Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Đoàn Thành

1
Chuyên đề tốt nghiệp
Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên
vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn
Đoàn Thành
2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu,
phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu
Là một công ty chuyên sản xuất kinh doanh rợu vang hoa quả các loại,
do vậy nguyên vật liệu sử dụng mang những đặc điểm hết sức riêng biệt, không
giống với các loại nguyên vật liệu của các doanh nghiệp khác. ở Công ty,
nguyên vật liệu tồn kho chiếm 35% trong tổng giá trị hàng tồn kho đồng thời
giá trị vật liệu chiếm tới 70% trong giá thành sản phẩm. Do đó, với Công ty,
chất lợng, số lợng, phẩm chất của nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định trong
việc sản xuất ra sản phẩm có chất lợng.
Nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là các loại hoa quả tơi nh: táo, dứa,
dâu, nho Các loại nguyên vật liệu này không phải lúc nào cũng sẵn có mà
phải theo mùa vụ. Vì vậy, Công ty phải chú trọng vào việc thu mua và dự trữ
nguyên vật liệu cho phù hợp. Hơn nữa, là thực phẩm, các loại hoa quả để sản
xuất sẽ rất dễ h hỏng làm giảm chất lợng, do đó cần có biện pháp thu mua, bảo
quản và dự trữ để quá trình sản xuất diễn ra thờng xuyên, liên tục.
2.1.1 Quản lý nguyên vật liệu
Tại Công ty, nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong trong
tổng chi phí phát sinh. Ngoài ra, các nghiệp vụ về nguyên vật liệu tại Công ty
thờng xuyên diễn ra thờng xuyên, đa dạng về chủng loại nên đòi hỏi phải đợc
bảo quản nghiêm ngặt. Để đánh giá hiệu quả các nghiệp vụ nguyên vật liệu tại
Công ty ta tiến hành phân tích trên một số mặt sau:
1
1
2
Chuyên đề tốt nghiệp

+ Về tổ chức quản lý nguyên vật liệu
Công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt số lợng và chủng loại đợc
thực hiện ở phòng kế hoạch vật t. Do nguyên vật liệu sử dụng ở Công ty là
các loại nguyên vật liệu theo mùa vụ không phải lúc nào cũng sẵn có, vì vậy
khi mùa vụ tới, Công ty phải tiến hành thu mua ngay, và có một số loại
nguyên vật liệu khi mua về phải đa vào xử lý ngay nếu không rất dễ bị h
hỏng nh: dâu, táo Định kỳ mỗi tháng một lần, phòng kế hoạch vật t sẽ tổng
hợp và báo cáo cả về số lợng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Việc
theo dõi nh vậy sẽ đợc phản ánh trên sổ cái TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu.
+ Về tổ chức thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, mà hầu hết là mua
trong nớc, ngoại trừ một số nguyên vật liệu mua từ nớc ngoài. Thông thờng thì
nguyên vật liệu mà Công ty mua về với khối lợng lớn, cho nên Công ty thờng
cho ngời đến tận nơi để nghiệm thu và mua về để nhằm đảm bảo chất lợng đúng
theo yêu cầu.
Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu ở Công ty đợc phòng kế hoạch vật
t thực hiện. Phòng vật t này căn cứ vào giấy đề nghị mua nguyên vật liệu của
phòng kế toán nguyên vật liệu và hàng tồn kho cùng tình hình sản xuất của
Công ty để từ đó phòng kế hoạch vật t sẽ chủ động tìm kiếm nguồn cung cấp
thích hợp, đảm bảo thu mua vật t đúng chất lợng, số lợng, giá cả phù hợp để đáp
ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, đồng thời luân chuyển vật t liên
tục, tránh ứ đọng về vốn trong các nguyên vật liệu tồn kho. Nguyên vật liệu của
Công ty thờng đợc mua từ các Công ty nh Công ty thuỷ tinh Hải Phòng, Công
ty đờng Lam Sơn, Công ty Thực phẩm nông sản Thanh Hoá, Đại lý phân phối
hoa quả Miền Bắc I Mỗi khi Công ty có nhu cầu cần nhập vật t thì báo trớc
cho bên cung cấp về số lợng, chủng loại, thậm chí là giá có thể mua, sau đó bên
cung cấp sẽ báo lại cho Công ty về giá cả để Công ty có thể lựa chọn. Công ty
2
2
3

Chuyên đề tốt nghiệp
thờng ký các hợp đồng theo từng năm đối với các Công ty này.
Về việc vận chuyển vật t, thì khi vật t đợc mua xong có thể do bên bán
vận chuyển (khi này cới phí vận chuyển đã đợc tính vào giá bán) hoặc là do
Công ty thuê vận chuyển về hay là tự vận chuyển lấy.
+ Về tình hình sử dụng nguyên vật liệu
Khi các cơ sở sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu nào thì làm
giấy đề nghị gửi lên phòng kế hoạch vật t để phòng kế hoạch vật t xem xét.
Giấy đề nghị này phải có chữ ký của Giám đốc, kế toán nguyên vật liệu và hàng
tồn kho, thủ kho và tổ trởng quản lý bộ phận đó. Nếu nguyên vật liệu mà cơ sở
sản xuất này cần sử dụng đang còn có trong kho, thì phòng kế hoạch vật t viết
phiếu xuất kho và cho cán bộ của xí nghiệp này lĩnh nguyên vật liệu về để tiến
hành sản xuất theo đúng nh dự định. Nếu nguyên vật liệu này trong kho đã hết
hay là không đủ cho cơ sở sản xuất lấy thì phòng kế hoạch vật t phải làm giấy
đề nghị mua loại vật t này, có xác nhận của trởng phòng rồi gửi lên giám đốc ký
thì mới đợc phép đi mua loại vật t này về nhập kho, rồi sau đó xuất kho cho bộ
phận đó sử dụng.
+ Về tình hình bảo quản nguyên vật liệu
Hiện nay nguyên vật liệu đợc bảo quản ở 4 kho trong cùng một hệ thống
kho của Công ty, bao gồm:
- Kho nguyên liệu: là kho chứa hoa quả , đờng kính, hơng liệu
- Kho cơ khí: là kho chứa các loại vật liệu phụ trợ cho quá trình nh axit,
đạm, hơng chanh, phẩm màu và các loại vật liệu nh điện, sắt thép, công cụ dụng
cụ
- Kho bao bì: là kho chuyên bảo quản các loại nút, nhãn, vỏ hộp, giấy gói
- Kho chai: đợc sử dụng để bảo quản các loại chai, lọ
2.1.3 Phân loại nguyên vật liệu
3
3
4

Chuyên đề tốt nghiệp
Tổ chức và quản lý nguyên vật liệu trớc hết là xác định các loại nguyên
vật liệu cần dùng và phân loại chúng một cách thích hợp để hạch toán, quản lý,
sử dụng, dự trữ chúng một cách thuận tiện, chính xác, chặt chẽ, đầy đủ cả về
mặt số lợng lẫn chất lợng.
Nguyên vật liệu dùng trong sản xuất và kinh doanh của Công ty rất
phong phú và đa dạng. Khối lợng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của
Công ty tơng đối lớn, chiếm 35% khối lợng hàng tồn kho của Công ty với trên
50 loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu khi sử dụng lại có
chức năng và công dụng khác nhau, nên Công ty tiến hành phân loại nguyên vật
liệu theo mục đích sử dụng nhằm nhận biết đợc từng loại, từng thứ nguyên vật
liệu để tạo điều kiện cho quản lý và sử dụng có hiệu quả.
Theo vai trò, công dụng, nguyên vật liệu của Công ty đợc chia thành các
loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tợng chủ yếu của quá trình sản xuất, là cơ
sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh: táo, dâu, dứa, nho, đ-
ờng
- Nguyên vật liệu phụ: Loại này không cấu thành nên thực thể của sản
phẩm nhng nó có tác dụng làm tăng thêm chất lợng của sản phẩm, tạo điều kiện
cho quá trình sản xuất bình thờng nh các loại vật liệu điện, các loại hơng liệu,
men khô, axit chanh, phẩm màu
- Nhiên liệu: là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất nh dầu FO,
dầu DH40, dầu nhờn, xăng, các loại sơn
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế,
sửa chữa các loại máy móc, thiết bị nh ốc vít, bulông, vòng bi
- Vật liệu luân chuyển: là các loại chai, lọ, nắp, hộp giấy
2.1.4 Đánh giá nguyên vật liệu
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho
4
4

5
Chuyên đề tốt nghiệp
+ Nhập kho do mua ngoài:
- Đối với nguyên vật liệu đợc mua từ trong nớc
Hiện nay, các loại nguyên vật liệu mua vào để phục vụ cho sản xuất ở
Công ty đều đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và đợc tính nh sau:
= +
Trong đó, chi phí thu mua gồm chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật
liệu từ nơi mua về đến khi nhập kho (chi phí này có thể đợc tính riêng hoặc là đ-
ợc tính trong giá bán).
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 71 ngày 12/01/2006 về việc mua động cơ
điện của Công ty vật liệu điện - DCCK, hoá đơn số 043927 ngày 12/01/2006, số
lợng 02 động cơ, giá cha có thuế là 1.695.000đ (thuế suất GTGT là 5%), chi phí
vận chuyển là 15.000đ, khi đó kế toán xác định giá mua nhập kho của 02 động
cơ điện này là:
1.695.000 x 2 + 15.000 = 3.405.000đ
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nớc ngoài về nh hơng cốm, enzim,
dịch Termamyl thì:
= + + +
Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 17/01/2006 về việc mua hơng cốm của hãng
Robec (Pháp)
- Trị giá mua hơng cốm: 135.064.935đ
- Thuế nhập khẩu (5%): 6.753.247đ
- Thuế GTGT hàng nhập khẩu (10%): 14.181.818đ
- Chi phí khác: 2.544.339đ
Vậy trị giá thực tế của hơng cốm nhập kho là:
135.064.935 + 6.753.247 + 14.181.818 + 2.544.339 = 158.544.339đ
+ Nhập kho do doanh nghiệp tự gia công chế biến:
5
5

6
Chuyên đề tốt nghiệp
= +
Ví dụ: Trong tháng 1/2006 Công ty xuất dâu để ép cốt quả.
- Trị giá dâu xuất kho: 173.732.400đ
- Chi phí vận chuyển: 12.174.074đ
Vậy trị giá dâu nhập kho là:
173.732.400 + 12.174.074 = 185.906.474đ
- Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Giá trị nguyên vật liệu xuất kho là chỉ tiêu quan trọng để làm cơ sở lập
bảng phân bổ nguyên vật liệu, từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác
định chính xác giá bán sao cho có lãi. Do đó, việc lựa chọn phơng pháp tính giá
nguyên vật liệu xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả
trên thị trờng là rất khó.
Đối với những nguyên vật liệu quan trọng, nhập, xuất thờng xuyên, số l-
ợng lớn nh đờng, các loại chai, nhãn, nút.. thì vật liệu xuất kho đợc tính theo ph-
ơng pháp bình quân gia truyền. Với phơng pháp tính giá nh thế này thì cứ đến
cuối tháng doanh nghiệp mới tính giá cho nguyên vật liệu xuất kho:
Giá bình quân =
Sau khi tính đợc giá thực tế của từng loại nguyên vật liệu kế toán nguyên
vật liệu áp giá vào phiếu xuất kho cho từng đối tợng sử dụng và tính ra giá trị
thực tế nguyên vật liệu xuất dùng:
Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá bình quân x Số lợng NVL xuất dùng
Ví dụ 1: Tại Công ty trong tháng 2/2006 có tình hình sau:
- Ngày 13/2/2006 nhập 20 tấn dứa, đơn giá 1.500.000đ/tấn, thành tiền là:
30.000.000đ.
- Ngày 20/2/2006 nhập 30 tấn dứa, đơn giá 1.500.000đ/tấn, thành tiền là:
45.000.000đ.
6
6

7
Chuyên đề tốt nghiệp
- Ngày 17/2/2006 xuất ra 45 tấn.
- Tồn kho 1/1/2006 với số lợng 10 tấn, đơn giá 1.450.000đ/tấn, thành tiền
là: 14.500.000đ.
B ớc 1: Tính đơn giá bình quân
Đơn giá
bình quân =
14.500.000 + 30.000.000 + 45.000.000
=1.491.660đ/tấn
10 + 20 + 30
B ớc 2:
Giá trị thực tế của
NVL xuất kho
= 45 x 1.491.660 = 67.124.700đ
Ví dụ 2: Trong tháng 5/2006 có các số liệu về đờng nh sau:
- Trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ: 42.503.327đ
- Số lợng tồn kho đầu kỳ: 125,4kg
- Trị giá thực tế nhập kho trong kỳ: 158.554.339kg
- Số lợng nhập trong kỳ: 500 kg
- Số lợng thực xuất trong kỳ: 160,243 kg
Khi đó kế toán xác định giá thực tế đờng xuất trong kỳ là: 54.313.083đ.
Đối với nhiều loại nguyên vật liệu, do giá cả ít biến động và các nghiệp
vụ nhập, xuất cũng ít phát sinh, lợng tồn kho nhỏ, thì để cho việc tính giá đợc
kịp thời và đơn giản thì kế toán thờng lấy giá xuất chính là giá nhập kho của
nguyên vật liệu đó luôn.
2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu
2.2.1 Hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu trên hệ thống chứng từ kế
toán
a) Thủ tục nhập kho

Tại kho hàng, khi nguyên vật liệu về đến kho, cán bộ phòng vật t ghi vào
7
7
8
Chuyên đề tốt nghiệp
phiếu nhập kho theo các nội dung: Tên, quy cách, đơn vị tính, số lợng vật t mua
vào các cột trên phiếu nhập kho cho phù hợp với phiếu nhập kho. Sau đó trởng
phòng vật t xem xét hoá đơn có phù hợp với kế hoạch thu mua hay không theo
hạn mức cho từng loại nguyên vật liệu do phòng kế hoạch lập. Nếu phù hợp thì
ký duyệt vào phiếu nhập kho và chuyển xuống thủ kho để nhập kho nguyên vật
liệu. Thủ kho phải xem xét cụ thể về chủng loại, số lợng, chất lợng, quy cách
ghi trên hợp đồng. Nếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu đúng và đảm bảo chất l-
ợng thì nhập kho và ghi vào Báo cáo KSC phần nhận xét là đảm bảo chất l-
ợng. Ngợc lại, thủ kho cha nhập kho nguyên vật liệu mà chờ ý kiến của ban
lãnh đạo Công ty để xác định nguyên nhân và xử lý.
Sau khi thủ kho ký vào phiếu nhập kho và ghi theo số thực nhập sẽ chia
làm 3 liên:
Liên 1: Thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho.
Liên 2: Gửi kèm hoá đơn thanh toán cho kế toán.
Liên 3: Lu ở phòng vật t.
Ví dụ: ở Công ty, tháng 11/2006 có nghiệp vụ mua nguyên vật liệu (táo)
về nhập kho. Khi nguyên vật liệu về kho căn cứ vào HĐGTGT liên 2 số 165605
ngày 22/11/2006 của Đại lý phân phối hoa quả Miền Bắc I, cán bộ phòng vật t
ghi vào phiếu nhập kho số 55 ngày 23/11/2006 trên cơ sở Hợp đồng mua bán
hàng hóa số 00003 ngày 20/11/2006 giữa hai bên.
Biểu 2.1:
Hóa đơn
Giá trị gia tăng
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 22 tháng 11 năm 2006

Mẫu số: 01GTKT-3LLL
Ký hiệu: DL/2006B
Số: 0165605
Đơn vị bán: Đại lý phân phối hoa quả Miền Bắc I
Địa chỉ: 206 Đào Duy Anh - TP. Lào Cai - Tỉnh Lào Cai
Số tài khoản: 21211
8
8
9
Chuyên đề tốt nghiệp
Điện thoại: 0210 8490350 Mã số: 010711114
Họ tên ngời mua: Đỗ Thị Thu Hà
Đơn vị: Công ty TNHH Đoàn Thành
Địa chỉ: 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội
Điện thoại: 04 6368077
Số tài khoản: 00243
Hình thức thanh toán: TGNH Mã số: 0101767909
TT Tên hàng hoá, vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 1 x 2=3
1 Táo Tấn 50 1.200.000 60.000.000
Cộng tiền hàng: 60.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 66.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu mơi sáu triệu đồng chẵn.
Ngời mua hàng
(Ký, họ tên)
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên)

Khi về đến Công ty, thủ kho và ban KCS căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu
nhập kho và lập báo cáo kết quả kiểm tra sản phẩm.
Biểu 2.2:
Đơn vị: CT TNHH Đoàn Thành
Địa chỉ: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội
Mẫu: 01-VT
Số: 55
Nợ: 331
Có: 112
Phiếu nhập kho
Ngày 23 tháng 11 năm 2006
Họ tên ngời mua: Đỗ Thị Thu Hà
9
9
10
Chuyên đề tốt nghiệp
Theo Hợp đồng số: 00003 ngày 20/11/2006 của Đại lý phân phối hoa quả Miền
Bắc I.
Nhập tại kho: Cty TNHH Đoàn Thành
STT
Tên nhãn hiệu
quy cách, phẩm
chất vật t
Mã
số
Đvt
Số lựơng
Đơn giá Thành tiền
Theo
chứng

từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Táo Tấn 50 1.200.000 60.000.000
Tổng tiền: 60.000.000
Thuế GTGT: 10%
6.000.000
Tổng số tiền phải thanh toán:
66.000.000
Cộng tiền: Sáu mơi sáu triệu đồng chẵn.
Nhập ngày 23 tháng 11 năm 2006
Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên)
Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Ngời giao hàng
(Ký, họ tên)
Biểu 2.3:
Đơn vị: CT TNHH Đoàn Thành
Địa chỉ: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội
MB 02/08-01
Số: 13
Biên bản kiểm nghiệm
Ngày 23 tháng 11 năm 2006
- Căn cứ hợp đồng số 00003 ngày 20/11/2006 của Đại lý phân phối hoa quả
Miền Bắc I.
- Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông (Bà): Nguyễn Thu Hơng (Trởng ban)
Ông (Bà): Nguyễn Thúy Nga
Ông (Bà): Nguyễn Mạnh Hải
đã kiểm nghiệm:
10
10
11
Chuyên đề tốt nghiệp
STT Nội dung kiểm tra Đvt
Phớng pháp
kiểm tra
Kết quả
kiểm tra
Nhận xét
1
2
Tên sản phẩm:
-Táo
Các chỉ tiêu kiểm tra:
- Số lợng
- Chất lợng
Tấn
Cân
Nh hợp
đồng
Đủ
Đạt yêu
cầu
Kết luận: Đạt yêu cầu nh hợp đồng.
Trởng ban

(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Nhân viên KCS
(Ký, họ tên)
Khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu phòng vật t sẽ tham khảo thị trờng
và thu thập giấy báo giá của các đơn vị bán hàng. Căn cứ vào giấy báo giá,
phòng kế hoạch vật t sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng có đầy đủ chữ ký xác nhận
của: thủ trởng đơn vị, kế toán trởng, phụ trách bộ phận và ngời đề nghị tạm ứng.
Ví dụ: Ngày 16/11/2006 căn cứ vào giấy báo giá của Công ty thuỷ tinh
Hải Phòng, ông Quang - Phòng kế hoạch vật t viết vào giấy đề nghị tạm ứng:
Biểu 2.4:
Đơn vị: CT TNHH Đoàn Thành
Địa chỉ: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội
Giấy đề nghị tạm ứng
Số: 26
Ngày 16 tháng 11 năm 2006
Kính gửi: Phòng Kế toán
Tên tôi là: Trần Vinh Quang
Địa chỉ: Phòng kế hoạch vật t
11
11
12
Chuyên đề tốt nghiệp
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 10.000.000đ
Số tiền ghi bằng chữ: Mời triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Mua chai
Thời hạn thanh toán: Cuối tháng
Thủ trởng đ.vị Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

b) Thủ tục xuất kho
Căn cứ vào yêu cầu đợc tính toán theo đúng định mức sử dụng nội bộ của
đội trởng và thủ trởng. Bộ phận nguyên vật liệu kiểm tra lập phiếu xuất nguyên
vật liệu trình thủ trởng đơn vị ký duyệt. Thủ kho phải ghi số thực xuất, cả thủ
kho và ngời lĩnh nguyên vật liệu phải ký vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc chia làm 3 liên:
Liên 1: Thủ kho giữ
Liên 2: Giao cho ngời lĩnh vật t
Liên 3: Lu ở phòng vật t
Ví dụ: Ngày 30/11/2006 có giấy yêu cầu xuất nguyên vật liệu dùng để
sản xuất, cụ thể xuất 50 tấn than để phục vụ cho việc nấu, chng cất nớc ép.
Bộ phận nguyên vật liệu kiểm tra và lập phiếu xuất kho.
Biểu 2.5:
Đơn vị: CT TNHH Đoàn Thành
Địa chỉ: Số 4, 61/4 Lạc Trung - Hà Nội
Mẫu: 01-VT
Số: 37
Nợ: 621
Có: 112
Phiếu xuất kho
Ngày 30 tháng 11 năm 2006
Họ tên ngời nhận hàng: Bùi Trung Kiên
12
12