Trình tự ghi sổ kế toán, phương pháp sử chữa sổ kế toán,ví dụ minh họa

BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN NHÓM 3
HỌC PHẦN NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN
Đề tài thảo luận: Trình tự ghi sổ kế toán? Phương pháp sử chữa sổ kế toán? Ví
dụ minh họa?

HỌP NHÓM LẦN 1
Thời gian: Từ 15h50 đến 16h20 ngày 18/03/2016
Địa điểm: Sân thư viện đại học Thương Mại
Thành viên vắng mặt: 0
Nội dung thảo luận: Nhóm trưởng công bố đề tài thảo luận cho các thành viên
Các thành viên thào luận và đưa ra nhiệm vụ cho mình:
-

Trần Thị Hà: Mở sổ
Nguyễn Thị Thu Hằng: Ghi sổ
Nguyễn Thị Thúy Hằng: Khóa sổ
Nguyễn Thúy Hằng: Làm slide
Vũ Thị Hằng: Phương pháp cải chính
Bạch Thị Hiền: Phương pháp ghi số âm
Nguyễn Minh Hiền: Thuyết trình
Trần Thu Hiền: Phương pháp ghi bổ sung
Nguyễn Minh Hiếu: Sửa chữa kế toán trên máy vi tính

Đưa ra hạn nộp bài lần 1 là ngày 01/04/2016

HỌP NHÓM LẦN 2
Thời gian: Từ 15h50 đến 16h10 ngày 01/04/2016
Địa điểm: Lớp học G401 Đại học Thương Mại
Thành viên vắng mặt: 0

Nội dung thảo luận: Các thành viên nộp bài, thống nhất lại nội dung, sửa chữa
phần sai sót.
Hạn nộp lại bài ngày 05/04/2016

HỌP NHÓM LẦN 3
Thời gian: Từ 9h đến 9h20 ngày 05/04/2016
Địa điểm: Sân thư viện Đại học Thương Mại
Thành viên vắng mặt: 0
Nội dung thảo luận: Nộp bài hoàn chỉnh
Tổng kết thảo luận

BẢNG ĐÁNH GIÁ ĐIỂM CỦA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM
STT
19
20
21
22
23
24
25
26
27

Họ và tên
Trần Thị Hà
Nguyễn Thị Thu Hằng
Nguyễn Thị Thúy Hằng
Nguyễn Thúy Hằng
Vũ Thị Hằng
Bạch Thị Hiền

Nguyễn Minh Hiền
Trần Thu Hiền
Nguyễn Minh Hiếu

Điểm
A
A
A
A
A
A
A
A
A

Ký tên


BÀI THẢO LUẬN CỦA NHÓM.

Sổ kế toán: Là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học, hợp lý, có mối liên
hệ mật thiết với nhau, được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh theo đúng các phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế
toán.
Phân loại sổ kế toán:
1.Theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin trên sổ:
-

Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết

2. Theo phương pháp ghi chép trên sổ
- Sổ ghi theo hệ thống
- Sổ ghi theo thời gian
- Sổ ghi theo hệ thống kết hợp theo thời gian
3.Theo câu trúc sổ
- Sổ kết cấu kiểu 1 bên
- Sổ kết cấu kiểu 2 bên
- Sổ kết cấu kiểu nhiều cột
- Sổ kết cấu kiểu bàn cờ
4. Theo hình thức tổ chức sổ
- Sổ tờ rời
- Sổ đóng thành quyển
5. Theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ


- Sổ tài sản bằng tiền
- Sổ vật tư
- Sổ tài sản cố định
- Sổ công nợ
- Sổ thu nhập
- Sổ chi phí
- Sổ vốn quỹ

I-Trình tự ghi sổ kế toán
Quá trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình và sự vận
động của các đối tượng kế toán trên các sổ kế toán được thực hiện theo trình tự sau
1.Mở sổ.
Công việc mở sổ kế toán được thực hiện vào đầu kỳ kế toán( tháng, quý, năm),

hoặc khi doanh nghiệp mới thành lập, hoặc khi thay đổi hình thức sở hữu sát nhập,
… Khi mở sổ đơn vị phải mở hệ thống sổ kế toán theo đúng danh mục sổ kế toán
đã được đăng ký, số lượng sổ kế toán sử dụng tùy thuộc vào tài khoản sử dụng và
yêu cầu của công tác quản lý. Các đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán
chính thức và duy nhất. Các sổ kế toán được mở căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán
cuối kỳ trước để ghi số dư đầu kỳ cho từng sổ kế toán.
- Sổ kế toán phả dung mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, cố thể đóng thành quyển hoặc tờ
rời. Các tờ khi dung xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
- Khi mở sổ kế toán viên phải thực hiện những công việc sau:
- Đối với sổ kế toán dạng quyển: trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên
sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên và chữ ký của người ghi sổ,
của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc


ngày chuyển giao cho người khác, Sổ kế toán phải đánh số trang từ đầu trang
đến cuối trang, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
- Đối với sổ kế toán rời: Đầu mỗi tờ sổ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ
tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ sổ
rời trước khi dung phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền
xác nhận, đóng dấu và ghi sổ đăng ký sử dụng số tờ rời. Các số tờ rời phải được
sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
- Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách
nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt
vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy tính.
2.Ghi sổ
Trong kì kế toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các
chứng từ kế toán đã được lập và đã được kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp để ghi
vào các sổ kế toán đã được mở theo đúng nội dung kinh tế nghiệp vụ và đúng
phương pháp kế toán. Quá trình ghi sổ phải theo đúng quy tắc đã quy định:
- Phải khi sổ kế toán bằng mực tốt, không phai, không nhoè.

- Không ghi xen kẽ và ghi sổ đè lên nhau.
- Các dòng không có số liệu phải gạch ngang giữa dòng.
- Không được tẩy xoá trên sổ kế toán bằng bất cứ hình thức nào, trong quá
trình ghi sổ nếu có sai sót phải tiến ành quá trình sửa chữa theo úng phương
pháp quy định.
3. Khóa sổ
Thực hiện khóa sổ kể toán vào cuối kì kinh doanh hoặc trong trường hợp kiểm kê
tài sản, sát nhập, phân tách hay giải thể......
-

Kế toán thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu số liệu đã ghi chép, cộng số
liệu ghi trên các sổ, tính số dư của các đối tượng trên từng sổ kế toán.
Người ghi sổ và kế toán trưởng phải kí xác nhận trên sổ kế toán.

II) Phương pháp sửa chữa sổ.


1.

Sai sót trong ghi sổ:

Trong quá trình ghi chép sổ kế toán, thường sảy ra các sai sót sau:
2.
3.

Ghi sai quy mô nghiệp vụ kinh tế nhưng vẫn đúng nội dung kinh tế của
nghiệp vụ.
Ghi sai quan hệ đối ứng tài sản.
Ghi trùng lặp hoặc bỏ sót nghiệp vụ kinh tế.
Nguyên tắc sửa chữa :

Sửa chữa sổ kế toán, phải dựa trên các nguyên tắc:
Không được làm mất số đã ghi sai trên sổ.
Tùy từng trường hợp ghi sai để sửa chữa theo phương pháp quy định.
Sau khi sửa chữa sai sót người chữa sổ phải ký tên xác nhận vào phần số
liệu đã được sửa chữa.
Phương pháp sửa chữa.

3.1Đối với kế toán dạng quyển.
a) Phương pháp cải chính:
Phương pháp cải chính, còn gọi là phương pháp gạch xoá hay đính chính. Phương
pháp này được áp dụng trong các trường hợp:
- Sai sót trong diễn giải không liên quan đến hệ đối ứng tài khoản.
- Sai sót phát hiện ra sớm nên không ảnh hưởng đến số tổng cộng bằng
chữ.
Phương pháp sửa sai bằng cách gạch một đường thẳng bằng mực đỏ ngang chỗ sai
một gạch và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên bằng mực thường. Kế toán sửa chữa
và kế toán trưởng phải cùng kí vào chỗ đã sửa chữa. Nếu sai chỉ một chữ số thì
cũng phải gạch toàn bộcon số sai và viết lại con số đúng.
Ví dụ: Doanh Nghiệp mua hàng hóa nhập kho bằng tiền mặt: 96.000đ
Kế toán ghi sai:
+ Nợ TK 1561: 99.000đ
+ Có TK 1111: 99.000đ
Sửa sai:
+ Nợ TK 1561: 99.000đ 96.000đ
+ Có TK 1111: 99.000đ 96.000đ
Kế toán sửa chữa và kế toán trưởng cùng kí tên bên cạnh.
b) Phương pháp ghi số âm.
Điều kiện áp dụng
- Ghi sai quan hệ đối ứng tài sản trên sổ kế toán

Số liệu đã ghi lớn hơn số thực kế nhưng đúng với quan hệ đối ứng tài khoản.
Ghi trùng bút toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phương pháp sửa chữa:
Kế toán phải lập “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng kí xác nhận và kế
toán tiến hành sửa chữa bằng cách:
- Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút
toán đã ghi sai.
- Ghi lại định khoản đúng.
Ví dụ: Doanh nghiệp mua hàng hóa nhập kho bằng tiền mặt là 96.000đ.
Kế toán ghi:
+ Nợ TK 156: 99.000đ
+ Có TK 111: 99.000đ
Bút toán sửa sai:
+ Nợ TK 156: (3000đ)
+ Có TK 111: (3000đ)
c) Phương pháp ghi bổ sung:
Lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh
lệch còn thiếu so với chứng từ.
-

Áp dụng trong trường hợp:
Ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên
chứng từ hoặc bỏ sót không đủ số tiền trên chứng từ.
Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ
sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.
+ Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm
được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ của
năm đó.
+ Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi lập báo cáo tài chính đã

nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán
của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có
sai sót.
+ Trường hợp đơn vị kế toán phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế
toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các năm
trước theo quy định của chuẩn mực kế toán, thì kế toán phải điều chỉnh số
dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của tài khoản có
liên quan.
Phương Pháp sửa chữa:


Kế toán ghi bổ sung thêm 1 định khoản theo đúng quan hệ đối ứng vứi số tiền
bằng chênh lệch giữa số đúng và số sai hoặc đúng số tiền của nghiệp vụ bị bỏ sót.
Ví dụ: DN mua hàng hóa nhập kho bằng tiền mặt: 96.000đ.
Kế toán đã ghi sai:
+
+

Nợ TK 156: 69.000đ
Có TK 111: 69.000đ

Bút toán ghi bổ sung:
+
+

Nợ TK 1561: 27.000đ
Có TK 111: 27.000đ.

3.2 Kế toán trên máy vi tính.
•

•

•

Trường hợp phát hiện sai sót trước khi in thì phải sửa chữa trực tiếp vào
sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính.
Trường hợp sau khi in sổ, sổ đã in được sửa chữa theo đúng quy định của
một trong ba phương pháp trên, đồng thời phải sửa chữa lại sai sót trong
sổ trên máy và in lại tờ sổ. Phải lưu lại tờ mới và tờ sai sót để đảm bảo
cho công việc kiểm tra.
Trường hợp phát hiện sai sót sau BCTC thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ
kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng
cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

CÁC CÂU HỎI THẢO LUẬN CỦA CÁC NHÓM
Câu 1: Sau khi công việc vào sổ đã xong, sổ sách đã được đối chiếu kiểm tra và
khóa sổ thì tất cả các chứng từ kế toán của kỳ đó sẽ được xử lý như thế nào?
Trả lời : Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi
dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự , đóng
gói cẩn thận và phải bảo quản lưu trữ để khi càn có cơ sở đối chiếu, kiểm tra.


Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc
tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng, mất. Chứng từ lưu trữ ở phong kế toán không
quá 1 năm sau đó đưa vào lưu trữ dài hạn. Chứng từ lưu trữ ở nơi lưu trữ dài hạn
được quy định chi tiết trong luật kế toán.

Câu 2: Các đơn vị được phép mở bao nhiêu sổ kế toán chính thức? Vì sao?
Trả lời: Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế
toán năm. Vì nhà nước quy định và để thuận tiện theo dõi một cách thống nhất.

Câu 3: Nếu như nghiệp vụ phát sinh ít thì nửa tháng ghi một lần có được không?
Việc ghi chứng từ ghi sổ là theo thứ tự thời gian hay phải phân loại nghiệp vụ như
trong nội dung bài học?
Trả lời: - Bạn căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu, chi, NXKho, ...) để vào
sổ chi tiết. Sau đó lưu các chứng từ đó theo loại nghiệp vụ và theo thời gian. Khi
nào cảm thấy nhiều chứng từ gốc thì bạn lập thành 1 CTGS. Các loại nghiệp vụ
khác nhau sẽ thuộc CTGS khác nhau.
- Bạn có thể lập nhiều CTGS cho 1 loại nghiệp vụ trong tháng
- Thông thường cuối tháng chúng ta mới đánh số chính thức các CTGS để đảm bảo
số CTGS không bị ngắt quãng và đăng ký vào sổ ĐK CTGS.
- Cuối tháng bạn căn cứ vào CTGS để vào sổ cái.
Câu 4: Kế toán sửa chữa là ai? Có phải là người lập ra sổ sai không?
Trả lời: Người chịu trách nhiệm về việc sai và sửa sỏ kế toán là kế toán
trưởng

Câu 5: Sửa chữa sổ kế toán có thể dùng phương pháp ghi số âm thay thế cho
phương pháp cải chính hay ghi bổ sung không?


Trả lời: Không thể thay thế vì mỗi phương pháp có tùng điều kiện áp dụng
riêng biệt. Trong mỗi trường hợp sai sót chỉ được dùng một phương pháp sửa sai
tưng ứng.

Câu 6: Hình thức kế toán được áp dụng ở các doah nghiệp có quy mô nhỏ, ít
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng hình thức ghi sổ kế toán nào?
Trả lời: Hình thức được áp dụng là hình thức Nhật kí- Sổ cái

Câu 7 Ưu nhược điểm của ghi sổ kế toán thủ công?
Trả lời:

Ưu điểm:
- Giúp cho người làm kế toán xác định luồng số liệu một cách trực quan hơn:
người khác có thể xem được hệ thống sổ sách mà không phải học trình tự vì
đó là phương pháp cơ bản và phổ thông. Ưu điểm này nhận thấy rõ nếu đem
so sánh với luồng dữ liệu của một phần mềm kế toán.
- Rèn luyện cho kế toán đức tính cẩn thận, tỉ mỉ: Đương nhiên rồi, vì ghi
chép bằng bút thường rất hay bị sai sót mà đã sai sót thì lại rất khó sửa, đôi
khi phải làm lại từ đầu... cũng có thể suy ra từ đây rèn luyện thêm tính kiên
nhẫn nữa
- Có thể làm việc được ở mọi tình huống ( kể cả khi mất điện )
- Trường hợp bị mất dữ liệu cũng xác suất nhỏ hơn là kế toán trên máy
Nhược điểm:
- Ghi chép lặp lại nhiều lần cho một nghiệp vụ vì phải vào nhiều sổ sách có
liên quan nên mất nhiều thời gian.
Ví dụ 1 : Như Nộp/Rút tiền gởi ngân hàng, bạn đã phải vào sổ sách tiền mặt
và tiền gởi.
Ví dụ 2 : Mua hàng hoá/vật tư (Thanh toán bằng tiền mặt), bạn phải viết lập
phiếu chi và phải lập phiếu nhập đồng thời. Song song đó bạn phải vào sổ
qũy, sổ chi tiết vật tư cho từng mặt hàng.
Trên đây chỉ nêu vài dụ cho bạn hình dung công việc làm kế toán thủ công,
một nghiệp vụ bạn phải làm nhiều động tác như vào sổ qũy, sổ tiền gởi ngân


hàng, sổ chi tiết vật tư hàng hoá.
- Khi sai sót mất nhiều thời gian để tìm kiếm và nếu có cũng rất lâu.
- Làm nhiều quy trình mới ra được báo cáo các lọai nhất là vào dịp kết sổ
cuối năm.