Bài thảo luận hệ thống thông tin quản lý_ VCU

MỤC LỤC

Thuật ngữ Supply Chain Management (SCM) vẫn còn khá mới mẻ đối với phần
lớn các công ty mặc dù nó đang trở thành “mốt thời thượng” trong các hoạt động kinh
doanh hiện đại. Công ty nào cũng luôn tìm mọi cách để tạo một kênh liên lạc thông
suốt giữa nhà cung ứng và khách hàng của họ, xóa bỏ những nhân tố tạo khả năng sinh
lời. Giảm chi phí , tăng thị phần và dành được đông đảo khách hàng. Vì lí do đó mà
SCM được xem là một giải pháp tốt để tăng hiệu quả kinh doanh. Với SCM việc chia
sẻ dữ liệu kinh doanh sẽ không bị bó hẹp trong nội bộ doanh nghiệp mà đã lan truyền
đến nhà cung ứng, nhà sản xuất và nhà phân phối. Có thể nói dây chuyền cung ứng
chú trọng tới mọi hoạt động sản xuất của công ty bạn, cả trong hiện tại lần tương lai,
nhằm cân đối giữa cung và cầu, đồng thời phản hồi lại sự thay đổi trên thị trường.
Người ta bàn về các giải pháp thiết lập SCM, mạng lưới SCM, các bộ phần mềm
SCM, ... nhưng vẫn băn khoăn tự hỏi : Thực chất SCM là gì, ứng dụng SCM ra sao,
phần nghiên cứu dưới đây sẽ giúp phần nào giải đáp những thắc mắc đó. Bài thảo luận
dưới đây của Nhóm 9 chúng em sẽ đi giải đáp tất cả thắc mắc trên và đi sâu khảo sát
về hệ thống ký túc xá trường ĐH Công Nghiêp. Rất mong nhận được sự góp ý chân
thành từ cô giáo cũng như các bạn để Nhóm hoàn thiện hơn !

PHẦN A. NỘI DUNG
I.

Nguồn gốc của SCM

1

1


SCM là một giai đoạn phát triển của lĩnh vực Logistic (hậu cần). Trong tiếng
Anh, một điều thú vị là từ Logistics này không hề có liên quan gì đến từ “Logistic”

trong toán học. Khi dịch sang tiếng Việt, có người dịch là hậu cần, có người dịch là
kho vận, dịch vụ cung ứng. Tuy nhiên, tất cả các cách dịch đó đều chưa thoả đáng,
không phản ánh đầy đủ và chính xác bản chất của Logistics. Vì vậy, tốt hơn cả là
chúng ta hãy giữ nguyên thuật ngữ Logistics và sau đó tìm hiểu tường tận ý nghĩa của
nó.
Ban đầu, logistics được sử dụng như một từ chuyên môn trong quân đội, được
hiểu với nghĩa là công tác hậu cần. Đến cuối thế kỷ 20, Logistics được ghi nhận như là
một chức năng kinh doanh chủ yếu, mang lại thành công cho các công ty cả trong khu
vực sản xuất lẫn trong khu vực dịch vụ. Uỷ ban kinh tế và xã hội châu Á Thái Bình
Dương (Economic and Social Commission for Asia and the Pacific - ESCAP) ghi nhận
Logistics đã phát triển qua 3 giai đoạn:

1- Giai đoạn 1: Phân phối (Distribution):
Đó là quản lý một cách có hệ thống các hoạt động liên quan với nhau nhằm đảm
bảo cung cấp sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng một cách hiệu quả nhất. Giai đoạn
này bao gồm các hoạt động nghiệp vụ sau:
•

Vận tải.

•

Phân phối.

•

Bảo quản hàng hoá.

•

Quản lý kho bãi.

•

Bao bì, nhãn mác, đóng gói.

2- Giai đoạn 2: Hệ thống Logistics
Giai đoạn này có sự phối kết hợp công tác quản lý của cả hai mặt trên vào cùng
một hệ thống có tên là Cung ứng vật tư và Phân phối sản phẩm.

3- Giai đoạn 3: Quản trị dây chuyền cung ứng (SCM)
Theo ESCAP thì đây là khái niệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi quan hệ
từ nhà cung cấp nguyên liệu – đơn vị sản xuất - đến người tiêu dùng. Khái niệm SCM
chú trọng việc phát triển các mối quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản
xuất với nhà cung cấp, người tiêu dùng và các bên liên quan như các công ty vận tải,
kho bãi, giao nhận và các công ty công nghệ thông tin.
2

2


Khái niệm chuỗi cung ứng, quản lý chuỗi cung ứng SCM

II.
-

Chuỗi cung ứng: Là mạng lưới các nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà lắp ráp, nhà phân
phối và các trang thiết bị hậu cần. Nhằm thực hiện các chức năng :
+ Thu mua nguyên liệu
+ Chuyển thành các sản phẩm trung gian đến cuối cùng

+ Phân phối các sản phẩm đến khách hàng

-

Quản lí chuỗi cung ứng : Là phối hợp tất cả các hoạt động và các TT liên quan đến
việc mua, sản xuất và di chuyển sản phẩm.
+ SCM tích hợp nhu cầu hậu cần nhà cung cấp,nhà phân phối và khách hàng
thành 1 quá trình liên kết.
+ SCM là mạng lưới các điều kiện dễ dàng cho việc thu mua NVL, chuyển NVL
thô thành sản phẩm trung gian và cuối cùng, và phân phối sản phẩm cuối cùng đến
khách hàng.
Quản lí chuỗi cung ứng ( Supply Chain Management – SCM ) là một sự quản lí
toàn bộ chuỗi giá trị thặng dư ( value- added ), từ nhà cung cấp tới nhà sản xuất rồi tới
các nhà bán buôn, bán lẻ và cuối cùng là tới khách hàng đầu cuối. SCM có 3 mục tiêu
chính :
+ Giảm hàng tồn kho
+ Tăng lượng giao dịch thông qua việc đẩy mạnh trao đổi dữ liệu với thời gian
thực
+Tăng doanh thu bán hàng với việc triển khai đáp ứng khách hàng một cách hiệu
quả hơn

-

Một dây chuyền cung ứng là một mạng lưới các cơ sở và các tùy chọn phân phối
thực hiện chức năng mua sắm vật tư, chuyển đổi của các vật liệu này thành và hoàn
thành sản phẩm trung gian, và sự phân bố các thành phẩm cho khách hàng.

-

SCM (Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng ) là sự kết hợp của khoa học và công nghệ

phần mềm bao trùm tất cả các hoạt động có liên quan đến chuỗi cung ứng, bao gồm
việc tìm kiếm, khai thác, lưu trữ các nguyên liệu đầu vào;
Lập kế hoạch và quản lí các quá trình sản xuất; chế biến ;lưu kho và phân phối
sản phẩm đầu ra.

-

Ưng dụng: Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng được ứng dụng để theo dõi việc lưu
thông của sản phẩm dịch vụ từ nhà cung cấp tới khách hàng. SCM cũng được sử dụng
3

3


để quản lí các yêu cầu, nhà kho, lưu vận, lưu hành, các yêu cầu liên quan khác và các
sản phẩm đến được với khác hàng cuối cùng . Các chức năng cơ bản của SCM bao
gồm việc tối ưu hóa chuỗi cung cấp, quản lí các biến cố, quản lí tồn kho, quản lí RFID,
quàn lí lưu hành. Ngoài ra SCM có thể còn bao gồm việc quản lí thương mại quốc tế,
mối quan hệ giữa các nhà cung cấp.
III.

Các mô hình SCM
1- Mô hình:

a. Mô hình đơn giản:

Nhà cung cấp
Sản xuất kinh doanh
Khách hàng
Mô hình đơn giản

Mô tả: Một công ty sản xuất sẽ nằm trong “mô hình đơn giản”, khi họ chỉ mua
nguyên vật liệu từ một nhà cung cấp, sau đó tự làm ra sản phẩm của mình rồi bán hàng
trực tiếp cho người sử dụng. Ở đây, bạn chỉ phải xử lý việc mua nguyên vật liệu rồi sản
xuất ra sản phẩm bằng một hoạt động và tại một địa điểm duy nhất (single-site).

b. Mô hình phức tạp
Khách hàng
Nhà cung cấp
Nhà sản xuất
Xí nghiệp anh chị
4

4


Nhà phân phối
Nhà thầu phụ
Xí nghiệp anh chị
Người bán lẻ
Trung tâm phân phối
Sản xuất kinh doanh
Vận chuyển trực tiếp
Vận chuyển trực tiếp

Mô hình phức tạp
Mô tả: Trong mô hình phức tạp, doanh nghiệp sẽ mua nguyên vật liệu từ các nhà
cung cấp (đây cũng chính là thành phẩm của đơn vị này), từ các nhà phân phối và từ
các nhà máy “chị em” (có điểm tương đồng với nhà sản xuất). Ngoài việc tự sản xuất
ra sản phẩm, doanh nghiệp còn đón nhận nhiều nguồn cung cấp bổ trợ cho quá trình
sản xuất từ các nhà thầu phụ và đối tác sản xuất theo hợp đồng. Trong mô hình phức

tạp này, hệ thống SCM phải xử lý việc mua sản phẩm trực tiếp hoặc mua qua trung
gian, làm ra sản phẩm và đưa sản phẩm đến các nhà máy “chị em” để tiếp tục sản xuất
ra sản phẩm hoàn thiện.
Các công ty sản xuất phức tạp sẽ bán và vận chuyển sản phẩm trực tiếp đến
khách hàng hoặc thông qua nhiều kênh bán hàng khác, chẳng hạn như các nhà bán lẻ,
các nhà phân phối và các nhà sản xuất thiết bị gốc (OEMs). Hoạt động này bao quát
nhiều địa điểm (multiple-site) với sản phẩm, hàng hóa tại các trung tâm phân phối
được bổ sung từ các nhà máy sản xuất. Đơn đặt hàng có thể được chuyển từ các địa
điểm xác định, đòi hỏi công ty phải có tầm nhìn về danh mục sản phẩm/dịch vụ đang
có trong toàn bộ hệ thống phân phối. Các sản phẩm có thể tiếp tục được phân bổ ra thị
trường từ địa điểm nhà cung cấp và nhà thầu phụ. Sự phát triển trong hệ thống quản lý
dây chuyền cung ứng đã tạo ra các yêu cầu mới cho các quy trình áp dụng SCM.
Chẳng hạn, một hệ thống SCM xử lý những sản phẩm được đặt tại các địa điểm của
khách hàng và nguyên vật liệu của nhà cung cấp lại nằm tại công ty sản xuất.
2- Cấu trúc của SCM

Một dây chuyền cung ứng sản xuất bao gồm tối thiểu ba yếu tố: nhà cung cấp,
bản thân đơn vị sản xuất và khách hàng.
•

Nhà cung cấp: là các công ty bán sản phẩm, dịch vụ là nguyên liệu đầu vào cần
thiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Thông thường, nhà cung cấp được hiểu là đơn
5

5


vị cung cấp nguyên liệu trực tiếp như vật liệu thô, các chi tiết của sản phẩm, bán thành
phẩm. Các công ty cung cấp dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh được gọi là nhà cung
cấp dịch vụ.

•

Đơn vị sản xuất: là nơi sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào và áp dụng các
quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Các nghiệp vụ về quản lý sản xuất
được sử dụng tối đa tại đây nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo
nên sự thông suốt của dây chuyền cung ứng.

•

Khách hàng: là người sử dụng sản phẩm của đơn vị sản xuất.

3- Các thành phần cơ bản của SCM

Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản. Các thành phần này
là các nhóm chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng:
•

Sản xuất (Làm gì? Như thế nào? Khi nào?).

•

Vận chuyển (Khi nào? Vận chuyển như thế nào?).

•

Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ).

•

Định vị (Nơi nào tốt nhất? Để làm cái gì?).

•

Thông tin (Cơ sở để ra quyết định).

a. Sản xuất:

Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản phẩm. Phân
xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần này. Trong quá
trình sản xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn đề cân bằng giữa khả năng
đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp: Thị trường
cần những sản phẩm gì? Sẽ có bao nhiêu sản phẩm được sản xuất và khi nào được sản
xuất? Để trả lời các câu hỏi đó thì hệ thống SCM hỗ trợ các hoạt động về sản xuất bao
gồm việc tạo các kế hoạch sản xuất tổng thể có tính đến khả năng của các nhà máy,
tính cân bằng tải công việc, điều khiển chất lượng và bảo trì các thiết bị.
b. Vận chuyển:

Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu, cũng như sản
phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng. Ở đây, sự cân bằng giữa khả năng đáp
ứng nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận
chuyển. Thông thường có 6 phương thức vận chuyển cơ bản:
•

Đường biển: giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài và bị giới hạn về địa điểm
giao nhận.
6

6

•

Đường sắt: giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn về địa điểm giao nhận.

•

Đường bộ: nhanh, thuận tiện.

•

Đường hàng không: nhanh, giá thành cao.

•

Dạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hoá vận chuyển (chỉ
dành cho dữ liệu, âm thanh, hình ảnh…).

•

Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hoá (khi hàng hóa
là chất lỏng, chất khí..).
Hàng tồn kho sẽ được vận chuyển như thế nào từ một điểm trong chuỗi cung ứng
tới một điểm trong chuỗi cung ứng khác? Tiền cước phí vận chuyển bằng máy bay và
vận chuyển bằng các xe tải thường là rất nhanh với độ tin cậy cao nhưng chi phí lại rất
đắt. Vận chuyện bằng đường biển hoặc đường sắt thường có chi phí rẻ hơn nhiều
nhưng lại mất nhiều thời gian quá cảnh và độ tin cậy lại không cao. Tình trạng không
chắc chắn này phải được đề phòng bằng việc phải có các mức dự trữ tồn kho cao. Như
vậy là doanh nghiệp phải xác định chế độ vận chuyển nào cho hợp lý?

c. Tồn kho:

Tồn kho là việc hàng hoá được sản xuất ra tiêu thụ như thế nào. Chính yếu tố tồn
kho sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của công ty . Nếu tồn kho ít tức là sản phẩm
của công ty được sản xuất ra bao nhiêu sẽ tiêu thụ hết bấy nhiêu, từ đó chứng tỏ hiệu
quả sản xuất của công ty ở mức cao và lợi nhuận đạt mức tối đa.
Nhưng những thành phần kho nào nên lưu trong kho ở mỗi giai đoạn trong chuỗi
cung ứng? Lượng tồn kho về nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc sản phẩm nên là
bao nhiều thì hợp lý? Mục tiêu chính của hàng tồn kho là đóng vai trò hàng đợi dự trữ
nhằm chuẩn bị cho những tình trạng không rõ ràng và không chắc chắn trong chuỗi
cung ứng. Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho có thể dẫn đến chi phí cao. Vì vậy, việc
tối ưu hóa lượng hàng tồn kho như làm sao để mức tồn kho là tối thiểu và đến mức nào
thì nên đặt hàng ?
d. Định vị:

Bạn tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu sản xuất ở đâu? Nơi nào là địa điểm tiêu
thụ tốt nhất? Những địa điểm nào chúng ta nên đặt những phương tiện cho sản xuất và
cho kho bãi? Địa điểm nào là hiệu quả nhất về mặt chi phí để sản xuất và đặt kho bãi?
Có nên dùng chung các phương tiện hay xây dựng mới? Một khi tất cả những quyết
định trên được thực hiện thì sẽ xác định được các con đường tốt nhất để sản phẩm có
7

7


thể vận chuyển tới nơi tiêu thụ đầu cuối một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đây chính
là những yếu tố quyết định sự thành công của dây chuyền cung ứng. Định vị tốt sẽ
giúp quy trình sản xuất được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
e. Thông tin:

Thông tin chính là “nguồn dinh dưỡng” cho hệ thống SCM của bạn. Bạn cần khai

thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và cố gắng thu thập nhiều nhất lượng thông
tin cần thiết.Doanh nghiệp thường đặt ra câu hỏi :Nên thu thập bao nhiêu dữ liệu và
nên chia sẻ bao nhiêu thông tin? Thông tin chính xác và đúng thời điểm sẽ tạo cho
doanh nghiệp những cam kết về sự phối hợp và đưa ra quyết định tốt hơn. Với thông
tin “tốt”, con người có thể đưa ra các quyết định một cách hiệu quả về những vấn đề
như sản xuất cái gì, sản xuất bao nhiêu, nơi nào nên đặt kho hàng và vận chuyển như
thế nào là tốt nhất. Nếu thông tin chuẩn xác, hệ thống SCM sẽ đem lại những kết quả
chuẩn xác. Ngược lại, nếu thông tin không đúng, hệ thống SCM sẽ không thể phát huy
tác dụng.
IV.

Những bước đi cơ bản khi triển khai SCM
1. Kế hoạch
Đây là bộ phận chiến lược của SCM. Bạn sẽ cần đến một chiến lược chung để
quản lý tất cả các nguồn lực nhằm giúp sản phẩm, dịch vụ của bạn đáp ứng tối đa nhu
cầu của khách hàng. Phần quan trọng của việc lập kế hoạch là xây dựng một bộ các
phương pháp, cách thức giám sát dây chuyền cung ứng để đảm bảo dây chuyền hoạt
động hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tạo ra sản phẩm có chất lượng cao để đưa tới khách
hàng.
2. Nguồn cung cấp
Hãy lựa chọn những nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng các chủng loại hàng hóa,
dịch vụ đầu vào mà bạn cần để làm ra sản phẩm, dịch vụ của bạn. Bạn nên xây dựng
một bộ các quy trình định giá, giao nhận và thanh toán với nhà phân phối, cũng như
thiết lập các phương pháp giám sát và cải thiện mối quan hệ giữa bạn với họ. Sau đó,
ban hãy tiến hành song song các quy trình này nhằm quản lý nguồn hàng hóa, dịch vụ
mà bạn nhận được từ các nhà cung cấp, từ việc nhận hàng, kiểm tra hàng, chuyển
chúng tới các cơ sở sản xuất đến việc thanh toán tiền hàng.
3. Sản xuất
8

8


Đây là bước đi tiếp theo, sau khi bạn đã có nguồn hàng. Hãy lên lịch trình cụ thể
về các hoạt động sản xuất, kiểm tra, đóng gói và chuẩn bị gia nhận. Đây là một trong
những yếu tố quan trọng nhất của dây chuyền cung ứng, vì vạy bạn cần giám sát, đánh
giá chặt chẽ các tiêu chuẩn chất lượng của thành phẩm cũng như hiệu suất làm việc
của nhân viên.
4. Giao nhận
Đây là yếu tố mà nhiều người hay gọi là “hậu cần”. Hãy xem xét từng khía cạnh
cụ thể bao gồm các đơn đặt hàng, xây dựng mạng lưới cửa hàng phân phối, lựa chọn
đơn vị vận tải để đưa sản phẩm của bạn tới khách hàng, đồng thời thiết lập một hệ
thống hóa đơn thanh toán hợp lý.
5. Hoàn lại
Đây là công việc chỉ xuất hiện trong trường hợp dây chuyền cung ứng có vấn đề.
Nhưng dù sao bạn cũng cần phải xây dựng một chính sách đón nhận những sản phẩm
khiếm khuyết bị khách hàng trả về và trợ giúp khách hàng trong trường hợp có vần đề
rắc rối đối với sản phẩm đã được bàn giao.
V. Các tính năng chính của SCM
Các giải pháp SCM cung cấp một bộ ứng dụng toàn diện bao gồm các phân hệ
và các tính năng hỗ trợ từ đầu đến cuối các quy trình cung ứng, bao gồm:
- Quản lý kho để tối ưu mức tồn kho (thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật
liệu, các linh kiện, bộ phận thay thế cho các hệ thống máy móc) đồng thời tối thiểu hóa
các chi phí tồn kho liên quan.
- Quản lý đơn hàng bao gồm tự động nhập các đơn hàng, lập kế hoạch cung ứng,
điều chỉnh giá, sản phẩm để đẩy nhanh quy trình đặt hàng – giao hàng.
- Quản lý mua hàng để hợp lý hóa quy trình tìm kiếm nhà cung cấp, tiến hàng
mua hàng và thanh toán.
- Quản lý hậu cần để tăng mức độ hiệu quả của công tác quản lý kho hàng, phối
hợp các kênh vận chuyển, từ đó tăng độ chính xác (về thời gian) của công tác giao

hàng.
- Lập kế hoạch chuỗi cung ứng để cải thiện các hoạt động liên quan bằng cách dự
báo chính xác nhu cầu thị trường, hạn chế việc sản xuất dư thừa.

9

9


- Quản lý thu hồi để đẩy nhanh quá trình kiểm tra đánh giá và xử lý các sản phẩm
lỗi, đồng thời tự động hóa quy trình khiếu nại, đòi bồi hoàn từ các nhà cung ứng và các
công ty bảo hiểm.
- Quản lý hoa hồng để giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn quá trình đàm phán với
các nhà cung cấp, tỷ lệ giảm giá, các chính sách hoa hồng cũng như nghĩa vụ.
Một số giải pháp SCM trên thị trường hiện nay còn được tích hợp thêm khả
năng quản lý hợp đồng, quản lý vòng đời sản phẩm và quản lý tài sản.
* Mục tiêu chính của quản lý chuỗi cung ứng là đáp ứng nhu cầu khách hàng
thông qua việc sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực, bao gồm cả phân phối, năng lực
kiểm kê và lao động. Về lý thuyết, một chuỗi cung ứng tìm cách để phù hợp với nhu
cầu, với nguồn cung cấp và với hàng tồn kho tối thiểu. Các khía cạnh, khác nhau của
việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng bao gồm việc liên lạc với nhà cung cấp để loại bỏ tắc
nghẽn, tìm nguồn cung ứng chiến lược để cân bằng giữa chi phí thấp nhất và vận
chuyển vật liệu, thực hiện kỹ thuật sản xuất tối ưu hóa dòng chảy.
VI. Vai trò của SCM đối với hoạt động kinh doanh:
Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn. Bởi vì các doanh nghiệp nằng
trong bất cứ một chuỗi cung ứng nào cũng phải đưa ra các quyết định chung và các
quyết định riêng đối với các hành động của họ trên 5 lĩnh vực:
- Sản xuất
- Hàng tồn kho
- Địa điểm, kho bãi

- Vận chuyển
- Thông tin
Và SCM sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn, hệ thống
phần mềm SCM sẽ phục vụ các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa
chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong
việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản
xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến quản
lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng.
SCM giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhờ
đó có thể thay đổi các nguồn nguyên vật liệu đầu vào hoặc tối ưu hóa quá trình luân
chuyển nguồn vật liệu, hàng hóa, dịch vụ mà SCm có thể giúp tiết kiệm chi phí, tăng
10

10


khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Có không ít công ty đã gặt hái thành công lớn
nhờ biết soạn thảo chiến lược và giải pháp SCM thích hợp, ngược lại, có nhiều công ty
gặp khó khăn, thất bại do đưa ra các quyết định sai lầm như chọn sai nguồn cung cấp
nguyên vật liệu, chọn sai vị trí kho bãi, tính toán lượng dự trữ không phù hợp, tổ chức
vận chuyển rắc rối, chồng chéo…
Ngoài ra, SCM còn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đặc biệt là tiếp thị hỗn
hợp (4P: Product, Price, Promotion, Place). Chính SCM đóng vai trò then chốt trong
việc đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến và vào đúng thời điểm thích hợp. Mục tiêu
lớn nhất của SCM là cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí nhỏ
nhất.
Điểm đáng lưu ý là các chuyên gia kinh tế đã nhìn nhận bằng hệ thống SCM hứa
hẹn từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty và tạo điều kiện cho
chiến lược thương mại điện tử phát triển. Đây chính là chìa khóa thành công cho các
công ty thương mại điện tử (B2B). Tuy nhiên, như không ít các nhà phân tích kinh

doanh đã cảnh báo, chiếc chìa khóa này chỉ thực sự phục vụ cho việc nhận biết các
chiến lược dựa trên hệ thống sản xuất, khi chúng tạo ra một trong những mối liên kết
trọng yếu nhất trong dây chuyền cung ứng.
* Lợi ích khi sử dụng SCM
Khi sử dụng SCM, các nhà cung cấp sẽ không phải dự đoán xem có bao nhiêu
nguyên liệu thô sẽ được đặt hàng, các nhà sản xuất sẽ không phải thu mua quá số
lượng họ cần để dự phòng trong trường hợp nhu cầu về sản phẩm đột ngột tăng cao,
các nhà bán lẻ sẽ không phải để trốn các kệ hàng, nếu họ chia sẻ với nhà sản xuất các
thông tin họ có về tình hình buôn bán sản phẩm của nhà sản xuất…
Với những tiện ích và vai trò mà SCM có thể mang lại cho doanh nghiệp như
trên các doanh nghiệp xây dựng SCM nhằm phục vụ cho những mục đích liên quan
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Những mục đích chính đó là:
- Quản lý hiệu quả hơn toàn mạng lưới của doanh nghiệp bằng việc bao quát
được tất cả các nhà cung cấp, các nhà máy sản xuất, các kho lưu trữ và hệ thống các
kênh phân phối. Doanh nghiệp có thể dự đoán tốt hơn các xu hướng thị trường, thỏa
thuận những đơn hàng tốt nhất có thể với các nhà cung ứng, tối ưu hóa mức tồn kho,
và liên kết tốt hơn với các kênh phân phối.

11

11


- Tăng hiệu quả cộng tác liên kết trong toàn chuỗi cung ứng bằng việc chia sẻ các
thông tin cần thiết như các bản báo cáo xu hướng nhu cầu thị trường, các dự báo, mức
tồn kho và các kế hoạch vận chuyển với nhà cung cấp cũng như các đối tác khác.
- Tối thiểu hóa chi phí tồn kho và tăng chu trình lưu chuyển tiền mặt bằng các
quản lý tốt hơn mức tồn kho.
- Tăng mức độ kiểm soát công tác hậu cần để sửa chữa kịp thời các vấn đề phát
sinh trong chuỗi cung ứng trước khi quá muộn.

- Với các giải pháp SCM, người quản lý có thể sắp xếp hợp lý và tự động hóa các
bước lập kế hoạch, thực hiện và các hoạt động quan trọng khác. Từ khi có sự xuất hiện
của các đơn vị thứ ba xuyên suốt trong quá trình cung ứng, giải pháp SCM đã được
thiết kế để nâng cao sự giao tiếp và liên kết giữa các nhà cung ứng, các đơn vị vận tải,
các đơn vị trung gian và các đối tác khác bằng cách cho phép chia sẻ thông tin đa
chiều một cách nhanh chóng.
- Giải pháp SCM cho phép doanh nghiệp có thể kiểm soát được các mối quan hệ
với đối tác trong khi vẫn có thể phản ứng nhanh với những nhu cầu đang thay đổi từng
giờ từng phút của khách hàng.
Điều quan trọng nhất khi doanh nghiệp xây dựng SCM là tiếu kiệm chi phí tối
đa, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, tăng thị phần, giành được đông đảo
khách hàng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp và tối đa hóa lợi nhuận.
* Rủi ro khi sử dụng SCM
- Nếu lựa chọn một hệ thống SCM sai có thể sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động
kinh doanh của công ty, từ nguyên vật liệu sản xuất đến hệ thống phân phối.
- Hệ thống SCM không tương thích với các công cụ quản trị như hệ thống sổ
sách, các phần mềm kinh doanh đang được sử dụng có thể dẫn đến việc phá hủy toàn
bộ hoạt động kinh doanh.
- Các hình thức kinh doanh với đa chi nhánh, đối tác, văn phong đại diện có thể
dẫn tới sự xáo trộn không phân tích nổi.
V. Tình hình ứng dụng SCM tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam
hiện nay
Qua nghiên cứu nhận thấy phần lớn các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ
Logistics tại Việt Nam còn tán mạn, nhỏ lẻ, hoạt động chia cắt chỉ đáp ứng được một
số công đoạn trong logistics (chủ yếu ở cấp độ 2). Một vài công ty nhà nước tương đối
12

12

lớn như Viconship, Vintrans, Vietrans… song vẫn chưa đủ năng lực để tham gia vào
hoạt động Logistics Nhật Bản, các doanh nghiệp Logistic Việt Nam chỉ đáp ứng được
25% nhu cầu thì trường của Logistics trong nước. Giá cả dịch vụ Logistics tại Việt
Nam so với một số nước trong khu vực là tương đối rẻ song chất lượng dịch vụ chưa
cao và chưa bền vững. Theo đánh giá của VIFFAS trình độ công nghệ của Logistics tại
Việt Nam còn yếu kém so với thế giới và các nước trong khu vực. Cụ thể là trong công
nghệ vận tải đa phương thức vẫn chưa kết hợp được một cách hiệu quả các phương
tiện vận chuyển, chưa tổ chức tốt các điểm chuyển tải, trình độ cơ giới hóa trong bốc
xếp còn kém, trình độ lao động thấp, cơ sở hạ tầng thiếu và yếu, công nghệ thông tin
lạc hậu xa so với yêu cầu của Logistics. Các doanh nghiệp Việt Nam còn nhỏ yếu song
tính liên kết để tạo ra sức mạnh cạnh tranh lại còn rất kém. Nhận thức của doanh nhân
hoạt động trong lĩnh vực này thường dừng ở mức kinh nghiệm bản thân, hiểu biết về
luật pháp quốc tế, tài chính, chuyên ngành còn thấp dẫn đến tỷ lệ bị phạt hợp đồng còn
cao, lãng phí trong tài chính và hoạt động khai thác. Hơn nữa các công ty Logistics
Việt Nam chủ yếu là làm thuê cho các tập đoàn trên thế giới, nên nguồn thu chủ yếu
chạy vào túi của các tập đoàn này.
VI. Kết luận
Công ty nào cũng luôn tìm mọi cách để tạo một kênh liên lạc thông suốt giữa nhà
cung ứng và khách hàng của họ, xóa bỏ những nhân tố cản trở khả năng sinh lời, giảm
chi phí, tăng thị phần và giành được đông đảo khách hàng. Vì lý do đó, SCM được
xem như một giải pháp tốt để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với SCM, việc chia sẻ dữ
liệu kinh doanh sẽ không bị bó hẹp trong nội bộ doanh nghiệp, mà đã lan truyền đến
nhà cung ứng, nhà sản xuất và nhà phân phối. Có thể nói, dây chuyền cung ứng luôn
chú trọng tới mọi hoạt động sản xuất của công ty, cả trong hiện tại lẫn tương lai, nhằm
cân đối giữa cung và cầu, đồng thời phản hồi lại sự thay đổi trên thị trường. Hãy đưa
tất cả các thông tin liên quan tới dây chuyền cung ứng, từ nhà cung cấp đến hệ thống
hậu cần nội bộ, đến các kênh phân phối sản phẩm, khách hàng… vào hệ thống quản lý
chuỗi cung ứng, bạn sẽ thấy hoạt động sản xuất của mình trở nên thông suốt và hiệu
quả như thế nào.
Đối với không ít các công ty trong mọi lĩnh vực, sở hữu một dây chuyền cung

ứng hiệu quả có thể là tấm vé sinh tồn – và thậm chí là thịnh vượng – trong một thế
giới kinh doanh mới ngày nay.
13

13


PHẦN B. BÀI TẬP
Công nghệ thông tin hiện nay đã trở thành xu thế tất yếu trong phát triển đời sống
xã hội. Sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn theo sự phát triển ngày càng cao của
việc trao đổi thông tin và liên lạc. Các ứng dụng thông tin do đó đã dần phổ cập tới
nhiều khu vực, nhiều quốc gia và nhiều ngành kinh tế trên thế giới. Một trong những
ứng dụng đó là thiết kế hệ thống thông tin trong quản lý sinh viên trong KTX .
Với mục đích tìm hiểu hoạt động của hệ thống quản lý sinh viên trong KTX
dưới góc độ các luồng thông tin dữ liệu, chúng tôi sẽ tiến hành nghiên cứu, khảo sát hệ
thống quản lý sinh viên trong KTX trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội với các nhiệm vụ
sau:
•

Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống.

•

Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh hệ thống.

•

Xây dựng luồng dữ liệu mức đỉnh.

•

Xây dựng luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
Bài tập chúng tôi thực hiện sẽ được dựa trên kết cấu 2 phần:
14

14


Phần 1: Mô tả hệ thống quản lý sinh viên trong KTX trường ĐH Công Nghiệp
Hà Nội.
Phần 2: Phân tích các sơ đồ.

I.

Mô tả hệ thống quản lý sinh viên trong KTX trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Hoạt động quản lý sinh viên trong KTX được tiến hành qua 4 công đoạn chính:
Đăng kí, Xếp phòng, Quản lý sinh viên, Lưu trữ. Các hoạt động nghiệp vụ trong quản
lý sinh viên được tiến hành như sau:
1- Đăng kí:
•

Đầu mỗi năm học, ban quản lý KTX sẽ thống kê số lượng sinh viên đang ở trong
KTX, thống kê số phòng trống và số chỗ trống trong các phòng.

•

Căn cứ vào điều kiện thực tế của KTX, căn cứ vào số lượng sinh viên mà kí túc có thể
nhận thêm, trường đưa ra các quyết định, các thông báo về số lượng sinh viên được ở
KTX.

•

Nhân viên Ban quản lý sẽ thông báo cho sinh viên điều kiện được ở trong KTX và thủ
tục đăng ký vào KTX. Sinh viên được xác nhận là đúng đối tượng được ở KTX sẽ làm
bản đăng kí ở KTX theo mẫu mà nhân viên ban quản lý KTX đã lập sẵn.

2- Xếp phòng:
•

Sau khi sinh viên đã nộp đăng kí, ban quản lý KTX sẽ tiến hành xếp phòng cho sinh
viên.

•

Ban quản lý sẽ tìm phòng trong danh sách phòng mà đã có sinh viên cùng khoa, cùng
khóa mà phòng đó còn chỗ thì xếp sinh viên đó vào, ngược lại thì xếp sinh viên vào
phòng mới. Trường hợp hết phòng mà phòng của sinh viên các khoa khác còn chỗ thì
phải xếp sinh viên này vào.

•

Trong trường hợp không tìm được phòng nào có thể xếp thì thông báo cho sinh viên
đó.

•

Mỗi khi đã xếp xong phòng cho một sinh viên thông tin về sinh viên đó sẽ cập nhật
trong bảng danh sách sinh viên của ban quản lý.

3- Quản lý sinh viên:

•

Sau khi sinh viên đã ổn định chỗ ở thì ban quản lý phải làm Thẻ nội trú dùng để sinh
viên ra vào kí túc xá hoặc để mỗi khi ban quản lý kiểm tra có ai không phải là sinh
viên nội trú mà vẫn ở ký túc xá không.
15

15


•

Trong trường hợp sinh viên chuyển ra ngoài (vì lý do không phù hợp với môi trường
KTX hoặc bị trục xuất,…) thì nhân viên ban quản lý sẽ cập nhật danh sách sinh viên
để tiện cho việc quản lý sinh viên.

•

Làm danh sách phòng, danh sách có dán ảnh, họ tên, ngày sinh, lớp khoa, hộ khẩu
thường trú của mỗi thành viên trong phòng. Mỗi danh sách phòng có thể là một tập
văn bản, trong đó mỗi văn bản gồm ảnh, họ tên, ngày sinh, lớp khoa, hộ khẩu thường
trú của mỗi thành viên.

•

Người nhà hoặc bạn bè muốn tìm sinh viên ở kí túc xá mà chưa biết phòng hoặc biết
chưa chính xác thì có thể kiểm tra bằng cách nhập một vài dữ liệu về sinh viên( ví dụ:
hoặc họ tên, hoặc quê quán, hoặc ngày sinh, hoặc lớp, hoặc khoa...).

4- Lưu trữ:

•

Ban quản lý ký túc xá như một phòng ban nên cũng có nhu cầu lưu trữ các thông báo,
các quyết định.

•

II.

Các thông tin về sinh viên cũng được lưu trữ để tiện cho việc quản lý.

Phân tích các sơ đồ:

 Mô hình phân cấp chức năng (BPC)

Mô hình:

a)

Bước 1: Liệt kê tất cả các hoạt động trong quản lý sinh viên trong KTX:
•

Thống kê số lượng sinh viên có thể nhận thêm.

•

Thông báo điều kiện nhận sinh viên, số lượng sinh viên được ở KTX.

•

Làm thủ tục đăng kí vào kí túc xá.

•

Tìm phòng trong danh sách phòng.

•

X ếp phòng phù hợp với sinh viên.

•

Thông báo cho sinh viên không tìm được phòng.

•

Cập nhật thông tin về sinh viên đã được xếp.

•

Làm thẻ nội trú.

•

Cập nhật danh sách sinh viên khi có sinh viên chuyển ra ngoài.

•

Làm danh sách phòng.
16

16


•

Lưu trữ các báo cáo , các quyết định.

•

Lưu trữ thông tin sinh viên.

•

Các hoạt động : phát đơn xin vào KTX và bản cam kết vào KTX , sinh viên nộp
đơn đăng ký , ban quản lý kiểm tra có ai không phải là sinh viên nội trú mà vẫn ở ký
túc xá không thì sinh viên trong phòng phải trình thẻ sinh viên nội trú là những hoạt
động do con người làm.
Bước 2: Nhóm các chức năng có liên quan và đặt tên cho chức năng cha :

 Chức năng “đăng kí ”:
•

Thống kê số lượng sinh viên có thể nhận thêm.

•

Thông báo điều kiện nhận sinh viên, số lượng sinh viên được ở KTX.

•

Làm thủ tục đăng kí vào KTX.

 Chức năng “xếp phòng ”:
•

Tìm phòng.

•

Xếp phòng phù hợp với sinh viên.

•

Thông báo cho sinh viên.

•

Cập nhật thông tin về sinh viên đã được xếp.

 Chức năng “quản lý sinh viên “:
•

Làm thẻ nội trú.

•

Cập nhật danh sách sinh viên khi có sinh viên chuyển ra ngoài.

•

Làm danh sách phòng.

 Chức năng “lưu trữ ”:
•

Lưu trữ các báo cáo, các quyết định.

•

Lưu trữ thông tin sinh viên.
Bước 3: Mô hình phân cấp chức năng:
Quản lý sinh viên trong KTX
1-Đăng kí
2-Xếp phòng
3-Quản lý sinh viên
4-Lưu trữ
1.1-Thống kê số lượng sinh viên có thể nhận thêm
1.2-Thông báo điều kiện nhận sinh viên , số lượng sinh viên được ở KTX
1.3-Làm thủ tục đăng kí vào KTX
2.1-Tìm phòng phù hợp với sinh viên
2.2-Xếp phòng
2.3-Thông báo cho sinh viên
2.4-Cập nhật thông tin về sinh viên mới
3.1-Làm thẻ nội trú
17
17


3.2-Cập nhật danh sách sinh viên

3.3-Làm danh sách phòng
4.1-Lưu trữ các báo cáo , các quyết định
4.2-Lưu trữ thông tin sinh viên

Hình 1 – Mô hình phân cấp chức năng.

Mô tả tương tác:

b)
•

Đăng kí:



Thống kê số lượng sinh viên có thể nhận thêm: Đầu mỗi năm học, nhân viên ban quản
lý KTX có trách nhiệm thống kê số sinh viên đang ở KTX, số lượng phòng trống và số

chỗ trống ở mỗi phòng để có thể xác định được số lượng sinh viên có thể nhận thêm.
 Thông báo điều kiện nhận sinh viên, số lượng sinh viên được ở KTX: Sau khi nhận
được các thông báo quyết định của trường, nhân viên ban quản lý có trách nhiệm
thông báo điều kiện nhận sinh viên, số lượng sinh viên được ở KTX cho sinh viên biết.
 Làm thủ tục đăng kí vào KTX: Nhân viên ban quản lư xác nhận sinh viên có phải
thuộc đối tượng ở KTX. Sau khi xác nhận là ðúng thì cho sinh viên tiến hành làm thủ
tục đăng ký vào KTX.
•

Xếp phòng :



Tìm phòng trong danh sách phòng: Khi có thông tin đăng kí của sinh viên, nhân viên



ban quản lý KTX có trách nhiêm tìm phòng trong danh sách phòng cho từng sinh viên.
Xếp phòng phù hợp với sinh viên: Nếu tìm được phòng phù hợp với sinh viên thì
nhân viên ban quản lý tiến hành xếp sinh viên vào đó. Sinh viên có thể được xếp vào
phòng đã có sinh viên cùng khoa, cùng khoá hoặc phòng vẫn còn trống hoặc phòng

của sinh viên khoa khác.
 Thông báo cho sinh viên không tìm được phòng: Nếu không tìm được phòng cho sinh
viên thì nhân viên ban quản lý sẽ thông báo cho sinh viên nào không tim được phòng.
Ngược lại những sinh viên nào được xếp phòng thì thông báo cho họ thông tin về


phòng đã xếp.
Cập nhật thông tin về sinh viên mới: Mỗi khi một sinh viên được xếp phòng thì nhân
viên ban quản lý có trách nhiệm cập nhật thông tin về sinh viên đó vào danh sách sinh
viên.
18

18


•

Quản lý sinh viên:



Làm thẻ nội trú: Sinh viên ở KTX thì nhân viên ban quản lý có trách nhiệm làm thẻ

nội trú cho họ để ban quản lý dễ kiểm tra và để sinh viên ra vào KTX.
 Cập nhật danh sách sinh viên: Nhân viên ban quản lý phải thường xuyên cập nhật
thông tin mới về sinh viên vào danh sách sinh viên. Đặc biệt là khi sinh viên đó
chuyển ra ngoài để dễ quản lý.
 Làm danh sách phòng: Nhân viên ban quản lý có trách nhiệm làm danh sách phòng
cho các phòng và khi có sinh viên chuyển ra ngoài thì xoá thông tin của sinh viên đó ra
khỏi danh sách phòng.
•

Lưu trữ:



Lưu trữ các báo cáo, các quyết định: Nhân viên ban quản lý sẽ lưu trữ tất cả các thông



báo, quyết đinh của trường, của ban quản lý đối với sinh viên trong hệ thống.
Lưu trữ thông tin sinh viên: Tất cả các thông tin về sinh viên ở trong KTX sẽ được
nhân viên ban quản lý lưu trữ lại trong hệ thống.

 Mô hình luồng dữ liệu (BLD):
a) Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:
 Liệt kê các tác nhân ngoài:
•

Trường.

•

Sinh viên.

•

Người nhà hoặc bạn bè của sinh viên ở KTX.

•

Ban quản lý.

 Mô hình:
Các thông báo, quyết định về số lượng sinh viên được ở KTX
Thông tin về sinh viên
Thông tin về điều kiện và thủ tục đăng ký ở KTX , thông tin về phòng xếp cho sinh viên
Người nhà hoặc bạn bè của sinh viên ở KTX
Thông tin về sinh viên muốn tìm
Trường
Quản lý sinh viên trong KTX
Sinh viên
Thông tin về phòng của sinh viên
Thông tin về tình hình thực tế của KTX , số lượng sinh viên mà KTX có thể tiếp nhận
Ban quản lý
Thông báo làm thẻ nội trú cho sinh viên và nội quy KTX, thủ tục đăng kí vào KTX
Các thông báo quyết định của trường , thông tin về sinh viên ,thông tin về việc xếp phòng và
việc quản lý sinh viên ở KTX

Hình 2 – Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.

19

19


 Mô tả tương tác:
•

Trường: là chủ thể nhận các thông tin về tình hình thực tế của KTX, số lượng sinh viên
mà KTX có thể tiếp nhận. Đồng thời là chủ thể đưa ra các quyết định, thông báo về số
lượng sinh viên được ở KTX cho hệ thống.

•

Sinh viên: là người thực hiện việc cung cấp thông tin về bản thân cho hệ thống quản lý
sinh viên hoạt động . Đồng thời cũng là nhân tố nhận phản hồi của hệ thống về những
thông tin về điều kiện và thủ tục đăng ký ở KTX, thông tin về việc xếp phòng cho sinh
viên.

•

Người nhà hoặc bạn bè của sinh viên ở KTX: là người thực hiện cung cấp thông tin về
sinh viên muốn tìm cho hệ thống quản lý sinh viên trong KTX hoạt động. Đồng thời
cũng là nhân tố nhận phản hồi của hệ thống. Phản hồi đó là thông tin về phòng của
sinh viên muốn tìm.

•

Ban quản lý: là người quyết định cho các hoạt động quản lý sinh viên trong KTX
thông qua các quyết định, thông báo, ban quản lý thực hiện theo dõi hoạt động của hệ

thống quản lý sinh viên trong KTX thông qua các báo cáo mà hệ thống gửi cho ban
quản lý.

 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1):
•

Các kho dữ liệu sử dụng:



Danh sách sinh viên: chứa các thông tin cần thiết của sinh viên ở KTX



Danh sách phòng: chứa thông tin các thành viên trong phòng. Mỗi phòng sẽ có 1 danh
sách phòng là 1 tập văn bản , trong đó mỗi văn bản gồm ảnh, họ tên, ngày sinh, lớp
khoa, hộ khẩu thường trú của mỗi thành viên.



Mẫu đơn đăng kí vào KTX: gồm mẫu đơn xin vào KTX và bản cam kết vào KTX.



Mẫu thẻ nội trú.



Các thông báo , quyết định.



Dữ liệu về sinh viên: chứa các thông tin của sinh viên như thông tin về ngày chuyển
đến, ngày chuyển đi, ở phòng nào, việc thực hiện nội quy của sinh viên…



Bản đăng ký: chứa các thông tin trong bản đăng ký vào KTX của sinh viên.



Danh sách đối tượng ưu tiên: chứa thông tin của các sinh viên thuộc đối tượng được
ưu tiên ở KTX được xếp theo mức ưu tiên từ cao xuống thấp.

•

Mô hình:
20

20


Thông tin về sinh viên cần tìm

Thông tin về sinh viên ở KTX và tình hình thực hiện nội quy của SVSSVSVsinh viên
Thông tin về điều kiện thực tế của KTX, số lượng sinh viên có thể nhận

3-Quản lý sinh viên
Người nhà hoặc bạn bè sinh viên

1-Đăng kí
Danh sách đối tượng ưu tiên
Danh sách phòng

Danh sách sinh viên
Mẫu đơn đăng kí vào KTX

Trường
Các thông báo quyết định về số lượng sinh viên được ở KTX

Sinh viên
Ban quản lý
2-Xếp phòng
4-Lưu trữ

Thông tin về việc xếp phòng
Thông tin về sinh viên
Thông tin về thẻ nội trú , nội quy KTX
Các thông báo, quyết định của trường , thông tin về số lượng sinh viên có thể nhận

Mẫu thẻ nội trú
Thông tin về số phòng của sinh viên
Thông báo làm thẻ nội trú và nội quy KTX

Thông tin về việc xếp phòng cho sinh viên
Các thông báo, quyết định

Dữ liệu về sinh viên

Thông tin về điều kiện nhận,thủ tục đăng kí vào KTX

Thông tin về sinh viên đăng kí

Hình 3 – Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh.
•

Mô tả tương tác:



Đăng ký:

o Hệ thống quản lý sinh viên trong KTX sẽ lấy các thông tin về số lượng sinh viên đang

ở KTX trong kho dữ liệu danh sách sinh viên và thông tin về số lượng phòng trống và
số lượng chỗ trống trong các phòng rồi thống kê ra số lượng sinh viên có thể nhận
thêm.
o Hệ thống quản lý sinh viên trong KTX sẽ báo cáo số liệu thống kê được và tình hình

thực tế cho ban quản lý và nhà trường.
o Nhà trường căn cứ vào các thông tin mà hệ thống quản lý sinh viên trong KTX báo

cáo lên sẽ phải gửi lại hệ thống cá thông báo, quyết định về số lượng sinh viên được ở
KTX.
o Hệ thống căn cứ vào các thông báo điều kiện và thủ tục đăng ký vào ở KTX cho sinh

viên.
21

21

o Sinh viên sẽ cung cấp thông tin cho hệ thống quản lý sinh viên trong KTX, hệ thống sẽ

xác nhận xem sinh viên có phải là đối tượng ưu tiên không nhờ các thông tin trong kho
dữ liệu danh sách đối tượng ưu tiên. Sinh viên sau khi được xác nhận là đúng thì sẽ
làm thủ tục đăng ký vào KTX theo mẫu.
o Các thông tin đăng ký của sinh viên sẽ được hệ thống quản lý sinh viên trong KTX lưu

vào trong kho dữ liệu bản đăng ký.


Xếp phòng:

o Hệ thống quản lý sính viên trong KTX sẽ lấy thông tin của các sinh viên đã đăng ký

trong kho dữ liệu bản đăng ký để tiến hành xếp phòng.
o Từ thông tin của sinh viên, hệ thống sẽ tìm phòng trong kho dữ liệu danh sách phòng

mà đã có sinh viên cùng khoa, cùng khóa.
Nếu phòng đó còn trống thì sẽ xếp sinh viên vào phòng đó.
Nếu những phòng đó đã đầy thì sẽ xếp sinh viên vào phòng trống (mới).
Nếu hết phòng mà phòng của sinh viên những khoa khác còn chỗ thì xếp
sinh viên vào.
Nếu hết tất cả các chỗ trống thì báo cho sinh viên đó biết.
o Hệ thống sẽ làm lần lượt cho từng sinh viên theo danh sách đăng ký được sắp xếp theo

mức ưu tiên từ cao xuống thấp cho đến khi hết phòng thì dừng.
o Mỗi khi xếp được phòng cho một sinh viên thì thông tin của sinh viên đó sẽ được cập

nhật vào kho dữ liệu danh sách sinh viên,

o Hệ thống quản lý sinh viên trong KTX sẽ gửi lại cho sinh viên thông tin về việc xếp

phòng của sinh viên và sẽ báo cáo cho ban quản lý thông tin về việc xếp phòng và
thông tin về sinh viên mới vào KTX.


Quản lý sinh viên:

o Sau khi hệ thống quản lý sinh viên trong KTX báo cáo cho ban quản lý thông tin về

sinh viên mới vào KTX. Ban quản lý sẽ phản hồi lại hệ thống bằng các thông báo làm
thẻ nội trú cho sinh viên mới.
o Hệ thống quản lý sinh viên trong KTX sẽ lấy thông tin về thẻ nội trú trong kho dữ liệu

mẫu thẻ nội trú rồi gửi lại những thông tin đó cho sinh viên.
22

22


o Những sinh viên ở KTX sẽ được hệ thống quản lý lập danh sách phòng. Mỗi sinh viên

sẽ cung cấp thông tin cho hệ thống quản lý, hệ thống sẽ làm danh sách phòng cho mỗi
phòng và các thông tin này sẽ được hệ thống lưu vào trong kho lưu trữ dữ liệu danh
sách phòng.
o Trong trường hợp sinh viên chuyển ra ngoài thì sinh viên đó sẽ cung cấp thông tin về

bản thân cho hệ thống quản lý sinh viên để hệ thống cập nhật danh sách sinh viên, các
thông tin được cập nhật sẽ được lưu lại trong kho dữ liệu danh sách sinh viên. Và để
hệ thống xóa bỏ thông tin của sinh viên chuyển đi khỏi danh sách phòng mà sinh

vàsinh viên đang ở trong kho dữ liệu danh sách phòng.
o Người nhà hoặc bạn bè sinh viên ở KTX đến tìm sinh viên mà chưa biết phòng hoặc

biết chưa chính xác thì sẽ cung cấp cho hệ thống thông tin về sinh viên cần tìm. Hệ
thống sẽ kiểm tra và phản hồi lại cho người nhà hoặc bạn bè sinh viên ở KTX biết
thông tin về số phòng c úainh viên.
o Tất cả những thông tin về sinh viên ở mỗi phòng, thông tin sinh viên chuyển ra được

hệ thống báo cáo lên ban quản lý.


Lưu trữ:

o Các thông báo, quyết định của trường và của ban quản lý sẽ được lưu trữ trong kho dữ

liệu các thông báo, quy định của hệ thống.
o Tất cả các thông tin của sinh viên sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu về sinh viên.
 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:

* Các kho dữ liệu sử dụng thêm :
- Danh sách phòng trống :
- Danh sách phòng đã có sinh viên cùng khoa , cùng khoá :
- Danh sách phòng sinh viên khoa khác :
- Nội quy KTX
a) Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “Đăng kí ”:

Mô hình:
Mẫu đơn đăng kí vào KTX

1.1-Thống kê số lượng sinh viên có thể nhận thêm

Danh sách sinh viên
1.2-Thông báo điều kiện nhận sinh viên , số lượng sinh viên được ở KTX

23

23


1.3-Làm thủ tục đăng kí vào KTX
Danh sách phòng
Trường

Sinh viên
Bản đăng kí
Các thông báo, quyết định về số lượng sinh viên được ở KTX
Thông tin về điều kiện thực tế của KTX

Thông tin về điều kiện nhận sinh viên vào KTX
Thông tin về sinh viên đăng kí
Thông tin về thủ tục đăng kí vào KTX
Ban quản lý

Các số liệu thống kê được
Thông tin về thủ tục đăng kí vào KTX

Các số liệu thống kê được
Thông tin về điều kiện nhận , số lượng sinh viên nhận
Danh sách đối tượng ưu tiên

Hình 4 - Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “Đăng kí ”.
Mô tả: Dựa theo danh sách phòng và danh sách sinh viên lấy từ kho dữ liệu do chức
năng quản lý cung cấp để thống kê số phòng trống và số lượng sinh viên nhận thêm.
Thông tin về phòng trống và số lượng sinh viên nhận thêm cũng được cung cấp cho
chức năng thông báo điều kiện nhận sinh viên. Chức năng thông báo điều kiện nhận
sinh viên tổng hợp thông tin nhận được để thông báo cho sinh viên điều kiện vào
KTX. Thông báo điều kiện nhận sinh viên được lưu trữ trong kho dữ liệu thông báo
quyết định. Chức năng làm thủ tục đăng kí vào KTX sẽ kết dựa theo điều kiện nhận
sinh viên và thủ tục đăng ký vào KTX do ban quản lý gửi và cung cấp cho sinh viên đủ
điều kiện vào KTX sinh viên nhận đơn đăng kí vào KTX, điền đầy đủ thông tin vào
đơn, nộp đơn để chức năng cập nhật thông tin và lưu dữ liệu vào kho dữ liệu bản đăng
ký. Tất cả các thông tin đều được gửi lên ban quản lý.
b) Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “ Xếp phòng ”:

Mô hình:
Bản đăng kí
2.1-Tìm phòng phù hợp với sinh viên

2.2-Xếp phòng
2.3-Thông báo cho sinh viên

2.4-Cập nhật thông tin về sinh viên mới
Danh sách phòng

24

24


Thông tin về sinh viên không tìm được phòng

Thông tin về sinh viên tìm được phòng và phòng tìm được cho sinh viên đó

Thông tin về phòng đã xếp cho sinh viên

Danh sách sinh viên
Thông tin sinh viên đã xếp phòng

Ban quản lý
Thông tin về sinh viên mới
Danh sách phòng trống
Danh sách phòng đã có sinh viên cùng khoa cùng khoá
Danh sách sinh viên khoa khác

Sinh viên
Thông tin về phòng đã xếp cho sinh viên
Thông tin về sinh viên không tìm được phòng
Thông tin về việc xếp phòng cho sinh viên

Dữ liệu về sinh viên

Hình 5 - Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “ Xếp phòng ”.
Mô tả: Chức năng tìm phòng sẽ dựa vào thông tin của sinh viên trong bản đăng
ký và danh sách phòng hiện có để tìm phòng phù hợp cho sinh viên vào KTX. Khi tìm
được phòng phù hợp thì chức năng xếp phòng sẽ tiến hành xếp sinh viên vào phòng
đồng thời thông tin về số phòng của sinh viên được xếp phòng cũng sẽ được gửi đến
chức năng thông báo cho sinh viên và thông tin sinh viên đã được xếp phòng cũng sẽ
được gửi đến chức năng cập nhật thông tin sinh viên mới. Thông tin về việc xếp phòng
cho sinh viên cũng được báo cáo lên ban quản lý.
Trong trường hợp không tìm được phòng cho sinh viên thì những thông tin
của sinh viên không tìm được phòng này cũng sẽ được gửi đến chức năng thông báo

cho sinh viên.
Chức năng thông báo cho sinh viên khi nhận được đầy đủ các thông tin từ các
chức năng trên sẽ tiến hành thông báo cho sinh viên không tìm được phòng và sinh
viên được xếp phòng thông tin về số phòng của họ.
Những sinh viên đã được xếp phòng thì chức năng cập nhật thông tin sinh viên
mới sẽ tiến hành cập nhật thông tin của sinh viên vào kho dữ liệu danh sách sinh viên
và dữ liệu sinh viên đồng thời những thông tin này cũng sẽ được báo cáo lên ban quản
lý.
c) Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “Quản lý sinh viên”:

Mô hình:
Danh sách phòng

Người nhà hoặc bạn bè sinh viên
25

25