Tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty trách nhiệm hữu hạn LIVAX việt nam

LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, một trong những yếu tố quan trọng ảnh
hưởng rất lớn đến sự hình thành và phát triển của một doanh nghiệp, đó là vốn. Nhưng
điều quan trọng đó là việc sử dụng đồng vốn bằng cách nào để mang lại hiệu quả kinh
tế cao nhất cho doanh nghiệp. Đó chính là vấn đề hiện nay các doanh nghiệp phải
đương đầu.
Mục tiêu cuối cùng và cao nhất của doanh nghiệp là vấn đề lợi nhuận tối đa, đòi
hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao trình độ quản lí sản xuất kinh doanh, đặc
biệt trong quản lí và sử dụng vốn là yếu tố hết sức quan trọng có ý nghĩa quyết định
đến sự sống còn của doanh nghiệp thông qua các kết quả và hiệu quả kinh tế đạt được
trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy nền kinh tế chuyển từ cơ chế hạch toán tập trung sang cơ chế thị trường
theo định hướng XHCN, cùng với sự cạnh tranh gay gắt của các thành phần kinh tế đòi
hỏi các doanh nghiệp phải có các phương án sử dụng sao cho hợp lí, tiết kiệm và đạt
hiệu quả kinh tế cao nhất, từ đó chọn ra tiền đề vững chắc cho hoạt động trong tương
lai của doanh nghiệp.
Là một sinh viên sắp ra trường, tôi rất muốn vận dụng những kiến thức đã học ở
nhà trường cùng với tình hình thực tế tại công ty để hạch toán, nghiên cứu và đề ra
một số biện pháp nhằm làm cho hoạt động liên doanh của công ty ngày càng vững
mạnh.
Nhận thức được tầm quan trọng trên, trong quá trình thực tập tạị Công ty trách nhiệm
hữu hạn LIVAX Việt Nam tôi quyết định chọn đề tài "Tổ Chức Kế toán vốn
bằng tiền tại Công ty trách nhiệm hữu hạn LIVAX Việt Nam" để làm chuyên
đề thực tập cho mình.
* Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH LIVAX
Việt Nam
Chương 3: Biện pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH
LIVAX Việt Nam

1


CHNG 1
Lí LUN CHUNG V T CHC K TON VN BNG TIN
TRONG DOANH NGHIP
1.1. Tng quan v vn bng tin trong doanh nghip
1.1.1. Khỏi nim, c im vn bng tin
a. Khỏi nim vn bng tin
Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dới
hình thái giá trị và thực hiện chức năng phơng tiện thanh toán trong quá trình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào
cũng có và sử dụng.
b. c im vn bng tin
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa đợc sử dụng để đáp ứng nhu
cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật t, hàng hoá sản
xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì
vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đũi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt
chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tợng của sự gian lận và ăn
cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng
tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng
tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nớc.
Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không đợc vợt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thơng
mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.
c. Nhiệm vụ.
Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các
nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn
bằng tiền.

- Giám đốc thờng xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh
toán, kỷ luật tín dụng.
- Hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thờng xuyên kiểm tra đối chiếu số
liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời.
d. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm :
- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là đồng Việt Nam để
phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ
kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó.
- Đối với vàng, bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp
dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi
số lợng trọng lợng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ. Giá nhập vào

2


trong kỳ đợc tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể đợc tính theo một trong các phơng pháp sau:
+ Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập
trong kỳ.
+ Phơng pháp giá thực tế nhập trớc, xuất trớc.
+ Phơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất trớc.
- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tợng, chất lợng ... Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim
khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác.
Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ
giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế
hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.
1.1.2. Phõn loi vn bng tin
Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp đợc chia thành:
- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam phát hành và đợc sử dụng làm phơng tiện giao dịch chính thức đối với

toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng
Nhà nớc Việt Nam phát hành nhng đợc phép lu hành chính thức trên thị tròng Việt nam
nh các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY),
đô là Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM) ...
- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên đợc lu trữ chủ yếu là vì
mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thờng khác chứ không phải vì mục đích thanh
toán trong kinh doanh.
- Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân
phiếu hiện đang đợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng
ngày trong sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà
doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng.
- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vn động để hoàn thành chức năng
phơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng
thái khác.
1.1.3. V trớ, vai trũ ca vn bng tin trong doanh nghip
Trong quỏ trỡnh sn xut kinh doanh Vn bng tin va c s dng ỏp
ng nhu cu v thnh toỏn cỏc khon n ca doanh nghip hoc mua sm vt t, hng
húa sn xut kinh doanh, va l kt qu ca ca vic mua bỏn hoc thu hi cỏc khon
n. Thiu vn l mt trong nhng tr ngi v l mt trong nhng nguyờn nhõn kỡm
hóm s phỏt trin ca doanh nghip. Do ú vn bng tin úng mt vai trũ rt quan
trng, m bo cho cụng tỏc sn xut, kinh doanh c liờn tc em li hiu qu cho
doanh nghip.
1.1.4. Yờu cu qun lý vn bng tin

3

- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là đồng Việt Nam để
phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ
kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp
dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi
số lợng trọng lợng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ. Giá nhập vào
trong kỳ đợc tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể đợc tính theo một trong các phơng pháp sau:
+ Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập
trong kỳ.
+ Phơng pháp giá thực tế nhập trớc, xuất trớc.
+ Phơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất trớc.
- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tợng, chất lợng ... Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim
khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác.
Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ
giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế
hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.

4


1.2. Lý lun v t chc k toỏn vn bng tin trong doanh nghip
1.2.1. Nhim v k toỏn
Thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ
thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh
nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán.
1.2.2. Chng t s dng
- Lnh thu chi
- Giy tm ng
- Giy thanh toỏn tm ng

- Húa n bỏn hng
- Biờn lai thu tin
- Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng.
- Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ
nhiệm thu.
1.2.3. Ti khon s dng
- Ti khon 111
Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 Tiền mặt. Kết cấu và
nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:
Bên nợ:
+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
nhập quỹ, nhập kho.
+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh.
Bên có:
+ Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng , bạc hiện
còn tồn quỹ.
+ Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh.
- D nợ : Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn
tồn quỹ.
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.
- Tài khoản 111.1 Tiền Việt Nam phản ánh tình hình thu, chi, thừa , thiếu, tồn quỹ
tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp.
- Tài khoản 111.2 Tiền ngoại tệ phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, điều chỉnh
tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam.
- Tài khoản 111.3 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh giá trị vàng, bạc, kim
khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu , tồn quỹ theo giá mua thực tế.
Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK 111 là các
phiếu chi.

c) Trình tự hạch toán:
* Trờng hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán :
- Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam :

5


Nợ TK 111(111.2) : (ghi theo tỷ giá hạch toán)
Có TK 111(111.1), 331, 311 : (ghi theo tỷ giá thực tế)
Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (nếu có)
- Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ:
Nợ TK 111 (111.2) : ghi theo tỷ giá hạch toán
Có TK 511: Ghi theo tỷ giá thực tế
Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có)
- Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ :
Nợ TK 111 (111.2)
Có TK 131
- Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam :
Nợ TK 111 (1111) : Giá bán thực tế
Có TK 111 (1112) : Tỷ giá hạch toán.
Nợ TK 811: Nếu giá bán thực tế nhỏ hơn giá hạch toán,
Có TK 711: Nếu giá bán thực tế lớn hơn giá hạch toán.
- Mua vật t hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ:
Nợ TK 211, 214, 151, 152, 153, 627, 641, 641 : Tỷ giá thực tế
Có TK 111(1112) : Tỷ giá hạch toán
Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có)
- Trả nợ nhà cung cấp bằng ngoại tệ:
Nợ TK 331
Có TK 111 (111.2)
- Điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ.

Khi chuẩn bị thực hiện điều chỉnh tỷ gía ngoại tệ, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm
kê ngoại tệ tại quỹ, gửi Ngân hàng ... đồng thời dựa vào mức chênh lệch tỷ giá ngoại tệ
thực tế và hạch toán để xác định mức điều chỉnh.
Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch toán thì phần chênh lệch do
tỷ giá tăng kế toán ghi:
Nợ TK 111 (111.2)
Có TK 413
Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì mức chênh lệch do tỷ giá
giảm đợc ghi ngợc lại:
Nợ TK 413
Có TK 111 (111.2)
* Trờng hợp doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán :
- Mua ngoại tệ trả bằng tiền Việt Nam :
Nợ TK 111 (1112) : Giá mua thực tế
Có TK 111 (1111) : Giá mua thực tế
- Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ :
Nợ TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế.
Nợ TK 131 : Tỷ giá hạch toán.
Có TK 511 : Tỷ giá thực tế.
- Thu các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ nhập quỹ
Nợ TK 111(111.2) : Theo tỷ giá thực tế
Có TK 131 : Theo tỷ giá bình quân thực tế nợ

6


Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá bình quân thực tế nợ nhỏ
hơn tỷ giá bình quân thực tế)
(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá bình quâ thực tế nợ lớn hon tỷ giá bình quân
thực tế)

- Xuất ngoại tệ mua vật t, hàng hoá, TSCĐ, chi trả các khoản chi phí:
Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 627, 641, 641 .. (Tỷ giá thực tế)
Có TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế bình quân.
Có TK 413 : (Số chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá thực tế
bình quân)
- Xuất ngoại tệ trả nợ cho ngời bán:
Nợ TK 331 : Tỷ giá nhận nợ
Có TK 111 (111.2) : Tỷ giá thực tế
Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế.
(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế)
Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá
lại sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý.
+ Nếu chênh lệch giảm:
Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá
Có TK 111 (1112)
+ Nếu chênh lệch tăng:
Nợ TK 111 (1112)
Có TK 413
- Ti khon 112
Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) đợc thực hiện trên tài khoản 112- TGNH.
Kết cấu và nội dung của tài khoản này nh sau:
Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng.
Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng.
D nợ: Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng.
Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai :
+ TK 112.1-Tiền Việt Nam : Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng.
+ TK 112.2- Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy
đổi ra đồng Việt Nam.
+ TK 112.3- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí
quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng.

1.2.4 Phng phỏp k toỏn
Chứng từ kế toán là những phơng tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp
pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh
nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phơng pháp tính
toán, nội dung ghi chép quy định. Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ
tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy
ra nghiệp vụ cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, ngời lập chứng từ ...

7


Cũng nh các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn
bằng tiền luôn thờng xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó đợc xác định
bởi khâu sau:
- Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thờng xuyên và hết sức đa dạng nên
chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau. Bởi
vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp
đồng ... mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nớc quy
định và có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan.
- Kiểm tra chứng từ : Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp
lý của chứng từ : Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của ngời có liên quan, tính
chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đợc kiểm tra nó mới đợc sử
dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông
tin cho ngời quản lý phần hành này:
+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với
yêu cầu ghi sổ kế toán.
+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.
- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ
sau khi ghi sổ kế toán phải đợc bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số

liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Lu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu
lịch sử kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán,
chứng từ đợc chuyển sang lu trữ theo nguyên tắc.
+ Chứng từ không bị mất.
+ Khi cần có thể tìm lại đợc nhanh chóng.
+ Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ sẽ đợc đa ra huỷ.
K toỏn tin mt, tin gi ngõn hng.
* K toỏn tin mt l VN
- Nguyờn tc hch toỏn
Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên Tk 111:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí
quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ.
- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác ký cợc,
ký quỹ tại đơn vị thì quản lý và hạch toán nh các loại tài sản bằng tiền của đơn vị.
Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về
cân đo đong đếm số lợng, trọng lợng và giám định chất lợng, sau đó tiến hành niêm
phong có xác nhận của ngời ký cợc, ký quỹ trên dấu niêm phong.
- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập, xuất
vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của ngời nhận, ngời giao, ngời cho
phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán.
- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự
phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá

8


quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, kim khí qúy, đá quý
nhận ký cợc phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ.
- Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụ xuất

nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ
phải thờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu trên
sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác
định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa
hoặc thiếu hụt.
- cỏc khon thu chi bng VN
a) Các nghiệp vụ tăng :
Nợ TK 111(111.1) : Số tiền nhập quỹ.
Có TK 511 : Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ.
Có TK 711 : Thu tiền từ hoạt động tài chính.
Có TK 112 : Rút tiền từ ngân hàng.
Có TK 131, 136, 141 : Thu hồi các khoản nợ phải thu.
Có TK 121,128,138: Thu hồi các khoản vốn đầu t ngắn hạn, các khoản
cho vay, ký cợc, ký quỹ bằng tiền.
b) Các nghiệp vụ giảm :
Nợ Tk 112 : Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng.
Nợ TK 121, 221 : Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn
Nợ TK 211, 213 : Mua tài sản cố định đa vào sử dụng.
Nợ Tk 241 : Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm.
Nợ TK 152, 153, 156 : Mua hàng hoá, vật t nhập kho ( theo phơng pháp kê khai
thờng xuyên)
Nợ TK 611 : Mua hàng hoá, vật t nhập kho (theo kiểm kê định kỳ)
Nợ Tk 311, 315 : Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả.
Nợ TK 331, 333, 334 : Thanh toán với khách, nộp thuế và khoản khác cho ngân
sách, thanh toán lơng và các khoản cho CNV.
..........................................
Có TK 111 (111.1) Số tiền thực xuất quỹ.
- Trỡnh t hch toỏn tin mt.

9

TK 511, 512

Sơ đồ tổng hợp thể hiện quá trình hạch toán
thu chi tiền mặt
TK 111
T K112

Doanh thu bán hàng, SP, DV

Gửi tiền mặt vào NH

Tk 711

TK 121, 128

Thu nhập hoạt động tài chính,
Hoạt động bất thờng
TK 112
Rút TGNH về quỹ
TK 131, 136
141
Thu hồi các khoản nợ phải thu
TK 121,128
221,222,228
Thu hồi các khoản đầu t,
Ký cợc, ký quỹ

Mua chứng khoán, góp vốn,

liên doanh, đầu t TSCĐ
TK 152, 153
156,611,211
Mua vật t, hàng hoá,
TSCĐ

Các chi phí bằng tiền mặt

TK 331,315
331,333,334

Trả các khoản nợ phải trả

TK 142,242
Xuất tiền đi thế chấp, ký quỹ
Ký cợc

TK 142,241,
627,614,642

TK414,415,
431
Bổ xung quỹ

TK338,344
Nhận tiền do đơn vị khác ký
cợc, ký quỹ
TK 338
Tiền mặt thừa quỹ khi kiểm kê

TK 138
Tiền mặt thiếu quỹ khi kiểm kê

* Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 112- TGNH:
- Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉ đợc phép phát
hành trong phạm vi số d tiền gửi của mình. Nếu phát hành quá số d là doanh nghiệp vi
phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định. Chính vì vậy, kế toán

10


trởng phải thờng xuyên phản ánh đợc số d tài khoản phát hành các chứng từ thanh
toán.
- Khi nhận đợc các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu
với các chứng từ gốc kèm theo. Trờng hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán
của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì
doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp
thời. Nếu đến cuối kỳ vẫn cha xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ
theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng. Số chênh lệch đợc ghi vào các Tài khoản
chờ xử lý. (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý). Sang
kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số
liệu đã ghi sổ.
- Trờng hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải tổ chức
hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi
phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. kế toán phải mở sổ chi tiết để
giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên.
Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng:
Việc thực hiện quy đổi từ ngoại tệ tại Ngân hàng sang đồng Việt Nam đợc thực hiện
tơng tự nh đồng ngoại tệ tại quỹ cơ quan.

11


Sơ đồ hạch toán
TK 112

TK 111
Gửi tiền vào NH
TK511,512

Doanh thu bán sản phẩm hàng
hoá, dịch vụ
TK131,136, 141

TK111
Rút tiền gửi NH
TK152,153
156,611
Mua vật t hàng hoá

Thu hồi các khoản nợ phải thu
TK 121,128
221,222
Thu hồi vốn đầu t bằng
chuyển khoản

TK 211,213
214
Mua TCSĐ, thanh toán,

chi phí XDCB

TK338,334
Nhận ký cợc, ký quỹ của
đơn vị khác
TK142,242
Thu hồi tiền ký cợc, ký quỹ
TK411,441
451, 461

TK311,315,
331,333,336,338
Thanh toán các khoản nợ
phải trả
TK121,128
Mua chứng khoán, góp
vốn liên doanh
TK142,242

-Nhận vốn liên doanh do ngân Xuất tiền ký cợc,ký quỹ
sách cấp, cổ đông góp
-Nhận tiền cấp dới nộp lên để
TK627,641,642
lập quỹ quản lý cấp trên.
-Nhận kinh phí sự nghiệp
Thanh toán các khoản
TK711
chi phí phục vụ SX
Thu nhập hoạt động tài chính,
hoạt động bất thờng

* K toỏn tin mt l Ngoi t
- Nguyờn tc hch toỏn
- Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật t, hàng hoá, tài sản cố định .... dù
doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ
bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của
Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
- Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản
phải thu, phải trả đợc ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng

12


Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh. Các khoản chênh lệch tỷ
giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc hạch toán vào TK 413- Chênh
lệch tỷ giá.
- Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá
hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả. Số chênh lệch giữa tỷ giá
hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh đ ợc
hach toán vào tài khoản 413.
Kết cấu tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá.
Bên Nợ :
+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật t, hàng
hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ.
+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả có
gốc ngoại tệ.
+ Xử lý chênh lệch tỷ giá.
Bên Có :
+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật t, hàng
hoá và nợ phải thu có gốc ngoại tệ.

+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của các khoản nợ phải trả có
gốc ngoại tệ.
+ Xử lý chênh lệch tỷ giá.
Tài khoản này cuối kỳ có thể d Có hoặc d Nợ.
D Nợ: Chênh lệch tỷ giá cần phải đợc xử lý.
D Có: Chênh lệch tỷ giá còn lại.
Số chênh lệch tỷ giá trên TK 413- Chênh lệch tỷ giá, chỉ đợc sử lý (ghi tăng hoặc
giảm vốn kinh doanh, hạch toán vào lãi hoặc lỗ) khi có quyết định của cơ quan có thẩm
quyền.
Riêng đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp vụ mua
bán ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế phát sinh.
Chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá bán ra của ngoại tệ đợc hạch toán vào tài
khoản 711- "Thu nhập từ hoạt động tài chính" hoặc TK 811- Chi phí cho hoạt động tài
chính.
Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ :
- Các loại tỷ giá :
+ Tỷ giá thực tế: là tỷ giá ngoại tệ đợc xác định theo các căn cứ có tính chất
khách quan nh giá mua, tỷ giá do ngân hàng công bố.
+ Tỷ giá hạch toán: là tỷ giá ổn định trong một kỳ hạch toán, thờng đợc xác
định bằng tỷ gía thực tế lúc đầu kỳ.
- Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ nh sau:
+ Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngân hàng
công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách hàng chấp nhận nợ
bằng ngoại tệ.
+ Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phơng pháp khác nhau nh nhập trớc xuất
trớc, nhập sau xuất trớc, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại .....
+ Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ đợc tính bằng tỷ giá thực tế tại thời điểm
ghi nhận nợ.

13

+ Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản đợc tính theo tỷ giá thực tế tại
thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp)
- Cỏc khon thu chi bng ngoi t
- Trỡnh t hch toỏn tin mt
1.2.5. T chc s k toỏn
1.2.6.1 Hỡnh thc Nht ký chung
Tt c cỏc nghip v kinh t, ti chớnh phỏt sinh u phi c ghi vo S nht
ký, m trng tõm l s Nht ký chung, theo trỡnh t thi gian phỏt sinh v theo ni
dung kinh t (nh khon k toỏn) ca nghip v ú. Sau ú ly s liu trờn cỏc s
Nht ký ghi S cỏi theo tng nghip v phỏt sinh. Cỏc loi s ch yu ca hỡnh thc
ny l: S nht ký chung, s nht ký c bit, S cỏi, cỏc s k toỏn chi tit.
Quy trỡnh luõn chuyn chng t c thc hin theo trỡnh t sau õy:
Th nht: Hng ngy cn c vo chng t gc, k toỏn ghi vo nht ký chung
theo th t thi gian v theo mi quan h i ng TK k toỏn sau s liu trờn NKC
s c ghi chuyn sang s cỏi cỏc TK
Th hai: i vi cỏc nht ký chuyờn dựng, hng ngy cn c vo chng t gc,
nh khon k toỏn ghi vo cỏc nht ký chuyờn dựng sau ú nh k tng hp s liu
trờn cỏc nht ký chuyờn dựng ghi vo s cỏi.
Th ba: Cui k, k toỏn tin hnh khúa s cỏi, tớnh tng s phỏt sinh bờnh N,
Cú (cng s), tớnh s d cui k ca tng s cỏi (khúa s cỏi) sau ú k toỏn lp bng
i chiu s phỏt sinh v cui cựng lp bng cõn i k toỏn v cỏc bỏo cỏo ti chớnh
k toỏn khỏc ca cụng ty.
Cui cựng khi chng t gc ghi vo NKC, nht ký chuyờn dựng, nu cỏc chng
t gc cú liờn quan n cỏc i tng k toỏn chi tit, k toỏn phi ghi vo cỏc s th
k toỏn chi tit. Cui k k toỏn tin hnh khúa s th k toỏn chi tit, lp bng tng
hp chi tit s phỏt sinh sau ú i chiu kim tra vi s liu bng i chiu s phỏt
sinh m bo khp ỳng.
1.2.6.2 Hỡnh thc k toỏn Chng t ghi s

c trng c bn ca hỡnh thc ny l: Cn c trc tip ghi s k toỏn tng
hp l Chng t ghi s". Vic ghi s bao gm:
- Ghi theo trỡnh t thi gian trờn s ng ký chng t ghi s
- Ghi theo ni dung ng ký trờn s cỏi.
Chng t ghi s do k toỏn lp trờn c s tng chng t k toỏn hoc bng tng
hp chng t k toỏn cựng loi, cú cựng ni dung kinh t. Chng t ghi s c ỏnh
s hiu liờn tc trong tng thỏng hoc c nm v cú chng t k toỏn ớnh kốm v
phi c k toỏn trng duyt trc khi ghi s k toỏn.

14


Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Thứ nhất: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập
Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ,
sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập
Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Thứ hai: Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát
sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ
Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Thứ ba: Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp
chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát
sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và
bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng
số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư
của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản
tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

1.2.6.3 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
Tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của các tài khoản
kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời
gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Các
loại sổ chủ yếu: Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, Sổ chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ:
Thứ nhất: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số
liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính
chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng
phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì
căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào
Nhật ký - Chứng từ.

15


Thứ hai: Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra,
đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng
hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực
tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi
trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng
tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ,
Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
1.2.6.4 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự
thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế
toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái là
các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Các loại sổ chủ yếu dùng trong hình thức này là: Nhật ký - Sổ cái, các sổ kế
toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:
Thứ nhất: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi
trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,
…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ
Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Thứ hai: Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh
trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành
cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài
khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát
sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý
đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng
kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.

16


Thứ ba: Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký
- Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền "Phát sinh" ở phần Nhật Ký = Tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả

các Tài khoản = Tổng số tiền phát sinh Có của các tài khoản
Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
Thứ tư: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu
khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên
“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư
cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ
được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
1.2.6.5 Hình thức kế toán máy
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế
toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Các loại sổ của hình thức
kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình
thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Thứ nhất: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định
tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu
được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế
toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Thứ hai: Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện
các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu
tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung
thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối
chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi

bằng tay.

17


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
TẠI CÔNG TY TNHH LIVAX VIỆT NAM
2.1. Khái quát về Công ty TNHH LIVAX Việt Nam.
Tên đơn vị : Livax Vietnam., Ltd
Trụ sở công ty :Khu công nghiệp Đồ Sơn Hải Phòng, quận Đồ Sơn Hải Phòng,
Thành Phố Hải Phòng.
Đại diện pháp luật: Makihiko baba
Số điện thoại công ty :0313.3816.532
Giấy phép kinh doanh số 60/GP-KCN-HP ngày cấp 09/11/2005. Mã số thuế của
công ty là 0201018529
2.2.1. Quá trình hình thành và phát triển

18


Cụng ty TNHH LIVAX Vit Nam c u t 100% t cụng ty m LIVAX
Japan.
Vi hn 60 nm kinh nghim trong ngnh sn xut ni tht, tt c cỏc
phng phỏp sn xut ca LIVAX Vit Nam u tuõn th theo tiờu chun cht lng
Nht Bn, vỡ vy sn phm ca LIVAX Vit Nam ó lm hi lũng cỏc khỏch hng
Nht ngay t khi nh mỏy va i vo hot ng nm 2006. Ngy nay, LIVAX c
bit n trờn ton Nht Bn nh l mt thng hiu tiờu biu cho dũng sn phm sofa
cht lng cao vi nhng tớnh nng c ỏo
- Mt s ch tiờu ch yu ca Cụng ty trong 3 nm gn nht.

Bng 1.1: MT S CH TIấU CH YU CA DOANH NGHIP
Ch tiờu

Nm 2013

Nm 2014

Nm 2015

1. Tng doanh thu, thu nhp

19.975.539.275 28.132.925.011 41.348.965.836

2. Tng chi phớ

17.587.648.899 25.480.493.984 34.211.040.684

3. Li nhun
4. Thu np Ngõn sỏch Nh nc
5. Tng qu lng thc t
6. S lao ng bỡnh quõn

2.387.890.360
650.782.590

2.652.431.030
889.863.265

7.137.925.152
1.925.635.592

681.798.000

792.542.000

985.980.000

115

130

145

5.928.678
6.096.476
6.799.862
7. TN bỡnh quõn ngi/thỏng
2.2.2. T chc b mỏy qun lý
Trong nhng nm hot ng ca mỡnh Cụng ty ó xõy dng c c ch hot
ng sn xut trong ni b mt cỏch hp lý, ú l s phõn cp rừ rang v chc trỏch
quyn hn ca cỏc n v ni b, cỏc phõn xng. Phỏt huy mt cỏch trit tớnh ch
ng tớch cc trong hot ng sn xut c bit l cỏc vn khai thỏc th trng, t
chc sn xut.

2.2. Khỏi quỏt t chc cụng tỏc k toỏn ti Cụng ty TNHH LIVAX Vit
Nam.
2.2.1. T chc b mỏy k toỏn
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Trởng phòng

kế toán

Kế toán
công nợ

Kế toán
thuế

kế toán
lơng

Thủ quỹ

19


2.2.2. Chớnh sỏch v phng phỏp k toỏn
Do tình hình kinh doanh mang tính chất phân tán, để tạo sự năng động trong
điều hành sản xuất, công ty đã quản lý và cung cấp một số chất chủ yếu cho các cửa
hàng , đồng thời đảm bảo đầy đủ nhu cầu về tài chính cho công ty. Các cửa hàng tự
quyết định phơng án bán hàng, tổ chức bán hàng theo kế hoạch đề ra. Mọi chứng từ thu
chi tài chính đều phải đợc thống kê giao cho phòng kế toán tài vụ công ty để hạch toán
chung toàn công ty .
+ Phơng thức hạch toán: Công ty áp dụng phơng pháp hạch toán báo cáo ở các cửa
hàng. Hạch toán tập trung tại phòng tài chính kế toán công ty theo hình thức chứng từ
ghi sổ
2.3. Thc trng t chc k toỏn ti Cụng ty TNHH LIVAX Vit Nam.
Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty bao gồm các khâu sau:
* Chứng từ phát sinh trớc khi đến phòng kế toán gồm:
* Kiểm tra và thực hiện phần hành :

* Tập hợp, lu trữ chứng từ:
2.3.1. c im vn bng tin ti Cụng ty TNHH LIVAX Vit Nam
Vốn bằng tiền hiện có của Công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân
hàng, kho bạc. Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản tiền này.
- Tin mt ti qu
- Tin gi ti ngõn hng, khoa.
2.3.2. Thc trng t chc k toỏn vn bng tin ti Cụng ty TNHH LIVAX Vit
Nam
2.3.2.1 Chng t k toỏn
- Lnh thu chi
- Giy tm ng
- Giy thanh toỏn tm ng
- Húa n bỏn hng
- Biờn lai thu tin
- Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng.
- Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ
nhiệm thu.
2.3.2.2 Ti khon k toỏn s dng
- Ti khon 111
- Ti khon 112

20


- Ti khon 511
- Ti khon 413
- Ti khon 131
- Ti khon 711
2.3.2.3 S sỏch k toỏn s dng
- S th k toỏn chi tit

- S qu
- S ng ký chng t
- S cỏi
2.3.2.4 Trỡnh t hch toỏn
Trỡnh t hoch toỏn ca cụng ty theo hỡnh thc chng t ghi s
2.3.2.5 Mt s vớ d minh ho
Kế toán tiền mặt.
Hình thức hạch toán chứng từ ghi sổ:Căn cứ vào các chứng từ thu,chi để lập chứng từ
ghi sổ.Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đợc ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổđể lấy số
hiệu sau đó căn cứ và chứng t ghi sổ để ghi vào sổ cái.Số liệu từ các chứng từ thu,chi
cũng đợc dùng để ghi vào các sổ quỹ và sổ kế toán chi tiết.
Trong năm 2014 đã hoàn thành nhiều kế hoach bán hàng đề ra làm doanh thu cao
quỹ tiền mặt của Công ty tăng. Để phục vụ cho các cửa hàng đợc tốt hơn Công ty
đã chi một số tiền tơng đối lớn Công ty chi tiền mua vật t, công cụ dụng cụ, nâng
cấp các thiết bị dụng cụ cho việc bán hàng đợc tốt hơn, Công ty cũng đã nhợng bán
một số tài sản mà Công ty không sử dụng nữa, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán
lập các định khoản làm tăng lợng tiền mặt cuả Công ty trong tháng 10(Trích một số
nghiệp vụ)
- 7/10 Công ty nhợng bán máy phôtô trị giá 10.543.720 bao gồm cả thuế GTGT
10%. Khách hàng đả thanh toán bằng tiên mặt.
Nợ TK 111
: 10.543.720đ
Có TK 333 : 985.520đ
Có TK 711 : 9.585.200đ
-11/10 Xuất bán cho công ty cổ phần Bình An 6 500 lít xăng M90 tổng giá
thanh toán cả thuế là 34.784.750đ
Nợ TK111:34.784.750đ
Có TK511:
31.622.500đ
Có TK333:

3.162.250đ
- 15/10 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt với số tiền là 670 triệu
đồng
Nợ TK 111
: 670.000.000đ
Có TK 112 : 670.000.000đ
-16/10 Công ty TNHH Hồng Vân thanh toán số nợ kỳ trớc bằng tiền mặt
45.000.000đ
Nợ TK111:45.000.000đ

21


Có TK131:
45.000.000đ
-22/10 Chị Trần Thị Loan thanh toán số tiền thừa tạm ứnglà 3.245.000đ
Nợ TK111: 3.245.000đ
Có TK141:
3.245.000đ
- 28/10 Công ty nhận báo cáo doanh thu của cửa hàng số 1
Nợ TK 111
: 361.900.000đ
Có TK 511 : 329.000.000đ
Có TK 333 : 32.900.000đ

Cụng ty TNHH LIVAX Vit Nam
Phiếu thu
Ngày 7/10/2014
Nợ TK: 111
Có TK: 333,711

Họ tên ngời nộp: Nguyễn Văn Hùng
Địa chỉ: Phòng kế toán nhợng bán 1 máy photo.
Số tiền: 10.543.720đ
Đã nhận đủ số tiền: mời triêu năm trăm bốn ba nghìn bảy trăm hai mơi đồng
Ngày 7/10/2014
Thủ trởng đơn vị
(Ký tên họ)

Kế toán trởng
(Ký, tên họ)

Nguyn ỡnh Li

Nguyn Th Ngoan

Thủ Quỹ
(Ký, tên họ)

Ngời nộp
(Ký, tên họ)

22


Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại.
Loại chứng từ gốc: Phiếu thu
Tháng 10 năm 2014
Chứng từ
SH
NT

.
7/10

Diễn giải
.
nhợng bán máy photo

11/10

Bán xăng cho công ty CP B.An


15/10
16/10
.
22/10
.
28/10

.
Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ
Công ty TNHH Hồng Vân TT Nợ
..
Thanh toán thừa tạm ứng
..
Công ty nhận báo cáo doanh thu

.

Cộng

Đơn vị : đồng
TK đối
Số tiền
ứng
..
333
985.820
711
9.858.200
511
31.622.500
333
3.162.250
..
112
670.000.000
131
45.000.000
..
141
3.245.000
.
511
329.000.000
333
32.900.000
1.026.721.000

* Ngoài ra các nghiệp vụ phát sinh làm giảm quỹ tiền mặt của công ty .:
- Ngày 5/10 mua dầu diêsel của công ty xăng dầu khu vực I
Nợ TK 156
: 86.941.100đ
Nợ TK 133
: 8.694.110đ
Có TK 111 : 95.635.210đ
-Ngày 7/10 Tạm ứng cho anh Bùi Thanh Tâm số tiền 10.000.000đ
Nợ TK 141: 10.000.000đ
Có TK 111:
10.000.000đ
-Ngày 10/10 Công ty mua một máy vi tính trị gia 7.218.750đ bao gồ cả thuế
GTGT 10%. Công ty đẫ thanh toán bằng tiền mặt.
Nợ TK 211 : 6.562.500đ
Nợ TK 133
: 565.250đ
Có TK 111 : 7.218.750đ

23


- Ngày 12/10 Công ty thanh toán nợ kỳ trớc ch tổng công ty xăng dầu Việt
Nam.Tổng số thanh toán là 315.769.000đ
Nợ TK 331 : 315.769.000đ
Có TK 111
: 315.769.000đ
- Ngày 17/10 Thuê sửa chữa sân sau nhà kho số tiền phải trả 5.100.000 bao gồ
thuế GTGT 10% công ty đã thanh toán bằng tiền mặt
Nợ TK 241 : 4.100.000đ

Nợ TK 133 : 410.000đ
Có TK 111 :
5.100.000đ
-Ngày 25/10 Rút tiền mặt gửi ngân hàng số tiền là 150.000.000đ
Nợ TK112:
150.000.000đ
Có TK111:
150.000.000đ
- Ngày 28/10 Nhận đợc hoá đơn tiền điện của công ty điện lực số tiền phải thanh
toán là 3.740.000đ
Nợ TK 641,642
: 3.400.000đ
Nợ TK 133
: 340.000đ
Có TK 111 :
3.740.000đ

24


Cụng ty TNHH LIVAX Vit Nam
Phiếu chi
Ngày 5 tháng 10 năm 2014

Nợ TK: 156
Nợ TK:133
Có TK: 111

Họ tên ngời nhận: Nguyễn Văn Tuyến
Địa chỉ: Công ty xăng dầu khu vực I

Lý do: Để mua dầu
Số tiền: 95.635.210đ
(Bằng chữ: Chín năm triệu sáu trăm ba năm nghìn hai trăm mơừi đồng)
Đã nhận đủ số tiền: Chín năm triệu sáu trăm ba năm nghìn hai trăm mơừi đồng
Ngày 2/11/2013
Thủ trởng đơn vị
Kế toán trởng
Thủ Quỹ
Ngời nhận
(Ký tên họ)
(Ký, tên họ)
(Ký, tên họ)
(Ký, tên họ)
Nguyn ỡnh Li

Nguyn Th Ngoan

25