Tổ chức khai thác và sử dụng nguồn tạp chí tại trung tâm thông tin tư liệu khoa học và công nghệ

Bảng chữ viết tắt
Trung tâm TTTLKH&CN: Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và
Công nghệ Quốc Gia.
CSDL : Cơ sở dữ liệu.
CDS/ISIS: Computerized Documentation System/Integrated Set of
information System.
ISBD: International Standard Book Number.
TCVN: Tiêu chuẩn Vịêt Nam.
VISTA: Vietnam infomation Network for Science and Technology
Advance.
CD-ROM: Compact Disk- Read Only Memory.
ISSN: International Seria Standard Number
Mở đầu
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Tạp chí khoa học là một trong những loại hình mang tin chủ yếu về khoa
học và công nghệ, vì vậy nó giữ vai trò rất quan trọng trong lĩnh vực
nghiên cứu khoa học. Đối với ngời dùng tin, tạp chí là một kênh trao đổi
thông tin rất quan trọng trong cộng đồng khoa học; đối với th viện, tạp chí
khoa học là nơi lu giữ các thành quả nghiên cứu mà ở đó ngời ta có thể
theo dõi sự phát triển tri thức của nhân loại. Có thể nói, tạp chí khoa học
là một trong những loại hình t liệu giữ vai trò quyết định trong việc mở
mang, truyền bá và lu giữ tri thức.
Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia
(TTTTTLKH&CNQG) là cơ quan thông tin th viện về KH&CN lớn nhất
nớc ta hiện nay. Với lịch sử 40 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm đã
xây dựng đợc một tiềm lực thông tin t liệu tơng đối mạnh, trong đó có tạp
chí, với một lợng tơng đối lớn tạp chí (dới dạng in & Microfilm) cũng nh
các cơ sở dữ liệu (CSDL) th mục về thông tin trong tạp chí, đã góp phần
không nhỏ vào công tác phục vụ nghiên cứu khoa học, phát triển công
nghệ của các nhà khoa học, các cán bộ, kỹ s, các nhà sản xuất, sinh
viên,v.v... trong sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nớc (CNH-

HĐH).
Công tác tổ chức khai thác và sử dụng nguồn tạp chí là một trong
những hoạt động khoa học rất quan trọng đối với bất kỳ một th viện nào.
Bởi vì tạp chí là một loại hình t liệu có những đặc thù riêng nh một tên tạp
chí gồm nhiều năm, nhiều tập, nhiều số... thông tin trong tạp chí thờng là
những kết quả nghiên cứu mới, vì vậy, nó đòi hỏi phải mang tính liên tục
đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Trong thời đại xã hội thông tin hiện nay, với sự phát triển nh vũ bão
của các ngành công nghệ cao, đặc biệt là công nghệ thông tin, nhu cầu tin
của ngời dùng tin đã thay đổi vợt bậc cả về chất và số lợng, bởi vậy, với
thực trạng tiềm lực tạp chí của Trung tâm hiện nay, cần có những giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng nguồn tin quý giá này.
Chính vì vậy tôi đã chọn vấn đề Tổ chức khai thác và sử dụng
nguồn tạp chí tại Trung tâm Thông tin T liệu khoa học và Công nghệ
" để làm đề tài khoá luận của mình. Đề tài này cũng xem xét đánh giá
thực trạng của Trung tâmTTTLKH- CNQG, qua đó để nhận biết Trung
tâm đang hoạt động nh thế nào và mức độ đáp ứng nhu cầu tin của bạn
đọc ra sao? Từ đó tìm ra nguyên nhân và đa ra các giải pháp hỗ trợ cho
hoạt động thông tin th viện nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn
đọc.
2. Mục đích nghiên cứu.
Đề tài đi sâu nghiên cứu vốn tài liệu tạp chí của Trung tâm, tiềm năng,
cách thức tổ chức, hiệu quả khai thác sử dụng phục vụ phát triển KT-XH,
công cuộc CNH-HĐH.
3. Phạm vi nghiên cứu.
Tổ chức và khai thác kho tạp chí tại Trung tâm TTTLKH&CNQG.
4. Cơ sở lí luận và phơng pháp luận.
Khoá luận đợc trình bày dựa trên đờng lối chính sách của Đảng và Nhà n-
ớc ta về văn hoá nói chung và về công tác thông tin - th viện. Trong quá
trình nghiên cứu ngời viết đã sử dụng các phơng pháp: Phân tích tổng hợp,

khảo sát thực tiễn, thống kê số liệu để làm sáng tỏ nội dung đề tài.
5. Kết cấu của khoá luận.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, khoá
luận còn đợc chia làm 3 chơng.
Chơng 1: Giới thiệu về Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học
&Công nghệ Quốc gia.
1.1 Quá trình phát triển.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ.
1.3 Những dịch vụ thông tin th viện cơ bản.
Chơng 2:Thực trạng nguồn lực và việc tổ chức, khai thác, sử dụng
tạp chí tại Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học & Công nghệ Quốc
gia.
2.1 Nguồn lực tạp chí.
2.2 Công tác tổ chức kho tạp chí
2.3 Khai thác và sử dụng nguồn tạp chí.
Chơng 3: Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả sử dụng tạp chí tại Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học &
Công nghệ Quốc gia.
3.1 Nhu cầu sử dụng thông tin trong tạp chí tại Trung tâm
TTTLKH&CNQG.
3.2 Kinh nghiệm tổ chức khai thác và sử dụng tạp chí ở một số nớc.
3.3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tạp chí tại
Trung tâm TTTLKH&CNQG.
Trong quá trình viết khoá luận, tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến
TS Đặng Xuân Chế- Giáo viên hớng dẫn, các thầy cô giáo trong bộ môn
TT-TV, các cán bộ của Trung tâm TTTLKH&CNQG đã nhiệt tình hớng
dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành khoá luận này. Mặc dù có nhiều cố gắng nhng
do hạn chế về mặt thời gian cũng nh kiến thức nên khoá luận không tránh
khỏi những thiếu sót. Tôi rất mạng nhận đợc sự đóng góp ý kiến của các
thầy cô giáo và các bạn sịnh viên để khoá luận này đợc hoàn chỉnh hơn.

Hà nội ngày 10/05/2003
Ch ơng 1
Giới thiệu về Trung tâm Thông tin
T liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia
1.1Quá trình phát triển.
Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia đợc thành
lập ngày 29 tháng 04 năm 1990 từ sự hợp nhất hai cơ quan Thông tin và Th
viện trực thuộc ủy ban Khoa học nhà nớc (nay là Bộ Khoa học và Công
nghệ). Tuy nhiên trớc đó, hoạt động Thông tin và Th viện đã có một quá trình
lâu dài.
Nhằm đẩy mạnh công tác phục vụ cho Khoa học và Công nghệ, năm
1960 Th viện khoa học và Kỹ thuật Trung ơng đã đợc hình thành trên cơ sở
tách ra từ Th viện Khoa học Trung ơng.
Hoạt động thông tin khoa học và công nghệ đã đợc Đảng và Nhà nớc ta
quan tâm từ những năm 60 của thế kỷ XX. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay,
khi khoa học và công nghệ đã chiếm một vị trí quan trọng trong công cuộc
phát triển Kinh tế- Xã hội,...của đất nớc, thì hoạt động thông tin lại càng đợc
chú trọng hơn nữa. Để tăng cờng công tác thông tin Khoa học và Kỹ thuật,
năm 1972 Nhà nớc thành lập Viện Thông tin Khoa học Kỹ thuật Trung ơng.
Vào những năm cuối của thập niên 80, đất nớc ta bớc vào thời kỳ phát
triển mới, đó là sự chuyển dịch nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế
thị trờng. Sự phát triển của nền kinh tế thị trờng đòi hỏi phải có sự giao lu
thông tin rất lớn và phải đạt chất lợng cao. Thực trạng đó đặt ra yêu cầu cần
thiết phải có cơ quan thông tin đủ mạnh cung cấp thông tin hoàn chỉnh,
phong phú đầy đủ và chính xác. Qua một htời gian nghiên cứu nhận định
thực tế, ủy ban Khoa học nhà nớc (nay là Bộ Khoa học và Công nghệ) đã ra
quyết định 478/TCCB ngày 24/09/1990 hợp nhất hai đơn vị là :"Th viện Khoa
học Kỹ thuật trung ơng" và " Viện thông tin Khoa học Kỹ thuật trung ơng"
thành" Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia".
Việc thành lập Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và Công nghệ

Quốc gia nhằm tích hợp hai hoạt động Thông tin và Th viện vào một thể
thống nhất nhằm nâng cao chất lợng công tác phục vụ thông tin cho mọi đối
tợng dùng tin một cách tốt nhất. Mặt khác, góp phần đáng kể vào việc hiện
đại hóa các hoạt động Th viện, nâng cao chất lợng phục vụ bạn đọc.
1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, vào dây chuyền Công
nghệ Thông tin - Th viện và năng lực cán bộ, khả năng cơ sở vật chất và kỹ
thuật hiện có và sẽ có, Bộ Khoa học và Công nghệ Môi trờng (nay là Bộ khoa
học và Công nghệ) đã thống nhất xây dựng cơ cấu tổ chức của Trung tâm
gồm 14 phòng và đơn vị nh sau:
- Văn phòng.
- Phòng Quản lý hoạt độngt hông tin.
- Phòng Quan hệ quốc tế.
- Phòng Phát triển các nguồn tin.
- Phòng Xây dựng cơ sở dữ liệu th mục.
- Phòng Nghiên cứu và phân tích thông tin.
- Phòng Đọc sách.
- Phòng Tra cứu - Chỉ dẫn.
- Phòng Dịch vụ thông tin.
- Phòng Tin học.
- Phòng In sao.
- Phòng Phổ biến khoa học và công nghệ.
- Trung tâm Infoterra VietNam.
Để hõ trợ Ban giám đốc trong công tác quản lý và điều hành, Trung tâm
có hai tổ chức phi hình thức sau:
+ Hội đồng Trung tâm: Bao gồm Giám đốc, các Phó Giám đốc, các Thủ
trởng đơn vị trực thuộc.
+ Hội đồng khoa học: Cơ quan t vấn cho Giám đốc về học thuật. Hội
đồng hoạt động theo điều lệ do Giám đốc Trung tâm ban hành.
Giám đốc.

Các Phó Giám đốc
Hội đồng Trung tâm
Hội đồng khoa học
Văn phòng
Phòng Quản lý hoạt động thông tin
Phòng Quan hệ quốc tế
Phòng Phát triển các nguồn tin
Phòng Tin học
Phòng Xây dựng các CSDL thư mục
Phòng Nghiên cứu và Phân tích tin
Phòng Dịch vụ Thông tin
Phòng Tra cứu- Chỉ dẫn
Phòng Đọc sách
Phòng Đọc Tạp chí
PhòngPhổ biến Khoa học và Công
nghệ
Phòng In sao
Trung tâm infoterra VietNam

Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và
Công nghệ Quốc Gia.
Chức năng nhiệm vụ:
Trung tâm Thông tin t liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia là cơ quan
Thông tin- T liệu lớn nhất cả nớc trong lĩnh vực Khoa học và Công nghệ. Với
nguồn tài liệu phong phú cùng rất nhiều sản phẩm và dich vụ thông tin đa
dạng, ở một mức độ nhất định đã đáp ứng đợc những nhu cầu thông tin khoa
học kỹ thuật và sản xuất trong nớc. Theo"Điều lệ tổ chức và hoạt động"
Trung tâm thực hiện 5 vai trò cơ bản sau:
- Là trung tâm thông tin đầu ngành của toàn mạng lới thông tin - T liệu
quốc gia về lĩnh vực khoa học và công nghệ.

- Là cơ quan nghiên cứu và triển khai trong lĩnh vực khoa học thông tin th
viện.
- Là cơ quan đào tạo và bồi dỡng nghiệp vụ thông tin th - viện cho toàn
mạng lới Thông tin - T liệu quốc gia.
- Là Th viện đa phơng tiện công cộng quốc gia về Khoa học - Công nghệ.
Nhà cung cấp dịch vụ Internet(ISP) dùng riêng và nhà cung cấp nội dung
(ICP) về khoa học công nghệ quy mô quốc gia.
Với các chức năng trên trung tâm đã tiến hành thực hiện hàng loạt
những nhiệm vụ chủ yếu nh nh sau:
- Tổ chức, xây dựng trình Bộ trởng Bộ Khoa học và Công nghệ phê duyệt kế
hoạch công tác thông tin t liệu khoa học công nghệ và môi trờng trong cả n-
ớc, tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Theo dõi và kiểm tra hoạt động thông tin
t liệu khoa học công nghệ và môi trờng các ngành các cấp.
- Tổ chức thúc đẩy và hoàn thiện hệ thống thông tin T liệu Khoa học Công
nghệ và Môi trờng quốc gia. Hớng dẫn xây dựng các tổ chức thông tin t liệu
thích hợp ở từng cấp kể cả mạng lới các Th viện Khoa học và Kỹ thuật.
- Thực hiện các chức năng quản lý nhà nớc đối với việc đảm bảo các nguồn
thông tin t liệu khoa học và công nghệ. Tham gia quản lý việc xuất bản các
ấn phẩm thông tin khoa học công nghệ và môi trờng.
- Tổ chức và thực hiện công tác đăng ký đề tài nghiên cứu triển khai và kết
quả nghiên cứu triển khai khoa học công gnhệ trên quy mô toàn quốc.
- Thu thập, tạo lập, bảo quản, lu trữ và phát triển các nguồn thông tin t liệu về
khoa học và công nghệ trong và ngoài nớc. Xây dựng vốn thông tin t liệu đáp
ứng các nhu cầu phát triển kinh tế- xã hội, khoa học công nghệ và môi trờng.
- Xử lý phân tích - tổng hợp các nguồn thông tin t liệu trong và ngoài nớc,
nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp ứng nhu cầu của ngời
dùng tin và bạn đọc dới dạng các mục lục th viện, mục lục liên hợp, thông
báo tài liệu mới, th mục chuyên đề, tạp chí tóm tắt, bản tin, tổng luận, tài liệu
tra cứu, các cơ sở dữ liệu t liệu và dữ kiện tiến tới tạo lập ngân hàng thông tin
quốc gia về khoa học công nghệ và môi trờng.

- Tổ chức, cung cấp thông tin t liệu cho các yêu cầu về xét duyệt, đánh giá
các chơng trình, đề tài nghiên cứu, giám địnhcông nghệ, thẩm định các dự án
đầu t, các dự án phát triển kinh tế - xã hội.
- Tổ chức phục vụ bạn đọc rộng rãi.
- Thực hiện công tác triển khai trong lĩnh vực thông tin t liệu, bao gồm cả
thông tin học, th mục học... Tổ chức triển khai và áp dụng công nghệ mới.
- Hớng dẫn và chỉ đạo thống nhất nghiệp vụ cho các ngành các địa phơng về
Thông tin - Th viện Khoa học và Công nghệ.
- Tổ chức đào tạo và nâng cảotrình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ
về công tác thông tin t liệu, mở các lớp học và khóa học cơ sở, chuyên đề và
sau đại học về Thông tin t liệu và th viện.
- Tuyên truyền và phổ biến các thành tựu khoa học và công nghệ trong và
ngoài nớc.
- Tham gia hoạt động hợp tác quốc tế, đề xuất các nội dung và tổ chức thực
hiện các kế hoạch hợp tác quốc tế về Thông tin - Th viện, kể cả trao đổi và
cho mợn tài liệu của th viện.
- Thực hiện các nhiệm vụ Thông tin - T liệu về khoa học công nghệ và môi
trờng (kể cả dịch vụ đào tạo, nghiên cứu và thiết kế hệ thống thông tin), trang
bị công nghệ thông tin mới, sao chụp tài liệu, t vấn chuyển giao công
nghệ,...cho mọi đối tợng có yêu cầu.
- Quản lý và tổ chức cán bộ, tài sản và hồ sơ tài liệu của Trung tâm theo sự
phân cấp của Bộ.
Nếu làm tốt những nhiệm vụ trên, Trung tâm sẽ phát triển, tạo dựng đợc
nền tảng cơ sở hạ tầng vững chắc phục vụ cho hoạt động Khoa học Công
nghệ - một hoạt động đợc coi là then chốt cho sự phát triển của đất nớc.
Trong kế hoạch hành động 2000- 2005 của mình Trung tâm sẽ tập trung
thực hiện một loạt các công việc trong đó có 4 hớng đột phá là
- Đẩy mạnh công tác phục vụ thông tin cho công tác hoạch định, chính
sách, chiến lợc và ra quyết định.
- Đẩy mạnh công tác công nghệ thông tin.

- Tăng cờng công tác phục vụ thông tin cho địa phơng, vùng sâu, vùng xa.
- Xây dựng th viện điện tử.
1.3 Những dịch vụ thông tin Th viện cơ bản.
Kể từ đầu thập kỉ 80 đã diến ra những biến đổi sâu sắc trong toàn bộ các
quá trình của thông tin khoa học, mục tiêu của những biến đổi ấy là dựa trên
những thành tựu của công nghệ tin học, tạo ra những sản phẩm và dịch vụ
phù hợp. Các cơ quan Thông tin - Th viện giúp con ngời ở mọi nơi có điều
kiện nghiên cứu và học tập thông qua việc truy nhập và khai thác nguồn trí
tuệ chung của loài ngời.
Trong điều kiện đất nớc ta hiện nay, cùng với sự chuyển đổi của nền kinh
tế - xã hội thì nhu cầu đợc cung cấp thông tin ngày càng nhiều và đòi hỏi
nguồn thông tin cung cấp phải đạt chất lợng cao. Do vậy, phát triển dịch vụ
thông tin th viện chính là góp phần vào việc phát triển ngành công nghiệp
thông tin cho nền kinh tế.
Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học & Công nghệ Quốc gia là cơ quan
đầu ngành của cả nớc về thông tin khoa học và công nghệ. Các hoạt động của
Trung tâm hiện nay đều nhằm thúc đẩy công tác quản lý và đào tạo, hỗ trợ
nghiên cứu khoa học, áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ thông qua
sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Thông tin T liệu Khoa học Công nghệ.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Trung tâm là tổ chức, thực
hiện các dịch vụ phù hợp để chia sẻ nguồn lực và cung cấp thông tin khoa
học công nghệ một cách nhanh chóng, kịp thời, toàn diện và đầy đủ, phục vụ
có hiệu quả công tác xét duyệt đề tài và nghiên cứu ứng dụng khoa học công
nghệ, giảng dạy và đào tạo.
Các dịch vụ thông tin chính của Trung tâm hiện nay bao gồm:
- Dịch vụ th viện.
- Dịch vụ mạng VISTA.
- Cung cấp thông tin theo chuyên đề.
- Cung cấp cơ sở dữ liệu trên CD-ROM.
- Cung cấp bản sao tài liệu gốc.

- Cung cấp ấn phẩm thông tin.
- Tìm tin theo yêu cầu.
- Phát triển phần mềm th viện.
* Dịch vụ th viện:
Th viện Khoa học Kỹ thuật Trung ơng thuộc Trung tâm Thông tin T liệu
Khoa học và Công nghệ Quốc gia có số lợng Sách - Báo về các lĩnh vực Khoa
học Công nghệ phong phú, đa dạng, có khả năng phục vụ nhu cầu đọc và ng-
ời dùng tin đến nghiên cứu tài liệu có trong th viện và tìm tin trên mạng cục
bộ và mạng diện rộng ở Trung tâm.
*Dịch vụ mạng VISTA:
Đây là mạng thông tin do Trung tâm xây dựng và quản lý, bao gồm các
ngân hàng dữ liệu khoa học và công nghệ lớn nhất Việt nam, tập hợp đợc
nhiều cơ sở dữ liệu trong và ngoài nớc.
Ngời dùng tin tham gia mạng VISTA đều có quyền :
- Truy nhập và tìm tin theo chế độ trực tuyến (OnLine) trong ngân hàng
dữ liệu VISTA.
- Nhận các bản tin điện tử về các lĩnh vực khác nhau.
- Truy cập 12 ấn phẩm thông tin do Trung tâm phát hành
- Khai thác miễn phí dịch vụ Internet nh www, FPT, Email.
Các cơ quan và cá nhân là thành viên mạng VISTA sẽ nhận đợc các bản tin
điện tử nh:
- Kinh tế, khoa học, công nghệ và môi trờng Việt Nam phát hành hàng
tuần.
- Chiến lợc phát triển, 2 kỳ/ tháng.
- MBP - Môi trờng và phát triển bền vững, 2 kỳ/ tháng.
- Nông thôn đổi mới, 2 kỳ/ tháng.
- Hội nhập và phát triển- giới thiệu thành tựu và hoạt động khoa học công
nghệ của các nớc ASEAN 1 số/ tháng.
Ngoài ra các thành viên còn có thể truy cập các xuất bản phẩm của Trung
tâm.

- KCM- Thông tin Khoa học Công nghệ và Môi trờng, 12 số/ năm.
- Tổng luận Khoa học Kỹ thuật - Kinh tế, 12 số/ năm.
- Thông tin và T liệu, 4 số/ năm.
- VDN- Vietnam Development News, 6 số/ năm (bằng tiếng Anh).
- Vietnam infoterra Newsletter, 4 số/ năm (bằng tiến Anh).
Các xuất bản phẩm này trớc đây chỉ phát hành trên giấy, nay có thể đọc đợc
từ mạng VISTA.
Bên cạnh các ấn phẩm do Trung tâm biên soạn, thành viên tham gia mạng
VISTA còn có thể khai thác các tạp chí và bản tin của một số đơn vị thành
viên khác nh:
- Tạp chí Hoạt động Khoa học của Bộ khoa học Công nghệ và Môi trờng, 1
số/ tháng.
- Tạp chí Khoa học và Tổ quốc của Bộ khoa học công nghệ và môi trờng, 1
số/ tháng.
- Bản tin sản xuất và thị trờng nông thôn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn, 1 số/ tháng.
- Báo Khoa học và Phát triển- Tuần báo số/ tháng của Bộ khoa học Công
nghệ và Môi trờng.
- Th viện điện tử (Email) là một dịch vụ quan trọng của mạng VISTA. Ngời
dùng tin tham gia mạng có thể trao đổi nth tín qua mạng, có thể có địa chỉ
Internet để trao đổi th điện tử trong nớc và quốc tế.
* Dịch vụ cung cấp thông tin chuyên đề:(Còn gọi là dịch vụ phổ biến
chọn lọc thông tin)
Dịch vụ này cung cấp các tập th mục các tài liệu mới nhất đợc chọn lọc
theo từng chuyên đề nhất định. Ngời sử dụng dịch vụ sẽ đăng kí những
chuyên đề phù hợp theo diện quan tâm và nhận đợc các tài liệu phù hợp đợc
chọn lọc từ các nguồn thông tin đã đăng kí do Trung tâm thu thập đợc. Dịch
vụ này đã đợc thực hiện ở Trung tâm nhiều năm nay và đã nhận đợc sự hởng
ứng rộng rãi của hàng trăm cơ quan nghiên cứu và đào tạo cũng nh các chơng
trình và đề tài nghiên cứu.

Đây là dịch vụ nhằm giúp ngời dùng tin nắm bắt nhanh chóng, đầy
đủ,toàn diện thông tin mới nhất hoặc những thành tựu mới trong lĩnh vực mà
mình quan tâm.
* Cung cấp Cơ sở dữ liệu trên CD-ROM:
Để tạo điều kiện cho ngời dùng tin có thể khai thác một số CSDL trong
ngân hàng dữ liệu VISTA theo chế độ không trực tuyến (OFFLINE). Trung
tâm bao gói và cung cấp một số CSDL tổng hợp quan trọng trên đĩa CD-
ROM về đề tài khoa học và công nghệ hoặc theo chuyên ngành hẹp nh: Công
nghệ sinh học, Vật liệu, Hóa học, Toán học, Môi trờng, Điện tử- tin học,...
kèm theo phần mềm tìm tin dễ sử dụng.
Với các CSDL trên CD-ROM ngời dùng tin sẽ có một công cụ hoàn chỉnh
phục vụ cho tra cứu các tài liệu khoa học và công nghệ Việt Nam và thế giới
có tại Việt Nam.
*Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc:
Dựa trên nền tảng kho t liệu phong phú và quan hệ hợp tác quốc tế, trung
tâm thực hiện dịch vụ bản sao tài liệu gốc cho ngời dùng tin theo yêu cầu.
Đặc biệt Trung tâm có khả năng chia sẻ nguồn tin tạp chí khoa học và công
nghệ nớc ngoài với các cơ quan nghiên cứu đào tạo thông qua sao chụp tạp
chí chọn lọc theo yêu cầu.
*Cung cấp ấn phẩm thông tin:
Để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng tăng của ngời dùng tin, hàng
năm Trung tâm Thông tin T liệu đã biên soạn và phát hành nhiều ấn phẩm
thông tin nh:
- Tạp chí Thông tin và t liệu, 4 số/năm.
- Khoa học - Công nghệ - Môi trờng, 12 số/ năm.
- Tổng luận Khoa học - Kỹ thuật - Kinh tế, 12 số/ năm.
- Tạp chí Tóm tắt tài liệu Khoa học và Công nghệ Việt Nam, 12 số/năm.
- Thông báo tài liệu mới, 6 số/năm.
- Vietnamese Scientific and Technical Abstráchỉ tiêu, 4 số/ năm.
- Viêtnam Infoterra Newsletter, 4 số/ năm.

*Dịch vụ tìm tin theo yêu cầu:
Để tạo điều kiện cho cơ quan, cá nhân có thể đặt yêu cầu tìm tin chuyên
biệt theo chủ đề, đề tài riêng. Trung tâm thực hiện dịch vụ tìm tin theo yêu
cầu.
Ngời dùng tin có thể đến Trung tâm để trực tiếp trao đổi với các cán bộ
thông tin chuyên nghiệp của Trung tâm, gọi điện thoại hoặc gửi th/ Fax cho
Trung tâm và nêu rõ câu hỏi của mình.
Các yêu cầu sẽ đợc thực hiện nhanh chóng bằng các CSDL đã tin học hóa
trên mạng Internet.
Kết quả tìm tin sẽ là các danh mục các tên tài liệu phù hợp với yêu cầu
tìm tin. Kết quả sẽ đợc in trên giấy hoặc sao sang đĩa mềm theo mã chuẩn
TCVN 5712-1993 (phông chữ ABC)
*Dịch vụ phát triển phần mềm th viện:
Là một cơ quan đầu ngành về Thông tin - th viện, Trung tâm Thông tin T
liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia có nhiều năm kinh nghiệm trong thiết
kế, xây dựng các hệ thống thông tin - th viện tin học hóa dựa trên cơ sở phần
mềm th viện nổi tiếng CDS/ISIS do UNESCO phát triển và đợc Trung tâm
việt hóa theo mã chuẩn quốc gia (Bộ mã ABC).
CDS/ISIS là một phần mềm cho công tác thông tin và th viện đợc coi là tốt
nhất cho các nớc đang phát triển. CSDL đợc xây dựng bằng CDS/ISIS có thể
đa lên Internet và truy nhập trên Web.
Trung tâm có thể thực hiện các dịch vụ phân tích và thiết kế hệ thống,
chuyển giao công nghệ theo nhiều phơng thức nh trọn gói, thiết kế theo yêu
cầu, chuyển giao theo chơng trình hoặc đào tạo sử dụng.
Với các sản phẩm và dịch vụ trên Trung tâm sẽ đáp ứng tối đa nhu cầu
thông tin - t liệu cho mọi đối tợng dùng tin thuộc các lĩnh vực nghiên cứu và
học tập trong cả nớc.
Ch ơng 2
Thực trạng nguồn lực và việc tổ chức,
khai thác, sử dụng tạp chí tại Trung tâm

Thông tin T liệu Khoa học và Công nghệ
Quốc gia.
2.1 Nguồn lực tạp chí
2.1.1 Tạp chí trên giấy.
Đợc thành lập từ năm 1960, Th viện khoa học kỹ thuật trung ơng
nay là TTTTTLKH&CNQG, đã và đang lu giữ một số tơng đối lớn Tạp
chí Khoa học và Công nghệ bao gồm 6440 tên tạp chí, trong đó có:
- 5340 tên tạp chí tiếng Latinh với khoảng 2.500.000 quyển(số)
- 780 tên tạp chí tiếng Nga với khoảng 187.200 quyển(số)
- 320 tên tạp chí tiếng Việt với khoảng 30.000 quyển(số)
Trong số 6440 tạp chí nêu trên có khoảng 1.000 tên hiện đang đợc tiếp tục
bổ sung thờng xuyên, số còn lại chỉ đợc bổ sung trớc đây. Mặt khác có
nhiều tạp chí đã đợc bổ sung dới dạng vật mang tin điện tử hoặc qua truy
nhập trực tuyến( lấy trực tiếp trên mạng, mua dới dạng CD-ROM...)
Trong số 1000 ten đợc tiếp tục bổ sung trong năm 2002 có
- 622 tên tạp chí tiếng La tinh chiếm tỉ lệ 62%
- 210 tên tạp chí tiếng Nga, chiếm tỉ lệ 21%
- 170 tên tạp chí tiếng Việt chiếm tỉ lệ 17%
Những năm gần đây, ngoài lợng tạp chí bổ sung chính thức có rất nhiều
tạp chí lẻ nhận đợc từ các nguồn nh trao đổi, biếu tặng, triển lãm... của
các cơ quan trong nớc nh các Viện nghiên cứu, các Trờng đại học, các Sở
khoa học & Công nghệ các tỉnh và của các tổ chức quốc tế (hiện nay kho
tạp chí đang có một số tạp chí chuyên ngành và ấn phẩm thông tin của 52
tỉnh thành, đại phơng trong cả nớc). Những nguồn tin này đã làm phong
phú thêm cho kho tạp chí của Trung tâm, nhng đồng thời nó cũng đặt ra
nhiều vấn đề trong công tác bảo quản tạp chí.
2.1.2 Tạp chí dạng Microfilm.
Phòng tạp chí hiện đang bảo quản một kho vi phim gồm 987 tên tạp chí
Khoa học và Công nghệ dới dạng Microfilm. Tuy nhiên vì nhiều lí do
khác nhau nên loại hình tạp chí này chỉ bao quát khoảng thời gian từ năm

1970 đến những năm 1980, và hiện nay hệ thống trang thiết bị cũng cha
đảm bảo cho công tác bảo quản, khai thác và sử dụng loại hình này.
2.1.3 Các cơ sở dữ liệu về tạp chí.
- CSDL Tên tạp chí: Với 6576 biểu ghi, bao gồm toàn bộ tên các tạp chí
có ở Trung tâm, đợc mô tả theo quy tắc của quốc tế về ấn phẩm định
kỳ, cập nhật hàng tuần.
- CSDL bài tạp chí: 134.000 biểu ghi, là CSDL về các bài báo trong từng
số tạp chí, song chỉ đợc cập nhật trong 3 năm từ 1995 đến năm 1997
và đã dừng do khó khăn về kinh phí.
- CSDL trang mục lục từng số tạp chí: 14.405 biểu ghi, có từ năm 1997
đến nay, đợc cập nhật hàng tuần.
- CSDL th mục các bài tạp chí: Tiếng Việt(STD)57.000 biểu ghi, Tiếng
La tinh (SCIENTEC) 250.000 biểu ghi, có từ những năm 1980 đến
nay, đợc cập nhật thờng xuyên.
- CSDL mục lục liên hợp tạp chí nớc ngoài có tại Việt Nam. Với 3585
biểu ghi gồm tạp chí Khoa học và Công nghệ tiếng nớc ngoài của 50
cơ quan Thông tin Th viện lớn ở Việt Nam, có từ năm 1990 đến nay.
Trong nhiều năm gần đây chỉ cập nhật các tạp chí từ 4 cơ quan thông
tin th viện lớn.
- CSDL Tần số sử dụng tạp chí của bạn đọc: Với 16.400 biểu ghi, theo
dõi việc sử dụng tạp chí của bạn đọc với các thông tin về ngời đọc, tên
tạp chí, thời gian sử dụng...có từ những năm 1997 đến nay, đợc cập
nhật hàng tháng.
2.1.4 Công tác bảo quản tạp chí.
Với một lợng tạp chí lớn nh vậy, Trung tâm đang thực hiện bảo quản tạp
chí theo hệ thống các kho sau:
- Kho mở (tự chọn) có thể bày đợc hơn 500 tên tạp chí, bạn đọc sử dụng
nhiều với các số tạp chí của 3 năm mới nhất.
- Kho kín lu giữ hơn 6000 tên với khoảng 2.550.000 số.
- Kho dự trữ lu giữ trên 700 tên loại những năm cũ ít ngời sử dụng với

khoảng 42.000 số.
- Kho phim lu giữ 1000 tạp chí dới dạng vi phim của Trung tâm.
Công tác bảo quản hiện nay chủ yếu vẫn là thủ công truyền thống. Tạp chí đ-
ợc bảo quản trên kho có 2 loại, một loại là nhiều số tạp chí đợc đóng thành
tập theo năm, một loại là từng số dời đợc xếp theo từng năm và xếp vào giá
kệ theo ký hiệu kho.
Khí hậu nóng ẩm cùng với thời gian làm nhiều tạp chí hỏng, mục, rách nát...
Hiện nay có khoảng 10.000 cuốn rách lề, bìa mục nát vì mối mọt... với
khoảng 200 cuốn đang bị thất lạc, ảnh hởng nhiều đến công tác bảo quản
cũng nh hiệu quả sử dụng tài liệu. Kho vi phim đợc trang bị máy điều hoà
nhiệt độ nhng do đã có một thời gian dài không đợc bảo quản đúng tiêu
chuẩn nên các tấm phim đã h hỏng nhiều, phần lớn bị mốc, dính, rách... Vì
điều kiện kỹ thuật nên vấn đề đảm bảo điều kiện không khí cho bảo quản
phim cha thực hiện nên cũng ảnh hởng không nhỏ tới chất lợng. Hơn nữa, với
thực trạng là tạp chí hàng năm vẫn đecj bổ sung đều đặn, ngoài những tên đã
có chỉ mua số mới, còn có loại là tên mới đợc bổ sung nhng diện tích kho
không thay đổi dẫn đến hiện tợng quá taỉ của kho, ảnh hởng nhiều đến công
tác bảo quản cũng nh phục vụ hàng ngày.
Hiện nay, kho đang bảo quản một số lợng lớn tạp chí nhiều năm cũ, có những
tên có từ năm 1920, còn có nhiều tên có từ năm 1960, 1970. Theo thống kê,
hiện nay kho đang quản lý các tạp chí theo các năm nh sau:
- Từ những năm 1980 trở lại đây: khoảng hơn 400 tên.
- Từ những năm 1970- 1979 khoảng 3200 tên.
- Từ những năm 1960 trở về trớc khoảng 3000 tên.
Ngoài ra còn có một số tạp chí có từ những năm 1920. Nhìn chung cách sắp
xếp, tổ chức kho còn nhiều bất cập cha thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo
quản.
2.2 Công tác tổ chức kho tạp chí.
Tổ chức vốn tài liệu, xét về phơng diện tổng thể, chỉ là một khâu trong quy
trình hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan thông tin, th viện, lu trữ, song lại

có vai trò hết sức quan trọng. Cùng với những tiềm năng về nhân lực, vật lực,
tổ chức vốn tài liệu hợp lý chẳng những nâng cao uy tín chất lợng hoạt động
mà còn quyết định sự tồn tại và phát triển của Th viện. Một th viện có quy
mô càng lớn, vốn tài liệu phong phú, đa dạng thì việc tổ chức tài liệu lại càng
phải khoa học, hợp lý.
Ngày nay cùng với sự phát triển của văn hoá, khoa học, công nghệ, sách báo
và các vật mang tin khác ngày càng tăng nhanh, càng phong phú về nội dung
và đa dạng về hình thức. Để rút ngắn khoảng cách không gian và thời gian
cho ngời đọc, ngời dùng tin, các th viện phải tìm ra phơng pháp tốt nhất cho
họ có thể nhanh chóng tiếp cận đợc những thông tin cần thiết nhất phục vụ
cho công tác nghiên cứu, lãnh đạo, giảng dạy, học tập và nghiên cứu sản
xuất.
Một kho tài liệu nói chung và kho tạp chí nói riềng đợc coi là tổ chức sắp xếp
khoa học phải đạt đợc các yêu cầu sau:
- Phải dễ tìm, dễ thấy, dex lấy, dễ bảo quản.
- Đảm bảo thông tin đến với ngời đọc nhanh nhất, chính xác nhất và kịp
thời nhất.