Hướng dẫn sử dụng AI OFFICE

AISOFTS GROUPS

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office

TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN TIẾP CẬN PHẦN MỀM AI.OFFICE®
Mã tài liệu: AIO005
Tên: Hướng dẫn tiếp cận sử dụng Ai.Office
Phiên bản: V2.0
Hướng dẫn người dùng từng bước hiểu và tiếp cận Ai.Ofiice sau khi đã
Mục tiêu:
cài đặt thành công

A. Cấu hình kết nối tới máy chủ SQL Server:
- Sau khi cài đặt SQL Server và khởi động Ai.Office lần đầu tiên, nếu việc cài
đặt được thực hiện đúng như hướng dẫn thì cửa sổ đăng nhập Ai.Office sẽ hiện ra
như hình sau đây:

- Tài khoản đăng nhập mặc định là ADMIN và không có mật khẩu. Đây là tài
khoản có quyền cao nhất trên Ai.Office. Với tài khoản này, người dùng có thể thực
hiện được tất cả các chức năng trên chương trình.
- Nếu việc kết nối tới máy chủ SQL Server (kết nối tới cơ sở dữ liệu – CSDL)
thất bại, một bảng khai báo thông số kết nối hiện ra. Đưa trỏ chuột qua từng mục sẽ
có 1 cửa sổ hướng dẫn hiện ra mô tả chi tiết ý nghĩa chức năng cũng như cách thức
thực hiện việc cài đặt. Để bật tắt cửa sổ này, ta nhấn phím F6.
- Lưu ý: Nếu máy chủ SQL Server đồng thời là máy chạy Ai.Office thì ta để tên
máy chủ là (local). Trường hợp triển khai nhiều người dùng, ta sẽ để tên máy chủ
là tên máy tính hoặc địa chỉ IP của máy chủ. Vì đặt như vậy, sau khi cấu hình kết
nối thành công, ta chỉ cần copy thư mục D:\AIOFFICE\ (nhớ loai bỏ thư mục
TOOLS và DATA bên trong) sang các máy trạm còn lại trong mạng là có thể thực
hiện sử dụng trên máy trạm bình thường.

Việc cài đặt Ai.Office trên máy trạm khá đơn giản. Đối với mỗi máy trạm, sau
khi copy thư mục AIOFFICE vào các máy trạm, ta chỉ cần cài thêm Net.
FrameWork 2.0 là đủ. Đối với các máy tính cài hệ điều hành Windows 64bit thì
hầu như các hệ điều hành đó đã có Net.2.0 rồi nên không phải thực hiện gì thêm.

www.aioffice.com.vn

Trang số 1


AISOFTS GROUPS

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office

Trường hợp máy chủ SQL Server là máy cài Windows 64bit thì phải cài SQL
Server bản 64bit. Lúc này, nên cài SQL Server 2008 bản 64bit.

B. Bắt đầu sử dụng:
Một cách tự nhiên, khi chạy phần mềm lên lần đầu tiên, người dùng sẽ có xu
hướng khám phá các chức năng, quan sát giao diện và thử một vài chức năng trên
phần mềm. Ai.Office là một phần mềm rất dễ dùng vì hướng dẫn và giải thích chức
năng có ở mọi nơi. Khi mở chế độ hướng dẫn trực tiếp (nhấn phím F6) sẽ thấy
bảng hướng dẫn hiện lên ở các vị trí cần tìm hiểu. Trong tài liệu này, ta đề cập đến
một vấn đề khác. Đó là tìm hiểu về cách mà phần mềm vận hành một cách tổng
quát.
Phần mềm luôn có sẵn 1 cơ sở dữ liệu chính có tên là AIOFFICE. Cơ sở dữ liệu
này lưu trữ toàn bộ các thông tin dữ liệu của phần mềm trừ file đính kèm. Ngoài cơ
sở dữ liệu AIOFFICE ra, phần mềm còn có các cơ sở dữ liệu lưu file đính kèm có
tên giống nhau các chữ cái đầu là AIOSATA_. Cơ sở dữ liệu AIOSATA_ là do
www.aioffice.com.vn

Trang số 2


AISOFTS GROUPS

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office

người dùng đầu tiên (ADMIN) khởi tạo thông qua chức năng Tuỳ Chọn Quản Trị
như hình dưới đây:

Chức năng Tuỳ Chọn Quản Trị mở ra:

www.aioffice.com.vn

Trang số 3


AISOFTS GROUPS

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office

Tại cửa sổ này, bạn chỉ việc thực hiện 2 thao tác:
+ Bấm vào nút “Khởi Tạo” để tạo cơ sở dữ liệu lưu file
+ Bấm vào nút “Ghi Nhận Kết Quả” để hoàn tất chức năng
Lưu ý: Đối với bản miễn phí dành cho cá nhân, chỉ có thể tạo 1 CSDL lưu file có
tên là AIOSATA_FILES. Với các phiên bản khác, bạn có thể tự đặt tên CSDL và
tạo bao nhiêu CSDL tuỳ ý. Phần này, các bạn xem thêm trong Video hướng dẫn
phần quản trị để biết thêm chi tiết.
Nếu triển khai phần mềm cho 1 cơ quan, đơn vị nhiều phòng ban và nhiều

cấp bên dưới, bạn cần theo các bước như sau:
1.
Ngay sau khi đăng nhập vào Ai.Office và hoàn thành việc tạo cơ sở dữ
liệu lưu trữ file như trình bày ở trên, bạn phải tiến hành cập nhật danh
sách đơn vị thuộc, trực thuộc cấp dưới.

2.

Tiếp theo, đối với các đơn vị cấp dưới có con dấu riêng (tức có văn thư
độc lập, không phải phòng ban tham mưu) bạn cần vào chức năng quản lý
người dùng tạo cho mỗi đơn vị đó 1 tài khoản thuộc nhóm quản trị, gán
tài khoản đó vào đơn vị tương ứng.

Tài khoản quản trị được gán vào đơn vị nào thì sẽ là tài khoản có quyền
cao nhất tại đơn vị đó. Tài khoản đó sẽ có quyền tạo ra các đơn vị cấp
dưới nữa và tạo người dùng để gán vào các đơn vị cấp dưới đó. Cứ như
www.aioffice.com.vn

Trang số 4


AISOFTS GROUPS

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office

thế, Ai.Office triển khai mô hình từ trên xuống dưới theo phương thức đa
cấp cho đến đơn vị nhỏ nhất dưới cùng thì dừng lại. Thông thường, chỉ
cần tới 4 cấp là hầu hết mọi bộ máy tổ chức đã được duyệt hết. Ví dụ:
Bộ -> Sở -> Phòng -> Ban (4 cấp)
Để sử dụng Ai.Office một cách hiệu quả, nhất thiết phải xem hết các

Video hướng dẫn mà AISOFTS GROUPS phát hành có trên
www.aioffice.com.vn. Do thời lượng video tương đối dài nên khi cần sử dụng
đến chức năng nào thì xem video liên quan đến chức năng đó.
C. Bản quyền sử dụng:
Ai.Office là 1 phần mềm thương mại (thu phí bản quyền sử dụng) và cũng là
một phần mềm mang tính hỗ trợ cộng đồng (miễn phí cho người dùng cá nhân).
Phí bản quyền Ai.Office được tính theo số licence mà người mua đăng ký. Số
licence được hiểu là số tài khoản cùng lúc (hoặc tổng số tài khoản khác nhau trong
ngày) được mở để sử dụng Ai.Office.
- VD: Đơn vị A có 15 nhân sự và đăng ký mua 10 licence để dùng cho 15 nhân
sự đó. Vào lúc 9h sáng, có 10 người đang dùng 10 tài khoản khác nhau đăng nhập
vào Ai.Office. Người thứ 11 sẽ không thể vào được do đã đủ 10 người đang dùng.
Nếu người thứ 11 muốn dùng thì 1 trong 10 người kia phải thoát ra. Tuy nhiên,
người thứ 11 chỉ có thể dùng 1 trong 10 tài khoản đã dùng trong ngày để đăng
nhập mà không thể dùng tài khoản khác. Tài khoản thứ 11 sẽ không thể sử dụng
cho đến hết ngày hôm đó.
Đối với phiên bản miễn phí dành cho cá nhân, Ai.Office cấp 1 licence miễn phí
vĩnh viễn và cách áp dụng 1 licence đó tương tự như đối với ví dụ nêu trên.
Ai.Office cho phép mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân được đăng ký dùng thử trong
vòng 3 tháng không hạn chế số lượng licence. Việc đăng ký dùng thử hay đăng ký
mua bản quyền được thực hiện trực tiếp trên phần mềm bằng cách nhấp phải chuột
vào dòng thông báo phiên bản tại góc dưới bên trái của màn hình chính.

Ai.Office sử dụng nhiều giải pháp để bảo vệ quyền lợi của AISOFTS GROUPS
cũng như của những người đã mua bản quyền sử dụng. Để sử dụng phần mềm an toàn
www.aioffice.com.vn

Trang số 5

AISOFTS GROUPS

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office

và lâu bền, người dùng không nên can thiệp vào cơ sở dữ liệu AIOFFICE. Việc can
thiệp vào cơ sở dữ liệu có thể khiến phần mềm hoạt động không đúng với thiết kế dẫn
đến các lỗi khó kiểm soát và nguy hiểm đến sự toàn vẹn của dữ liệu bên trong.
Bản quyền sở hữu trí tuệ phần mềm Ai.Office thuộc về Công ty TNHH Công
nghệ Phần Mềm A.I (đ/c 25/69/15 Lê Lợi, F1, TP. Vũng Tàu), là đơn vị đã đầu tư
thực hiện dự án. Tất cả các hợp đồng cung cấp bản quyền sử dụng phần mềm đều phải
được sự phê chuyển của đơn vị này mới có hiệu lực sử dụng phần mềm.
Thủ tục đăng ký bản quyền sử dụng phần mềm được thực hiện theo 6 bước sau:
- B1: Người mua đăng ký sử dụng trên chức năng có sẵn của phần mềm
Ai.Office.

www.aioffice.com.vn

Trang số 6


AISOFTS GROUPS

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ai.Office

- B2: Người mua xác nhận thông tin đăng ký mua khi có sự liên hệ của nhân
viên kinh doanh của công ty Phần mềm A.I
- B3: Người mua thực hiện các thủ tục hợp đồng mua phần mềm
- B4: Công ty Phần mềm A.I cử người cài đặt phần mềm cho người mua theo
yêu cầu, gửi hợp đồng kèm hoá đơn VAT cho người mua.
- B5: Người mua thanh toán phí bản quyền sau khi việc cài đặt hoàn tất

- B6: Người mua nhận mã kích hoạt sau khi hoàn thành việc thanh toán

--- HẾT ---

www.aioffice.com.vn

Trang số 7