Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB 3 6 tại trung tâm thông tin tư liệu học viện ngoại giao

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

BẠCH QUỲNH NGA

ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP
ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƢ LIỆU
HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hà Nội-2015
1


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-----------------------------------------------------

BẠCH QUỲNH NGA

ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP
ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƢ LIỆU
HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƢ VIỆN

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin- Thƣ viện
Mã số: 60 32 02 03

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Đoàn Phan Tân

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Giáo viên hướng dẫn

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn
thạc sĩ khoa học

PGS.TS. Đoàn Phan Tân

PGS.TS. Trầ n Thi ̣Quý
Hà Nội-2015

2


XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………..

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

PGS.TS. Trầ n Thi Quy
̣
́

3


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi . Các số liệu, kế t quả
nêu trong luâ ̣n văn là trung thực và chưa từng

đươ ̣c ai công bố trong bấ t cứ

công trình nào khác.
Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình./.

Học viên

Bạch Quỳnh Nga

4


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài luận văn: "Ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích
hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tƣ liệu Học viện Ngoại giao" tôi đã
nhận được sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người.
Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn PGS.TS Đoàn Phan Tân, Nguyên

Phó hiệu trưởng trường Đại học Văn hóa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn để tôi
hoàn thành luận văn này.
Tôi xin gửi lời cảm đến các thầy cô Trung tâm Thông tin Thư viện
trường Đại học Văn hóa Hà Nội, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong suốt quãng thời gian tìm kiếm tài liệu tại thư
viện trường.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy,
truyền đạt kiến thức quý giá các môn học trong suốt thời gian của khóa học.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới cha mẹ người đã nuôi dưỡng, động viên và
luôn ủng hộ cho những quyết định của tôi.
Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn đến người Chồng thân yêu của mình!
Người đã luôn tiếp cho tôi niềm tin rằng tôi có thể làm được mọi điều nếu tôi
cố gắng, người đã luôn ủng hộ tôi, bên cạnh tôi mỗi khi tôi gặp khó khăn, trở
ngại trong việc học hành.
Mặc dù, đã cố gắng hoàn thành luận văn với tất cả sự nỗ lực của bản
thân, nhưng luận văn chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất
định. Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Học viên

Bạch Quỳnh Nga

5


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 5
CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN TƢ LIỆU HỌC VIỆN
NGOẠI GIAO VỚI QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG HỆ
QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 ......................................... 13

1.1Trung tâm Thông tin Tƣ liệu Học viện Ngoại giao với yêu cầu tin học
hóa ................................................................................................................. 13
1.1.1 Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức ........ 13
1.1.2 Vốn tài liệu .......................................................................................... 19
1.1.3 Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin .......................................... 24
1.1.4 Yêu cầu tin học hóa hoạt động thƣ viện ........................................... 29
1.2 Quá trình triển khai ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích hợp Ilib 3.6
....................................................................................................................... 30
1.2.1 Đầu tƣ cơ sở vật chất ......................................................................... 30
1.2.2 Nguồn nhân lực .................................................................................. 33
1.2.3 Lý luận chung về hệ quản trị thƣ viện tích hợp………....………..35
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN
TÍCH HỢP ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƢ LIỆU........ 43
2.1 Thực trạng ứng dụng các phân hệ của phần mềm Ilib 3.6 ............... 43
2.1.1 Ứng dụng phân hệ bổ sung ................................................................ 43
2.1.2 Ứng dụng phân hệ biên mục ............................................................. 51
2.1.3 Ứng dụng phân hệ tra cứu trực tuyến ............................................. 60
2.2 Đánh giá hiệu quả ứng dụng ................................................................ 67
2.2.1 Những kết quả đạt đƣợc .................................................................... 67
2.2.2 Những vấn đề còn tồn tại ................................................................... 70
2.2.3 Nguyên nhân ....................................................................................... 72

1


CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ
QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN TƢ LIỆU .............................................................................. 74
3.1 Xây dựng và phát triển nguồn thông tin số hóa ................................. 74
3.2 Nâng cao trình độ cán bộ thƣ viện để làm chủ phần mềm................ 76

3.3 Kiến nghị nhà cung cấp hoàn thiện phần mềm .................................. 81
3.4 Tăng cƣờng cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin .............. 82
3.5 Đào tạo ngƣời dùng tin ......................................................................... 83
KẾT LUẬN .................................................................................................. 87
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 88
PHỤ LỤC ..................................................................................................... 91

2


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ cái viết tắt

Cụm từ đầy đủ

tiế ng Viêṭ
ĐKCB

Đăng ký cá biệt

PMTV

Phần mềm thư viện

TTTTTL

Trung tâm Thông tin Tư liê ̣u

Chƣ̃ cái viế t tắ t

Cụm từ đầy đủ

tiế ng Anh
Ilib

Integrated Library System

MARC

Machine Readable Cataloging

OPAC

Online Public Access Catalog

3


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Trung tâm Thông tin Tư liệu
Bảng 1.1: Thống kê kho sách năm 2012
Bảng 1.2: Thống kê kho sách năm 2015
Hình 2.1: Màn hình chính phân hệ bổ sung
Hình 2.2: Giao diện chọn đơn nhận
Hình 2.3: Cửa sổ đăng ký cá biệt cho tài liệu
Hình 2.4: Giao diện tra cứu sách
Hình 2.5: Cửa sổ biên mục Marc
Hình 2.6: Màn hình chính của phân hệ biên mục
Hình 2.7: Quy trình biên mục chi tiết tài liệu
Hình 2.8: Giao diện biên mục sách (1)

Hình 2.8: Giao diện biên mục sách (2)
Hình 2.9: Màn hình chính của phân hệ OPAC
Hình 2.10: Màn hình tìm đơn giản
Hình 2.11: Màn hình kết quả tìm đơn giản
Hình 2.12: Màn hình tìm nâng cao
Hình 2.13: Màn hình kết quả tìm nâng cao

4


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngay từ những năm 70 của thế kỷ XX, các quốc gia có nền kinh tế và
khoa học công nghệ phát triển đã đề ra những chương trình, chiến lược nhằm
hướng nền kinh tế phát triển theo những đặc trưng của kinh tế tri thức. Nền
kinh tế tri thức và quá trình toàn cầu hóa diễn ra mạnh mẽ, tác động sâu sắc
đến sự phát triển của nhiều quốc gia. Ở Việt Nam, ngay từ những năm 90 của
thế kỷ XX, Đảng Cộng sản Việt Nam đã xác định: “Cuộc cách mạng khoa
học và công nghệ hiện đại đang diễn ra mạnh mẽ, cuốn hút tất cả các nước
khác nhau”. Gần đây nhất, Đảng ta đã xác định gắn công nghiệp hóa, hiện đại
hóa với phát triển kinh tế tri thức: “Đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa
với phát triển kinh tế tri thức và bảo vệ môi trường”[4]. Trong đó Đảng ta
khẳng định, phát triển khoa học và công nghệ thực sự là động lực then chốt
của quá trình phát triển nhanh và bền vững.
Trong sự phát triển của nền kinh tế nào cũng vậy, chúng ta không thể
phủ nhận vai trò quan trọng của thông tin, thông tin là nguồn lực phát triển và
là nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia, là yếu tố quan trọng thúc đẩy
sự phát triển của kinh tế, sản xuất và của khoa học. Vai trò của thông tin xuất
hiện trong mọi lĩnh vực, văn hóa, giáo dục và cả đời sống.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ, sự phát triển bùng nổ

của thông tin đòi hỏi chúng ta phải có cách phân loại và quản lý thông tin
ngày càng hiệu quả hơn nữa. Theo chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17-10-2000 của
Bộ Chính trị (khóa VIII) về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ
thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã viết: “Công
nghệ thông tin là một trong những động lực quan trọng nhất của sự phát triển,
cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời
sống, kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại.

5


Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần
giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy
công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng
cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá
trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của
nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để
thực hiện thắng lợi sự nghiệp, công nghiệp hóa, hiện đại hóa”
Chính sự phát triển của công nghệ thông tin đã tạo nên sự thay đổi hình
thức của thông tin từ dạng in ấn sang dạng số và tạo nên sự đa dạng về hình
thức của tài liệu trong thư viện. Theo quyết định số 10/2007/QĐ- BVHTT
ngày 04 tháng 5 năm 2007 phê duyệt quy hoạch phát triển ngành Thư viện
Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 do Bộ trưởng Bộ Văn
hóa- Thông tin ban hành có nêu rõ: “Dựa trên các chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ
thư viện sử dụng hệ thống máy tính đã có, tiến hành quá trình tự động hóa thư
viện, nâng cao chất lượng các dịch vụ truyền thống. Xây dựng một cơ sở dữ
liệu tích hợp phục vụ cho mọi hoạt động của thư viện, dựa trên các hệ quản trị
cơ sở dữ liệu hiện đại, tiêu chuẩn, dễ phối hợp với các công nghệ khác và dễ
mở rộng, nâng cấp”.
Với vai trò là cái nôi đào tạo ra những cán bộ đối ngoại của đất nước,

Học viện Ngoại giao, tiếp nối truyền thống hình thành và phát triển hơn 50
năm qua từ Lớp đào tạo cán bộ ngoại giao thuở ban đầu (thành lập năm 1956)
đến Đại học Ngoại giao (năm 1959) và Học viện Quan hệ Quốc tế (năm
1992), ngày nay đã trở thành một cơ sở đào tạo uy tín về quan hệ quốc tế, một
cơ quan nghiên cứu, tham mưu hàng đầu về chính sách đối ngoại và là cơ sở
đào tạo, bồi dưỡng cho các cán bộ làm công tác đối ngoại từ trung ương đến
địa phương. Trong quá trình xây dựng và phát triển Trung tâm Thông tin Tư

6


liệu (TTTTTL) của Học viện đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành tích
chung của Học viện.
Để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của thư viện từ năm 2000,
Học viện đã tăng cường đầu tư cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu tin học hóa
hoạt động thư viện. Để ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư
viện đạt hiệu quả cao việc lựa chọn phần mềm phù hợp có vị trí quan trọng
hàng đầu. Năm 2001, được sự nhất trí và ủng hộ của Ban Giám đốc, Trung
tâm đã áp dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.0 do Công ty Cổ phần Giải
pháp phần mềm CMC phát triển. Đến năm 2007 để đáp ứng nhu cầu phục vụ
bạn đọc trong và ngoài Học viện, được sự tài trợ của tổ chức nước ngoài phần
mềm đã được nâng cấp lên phiên bản 3.6.
TTTTTL đã ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 từ năm
2007 đến nay đã được 8 năm. Việc nghiên cứu ứng dụng phần mềm Ilib 3.6
tại thư viện, đánh giá những kết quả đạt được, chỉ ra những hạn chế tồn tại từ
đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm trong
công tác thư viện là việc làm cần thiết. Vì vậy, tác giả đã chọn đề tài:“Ứng
dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tƣ
liệu Học viện Ngoại giao” làm đề tài luận văn cao học của mình.
2. Tình hình nghiên cứu

Cho đến nay đã có rất nhiều bài viết về hệ quản trị thư viện tích hợp
Ilib của các tác giả khác nhau. Những công trình nghiên cứu tiêu biểu có thể
kể đến như:
Sách viết về Ilib có cuốn: “Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị thư
viện tích hợp Ilib” của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Giải pháp phần mềm
CMC. Cuốn sách giới thiệu khái quát về phần mềm, các đặc trưng chức năng
và công nghệ của phần mềm, cách sử dụng các phân hệ trong phần mềm Ilib.

7


Về luận văn có thể kể đến luận văn với đề tài: "Ứng dụng hệ quản trị
thư viện tích hợp Ilib tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội" của tác giả Nguyễn
Thùy Linh, bảo vệ năm 2011 tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn- Đại học Quốc gia Hà Nội. Luận văn nêu tổng quan những vấn đề liên
quan đến đề tài và nghiên cứu xuất xứ của hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib.
Khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib
tại 06 thư viện trên địa bàn Hà Nội. Qua đó, tác giả đưa ra những nhận xét,
đánh giá và đề xuất giải pháp, kiến nghị hoàn thiện hệ quản trị thư viện tích
hợp Ilib, đẩy mạnh quá trình ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong
hoạt động của các cơ quan thông tin và thư viện.
Hay đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin
thư viện tại Viện Khoa học và Công nghệ Quân sự” của tác giả Nguyễn
Phương Cương bảo vệ năm 2011 tại trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội. Luận văn tìm hiểu Viện Khoa học và
Công nghệ Quân sự với vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
thông tin thư viện. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Phòng Thông
tin Thư viện của Viện Khoa học và Công nghệ Quân sự: ứng dụng phần mềm
Ilib, ứng dụng phần mềm Dlib, ứng dụng phần mềm cổng thông tin tích hợp
Portal, xác định những kết quả đạt được. Trình bày các giải pháp nâng cao

hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện.
Về khóa luận tốt nghiệp có khóa luận với đề tài: “Ứng dụng hệ quản trị
thư viện tích hợp Ilib vào công tác tra cứu và lưu thông tài liệu tại Thư viện
Quốc gia Việt Nam” của tác giả Tuấn Quang Minh bảo vệ năm 2008 tại
trường Đại học Văn hóa Hà Nội. Khóa luận nghiên cứu, khảo sát và đánh giá
hiệu quả ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 vào công tác tra cứu
và lưu thông tài liệu, đồng thời đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện
việc ứng dụng phần mềm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.

8


Thêm vào đó, có hội nghị- hội thảo nghiên cứu về Ilib như: “Hội nghịHội thảo phần mềm Ilib với việc xây dựng thư viện điện tử trong hệ thống thư
viện công cộng” tại Quảng Ninh, ngày 19/7-21/7/2006.
Mặc dù, đã có những bài viết, luận văn, khóa luận, hội nghị hội thảo
viết về phần mềm Ilib, nhưng mỗi tác giả lại có một cách tiếp cận khác nhau,
áp dụng vào mỗi đơn vị một khác. Tuy nhiên, nghiên cứu về ứng dụng hệ
quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện
Ngoại giao thì chưa một tác giả nào đề cập đến. Đây chính là điểm khác biệt
với các đề tài trước đây, đồng thời cũng thể hiện tính mới của đề tài luận văn
này.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu ứng dụng của hệ quản trị tích hợp thư viện Ilib 3.6 tại
Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao đưa ra những nhận xét,
đánh giá từ đó đề xuất giải pháp nhằm khai thác triệt để phần mềm nâng cao
hiệu quả ứng dụng phần mềm trong hoạt động thông tin thư viện.
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề như:
+ Hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến hệ quản trị thư viện tích

hợp Ilib.
+ Nghiên cứu quá trình triển khai và ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp
Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao.
+ Khảo sát thực trạng của hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm
Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao.
+ Đưa ra những nhận xét đánh giá; từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Ilib 3.6 trong hoạt động của TTTTTL.
4. Giả thuyết nghiên cứu

9


Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại TTTTTL còn nhiều hạn chế,
chưa theo kịp với sự phát triển của ngành nghề, cũng như chưa phục vụ người
dùng tin một cách hiệu quả nhất. Nếu Trung tâm được đầu tư nâng cao hiệu
quả ứng dụng phần mềm Ilib 3.6 trong hoạt động thư viện, sẽ nâng cao hơn
nữa chất lượng đạo tạo và nghiên cứu ở Học viện Ngoại giao.
Ngoài ra, những cơ quan thông tin nào đang quan tâm đến phần mềm
thư viện tích hợp sẽ thấy được những mặt mạnh, cũng như những hạn chế của
phần mềm Ilib.
Việc nghiên cứu đề tài trên có thể giúp đơn vị cung cấp hoàn thiện phần
mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
5.1 Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích
hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao.
5.2 Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng hệ quản trị thư viện
tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao giai
đoạn từ khi bắt đầu ứng dụng phần mềm thư viện tích hợp Ilib cho đến nay.

6. Phƣơng pháp nghiên cứu
6.1. Phƣơng pháp luận
Đề tài được tiến hành dựa trên cơ sở vận dụng phương pháp luận duy
vật biện chứng và duy vật lịch sử, nghiên cứu quá trình ứng dụng phần mềm
Ilib 3.6 trong hoạt động thông tin thư viện theo các nguyên tắc khách quan,
toàn diện, phát triển, lịch sử- cụ thể và thực tiễn.
Bên cạnh đó dựa trên các văn kiện, chính sách của Đảng và Nhà nước
về phát triển văn hóa và công tác hoạt động thông tin thư viện.
6.2 Phƣơng pháp cụ thể

10


Luận văn chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:
+ Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu;
+ Phương pháp quan sát;
+ Phương pháp thống kê.
7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng
7.1 Về mặt khoa học
Đề tài làm rõ các đặc trưng chức năng và công nghệ của hệ quản trị thư
viện tích hợp Ilib. Thêm vào đó giúp người đọc nắm được xu hướng tin học
hóa trong thư viện hiện nay. Từ đó, giúp cho sinh viên và các nhà quản lý có
thể vận dụng hiệu quả vào thực tiễn.
7.2 Về mặt ứng dụng
Về mặt ứng dụng giúp cán bộ nâng cao trình độ, kỹ năng quản lý, xử
lý, khai thác hiệu quả phần mềm Ilib 3.6.
Nghiên cứu thực tiễn ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại
Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao nếu thành công sẽ đem lại
hiệu quả hoạt động tốt hơn cho TTTTTL nói riêng và cho Học viện Ngoại
giao nói chung.

Ngoài ra, đây là một nguồn tài liệu tham khảo cho các thư viện quan
tâm đến việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib. Các thư viện sẽ thấy
được mặt mạnh cũng như những hạn chế trong việc quyết định sử dụng một
hệ quản trị dành cho thư viện mình. Từ đó, giúp cho nhà cung cấp ngày càng
hoàn thiện và nâng cấp phần mềm đáp ứng yêu cầu hoạt động nghiệp vụ
thông tin thư viện.
Bên cạnh đó, đây sẽ là nguồn tài liệu cho các sinh viên muốn tìm hiểu
sâu hơn nữa về hệ quản trị thư viện tích hợp, là nguồn tham khảo cho việc
viết tiểu luận, khóa luận, luận văn.
8. Dự kiến kết quả và bố cục của công trình

11


Là công trình có độ dài khoảng 90 trang, khổ giấy A4.
Với đề tài nghiên cứu nói trên, căn cứ mục đích và nhiệm vụ nghiên
cứu đặt ra, ngoài phần mở đầu, mục lục và kết luận, tài liệu tham khảo, phụ
lục. Luận văn có bố cục như sau:
Chương 1: Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao với quá
trình triển khai ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6. Chương này
giới thiệu khái quái về TTTTTL đặc điểm vốn tài liệu, người dùng tin và nhu
cầu tin, yêu cầu tin học hóa hoạt động thư viện. Tiếp đến là quá trình triển
khai ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin
Tư liệu Học viện Ngoại giao.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6
tại Trung tâm Thông tin Tư liệu. Đây một trong những chương khá quan trọng
của luận văn. Chương 2 nêu các đặc trưng chức năng và công nghệ của phần
mềm Ilib 3.6. Sau đó, đề cập đến thực trạng ứng dụng của các phân hệ như:
phân hệ bổ sung, phân hệ biên mục, phân hệ tra cứu trực tuyến của hệ quản trị
thư viện tích hợp Ilib 3.6. Cuối cùng, tác giả đánh giá hiệu quả ứng dụng và

những kết quả đạt được. Tiếp đến, tìm ra những vấn đề còn tồn tại, nguyên
nhân của thực trạng đã nêu.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ quản trị thư viện
tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu. Chương cuối này đưa ra các
giải pháp như: xây dựng và phát triển nguồn thông tin số hóa, nâng cao trình
độ cán bộ thư viện để làm chủ phần mềm, kiến nghị nhà cung cấp hoàn thiện
phần mềm, tăng cường cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin và cuối
cùng là đào tạo người dùng tin nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ quản trị
thư viện tích hợp Ilib 3.6 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại
giao.

12


CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN TƢ LIỆU HỌC VIỆN
NGOẠI GIAO VỚI QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG HỆ
QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6
1.1 Trung tâm Thông tin Tƣ liệu Học viện Ngoại giao với yêu cầu tin học
hóa
1.1.1 Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
Học viện Ngoại giao được thành lập theo Quyết định Số 82/2008/QĐTTg ngày 23 tháng 6 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hòa Xã
hội Chủ nghĩa Việt Nam trên cơ sở nâng cấp Học viện Quan hệ Quốc tế (tiền
thân là trường Ngoại giao- thành lập năm 1959). Học viện Ngoại giao thực
hiện chức năng nghiên cứu chiến lược về quan hệ quốc tế và chính sách đối
ngoại; đào tạo đại học, sau đại học và bồi dưỡng cán bộ đối ngoại; nghiên
cứu, tham mưu tư vấn chính sách đối ngoại cho Bộ Ngoại giao, Đảng và Nhà
nước.
Trung tâm Thông tin Tư liệu là đơn vị sự nghiệp thuộc Học viện Ngoại
giao cùng với quá trình hình thành và phát triển của Học viện, có thể nói
TTTTTL đã trải qua nhiều giai đoạn lịch sử mà bước ngoặt lớn nhất chính là

quá trình sáp nhập Thư viện trường Đại học Ngoại giao và Thư viện Viện
Quan hệ Quốc tế.
Trong giai đoạn năm 1961-1962, khoa Quan hệ quốc tế của trường
Kinh tế Tài chính có quyết định thành lập tổ Tư liệu nghiệp vụ Ngoại giaotiền thân của Thư viện Đại học Ngoại giao sau này. Nhiệm vụ của tổ Tư liệu
nghiệp vụ là quản lý và khai thác số tài liệu đã có và đang được bổ sung về
vấn đề ngoại giao và quan hệ quốc tế. Tài liệu của tổ Tư liệu nghiệp vụ Ngoại
giao gồm sách tiếng Nga về chính sách đối ngoại Liên Xô, giáo trình quan hệ
quốc tế, lịch sử Đảng Cộng sản Liên Xô do Học viện Quan hệ Quốc tế Mátxcơ-va tặng.

13


Tháng 1/1963, khoa Quan hệ quốc tế tách ra khỏi trường Đại học Kinh
tế Tài chính để thành lập trường Cán bộ Ngoại giao- Ngoại thương. Nhà
trường thành lập phòng Tư liệu nghiệp vụ. Năm 1965, nhà trường thành lập
Thư viện.
Năm 1976, trường Đại học Ngoại giao và Ngoại thương tách làm hai
trường là trường Đại học Ngoại giao và trường Đại học Ngoại thương.
Năm 1977, Viện Quan hệ Quốc tế được thành lập, để làm tốt công tác
thông tin đối ngoại, Viện đã thành lập Ban Thông tin Tư liệu do đồng chí
Nguyễn Tân Cưu làm trưởng ban.
Năm 1984-1985 Ban Thông tin Tư liệu và Bộ phận Thư viện sáp nhập
gọi là Ban Thông tin- Thư viện do đồng chí Bùi Xuân Ninh làm trưởng ban.
Năm 1987, Viện Quan hệ Quốc tế và Trường Đại học Ngoại giao sáp
nhập, Thư viện của Trường và Ban Thông tin- Thư viện của Viện Quan hệ
Quốc tế sáp nhập thành Ban Thông tin- Thư viện gồm hai bộ phận:
+ Thông tin tư liệu và xuất bản
+ Thư viện phục vụ cán bộ, giảng viên và sinh viên.
Từ năm 2000-2007, Ban Thông tin- Thư viện đổi tên là Trung tâm
Thông tin Thư viện với nhiệm vụ thông tin chính sách đối ngoại của Việt

Nam, tình hình quốc tế và khu vực thông qua Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế và
các xuất bản phẩm phục vụ công tác nghiên cứu của Học viện và Bộ Ngoại
giao.
Cũng từ năm 1993, trước sự lớn mạnh của đội ngũ cán bộ nghiên cứu
và biên tập, Học viện đã cho xuất bản Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế và giao
trọng trách này cho Ban Thông tin- Thư viện. Sự phối hợp chặt chẽ giữa Ban
Thông tin- Thư viện (sau này là Trung tâm Thông tin Thư viện và hiện nay là
TTTTTL) với Hội đồng biên tập của Tạp chí đã đưa Tạp chí trở thành một
trong những tạp chí hàng đầu ở Việt Nam hiện nay về nghiên cứu quan hệ

14


quốc tế. Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế lúc này đã có thêm ấn bản tiếng Anh.
Sau 21 năm kể từ ngày ra số đầu tiên, đến nay Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế
(tiếng Việt và tiếng Anh) do Trung tâm phát hành đã ra được 97 số tiếng Việt
và 29 số tiếng Anh, chuyên sâu về các vấn đề quốc tế và quan hệ ngoại giao
giữa Việt Nam và các nước trong khu vực,…
Năm 2009, trước yêu cầu ngày càng cao của công tác đối ngoại trong
giai đoạn mới, dưới sự lãnh đạo của Học viện, TTTTTL cùng Hội đồng Biên
tập Tạp chí đã có một bước thay đổi quan trọng về cả nội dung và hình thức
góp phần làm tăng thêm tính hấp dẫn của Tạp chí.
Do tính chất đặc thù của công tác ngoại giao, năm 2008, theo quyết
định số 82/2008/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Ngoại giao trực thuộc Bộ Ngoại
giao và quyết định số 1785/2008/QĐ-BNG của Bộ Ngoại giao quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTTTTL thuộc Học viện
Ngoại giao, Trung tâm Thông tin Thư viện đổi tên là TTTTTL.
Cơ cấu tổ chức của TTTTTL được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ
của từng phòng. TTTTTL gồm 03 phòng:

+ Phòng Lưu trữ, Thư viện
+ Phòng Biên tập, Trị sự Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế
+ Phòng Thông tin, Tin học


Phòng Lưu trữ, Thư viện là đơn vị sự nghiệp thuộc TTTTTL, có chức

năng giúp Giám đốc TTTTTL và Lãnh đạo Học viện quản lý khai thác hệ
thống cơ sở dữ liệu, kho tư liệu của thư viện phục vụ nhu cầu nghiên cứu
khoa học, giảng dạy, học tập của cán bộ, giảng viên, sinh viên Học viện; lưu
trữ, bảo quản thông tin thuộc phạm vi quản lý phân cấp của Học viện và của
Bộ Ngoại giao.
Nhiệm vụ và quyền hạn:

15


1. Đáp ứng yêu cầu và tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc trong việc sử
dụng vốn tài liệu trong thư viện;
2. Thu thập bổ sung và xử lý nghiệp vụ vốn tài liệu, bảo quản vốn tài liệu
theo đúng quy định của thư viện;
3. Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ thông tin vào
công tác thư viện, từng bước hiện đại hóa thư viện Học viện đạt tiêu
chuẩn thư viện điện tử;
4. Khai thác, phát triển nguồn thông tin trong và ngoài nước; lưu trữ bảo
quản các đề tài nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, thạc sĩ, khóa luận
tốt nghiệp của cán bộ, giảng viên, sinh viên và các dạng tài liệu khác
của Học viện;
5. Hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng có hiệu quả nguồn tài
liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin- thư viện phù hợp với quy định

của pháp luật;
6. Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và ngoại ngữ cho người làm
công tác thư viện; mở rộng giao lưu hợp tác quốc tế, tham gia các hội
nghị hội thảo khoa học chuyên ngành; tiếp nhận viện trợ, tài trợ của các
thư viện, tổ chức, cá nhân nước ngoài;
7. Bảo quản cơ sở vật chất, kỹ thuật và tài sản khác của thư viện;
8. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công hoặc ủy quyền của
Lãnh đạo Học viện và Giám đốc TTTTTL.
Về cơ cấu tổ chức của phòng Lưu trữ, Thư viện được chia thành 03 bộ
phận:
Bộ phận phòng đọc sinh viên (Phòng đọc sách, báo, tạp chí và giáo
trình tự chọn). Với diện tích 150 m2, 90 chỗ ngồi. Trang thiết bị: 07 máy tính
nối mạng internet. Nhân sự: 02 cán bộ. Đối tượng phục vụ là sinh viên các
khóa.

16


Bộ phận phòng đọc tài liệu, báo và tạp chí. Diện tích phòng đọc 100
m2, kho 150 m2. Trang thiết bị: 05 máy tính nối mạng internet. Nhân sự: 02
cán bộ. Đối tượng phục vụ là cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh
viên các khóa, bạn đọc ngoài thư viện.
Bộ phận kho lưu trữ. Diện tích là 150 m2. Lưu trữ tài liệu, sách giáo
trình và sách tham khảo.


Phòng Biên tập Trị sự, Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế là đơn vị hành

chính trực thuộc TTTTTL Học viện Ngoại giao có chức năng: tham mưu cho
Giám đốc Trung tâm về việc tổ chức, thực hiện các hoạt động in ấn, xuất bản

trong Học viện; biên tập in ấn, phát hành Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế; các
công trình nghiên cứu khoa học của Học viện Ngoại giao và Bộ Ngoại giao
theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ Ngoại giao; sách chuyên khảo, giáo trình và
các loại ấn phẩm khác phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu trong Học
viện.
Về cơ cấu tổ chức phòng Biên tập Trị sự, Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế
chia làm 02 bộ phận:
Bộ phận Biên tập, Trị sự tiến hành các thủ tục có liên quan đến việc
xuất bản tạp chí, xây dựng các chương trình hoạt động của Trung tâm, bộ
phận này có 03 nhân sự.
Bộ phận Phát hành làm công tác phát hành tạp chí, các loại giáo trình,
sách tham khảo mà Học viện xuất bản, bộ phận này chỉ có 01 nhân sự.


Phòng Thông tin, Tin học là đơn vị sự nghiệp thuộc TTTTTL có

chức năng giúp Giám đốc TTTTTL và Lãnh đạo Học viện quản lý, khai thác
và thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý
nghiệp vụ và quản lý điều hành của Học viện.
Về cơ cấu tổ chức phòng Thông tin, Tin học chia làm 02 bộ phận:

17


Bộ phận phòng hệ thống để máy chủ chịu trách nhiệm chung về
mảng công nghệ thông tin của cả Học viện. Bộ phận này gồm 02 nhân sự.
Bộ phận phòng quản lý bao quát chung công tác chuyên môn của
phòng. Bộ phận này gồm có 02 nhân sự.
Sơ đồ tổ chức của TTTTTL được thể hiện bằng hình 1.1 dưới đây:
BAN GIÁM ĐỐC TTTTTL

(GIÁM ĐỐC, CÁC PHÓ GĐ)

(
PHÒNG LƯU TRỮ
- THƯ VIỆN

PHÒNG ĐỌC
SINH VIÊN

KHO
LƯU TRỮ

PHÒNG BIÊN TẬP
TRỊ SỰ - TẠP CHÍ
NCQT

(

PHÒNG THÔNG TIN
- TIN HỌC

PHÒNG
BIÊN TẬP,
TRỊ SỰ

PHÒNG
PHÁT HÀNH

PHÒNG
HỆ THỐNG

PHÒNG
QUẢN LÝ

PHÒNG ĐỌC
TÀI LIỆU, BÁO
VÀ TẠP CHÍ

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Trung tâm Thông tin Tư liệu
Có thể nói, TTTTTL Học viện Ngoại giao với một đội ngũ cán bộ tuy
không đông về số lượng, nhưng với sức trẻ, đầy nhiệt huyết và lòng yêu nghề
sẽ dễ dàng tiếp thu những cái mới, có khả năng nắm bắt những thay đổi về
mặt chuyên môn, nghiệp vụ cũng như về công nghệ thông tin, biết sử dụng
thành thạo, các trang thiết bị có trong TTTTTL. Các cán bộ nơi đây có tinh

18


thần trách nhiệm cao, thái độ phục vụ nhiệt tình, biết tư vấn, hướng dẫn người
dùng tin cách tiếp cận với vốn tài liệu của TTTTTL.
1.1.2 Vốn tài liệu
Trong Pháp lệnh Thư viện (Điều 3, mục 2) có viết: “Vốn tài liệu thư
viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất
định, được xử lý theo qui tắc, qui trình khoa học của nghiệp vụ thư viện, để tổ
chức phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản”[1].
Vốn tài liệu là một yếu tố quan trọng cho sự ra đời, tồn tại và phát triển
và là yếu tố không thể thiếu của mỗi thư viện. Vốn tài liệu là tài sản quý giá là
sức mạnh và cũng là niềm tự hào của mỗi thư viện. Vốn tài liệu càng phong
phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu của độc giả ngày càng lớn.
Hiện nay, phòng Lưu trữ- Thư viện đang sở hữu một khối lượng vốn tài

liệu khá đa dạng và phong phú. Với đặc thù là một trường đào tạo chuyên
ngành về ngoại giao, việc cập nhật các tài liệu sách, báo, tạp chí được tuân thủ
theo một quy định chặt chẽ, dưới sự kiểm soát của cán bộ quản lý TTTTTL và
Lãnh đạo Học viện Ngoại giao. Các tài liệu bổ sung cho TTTTTL có nội dung
chuyên sâu về các vấn đề như : quan hệ quốc tế; kinh tế quốc tế; luật pháp
quốc tế; những vấ n đề mang tiń h toàn cầ u ; chủ nghĩa Mác- Lênin và tư tưởng
Hồ Chí Minh; tình hình chính sách đối nội , đố i ngoa ̣i của Đảng và Nhà nước
ta; tình hình chính trị , lịch sử, văn hoá , tôn giáo , quố c phòng, an ninh... của
Viê ̣t Nam và nhiề u nước trên thế giới . Chính vì vậy, vốn tài liệu của TTTTTL
không chỉ dừng lại ở ngôn ngữ tiếng Việt mà còn có các ngôn ngữ khác như:
tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga,… Ngoài ra, TTTTTL còn có nhiều tài liệu
được Bộ Ngoại giao, Học viện phối hợp với Phòng Biên tập Trị sự, Tạp chí
Nghiên cứu quốc tế xuất bản để phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của cán
bộ, sinh viên và các bạn đọc ngoài Học viện có nhu cầu tham khảo. Dưới đây
là số liệu thống kê vốn tài liệu có trong TTTTTL.

19


Bảng 1.1: Thống kê kho sách năm 2012
Ngôn ngữ
Tên kho

TT

Tiếng
Việt

1

Việt Nam

2

Tiếng

Tiếng

Tiếng

Anh

Pháp

Nga

Tổng số

10725

756

477

36

11994

Quan hệ quốc tế

2352

1846

789

385

5372

3

Kinh tế quốc tế

1796

1002

554

389

3741

4

Luật quốc tế

466

277

456

110

1309

5

Mỹ

850

1818

229

300

3197

6

Nga

317

400

360

260

1337

7

Trung Quốc

1365

207

175

129

1876

8

Châu Âu

335

741

1000

445

2521

9

Châu Á

1479

2113

332

454

4378

10

Châu Phi

41

322

11

Trung Đông

21

168

12

Mỹ La tinh

26

177

13

Hồ Chí Minh

1375

39

14

Từ điển- Sách tra cứu

250

250

500

15

Sách Quỹ Ford

921

921

16

Sách Đa phương

364

437

17

Sách Luật Lahay

18

Sách giáo trình
TỔNG SỐ

73

363
93

101

383

116

319

21

1435

255

255
6730

21471

11656

20

4486

2725

47068