả việc nhận biết, cách ly, loại bỏ
nguyên nhân và xử lý việc không phù hợp để ngăn ngừa việc sử dụng không đúng
mục đích cũng như ngăn ngừa sự tái diễn;
− Bộ phận được đánh giá sẽ ghi nhận lại sự không phù hợp với việc xử lý hành động
khắc phục nhằm giúp cho việc rút kinh nghiệm và cung cấp dữ liệu cho các hoạt
động phân tích và cải tiến sau này.
Đánh giá hành động khắc phục
Ban đánh giá sẽ tiến hành đánh giá hành động khắc phục của bộ phân được đánh giá.
Việc đánh giá hành động khắc phục phải tương ứng với tác động của sự không phù hợp
gặp phải, đồng thời phải xem xét tín chính xác dựa vào:
− Nguồn thu thập thông tin để xác định hành động khắc phục cần thiết;
− Việc xem xét không phù hợp;
21
− Việc xác định nguyên nhân của sự không phù hợp;
− Việc đánh giá cần có các hành động để đảm bảo rằng sự không phù hợp không còn
tái diễn.
Sau khi xác lập việc đánh giá hành động khắc phục:
− Nếu tìm ra nguyên nhân gốc rể mới gây ra sự không phù hợp, Ban đánh giá sẽ phát
hành “phiếu yêu cầu hành động khắc phục” mới (CAR), đề nghị bộ phận được đánh
giá thực hiện hành động khắc phục nguyên nhân được tìm;
− Nếu không đồng ý hành động đã được khắc phục và khồng tìm ra được nguyên nhân
khác để khắc phục sự không phù hợp, Ban đánh giá sẽ lập báo cáo trình ĐDLĐ về
trình trạng bày để có hướng xử ký kịp thời cho các quá trình bị sai lỗi;
− Nếu xác định đúng hành động đã được khắc phục của Bộ phận được đánh giá, Ban
đánh giá sẽ hoàn tất công tác đánh giá nội bộ.
Hoàn tất đánh giá
Để hoàn tất các bước thực hiện quá trình đánh giá, Ban đánh giá sẽ lập hồ sơ bao
gồm các văn bản có liên quan đã được ghi nhận từ bước đầu cho đến bước sau cùng của
quá trình đánh giá, tất cả các văn bản phải có chữ ký xác lập của các thành phần tham gia
đánh giá và được báo cáo với ĐDLĐ sau khi hoàn tất hồ sơ đánh giá nội bộ.
Lưu hồ sơ
Tất cả các văn bản trong suốt quá trình cho đến khi hoàn tất đánh giá nội bộ phải
được cập nhật liên tục và tập hợp vào bộ hồ sơ được nhân viên kiểm soát lưu trữ và duy
trì.
3.2.5. Yêu cầu về người đánh giá
Đánh giá viên: là những nhân viên đã được đào tạo về “Đánh Giá Nội Bộ theo hệ
thống tiêu chuẩn tương ứng”. Đánh giá viên được BQLHT đề nghi và được ĐDLĐ phê
duyệt cho môi lần đánh giá.
Trưởng toàn đánh giá: Là nhân viên có chứng chỉ tốt nghiệp về “Đánh giá nội bộ
theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý tương ứng”, được BQLHT đề nghị và ĐDLĐ phê duyệt
cho mỗi lần đánh giá. Trưởng Ban Đánh giá chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện, báo
cáo và theo dõi hành động khắc phục sau đánh giá cho đến khi hoàn tất. Việc đánh được
22
coi là kết thúc khi Trưởng đoàn đánh giá và Trưởng bộ phận được đánh giá ký tên kết thúc
vào phiếu yêu cầu hành động khắc phục, đồng thời báo cáo đến ĐDLĐ
3.2.5. Tài liệu tham khảo
− Sổ tay chất lượng
− Sổ tay môi trường
3.2.6. Phụ lục
− Chương trình đánh giá nội bộ
(Mã số: 0016)
− Phiếu ghi chép đánh giá viên
(Mã số: 0017)
− Lịch đánh giá
(Mã số: 0018)
− Báo xáo kết quả đánh giá nội bộ
(Mã số: 0020)
− Câu hỏi đánh giá
(Mã số: 0117)
3.3. Dẫn chứng
Ví dụ về thủ tục đánh giá nội bộ
I. MỤC ĐÍCH:
1. Mọi hoạt động liên quan đến việc kiểm soát chất lượng, HACCP và kết quả liên quan
có phù hợp với những điều đã hoạch định. Đặc biệt đối với những hoạch định thuộc
hệ thống HACCP phải thực hiện thẩm tra công nhận giá trị (Validation) một cách chi
tiết và đầy đủ.
2. Mọi hoạt động liên quan đến việc kiểm soát chất lượng, HACCP và kết quả liên quan
có phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001:2008, HACCP.
3. Mọi hoạt động liên quan đến việc kiểm soát chất lượng, HACCP và kết quả liên quan
có phù hợp với hệ thống quản lý công ty xây dựng
23
4. Hệ thống quản lý tích hợp chất lượng và HACCP hoạt động có hiệu quả.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG:
Áp dụng cho tất cả cuộc thẩm tra, đánh giá nội bộ do công ty thực hiện
III. NỘI DUNG:
1. Lập kế hoạch đánh giá:
1.1. Đối với hoạt động thẩm tra công nhận giá trị hệ thống HACCP (Validation),
Trưởng bộ phận gạo cao cấp phải lập kế hoạch để thẩm định: Kế hoạch HACCP,
điều kiện tiên quyết, các chương trình tiên quyết (bao gồm cả hạn sử dụng sản
phẩm, liều lượng hóa chất sử dụng trong bảo quản, tiệt trùng, vệ sinh, thông số
kiểm soát tại các CP, CCP và các biểu mẫu giám sát là phù hợp. Kế hoạch này phải
được lập, trình Trưởng/phó ban ISO-HACCP phê duyệt và chuyển cho các chuyên
gia thẩm tra, các bộ phận liên quan trước khi thực hiện một tuần.
1.2. Trước khi đánh giá một tuần. Thư ký ban ISO-HACCP lập kế hoạch đánh giá theo
BM01/TT-ĐGNB-BGĐ để chỉ định chuyên gia đánh giá, bộ phận được đánh giá,
các hoạt động đánh giá, thời gian đánh giá và trình Trưởng/phó ban ISO-HACCP
duyệt. Kế hoạch đánh giá này được thông báo đến chuyên gia đánh giá và đơn vị
được đánh giá để thực hiện.
1.3. Đánh giá viên đảm bảo rằng mọi tài liệu có liên quan đến hoạt động được đánh giá
phải sẳn có để xem xét, chuẩn bị cho công việc đánh giá và lập bảng câu hỏi kiểm
tra vào phiếu kiểm tra BM02/TT-ĐGNB-BGĐ . Riêng hoạt động thẩm tra, đánh giá
định kỳ hệ thống HACCP sẽ được thực hiện theo bảng Check list được thiết lập sẵn
(BM04/TT-ĐGNB-BGĐ).
1.4. Khoảng thời gian giữa các kỳ đánh giá nội bộ đối với mỗi yếu tố của hệ thống quản
lý tích hợp ISO-HACCP tối đa là 12 tháng. Riêng các lĩnh vực hoạt động phải thẩm
tra định kỳ liên quan đến hệ thống HACCP chu kỳ thực hiện tối thiểu 06 tháng/lần
(Verification).
1.5. Các cuộc đánh giá bất thường có thể được tiến hành theo chỉ thị của Giám Đốc
2. Thực hiện đánh giá:
2.1. Trưởng đoàn đánh giá/đánh giá viên giải thích mục đích và phạm vi của cuộc đánh
giá cũng như các hoạt động được đánh giá trong các cuộc họp trước khi chính thức
24
