Khóa luận tốt nghiệp xây dựng hệ thống quản lý thông tin nhân sự cho công ty Trần Anh

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

KHÓA LUẬN
TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN
HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TRẦN ANH

Sinh viên thực hiện
Lớp

: HUỲNH THỊ NGỌC HUYỀN
: HTTTB- K14

Hà Nội, tháng 5- 2015


HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

KHÓA LUẬN
TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH
CHÍNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TRẦN ANH

Giáo viên hướng dẫn

: Ths. Cao Thị Nhâm

Sinh viên thực hiện

: Huỳnh Thị Ngọc Huyền

Lớp

: HTTTB

Khóa

: 14 (2011- 2015)

Hệ

: Đại học chính quy

Hà Nội, tháng 5- 2015


HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢN NHẬN XÉT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
(Của giáo viên hướng dẫn)

 Giảng viên hướng dẫn: Th.S Cao Thị Nhâm
 Cơ quan công tác: Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng
 Sinh viên thực hiện: Huỳnh Thị Ngọc Huyền
 Tên đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝTHÔNG TIN

HÀNH CHÍNH

NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TRẦN ANH
Trong thời gian hướng dẫn sinh viên thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, tôi có
những nhận xét sau:
1. Tinh thần, thái độ của sinh viên trong suốt quá trình làm khóa luận
− Sinh viên Huỳnh Thị Ngọc Huyền đã chấp hành nghiêm túc và thực hiện đầy đủ
các kế hoạch theo đúng thời gian biểu đã quy định.
− Có ý thức học hỏi, tự nghiên cứu về các quy trình quản lý hành chính nhân sự
tại công ty Trần Anh.
2. Kết quả đạt được
− Tính cấp thiết của luận văn
Trong thực tế có nhiều công ty đã và đang cung cấp các sản phẩm phần mềm
quản lý nhân sự. Tuy nhiên, đó là phần mềm dạng đóng gói, không hoàn toàn
phù hợp với quy trình quản lý nhân sự đang có tại công ty Trần Anh. Đề tài đi
theo hướng không mới nhưng lại phù hợp và cần thiết cho hoạt động thực tiễn
của công ty Trần Anh.
− Kết quả đạt được


Sinh viên Huỳnh Thị Ngọc Huyền đã biết vận dụng các kiến thức và kĩ năng
phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng chức năng để tìm hiểu nghiên cứu
quy trình nghiệp vụ quản lý hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh. Từ đó
đưa ra bản thiết kế hoàn chỉnh cho hệ thống.
Cuối cùng, sinh viên Huyền đã dùng ngôn ngữ C# và Microsoft SQL Server để

xây dựng thành công hệ thống quản lý hành chính nhân sự cho công ty Trần
Anh.
3. Đánh giá chung và kết luận
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
Theo nội dung sinh viên
trình bày trong bản khóa luận, căn cứ tiêu chuẩn, yêu cầu của
Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

khóa luận, tôi đề nghịĐộc
hộilậpđồng
cho
phép
em Huỳnh Thị Ngọc Huyền được bảo vệ tốt
- Tự do
- Hạnh
phúc
BẢN NHẬN XÉT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

nghiệp trước hội đồng.(Của giáo viên hướng dẫn)

Hà Nội, Ngày 18 tháng 05năm 2015
Người hướng dẫn

Cao Thị Nhâm


LỜI CÁM ƠN
Trong thời gian học tập tại trường với những kiến thức đã tích lũy được dưới sự
giảng dạy của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế đã thu được trong quá

trình thực tập tại Công ty Phần mềm Trường Sa- ABSOFT, em đã hoàn thành khóa
luận tốt nghiệp với đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân
sự tại công ty Trần Anh”.
Lời đầu tiên, em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới cô Cao Thị Nhâm– Giảng viên
Khoa hệ thống thông tin quản lý – Học viện ngân hàng đã giúp đỡ tạo điều kiện và
luôn theo dõi em trong quá trình em nghiên cứu và hoàn thành khóa luận này.
Em xin gửi lời cảm ơn và biết ơn sâu sắc tới thầy cô khoa Hệ thống thông tin Quản
lý nói riêng và thầy cô Học viện Ngân hàng nói chung đã truyền đạt kiến thức cho em
trong suốt 4 năm học qua.
Em xin gửi lời cảm ơn tới Công ty Phần mềm Trường Sa- ABSOFT- nơi em thực
tập, đặc biệt là anh Nguyễn Ngọc Hà dự án Xây dựng phần mềm quản lý thông tin
hành chính nhân sự đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong quá trình thực tập để em
hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Huỳnh Thị Ngọc Huyền


LỜI CAM KẾT
Em xin cam đoan những kết quả đạt được trong khóa luận này là do em nghiên
cứu, tổng hợp và thực hiện dựa trên sự hướng dẫn của Ths. Cao Thị Nhâm, không sao
chép lại bất kỳ điểu gì của người khác. Những nội dung được trình bày trong khóa
luận hoặc là của cá nhận, hoặc được tham khảo và tổng hợp từ các nguồn tài liệu khác
nhau. Tất cả tài liệu tham khảo, tổng hợp đều được trích dẫn với nguồn gốc rõ ràng.
Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Nếu có điều gì sai
trái, em xin chịu mọi hình thức kỷ luật theo quy định.
Hà nội, ngày 18 tháng 5 năm 2014
Sinh viên

Huỳnh Thị Ngọc Huyền


MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ TỰ, CHỮ VIẾT TẮT .................................................................... 1
DANH MỤC CÁC HÌNH .................................................................................................... 2
DANH MỤC CÁC BẢNG ................................................................................................... 3
LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................................... 4
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM TRƯỜNG
SA- ABSOFT…………………………………………………………………………6
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ................................................................................. 6
1.2 Tầm nhìn ..................................................................................................................... 6
1.3 Năng lực công nghệ .................................................................................................... 6
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THÔNG TIN
HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ .................................................................................................. 8
2.1 Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................................. 8
2.1.2 Hiện trạng quản lý hiện này của công ty Trần Anh ............................................. 8
2.1.2 Những bất cập đang phải đối mặt ........................................................................ 8
2.1.3 Nhu cầu của doanh nghiệp................................................................................... 8
2.2 Mô tả bài toán nghiệp vụ quản lý thông tin hành chính nhân sự tại công ty
Trần Anh ........................................................................................................................... 9
2.2.1 Mô tả bài toán ...................................................................................................... 9
2.2.2 Biểu đồ hoạt động .............................................................................................. 11
2.2 Mô tả mô hình nghiệp vụ của hệ thống .................................................................... 17
2.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh ............................................................................................... 17
2.2.2 Nhóm dần các chức năng................................................................................... 17
2.2.3 Biểu đồ phân rã các chức năng .......................................................................... 19
2.2.4 Liệt kê danh sách hồ sơ dữ liệu sử dụng ........................................................... 19
2.2.4 Mô tả chi tiết chức năng lá ................................................................................ 21
2.2.6 Ma trận thực thể chức năng ............................................................................... 31

2.2.7 Mô hình xử lý nghiệp vụ của hệ thống .............................................................. 32
CHƯƠNG 3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH CHÍNH
NHÂN SỰ……...…………………………………………………………………….36
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức khái niệm ...................................................................... 36
3.1.2 Xác định quan hệ giữa các thực thể ................................................................... 39
3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức logic .............................................................................. 45
3.2.1 Chuyển thực thể, quan hệ .................................................................................. 45
3.2.3 Biểu đồ quan hệ của mô hình thực thể dữ liệu .................................................. 45
3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lý ............................................................................. 46
3.3.1 Bảng Employees (nhân viên) ............................................................................. 46


3.3.2 Bảng Contracts (hợp đồng) ................................................................................ 47
3.3.3 Bảng Workings (quyết định) ............................................................................. 47
3.3.4 Bảng Welfares (phúc lợi)................................................................................... 48
3.3.5 Bảng Commends (khen thưởng) ........................................................................ 48
3.3.6 Bảng Disciplines (kỷ luật) ................................................................................. 49
3.3.7 Bảng Terminates (qđ nghỉ việc) ........................................................................ 49
3.3.8 Bảng Department ( phòng ban) ......................................................................... 50
3.3.9 Bảng Position (chức vụ) .................................................................................... 50
3.4 Xác định luồng hệ thống ........................................................................................... 51
3.4.1 Biểu đồ của tiến trình 1.0................................................................................... 51
3.4.2 Biểu đồ của tiến trình 2.0................................................................................... 52
3.4.3 Biểu đồ của tiến trình 3.0................................................................................... 53
3.4.4 Biểu đồ của tiến trình 4.0................................................................................... 54
3.4.5 Biểu đồ của tiến trình 5.0................................................................................... 54
3.4.6 Biểu đồ của tiến trình 6.0................................................................................... 55
3.5 Xác định các giao diện.............................................................................................. 56
3.5.1 Giao diện cập nhật ............................................................................................. 56
3.5.2 Giao diện xử lý .................................................................................................. 56

3.5.3 Tích hợp giao diện ............................................................................................. 56
3.6 Thiết kế giao diện tương tác của hệ thống (kiến trúc) .............................................. 57
3.7 Thiết kế giao diện ..................................................................................................... 57
3.7.1 Giao diện đăng nhập .......................................................................................... 57
3.7.2 Giao diện hồ sơ nhân viên ................................................................................. 58
3.7.3 Giao diện hợp đồng ........................................................................................... 60
3.7.4 Giao diện quyết định.......................................................................................... 61
3.7.5 Giao diện phúc lợi ............................................................................................. 63
3.7.6 Giao diện khen thưởng ...................................................................................... 64
3.7.7 Giao diện kỷ luật................................................................................................ 66
3.7.8 Giao diện nghỉ việc ............................................................................................ 67
CHƯƠNG 4. PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH CHÍNH
NHÂN SỰ………...…………………………………………………………………..69
4.1 Giới thiệu nền tảng công nghệ sử dụng .................................................................... 69
4.1.1 Cách tiếp cận phân tích hệ thống theo phương pháp hướng cấu trúc................ 69
4.1.2 Ứng dụng trên nền Windows Form ................................................................... 69
4.1.3 Ngôn ngữ sử dụng C# ........................................................................................ 70
4.1.4 Nền tảng công nghệ .NET ................................................................................. 70


4.1.5 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server ............................................................... 70
4.1.6 Công cụ thiết kế giao diện và báo cáo DevExpress........................................... 71
4.2 Phát triển hệ thống .................................................................................................... 71
4.2.1 Kết quả đạt được ................................................................................................ 71
4.2.2 Hạn chế còn tồn tại và hướng phát triển ............................................................ 71
KẾT LUẬN ........................................................................................................................ 73
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................. 74
PHỤ LỤC ........................................................................................................................... 75

Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

DANH MỤC CÁC KÝ TỰ, CHỮ VIẾT TẮT
STT

Ý nghĩa

Thuật ngữ/Viết tắt

1.

CBNS

Cán bộ nhân sự

2.

NVHC

Nhân viên hành chính

3.

NS

Nhân sự

4.

QĐ

Quyết định

5.

HĐLĐ

Hợp đồng lao động

6.

CBNV

Cán bộ nhân viên

7.

NV

Nhân viên

8.

BHXH

Bảo hiểm xã hội

9.

BH

Bảo hiểm

10.

BHYT

Bảo hiểm y tế

11.

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

12.

HĐ

Hợp đồng

13.

XĐTH

Xác định thời hạn

14.

HĐLĐ

Hợp đồng lao động

15.

HSNS

Hồ sơ nhân sự

16.

DS

Danh sách

17.

C/K

Có/Không

18.

PK

Primary Key (Khóa chính)

19.

FK

Foreign Key (Khóa phụ)

1
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 0-1 Các khả năng cần có tương ứng với các cấp quản trị............................................ 4
Hình 2-1 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý hợp đồng ................................................... 11
Hình 2-2 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý khen thưởng .............................................. 12
Hình 2-3 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý kỷ luật ....................................................... 13
Hình 2-4 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý quá trình công tác ..................................... 14
Hình 2-5Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý phúc lợi ...................................................... 15
Hình 2-6 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý nghỉ việc ................................................... 16
Hình 2-7 Biểu đồ ngữ cảnh................................................................................................. 17
Hình 2-8 Biểu đồ phân rã các chức năng............................................................................ 19
Hình 2-9 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ............................................................................... 32
Hình 2-10 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 1.0 ..................................................................... 33
Hình 2-11 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 2.0 ..................................................................... 33
Hình 2-12 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 3.0 ..................................................................... 34
Hình 2-13 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 4.0 ..................................................................... 34

Hình 2-14 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 5.0 ..................................................................... 35
Hình 2-15Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 6.0 ...................................................................... 35
Hình 3-1 Mô hình dữ liệu quan niệm của hệ thống ........................................................... 44
Hình 3-2 Biểu đồ quan hệ của mô hình thực thể dữ liệu .................................................... 46
Hình 3-3 Biểu đồ của tiến trình 1.0 .................................................................................... 51
Hình 3-4 Biểu đồ của tiến trình 2.0 .................................................................................... 52
Hình 3-5 Biểu đồ của tiến trình 3.0 .................................................................................... 53
Hình 3-6 Biểu đồ của tiến trình 4.0 .................................................................................... 54
Hình 3-7 Biểu đồ của tiến trình 5.0 .................................................................................... 54
Hình 3-8 Biểu đồ của tiến trình 6.0 .................................................................................... 55
Hình 3-9 Mô hình giao diện tương tác của hệ thống .......................................................... 57
Hình 3-10 Giao diện đăng nhập .......................................................................................... 57
Hình 3-11 Giao diện danh sách nhân viên.......................................................................... 58
Hình 3-12 Giao diện danh mục nhân viên .......................................................................... 59
Hình 3-13 Giao diện danh sách hợp đồng .......................................................................... 60
Hình 3-14 Giao diện danh mục hợp đồng .......................................................................... 60
Hình 3-15 Giao diện danh sách quyết định ........................................................................ 61
Hình 3-16 Giao diện danh mục quyết định ........................................................................ 62
Hình 3-17 Danh sách phúc lợi ............................................................................................ 63
Hình 3-18 Danh mục phúc lợi ............................................................................................ 63
Hình 3-19 Giao diện danh sách khen thưởng ..................................................................... 64
Hình 3-20 Giao diện danh mục khen thưởng ..................................................................... 65
Hình 3-21 Giao diện danh sách kỷ luật .............................................................................. 66
Hình 3-22 Giao diện danh mục kỷ luật .............................................................................. 66
Hình 3-23 Giao diện danh sách nghỉ việc .......................................................................... 67
Hình 3-24 Giao diện danh mục nghỉ việc ........................................................................... 68

2
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14

Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2-1 Bảng nhóm dần các chức năng ........................................................................... 18
Bảng 2-2 Bảng liệt kê danh sách hồ sơ dữ liệu .................................................................. 20
Bảng 2-3 Mô tả chi tiết lá tiến trình 1.0 ............................................................................. 22
Bảng 2-4 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 2.0 ............................................................ 24
Bảng 2-5 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 3.0 ............................................................ 26
Bảng 2-6 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 4.0 ............................................................ 27
Bảng 2-7 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 5.0 ............................................................ 28
Bảng 2-8 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 6.0 ............................................................ 31
Bảng 2-9 Mô hình thực thể chức năng ............................................................................... 32
Bảng 3-1 Bảng xác định thực thể ....................................................................................... 39
Bảng 3-2 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ Ký hợp đồng .............................. 40
Bảng 3-3 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: Nhận qđ kỷ luật ........................ 40
Bảng 3-4 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: nhận qđ khen thưởng ................ 41
Bảng 3-5 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: thuộc phòng ban ....................... 41
Bảng 3-6 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: nhận chức vụ ............................ 41
Bảng 3-7 Bảng phân tích cụm động từ: nhận quyết định ................................................... 42
Bảng 3-8 Bảng phân tích cụm động từ: hưởng phụ cấp ..................................................... 42
Bảng 3-9 Bảng phân tích cụm động từ: Nhận qđ nghỉ việc ............................................... 43
Bảng 3-10 Bảng Employees ............................................................................................... 47
Bảng 3-11 Bảng contracts................................................................................................... 47
Bảng 3-12 Bảng Workings ................................................................................................. 48
Bảng 3-13 Bảng Commends ............................................................................................... 49
Bảng 3-14 Bảng Disciplines ............................................................................................... 49

Bảng 3-15 Bảng Terminates ............................................................................................... 50
Bảng 3-16 Bảng Department .............................................................................................. 50
Bảng 3-17 Bảng Positions .................................................................................................. 50

3
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong một tổ chức, quy mô của hệ thống nhân sự được chia làm ba cấp độ. Tùy từng
cấp độ mà giám đốc nhân sự đóng một vai trò nhất định.
Ở cấp độ một, công tác nhân sự chỉ đơn thuần là xử lý các sự vụ hành chính: Xếp lịch,
chấm công, giải quyết một vài tranh chấp nhỏ.
Ở cấp độ hai, công tác nhân sự được chuyên môn hóa. Bộ phận nhân sự tham gia vào
việc lên kế hoạch đào tạo, góp tiếng nói vào sự thăng tiến hay sa thải nhân viên... Tuy
nhiên, những nhiệm vụ đó phụ thuộc vào quan điểm và chiến lược của ban giám đốc.
Ở cấp độ ba, bộ phận nhân sự đóng vai trò hoạch định chiến lược. Họ được xem như
"đối tác" của ban giám đốc. Họ là nhà tư vấn và vạch ra chiến lược phát triển công ty
theo "đơn đặt hàng" từ ban giám đốc. Họ hoạt động độc lập và bình đẳng với ban giám
đốc. Đây là cấp độ lý tưởng chỉ xuất hiện ở các tập đoàn hàng đầu thế giới.

Hình 0-1 Các khả năng cần có tương ứng với các cấp quản trị
Khi mà nguồn tài nguyên thiên nhiên và các yếu tố khác ngày càng khan hiếm thì nhân
lực luôn được chú trọng hàng đầu.

Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động mạnh, từ năm 2008 đến nay, chúng ta
đã chứng kiến nền kinh tế trải qua từ thời kỳ bùng nổ rồi khủng hoảng và có thể nói là
đang dần phục hồi; kéo theo đó là sự ra đời, lớn mạnh, rồi giải thể của rất nhiều các
doanh nghiệp.
Đối với một doanh nghiệp, việc quản lý nguồn lực con người luôn là một vấn đề khó
khăn nhất, việc quản trị nguồn nhân lực luôn được đặt lên hàng đầu. Nếu so sánh giữa
hai doanh nghiệp có xuất phát điểm, có nguồn lực về vật chất như nhau, thì việc thắng
4
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

hay thua được quyết định phần lớn ở yếu tố quản trị nhân sự, không chỉ có vậy, nếu
quản trị nhân sự hợp lý sẽ có thể giúp doanh nghiệp khắc phục những yếu điểm từ các
nguồn lực khác, đi tắt đón đầu khi cạnh tranh.
Để giúp cho việc quản trị nhân sự nói chung đặc biệt là ở công ty Trần Anh nói riêng
được dễ dàng và linh hoạt hơn, em đã nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lý thông
tin nhân sự.

2. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài:
Hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự có tầm quan trọng rất lớn, nó đem lại
cho doanh nghiệp:
-

-

-

Hiệu quả kinh tế: Giảm thiểu được các thao tác, rút ngắn thời gian thực hiện,
tăng năng xuất lao động, thúc đẩy hiệu quả làm việc thông qua việc thiết lập các
quy trình xử lý tự động
Đồng nhất hóa thông tin, dữ liệu: Với việc triển khai đồng bộ các phân hệ tại
các phòng ban liên quan thì dữ liệu sẽ được chia sẻ chung cho các bên liên
quan. Hỗ trợ mạnh mẽ trong việc tìm kiếm nhanh chóng, kịp thời và toàn diện
dựa trên việc phân cấp sử dụng.
Công cụ đưa ra quyết định chính xác: Rút ngắn thời gian cho việc tính toán,
tổng hợp các thông tin về nhân sự, ngày công, lương,… chính xác. Tránh các
sai sót, nhầm lẫn do đó giảm chi phí cho công tác quản lý. Lãnh đạo đánh giá
được năng lực làm việc của nhân viên, làm cơ sở trả lương, trả thưởng cho nhân
viên, đánh giá chất lượng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, sàng lọc nhân viên
yếu kém, phát hiện nhân tài của doanh nghiệp, làm cơ sở hoạch định chiến lược,
kế hoạch kinh doanh, chính sách quản lý nguồn nhân lực. Hỗ trợ đắc lực cho
công tác tuyển dụng

3. Phương pháp và đối tượng nghiên cứu
Khóa luận sử dụng phương pháp phân tích hệ thống thông tin hướng cấu trúc.
4. Kết quả đạt được
Bản đặc tả mô hình nghiệp vụ, phân tích, thiết kế chi tiết của hệ thống quản lý
thông tin hành chính nhân sự
Phần mềm hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự
5. Cấu trúc khóa luận
Khóa luận bao gồm 4 chương
-

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty phần mềm Trường Sa- ABSOFT
Chương 2: Phân tích quy trình nghiệp vụ quản lý thông tin hành chính nhân sự

Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự
Chương 4: Phát triển hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự
5

SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
PHẦN MỀM TRƯỜNG SA- ABSOFT
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty phần mềm Trường Sa- ABSOFT là một công ty tư nhân, tính đến nay công ty
đã đi vào hoạt động và đưa ra các giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp được 6
năm.
Một số thông tin chính về ABSOFT:
-

Trụ sở công ty: tầng 6, Viện Âm Nhạc Quốc Gia, Đường Mễ Trì, Quận Nam Từ
Liêm, Hà Nội.

-

Website:

-

Số điện thoại: 0966.399.367

Một số bước đi của công ty được tóm tắt như sau:
Năm 2009, thành lập công ty phần mềm Trường Sa- ABSOFT.
Cuối năm 2013, công ty đã phát triển được hơn 500 khách hàng sử dụng phần mềm
quản trị hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của họ.
Sự tăng trưởng này cùng tài chính ổn định đã giải thích khả năng của công ty để cam
kết chất lượng sản phẩm hàng đầu và dịch vụ tới khách hàng và các đối tác.

1.2 Tầm nhìn
Khi ABSOFT được thành lập, công ty đã có một tầm nhìn xa. Không bó hẹp ở việc
đưa ra được các phần mềm với số lượng lớn, mà trong tâm trí, giám đốc công ty cũng
như các thành viên luôn muốn làm ra các phần mềm có chất lượng cao, để hỗ trợ, phát
triển giải pháp phần mềm sử dụng đơn giản, giàu tính năng, mềm dẻo và chi phí hiệu
quả cho nhà hàng, bán lẻ, quá trình thanh toán và quản lý nhân sự.
Trải qua nhiều năm, công ty luôn giữ vững về sự tăng trưởng về sản phẩm và chiến
lược tăng trưởng được vạch ra ngay từ những ngày đầu tiên. Đạt được sự tập trung vào
tầm nhìn ban đầu này giúp chúng tôi đạt được hơn 500 khách hàng và 20 kênh đại lý
phân phối trên toàn quốc.
Trong tương lai, công ty sẽ cố gắng hoàn thành, nâng cấp, phát triển các phần mềm đã
có sẵn và triển khai thêm các phần mềm mới, hỗ trợ cho các doanh nghiệp, thúc đẩy sự
phát triển của nền kinh tế.

1.3 Năng lực công nghệ
Nhóm phát triển phần mềm của công ty bao gồm nhiều tài năng trong lĩnh vực công
nghệ C#, VB.NET, .NET Framework, SQL Server 2005/2008/2012, T-SQL,
ORACLE, ASP.NET MVC, WPF, WCF, MVP và nhiều công nghệ tiên tiến nhất.
6
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14

Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

Tất cả các thành viên trong nhóm phát triển phần mềm của công ty đều là các kỹ sư
trung và cao cấp, nhiều trong số đó có kinh nghiệm phát triển thương mại trên 10 năm.
Quy trình phát triển phần mềm của công ty đáp ứng tiêu chuẩn ISO 9000

7
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ
THÔNG TIN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
2.1 Tính cấp thiết của đề tài
2.1.2 Hiện trạng quản lý hiện này của công ty Trần Anh
Công ty Trần Anh hiện nay có hơn 1500 công nhân viên tại 18 siêu thị trên khắp cả
nước với hệ thống hành chính của công ty được quản lý tập trung hoặc phân tán. Công
ty chưa sử dụng bất kỳ phần mềm nào hoăc đang sử dụng hệ thống chấm công đồng
hồ, sử dụng thẻ giấy, và muốn thay đổi hệ thống cũ.
Hiện nay công ty đang quản lý hồ sơ nhân sự một cách rất thủ công bằng word, excel
gây ra tình trạng mất nhiều công sức cho việc quản lý. Qua nhiều năm tài liệu nhiều
nên việc lưu trữ, tra cứu, thống kê gặp nhiều khó khăn, cần nhiều nhân lực để làm mà

không tránh khỏi sai xót, mất mát tài liệu,... Bên cạnh đấy nhân sự biến động (tăng
giảm do nghỉ hẳn, thai sản, ốm đâu, bệnh tật, tai nạn, thuyển chuyển,…) dẫn đến công
tác quản trị gặp nhiều khó khăn, việc ra quyết định, phê duyệt quyết định giữa các
phòng ban còn diễn ra chậm chạp, thông tin về nhân viên, lương... không được bảo
mật chặt chẽ, do đó sẽ rất dễ bị mất dữ liệu hoặc bị thất lạc... Việc quản lý thủ công
không phù hợp với cơ chế quản lý hiện tại của công ty trong quá trình hội nhập quốc
tế.

2.1.2 Những bất cập đang phải đối mặt
Bất cập trong quản lý: quá trình soạn thảo hồ sơ, quyết định, hợp đồng… một cách rất
thủ công, quá trình soạn thảo chỉ dùng cho một lần rồi những lần sau lại tiếp tục công
việc thủ công đó, nếu chỉ với khối lượng văn bản ít thì vẫn sẽ thấy phù hợp, nhưng với
tốc độ phát triển lớn mạnh ngày càng cao, đồng nghĩa với việc khối lượng văn bản
ngày càng tăng thì làm như vậy sẽ tốn kém rất nhiều thời gian, chi phí. Không chỉ có
vậy khi khối lượng hồ sơ tăng lên việc lưu trữ bằng bản cứng sẽ dẫn đến việc cất trữ,
tìm kiếm tra cứu gặp nhiều khó khăn.
Bất cập trong quản trị: việc làm báo cáo, thống kê hàng tháng, hàng năm gặp nhiều
khó khăn. Mỗi khi làm báo cáo hay thống kê lại phà rà soát lại hồ sơ, gây tốn kém mất
thời gian, không đưa ra được các quyết định một cách chính xác kịp thời. Đồng thời,
việc quản trị thủ công cũng có nhược điểm như khó khăn trong việc tìm ra hành vi sai
phạm của nhân viên cấp dưới do không tìm ra được bằng chứng xác thực, từ đó không
thể đưa ra hành vi xử lý kỷ luật hay thuyên chuyển đối với nhân viên này.
Bất cập trong lưu trữ hồ sơ: việc lưu trữ các bản cứng gây tốn kém trong việc thuê nhà
khoa, mua tủ hay các đồ dùng nội thất để chứa đựng hồ sơ. Gặp khó khăn trong việc
bảo mật thông tin, hồ sơ dễ bị trộm, cắp hoặc thay đổi không đúng với bản gốc, chưa
kể đến việc có thể gặp thiên tai, lũ lụt hay hỏa hoạn, làm mất, chảy hỏng hồ sơ, gây tổn
thất cho doanh nghiệp.

2.1.3 Nhu cầu của doanh nghiệp
8

SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

Từ những vấn đề trên đặt ra cho doanh nghiệp nhu cầu về một giải pháp phần mềm
quản trị nhân sự đảm bảo:
- Quản lý dữ liệu tập trung, đồng nhất
- Tính an toàn và bảo mật dữ liệu cao
- Khả năng tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác.
- Giảm thiểu tối đa các công việc thủ công
- Khả năng tùy biến cao để thích ứng với các thay đổi từ chính sách của công ty cũng
như của Nhà nước
- Có thể truy cập thông tin mọi lúc.
- Có khả năng mở rộng
- Việc nâng cấp, bảo trì hệ thống nhanh chóng và đạt chất lượng.

2.2 Mô tả bài toán nghiệp vụ quản lý thông tin hành chính nhân sự tại
công ty Trần Anh
2.2.1 Mô tả bài toán
2.2.1.1 Quản lý hợp đồng
CBNS tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng thông qua 2 kênh trực tiếp hoặc thông qua thông tin
tuyển dụng. Sau đó, từ hồ sơ ứng tuyển CBNS tạo lập hồ sơ nhân viên. CBĐT tiếp
nhận các nhân viên được tuyển dụng để đào tạo, lập quyết định đào tạo. Sau khi đào
tạo, ký hợp đồng thử việc với nhân viên. Sau quá trình thử việc, CBĐT đánh giá nhân
viên đó có qua quá trình thử việc không, nếu có thì CBNS sẽ chỉ thị loại hợp đồng, ký
một trong hai loại hợp đồng có thời hạn: hợp đồng khoán/ mùa vụ/ có thời hoặc hợp

đồng không thời hạn; nếu không thì quá trình làm việc của nhân viên tại công ty sẽ kết
thúc. Những nhân viên đã ký hợp đồng khoán/ mùa vụ/ có thời hạn, sau thời hạn của
hợp đồng có thể ký hợp đồng không thời hạn

2.2.1.2 Quản lý khen thưởng
Với những nhân viên có thành tích tốt CBNS sẽ lập quyết định khen thưởng. Sau đó
CBNS cập nhật kết quả khen thưởng vào HSNV. Nếu quá trình khen thưởng có chính
sách khen thưởng ảnh hưởng đến lương nhân viên thì cập nhật lương

2.2.1.3 Quản lý kỷ luật
CBNS dựa vào biên bản vi phạm khai báo thông tin vi phạm vào hồ sơ nhân viên. Lập
quyết định kỷ luật với nhân viên vi phạm. Cập nhật kết quả kỷ luật vào hồ sơ nhân
viên, nếu quá trình kỷ luật ảnh hưởng đến lương thì cập nhật vào lương cho nhân viên.

2.2.1.4 Quản lý quá trình công tác
9
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

Trong quá trình công tác của nhân viên, sẽ phát sinh những nhu cầu thay đổi công tác,
hoặc do tình trạng làm việc của nhân viên chưa phù hợp, CBNS chỉ đạo chuyển công
tác, CBNS lập quyết định quá trình công tác cho nhân viên, sau đó cập nhật thông tin
vào hồ sơ nhân viên.

2.2.1.5 Quản lý phúc lợi.

CBNS chịu trách nhiệm khai báo chính sách phúc lợi của công ty. Dựa vào hồ sơ nhân
viên và danh mục chính sách phúc lợi để đăng ký chế độ phúc lợi cho nhân viên. Sau
đó, CBNS tổng hợp chế độ phúc lợi.

2.2.1.6 Quản lý nghỉ việc
Trong quá trình làm việc, nhân viên phát sinh nhu cầu nghỉ việc hoặc do hết thời hạn
hợp đồng, CBNS sẽ nhập thông tin nghỉ việc của nhân viên, cập nhật vào lương.
CBNS kiểm tra các chế độ liên quan đến nghỉ việc rồi thực hiện xác nhận bàn giao,
sau đó lập quyết định nghỉ việc.

10
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

2.2.2 Biểu đồ hoạt động
2.2.2.1 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý hợp đồng

Hình 2-1 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý hợp đồng

11
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

2.2.2.2 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý khen thưởng

Hình 2-2 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý khen thưởng

2.2.2.3 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý kỷ luật
12
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

Hình 2-3 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý kỷ luật

13
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

2.2.2.4 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý quá trình công tác

Hình 2-4 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý quá trình công tác

14
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

2.2.2.5 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý phúc lợi

Hình 2-5Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý phúc lợi

15
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

2.2.2.6 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý nghỉ việc

Hình 2-6 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý nghỉ việc

16
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14