chuong 1 gioi thieu chung ve microsoft excel

Chương 1
Giới thiệu chung về Microsoft Excel
GV: Nguyễn Thị Thùy Liên

Email:


Giới thiệu
Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử nổi
tiếng trong gói phần mềm Microsoft Office của
Microsoft.
Dùng trong môi trường Window.
Phổ biến trong công tác văn phòng, quản lý bởi tính
đơn giản, trực quan và dễ sử dụng.
Để cài đặt mới Office hoặc cài đặt bổ sung thêm một
số tính năng của Office, có thể cài đặt từ đĩa CD hay
từ ổ cứng.
2

Nguyễn Thị Thùy Liên


Giới thiệu
Công dụng: Excel là trình ứng dụng – dạng phần mềm
bảng tính điện tử - hỗ trợ việc tính toán, phân tích dữ
liệu, trích chọn dữ liệu, lập biểu đồ minh họa và tạo
các thao tác báo cáo, bảng biểu.
Excel được lưu lại dưới dạng một tệp tin *.XLS

3

Nguyễn Thị Thùy Liên


Khởi động Excel
C1:

 Kích đúp vào biểu tượng Excel trên nền Desktop

C2:
 Từ menu Start | Programs | Microsft Office |
Microsoft Office Excel 2003

4

Nguyễn Thị Thùy Liên


Cửa sổ làm việc của Excel

5

Nguyễn Thị Thùy Liên


Cửa sổ làm việc của Excel
Thanh tiêu đề (Title): Chứa biểu tượng của Excel,
tên tệp hiện tại, nút thu nhỏ cửa sổ (minimize), nút
phóng to cửa sổ (maximize), nút đóng cửa sổ (close).
Thanh bảng chọn (menu): Liệt kê các lệnh chính của
Excel. Mỗi mục ứng với một menu dọc, để mở menu

dọc nhấp chuột vào tên mục
Thanh công cụ chuẩn (Standard): Chứ một số lệnh
thông dụng của Excel dưới dạng nút biểu tượng.

6

Nguyễn Thị Thùy Liên


Cửa sổ làm việc của Excel
Thanh công cụ định dạng (Formatting): Chứa các
lệnh dưới dạng biểu tượng để định dạng dữ liệu của
bảng tính như: font chữ, cỡ font….
Thanh công thức (Formula): Gồm các ô Namebox
(hiển thị toạn độ ô hiện hành), Insert Function (nhập
công thức vào ô)
Thanh cuốn (Scroll): dùng để hiển thị những phần bị
che khuất của bảng tính
Dòng trạng thái (Status): Dòng chứa chế độ làm việc
hiện hành: Ready(sẵn sàng), Enter(Đang nhập dữ liệu)..
7

Nguyễn Thị Thùy Liên


Một số khái niệm
Workbook: Một file bảng tính Excel được gọi là một
Workbook. Wookbook ngầm định có tên là book#.
Khi mới khởi động file bảng tính đầu tiên ngầm định
có tên là book1.xls

Worksheet: Một workbook chứa 256 worksheet (hay
sheet). Các sheet gọi là các trang bảng tính. Sheet có
thể chứa dữ liệu, công thức tính toán, bản đồ, đồ thị.
Cell: Mỗi bảng tính là một hình chữ nhật gồm có 256
cột và 65536 hàng. Vùng giao nhau giữa hàng và cột
gọi là CELL.
8

Nguyễn Thị Thùy Liên


Một số khái niệm
Tiêu đề dòng: được đánh số theo tứ tự
1, 2, 3, … 65536
Tiêu đề cột: được đánh theo thứ tự A, B, C..Z, AA,
AB..

Một ô của bảng tính được xác định bởi tọa độ cột và
dòng. Ví dụ ô A22 nằm ở cột A và dòng 22. Mỗi ô có
thể chứa 32767 ký tự.
Mỗi bảng tính chứa tối đa 256* 65536 ô

9

Nguyễn Thị Thùy Liên


Tạo một tệp trắng mới (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên toolbar.

C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + N
C3: Vào menu File/New

10

Nguyễn Thị Thùy Liên


Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
C3: Vào menu File | Open…

11

Nguyễn Thị Thùy Liên


Lưu tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
C3: Vào menu File | Save
 Nếu tệp đã được lưu từ trước thì lần lưu tệp hiện tại
sẽ lưu lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm
giác là Excel không thực hiện việc gì)
 Nếu tệp chưa được lưu lần nào sẽ xuất hiện hộp
thoại Save As, chọn nơi lưu tệp trong khung Save
in, gõ tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save
12

Nguyễn Thị Thùy Liên


Thoát khỏi Excel (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt + F4
C2: Kích chuột vào nút Close
bên phải cửa sổ đang làm việc.

ở góc trên cùng

C3: Vào menu File | Exit

 Nếu chưa lưu tệp thì xuất hiện 1 thông báo chọn:
• Yes: lưu tệp trước khi thoát.
• No: thoát không lưu tệp.
• Cancel: hủy bỏ lệnh thoát

13

Nguyễn Thị Thùy Liên


Địa chỉ ô và miền
 Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công
thức để lấy dữ liệu tương ứng.

 Địa chỉ ô bao gồm:
 Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng
• Ví dụ: A12, B34, C41.
 Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và(hoặc) tên

hàng nếu muốn cố định phần nào đó:
• Vi dụ: $A3, B$4, $C$5.
 Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt
đối thì không
14

Nguyễn Thị Thùy Liên


Địa chỉ ô và miền
Miền là một nhóm ô liền kề nhau.
Địa chỉ miền được khai báo theo cách:
Địa chỉ ô cao trái: Địa chỉ ô thấp phải
Ví dụ: A3: A6

B2:D5

15

Nguyễn Thị Thùy Liên


Các phím dịch chuyển con trỏ ô:

16

Nguyễn Thị Thùy Liên


Các dạng dữ liệu trong Excel

Nắm vững các dạng dữ liệu rất quan trọng để giải các
bài toán trong Excel.
Để định dạng dữ liệu lựa chọn (bôi đen) vùng dữ liệu,
 C1: chọn menu

Fomat | Cells
 C2: sử dụng tổ hợp
phím Ctrl + 1
 C3: kích chuột phải
Chọn Format | Cells
17

Nguyễn Thị Thùy Liên


Các dạng dữ liệu trong Excel
General: Dữ liệu tổng quát: Kiểu này do Excel tự
động nhận dạng
Number: Dữ liệu số: Dữ liệu kiểu số tự động căn
thẳng bên phải ô. Theo ngầm định kiểu số sử dụng
dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phần
nguyên.
Currency: Kiểu dữ liệu tiền tệ: Dữ liệu kiểu tiền tệ tự
động căn thẳng bên phải ô. Dạng này biểu diễn các
đơn vị tiền tệ của các nước trên thế giới.

18

Nguyễn Thị Thùy Liên

Các dạng dữ liệu trong Excel
Accounting: Dữ liệu kế toán: Dữ liệu kiểu kế toán tự
động căn thẳng bên phải ô. Kiểu này cũng biểu diễn
các đơn vị tiền tệ tương tự như currency tuy nhiên
không biểu diễn số âm.
Date: Kiểu ngày tháng: Tự động căn thẳng bên phải ô,
cho phép thực hiện với các phép tính số học. Theo
ngầm định dạng MM/DD/YY
Time: Kiểu thời gian: Tự động căn thẳng bên phải ô,
biểu diễn thời gian dngj HH:MM:SS

19

Nguyễn Thị Thùy Liên


Các kiểu dữ liệu trong Excel
Percentage: Kiểu phần trăm: Tự động căn thẳng bên
phải ô, kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần
trăm bằng cách nhân với 100 và thêm dấu % vào sau
số đó.
Fraction: Kiểu phân số: Tự động căn thẳng bên phải,
biểu diễn các số ở dạng phân số.
Text: Kiểu kí tự: Là sự pha trộn của các chữ cái và
chữ số, ký tự đặc biệt…, tự động căn trái
 Chú ý: Với các ký tự bắt đầu bằng số 0 vô nghĩa(vd: số điện thoại
0976..)Excel sẽ tự động cắt đi số 0 đầu tiên. Để giữ lại số 0 này, sử dụng
dấu (‘) trước hoặc định dạng ô kiểu kí tự
20

Nguyễn Thị Thùy Liên


Chèn chú thích cho ô
 Chèn chú thích cho ô: khi di chuyển con chuột nằm trên ô
chú thích tự động xuất hiện 1 khung lời chú thích được
chèn trước. Những chú thích thường là những lời giải
thích, ghi chú thêm về kết quả, dữ liệu trong ô. Ô nào có
chú thích thì có 1 hình tam giác nằm ở góc phải trên của ô
 Thực hiện:
 B1: Xác định ô cần chú thích
 B2: Chọn Insert | Comment

 B3: Nhập vào chú thích trong hộp
 B4: Kết thúc nhấp bên ngoài hộp chú thích
21

Nguyễn Thị Thùy Liên


Chèn chú thích cho ô

22

Nguyễn Thị Thùy Liên


Định dạng có điều kiện
B1: Chọn các ô cần định dạng có điều kiện.

B2: Menu Format | Conditional Formatting

23

Nguyễn Thị Thùy Liên


Định dạng có điều kiện
B3: Lựa chọn cách áp dụng điều kiện (Cell Value Is
hay Formular Is)

24

Nguyễn Thị Thùy Liên


Định dạng có điều kiện
B4: Lựa chọn điều kiện (hoặc nhập vào công thức)

25

Nguyễn Thị Thùy Liên