ĐỀ CƯƠNG báo cáo THỰC tập NGHE NGHIEP 2016

ĐỀ CƢƠNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP
NGÀNH VĂN THƢ - LƢU TRỮ
MỞ ĐẦU
- Tờ bìa
- Tờ mục lục
- Lời nói đầu
NỘI DUNG
I. KHẢO SÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA
CƠ QUAN.
1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức
2.1. Vị trí, chức năng
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
2.3. Cơ cấu tổ chức
2. Tổ chức bộ máy và biên chế cán bộ văn thƣ lƣu trữ
2.1. Tổ chức văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức
- Cơ quan đã xây dựng (bố trí) bộ máy tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ
quan, tổ chức như thế nào?
- Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
học sinh thực tập (Nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ
chức thực hiện theo thẩm quyền quy định tại Khoản 2, Điều 6 (đối với cấp tỉnh) và
khoản 1, Điều 7 (đối với cấp huyện) của Thông tư số 02/2010/TT-BNV).
2.2. Biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ
- Số lượng cán bộ văn thư, lưu trữ
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ
- Ngạch bậc công chức, viên chức
II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƢ LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN.

1. Công tác văn thƣ. Học sinh có thể chọn 1 trong 2 nội dung sau:
1.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Số lượng từng loại văn bản đi của cơ quan hàng năm.
- Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi

Học sinh tiến hành khảo sát và môt tả tình hình thực hiện các công việc
trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi tại cơ quan mình thực tập như sau:

1

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh


+ Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày
tháng lên văn bản;
+ Đăng ký văn bản đi
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
+ Lưu văn bản đi
- So sánh với quy định hiện hành của Nhà nước.
1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Học sinh tiến hành khảo sát và môt tả tình hình thực hiện các công việc
trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại cơ quan mình thực tập như
sau:
- Số lượng văn bản đến của cơ quan hàng năm.
- Quy trình tổ chức quản lý văn bản đến:
+ Tiếp nhậnvăn bản đến (Cách tiếp nhận văn bản đến; phân loại sơ bộ, bóc
bì văn bản đến; đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến tại cơ quan học sinh thực tập)
+ Đăng ký văn bản đến (Cách đăng ký văn bản đến bằng sổ và bằng Cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính tại cơ quan học sinh thự tập như thế
nào?)
+ Trình, chuyển giao văn bản đến (Cách trình, chuyển giao văn bản đến tại

cơ quan như thế nào?)
+ Giải quyết và theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến) của cơ quan.
- So sánh với quy định hiện hành của Nhà nước.
2. Công tác lƣu trữ.
2.1. Tình hình tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ tại cơ quan
- Giới hạn thời gian của tài liệu (tài liệu sớm nhất trong kho bắt đầu năm
nào và kết thúc là của năm nào?
- Khối lượng tài liệu (bao nhiêu hồ sơ, cặp/hộp, quy ra mét giá)
- Thành phần tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu KHCN…)
- Tình trạng vật lý của tài liệu.
2.2. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan:
a) Thu thập, bổ sung tài liệu
- Cơ quan đã tiến hành thu thập tài liệu theo quy định chưa?

2

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh


- Thành phần hồ sơ tài liệu cần thu?
- Thủ tục giao nộp hồ sơ?
b) Thống kê, kiểm tra
- Cơ quan đã lập các loại sổ sách, biểu mẫu thống kê tài liệu chưa?
- Các loại sổ sách, biểu mẫu chủ yếu được lập (mô tả về hình thức, cấu tạo
của các loại sổ sách, biểu mẫu được lập).
KẾT LUẬN
- Nhận xét chung về ưu điểm và hạn chế của cơ quan trong việc tổ chức
thực hiện quy trình tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan.

- Nhận xét chung về ưu điểm và hạn chế của cơ quan trong việc tổ chức
thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, thống kê, bảo quản tài liệu
lưu trữ của cơ quan.
- Đề xuất biện pháp chấn chỉnh (nếu có).
- Rút ra bài học kinh nghiệm (nếu có).
- Bản tự kiểm điểm của học sinh trong thời gian thực tập tại cơ quan (có xác
nhận của cơ quan mà học sinh sinh thực tập).
PHỤ LỤC
- Phụ lục số I (15 văn bản đi, 15 văn bản đến): đóng riêng;
- Phụ lục II, III (hoặc IV, V) và Phụ lục VI, VII trình bày theo chiều ngang
tờ giấy: đóng riêng.

3

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh


Phụ lục II
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày
theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây.

……….… (1) ……………
……….….. (2) …………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: 20..(3)..
Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...
Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....

Quyển số: ..(6)..

b) Phần đăng ký văn bản đi
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Số, ký
hiệu
văn
bản
(1)

Ngày
tháng
văn
bản
(2)

Tên loại và
trích yếu nội
dung văn bản

Ngƣời
ký

Nơi

nhận
văn bản

(3)

(4)

(5)

Đơn vị,
ngƣời
nhận
bản lƣu
(6)

Số
Ghi
lƣợn
chú
g bản
(7)

(8)

2. Hƣớng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.

4

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh


Cột 2: Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2
thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như
được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản ban hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.

5

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh


Phụ lục III
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
1. Mẫu sổ
Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan, tổ chức khác hoặc cho các đơn vị,
cá nhân trong cơ quan, tổ chức nên in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
……….… (1) ……………
……….….. (2) …………..

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

Năm: 20..(3)..
Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...
Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....

Quyển số: ..(6)..

b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4
theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao
gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày
chuyển

Số, ký hiệu văn
bản

Nơi nhận văn bản

Ký
nhận

Ghi
chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

2. Hƣớng dẫn đăng ký

6

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh


Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10
và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản.
- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao
văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong
trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì, .../.

7

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh


Phụ lục IV
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày
theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây.

……….… (1) ……………
……….….. (2) …………..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20..(3)..
Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...
Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....

Quyển số: ..(6)..

Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
b) Phần đăng ký văn bản đến

8

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh


Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

Ngày
đến

Số
đến

Tác
giả

Số, ký
hiệu

Ngày
tháng

Tên loại và trích
yếu nội dung

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Đơn vị
hoặc
người
nhận
(7)

Ký
nhận

Ghi
chú

(8)

(9)

2. Hƣớng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7,
31/12.

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của
người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những
ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ
số, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.
Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể
viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có
trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân
phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký
hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).

9

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh


Phụ lục V
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
1. Mẫu sổ
Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
……….… (1) ……………

……….….. (2) …………..

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20..(3)..
Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...
Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....

Quyển số: ..(6)..

b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy
khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x
210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày
chuyển

Số đến

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

2. Hƣớng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02,
27/7, 31/12.

10

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh


Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối,
ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...).

11

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh

Phụ lục VI
DACH MỤC
CÁC ĐƠN VỊ VÀ CÁ NHÂN THUỘC NGUỒN NỘP LƢU TÀI LIỆU
VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN CỦA…
I. LÃNH ĐẠO CƠ QUAN
1. Thủ trường cơ quan
2. Cấp phó của thủ trưởng thủ trưởng – Phụ trách lĩnh vực A
3. Cấp phó của thủ trưởng thủ trưởng – Phụ trách lĩnh vực B
4. Cấp phó của thủ trưởng thủ trưởng – Phụ trách lĩnh vực C
(Lưu ý: học sinh cần nêu chức danh cụ thể của lãnh đạo)
II. CÁC ĐƠN VỊ CHỨC NĂNG THUỘC CƠ QUAN
1. Phòng A
2. Phòng B
3. Phòng C
4. Phòng D
5. Phòng E
…

12

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh


Phụ lục VII

THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU
CỦA UBND XÃ ABC
I. BỘ PHẬN VĂN PHÒNG - THỐNG KÊ

1. Hành chính văn phòng – Văn thƣ, lƣu trữ
- Quy chế, quy định, hướng dẫn về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Báo cáo thống kê tổng hợp của UBND xã về công tác hành chính, văn thư,
lưu trữ.
- Hồ sơ thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, bảo
quản…)
- Hồ sơ về công tác kiểm tra, thanh tra công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Tập lưu và sổ đăng ký văn bản
- Công văn trao đổi về công tác văn thư, lưu trữ
2. Tổng hợp – thống kê
- Tập văn bản chỉ đạo chung của cơ quan TƯ, Thành phố, huyện chỉ đạo về
các kinh tế - xã hội
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác
- Thông báo kết luận cuộc họp, kết quả làm việc của UBND huyện, xã về
các hoạt động quản lý nhà nước nói chung
- Hồ sơ về các hoạt động của lãnh đạo UBND xã (trả lời chất vấn tại các kỳ
họp HĐND xã)
- Hồ sơ hội nghị, cuộc họp, lễ hội
…
II. TƢ PHÁP – HỘ TỊCH
1. Tƣ pháp
- Tập văn bản của UBND huyện chỉ đạo trực tiếp về công tác tư pháp
- Hồ sơ tuyên truyền, giáo dục phổ biến pháp luật.
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác tư pháp
…

13

Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016

 GV. Nguyễn Duy Vĩnh