ĐỀ tài THU HOẠCH THỰC tập tốt NGHIỆP THƯ ký y KHOA với QUẢN TRỊ văn PHÒNG

ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI

ĐỀ TÀI THU HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

THƯ KÝ Y KHOA VỚI
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên học viên: Trần Thụy Bích Trâm
Nguyễn Thị Thục Trang
Địa điểm thực tập:

- Khoa Ngoại Lồng Ngực – Mạch Máu
- Khoa Khám Chữa Bệnh
- Khoa Răng Hàm Mặt
Bệnh Viện Quận Thủ Đức

TP.HCM, tháng 08 năm 2015
1


2

ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI

ĐỀ TÀI THU HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

THƯ KÝ Y KHOA VỚI

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên học viên: Trần Thụy Bích Trâm
Nguyễn Thị Thục Trang
Địa điểm thực tập:

- Khoa Ngoại Lồng Ngực – Mạch Máu
- Khoa Khám Chữa Bệnh
- Khoa Răng Hàm Mặt
Bệnh Viện Quận Thủ Đức

TP.HCM, tháng 08 năm 2015

2

2


3

TRÍCH YẾU
Thực tập là một cơ hội tốt giúp cho sinh viên hội nhập vào môi trường thực tế
tại bệnh viện, vận dụng và áp dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế, biết
cách ứng xử và giao tiếp trong môi trường bệnh viện. Báo cáo thực tập này được thực
hiện sau quá trình tham gia thực tập tại Bệnh Viện Quận Thủ giúp chúng tôi tìm hiểu
được các mục tiêu trên. Ngoài các kiến thức đã học được các thầy cô giảng dạy tại lớp,
chúng tôi còn sử dụng các nguồn tham khảo từ các công việc đã được giao tại khoa
thực tập và tài liệu trên mạng để hoàn thành bài báo cáo thực tập nhận thức này. Tuy
nhiên, bài báo cáo còn nhiều kết quả chưa đạt như mong muốn và còn nhiều thiếu sót
vì những giới hạn về kiến thức lẫn thực tiễn công việc. Chúng tôi hy vọng bài báo cáo

này đã trình bày một cách hợp lí theo tiêu chuẩn yêu cầu môn học và sự giúp đỡ của
các anh chị trong khoa đã giúp chúng tôi có thêm nhiều kiến thức và thêm nhiều kinh
nghiệm quý báu về nghề nghiệp sau này.

3

3


4

MỤC LỤC

4

4


5

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH
Hình

5

Trang

5

6

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

6

Chú thích

BHYT

Bảo hiểm y tế

BN

Bệnh nhân

BS

Bác sỹ

BV

Bệnh viện

CLS

Cận lâm sàng

CMND

Chứng minh nhân dân

ĐD

Điều dưỡng

HSBA

Hồ sơ bệnh án

KTV

Kỹ thuật viên

NVTN

Nhân viên tiếp nhận

PK

Phòng khám

P.KHTH

Phòng Kế Hoạch Tổng Hợp

TKYK

Thư ký y khoa

UBND

Ủy ban nhân dân

6


7

LỜI CÁM ƠN
Chúng tôi xin chân thành cám ơn đến các thầy cô, các anh chị nhân viên tại
bệnh viện Quận Thủ Đức đã hết lòng giúp đỡ, tạo mọi điều kiện tốt nhất và cung cấp
mọi thông tin hữu dụng nhất cho chúng tôi để có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập
tốt nghiệp này. Xin chân thành cảm ơn Trung tâm Đào tạo Nhân lực Y tế theo nhu cầu
xã hội đã tạo điều kiện cho lớp Thư ký y khoa 2 được tham gia đợt thực tập nhận thức
nhằm tích lũy kinh nghiệm và kiến thức thực tế.
Xin gửi lời cám ơn đến chị Hoàng Thị Thủy (Khoa Ngoại Lồng Ngực – Mạch
Máu ), chị Nguyễn Thị Thùy Trang (Khoa Khám Chữa Bệnh), chị Phạm Thị Minh Thơ
(Khoa Răng Hàm Mặt) là người trực tiếp hướng dẫn công việc và giúp đỡ tận tình
trong suốt quá trình thực tập tốt nghiệp. Cô Nguyễn Thị Cẩm Phượng, giảng viên
hướng dẫn cũng như giải đáp mọi thắc mắc, cung cấp thông tin cần thiết để chuẩn bị
cho kì thực tập này.
Do thời gian thực tập có giới hạn, lượng kiến thức còn chưa đáp ứng đủ, nên
báo cáo còn nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp và nhận xét từ quý
thầy cô và các bạn để bài báo cáo của chúng tôi được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!

7

7


8

ĐẶT VẤN ĐỀ
Đợt thực tốt nghiệp này chúng tôi được thực tập tại các khoa: Khoa Ngoại Lồng
Ngực – Mạch Máu, Khoa Khám Chữa Bệnh, Khoa Răng Hàm Mặt - Bệnh viện Quận
Thủ Đức, kéo dài từ ngày 25/05/2015 đến ngày 31/07/2015. Trong quá trình học tập
tại Trung tâm Đào tạo Nhân lực Y tế theo nhu cầu xã hội, chúng tôi đã tích lũy những
kiến thức cơ bản về kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, kỹ năng về tin học, kiến thức về
chuyên ngành y khoa, kiến thức anh văn, các chuyên môn nghiệp vụ và ứng xử. Thông
qua kỳ thực tập tốt nghiệp này, chúng tôi mong muốn có thể áp dụng các kiến thức và
các kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ vào thực tế thực tập để có được những kinh nghiệp
tốt nhất cho mình, làm hành trang để không bỡ ngỡ và lạ lẫm sau này khi bước vào đi
làm chính thức. Với thời gian 10 tuần, chúng tôi đặt ra các mục tiêu sau:
•

Mục tiêu 1: Tìm hiểu và hội nhập vào môi trường thực tế công việc TKYK tại

bệnh viện.
• Mục tiêu 2: Áp dụng các kiến thức đã học vào công việc thực tế của bệnh viện.
• Mục tiêu 3: Học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc và ứng xử trong mối quán
•

hệ công tác của một nhân viên hành chính/ TKYK trong môi trường thực tế.
Mục tiêu 4: Hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp TKYK theo tiêu chuẩn
IOS5966.
Qua đợt thực tập tốt nghiệp này, chúng tôi đã phần nào hoàn thành các mục tiêu

đề ra. Mặc dù vẫn chưa hoàn thiện nhưng giúp chúng tôi nhận thức được công việc của
một thư ký y khoa, có thêm những kinh nghiệm trong công việc, các kỹ năng làm việc
các nhân, làm việc nhóm, cách ứng xử và giao tiếp, tác phong làm việc trong môi
trường bệnh viện.

8

8


9

CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP
I. GIỚI THIỆU BỆNH VIỆN QUẬN THỦ ĐỨC
1. Lịch sử hình thành

Năm 1997, Huyện Thủ Đức được chia tách thành 3 quận: Quận 2, Quận 9,
Quận Thủ Đức; Trung tâm y tế huyện Thủ Đức đổi tên thành Trung Tâm Y Tế Quận
Thủ Đức.
Tháng 2/2000, Trung tâm y tế Quận Thủ Đức tách thành khối phòng bệnh và
khối điều trị gồm: Bệnh viện đa khoa khu vực Thủ Đức và Trung tâm Y tế Quận Thủ
Đức.
Bệnh Viện Quận Thủ Đức được thành lập theo quyết định số 32/2007/QĐUBND của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh trên cơ sở chia tách trung tâm y
tế Quận Thủ Đức thành 02 đơn vị.
Nhân sự lúc đầu chỉ vỏn vẹn 99 người trong đó có 17 bác sĩ (05 bác sĩ có trình
độ sau đại hoc) với quy mô 50 giường bệnh, năng lực điều trị chuyên môn chủ yếu là
sơ cấp cứu và điều trị một số bệnh lý thông thường với 04 khoa:
-

Khoa khám bệnh;
Khoa cấp cứu hồi sức;
Khoa Nội - Nhi;
Khoa Dược.
Khả năng đáp ứng nhu cầu điều trị còn nhiều hạn chế với 400 lượt khám bệnh
ngoại trú/ ngày, nội trú chỉ 10 giường/ ngày.

Hình 1 – Logo bệnh viện
2. Mô hình hoạt động và quy mô

9

9


10

Bệnh viện Đa Khoa Quận Thủ Đức là Bệnh viện Công lập, Đa khoa hạng I.
Đến ngày 05/06/2009, Bệnh viện được Ủy ban nhân dân thành phố xếp loại
Bệnh viện Hạng II theo quyết định số 2855/QĐ-UBND, đây là Bệnh viện Hạng II duy
nhất thuộc khối Quận, huyện.
Sau 8 năm thành lập, Bệnh viện Quận Thủ Đức được Ủy ban nhân dân Thành
phố Hồ Chí Minh xếp hạng I theo tiêu chuẩn của Bộ Y tế theo quyết định số 5563/QĐUBND ngày 12 tháng 11 năm 2014 của UBND Thành phố về xếp hạng bệnh viện
quận Thủ Đức trực thuộc UBND quận Thủ Đức. Bệnh viện Quận Thủ Đức là Bệnh
viện tuyến Quận huyện đầu tiên xếp hạng I trong cả nước.
“Bệnh viện xây dựng các chuyên khoa kỹ thuật cao với đầy đủ các chuyên
khoa: Nội, Nhi, Chấn thương chỉnh hình, Thần kinh - cột sống, Ung bướu, Niệu, Da
liễu, Tai mũi họng - giải phẩu thẩm mỹ, Mắt, Răng hàm mặt - nha thẩm mỹ kỹ thuật
cao, Sản, Y học cổ truyền và vật lý trị liệu - phục hồi chức năng, Khoa dinh dưỡng”
Với đội ngũ y bác sĩ giàu kinh nghiệm, tay nghề cao cùng với phương tiện kỹ

thuật hiện đại: CT Scan, máy mổ nội soi, máy kỹ thuật số, máy xét nghiệm huyết học –
sinh hóa miễn dịch – vi sinh tự động hoàn toàn… đã thu hút các chuyen gia, các Giáo
sư, Tiến sĩ chuyên ngành và đội ngũ bác sĩ có trình độ sau đại học ngày càng đông với
tinh thần tận tâm đáp ứng mục đích khám chữa bệnh cho bệnh nhân nhằm tận dụng
thật tốt “thời gian vàng” trong điều trị, nâng cao khả năng sống cho người bệnh.
Hiện bệnh viện có 2 cơ sở:
•

Cơ sở chính: 29 Phú Châu, Phường Tam Phú, Quận Thủ Đức, Tp.Hồ Chí Minh

Hình 2 - Bệnh Viện Quận Thủ Đức

10

10


11

•

Ngày 27/4/2015, Bệnh viện Quận Thủ Đức tổ chức lễ khai trương khoa Khám
bệnh 2 tọa lạc tại 18 Dương Văn Cam, Khu phố 4, Phường Linh Tây, Quận Thủ
Đức, TP. Hồ Chí Minh do UBND Quận Thủ Đức bàn giao quản lý. Khoa Khám
bệnh 2 được xây mới hoàn toàn trên diện tích 447.82 m2, gồm 11 phòng với
đầy đủ chuyên khoa Cấp cứu, Nội, Ngoại, Sản, Nhi, Răng Hàm Mặt và các
phòng xét nghiệm như Sinh hóa, Huyết học – Truyền máu, Vi sinh, Chẩn đoán
Hình ảnh (CT, Xquang), Dược… với đầy đủ trang thiết bị khám chữa bệnh ban
đầu.

Hình 3- Khoa Khám Bệnh 2
3. Điểm mạnh, nổi bật của bệnh viện

Chuyên khoa Ngoại thần kinh: phẫu thuật chấn thương sọ não, bướu não; phẫu
thuật các chấn thương gãy cột sống, bệnh lý thoát vị đĩa đệm…
Chuyên khoa Tai mũi họng: chẩn đoán và điều trị tất cả các bệnh lý tai mũi
họng với kỹ thuật hiện cao hiện đại (tất cả các bệnh lý tai mũi họng tuyến trung ương
và thành phố)
Phẫu thuật nội soi: các bệnh lý về khớp, các bệnh lý sản phụ khoa, bệnh lý
ngoại tổng quát, bệnh lý thận, niệu, tuyến tiền liệt…
Khu chẩn đoán kỹ thuật cao: với hệ thống máy móc hiện đại thế hệ mới tự động
thực hiện tất cả các xét nghiệm với chất lượng chẩn đoán chính xác, trả kết quả nhanh
không mất nhiều thời gian chờ đợi;
Tư vấn và phẫu thuật thẩm mỹ toàn diện: Tạo hình vành tai, tai vểnh, cà da mặt,
điều trị sẹo lồi, sẹo xấu, vết nám, v.v…
Dịch vụ cấp cứu tại nhà: Cấp cứu có hiệu quả ngay tại nhà người bệnh trong
điều kiện tối ưu, Giải quyết vấn đề chuyển viện an toàn, Hạn chế đến mức thấp nhất tỉ
lệ tử vong và di chứng.
11

11


12

Dịch vụ bác sĩ gia đình: chăm sóc toàn diện, liên tục từng cá thể, cả gia đình
trong suốt thời kỳ ốm đau, giai đoạn phục hồi, khi khỏe mạnh; phát hiện các vấn đề
sức khỏe của bệnh nhân ở giai đoạn sớm; là cầu nối giữa lĩnh vực lâm sàng và y tế
công cộng…
Ngoài ra bệnh viện còn nhận khám chữa bệnh, khám sức khoẻ, xét nghiệm, siêu

âm, X-quang tại các cơ quan, công ty…
4. Chiến lược và định hướng phát triển của bệnh viện
“Chất lượng – Cảm thông – Vững bền”
Bệnh viện góp phần giảm tải cho các Bệnh viện lớn của thành phố, đáp ứng nhu
cầu khám chữa bệnh của người dân trên địa bàn và khu vực lân cận.
Xây dựng mô hình bệnh viện viện – trường.
Hướng tới mục tiêu Bệnh viện đa khoa chuyên sâu toàn diện.
Quản lý chất lượng toàn diện
II. BỘ PHẬN THỰC TẬP
1. Khoa Khám Chữa Bệnh

Khoa Khám bệnh được thành lập cùng lúc với bệnh viện, là bộ phận quan trọng
và không thể tách rời của bệnh viện. Được sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của Ban Giám
Đốc. Khoa Khám bệnh luôn phấn đấu làm thật tốt để xứng đáng là gương mặt của
Bệnh viện. Với tổng số 35 nhân viên, Khoa Khám bệnh là một trong những khoa có
đội ngũ y, bác sĩ giàu kinh nghiệm của Bệnh viện Quận Thủ Đức. Khoa Khám bệnh
còn được sự cố vấn của nhiều giáo sư tiến sĩ có tên tuổi trong ngành y và ngày càng
khẳng định mình để nâng cao chất lượng khám chữa bệnh trước hết là vì con người và
vì người bệnh
1.1

Tổ chức nhân sự
Trưởng Khoa: BS.Lê Hồng Điểm
Khoa hiện có 35 nhân viên: 4 bác sỹ, 31 điều dưỡng

1.2

Chức năng, nhiệm vụ
Tổ chức thực hiện việc khám bệnh, chẩn đoán, kê đơn điều trị cho tất cả mọi

bệnh nhân đến Khoa Khám Bệnh.
Với hệ thống lấy số tự động và không gian chờ đợi rộng rãi, thoáng mát, không
còn cảnh phải chen lấn xem đến tên mình chưa. Dù bệnh nhân mỗi ngày một đông
12

12


13

nhưng thời gian chờ đợi khám ngày một rút ngắn do Y, Bác sỹ khoa Khám Bệnh làm
việc sớm bắt đầu lúc 6h và kết thúc lúc 21h.
Bệnh nhân có bảo hiểm y tế hoặc thuộc diện chính sách các loại thì được cấp
thuốc chữa bệnh ngoại tùy theo quy định. Đến với khoa Khám Bệnh dịch vụ theo yêu
cầu, bạn có thể chủ động được thời gian làm việc của mình như: đăng ký khám hẹn giờ
qua điện thoại... Ngoài ra bạn có thể chọn Bác sỹ mà bạn muốn khám như: Giáo sư
tiến sĩ, Bác sỹ chuyên khoa, Bác sỹ Trưởng khoa… Đến đây bạn sẽ được lấy máu xét
nghiệm tại chỗ và làm các cận lâm sàng khác nhanh chóng, chính xác. Giới thiệu bệnh
nhân khám các chuyên khoa trong bệnh viện hoặc sang bệnh viện khác khi cần thiết.
Tổ chức và hướng dẫn bệnh nhân khám bệnh theo chuyên khoa .
Tổ chức khám sức khỏe đi làm, khám sức khỏe định kỳ, khám sức khỏe vệ sinh
an toàn thực phẩm, khám cho nhân viên khách sạn, nhà hàng… một cách khoa học,
chính xác.
1.3

Công tác ngoại viện
Nhận đăng ký khám, chữa bệnh ban đầu cho một số cơ quan theo quyết định

của Ban Giám Đốc bệnh viện
Tổ chức tập huấn sơ cấp cứu, khám sức khỏe định kỳ cho công nhân viên tại

các công ty, xí nghiệp, trường học.
Do những cố gắng phấn đấu không ngừng, trong những năm qua Khoa Khám
bệnh đã được Ban Giám đốc bệnh viện Quận Thủ Đức trao tặng danh hiệu tập thể lao
động suất sắc trong nhiều năm liền.
2. Khoa Răng Hàm Mặt

Khoa Răng Hàm Mặt được thành lập từ tháng 17/08/2009. Khoa có 01 phòng
khám, 01 phòng điều trị ngoại trú và 05 giường nội trú. Cùng với sự phát triển của
bệnh viện, Khoa Răng Hàm Mặt đã không ngừng đầu tư nhân lực, trang thiết bị, đạt
những bước phát triển vượt bậc nhằm từng bước đáp ứng nhu cầu khám và điều trị
bệnh lý răng miệng của bệnh nhân.
2.1

13

Tổ chức nhân sự

13


14

Trưởng Khoa: BS. Nguyễn Lan Anh
Khoa Răng Hàm Mặt hiện có 24 nhân viên: 10 bác sỹ, 14 điều dưỡng.
2.2

Chức năng và nhiệm vụ
Phòng Khám Điều Trị Ngoại Trú:

•

Khám, chẩn đoán và cấp toa thuốc

•

Thực hiện các thủ thuật, phẫu thuật điều trị các bệnh lý Răng Hàm Mặt
Giường Điều Trị Nội Trú: cho các bệnh nhân phẫu thuật cắt u nang phần mềm,

cắt chóp răng, nhổ răng khôn mọc lệch, cắm ghép implant và các bệnh nhân phẫu thuật
nhổ răng hàng loạt có gây mê.
2.3

Cơ sở vật chất, thiết bị
Khoa Răng Hàm Mặt có 01 phòng khám, 01 phòng điều trị và 05 giường điều

•

trị nội trú
•

Trang thiết bị bao gồm: 09 ghế khám và điều trị, 01 máy chụp X quang,
01 máy hấp dụng cụ Autoclave, 03 máy cạo vôi, 01 máy đo chiều dài
ống tủy, 01 máy thử tủy, 03 đèn Halogen, 04 tủ đựng dụng cụ tia cực
tím, 01 máy hút đàm, 01 máy tra dầu tay khoan, 01 máy đánh amalgam,
các dụng cụ chuyên khoa khác.

2.4

Hoạt động chuyên môn
Nha Khoa Tổng Quát : Khám, chẩn đoán và tư vấn bệnh lý răng miệng; cạo vôi,

đánh bóng răng; trám răng; điều trị viêm nha chu; nội nha; nhổ răng; tiểu phẫu răng
mọc lệch, ngầm; phẫu thuật cắt u nang phần mềm trong miệng.
Nha Khoa Thẩm Mỹ: tẩy trắng răng; trám răng thẩm mỹ, mão răng; cầu răng
kim loại, sứ; nha khoa phòng ngừa; hướng dẫn vệ sinh răng miệng; phòng ngừa sâu
răng với trám bít hố rãnh bằng Sealant; điều trị Flour; mang khí cụ phòng ngừa; khám
răng định kỳ
14

14


15

Kỹ thuật mới: cắm ghép Implant nha khoa; chỉnh hình Răng mặt
2.5

Thành tích đã đạt được
Đạt danh hiệu Đơn vị có thành tích xuất sắc trong lĩnh vực hoạt động Răng

•

Hàm Mặt năm 2011, 2013 do Sở Y tế trao.
•

Tập thể lao động suất sắc năm 2011, 2012
3. Khoa Ngoại Lồng Ngực – Mạch Máu

Khoa Ngoại Lồng Ngực – Mạch Máu được thành lập 01/04/2011
3.1. Cơ cấu nhân sự:

Nhân sự gồm có 11 nhân viên gồm 2 Bác sĩ và 7 Điều dưỡng; khoa có 2 phòng
nội trú với 8 giường bệnh.
3.2. Chức năng – nhiệm vụ:

Khám và điều trị chuyên khoa Ngoại lồng ngực – mạch máu.
3.3. Điều trị

Những mặt bệnh ban đầu khoa điều trị:
•

Đặt dẫn lưu màng phổi (tràn khí màng phổi, tràn dịch màng phôi, mủ
màng phổi).

•

Rửa màng phổi.

•

Phẩu thuật FAV (đặt cầu nối thông động mạch-tĩnh mạch để chạy thận
nhân tạo).

•

Phẩu thuật khâu nối mạch máu cấp cứu.

•

Phẫu thuật cắt kén khí nội soi.

•

Phẫu thuật cắt phân thùy phổi toàn bộ.

•

Phẫu thuật lấy máu đông màng phổi nội soi.

•

Phẫu thuật stripping lấy bỏ tĩnh mạch giãn/ suy van tĩnh mạch.

Sau 4 năm thành lập hiện tại khoa có 4 Bác sĩ – 7 Điều dưỡng; 3 phòng bệnh
với 20 giường nội trú; 1 phòng nội soi phế quản.
Hiện tại khoa triển khai thêm một số kỹ thuật mới:
15

15


16

•
•
•
•
•

Chích xơ tĩnh mạch/ suy van tĩnh mạch.

Phẫu thuật bướu giáp.
Phẫu thuật lõm ngực.
Phẫu thuật nội soi màng phổi sinh thiết.
Sinh thiết dưới CT.

3.4. Thành tích khoa đã đạt được:

Bằng khen của Chủ tịch UBND Quận Thủ Đức tặng danh hiệu Tập thể lao động
tiên tiến năm 2012.

16

16


17

CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN TÀI LIỆU
I.

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
1. Thư ký y khoa
1.1 Đại cương về ngành TKYK

Đây là môn học được đưa vào giảng dạy chính thức trên thế giới khoảng hơn
50 năm nay, cùng với đà phát triển của y học chứng cứ, chất lượng chăm sóc người
bệnh được xem trọng.
Là môn học nghiên cứu:

- Công tác hành chính – văn phòng.
- Nguyên tắc ứng xử và tâm lý giao tiếp.
- Thái độ chăm sóc khách hàng đặc biệt – là bệnh nhân.
- Kiến thức về môi trường y khoa.
- Một cách khái quát về công tác chẩn đóan và điều trị.
1.2 Khái niệm TKYK

TKYK là người thư ký có khả năng xử lý các công việc hành chánh văn phòng
trong môi trường y khoa, nhằm hỗ trợ cho các bác sỹ và nhân viên y tế khác tập trung
hoàn toàn vào công việc chuyên môn của họ. Vì vậy họ phải được đào tạo đặt biệt
riêng trong lĩnh vực y khoa. Họ là những người tiếp xúc trực tiếp vói bệnh nhân, là
cầu nối giữa các nhân viên y tế trong bệnh viện. TKYK là cánh tay đắc lực của người
thầy thuốc.
1.3 Vì sao có ngành TKYK?

Sự phát triển mạnh mẽ của các lĩnh vựa nganh y khoa: đa chuyên khoa, kỹ
thuật y học chẩn đoán đa ngành phát triển ngày một chuyên sâu, các phương tiện trị
liệu phát triển
Ngành y đòi hỏi tiêu chuẩn cao trong hành vi và thái độ của nhân viên y tế. Một
TKYK cơ bản phải làm vai trò của một người thư ký như: lên lịch hẹn khám bệnh cho
bệnh nhân và bác sỹ, làm các công việc văn phòng, làm lịch công tác, soạn thảo lưu

17

17


18

trữ hồ sơ, soạn thảo các văn bản theo đúng tiêu chuẩn và đảm bảo gửi nhận đúng thư

từ, bảo quản các xét nghiệm và phim ảnh trong hồ sơ bệnh án của bệnh nhân một cách
cẩn thận.
Sự cạnh tranh lành mạnh nhằm hướng đến phục vụ lợi ích cho người bệnh. Một
lợi thế nghề nghiệp là ngành này hiện đang cần một số lượng lớn tại các phòng khám
và các bệnh viện. Các nơi đây đã biết được vai trò không thể thiếu của một thư ký y
khoa. Bên cạnh đó còn có nhiều trở ngại trong công việc như: áp lực công việc, thời
gian làm việc, thái độ của bệnh nhân và các nhân viên y tế... Bệnh nhân là một khách
hàng đặt biệt, nhiều yếu tố ảnh hưởng bên ngoài như chờ đợi khám lâu nên dễ làm tâm
lý họ khó chịu dẫn đến cau có cáu gắt hay nhiều hơn nữa là lớn tiếng và muốn gây gỗ.
TKYK là người trực tiếp tiếp xúc với những đối tượng đặt biệt này, nên kinh nghiệm
trong kỹ năng giao tiếp và cách xử trí mềm mỏng lanh lẹ sẽ giúp TKYK phần nào
thoát khỏi những trường hợp này.
2. Quản trị văn phòng
2.1 Văn phòng
2.1.1

Khái niệm văn phòng

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi
thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho họat động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực
dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho họat động của mỗi cơ quan, tổ
chức.
2.1.2

Chức năng văn phòng

Văn phòng hoặc phòng hành chánh có các chức năng sau:
− Chức năng giúp việc điều hành.
− Chức năng tham mưu tổng hợp.
− Chức năng hậu cần, quản trị.

2.1.3

Nhiệm vụ văn phòng

Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
− Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình.
− Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.

18

18


19

− Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng.
− Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.
− Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngọai.
− Duy trì họat động thường xuyên, liên tục của văn phòng.
− Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản .

2.2

Quản trị văn phòng

2.2.1 Khái niệm quản trị và quản trị văn phòng
a.

Khái niệm quản trị
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình họach định, tổ

chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
b.

Khái niệm quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng là việc họach định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và

kiểm sóat các họat động xử lý thông tin.
2.2.2 Chức năng của quản trị văn phòng
− Họach định công việc hành chánh
− Tổ chức công việc văn phòng
− Lãnh đạo công việc văn phòng
− Kiểm sóat công việc văn phòng
− Dịch vụ văn phòng.

II.

BỐ TRÍ VĂN PHÒNG VÀ CÁC TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
1. Bố trí văn phòng

Bố trí văn phòng là tổ chức, sắp xếp phòng và bàn ghế, dụng cụ sao cho
phù hợp để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên; sắp xếp sao cho việc di chuyển
tài liệu càng ngắn càng dễ kiểm sóat. Việc sắp xếp phòng ốc cho từng bộ phận
chuyên môn không khoa học, sẽ gây ra hậu quả mất rất nhiều công sức và thời gian
di chuyển luồng công việc sẽ rất phí phạm.
Khi sắp xếp các phòng làm việc cần phải theo một số nguyên tắc sau đây:

19

19

20

− Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận
− Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc
− Bố trí phòng họp chung
2. Trang thiết bị văn phòng
2.1 Máy vi tính

Là vật dụng không thể thiếu được trong các văn phòng. Nó giúp cho các thư
ký trong việc sọan thảo các văn bản, thống kê, tính tóan... và lưu trữ, quản lý
thông tin một cách tiện dụng và khoa học.
Ngòai ra, máy vi tính còn là một phương tiện hữu hiệu trong việc trao đổi, cập
nhật và tìm kiếm những thông tin cần thiết với tốc độ cao; gửi và nhận các văn
bản, tài liệu vừa nhanh chóng, không sợ thất lạc, mất mát... lại vừa ít tốn kém nhất.
2.2 Máy in

Máy in là thiết bị không thể thiếu để kết nối với máy vi tính. Đây là thiết bị
rất cần thiết để lấy những dữ liệu trong máy tính ra giấy để làm hồ sơ, chứng từ, văn
bản.
2.3 Máy scanner

Máy scanner là thiết bị dùng để chụp (nhập) những dữ liệu dạng hình ảnh
hoặc chữ viết vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu vì ta không
có file của những dữ liệu đó.
2.4 Máy photocopy

Máy photocopy giúp có được bản sao nhanh chóng và chính xác theo bản gốc.
Giúp thay thế những tài liệu cồng kềnh bằng những hồ sơ thu nhỏ để việc

lưu trữ trở nên dễ dàng hơn.
2.5 Máy fax

Cũng như máy tính và máy photocopy, máy fax giúp tiện lợi trong việc
chuyển nhận những văn bản được nhanh chóng và chính xác.
2.6 Điện thọai

20

20


21

Là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và tiện lợi nhất. Giúp cho các
cuộc đàm thọai được trực tiếp và dễ dàng hơn, công việc được giải quyết nhanh
chóng hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại.
Tuy nhiên, cần phải có những qui định, định mức sử dụng điện thọai sao cho
hợp lý và có hiệu quả.
2.7 Văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm bao gồm: hộp đựng hồ sơ, bìa trình ký, lịch, kẹp giấy, dụng
cụ dập ghim, đục lỗ, các lọai phong bì, giấy, bút, mực in... phải đầy đủ, có sẵn tại nơi
làm việc tạo nên uy tín trong công việc.
Văn phòng phẩm không nên mua lọai xấu, rẻ tiền vì chúng có thể làm hư
hỏng các trang thiết bị, mất thời gian và làm mất vẻ thẩm mỹ của văn bản.
2.8 Tủ, giá các lọai

Giá gỗ hoặc sắt để chứa những hộp đựng hồ sơ đang khai thác, sách báo tham
khảo, hoặc những vật dụng văn phòng khác.

Tủ hồ sơ, tài liệu để chứa những hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ. Tủ phải có nhiều
ngăn để lưu theo thứ tự và phải có khóa chắc chắn.
2.9 Bàn ghế các lọai

Bàn ghế có nhiều lọai phải phù hợp tùy theo yêu cầu sử dụng. Bàn ghế không
được quá cao hay quá thấp sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động

III.

XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN - ĐI
1. Xử lý công văn đến

Mỗi văn bản, thư từ, sách báo, tạp chí... do nhân viên bưu điện, liên lạc cơ
quan đem đến đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan. Khi nhận, thư ký thực hiện các
công việc sau đây:
1/ Kiểm tra để xem có đúng công văn gửi cho cơ quan mình không.
2/ Phân loại sơ bộ:
Sách báo tư liệu để riêng, công văn để riêng. Nếu công văn nhiều thì tiếp
tục phân lọai: lọai gửi thủ trưởng, lọai gửi các đơn vị (cục, vụ, ban, phòng) để riêng
21

21


22

vào từng cặp ba dây hoặc từng tờ bìa đã viết sẳn tên đơn vị, hay để vào từng ô của
tủ, giá phân lọai để phân cho nhanh chóng, tránh nhầm lẫn.
3/ Bóc bì công văn:
Tùy theo qui định cụ thể và cách tổ chức văn thư của từng cơ quan mà văn thư

bóc bì, vào sổ tất cả hay chỉ bóc bì vào sổ lọai gửi chung cho cơ quan; còn lọai gửi
các đơn vị thì chỉ vào sổ phần ghi ngòai bìa rồi chuyển giao cho văn thư đơn vị
bóc, vào sổ ở đơn vị. Những công văn “khẩn”, “hỏa tốc” cần bóc trước.
Công văn “mật”, “tối mật” nếu không được giao trách nhiệm thì phải
chuyển đến cho người đã được cơ quan giao trách nhiệm. Văn thư chỉ đăng ký số đến
ngòai bì.
Khi bóc bì tránh làm rách công văn hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu
điện... Cần sóat lại bì xem còn sót công văn không. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng
công văn ghi ngòai bì với thành phần tương ứng của công văn lấy trong bì ra và đối
chiếu với phiếu gửi (trường hợp công văn kèm phiếu gửi). Nếu có điểm nào không
khớp thì phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi.
Trường hợp công văn đến có kèm phiếu gửi thì khi nhận xong phải ký xác
nhận đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi công văn.
4/ Đóng “dấu đến”, ghi số đến và ngày đến
Sau khi đã bóc bì và rút công văn ra phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngày
đến vào công văn đến. Số đến ghi vào công văn phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi
công văn đến, ngày đến là ngày văn thư nhận công văn. Số đến (hay số thứ tự công
văn đến) ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01 tháng Giêng đến hết ngày 31 tháng
12 mỗi năm.
“Dấu đến” nên đóng rõ ràng và thống nhất vào khỏang giấy trắng phía trên,
bên trái, phần lề công văn, dưới mục “trích yếu.
5/ Vào sổ công văn đến:
Vào sổ công văn đến cũng phải đảm bảo yêu cầu như công văn đi, nghĩa là
phải ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt
những chữ chưa thông dụng.
6/ Trình công văn:
22

22

23

Sau khi vào sổ công văn đến, tùy theo chế độ văn thư của cơ quan, văn thư
phải xếp theo từng lọai để trình thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng, trưởng
phòng hành chánh xem và cho ý kiến phân phối.
7/ Chuyển giao công văn đến:
Văn thư ghi vào sổ chuyển công văn những công văn sau khi trình lãnh đạo có
ý kiến giải quyết đến địa chỉ phòng ban liên quan. Công văn nhận được ngày nào phải
phân phối ngay trong ngày đó, chậm nhất là sáng hôm sau. Đối với công văn khẩn,
thượng khẩn, hỏa tốc, mời họp phải phân phối ngay sau khi nhận được.
Ngày đến

1
05/6/2015

Số TT Nơi gửi

Số hiệu

đến

công văn

công văn tháng của

3

công văn
4

5

2
440

Phòng kế

Ngày

Trích yếu nội dung

6

76/KHTH 04/05/2015 Thông báo kế hoạch mổ

hoạch tổng

môi hàm ếch miễn phí cho

hợp

bệnh nhân nghèo

Ngư

Ghi

ời

chú

nhậ
7n

8

Xuân

Hình 4- Mẫu sổ công văn đến
2. Xử lý công văn đi

Đối với công văn đi, thư ký thực hiện các công việc sau đây:
1/ Xem xét công văn lần cuối và trình ký: Để kiểm tra xem văn bản đã đúng
thể thức chưa. Nếu phát hiện sai sót, thư ký yêu cầu bộ phận sọan thảo văn bản
sửa lại. Đóng dấu vào những công văn có chữ ký hợp lệ, không đóng dấu khống
chỉ. Dấu đóng đúng qui cách rõ ràng, không đóng ngược, chồng lên nhau, dấu
không được nhòe, đóng đè lên 1/4 đến 1/3 chữ ký về bên trái. Bên dưới con dấu có
tên và chức vụ người ký công văn.
2/ Ghi số công văn đi, ngày tháng, và trích yếu công văn vào sổ công văn đi.
Số công văn phải bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 của năm
đó. Ở những cơ quan lớn như Bộ, Tổng cục... thì các lọai quyết định, thông tư, chỉ
thị... phải lấy số riêng để dễ theo dõi. Ngày tháng trên công văn phải khớp với ngày
tháng gửi và đăng ký công văn đi.

23

23


24

3/ Vào sổ đăng ký công văn đi: Ghi những thông tin cần thiết vào sổ như:
ngày tháng của công văn, số và ký hiệu, tên lọai, trích yếu, người ký, nơi nhận.
4/ Công văn gửi đi phải lưu tại cơ quan 2 bản: 1 bản để ở bộ phận văn thư; 1
bản để tại đơn vị nơi thảo ra văn bản đó.
5/ Khi gửi công văn phải kiểm tra cẩn thận số tờ, số trang để tránh nhầm
lẫn, thừa thiếu làm ảnh hưởng đến hịêu quả công tác của cơ quan nhận. Đóng đầy
đủ các dấu chỉ mức độ mật, khẩn lên công văn theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan.
6/ Cho công văn vào phong bì: Bì làm bằng giấy có tráng nhựa bên trong hoặc
giấy không để lộ chữ của công văn ra bên ngoài. Trên bì phải ghi rõ tên và địa chỉ cơ
quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận, số công văn. Công văn tối mật phải làm 2
bì: bì trong đóng dấu mức độ mật; bì ngòai để bình thường nhưng phải dán lọai keo
khó bóc.
7/ Công văn quan trọng phải có phiếu gửi kèm để theo dõi.
8/ Giao công văn qua Bưu điện phải có sổ riêng để theo dõi đề phòng thất lạc.
Số hiệu

Ngày

công văn

tháng của

Trích yếu

Nơi nhận

Đơn vị hoặc

công văn

người giữ bản

công văn
1
25/QĐ-

2

lưu
3

20/07/15 V/v khen thưởng

RHM

Ghi chú

nhân viên

4

5

Các phòng,

Phòng

ban

TCC, RHM

6
Gửi 3 nơi

Hình 5 - Mẫu sổ công văn đi.
3. Văn thư nội bộ

Công tác văn thư là tòan bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,
tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan, doanh nghiệp.
Văn thư nội bộ được tổ chức, giải quyết như đối với văn bản đi và đến.
Các văn bản nội bộ bao gồm: các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo,
giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản...
Mỗi lọai văn bản nội bộ phải có sổ đăng ký riêng tương tự như đối với quản lý
các văn bản đi và đến, và cũng được lưu giữ như các văn bản khác.

24

24


25

4. Văn thư điện tử

Văn thư điện tử là phương tiện truyền thông bằng điện tử các lọai văn bản,
sự kiện, hình ảnh, tiếng nói... Việc truyền thông được thực hiện truyền từ máy này
qua máy khác. Các máy đó có thể là: máy fax, máy vi tính... hoặc kể cả màn hình
phục vụ trong các hội nghị từ xa.
Các thiết bị nêu trên có thể truyền qua đường dây điện thọai, qua vệ tinh…

Các công việc cần thực hiện:
- Phân lọai thư: Nếu là mail cho phòng hoặc cá nhân nào cụ thể thì chuyển tiếp vào địa

chỉ nơi đó, người đó.
- Xử lý sơ bộ: Nếu có văn bản đính kèm thì lưu vào tập tin phù hợp và/hoặc in ra để

lưu và chuyển cho các bộ phận cần sử dụng.
- Trả lời thư: Tùy vào việc có sẳn thông tin và được phép. Nếu chưa trả lời được thì:

•

Phải gửi một tin báo là đã nhận được mail và sẽ sớm trả lời kết quả.

•

Chuyển đến những nơi phù hợp.

•

Theo dõi

QUẢN LÝ HỒ SƠ BỆNH ÁN

IV.
1.
−
−
−
−
−

−
2.

Lưu trữ hồ sơ bệnh án:
Lưu theo mẫu tự
Lưu theo số
Lưu kết hợp giữa chữ và số
Lưu theo chủ đề
Lưu theo địa danh
Lưu theo trình tự thời gian
Nguyên tắc chung:
Tất cả hồ sơ cần ghi rõ ràng, chữ viết dễ đọc, dễ xem. Mỗi bệnh viện có thể có

những quy định riêng nhưng đều phải tuân theo những nguyên tắc chung.
3. Nguyên tắc sử dụng và ghi chép hồ sơ
− Tất cả các tiêu đề trong HSBA phải được ghi chép chính xác, hoàn chỉnh (họ tên bệnh

nhân, địa chỉ, khoa điều trị).

25

25