Báo cáo thực tập ngành văn thư lưu trữ

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư- lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà
nước.
Trong mỗi cơ quan, tổ chức công tác văn thư-lưu trữ luôn được quan tâm, bởi
đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính nhà nước thông qua việc quản
lý văn bản đi- đến, soạn thảo văn bản, quản lý con dấu, chỉnh lý tài liệu và bảo quản
tài liệu lưu trữ,…..làm tốt công tác văn thư-lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin
giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, góp phần bảo vệ bí mật cho mỗi cơ
quan, tổ chức. Ngược lại làm không tốt công tác văn thư-lưu trữ sẽ có ảnh hưởng rất
lớn đối với việc xử lý công việc của cơ quan, tổ chức.
Nhận thấy công tác văn thư-lưu trữ trong lĩnh vực hành chính nhà nước là rất
quan trọng, Đảng và Nhà nước ta hiện nay luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
trương, chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý hành chính nhà nước trong mỗi cơ quan, tổ chức. Để đáp ứng yêu
cầu đào tạo cán bộ làm công tác văn thư-lưu trữ hiện nay phải có được trình độ
chuyên môn vững vàng, Trường Đại Học Nội vụ đã mở lớp đào tạo Ngành Văn thưlưu trữ hệ vừa học vừa làm nhằm giúp cho những cán bộ đang làm công tác văn
thư-lưu trữ hoặc sẽ trực tiếp làm công tác văn thư-lưu trữ có được kiến thức chuyên
môn để áp dụng vào công việc được tốt hơn. Trong quá trình học tập ở trường, thực
hiện phương châm: “ Học đi đôi với hành, lý thuyết phải đi đôi với thực tế” nhằm
giúp cho học viên hệ vừa học vừa làm chuyên ngành văn thư-lưu trữ hiện nay hiểu
rõ hơn thực tiễn công tác Văn thư- lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức đồng thời tạo cơ
hội cho học viên chủ động, độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội
dung công tác Văn thư-lưu trữ ở cơ quan, đơn vị, giúp học viên nâng cao ý thức,
trách nhiệm trong việc học tập. Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Khoa Văn thư- lưu
trữ đã tổ chức cho học viên đi kiến tập tại các cơ quan, đơn vị trong khoảng thời

gian 4 tuần. Đồng thời đây cũng là một cơ hội để cho học viên củng cố, tổng hợp,
ôn lại những kiến thức đã học trên lớp, giúp cho học viên có thêm được nhiều kinh
nghiệm trong thực tế để phục vụ cho công tác văn thư- lưu trữ tại cơ quan của mình
hiện nay hoặc trong tương lai có những bước khởi đầu hoàn chỉnh hơn trong công
tác văn thư-lưu trữ.
Được sự quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn của nhà trường cũng như sự giúp đỡ
của lãnh đạo Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh ( Ban
QLĐTXDCT), em đã được tiếp nhận kiến tập ngành nghề tại Bộ phận văn thư-lưu
trữ thuộc tổ Hành chính- kế toán của Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận
Bình Thạnh. Thời gian kiến tập ngành nghề em luôn được sự giúp đỡ của lãnh đạo
và từ các anh, chị trong cơ quan. Đây cũng là Bước đầu rất thuận lợi để em có thể
Trang 1


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

đúc kết được những lý thuyết đã được học trên lớp vào thực tế để bổ sung vào phần
nghiệp vụ chuyên môn của mình, giúp em nhận thấy được tầm quan trọng của công
tác văn thư-lưu trữ hiện nay.
Có thể nói qua đợt kiến tập này đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản.
Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác văn thư- lưu trữ cũng như nhận thức
được tầm quan trọng của công tác Văn thư- lưu trữ đối với sự phát triển của đất
nước,biết áp dụng được những lý thuyết đã được học vào thực tế, thấy được những
ưu điểm, khuyết điểm của công tác Văn thư- lưu trữ ở Ban Quản lý đầu tư xây dựng
công trình quận Bình Thạnh. Từ đó thấy được mình cần phải làm những gì để góp
phần làm tốt công tác Văn thư- lưu trữ sau này.
Do thời gian kiến tập ở Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình

Thạnh có hạn nên trong báo cáo kiến tập ngành nghề này em xin được trình bày
những vấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác Văn thư- lưu trữ của Ban Quản
lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh như sau:
A. PHẦN MỞ ĐẦU
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận
Bình Thạnh
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ban Quản lý đầu tư xây
dựng công trình quận Bình Thạnh
Chương 3: Nhận xét và khuyến nghị
C. PHẦN KẾT LUẬN
D. PHỤ LỤC
Đ. TÀI LIỆU THAM KHẢO
Dưới đây là bản báo cáo kiến tập ngành nghề của em. Trong thời gian kiến tập, mặc
dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những khuyết điểm, hạn chế.
Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy và các cô khoa văn thư- lưu trữ
tại trường Đại Học Nội vụ Hà Nội và các anh, chị trong Ban Quản lý đầu tư xây
dựng công trình quận Bình Thạnh để báo cáo kiến tập ngành nghề của em được
hoàn chỉnh và tốt hơn.
Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn và lời chúc sức khỏe đến các thầy, các cô khoa
văn thư-lưu trữ trường Đại Học Nội vụ Hà Nội và các anh, chị trong Ban Quản lý
đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh./.
Bình Thạnh, Ngày Tháng Năm 2016
HỌC VIÊN

Huỳnh Quốc Minh
B. NỘI DUNG
Trang 2

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BAN QUẢN LÝ ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH QUẬN BÌNH THẠNH
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh:
1.1.1. Lịch sử hình thành:
Trước ngày 30/4/1975, Bình Hòa và Thạnh Mỹ Tây là 2 xã thuộc quận Gò
Vấp, tỉnh Gia Định. Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng thiết lập chính quyền
cấp quận, Xã Bình Hòa và Xã Thạnh Mỹ Tây được đổi thành quận Bình Hòa và
quận Thạnh Mỹ Tây. Đến tháng 6/1976, quận Bình Hòa và quận Thạnh Mỹ Tây
được sát nhập lại hình thành quận Bình Thạnh.
Quận Bình Thạnh là một quận nội thành thuộc Thành Phố Hồ Chí Minh, nằm
ở hướng đông của thành phố, phía nam giáp quận 1, phía tây giáp các quận 3, quận
Phú Nhuận, quận Gò Vấp, phía đông giáp Sông Sài Gòn ( bên kia sông là quận Thủ
Đức). Diện tích là 2076 ha. Do điều kiện tự nhiên và vị trí thuận lợi nên quận Bình
Thạnh có nền kinh tế- xã hội phát triển. Cùng với sự phát triển kinh tế- xã hội, các
Trường học, các Tuyến đường hẻm, các Trạm Y Tế,…. Cũng được xây dựng và
không ngừng phát triển để phục vụ cho người dân. Gắn liền với việc xây dựng các
công trình để phục vụ cho sinh hoạt của người dân ngày càng nhiều, Ngày
30/11/1995 Ban Quản lý công trình chung quận Bình Thạnh được thành lập ( Nay là
Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh).
Ngày 04/04/2002, Uỷ ban nhân dân Thành Phố Hồ Chí Minh đã ban hành
quyết định số 1420/QĐ-UB-NCVX v/v thành lập và bổ sung chức năng đối với Ban
Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thuộc Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh.
Ngày 20/11/2009, Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh đã ban hành quyết định
số 7066/QĐ-UBND thành lập Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình

Thạnh từ nguyên trạng Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình quận Bình
Thạnh.
1.1.2. Chức năng:
Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh (Ban QLĐTXDCT)
là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh, chịu sự quản
lý, chỉ đạo trực tiếp của Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh, đồng thời chịu sự
hướng dẫn nghiệp vụ của các sở, ngành đối với các hoạt động liên quan
Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh là đơn vị sự nghiệp
công lập, tự đảm bảo chi phí hoạt động, được quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về
thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính.
Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh có tư cách pháp
nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước và ngân hàng theo
Trang 3


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

quy định. Trụ sở Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh đặt tại
số: 06 Phan Đăng Lưu, Phường 14, quận Bình Thạnh.
1.1.4. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh có nhiệm vụ, quyền
hạn cơ bản sau đây:
- Làm chủ đầu tư các công trình của UBND Thành phố và UBND Quận giao
dựa theo kế hoạch vốn hằng năm
- Quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình cơ bản.
- Giám sát thi công xây dựng các công trình cơ bản .
- Giám sát công tác khảo sát các công trình xây dựng cơ bản.

- Lập báo cáo kinh tế kỹ thuật dự án đầu tư các công trình xây dựng cơ bản.
- Thiết kế xây dựng công trình xây dựng cơ bản
- Thẩm tra, thẩm định thiết kế - Dự toán các công trình xây dựng cơ bản.
- Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu các công trình xây dựng cơ bản.
1.1.5. Cơ cấu tổ chức:
+ Cơ cấu tổ chức lãnh đạo:
Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh làm việc theo chế độ thủ trưởng, gồm
Giám Đốc và hai Phó Giám Đốc giúp việc cho Giám Đốc
Giám Đốc là người chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh
về nội dung hoạt động của Ban QLĐTXDCT, lãnh đạo Ban QLĐTXDCT hoàn
thành nhiệm vụ được giao.
Thực hiện nhiệm vụ của chủ đầu tư, chủ nhiệm điều hành dự án của chủ đầu tư
giao;
Là chủ tài khoản của Ban QLĐTXDCT;
Trực tiếp chỉ đạo các tổ trong trường hợp đột xuất.
Phụ trách quản lý tổ hành chính- kế toán của Ban QLĐTXDCT.
Phó Giám Đốc giúp việc cho Giám Đốc trong thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư,
chủ nhiệm điều hành dự án của chủ đầu tư giao; Trực tiếp chỉ đạo các tổ thẩm định
dự án và tổ giám sát , chịu trách nhiệm về kỹ thuật, mỹ thuật của dự án.
Thực hiện nhiệm vụ của chủ đầu tư, trực tiếp chỉ đạo tổ thẩm định dự án, tổ
giám sát về chất lượng công trình trong thi công, khối lượng hoàn thành đợt và
quyết toán công trình trước Giám Đốc và UBND quận.
+ Cơ cấu các tổ chuyên môn như sau:
Tổ Thẩm định dự án:
Trang 4


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh

Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Sau khi được phân công quản lý, triển khai dự án theo quyết định phân bổ kế
hoạch vốn hằng năm của Thành phố hay của Quận. tổ thẩm định dự án phải thực
hiện các bước: xin cấp mã công trình, khảo sát thực địa, nhu cầu sử dụng, thông tin
quy hoạch… Tính suất đầu tư, phân nhóm dự án ( Nhóm B>45 tỷ đồng, nhóm C<45
tỷ đồng) và xếp loại dự án 1 bước ( Báo cáo kinh tế kỹ thuật <15 tỷ đồng), dự án 2
bước ( lập dự án, thiết kế kỹ thuật thi công và tổng dự toán >15 tỷ đồng), tiếp theo
lựa chọn và ký kết hợp đồng với đơn vị có chức năng triển khai dự án. Dự án được
tư vấn triển khai hoàn thành, tổ thẩm định dự án kiểm tra toàn bộ hồ sơ và lập tờ
trình trình lên cơ quan chuyên ngành thẩm định và tham mưu phê duyệt dự án.
Tổ Giám Sát:
Sau khi nhận được quyết định phê duyệt dự án, quyết định duyệt kế hoạch đấu
thầu và quyết định phân bổ kế hoạch vốn hằng năm. Tổ giám sát tiến hành lựa chọn
và ký kết hợp đồng với đơn vị có chức năng tổ chức đấu thầu theo quy trình:
- Đăng báo, bán hồ sơ mời thầu, đóng mở thầu, chấm điểm lựa chọn nhà thầu,
thương thảo, thông báo trúng thầu, ký kết hợp đồng, triển khai thi công…)
- Giám sát chất lượng công trình, đôn đốc các đơn vị liên quan lập hồ sơ quản lý
chất lượng, hồ sơ hoàn công và hồ sơ thanh toán đợt ( giải ngân theo tiến độ).
- Công trình hoàn thành cán bộ thụ lý tập hợp toàn bộ hồ sơ trình lên các cơ quan
chức năng xem xét, kiểm tra thực địa và chấp nhận nghiệm thu công trình đưa vào
sử dụng)…
- Đôn đốc các đơn vị tiến hành lập hồ sơ quyết toán công trình.
Tổ Hành Chính- Kế Toán:
- Lập và thực hiện các sổ sách kế toán, chứng từ thu chi, tham mưu cho lãnh
đạo về kế hoạch tài vụ;
- Lập thủ tục tiếp nhận và chi vốn công trình theo đúng thủ tục qui định, chịu
trách nhiệm trước lãnh đạo Ban về các số liệu, chứng từ tài vụ đã thực hiện;
- Tiếp nhận và phát hành các văn bản hành chính, giấy tờ, các loại tài liệu và
quản lý sử dụng con dấu;

- Thực hiện việc lưu trữ các loại hồ sơ, công văn, tài liệu các công trình đã
nghiệm thu và tất toán xong;
- Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị của Ban QLĐTXDCT.
+ Biên chế:
Ban QLĐTXDCT hiện nay có 20 người trong đó:
- Số người làm việc theo biên chế công chức, viên chức là 8 người
- Số người làm việc theo hợp đồng lao động là 12 người.
Trang 5


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BAN QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
CÔNG TRÌNH QUẬN BÌNH THẠNH

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM
ĐỐC

PHÓ GIÁM
ĐỐC

TỔ
THẨM ĐỊNHDỰ ÁN

TỔ

GIÁM SÁT

TỔ
HÀNH CHÍNHKẾ TOÁN

TỔ TRƯỞNGTỔ PHÓ

TỔ TRƯỞNGTỔ PHÓ

TỔ TRƯỞNGTỔ PHÓ

TỔ VIÊN

TỔ VIÊN

TỔ VIÊN

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu
trữ của Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh:
Chức năng:
Trang 6


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Bộ phận văn thư-lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh trực thuộc tổ
Hành chính- kế toán của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh có chức năng tham

mưu cho Giám Đốc về công tác văn thư- lưu trữ ở Ban và trực tiếp quản lý tài liệu
lưu trữ của các công trình xây dựng cơ bản đã tất toán hoàn thành, nghiệm thu đưa
vào sử dụng.
Bộ phận văn thư-lưu trữ của Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận
Bình Thạnh chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của Giám Đốc về các hoạt động liên
quan đến công tác văn thư- lưu trữ, đồng thời chịu sự quản lý, hướng dẫn về chuyên
môn, nghiệp vụ của Phòng Nội vụ và Sở Nội vụ.
Nhiệm vụ, quyền hạn:
Bộ phận văn thư-lưu trữ Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình
Thạnh giúp Giám Đốc Ban thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
+ Quản lý và giải quyết các văn bản đi và văn bản đến của Ban, tổ chức lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan
+ Quản lý và sử dụng con dấu
+ Quản lý và theo dõi giải quyết văn bản đi- đến
+ Kiểm tra việc soạn thảo văn bản của tất cả cán bộ trong Ban QLĐTXDCT quận
Bình Thạnh khi trình cho lãnh đạo ký tên để đóng dấu
+Theo dõi, chuyển phát nhanh các văn bản đi cho các Phòng, Ban và công ty theo
đúng thời hạn để giải quyết công việc
+ Trực điện thoại, theo dõi lịch họp cho lãnh đạo, hướng dẫn người dân khi đến liên
hệ công tác với Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh
+ Hướng dẫn các cá nhân trong Ban giao nộp tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu vào
lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh
+ Xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ
của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh
+ Tham mưu cho Giám Đốc xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn bảo quản
của tài liệu đồng thời tiêu hủy các tài liệu hết giá trị
+ Phân loại tài liệu, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, Thu thập và xác định giá trị tài liệu,
chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh.
+ Thực hiện các chế độ báo cáo, thống kê về công tác văn thư-lưu trữ, Báo cáo sơ
kết, tổng kết về công tác văn thư lưu trữ với Phòng Nội vụ và Sở Nội vụ hằng năm.

+ Lưu trữ các hồ sơ tài liệu có giá trị, lưu trữ các văn bản đi- đến
+ Xây dựng công cụ tra cứu để phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trang 7


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Cơ cấu tổ chức:
- Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh có 01 Biên chế làm
công tác văn thư kiêm nhiệm thủ quỹ có trình độ Cử nhân hành chính và 01 Hợp
đồng lao động làm công tác văn thư-lưu trữ có trình độ Trung cấp chuyên ngành
văn thư lưu trữ; có trình độ chuyên môn cao, vững tay nghề đáp ứng yêu cầu công
tác văn thư-lưu trữ được giao tại Ban, sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn
phòng như máy Photocopy, máy in, máy vi tính. Sử dụng thành thạo một số phần
mềm phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ như Microsoft office word, Microsoft
office excel, phần mềm edms quản lý văn bản đi, văn bản đến, phần mềm theo dõi
và cập nhật lịch công tác tuần cho lãnh đạo…với tay nghề chuyên môn vững vàng
cộng với có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Bộ phận văn thư-lưu trữ của
Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh ngày càng đưa hoạt động văn thư lưu trữ trong
Ban có hiệu quả cao góp phần đưa Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh ngày càng
phát triển mạnh.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
BAN QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH QUẬN BÌNH THẠNH
2.1. Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý:
2.1.1. Về xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ:
Trong các năm qua, Bộ phận văn thư- lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình
Thạnh đã tham mưu cho Giám Đốc ban hành nhiều văn bản hướng dẫn thực hiện

các chế độ quy định về công tác văn thư- lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
Những văn bản được cụ thể hóa từ các văn bản hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ
như của Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ và của Phòng Nội vụ,…. Những văn bản được Ban
QLĐTXDCT ban hành để phục công tác văn thư, lưu trữ là dưới dạng các văn bản
như: thông báo, kế hoạch, Quyết định, công văn…
Bộ phận văn thư lưu trữ luôn tham mưu cho Giám Đốc trong công tác phổ biến
quán triệt các văn bản hướng dẫn mới về công tác văn thư-lưu trữ của Bộ Nội Vụ,
Sở Nội vụ, và Phòng Nội vụ tới các cán bộ trong Ban QLĐTXDCT trong một số
cuộc họp giao Ban vào sáng thứ hai hằng tuần để trao đổi, thảo luận và đưa ra
những biện pháp khắc phục vướng mắc trong quá trình thực hiện các văn Bản đó tại
Ban, nhờ đó chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư- lưu trữ ngày càng được
nâng cao.
- Tóm lại về xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư-lưu trữ của
Ban rất được Giám Đốc quan tâm chặt chẽ và được đi vào nề nếp ổn định.
2.1.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư-lưu
trữ:
Trang 8


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Đối với việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư-lưu
trữ của cán bộ làm việc tại Ban QLĐTXDCT và Bộ phận văn thư của Ban
QLĐTXDCT được thực hiện rất tốt.
Cụ thể Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh đã triển khai và thực hiện tốt một
số văn bản do cơ quan cấp trên Ban hành như:
- Luật lưu trữ của Quốc hội ban hành ngày 11/11/2011;

- Nghị Định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư;
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về sửa đổi, bổ sung một số điều của
nghị định 110/2004/N Đ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;
- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2011 của Chính phủ về quản lý và sử dụng
con dấu;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2012 của Bộ công an hướng dẫn
thực hiện nghị định số 33/2002/NĐ-CP;
- Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ
Công an- Bộ Tổ chức cán bộ chính phủ ( nay là Bộ Nội Vụ) v/v hướng dẫn thực
hiện một số quy định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Qui định thời hạn

bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức để loại ra một số tài liệu hết giá trị;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Công văn số 879/VTLTNN-NV ĐP ngày 19/12/2006 v/v hướng dẫn tổ chức tiêu
hủy tài liệu hết giá trị;
2.1.3. Về quản lý phông lưu trữ của Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình
quận Bình Thạnh:
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt
động của một cơ quan, tổ chức. ( Theo điều 02 của Luật Lưu trữ):
Trang 9

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Phông lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh là khối tài liệu phản ánh
tương đối chỉnh quá trình hình thành và phát triển của Ban QLĐTXDCT quận Bình
Thạnh. Phông lưu trữ của Ban QLĐTXDCT có rất nhiều tài liệu có giá trị được bảo
quản ngay trực tiếp tại lưu trữ của Ban QLĐTXDCT ( lưu trữ hiện hành). Do vậy để
phục vụ cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu. Ban QLĐTXDCT đã tiến hành
phân loại tài liệu trong Phông lưu trữ của Ban QLĐTXDCT là dựa vào những đặc
trưng chung của tài liệu trong phông để chia chúng thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ
và sắp xếp logic các nhóm để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sử dụng tài
liệu được thuận lợi và chính xác. Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phông
lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh là hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Để
tiến hành phân loại tài liệu trong phông lưu trữ của Ban QLĐTXDCT đã tiến hành
các công việc như sau:
+ Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình hành phông và lịch sử phông trong đó Bản
lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của
cơ quan hoặc đơn vị hình thành phông và Bản lịch sử phông là bản tóm tắt quá trình
hình thành và thay đổi tài liệu trong phông lưu trữ.
+ Chọn và xây dựng phương án phân loại: phương án phân loại trong phông
lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh là phương án thời gian- cơ cấu tổ
chức
+ Hoàn chỉnh phương án phân loại
+ Tiến hành phân loại tài liệu theo phương án đã chọn
3.2. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ:
3.2.1. Soạn thảo văn bản:
Trong nhiều năm qua, công tác soạn thảo văn bản của QLĐTXDCT quận Bình

Thạnh cơ bản đã đi vào đúng nề nếp . Trình tự soạn thảo văn bản được thực hiện
theo đúng theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Trong giải quyết công việc
của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh văn bản chính là phương tiện quan trọng
chứa đựng trong đó các thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính Hành
chính thông thường được ban hành theo đúng quy định của nhà nước, luôn tác động
đến các mặt hoạt động của Ban và là cơ sở pháp lý quan trọng trong hoạt động quản
lý của Ban.
Các văn bản được Soạn thảo ở Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh chủ yếu là
các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Ban QLĐTXDCT soạn thảo là
bao gồm các loại văn bản sau: Quyết định, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản,
tờ trình, hợp đồng, công văn, thư mời, giấy giới thiệu… Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể
mà cán bộ trong Ban sẽ soạn thảo nội dung các loại văn bản dưới sự chỉ đạo và
Trang 10


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

hướng dẫn của Giám Đốc, Phó Giám Đốc chịu trách nhiệm trong quá trình soạn
thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan,…
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ, Bộ Phận văn thư
lưu trữ trong Ban đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành rất nhiều các loại văn bản
như: Quyết định, thông báo, kế hoạch…. Trong quá trình soạn thảo văn bản đều
theo đúng trình tự và thể thức theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Trình tự soạn thảo các loại văn bản hành chính của Ban QLĐTXDCT đã đảm
bảo thực hiện theo đúng như Nghị Định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công
tác văn thư và nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về sửa đổi, bổ sung một

số điều của nghị định 110/2004/N Đ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư. Qua đó Ban QLĐTXDCT đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của
mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Ban QLĐTXDCT bao gồm các
bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo:
- Khi bộ phận văn thư, lưu trữ hoặc cán bộ khác được phân công soạn thảo văn
bản đầu tiên phải xác định thể thức, nội dung của văn bản, mức độ mật hoặc
khẩn ( nếu có) của văn bản mà mình cần soạn thảo.
- Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản ( thông tin
quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự kiến, và thông tin pháp luật)
Bước 2: Soạn thảo văn bản:
- Đảm bảo thể thức văn bản theo quy định về soạn thảo văn bản của thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính. Trong trường hợp cần thiết người được
phân công nhiệm vụ soạn thảo văn bản có thể đề xuất ý kiến với Giám Đốc
hoặc Phó Giám Đốc việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá
nhân có liên quan, nghiên cứu để tiếp thu để hoàn chỉnh văn bản.
Bước 3: Trình duyệt văn bản kèm theo tài liệu có liên quan:
- Văn bản do người có thẩm quyền ( người ký văn bản) là Giám Đốc hoặc Phó
Giám Đốc duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung cho đúng thể thức và nội
dung văn bản, sau khi chỉnh sửa xong phải trình người duyệt xem xét , quyết
định.
Bước 4: Ký chính thức văn bản:
- Văn bản đã được duyệt hoàn chỉnh, người có thẩm quyền ký văn bản ( Giám Đốc
hoặc Phó Giám Đốc) sẽ ký chính thức lên văn bản.
Bước 5: Nhân bản văn bản:
- Nhân bản văn bản đúng số lượng quy định ở mục “ Nơi nhận” văn bản.
Trang 11

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Bước 6: Phát hành văn bản:
- Văn bản sau khi ký chính thức sẽ chuyển cho bộ phận văn thư cơ quan thực
hiện các công việc như:
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng, năm của văn bản.
+ Đóng dấu chỉ mức độ mật và khẩn ( nếu có).
+ Đăng ký vào sổ công văn đi, và cập nhật văn bản đi vào phần mềm quản lý văn
bản, đi, đến edms.
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đã làm
thủ tục văn thư phải chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký hoặc chậm
nhất qua ngày làm việc tiếp theo.
+ Lưu văn bản phát hành, mỗi văn bản lưu ít nhất 01 Bản chính hoặc 01 Bản gốc tại
văn thư cơ quan, 01 bản sẽ lưu tại cá nhân của người soạn thảo văn bản.
Ngoài ra, việc soạn thảo văn bản ở Ban QLĐTXDCT cũng dựa trên các nguyên tắc
cơ bản sau đây:
- Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý:
Nội dung của văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp
luật của nhà nước. Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cú pháp lý, đúng
thẩm quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải
được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học:
Nội dung trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm cho người
đọc hiểu theo nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự hợp lý, ý trước
là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước, các văn bản phải rõ
ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng thừa ý hoặc lạc đề.

- Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng:
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, nội dung phải rõ ràng, xác thực,
lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
- Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi:
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực thi,
phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các nội dung đưa ra phải trở thành hiện thực.
Tóm lại:
Tình hình soạn thảo văn bản của Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình
Thạnh đã nêu trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động
Trang 12


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

soạn thảo văn bản, Trong thời gian qua bộ phận văn thư, lưu trữ của Ban đã làm tốt
nhiệm vụ này, các văn bản, giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng,đảm bảo không để
sai sót. Đạt được những thành tựu về công tác soạn thảo văn bản nêu trên là bước
tiến mới, hướng đi mới trong quá trình điều hành, quản lý của Ban QLĐTXDCT
trong việc thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của mình. Qua đó nâng cao hiệu quả trong
việc giải quyết công việc khi soạn thảo và ban hành văn bản.
3.2.2. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
a) Quản lý văn bản:
+ Quản lý văn bản đến:
Việc quản lý văn bản đến tại Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình
Thạnh được thực hiện theo thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan theo các trình tự như sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
- Văn bản đến do các UBND Phường trực thuộc quận Bình Thạnh, các Phòng,
ban trong khuôn viên UBND quận Bình Thạnh, các Công ty gửi đến Ban
QLĐTXDCT được tiếp nhận tại bộ phận văn thư và lưu trữ ở cơ quan. Sau khi tiếp
nhận văn bản đến cán bộ phụ trách công tác văn thư quản lý văn bản đi và văn bản
đến sẽ kiểm tra số lượng văn bản đến gửi cho Ban là bao nhiêu sau đó ký nhận
.Văn thư sẽ phân loại thành các loại văn bản như: các văn bản có đề tên cá nhân gửi
trực tiếp cho cá nhân thì văn thư chuyển trực tiếp cho cá nhân đó để giải quyết công
việc, các văn bản gửi đến cho Ban là các chứng từ, biên lai, thông báo thu được
chuyển cho bộ phận kế toán trình cho lãnh đạo để xử lý, còn lại các văn bản không
thuộc ở 2 dạng nêu trên sẽ được văn thư bóc bì ( nếu có).
Trong trường hợp đối với văn bản được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng,
văn thư phải kiểm tra số lượng Bản, số trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai
sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi văn bản xem xét, giải quyết.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
- các loại văn bản đến gửi cho cơ quan, được phân loại thành hai dạng:
* Loại được bóc bì: văn bản để tên nơi gửi là: Ban QLĐTXDCT
* Loại không bóc bì: các văn bản có dấu chỉ mức độ mật, tuyệt mật, tối mật
Các loại phong bì chỉ mức độ khẩn phải được bóc bì ngay để trình cho Giám Đốc
xem xét và giải quyết công việc kịp thời.
Trang 13


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Sau khi nhận văn bản, phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản, văn thư đóng dấu “ Đến”,

ghi số và ngày đến cho văn bản kể cả đối với Bản Fax và văn bản được chuyển qua
mạng. Đối với văn bản là thư mời họp văn thư ghi cả giờ để tiện cho việc giải quyết
công việc.
Đăng ký văn bản đến
- Tất cả văn bản đến của Ban QLĐTXDCT đều được đăng ký trên cơ sở dữ liệu
phần mềm EDMS quản lý văn bản đi và văn bản đến. Ban QLĐTXDCT không
đăng ký văn bản đến bằng sổ Đăng ký văn bản đến.
Trình, chuyển giao văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến trên phần mềm, Văn thư phải trình kịp thời cho Giám
Đốc xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
- Giám Đốc sẽ cho ý kiến phân phối văn bản trực tiếp trên Bản chính và thời hạn
giải quyết ( nếu có)
- Sau khi có ý kiến phân phối của Giám Đốc văn bản đến được chuyển trở lại Văn
thư để phát hành văn bản đến cá nhân.
Chuyển giao văn bản đến
- Căn cứ vào ý kiến phân phối của Giám Đốc Văn thư sẽ photo văn bản đến chuyển
giao văn bản đến cho các cá nhân trong cơ quan giải quyết và có ký nhận vào sổ
giao công văn đến trong cơ quan. Việc chuyển giao văn bản đảm bảo kịp thời,
chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến do Giám Đốc hoặc Phó giám Đốc
sẽ trực tiếp theo dõi, đôn đốc các cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến
theo ý kiến chỉ đạo của Giám Đốc.
+ Quản lý văn bản đi:
Việc quản lý văn bản đi tại Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình
Thạnh được thực hiện theo thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan theo các trình tự như sau:
Trang 14

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Kiểm tra thể thức văn bản:
- Văn bản trước khi phát hành văn thư sẽ kiểm tra lại thể thức trình bày văn bản. sau
đó văn thư sẽ làm công tác ghi số, ngày, thàng năm ban hành văn bản theo quy định
của Ban.
Đăng ký văn bản đi:
- Văn bản đi của Ban QLĐTXDCT được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi của cơ
quan và trên cơ sở dữ liệu phần mềm EDMS quản lý văn bản đi và văn bản đến.
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
+ Nhân bản
Văn bản đi được văn thư của Ban nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở
phần Nơi nhận của văn bản. Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy
định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
+ Đóng dấu cơ quan
Văn thư của Ban đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nối trên văn bản, tài liệu và phụ lục kèm theo
được thực hiện theo quy định của Giám Đốc Ban
+ Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

- Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn ( nếu có) trên văn bản của Ban được thực
hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật ( nếu có) (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”)
trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TTBCA(A11).

Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Tất cả văn bản đi do Văn thư của Ban chuyển trực tiếp cho các cơ quan hoặc tổ

chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Trang 15


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

+ Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ. và đều
theo đường chuyển phát nhanh có báo phát lại cho Ban.
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng:
- Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được văn thư của Ban
chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
+ Chuyển phát văn bản mật ( nếu có):
- Việc chuyển phải văn bản mật của Ban được thực hiện theo quy định tại Điều 10

và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
- Văn thư của Ban có trách nhiệm theo dõi văn bản đi đã chuyển phát trường hợp

phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
Lưu văn bản đi
- Việc lưu văn bản đi của Ban được thực hiện như sau:

- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong
hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
-Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ

mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
b) Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ của Ban QLĐTXDCT:
+ Lập hồ sơ:
Việc lập hồ sơ trong Ban QLĐTXDCT phải theo các nguyên tắc cơ bản
khi lập hồ sơ như sau:
- Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ giải quyết
công việc được giao của cán bộ;

Trang 16


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

- Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, hợp lý
chặt chẽ giữa các công văn, giấy tờ, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn
biến thực tế của công việc;
- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý và phải đủ thể thức. Văn
bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và phù hợp với sự hình thành hồ sơ trong
thực tế giải quyết công việc.
Nội dung và phương pháp lập hồ sơ
- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ

sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in
theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.
- Mỗi cán bộ của Ban khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở
hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ
chức chưa có Danh mục hồ sơ);
- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì,
khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực;
- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ của Ban cũng phải
mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ:
- Sau khi mở hồ sơ, cán bộ của Ban có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả

văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm
Ví dụ: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội
nghị cán bộ công chức của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh” cần thu thập các
văn bản sau:
Văn bản về kế hoạch tổ chức hội nghị;
Chương trình hội nghị;
Lời khai mạc;
Dự thảo báo cáo tổng kết;
Các báo cáo tham luận;
Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;
Nghị quyết hội nghị;
Trang 17


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Biên bản hội nghị;
Các văn bản liên quan khác (nếu có).
Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ:
- Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định,

bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết
công việc trong thực tế. văn bản, tài liệu trong hồ sơ của Ban được sắp xếp theo các
cách sau:
- Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản: sắp xếp văn bản có số nhỏ trước, rồi
đến số lớn. (tập quyết định, báo cáo…);
- Sắp xếp theo tên gọi của văn bản: Đặc trưng này thường vận dụng để lập
cho các tập lưu văn bản đi, đến;
- Sắp xếp theo thời gian: văn bản có ngày, tháng đến sớm xếp trước, văn bản
có ngày, tháng đến muộn xếp sau;
- Trên thực tế, hồ sơ lập trong Ban QLĐTXDCT không chỉ vận dụng một đặc
trưng riêng lẻ mà kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ.
Khi sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài
liệu của Ban QLĐTXDCT phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi
hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.
- Cán bộ lập hồ sơ sẽ xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với
Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ).
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong
hồ sơ (nếu cần).
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì cán bộ trong Ban
QLĐTXDCT chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh
mục hồ sơ năm sau. Khi đó, trong cột ghi chú của Danh mục hồ sơ sẽ ghi hồ sơ
chưa giải quyết xong và ghi chuyển tiếp vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục

theo dõi, giải quyết.
Kết thúc và biên mục hồ sơ:
Khi kết thúc hồ sơ cán bộ lập hồ sơ sẽ kiểm tra lại:
- Nếu còn thiếu văn bản, giấy tờ thì bổ sung đầy đủ;

Trang 18


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

- Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn giá trị, những tư liệu không
cần thiết kèm theo hồ sơ, nếu chưa phân biệt được rõ ràng thì giữ lại để đánh giá
sau;
- Kiểm tra sự sắp xếp trật tự văn bản trong hồ sơ, nếu còn lộn xộn thì sắp xếp
lại;
- Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất
lạc và tra tìm được nhanh chóng. Số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản
bằng bút chì;
- Ghi mục lục văn bản: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
phải ghi “Mục lục văn bản” để tiện cho việc quản lý văn bản và tra tìm.
- Viết tờ kết thúc: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cán bộ
lập hồ sơ phải viết Tờ kết thúc. Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của
tài liệu trong hồ sơ.
Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc làm việc một năm nếu cần thiết cán
bộ lập hồ sơ sẽ giữ lại để theo dõi, nghiên cứu, sau đó mới nộp lưu. ( Thời hạn giữ
lại hồ sơ khi công việc kết thúc không quá 2 năm).
+ Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Ban QLĐTXDCT:

Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ ngày công trình được quyết
toán;
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài
liệu khác: sau ba tháng kể từ ngày công việc kết thúc.
Cách thức và thủ tục giao nộp:
- Bộ phận lưu trữ của Ban QLĐTXDCT khi nhận hồ sơ nộp lưu phải đối
chiếu với bản Mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần,
yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ. Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ
sơ nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Cán bộ giao nộp tài liệu và Bộ
phận lưu trữ của Ban mỗi người giữ một bản;
Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Trang 19


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ của Ban QLĐTXDCT gồm
toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những
loại hồ sơ, tài liệu sau:
- Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực,
vấn đề nhất định được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc) được lưu tại
Ban để thực hiện và được huỷ theo quy định của pháp luật.
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;

- Các văn bản, tài liệu khác được gửi để biết, để tham khảo hoặc để phối hợp
thực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân và đã được
lưu trong hồ sơ của Cán bộ của Ban khi chủ trì giải quyết.
Trách nhiệm quản lý công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ của Ban
QLĐTXDCT:
Để việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực
hiện chặt chẽ, đều đặn, đúng quy định, giám Đốc của Ban QLĐTXDCT chỉ đạo rất
chặt chẽ và thường xuyên đôn đốc cán bộ của Ban phải lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào
lưu trữ của Ban QLĐTXDCT
Tóm lại: Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có tác dụng:
- Giúp cho cán bộ của Ban nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn
bản hình thành khi giải quyết công việc, tránh được tình trạng làm mất tài liệu trong
quá trình giải quyết công việc.
- Việc lập hồ sơ công việc sẽ giúp cho cán bộ của Ban tiếp xúc công việc, khi
tiến hành thực hiện công việc sẽ hiểu được cần phải xây dựng những văn bản nào hoặc
các bước triển khai công việc mà không cần phải có người hướng dẫn;
- Công tác lập hồ sơ giúp cho Giám Đốc quản lý được toàn bộ công việc
trong cơ quan, phân loại văn bản, công văn, giấy tờ trong Ban một cách khoa học,
hợp lý, quản lý hồ sơ của Ban được chặt chẽ, lưu giữ những hồ sơ cần thiết, có giá
trị, tránh việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc công việc quan trọng nhưng không được lập
thành hồ sơ.
3.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu:
- Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Việc
quản lý và sử dụng con dấu tại Ban QLĐTXDCT được thực hiện đúng theo quy
định tại nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của chính phủ và thông tư liên
Trang 20


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an- Bộ Tổ
chức cán bộ chính phủ ( nay là Bộ Nội Vụ) v/v hướng dẫn thực hiện một số quy
định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001.
- Công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực quản lý sử dụng con dấu cũng
được cán bộ văn thư của Ban QLĐTXDCT đảm bảo thực hiện đúng quy định, đảm
bảo không có tình trạng con dấu của Ban QLĐTXDCT bị mất hoặc bị để người
khác tùy tiện sử dụng.
- Con dấu của Ban QLĐTXDCT sử dụng là con dấu đồng cán tròn, mực ướt và
đóng dấu bằng mực ướt, được sử dụng thường xuyên tại Ban QLĐTXDCT.
- Cán bộ văn thư của Ban QLĐTXDCT có trách nhiệm quản lý và giữ gìn con dấu
của Ban QLĐTXDCT theo đúng qui định và được cất giữ tại Ban QLĐTXDCT có
tủ khóa và được niêm phong vào cuối mỗi giờ chiều của ngày làm việc.

theo nguyên tắc:

Việc đóng dấu tại Ban QLĐTXDCT được thực hiện theo nguyên tắc:
+ Chỉ đóng dấu khi văn bản trình bày đủ và đúng thể thức văn bản, có số ký hiệu và
ngày phát hành, có đủ chữ ký và họ tên của người ký
+ Đóng trùm lên một phần ba (1/3) chữ ký về phía trái, đóng dấu theo chiều thẳng
đứng của Quốc huy, không được đóng dấu khống
+ Đóng dấu giáp lai văn bản cá biệt có nhiều trang.

ầu đóng dấu phải theo nguyên
tắc:
3.2.4. Thu thập tài liệu vào lưu trữ của Ban QLĐTXDCT:

Thu thập tài liệu là việc thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định

nguồn và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia để từ
đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quy định của nhà nước
Thu thập tài liệu ở Ban QLĐTXDCT ( tài liệu thuộc lưu trữ ở cơ quan) cũng
dựa theo khái niệm về việc thu thập tài liệu nêu trên là xác định nguồn và thành
phần tài liệu thuộc diện phải nộp vào lưu trữ cơ quan để lựa chọn những tài liệu có
giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để đưa vào kho lưu trữ của Ban phục vụ cho hoạt
động lâu dài của Ban QLĐTXDCT.

Đối với nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu ở Ban QLĐTXDCT là các loại tài
liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Ban và tài liệu của cá nhân cán bộ trong
Ban QLĐTXDCT khi giải quyết công việc. Đây là nguồn thu quan trọng và thường
xuyên nhất của Ban QLĐTXDCT. Cụ thể, lưu trữ của Ban QLĐTXDCT có nghĩa
vụ thu thập tài liệu từ các nguồn thu thập chủ yếu sau sau:
Trang 21


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Văn thư ở cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn
bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn thư cơ
quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.
Các cá nhân là cán bộ trong Ban: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết công việc của cán bộ trong
Ban trong quá trình hoạt động công việc của mình. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ
cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành
từ cá nhân cán bộ trong Ban QLĐTXDCT là do quá trình lập hồ sơ công việc
chuyên môn của các cán bộ.

Ngoài ra lưu trữ của Ban có thể bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:
- Tài liệu từ các cán bộ trong Ban QLĐTXDCT đã có thời gian làm việc tại Ban, đã
về hưu hoặc chuyển công tác.
- Tài liệu từ các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn
bản, giấy tờ trao đổi công việc với cơ quan.
Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ của Ban QLĐTXDCT chủ
yếu hiện nay là tài liệu giấy ( tài liệu hành chính) và một số ít tài liệu phim, ảnh…
những tài liệu này có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ cho hoạt động lâu
dài của Ban QLĐTXDCT.
Tóm lại: Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của Ban QLĐTXDCT trong những
năm qua được quan tâm và tổ chức thường xuyên, hằng năm cứ vào quý I của năm
sau, cán bộ làm công tác lưu trữ của Ban tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu của Ban để
nộp vào lưu trữ. Nhìn chung vì công tác lập hồ sơ công việc của các cán bộ trong
Ban đã được lập rất tốt nên việc thu thập tài liệu từ các cán bộ trong Ban rất thuận
lợi. Hằng năm, Ban QLĐTXDCT đã ban hành các danh mục tài liệu là nguồn phải
nộp lưu vào lưu trữ của Ban. Đây là một trong những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ
chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ của Ban. Đa số các tài
liệu được thu thập được tiếp nhận từ các cá nhân là cán bộ trong Ban , cán bộ làm
công tác lưu trữ ở Ban sẽ lập biên bản giao nhận tài liệu, có sự ký nhận giữa 2 bên,
và mỗi bên giữ 1 biên bản giao nhận tài liệu và có giá trị pháp lý ngang nhau.
3.2.5. Xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu
chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị theo giá trị của chúng
về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác để từ đó lựa chọn bổ
sung những tài liệu có giá trị vào phông lưu trữ.
Trang 22


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ

Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh đã tiến hành xác
định giá trị tài liệu thường xuyên theo từng năm và xác định thời hạn bảo quản là “
lâu dài” và “ vĩnh viễn” theo đúng tinh thần của Luật Lưu trữ. Điều này đã giúp cho
Ban QLĐTXDCT bảo quản tốt tài liệu mà không tốn diện tích lưu, bảo quản được
những tài liệu có giá trị.
Các loại tài liệu được xác định giá trị ở Ban QLĐTXDCT đã vận dụng theo
nguyên tắc toàn diện và tổng hợp để xác định giá trị cho các loại tài liệu đồng thời
cũng dựa vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày
03/6/2011 của Bộ Nội vụ Qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để loại ra một số tài liệu hết giá trị.
Việc xử lý tài liệu hết giá trị ở Ban QLĐTXDCT rất chặt chẽ, đúng thủ tục và
có lập bản thống kê, thuyết minh tài liệu hết giá trị. Trước khi tiêu hủy tài liệu hết
giá trị phải có thông qua lãnh đạo để xem xét; việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Việc
tiêu hủy các tài liệu hết giá trị của Ban QLĐTXDCT cũng dựa theo công văn số
879/VTLTNN-NV ĐP ngày 19/12/2006 v/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết
giá trị.
3.2.6. Chỉnh lý tài liệu:
Công tác chỉnh lý tài liệu của Ban QLĐTXDCT được thực hiện theo văn bản
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
Đây là công tác căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân
chia tài liệu theo các bước như: phân chia tài liệu thành các nhóm lớn, từ các nhóm
lớn phân thành các nhóm vừa, nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.
Cán bộ làm công tác lưu trữ của Ban QLĐTXDCT tiến hành chỉnh lý tài liệu
theo phương án thời gian- cơ cấu tổ chức theo các bước như sau:
Bước 1: Xác định đặc trưng thứ 1 của phương án là đặc trưng thời gian là năm

Bước 2: Xác định đặc trưng cơ cấu tổ chức
Bước 3: Xác định lĩnh vực hoạt động
Bước 4: Xác định được tất cả các vấn đề cụ thể trong lĩnh vực hoạt động ( Mỗi
vấn đề tương đương với 1 hồ sơ).
Ví dụ: Năm 2000
a) Giám Đốc- Phó Giám Đốc
- Tổng hợp
Trang 23


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

- Quy hoạch, kế hoạch, thống kê
- Tổ chức cán bộ
…..
b) Tổ thẩm định- dự án
- Thẩm định - dự án xây dựng cơ bản
.......
c) Tổ giám sát
- Giám Sát xây dựng cơ bản
…..
d) Tổ hành chính- kế toán
- Công tác hành chính
- Công tác kế toán
…….
Ngoài ra việc chỉnh lý tài liệu của Ban QLĐTXDCT cũng được thực hiện đầy
đủ theo các bước từ giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý, giai đoạn thực hiện chỉnh lý và giai

đoạn tổng kết chỉnh lý.
Thực tế trong một năm khối lượng công việc ở Ban QLĐTXDCT rất nhiều đó
cũng là cơ sở để hình thành ra rất nhiều các loại văn bản giấy tờ nên đòi hỏi việc
sắp xếp và chỉnh lý văn bản cho khoa học và dễ sử dụng là rất khó. Chính vì vậy
Ban QLĐTXDCT đã ban hành ra mục lục hồ sơ làm công cụ tra cứu tài liệu sau khi
chỉnh lý của Ban QLĐTXDCT.
3.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ:
Tài liệu lưu trữ của Ban QLĐTXDCT đã có chế độ bảo quản rõ ràng và chặt
chẽ làm cơ sở tốt cho việc thực hiện các nhiệm vụ bảo quản. Các chế độ bảo quản
tài liệu lưu trữ đã được thực hiện bằng những văn bản cụ thể như: nội quy làm việc
về công tác văn thư lưu trữ tại Ban QLĐTXDCTTrong nội quy khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Ban QLĐTXDCT đã
quy định rõ những đối tượng quản lý sử dụng tài liệu, thời gian ra vào kho lưu trữ,
thủ tục mang tài liệu ra sử dụng cho công việc phải như thế nào. Đồng thời cán bộ
lưu trữ cũng lập sổ giao nhận tài liệu lưu trữ để quản lý việc mượn tài liệu lưu trữ
của Ban QLĐTXDCT không để làm mất tài liệu lưu trữ
Trang 24


BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Học Viên: Huỳnh Quốc Minh
Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM

Ngoài ra cán bộ làm công tác lưu trữ luôn có chế độ làm vệ sinh thường xuyên
trong kho lưu trữ như vệ sinh tài liệu lưu trữ, vệ sinh giá, kệ đựng tài liệu lưu trữ,
lau chùi kho luôn sạch sẽ.
Tài liệu lưu trữ trong kho luôn được sắp xếp theo thứ tự số hộp được đánh gọn
gàng để khi đem ra sử dụng được nhanh chóng, dễ dàng, đồng thời giúp cho việc
kiểm tra tài liệu trong kho lưu trữ được thuận lợi, dễ dàng. Các tài liệu trong kho
lưu trữ luôn được xếp thẳng hàng, vuông góc gọn gàng, có khoa học. Đối với những

công trình xây dựng có nhiều tài liệu lưu trữ thì luôn được bố trí đủ chỗ để sắp xếp,
tránh nhồi nhét, gây hư hỏng tài liệu.
Trong kho luôn được xịt thuốc để diệt một số loại côn trùng có thể gây hư hại
tài liệu như dán, mối,… Nếu tài liệu trong kho lưu trữ có nguy cơ sắp bị mốc phải
được lau và chải để hết mốc.
Tóm lại: Nhìn chung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của Ban QLĐTXDCT
tương đối tốt, đúng với yêu cầu bảo quản tài liệu và theo đúng quy định của nhà
nước. Hiện nay Giám Đốc Ban QLĐTXDCT luôn có sự quan tâm đối với công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ như thường xuyên kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất
đối với việc bảo quản tài liệu tại Kho lưu trữ. Nhìn chung công tác bảo quản tài liệu
trong kho lưu trữ của Ban QLĐTXDCT tương đối tốt, không có sự mất mát, hư
hỏng hay cháy nổ nào đáng tiếc xảy ra.
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ
3.1. Nhận xét:
- Qua gần 4 tuần kiến tập ngành nghề tại Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh kết
hợp vận dụng lý thuyết đã học em có một số nhận xét và kiến nghị về công tác văn
thư-lưu trữ tại Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh như sau:
Ưu điểm về công tác văn thư:
Về công tác văn thư: Bao gồm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý
văn bản đi- đến, quản lý và sử dụng con dấu có những ưu điểm như sau:
Công tác soạn thảo văn bản tại Ban QLĐTXDCT được thực hiện rất tốt, các
văn bản ban hành luôn đúng quy trình, thủ tục ban hành văn bản. Các văn bản có
đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, tạo điều kiện thuận lợi cho quá
trình giải quyết công việc

Trang 25