BÀI tập lớn môn ACCESS quản lý bán thiết bị máy tính

Trường cao đẳng giao thông vận tải
Khoa công nghệ thông tin
*************
BÀI TẬP LỚN MÔN: ACCESS
Đề tài: Quản lý bán thiết bị máy tính
Giáo viên hướng dẫn: Hà Thị Bích Ngọc
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương
Lớp : 60CĐT2


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, hoạt động kinh doanh cũng
phát triển và luôn gắn liền với sự phát triển của công nghệ dặc biệt là công
nghệ thông tin. Trong bán hàng truyền thống người mua và người bán trực
tiếp gặp nhau để thoả thuận. Ngày nay, khách hàng chỉ cần ngồi tại nhà và
yêu cầu đưa hàng đến theo địa chỉ đưa ra là đã có thể có được sản phẩm
mong muỗn với phương thức thanh toán mềm dẻo và các dịch vụ sau bán
phong phú. Người quản lý cũng không phải vất vả khi các thông tin đã được
lưu trữ trên máy tính... Nếu áp dụng việc sử dụng máy tính vào công việc
hang ngày thì sẽ thu được hiệu quả công việc rất cao, tiết kiệm được thời
gian và nhân lực do vậy cũng đồng nghĩa với tiết kiệm được chi phí. Em
chọn việc đề tài phân tích và thiết kế hệ thống bán máy tính nhằm đáp
ứng được phần nào yêu cầu đó. Khi sử dụng máy tính sẽ có nhiều vấn đề đặt
ra cho doanh nghiệp như bảo mật, sự cố, rối loạn hệ thống.
Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn và

kinh nghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót. Em
rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài hoàn
thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Trang

2

GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

MỤC LỤC
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Trang

Trang

3

GVHD : Tô Hải Thiên

SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

Phần I . KHẢO SÁT HỆ THỐNG
I.1 sơ lược về hệ thống
Sau khi đi khảo sát ở – Cty máy tính Việt Huy ( 19 Lê lợi –TP Vĩnh
Yên- Vĩnh Phúc) quản lý thiết bị của đa số của Cty này vẫn còn mang nặng
tính thủ công truyền thống. Hệ thống quản lý việc bán thiết bị máy tính có
thể được mô tả khái quát bao gồm các chức năng chính sau:
- Quản lý thiết bị
- Quản lý nhân viên
- Tra cứu
- Thống kê, in ấn
1. Yêu cầu đối với hệ thống mới:
Các yêu cầu người dùng:
- Phần mềm có giao diện phù hợp, sử dụng tiện lợi, nhanh chóng cho
người sử dụng.
- Có khả năng nhập, xuất dữ liệu cho mỗi lần nhập, xuất thiết bị kèm
các bản in phiếu xuất, nhập
- Xử lý được việc sửa dữ liệu nếu trong quá trình nhập có sai sót
- Khi người sử dụng có nhu cầu xem thông tin thì có thể xem bằng
chương trình tìm kiếm thông tin giúp việc tra cứu thông tin dễ dàng
Chiến lược điều tra:
- Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham

khảo các phần mềm download từ mạng.
- Quan sát hoạt động của hệ thống cũ
- Phỏng vấn trực tiếp các chủ cửa hàng ( chúng em chỉ khảo sát được
với những chủ cửa hàng chưa sử dụng hệ thống, nhưng họ đang có
nhu cầu sử dụng hệ thống)
Chương trình có các chức năng chính:
- Quản lý thiết bị
- Quản lý nhân viên
- Tra cứu
- Thống kê, in ấn

Trang

4

GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

- I.2 Nghiệp vụ của hệ thống
I.2.1 Cơ cấu tổ chức:
Bộ phận bán hàng của cửa hàng bán máy tính hoạt động tương đối độc lập
với nhau:
o Tổ thứ nhất đảm nhận việc đặt hàng dựa trên nhu cầu sửu dụng

của khách hàng.Tổ này sẽ tiếp nhận đơn hàng, theo dõi thực hiện
đơn hàng và in danh sách đơn hàng
o Tổ thứ hai làm nhiệm vụ đối chiếu và kiểm tra .Tổ sẽ lấy thông tin
của các đọt đặt hàng và nhận hàng của hai tổ nói trên đem về đối
chiếu và kiểm tra.Nếu phát hiện sai sót thì khiếu nại với nhà cung
cấp để chỉnh sửa lại
o Tổ thứ ba đảm nhận việc nhận và phát hàng .Tổ này sẽ lưu trữ
thông tin phiếu giao và địa điểm cất,đồng thời in danh sách nhận
hàng và phát hàng cho khách hàng
I.2.2 Quy trình xử lý:
Qua điều tra khảo sát cho thấy quy trình làm việc cùng các loại chứng
từ giao dịch sử dụng trong quy trình đó như sau:
Bộ phận tiếp nhận đơn hàng:
Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm, bộ phận đặt hàng sẽ tiếp nhận
đơn hàng, trong đó có các mặt hàng được yêu cầu,với các số lượng tương
ứng. Bộ phận đặt hàng sẽ chọn nhà cung cấp để gửi phiếu giao dịch và đơn
hàng đồng thời tiếp nhận thông tin phản hồi từ nhà cung cấp. Nhà cung cấp
sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng, để chuyển hàng đến nhà máy, kèm theo phiếu
Trang

5

GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

giao hàng.Tổ nhận và phát hàng sẽ tiếp nhận hàng đó.Hàng thì cất tạm vào
một kho(có nhiều kho), còn thông tin trên phiếu giao hàng cùng địa điểm cất
hàng được lưu vào máy tính. Bộ phận đặt hàng sẽ gửi danh sách hàng cho bộ
phận đối chiếu và kiểm tra, đồng thời sẽ tiếp nhận bản ghi trả tiền từ phòng
tài vụ
Bộ phận đối chiếu và kiểm tra
Bộ phận này sẽ tiếp nhận danh sách đặt hàng của bộ phận đặt hàng. Sau đó
sẽ tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp gửi đến để đối chiếu nó với hàng đã
nhận thì xác nhận chi lên hóa đơn và gửi cho phòng tài vụ để làm thủ tục trả
tiền .Nếu phát hiện có sự không ăn khớp giữa hàng đặt – hàng nhận và tiền
phải trả ,bộ phận đối chiếu và kiểm tra sẽ gửi khiếu nại cho nhà cung cấp để
chỉnh sửa lại. Sau đó sẽ lập phiếu phát hàng gửi đến cho bộ phận nhận và
phát hàng,đồng thời tiếp nhận danh sách nhận hàng của bộ phần này để đối
chiếu và kiểm tra.
Bộ phận nhận và phát hàng
Sau khi đã tiếp nhận phiếu phát hàng của bộ phận đối chiếu và kiểm tra và
đồng thời gửi danh sách nhận hàng cho bộ phận này thì bộ phận phát hàng sẽ
gửi hàng đến cho khách hàng

Trang

6

GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương

Bài tập lớn VB

Phần2.

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

PHÂN TÍCH TÓM TẮT HỆ THỐNG

I. Mô hình tiến trình nghiệp vụ:

Trang

7

GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

BP ĐẶT HÀNG
-Tiếp

nhận đơn đặt
của khách hàng

-Chọn nhà cung cấp
-Biên soạn đơn hàng
-Theo dõi thực hiện đơn
hàng
-In danh sách đơn hàng
- Chuyển kquả cho các
bộ phận khác

Đơn hàng

Bản ghi
trả tiền

Danh sách
đặt hàng

Giao dịch + đơn hàng

Thông tin trả lời

BP ĐỐI CHIẾU VÀ
KIỂM TRA
-Lập phiếu phát hàng

KHÁCH
HÀNG

-Tiếp nhận hóa đơn
-Kiểm tra chi tiết hóa
đơn

Xác nhận chi
Danh sách
nhận hàng
TÀI VỤ

BP NHẬN VÀ
PHÁT HÀNG
-Nhận hàng và phiếu

Hàng

KHÁCH
HÀNG

giao hàng
-Lưu trữ thông tin phiếu
giao và địa điểm cất
-In danh sách nhận hàng
-Phát hàng cho khách
- Chuyển kết quả cho các
bộ phận khác

- Chuyển kq cho các bộ
phận khác

Phiếu phát
hàng
Khiếu nại

NHÀ
CUNG CẤP
Trang

8

GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

II: Hồ sơ xác lập dự án
II.1.Xác định phạm vi,khả năng, mục tiêu của dự án
II.1.1. Phạm vi, khả năng
Hệ thống bán hàng của cửa hàng máy tính Việt Huy 19 Lê Lợi – Vĩnh Yên
– Vĩnh Phúc là 1 hệ thống được thành lập từ lâu nhằm đáp ứng nhu cầu sư
dụng của khách hàng.
Dự án này chỉ khảo sát việc bán hàng
Sau quá trình khảo sát cho thấy hệ thống bán hàng này còn rất nhiều bất cập,
mặc dù hệ thống máy tính được trang bị mới với các cấu hình tương đối ổn
định.Đồng thời hệ thống mạng máy tính đang được triển khai trong khi đó
toàn bộ công tác quản lý được làm trên máy đơn chứ không phải trên mạng,
nhiều công đoạn còn rất thủ công tạo khó khăn cho công tác quản ký nhất là
quản lý hệ thống bán hàng.
I.2 Mục đích và yêu cầu

• Tiếp cận với nhiệm vụ chuyên môn,môi trướng hoạt động của hệ
thống
• Xác định được chức năng nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của hệ
thống
• Chỉ ra được các chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và các chỗ
bất hợp lý của hệ thống cần được nghiên cứu khắc phục
• Xác định được phạm vi và các hạn chế cho dự án

Trang

9

GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

III. Mô hình phân rã chức năng
Như vậy , các chức năng ở trên mức chi tiết của hệ thống là 3 nhóm chức
năng trên
Cụ thể như sau:
(1)thu thập thông tin khách hàng
(2) điền thông tin sản phẩm
(5) nhận thông tin phản hồi
(7) ký kết hợp đồng với khách

(3) tiếp nhận hóa đơn
(4) kiểm tra hóa đơn
(6) chọn nhà cung cấp
(9) thống kê hàng tồn kho
(8) cập nhật phiếu nhập xuất kho
(10) thanh toán
(12) in hóa đơn thanh toán
(11) báo cáo công nợ,
(13) báo cáo doanh thu

Lập hóa đơn

Xử lý hóa đơn

QUẢN LÝ HỆ
THỐNG BÁN
HÀNG

Quản lý kho
Thanh toán
Báo cáo

• Công cụ biểu diễn
Hình chữ nhật
TÊN CHỨC NĂNG

Hình cây phân cấp

Trang 10
GVHD : Tô Hải Thiên

SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

Mô hình :

QUẢN LÝ HỆ THỐNG
BÁN HÀNG

LẬP HÓA
ĐƠN

XỬ LÝ HÓA
ĐƠN

Thu thập
thông tin
khách hàng

Tiếp nhận hóa
đơn

Thống kê
thông tin sản
phẩm

Kiểm tra hóa
đơn

Thu nhận
thông tin
phản hồi

QUẢN LÝ
KHO

THANH
TOÁN

Thống kê hàng
tồn kho

Cập nhật phiếu
nhập xuất kho

In hóa đơn
thanh toán

Thanh
toán

Chọn nhà cung
cấp

Kí kết hợp

đồng với
khách

Trang 11
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương

BÁO
CÁO

Lập BC
công nợ

Lập BC
doanh thu


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

IV. Xây dựung mô hình luồng dữ liệu
1. Vì sao phải xây dựng mô hình luồng dữ liệu
- Xác định nhu cầu thông tin ở mỗi chức năng
- Cung cấp bức tranh tổng thế của hệ thống và một thiết kế sơ bộ
về thực hiện các chức năng
- Là phương tiện giao tiếp giữa người phận tích thiết kế và người
sử dụng

- Luôn có 2 mức diễn tả vật lý và logic. Mức vật lý như nào, mức
logic trả lời câu hỏi làm gi
2. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu
a) Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Yêu cầu mặt hàng
Trả lời khách- báo giá
Hóa đơn
Ký hợp đồng

LÝ HỆ

KHÁCH

.

HÀNG

QUẢN

Thanh toán
Phiếu xuất kho

Yêu cầu báo cáo

THỐN
G BÁN

LÃNH
ĐẠO

Báo cáo

HÀNG

hàng bán
Phiếu thu

Thông tin yêu cầu về
hàng giảm giá

Phiếu
nhập
kho

Phiếu
xuất
kho

BP QUẢN LÝ
KHO

Trang 12
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

b) Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh
NHÀ CUNG
CẤP

Hóa đơn
Liên hệ
Mua
hàng

LẬP HÓA
ĐƠN
Tt
hàng

KHÁCH
HÀNG

Ttoán

Tt phản hồi

Tiếp
nhận
hóa
đơn

XỬ LÝ HÓA
ĐƠN

Ký hợp
đồng

Phiếu
xuất Phiếu
kho
nhập
hàng

Phiếu thu,xuất

THANH
TOÁN

Tt
hàng
tồn
kho

QUẢN LÝ
KHO

hóa đơn ttoán
Sổ kê khai

Phiếu thu,xuất

Kq thanh
toán

BC doanh thu
BÁO CÁO
LÃNH ĐẠO
BC công nợ

Báo cáo

Trang 13
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

2.1 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
1 Chức năng LẬP HÓA ĐƠN

Hóa đơn
Mẫu HD

Tt
khách

THU THẬP
THÔNG TIN

KH

ĐIỀN
THÔNG TIN
SẢN PHẨM

Cung cấp tt khách
KHÁCH
HÀNG

Trả lời các
dịch vụ
Ycầu mặt hàng

Ký
hợp
đồng

KÝ KẾT
HỢP ĐỒNG
VỚI KHÁCH

NHẬN TT
PHẢN HỒI

Trang 14
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương

Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

2. Chức năng XỬ LÝ HÓA ĐƠN
Gửi hóa
đơn

Hóa đơn

KHÁCH HÀNG

Gửi
hóa
đơn

TIẾP NHẬN
HÓA ĐƠN
Chuyển Phiếu
hàng xuất,nhập
kho

BP QUẢN LÝ
KHO
Chuyển
hóa đơn
KHÁCH HÀNG

Gửi hóa
đơn

Tt
tồn
kho

KIỂM TRA
HÓA ĐƠN
Liên hệ

Giao
dịch

CHỌN NHÀ
CUNG CẤP

Trả lời
Cấp
thông tin

NHÀ CUNG
CẤP

Trang 15
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương

Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

3.Chức năng QUẢN LÝ KHO
Mặt hàng

NHÀ CUNG
CẤP

Tt hàng tồn
kho

Mặt hàng

BP XỬ LÝ
HÓA ĐƠN

Hàng

THỐNG KÊ
HÀNG TỒN
KHO
Tkê hàng

BP XỬ LÝ
HÓA ĐƠN

Tt hàng

nhập,xuất

Tt hàng
tồn kho

Gửi hóa
đơn

CẬP NHẬT
PHIẾU
XUẤT NHẬP
KHO
Phiếu xuất nhập hàng
Phiếu xuất nhập kho

BP THANH
TOÁN

Trang 16
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

4. Chức năng THANH TOÁN

BP QUẢN
LÝ KHO

Phiếu xuất
nhập hàng

Hóa đơn

IN HÓA ĐƠN
THANH
TOÁN
Hóa
đơn
thanh
toán

KHÁCH
HÀNG

Thanh
toán

Sổ kê khai
Gửi hóa đơn

THANH
TOÁN

Trang 17
GVHD : Tô Hải Thiên

SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

5. Chức năng BÁO CÁO

Báo cáo công nợ
Y cầu BC công nợ

LẬP BÁO
CÁO CÔNG
NỢ

LÃNH
ĐẠO

Kq
thanh
toán
BP
THANH
TOÁN

Báo cáo
công nợ

Báo cáo
doanh thu
Ycầu BC doanh thu

LẬP BÁO
CÁO DOANH
THU

Kq
thanh
toán

Báo cáo doanh thu

Trang 18
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

3. Mô hình liên kết

Trang 19
GVHD : Tô Hải Thiên

SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

Phần 3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I. Thiết kế bảng dữ liệu:
1. bảng hóa đơn:

2. Bảng khách hàng:

3 .bảng nhà cung cấp:

Trang 20
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

3. Bảng nhân viên:

5.Bảng thiết bị:

Trang 21
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

II.
1.

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

Hệ Thồng From:
From chính:

Trang 22
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

Kết luận
Như đã nói ở trên, hoạt động quản lý bán hàng có vai trò hết sức quan
trọng trong quá trình hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp thương mại
dịch vụ nào. Với việc xây dựng một hệ thống thông tin kế toán quản lý
bán hàng, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong quá trình quản lý và
duy trì hoạt động. Việc xây dựng hệ thống tin này phải dựa tren cơ sở
khỏa sát tình hình thực tiễn tại công ty, không thể áp dụng đối với các
công ty khác.
Đề công tác quản lý đạt được hiệu quả cao, công ty cần phải có chính
sách đầu tư hợp lý, ứng dụng công nghệ một cách rộng rãi, cần phải có
một đội ngũ nhân viên được đào tạo một cách chuyên nghiệp….
Vì thời gian nghiên cứu có hạn, nên bài báo cáo của em có thể còn
nhiều sai sót, nhưng em hy vọng từ bài báo cáo này sẽ đưa ra một cái
nhìn tổng quát về vai trò của việc thiết kê, xây dựng hệ thống quản lý
bán hàng trong công ty.
Để bài báo cáo được hoàn thiện hơn, em kính mong sẽ nhận được
sự góp ý nhận xét của cô.
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
.
………………………………………………………………………………
Trang 23
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương


Bài tập lớn VB

Quản lý bán máy laptop Việt Huy

Trang 24
GVHD : Tô Hải Thiên
SVTH : Nguyễn Thị Hà
Nguyễn Đức Thắng
Nguyễn Thị Hương