KHẢO sát xây DỰNG PHẦM mềm QUẢN lý NHÂN sự CÔNG TY TNHH THANH TRANG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (661.69 KB, 52 trang )
trnh th thm
Trờng trung hc k thut vn xuan
Khoa công nghệ thông tin
.................*****.................
Đề tài :
Khảo sát xây dựng
Phầm mềm quản lý nhân sự
Công ty tnhh thanh trang
Giáo viên hớng dẫn:
Sinh viên thực hiện :
lời nói đầu
Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, thông tin đóng một vai trò hết
sức quan trọng. Bởi vì lợng thông tin ngày càng nhiều và phức tạp do đó việc lựa
chọn, phân tích, tổng hợp, khai thác thông tin ngày càng khó khăn nếu ta phải làm
thủ công truyền thống. Rất may mắn, cùng với sự phát triển của khoa học công
nghệ việc ứng dụng tin học vào quản lý sản xuất, dã mở ra cho các doanh nghiệp và
các tổ chức hành chính những cơ hội để giải quyết những khó khăn của mình.
Công ty thhh thanh tranglà một trong những doanh nghiệp lớn trong Tổng
Công Ty in Việt Nam. Công ty có số lợng cán bộ công nhân viên lớn, bao gồm gần
500 ngời với nhiều loại hình đào tạo, bằng cấp, nơi đào tạo, chức danh vị trí công
tác và những bậc lơng khác nhau tuỳ theo bậc thợ chức danh và vị trí công tác của
từng nhân viên trong Công ty. Từ trớc tới nay công tác Quản lý nhân sự hầu nh
vẫn phải làm theo cách thủ công. Do yêu cầu đòi hỏi quản lý khai thác thông tin
ngày càng nhiều nên những ngời làm công tác tổ chức cán bộ phải mất rất nhiều
công sức để có đợc một thông tin chi tiết hoặc một báo cáo đầy đủ và chính xác.
Trong khi đó thì một chơng trình Quản Lý Nhân Sự sẽ cho đợc kết quả mong
muốn trong thời gian ngắn nhất.
Qua thời gian thực tập em đã tiến hành khảo sát các yêu cầu công việc, thu
thập tài liệu và từng bớc, phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản Lý Nhân Sự
này. Em nhận thấy có thể phát triển chơng trình này để làm đồ án tốt nghiệp cũng
nh ứng dụng vào thực tế quản lý.
Tuy đã cố gắng rất nhiều cũng nh đã nhận đợc sự giúp đỡ rất tận tình của
Thầy Nguyễn Thanh Tùng,các cán bộ phòng tổ chức Công ty tnhthanh trang và các
bạn bè đồng nghiệp, nhng đồ án này chắc chắn còn nhiều thiếu sót.Em mong muốn
đợc thầy cô,bạn bè đóng góp ý kiến để có thể nâng cấp chơng trình này một tôt
hơn.
Em xin trân thành cám ơn thầy Nguyễn Thanh Tùng cùng các thầy cô giáo
trong khoa Công nghệ thông tin,các cán bộ phòng tổ chức Công ty tn hh thanh
trang cùng bạn bè đồng nghiệp đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành đồ án này.
Mục lục
Trang
2
6
Lời nói đầu
Chơng I: Tìm hiểu bài toán
I/ Hoạt động của phòng tổ chức lao động
Công ty tn hh thanh trang
cơ cấu tổ chức công ty tn hh thanh trang
6
7
1.Chức năng của các phòng
8
2. Cách thức tổ chức của hệ thống
Quản lý nhân sự hiện tại
3.Vấn đề đặt ra cho chơng trình
8
II/ Những yêu cầu đối với chơng trình
1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ lý lịch.
2. Yêu cầu cho phép thống kê.
3. Những yêu cầu cho phép tìm kiếm tra cứu dữ liệu.
chơng II Phân tích và thiết kế hệ thống
i.Biểu đồ phân cấp chức năng
iI.Sơ đồ dòng thông tin nghiệp vụ của hệ thống (dfd)
1. Mức khung cảnh
2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
Chức năng 1: Quản lý hồ sơ
quản lý nhân s
9
10
10
10
11
12
12
15
15
16
17
17
2
Chức năng 2: Xử lý hu
Chức năng 3: Tìm kiếm
Chức năng 4: Thống kê báo cáo
Chơng III xây dựng cơ sở dữ liệu
18
19
19
20
I. Mô hình thực thể
20
20
20
21
23
24
25
26
26
26
1. Thực thể
2. Kiểu thực thể
3. Thuộc tính
4. Quan hệ
II. Mô hình dữ liệu
Xác định các quan hệ
III. Mô hình dữ liệu quan hệ của hệ thống
1.Xác định các thuộc tính
2. Chuẩn hoá các thực thể
chơng iv thiết kế các bảng lu trữ dữ liệu
chơng V Giới thiệu về microsoft access
27
I. Tìm hiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu access
33
33
II. Những đặc điểm cơ bản của Microsoft Access
35
1. Một số tính năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ
35
2. Khả năng hỏi đáp bằng QBE
35
3. Công cụ trợ giúp thiết kế biểu mẫu và báo cáo.
35
4. Kiểu trờng OLE (Object Linhking And Embebing)
36
5.Khả năng trao đổi dữ liệu với các ứng dụng khác
chơng Vi Thiết kế chơng trình
36
I. các bảng đã đợc thiết kế
mối quan hệ giữa các bảng
II. thiết kế các form
1. Form chính
2. Form nhập Hồ sơ cán bộ
3. Form nhập danh mục đơn vị
4. Form nhập danh sách Tỉnh/TP
5. Form nhập danh sách các dân tộc
6. Form nhập danh sách ngoại ngữ
7. Form nhập danh sách quốc gia
8. Form tìm kiếm hồ sơ theo đơn vị
9. Form tìm kiếm theo tên
10. Form tìm kiếm theo ngày sinh
11. Form tìm kiếm theo bậc thợ
12. Form tìm kiếm tổng hợp
13. Form hớng dẫn sử dụng
14. Form lu cơ sở dữ liệu
quản lý nhân s
37
37
38
38
44
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
58
3
15. Form thay đổi mât khẩu
16. Form giới thiệu
III.Thiết kế các REport (báo cáo)
1. Báo cáo danh sách cán bộ theo đơn vị
2. Báo cáo danh sách cán bộ theo bậc
3. Báo cáo danh sách cán bộ lãnh đạo công ty
4. Báo cáo danh sách cán bộ CNV toàn công ty
5. Báo cáo danh sách cán bộ theo diện chính sách
6. Báo cáo danh sách cán bộ là đảng viên
7. Báo cáo danh sách cán bộ là đoàn viên
8. Báo cáo danh sách cán bộ theo giới
9. Báo cáo danh sách cán bộ đã nghỉ hu
10. Báo cáo sơ yếu lý lịch
chơng Vi hớng dẫn cài đặt và sử dụng
đánh giá và kết luận
Tài liệu tham khảo
59
59
60
60
60
60
61
61
61
62
62
62
63
64
66
67
Chơng I
Tìm hiểu bài toán
I/ Hoạt động của phòng tổ chức lao động Công ty tn hh thanh
trang
Các hoạt động thực tế của công việc là cơ sở cho việc xây dựng chơng trình,
vì thế em đã thực hiện việc khảo sát các công việc trên thực tế tại Phòng tổ chức
lao động Công ty tn hh thanh trang và đã thu đợc một số kết quả nh sau:
Từ trớc đến nay những công việc thuộc phạm vi quản lý nhân sự do phòng
Tổ chức lao động thực hiện. Các hoạt động chính của phòng này có liên quan cụ
thể đến hồ sơ nhân sự là:
Cung cấp cho giám đốc lý lịch của cán bộ, công nhân.
4
quản lý nhân s
Thống kê số lợng cán bộ công nhân hiện có đối với từng bộ đơn vị, từng khối
( hành chính, sản xuất...)
Xem các cán bộ công nhân nào đợc hởng các chế độ chính sách.
Quan tâm đến thâm niên công tác trong các môi trờng độc hại, vận hành nhiều
năm, khen thởng theo số năm phục vụ trong nghành.
Hàng năm báo cáo về thực trạng cán bộ công nhân trong Công ty.
Đề xuất mở các lớp bồi dỡng nghiệp vụ cho mỗi loại đối tợng.
Cùng giám đốc quyết định những thay đổi về thực trạng cán bộ công nhân.
Ngoài ra vấn đề nhân sự còn đợc một số phòng ban, nghành khác quan tâm
chẳng hạn:
Phối hợp với các phòng kế hoạch, tài vụ để làm các chế độ tiền lơng. Cùng các
nghành bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội... để làm công tác bảo hiểm.
Theo thống kê sơ bộ thì trong tuần ít nhất phòng tổ chức phải làm việc với
giám đốc về vấn đề nhân sự một lần. Trong tháng phải kết hợp với phòng tài vụ về
vấn đề tiền lơng nh duyệt bản công của các đơn vị gửi lên. Ngoài ra còn rất nhiều
vấn đề không cố định khác nh tra cứu , xác nhận hồ sơ, kết hợp cùng với phòng kỹ
thuật sản xuất các đơn vị trong Công ty tổ chức thi lên lơng cho các công nhân
trong Công ty.
Do vậy việc thực hiện thủ công tất cả các công việc này thực sự tốn khá
nhiều thời gian và công sức.
quản lý nhân s
5
trnh th thm
cơ cấu tổ chức công ty tn hh thanh trang
Giám đốc
Phó Giám đốc
kinh tế
Phó Giám đốc
kỹ thuật
Phòng
Kỹ
Thuật
Công
nghệ
CLSP
Phòng
Kế
Hoạch
Đầu
T
Phòng
Tài
vụ
Phòng
Tổ
chức
LĐ
Bảo vệ
Quân
sự
Phòng
Hành
Chính
Quản
trị
Văn
phòng
Đại
Diện
Phân x
ởng
in1
Phân x
ởng in
2
Phân x
ởng in
3
Phân x
ởng in
4
trnh th thm
1.Chức năng của các phòng:
Phòng Tổ Chức - Lao động - Bảo vệ quân sự : Làm nhiệm vụ về chế độ với các
cán bộ công nhân viên, quản lý nhân viên, sắp xếp lao động ,đào tạo,nâng bậc,
Bảo vệ tài sản của Công ty.
Phòng Hành chính - Quản trị: Làm chức năng văn phòng , soạn thảo văn bản,
nhận các công văn giấy tờ đi lại của cơ quan, làm công tác hậu cần cho cán bộ
công nhân viên.
Phòng Tài vụ: Xây dựng các kế hoạch tài chính, quản lý hoạt động thu chi tài
chính của Công ty.
Phòng KT-CN-CLSP: Xây dựng các quy trình sản xuất các mặt hàng,đảm bảo
các mặt về KT, chức năng kiểm tra chất lợng thiết bị đầu vào và sản phẩm đầu
ra.
Phòng Kế hoạch - Đầu t: Giao dịch với khách hàng, nhiệm vụ XNK, lập kế
hoạch sản xuất cho Công ty.
Văn phòng đại diện: Giao dịch, nắm bắt thị trờng , marketing.
Phân xởng Nhựa 1: Sản xuất mặt hàng túi Shopping Beg.
Phân xởng Nhựa 2: Sản xuất Màng che ma PVC
Phân xởng Nhựa 3: Sản xuất đệm mút xốp
Phân xởng Nhựa 4: Sản xuất Túi Hoa quả XK
Giám đốc là thủ trởng cơ quan , hai phó gián đốc giúp việc cho giám đốc và
tổ chức thực hiện các phần việc đợc phân công trong ban lãnh đạo.
2. Cách thức tổ chức của hệ thống Quản lý nhân sự hiện tại
Hồ sơ về một nhân viên sẽ đợc nộp tại phòng tổ chức nếu nh nhân viên đó
trúng tuyển hoặc chuyển từ nơi khác về Công ty.
Sau khi đã chính thức đợc nhận công tác, hồ sơ của nhân viên đó chính thức đợc
lu trữ tại đây. Các giấy tờ, quyết định liên quan đến lơng, công việc, sinh hoạt
đoàn thể, đợc gửi tới các phòng ban liên quan thi hành.
Khi có những thay đổi trong quá trình hoạt động của mỗi nhân viên cán bộ
phòng tổ chức sẽ cập nhật thông tin vào hồ sơ theo quy định.
Dựa trên cơ sở các bảng biểu, sổ theo dõi các cán bộ phòng tổ chức sẽ tìm kiếm
theo yêu cầu quản lý nh :
+ Danh sách nhân viên theo giới tính.
+ ......................................... tuổi
+ ......................................... đợc lên lơng theo bậc.
+ ......................................... theo bằng cấp.
+.......................................... chức danh ...
Những công việc ở trên đôi khi lại đợc tập hợp từ cơ sở nên gây nên sự tốn
phí thời gian và không thống nhất.
Nói chung cách làm này chắc chắn nhng tìm kiếm và cập nhật không nhanh.
Em xin đề xuất một phơng án quản lý sau.
3.Vấn đề đặt ra cho chơng trình
Từ những hoạt động thực tế đã trình bầy ở trên thì vấn đề đặt ra cho chơng
trình Quản lý nhân sự là phải xây dựng đợc các chức năng thích hợp tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác quản lý cán bộ và việc tính lơng sử dụng đúng để phát huy
hết khả năng chuyên môn, đảm bảo quyền lợi cho của cán bộ công nhân.Tuy nhiên
để làm tốt việc đó cần tìm hiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách
giải quyết các vấn đề đó.
Đối tợng cần quản lý là thông tin về tất cả các cán bộ công nhân và một số
các thông tin khác của các đơn vị trực thuộc Công ty bao gồm:
Quản lý thông tin về một cá nhân của một cán bộ: Tức là quản lý sơ yếu lý lịch,
quá trình làm việc, quá trình đào tạo, hệ số lơng ... của từng cán bộ công nhân.
Quản lý thông tin về các đơn vị trực thuộc Công ty:Bao gồm các thông tin cơ
bản về từng đơn vị, số lựơng, chất lợng cán bộ công nhân... của đơn vị đó.
Lu trữ lại các thông tin về các nghạch bậc lơng cho các chuyên môn nghành
nghề, bậc học phục vụ cho việc tra cứu thông tin, mặt khác chúng có liên quan
hệ đến các đối tợng khác cần lu trữ và tính toán.
Thống kê số lợng cán bộ công nhân theo từng chuyên môn để có kế hoạch đào
tạo bồi dỡng...
Chơng trình này xây dựng các đối tợng độc lập một cách rõ ràng và các mối
quan hệ của các đối tợng đó.
Với các đối tợng độc lập, chúng ta quan tâm đến các thuộc tính cá nhân liên
quan đến các đối tợng đó. Ví dụ nh:
Thông tin về cá nhân cán bộ công nhân: Họ tên, năm sinh, địa chỉ...
Thông tin về các đơn vị: Tên đơn vị, đơn vị trởng...
Thông tin về quan hệ giữa bậc lơng, hệ số lơng ...
Giữa các đối tợng lại còn có các mối quan hệ với nhau do vậy chúng ta có thể đa
ra các thông tin tổng hợp từ các thông tin cơ bản trên. Nhờ việc kết nối các thông
tin cơ bản thành các thông tin tổng hợp chúng ta có thể làm cho hệ thống quản lý
của chúng ta đáp ứng đợc các yêu cầu thực tế.
II/ Những yêu cầu đối với chơng trình
Xuất phát từ việc tìm hiểu hoạt động thực tế tại Công ty tn hh thanh trang,
em xác định những yêu cầu đặt ra cho chơng trình nh sau:
1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ lý lịch.
Yêu cầu về quản lý hồ sơ lý lịch nh nhập thông tin về lý lịch một cán bộ,
thay đổi, đa vào hồ sơ gốc hoặc in lý lịch của một số cán bộ công nhân nào đó là
những yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất của hệ thống quản lý nhân sự.
quản lý nhân s
8
Về vấn đề nhập dữ liệu: Dữ liệu đa vào là bản sơ yếu lý lịch gốc theo mẫu của
Công ty. Chơng trình sẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệu riêng và ứng với mỗi
thông tin của bản sơ yếu lý lịch tơng ứng với một bảng nào đó trong cơ sở dữ
liệu thì biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ đa ra bảng đó để ngời nhập dữ liệu làm việc
thuận tiện
Vấn đề chỉnh sửa dữ liệu cũng đợc thực hiện trên các biểu mẫu nhập thông tin.
Trong các biểu mẫu nhập thông tin sẽ có các hộp danh sách giúp cho ngời nhập
liệu chọn lựa đối tợng cần chỉnh sửa.
Huỷ dữ liệu: Khi không cần lu giữ thông tin về một cán bộ nào đó thì chúng ta
có thể huỷ bỏ hồ sơ của cán bộ này nhằm giúp cho CSDL gọn nhẹ hơn và hoạt
động có hiệu quả hơn.
In hồ sơ của một cán bộ: Đây là một yêu cầu quan trọng trong công việc quản lý
hồ sơ lý lịch. Chức năng này giúp cho ngời quản lý có đợc một bản thông tin
đầy đủ về một cán bộ khi cần thiết.
2. Yêu cầu cho phép thống kê.
Đáp ứng đợc những yêu cầu thống kê số liệu là một chức năng không thể
thiếu của một hệ thống thông tin. Đối với hệ thống Quản lý nhân sự này thì các
yêu cầu về thống kê bao gồm:
Thống kê danh sách Đảng viên
Thống kê danh sách Đoàn viên
Thống kê danh sách CNV theo đơn vị, phòng...
Thống kê danh sách CNV thuộc diện chính sách
Thống kê danh sách CNV sắp nghỉ hu
Thống kê danh sách CNV theo bậc ...
3. Những yêu cầu cho phép tìm kiếm tra cứu dữ liệu.
Cho phép Ngời sử dụng có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất theo các yêu
cầu cần tìm kiếm nh:
Theo mã nhân viên .
Họ tên nhân viên
Năm sinh
Quê quán
Theo bậc lơng
Theo trình độ
quản lý nhân s
9
Theo đơn vị ...
Những tra cứu này có thể xem và in ra.
Phân
chơng II
Hệ thống quản
lý nhân
sự kế
tích và
thiết
I. Biểu đồ phân cấp chức năng
quản
lý
hồ sơ
Xử lý hu
tìm
kiếm
hệ thống
Thống
kê
báo cáo
Hệ
thống
Nhập HS
DS CNV
chuẩn bị
hu
Tìm kiếm
theo tiêu
thức
Hồ sơ
cán bộ
Mật
Khẩu
Sửa HS
DS CNV
đã nghỉ
hu
Tìm kiếm
Tổng hợp
DS cán bộ
CNV
Lu
CSDL
Huỷ HS
Lu HS
CNV đã
nghỉ hu
Thoát
In KQ
DS Đảng
viên, Đoàn
viên
In HS
DS cán bộ
CNV
theo bậc
10
quản lý nhân s
Một số
báo cáo
khác
Thông qua việc tìm hiểu bài toán quản lý nhân sự và tiền lơng ở Công ty
Nhựa Hng Yên tiến tới xậy dựng biểu đô phân cấp chức năng
Mục đích : chỉ ra các ràng buộc áp đặt lên hệ thống thông tin phải xây dựng và xác
định những gì mà hệ thống phải thực hiện .Mỗi chức năng của biẻu đồ đợc trình
bày thông qua các tiêu trí sau:
- Tên chức năng
- Mô tả
- Thông tin vào
- Thông tin ra
- Các sự kiện gây ra sự thay đổi và hiệu quả của chúng
Chức năng : Quản lý nhân sự
Mô tả: Đây là hệ thống quản lý nhân sự đợc xây dựng để quản lý các thay đổi về
nhân sự cho cán bộ công nhân viên Công ty Nhựa Hng Yên
Thông tin vào : Các sự kiện về nhân sự thông tin cá nhân của các công nhân viên
trong Công ty
Thông tin ra: Các báo cáo
Các sử lý: Sự thay đổi về nhân sự
Chức năng : Quản lý Hồ sơ
Mô tả : Quản lý các thông tin về các bộ công nhân viên trong Công ty
Thông tin vào : Thông tin về sự thay đổi công nhân trong Công ty nh:
-Cập nhật khi có sự thay đổi lớn nh: Tiếp nhận Nhân viên mới, chuyển đơn vị công
tác.
- Các thông tin thờng xuyên thay đổi nh : Trình độ, ngoại ngữ, bậc lơng, quá trình
công tác...
-Cập nhật thông tin không cần thiết đối với một Nhân viên hoặc thông tin đã cũ,
loại bỏ danh sách những cán bộ đã chuyển đi, bỏ việc ...
Thông tin ra: Cung các Thông tin về các bộ công nhân viên trong Công ty
Các xử lý: Cập nhật, sửa chữa nhng thay đổi của các bộ công nhân viên trong Công
ty
Chức năng: Xử lý hu
Mô tả : Cho phép đa ra danh sách cán bộ CNV chuẩn bị nghỉ hu và danh sách
đã nghỉ hu theo chế độ , lu lại danh sách CNV đã nghỉ hu.
Thông tin vào : Các thông tin về danh sách nhân viên đã và chuẩn bị nghỉ hu
quản lý nhân s
11
Thông tin ra: Đa ra các kết quả xử lý
Các xử lý: Xử lý hồ sơ lu
Chức năng: Tìm kiếm
Mô tả : Cho phép tìm kiếm nhanh một cách chi tiết tất cả thông tin về một hoặc
nhiều Nhân viên với các điều kiện tìm kiếm cơ bản trong nhu cầu quản lý nh :
Mã NV, Tên, ngày sinh, CNV của phòng, Bậc thợ, Trình độ ngoại ngữ, văn hoá,
chuyên môn, học vị... in ra kết quả tìm đợc khi có nhu cầu
Thông tin vào : Các thông tin về nhân viên, tìm kiếm theo các điều kiện
Thông tin ra: Đa ra các kết quả tìm kiếm
Các xử lý: Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Chức năng: Thống kê báo cáo
Mô tả: Thống kê báo các thông tin về cá nhân, đơn vị ,theo các mẫu yêu cầu của
cấp trên nh: Công ty, Tổng công ty, các cơ quan nhà nớc, tổ chức xã hội..
Thông tin vào : Thông tin về cán bộ công nhân viên trong Công ty Thông tin về
các đơn vị
Thông tin ra : Các bản báo cáo về nhân sự của các bộ công nhân viên trong Công
ty
Các xử lý : Tổng hợp thống kê in các báo cáo
Chức năng : Hệ thống
Mô tả : Cho phép ngời sự dụng đợc quyền sử dụng hệ thống,lu CSDL cũng nh
chấm dứt công việc và thoát khỏi hệ thống
Thông tin vào : Mật khẩu của ngời sử dụng
Các xử lý : Thực hiện quyền cập nhật hệ thống và thoát khỏi hệ thống
iI.Sơ đồ dòng thông tin nghiệp vụ của hệ thống (dfd)
Sơ đồ dòng dữ liệu của hệ thống là công cụ quan trọng nhất trong việc phân
tích hệ thống có cấu trúc. Nó đa ra phơng pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức
năng của hệ thống với thông tin mà chúng ta sử dụng. Ta xây dựng DFD của hệ
thống nh sau :
1. Mức khung cảnh
quản lý nhân s
12
Cung cấp
hệ
thống
quản lý
nhân sự
tiền
lơng
thông tin
Cán
bộ
CNV
Trả lời
Yêu cầu
Ngời
Sử
dụng
Trả lời
Tác nhân ngoài : Nhân viên, Ngời sử dụng
-Ngời sử dụng: Là ngời trực tiếp quản lý và sử dụng hệ thống quản lý nhân sự là
Ban lãnh đạo và phòng Tổ chức lao động
-Nhân viên : Là đối tợng sẽ đợc quản lý
Đầu vào : Của hệ thống có một chức năng là giao tiếp với các tác nhân ngoài
Đầu ra : Của hệ thống là:Hồ sơ, các báo cáo, danh sách của các bộ công nhân
viên trong Công ty.
Cán bộ CNViên
2.
tìm
kiếm
1.
Quản
lý hồ
sơ
Y/cầu
2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Báo cáo
Phòng tổ chức
Hố sơ nhân viên
Y/cầu
3.
Xử lý h
u
4.
thống
kê/ Báo
cáo
Báo cáo
Hồ sơ lu
Lýnhân
lịch s
quản lý
Q/Định
Ban lãnh đạo
Q/Định
13
Yêu cầu
Báo cáo
Nộp hồ sơ
Thông tin mới
về cá nhân
Cán bộ CNViên
Huỷ
hồ sơ
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
Chức năng 1:Kiểm
Quản
tra lý hồ sơ
Chuyển côngtác,bỏ
việc,chết,về hu
Thông tin
chuẩn về
cá nhân
Hồ sơ nhân viên
Cập
nhật
Hồ sơ lu
In
hồ sơ
Q/Định
quản lý nhân s
Ban lãnh đạo
Y/cầu
In hồ sơ
Phòng tổ chức
14
Chức năng 2: Xử lý hu
Ban lãnh đạo
Q/định
Danh
sách đã
nghỉ hu
Danh
sách
CBNV
chuẩn bị
nghỉ hu
Hồ sơ nhân viên
Hồ sơ lu
Lu hồ sơ
CBNV
đã nghỉ
hu
Yêu cầu
Danh sách
quản lý nhân s
Phòng tổ chức
Yêu cầu
Danh sách
15
Chức năng 3: Tìm kiếm
In
kết quả
tìm
kiếm
DS Tìm đợc
Ngời sử dụng
Các điều kiện
tìm kiếm
Tìm
kiếm
Chức năng 4: Thống kê báo cáo
Ngời sử dụng
Hồ sơ nhân viên
Các yêu cầu
T/kê - Báo cáo
Kết quả tìm kiếm
In
Y/cầu in
In ra
báo cáo
Thống
kê báo
cáo
Trả lời
Chơng III
Kết quả báo cáo
xây dựng cơ sở dữ liệu
Hồ sơ nhân viên
I/ Mô hình thực thể
Là mô hình dữ liệu lôgic đợc xây dựng trên các khái niệm lôgic nh: Thực
thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ.
1. Thực thể:
Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ một đối tợng hay một sự kiện đáng
quan tâm, kể cả thông tin mà nó lu giữ mà sự hiện diện của nó là có ích cho hệ
thống. Sau đây là một số thực thể của hệ thống
quản lý nhân s
16
Hồ sơ cá nhân
Quá trình công tác
Quá trình NVụ QSự
Quá trình đào tạo
Quá trình hởng lơng
Quan hệ gia đình
Trình độ ngoại ngữ
Khen thởng/Kỷ luật
2. Kiểu thực thể
Khái niệm : Kiểu thực thể việc nhóm tự nhiên một số thực thể lại mô tả cho
một loai thông tin chứ không phải là bản thân thông tin. Các kiểu thực thể cần thiết
cho hệ thống là:
a. Các thông tin liên quan đến một trong các giao dịch chính của hệ thống:
- Sơ yếu lý lịch
b. Các thông tin liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống
- Tỉnh/thành phố.
- Quốc tịch
- Ngoại ngữ
- Dân tộc
- Đơn vị
c. Các thông tin liên quan đến lập kế hoạch
- Danh sách nhân viên đợc kèm cặp thi nâng bậc
- Danh sách nhân viên về nghỉ hu
- Danh sách nhân viên theo tỷ lệ: nam, nữ, tuổi...
...
3. Thuộc tính
Sau khi xác định đợc kiểu thực thể và thực thể thì ta phải xét đến những thông
tin nào cần thiết phải đợc lu giữ cho mỗi thực thể. Thuộc tính đặc trng của thực thể
biểu diễn bằng các trờng hoặc cột trong bảng.
Căn cứ vào thực thể và kiểu thực thể đa ra cho hệ thống ta thiết lập thuộc tính
cho mô hình thực thể của hệ thống.
Hồ sơ Nhân viên
- MSNV
- Họ tên
- Giới tính
quản lý nhân s
17
- Ngày sinh
- Số CMND
- Nơi cấp CMND
- Ngày cấp
- Nguyên quán
- Hộ khẩu TT
- Tỉnh/TP
- Điện thoại
- Dân tộc
- Tôn Giáo
- Quốc tịch
- Trình độ văn hoá
- Trình độ chuyên môn
- Trình độ tin học
- Trình độ lý luận
- Ngày vào đoàn
- Ngày vào đảng
- Ngày vào cơ quan
- TP gia đình
- TP bản thân
- Tình trạng hôn nhân
- Công việc hiện tại
- Chức vụ
- Đơn vị công tác
- Bậc lơng
- Diện chính sách
- ảnh
quá trình hởng lơng
- Tháng/năm hởng lơng
- Bậc thợ
- Hệ số
Quá trình đào tạo
- Từ năm
quản lý nhân s
18
- Đến năm
- Trờng đào tạo
- Nghành đào tạo
- Trình độ
- Hình thức đào tạo
Quá trình công tác
- Từ năm
- Đến năm
- Đơn vị công tác
- Công việc
- Lý do nghỉ việc
Khen thởng
- Ngày tháng
- Hình thức
- Cấp khen thởng
Quá trình Nghĩa vụ qs
- Từ năm
- Đến năm
- Đơn vị
- Cấp bậc cao nhất
- Ghi chú
kỷ luật
- Ngày tháng
- Hình thức
- Lý do
Quan hệ gia đình
- Họ tên
- Năm sinh
- Nghề nghiệp
- Tên Quan hệ
- Giới tính
- Gia dình
trình độ ngoại ngữ
- Ngoại ngữ
quản lý nhân s
19
- Trình độ
- Ngày công nhận
- Nơi công nhận
4. Quan hệ
Bản chất của mối quan hệ là tổ chức và tạo ra cách sử dụng trong việc điều
khiển hoạt động nghiệp vụ.
Có 3 kiểu quan hệ đợc sử dụng của mô hình quan hệ:
a/Quan hệ một - một
Giả sử có hai bảng thực thể A và B, giữ chúng có quan hệ một-một nếu nh
mỗi thực thể trong bảng A đều có tơng ứng một thực thể trong bảng B và ngợc lại.
Xét cho các thực thể đa ra trong hệ thống ta không có các mối quan hệ một- một
giữa các bảng thực thể .
A
B
b/Quan hệ một - nhiều
Giữa hai bảng thực thể A và B có quan hệ một-nhiều nếu nh mỗi dòng trong
bảng thực thể A tơng ứng với một hay nhiều dòng trong bảng thực thể B nhng
mỗi dòng trong bảng thực thể B tơng ứng duy nhất với một dòng của bảng thực thể
A.
A
B
c/Quan hệ nhiều-nhiều
Hai bảng thực thể A và B có quan hệ nhiều-nhiều với nhau nếu mỗi thực thể
trong bảng B có nhiều thực thể trong bảng A và ngợc lại.
Quan hệ nhiều -nhiều không phục vụ trực tiếp cho việc khai thác thông tin
nhng nó giúp chúng ta xác lập các mối quan hệ
Ngời ta chứng minh đợc rằng mọi quan hệ nhiều - nhiều đều có thể tách ra thành
những quan hệ một nhiều đơn giản.
A
B
II. Mô hình dữ liệu
Tiếp cận theo sơ đồ chức năng nghiêp vụ, bằng cách ta đặt ra các câu hỏi: Hệ
thống cần lu trữ thông tin về vấn đề này hay không, nếu có thì nó đợc lu trữ thành
dòng hay cả bảng? Xuất phát từ hệ thống đó ta mô tả nó nh sau:
quản lý nhân s
20
Hồ sơ nhân viên
Trình độ ngoại ngữ
Quá trình hởng lơng
Quá trình công tác
Quá trinh nghĩa vụ QS
Quá trình đào tạo
Quan hệ gia đình
Khen Thởng
Kỷ luật
1. Xác định các quan hệ
Sau khi đã xác định các kiểu thực thể chính ta sẽ xác định các nối kết tự
nhiên giữ chúng, ghi các quan hệ này dới dạng quan hệ một-nhiều. Ta căn cứ vào
các gợi ý sau đây để xác định quan hệ:
Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể khác nhau thuộc hai bảng khác nhau nếu
cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia.
Trong quan hệ một- nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định nghĩa là ở
đầu nhiều.
Các quan hệ gián tiếp (nhiều nhiều) đợc bỏ qua.
Thông qua việc xác định các thực thể, quan hệ các thực thể ta xây dựng đợc mô
hình dữ liệu ban đầu của hệ thống nh sau:
Mô hình thực thể liên kết
QTCT
QTĐT
QT
H_LƯƠNG
TĐNN
Hồ sơ
cá nhân
QHGĐ
21
quản lý nhân s
KHen th
ởng
Kỷ luật
Hình trên là mô hình dữ liệu ban đầu của hệ thống
III/ Mô hình dữ liệu quan hệ của hệ thống
Đây là một phần của cách tiếp cận quan hệ của hệ thống. Qua việc xây dựng
mô hình dữ liệu quan hệ ngời ta tiếp cận với việc phân tích dữ liệu cho hệ thống.
Trong phần này sẽ dề cập hai vấn đề:
- Xác định các thuộc tính
- Chuẩn hoá các dữ liệu
1.Xác định các thuộc tính
Để phân tích dữ liệu cho hệ thống cần dựa vào ba nguồn cung cấp cơ bản để
lấy đợc chi tiết về những thuộc tính của các thực thể trong hệ thống:
- Từ tri thức của chính bản thân mình về thực tế công việc chung trong lĩnh
vực mình đang nghiên cứu mà dự đoán các thuộc tính trong một thực thể
- Từ ngời tiếp xúc phỏng vấn.
- Từ việc xem xét cá bảng biểu, tài liệu liên quan đến lĩnh vực đang nghiên
cứu.
2. Chuẩn hoá các thực thể
Khái niệm: Chuẩn hoá là quá trình phân tích chuyển hoá các thực thể thành
một dạng mà tối thiểu việc lặp lại, không d thừa nhng dữ liệu vẫn đầy đủ.
Có ba dạng chuẩn hoá dữ liệu
Quy tắc chuẩn hoá 1
Bảng không đợc chứa những thuộc tính có thể xuất hiện nhiều lần.
Giải pháp: Loại bỏ những thuộc tính lặp lại vào một bảng khác cùng với những
thuộc tính khoá trong kiêủ thực thể chứng kiến mà thuộc tính này lặp lại.
Quy tắc chuẩn hoá thứ 2
Mọi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá.
Giải pháp: Loại bỏ những thuộc tính không phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá vào
một bảng khác cùng với những thuộc tính thành phần của khoá mà nó đã phụ thuộc
vào.
Quy tắc chuẩn hoá thứ 3 :
Mỗi thuộc tính chỉ phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá mà không phụ thuộc
hàm vào bất cứ thuộc tính nào khác trong bảng.
Giải pháp: Loại bỏ những phụ thuộc không khoá vào một bảng khác cùng những
thuộc tính mà nó phụ thuộc vào.
Từ những khái niệm trên và những mẫu biểu liên quan đến hệ thống ta tiến
hành chuẩn hoá dữ liệu cho hệ thống.
chơng iv
Thiết kế các bảng lu trữ dữ liệu
quản lý nhân s
22
Bảng Hồ sơ cá nhân
Stt
Tên trờng
Kiểu dữ liệu
độ rộng
trờng
ý nghĩa
1
MSNV
Text
10
Mã số nhân viên
2
Hoten
Text
50
Họ tên
3
Gioitinh
Text
3
Giới tính
4
NS
Date/Time
5
Sinhquan
Text
6
MaTinh_TP
Number
7
Hokhau
Text
50
Hộ khẩu thờng trú
8
Dienthoai
Text
10
Điện thoại
9
SoCMND
Number
10
Noicap
Text
11
Ngaycap
Date/Time
Ngày cấp
12
MaDantoc
Number
Mã dân tộc
13
Tongiao
Text
10
Tôn giáo
14
Quoctich
Text
15
Quốc tịch
15
NgayvaoDoan
Date/time
Ngày vào Đoàn
16
NgayvaoDang
Date/time
Ngày vào Đảng
17
NgayvaoCoQuan
Date/time
Ngày vào Cơ Quan
18
TrinhdoVH
Text
19
Tinhtranghonnhan
Yes/No
20
Thanhphangiadinh
Text
20
Thành phần gia đình
21
Thanhphanbanthan
Text
20
Thành phần bản thân
quản lý nhân s
Năm sinh
50
Sinh quán
Mã Tỉnh/TP
Số CMND
50
50
Nơi cấp
Trình độ văn hoá
Tình trạng hôn nhân
23
22
TrinhdoCM
Text
50
Trình độ chuyên môn
23
TrinhdoTinhoc
Text
50
Trình độ Tin Học
24
Trinhdolyluan
Text
50
Trình độ lý luận
25
Cvu
Text
20
Chức vụ
26
Bactho
Text
3
Bậc thợ
27
CVhientai
Text
50
Công việc hiện tại
28
DienCS
Text
20
Diện chính sách
29
Madonvi
Number
Mã đơn vị
30
Anh
OLE object
ảnh
Bảng Quá trình công tác
Stt
Tên trờng
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
trờng
ý nghĩa
1
MSNV
Text
2
Tnam
Date/Time
3
Dennam
Date/Time
4
Donvicongtac
Text
50
Đơn vị công tác
5
Congviec
Text
50
Công việc
6
Lydonghiviec
Text
50
10
Mã số nhân viên
Từ năm
Bảng Quá trình đào tạo
Stt
Tên trờng
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
trờng
ý nghĩa
1
MSNV
Text
2
Tunam
Date/Time
Từ năm
3
Dennam
Date/Time
Đến năm
4
Truongdaotao
Text
quản lý nhân s
10
50
Mã số nhân viên
Trờng đào tạo
24
5
Nghanhdaotao
Text
50
Nghành đào tạo
6
Hinhthucdaotao
Text
50
Hình thức đào tạo
7
Trinhdo
Text
50
Trình độ
Bảng Quá trình hởng lơng
Stt
Tên trờng
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
trờng
1
MSNV
Text
10
2
Thang/nam
Date/Time
3
Bacluong
Number
Byte
4
Hesoluong
Number
Interger
ý nghĩa
Mã số nhân viên
Tháng / năm
Bậc lơng
Hệ số lơng
Bảng ngoại ngữ
Stt
Tên trờng
Kiểu dữ liệu
1
Mangoaingu
Autonumber
2
Tenngoaingu
Text
độ rộng
trờng
ý nghĩa
Mã ngoại ngữ
20
Tên ngoại ngữ
Bảng Quan hệ gia đình
Stt
Tên trờng
Kiểu dữ liệu
độ rộng
trờng
1
MSNV
Text
10
2
TenQH
Text
30
3
Tennguoi
Text
30
4
NS
Date/Time
5
Gioitinh
Text
6
Giadinh
Yes/No
7
Nghề nghiệp
Text
quản lý nhân s
ý nghĩa
Mã số nhân viên
3
50
25
