bài giảng văn bản và lưu trữ đại cương

CHÀO MỪNG CÔ
VÀ CÁC BẠN ĐẾN
VỚI BÀY THUYẾT
TRÌNH


CHỦ ĐỀ: SOẠN THẢO THÔNG BÁO
Giáo viên hướng dẫn: Bùi Thị Thúy Minh

CÁC
CÁCTHÀNH
THÀNHVIÊN
VIÊNTRONG
TRONGNHÓM
NHÓM
- -HUỲNH
QUỐC
THỐNG
HUỲNH QUỐC THỐNG
- -VƯƠNG
VƯƠNGPHƯƠNG
PHƯƠNGTUYỀN
TUYỀN
- -TRẦN
NGÂN
TRANG
TRẦN NGÂN TRANG
- -THÁI
THÁITHỊ
THỊYẾN
YẾNPHƯƠNG

PHƯƠNG
-NGUYỄN
THỊ
THỦY
-NGUYỄN THỊ THỦYTIÊN
TIÊN
-NGUYỄN
THỊ
MỸ
NGỌC
-NGUYỄN THỊ MỸ NGỌC
-ĐẶNG
-ĐẶNGNGỌC
NGỌCCHÂU
CHÂU


Các bạn thường thấy văn bản
thông báo ở đâu ?
• Trường học, Cơ quan nhà nước, các tổ
chức xã hội,……


NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC

CÁC LOẠI THÔNG
BÁO

THÔNG BÁO KẾT
QUẢ HỘI NGHỊ,

CUỘC HỢP

TRUYỀN ĐẠT MỘT
CHỦ TRƯƠNG,
CHÍNH SÁCH,
QUYẾT ĐỊNH,
CHỈ THỊ

THÔNG BÁO NHIỆM
VỤ ĐƯỢC GIAO

THÔNG TIN TRONG
HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ, ĐIỀU
HÀNH CỦA CƠ
QUAN, TỔ CHỨC


THÔNG BÁO KẾT QUẢ HỘI NGHỊ

+ Ngày, giờ họp, người chủ trì.
+ Tóm tắt nội dung hội nghị, cuộc họp.
+ Quyết nghị của hội nghị (nếu có).



Truyền đạt một chủ trương, chính sách,
quyết định, chỉ thị
+ Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt.
+ Tóm tắt nội dung của văn bản, chủ trương,

chính sách cần truyền đạt.
+ Yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện.



THÔNG BÁO NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO
+ Ghi rõ, ngắn gọn nhiệm vụ được giao.
+ Nêu những yêu cầu khi thực hiện
nhiệm vụ.
+ Biện pháp cần được áp dụng để triển
khai thực hiện.



Thông tin trong hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan, tổ chức
+ Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý, điều
hành
+ Lý do vì sao tiến hành hoạt động quản lý.
+ Thời gian tiến hành.



Bố cục của thông báo
viết thế nào?


• Phần mở đầu: Nêu mục đích, chủ
thể, thăm quyền ban hành thông
báo, đối tượng tiếp nhận thông

báo..
• Phần nội dung: Nêu rõ nội dung
cần thông báo đến đối tượng tiếp
nhận.
• Phần kết thúc: Nhấn mạnh nội
dung cần thông báo, xác định thời
gian có hiệu lực và các quy tắc xử
sự được áp dụng nếu có vi phạm.



MẪU THÔNG BÁO


Ghi chú:
•

Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các hình thức văn bản hành chính có ghi tên
loại cụ thể như: chỉ thị (cá biệt), tờ trình, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án,
báo cáo, quy định v.v… Riêng đối với tờ trình có thể thêm thành phần “kính gửi” ở vị
trí 9a.

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.


• (3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
• (4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành văn bản.
• (5) Địa danh

(6) Tên loại văn bản: chỉ thị (cá biệt), tờ trình, thông báo,
chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo .v.v…
(7) Trích yếu nội dung văn bản.
(8) Nội dung văn bản.


(9) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc,
Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt
“TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy
ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); nếu người ký văn bản là
cấp phó của người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ
của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường
hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này.
(10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).


SỰ KHÁC NHAU GIỮA THÔNG BÁO VÀ CÔNG VĂN

Thông báo
Thông báo là hình
thức thông tin qua
văn bản, truyền
miệng, kí hiệu

Công văn
Hình thức văn bản hành
chính dung phổ biến trong

các cơ quan nhà nước với
cấp bằng, cấp dưới và với
công dân. Thậm chí cả
trong các hoạt động hằng
ngày cũng phải soạn thảo
và sử dụng công văn để
thực hiện các hoạt động
thông tin công văn chỉ là
hình thức