ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG MÔI TRƯỜNG

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN HTQLCLMT
1.




4)







5)

Lớp ĐH2QM
Mô hình hệ thống QLMT. Các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2010.

Được thiết lập theo
chương trình PDCA hay
chu trình Deming
A (Act) - Hành động:
thực hiện các hành động
để cải thiện lên tục kết
quả hoạt động của
HTQLMT
P (Plan) - Lập kế hoạch:
thiết lập các mục tiêu và
các quá trình cần thiết để đạt đc các kết quả phù hợp với chính sách môi
trường của tổ chức.

D (Do) - Thực hiện các quá trình
C (Check) - Kiểm tra, giám sát và đo lường các quá trình, mục tiêu và chỉ
tiêu MT, các yêu cầu pháp luật.
- Các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2010
1) Yêu cầu chung:
Tổ chức phải thiết lập, lập thành văn bản, thực hiện, duy trì và cải tiến liên
tục HTQLMT phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này và xác định cách
thức để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó.
Tổ chức phải xác định và lập thành văn bản phạm vi của HTQLMT của
mình.
2) Chính sách môi trường
3) Lập kế hoạch
Khía cạnh môi trường
Yêu cầu về phấp luật và các yêu cầu khác
Mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình
Thực hiện và điều hành
Nguồn lực, vai trò, trách nhiệ và quyền hạn
Năng lực, đào tạo và nhận thức
Trao đổi thông tin
Tài liệu
Kiểm soát tài liệu
Kiểm soát điều hành
Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp
Kiểm tra
1








6)

Giám sát và đo lường
Đánh giá sự tuân thủ
Sự không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa
Kiểm soát hồ sơ
Đánh giá nội bộ
Xem xét của lãnh đạo
Bước 1. Xây dựng chính sách môi trường.(P)
Chính sách môi trường là kim chỉ nam cho việc áp dụng và cải tiến hệ
thống quản lý môi trường của tổ chức sao cho tổ chức có thể duy trì và có
khả năng nâng cao kết quả hoạt động môi trường của mình.
Do vậy, chính sách cần phản ánh sự cam kết của lãnh đạo cao nhất về việc
tuân theo các yêu cầu của luật pháp và các yêu cầu khác được áp dụng, về
ngăn ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục.
Đây là giai đoạn đầu của cấu trúc HTQLMT, và là nền tảng để xây dựng và
thực hiện HTQLMT. Chính sách môi trường phải được xem xét thường
xuyên để đảm bảo hệ thống được thực hiện và đầy đủ.
Bước 2: Lập kế hoạch (Plan):
1 . Trước tiên Lãnh đạo cấp cao nhất của Doanh nghiệp phải đánh giá, xem
xét các khía cạnh môi trường từ các sản phẩm và hoạt động của Doanh
nghiệp mình để từ đó thiết lập và công bố chính sách môi trường mà doanh
nghiệp sẽ theo đuổi (muốn biết chi tiết, xem nội dung 4.2 của ISO
14001:2004)
2 . Doanh nghiệp/tổ chức phải xác định các khía cạnh (yếu tố) môi trường
và các tác động môi trường của các khía cạnh này, từ đó xem xét những
khía cạnh (yếu tố) môi trường nào cần phải thiết lập các biện pháp kiểm
soát để hạn chế sự tác động môi trường (xem điều khoản 4.3.1, tiêu chuẩn

ISO 14001: 2004)
3 . Doanh nghiệp/tổ chức phải tìm kiếm, thu thập, xác định và giám sát các
yêu cầu pháp luật liên quan đến môi trường mà doanh nghiệp phải áp dụng,
cũng như các yêu cầu khác về môi trường mà Doanh nghiệp/tổ chức đã
chấp nhận tuân thủ. Nếu được, phải đặt ra các chuẩn mực nội bộ để kiểm
soát hoạt động (xem điều khoản 4.3.2, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004)
4 . Doanh nghiệp phải định ra các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường, lập các
chương trình thực hiện (bao gồm biện pháp, tiến độ, trách nhiệm, quyền
hạn) để có thể đạt được các mục tiêu chỉ tiêu, môi trường đã đề ra (Xem
4.3.3.1 và 4.3.3.2, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004)
Thực hiện (Do): áp dụng và vận hành hệ thống quản lý môi trường (xem
điều khoản 4.4, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004)
1 . Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập cơ cấu quản lý, chỉ định các vai trò và
trách nhiệm với thẩm quyền đầy đủ để thực hiện các chương trình quản lý
môi trường (Xem điều khoản 4.4.1, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004)
2


2 . Ban Lãnh đạo phải cung cấp nguồn lực đầy đủ bao gồm nhân sự cần
thiết để duy trì các hoạt động môi trường, đào tạo cho những nhân sự cần
thiết để đạt được trình độ, kỹ năng chuyên môn hóa cần thiết, thiết lập xây
dựng cơ sở hạ tầng theo yêu cầu của luật định hoặc nhằm đảm bảo đạt được
các mục tiêu chỉ tiêu môi trường, đầu tư công nghệ phù hợp xử lý các chất
thải, phân bổ thời gian thực hiện chương trình và cung cấp tài chính để tạo
ngân sách duy trì các hoạt động về môi trường (xem điều khoản 4.4.1, tiêu
chuẩn ISO 14001: 2004)
3 . Ban lãnh đạo phải triển khai tổ chức đào tạo cho người làm việc cho tổ
chức hoặc những người làm việc thay mặt tổ chức và đảm bảo những người
này nhận thức được các khía cạnh môi trường cần kiểm soát, hậu quả do
không kiểm soát cũng nhưng đảm bảo họ đủ năng lực để thực hiện các biện

pháp kiểm soát các khía cạnh này (xem điều khoản 4.4.2, tiêu chuẩn ISO
14001: 2004)
4 . Doanh nghiệp phải thiết lập các quá trình để đảm bảo việc trao đổi thông
tin về môi trường trong nội bộ có hiệu quả, cũng như đáp ứng các thông tin
về môi trường với các bên hữu quan bên ngoài (xem điều khoản 4.4.3, tiêu
chuẩn ISO 14001: 2004)
5 . Thiết lập, phổ biến và duy trì tài liệu của hệ thống quản lý môi trường
(xem điều khoản 4.4.4, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004)
6 . Thiết lập và thực hiện các hoạt động kiểm soát tài liệu đang được áp
dụng (xem điều khoản 4.4.5, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004)
7 . Thiết lập và duy trì các hoạt động kiểm soát tác nghiệp để đảm bảm rằng
các thủ tục liên quan đến khía cạnh môi trường đáng kể được thực hiện
(xem điều khoản 4.4.6, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004)
8 . Đảm bảo sự chuẩn bị và ứng phó trong trường hợp khẩn cấp, thiết lập và
thử nghiệm sự chuẩn bị và khả năng ứng phó với các trình trạng khẩn cấp
(xem điều khoản 4.4.7, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004)
Kiểm tra (Check): Đánh giá các quá trình của hệ thống quản lý môi trường
(xem điều khoản 4.5, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004)
1 . Giám sát và đo lường các đặc trưng chủ chốt của các hoạt động của
mình có thể gây tác động đáng kể đến môi trường (xem 4.5, tiêu chuẩn ISO
14001: 2004 )
2 . Đánh giá thực trạng của sự tuân thủ với các yêu cầu pháp luật và các yêu
cầu khác và tổ chức đề ra) (xem 4.5.2, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004 )
3 . Thiết lập và duy trì các thủ tục xác định trách nhiệm và quyền hạn trong
việc xác định sự không phù hợp, xử lý và điều tra sự không phù hợp, thực
hiện hành động khắc phục và hành động phòng ngừa (xem 4.5.3, tiêu chuẩn
ISO 14001: 2004)
4 . Quản lý hồ sơ, thiết lập và duy trì thủ tục để phân định, bảo quản và xử
lý các hồ sơ môi trường (xem 4.5.4, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004)
3

5 . Tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ để xác định sự phù hợp với tiêu chuẩn
ISO 14001 và hệ thống quản lý môi trường (xem 4.5.5, tiêu chuẩn ISO
14001: 2004)
Hành động (Action): Xem xét lại và tiến hành các hoạt động để cải tiến hệ
thống quản lý môi trường (xem 4.6, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004)
1 . Lãnh đạo phải tiến hành xem xét về mặt quản lý của hệ thống quản lý
môi trường theo các giai đoạn thích hợp (xem 4.6.1, tiêu chuẩn ISO 14001:
2004)
2 . Xác định các lĩnh vực cần cải thiện (xem 4.6.2, tiêu chuẩn ISO 14001:
2004)
3 . Các yêu cầu liên quan đến “Hành động (Action)” nếu được duy trì liên
tục và thường xuyên sẽ giúp Doanh nghiệp/tổ chức liên tục cải tiến hệ
thống quản lý môi trường và kết quả chung trong hoạt động môi trường của
tổ chức.
2.Chính sách môi trường: khái niệm, yêu cầu khi xây dựng chính sách
môi trường, xây dựng chính sách môi trường cho 1 tổ chức cụ thể.









Khái niệm:
Khái niệm chính sách môi trường (ISO 14001:2010/COR.1:2009,
mục 3.9): Chính sách môi trường là công bố của tổ chức về ý định và

nguyên tắc liên quan đến kết quả hoạt động tổng thể về môi trường của
mình, tạo ra khuân khổ cho các hành động và cho việc đề ra các mục tiêu
và chỉ tiêu môi trường của mình
Yêu cầu: 7 yêu cầu
Phù hợp với bản chất, quy mô và tác động MT của các hoat động, sản phẩm
và dịch vụ của tổ chức đó
Có cam kết cải tiến liên tục và ngăn ngừa ÔN
Có cam kết tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và với các yêu cầu khác mà
tổ chức phải tuân thủ liên quan tới các KCMT của mình.
Đưa ra khuôn khổ cho việc đề xuất và soát xét các mục tiêu và chỉ tiêu MT.
Đc lập thành văn bản, đc áp dụng và đc duy trì.
Đc thông báo cho tất cả các nhân viên đang làm việc cho tổ chức hoặc trên
danh nghĩa của tổ chức.
Có sẵn cho cộng đồng.
Ví dụ 3:
Panasonic Việt Nam tuân thủ chính sách môi trường của tập đoàn, cam kết
giảm thiểu các tác động môi trường do các hoạt động của công ty với mục
đích ngăn ngừa ô nhiễm, tuân thủ pháp luật, các yêu cầu khác và cố gắng
nỗ lực cho các hoạt động cải thiện môi trường trong công ty và cho
toàn cộng đồng, bao gồm các hoạt động sau:
- Sử dụng hiệu quả tài nguyên như điện, giấy, gas để giảm thiểu các tác
động lên môi trường
4


- Áp dụng các biện pháp tốt nhất trong quản lý và xử lý rác thải, các vấn đề
liên quan đến sức khỏe của người lao động bao gồm cả
tình huống khẩn cấp
- Giáo dục và đào tạo mọi người ý thức bảo vệ
môi trường

- Đặt mục tiêu chỉ tiêu môi trường cho sự phát bền vững thân thiện
với môi trường
- Phổ biến chính sách môi trường đến mọi người làm việc cho công ty
bao gồm cả các nhà thầu và cộng đồng.
3.Khía cạnh môi trường, khía cạnh môi trường có ý nghĩa: khái niệm,
cách xác định khía cạnh môi trường, khía cạnh môi trường có ý nghĩa;
yêu cầu của khía cạnh môi trường quy định trong ISO 14001:2010.
Phân biệt khía cạnh môi trường và tác động môi trường?
KHía cạnh môi trường: Là yếu tố của các hoạt động hoặc sản phẩm, dịch
vụ của một tổ chức có thể tác động qua lại với môi trường ấy.






Khía cạnh môi trường có ý nghĩa: là khía cạnh có thể có một tác động
môi trường đáng kể.
Phương pháp xác định KCMT:
Thu thập từ khảo sát sơ bộ
Sử dụng lưu đồ dòng chảy
Xác định dòng chất thải
Phân tích vòng đời sản phẩm
Yêu cầu của khía cạnh môi trường :
Yêu cầu theo mục 4.3.1 của ISO 14001
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì một hoặc nhiều thủ tục để:
ƒ Xác định KCMT của các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ của tổ chức trong
phạm vi đã được xác định của HTQLMT mà tổ chức có thể kiểm soát.
ƒ Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến những phát triển, hoạt động, sản
phẩm, dịch vụ mới hoặc qua điều chỉnh. ƒ Xác định các khía cạnh có hoặc

có thể có những ảnh hưởng đáng kể đến môi trường.
Tổ chức phải lập văn bản thông tin này và giữ nó luôn được cập nhật.
Tổ chức phải bảo đảm các KCMT có ý nghĩa luôn được xem xét đến khi
thiết lập, áp dụng và duy trì HTQLMT của mình
Diễn giải: Toàn bộ việc triển khai HLQLMT phải tập trung vào mối quan
hệ giữa các KCMT và tác động môi trường của nó ( bao gồm tác động tích
cực lẫn tiêu cực). Đó là mối quan hệ nhân-quả: KCMT là nguyên nhân và
tác động môi trường là kết quả.
Ví dụ:
Khía cạnh môi trường
Tác động môi trường
Phát thải hợp chất hữu cơ bay hơi.
Ô nhiễm không khí.
Tràn đổ và rò rỉ hóa chất.
Ô nhiễm đất và nước ngầm.
5


Sử dụng nhiên liệu hóa thạch.
Ô nhiễm không khí, nóng lên
toàn cầu.
Sử dụng giấy tái chế.
Bảo tồn tài nguyên thiên
nhiên.
Nước thải. Suy giảm chất lượng nguồn cung cấp nước uống và môi
trường sống của động thực vật thủy sinh
KCMT Khu vực liênHoạt động liên quan
Cá nhân liên quan
đáng kể quan

Nước
thải

Các
xưởng.
Tất cả
Nhà bếp
Nhà giặt
Nhà vệ sinh

phânSơ chế, chế biến hải sản. Công nhân
Lau dọn, vệ sinh
Nhân viên vệ sinh
Chế biến thức ăn, rửaNhân viên nhà ăn
chén.
Giặt quần áo BHLĐ
Nhân viên nhà ăn
Vệ sinh cá nhân
Tất cả nhân viên trong công
ty

Phòng
kiểmPhân tích mẫu
Nhân viên phòng kiểm
nghiệm
nghiệm.
Phòng cơ điện Bảo trì, sửa chữa
Nhân viên phòng cơ điện.
Lò hơi phòngVận hành lò hơi, máyNhân viên phòng cơ điện phụ
Khí thải luộc.

phát điện
trách vận hành,
Lò hơi nhà giặt.
bảo trì các thiết bị này.
Máy phát điện.
Các
phânSử dụng Chlorine khửNhân viên phụ trách pha
xưởng.
trùng. (bao bì thải bỏ)
chế hóa chất.
Nhà giặt
Sử dụng bột giặt vàNhân viên nhà giặt.
Chlorine (bao bì thải bỏ)
Phòng cơ điệnBảo trì, sửa chữa thiết bị,Nhân viên phòng cơ điện phụ
Chất
và các khu vựcmáy móc.
trách việc bảo trì, sửa chữa.
thải
Phòng
kiểmPhân tích mẫu (hóa chấtNhân viên phòng kiểm
nguy hại nghiệm.
sau khi sử dụng)
nghiệm.
Nhà ăn
Chiên thức ăn (dầu chiênNhân viên bếp.
thải bỏ)
Khối văn phòng In, sao chép tài liệuNhân viên văn phòng.
(hộp/bao chứa mực in)
1.
o

4.Yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác.
Yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác.
Mục đích:
Nhận biết và tiếp cận với các YCPL thích hợp và các YCK mà tổ chức tán
thành có liên quan với các KCMT của mình.
6


o
o

o

o
o
o
o

Xác định cách thức áp dụng các yêu cầu này đối với các KCMT của tổ chức
Đánh giá sự tuân thủ YCPL
+.Đối với yêu cầu luật pháp: bắt buộc tổ chức phải thực hiện các điều luật
của chính quyền cơ quan địa phương
Đối với yêu cầu khác: tuân thủ mang tính tự nguyện
YCPL
Các điều luật và quy định của quốc gia, khu
o
vực/ tỉnh và của chính quyền địa phương
Các giấy phép hoạt động, các phê chuẩn
o

của chính phủ
Các tiêu chuẩn và thông lệ quốc tế
o
Các nghĩa vụ pháp lý đối với hợp đồng,
o
trong đó tổ chức là 1 bên ký kết

YCK
Các chính sách và các cam kết về MT của hiệp
hội ngành mà tổ chức là thành viên
Các bộ luật thực hiện của các ngành mà tổ chức
có liên quan
Các hiệp định không có tính pháp lý kí kết với
chính phủ và cộng đồng dân cư
Các hiệp định tuân thủ tự nguyện với nhân dân
địa phương và NGOs.

5.Mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình môi trường, ví dụ
Mục tiêu môi trường: Mục đích tổng thể về môi trường, xuất phát từ
chính sách môi trường mà tổ chức tự đặt ra để đạt tới và lượng hóa khi có
thể
Chỉ tiêu môi trường: Yêu cầu chi tiết về kết quả thực hiện, lượng hóa
được khi có thể, áp dụng cho tổ chức hoặc các bộ phận của nó, yêu cầu này
xuất phát từ các mục tiêu môi trường và cần phải đề ra đáp ứng và đạt được
những mục tiêu đó
ƒ Khi thiết lập cac chỉ tiêu và mục tiêu, cần xem xét đến các yếu tố sau:
ƒ Các quy định và các yêu cầu có liên quan
ƒ Các khía cạnh môi trường quan trọng
ƒ Các lựa chọn kỹ thuật (khả năng đáp ứng về mặt công nghệ)
ƒ Các yêu cầu về kinh doanh, tài chính và hoạt động

ƒ Quan điểm của các bên liên quan
Ví dụ: Bảng mục tiêu, chỉ tiêu của công ty sản xuất tã giấy Hải Phong
Người
Thời
chịu
Mục
Chương trình môi
Địa
KCMT
Chỉ tiêu
gian/
trách
tiêu
trường
điểm
1 lần
nhiệm
chính
Chất
- Kiểm Đảm bảo - Duy trì và cải tiến Hàng
Toàn
- Ban
thải rắn soát tất 100%
thực hiện phân loại ngày nhà
ISO.
cả các lượng
rác tại nhà máy.
máy
- Nhân
nguồn CTR

viên vệ
7


sinh
Trang bị đầy đủ
phương tiện, thiết bị
được
phân loại thu gom, lưu trữ CTR
đạt chuẩn tại nhà máy 6
tại
(có dán nhãn, sơn tháng
nguồn.
CTR
màu, có nắp đậy để
- Thu
- Quản
gom, vận phân biệt các loại
lý
CTR)
chuyển
lượng
và giao
CTR
- Kiểm tra việc thực Hàng
cho đơn
sinh ra.
hiện phân loại rác.
ngày
vị xử lý

100%
- Hợp đồng với các
lượng
đơn vị chức năng thu
Hàng
CTR.
gom, vận chuyển và
ngày
xử lý CTR tại quận
Bình Tân
-

Toàn
nhà
máy

Toàn
nhà
máy
Điểm
tập
trung
rác

Ban
ISO
- ĐDLĐ
-

Ban

ISO
-

Nhân
viên môi
trường
-

5.Đào tạo, nhận thức và năng lực: nội dung, mục đích, phương pháp
đào tạo, các yêu cầu đào tạo, nhận thức và năng lực quy định trong
ISO 14001:2010. Xây dựng 1 chương trình đào tạo về HTQLMT cho tổ
chức

•




ƒ Nội dung đào tạo.
ƒ Chính sách môi trường và tất cả các thủ tục môi trường liên quan đến
trách nhiệm công việc của họ.
ƒ Các yêu cầu EMS, gồm cả việc đối phó với tình trạng khẩn cấp.
ƒ Các khía cạnh môi trường quan trọng và các tác động của chúng tới các
lĩnh vực công việc; các mục tiêu và chỉ tiêu thiết lập để giải quyết các khía
cạnh này.
ƒ Vai trò và trách nhiệm của họ trong EMS, đạt được các mục tiêu và
chỉ tiêu, và
đảm bảo tuân thủ luật pháp và các quy định.
ƒ Yêu cầu về năng lực của một các nhân tham gia vào một hoạt động mà
hoạt động này có thể gây tác động đến môi trường\

Mục đích
Xác định, cung cấp năng lực cần thiết theo yêu cầu
Đánh giá hiệu lực của đào tạo
Lưu hồ sơ về năng lực và đào tạo
- Xây dựng chương trình đào tạo:
Xác định nhu cầu đào tạo => Xác định mục tiêu đào tạo => Xác định nội
dung đào tạo => xác định phương pháp đào tạo
8


Phương pháp đào tạo:?
ST
T

Nội dung Đối tượng
đào tạo
đào tạo

1

HTQLMT
- Tất cả cán
theo
tiêu
bộ,
công
chuẩn ISO
nhân
viên
14001:201

của nhà máy.
0

2

3

4

5

6

7

Nâng cao - Ban Giám
nhận thức đốc công ty.
về
tầm - Đại diện
quan trọng lãnh đạo.
của
- Ban giám
HTQLMT. đốc nhà máy.
- Trưởng,
Nhận dạng phó các bộ
và đánh giá phận, phòng,
các KCMT. quản đốc của
phân xưởng.
Nhận dạng - Trưởng,
các yêu cầu phó các bộ

pháp luật phận, phòng,
có
liên quản đốc của
quan.
phân xưởng.
Quản lý và
- Công nhân
giảm thiểu
viên tại nhà
sử
dụng
máy
điện, nước.
- Trưởng,
phó các bộ
Quản lý và phận, phòng,
giảm thiểu quản đốc của
chất
thải phân xưởng.
rắn.
- Công nhân
viên tại nhà
máy
Quản
lý - Trưởng,
chất
thải phó các bộ
nguy hại.
phận, phòng,

Thời lượng
Cán bộ Thời gian đào tạo
đào tạo đào tạo
(90phút/buổ
i học)
Ban
Trước khi
ISO
xây dựng
hoặc
HTQLMT 3 buổi
chuyên
tại
nhà
gia tư
máy
vấn
Ban
Trước khi
ISO
xây dựng
hoặc
HTQLMT 2 buổi
chuyên
tại
nhà
gia tư
máy
vấn

Loại
hình
đào
tạo
Cơ
bản

Nâng
cao

Ban
ISO

Trong giai
đoạn xây
2 buổi
dựng
HTQLMT

Cơ
bản

Ban
ISO

Trong giai
đoạn xây
1 buổi
dựng
HTQLMT

Cơ
bản

Ban
ISO

Trong giai
đoạn thực
2 buổi
hiện
HTQLMT

Cơ
bản

Ban
ISO

Trong giai
đoạn thực
2 buổi
hiện
HTQLMT

Cơ
bản

Ban
ISO

9

Trong giai 2 buổi
đoạn thực
hiện

Nâng
cao


quản đốc của
phân xưởng.

HTQLMT.

6.Trao đổi thông tin: hình thức trao đổi thông tin, nội dung trao đổi
thông tin.
Công,
nhân
viên

Trưởng
các
phòng

DDLD

Các bên hữu
quan bên
ngoài

Phòng MT

Giám đốc

Lập thủ tục dưới dạng văn bản
- Nội dung: Xác định cách thức trao đổi thông tin
+ Nội bộ: Chú trọng cho ứng phó với sự cố môi trường
+ Bên ngoài: Chú trọng cho báo cáo về sự phù hợp và ứng phó với sự cố
môi trường, giải quyết các khiếu nại về môi trường.
ƒ Các hình thức trao đổi thông tin nội bộ
- Hiện thị thông tin trên bảng thông báo hay các yết thị khác
Các bài báo và thông tin trong bản tin, bàng thông báo,và các
bản ghi nhớ của công ty.
- Thông báo thông qua các bưu kiện
Thông tin miệng hay dưới dạng văn bản trong các cuộc họp của
ban quản trị, tổ đội
- Thông tin trên mạng nội bộ
- Thư điện tử
ƒ Các hình thức trao đổi thông tin bên ngoài
Báo cáo môi trương thường niên của tổ chức, báo cáo trước chính
quyền về việc tuân thủ và các vấn đề khác.
- Bản tin của công ty, các bản tin hiệp hội công nghiệp
Các bái báo trên phương tiện thông tin và các cuộc phỏng vấn với
nhân viên công ty.
- Các quảng cáo
- Các chuyến dã ngoại, thực địa
- Các cuộc họp cộng đồng
- Đường dây nóng để tiếp nhận những phàn nàn từ công chúng
-Trang web của tổ chức

8.Sự không phù hợp trong hệ thống quản lý môi trường? Phân tích
nguyên nhân điển hình dẫn đến sự không phù hợp? Áp dụng mô hình
10






xương cá để phân tích một ví dụ về sự không phù hợp về mặt môi
trường và đề ra hành động khắc phục, hành động phòng ngừa sự
không phù hợp đó.
Sự không phù hợp: dùng để chỉ ra rằng sản phẩm, dịch vụ hoặc sự không
đáp ứng một yêu cầu (yêu cầu của Pháp luật; yêu cầu của khách hàng; yêu
cầu của tài liệu hệ thống quản lý chất lượng và các yêu cầu khác trong quá
trình giải quyết công việc..) không đáp ứng được các yêu cầu quy định,
không phù hợp với chính sách, mục tiêu của chương trình quản lý môi
trường của một công ty.
Sự không phù hợp được phát hiện trong các cuộc đánh giá; do các CB, CC
phát hiện trong quá trình giải quyết công việc…
Nguyên nhân:
Chủ quan: Cá nhân, tổ chức xây dựng, vận hành hệ thống quản lý chất
lượng môi trường còn yếu kém về chuyên môn, kinh nghiệm; công tác đào
tạo nhận thức cho các cán bộ, công nhận viên trong công ty còn chưa hiệu
quả.
Khách quan: Các sự cố không mong muốn do thời tiết cực đoạn: mưa bão,
động đất,…
VÍ dụ:

11

•

9. Bố cục của một quy trình trong ISO 14001. Áp dụng xây dựng các
quy trình xác định khía cạnh môi trường, khía cạnh môi trường có ý
nghĩa; quy trình kiểm soát các khía cạnh MT, quy trình quản lý chất
thải; quy trình quản lý an toàn hóa chất; quy trình ứng phó với tình
trạng khẩn cấp. ?
Bố cục của 1 quy trình ứng phó với tình trạng khẩn cấp gồm:
1. Mục đích
- Ngăn ngừa và giảm đến mức tối thiểu các tác động môi trường
- Bảo vệ nhân viên công ty và cộng đồng xung quanh
- Giam thiệt hại về tài sản
- Giam đến mức tối thiểu thời gian ngừng hoạt động của công ty do sự cố
xảy ra
2. Phạm vi áp dụng
Tại công ty TNHH Hải Phong
3. Tài liệu tham khảo
Sổ tay môi trường của công ty
4. Định nghĩa
12


Làm rõ những thuật ngữ đặc biệt được sử dụng trong quy trình:
5. Nội dung
- Những công việc cần làm (What)
- Người có trách nhiệm/quyền hạn (Who)
- Cách thức tiến hành (điều kiện, phương tiện, tài liệu)- (How)
- Địa điểm, thời gian tiến hành công việc (Where, When).

6. Lưu trữ
- Hồ sơ diễn tập, đào tạo ứng phó với tình huống khẩn cấp
- Hồ sơ ghi nhận tình huống khẩn cấp.
7. Phụ lục
- Những biểu mẫu sẽ sử dụng trong khi thực hiện quy trình
Trong quá trình viết một 1 quy trình cụ thể phải tuân theo nguyên tắc
KISS (Keep it simple and straight forward) là viết đơn giản và dễ hiểu
Trong quá trình viết quy trình có thể sử dung lưu đồ giúp các bước công
việc tiếp diễn theo một trình tự nhất định
+ Ưu điểm: ngắn gọn, rõ rang, dễ hiểu; có thể phân tích một cách trực giác
về tính hợp lý
+ Nhược điểm: Do tổ chức tự chọn; sử dụng thống nhất trong tất cả các
vănn bản; giải thích ý nghĩa của các loại ký hiệu
ví dụ xây dựng 1 số quy trình cụ thể trong htqlmt
Quy trình xác định KCMT, KCMT có ý nghĩa
1. Mục đích:
Xác định các KCMT và KCMT có ý nghĩa
Xác định các tác động đến môi trường
Giúp giảm thiểu mức độ tác động đến môi trường.
2. Phạm vi áp dụng:
Cho công ty
Cho các hoạt động gây ra KCMT
3. Tài liệu tham khảo:
ISO 14001:2010 mục mục 3.6 định nghĩa KCMT
ISO 14001:2010 mục mục 3.7 định nghĩa tác động môi trường.
ISO 14001:2010 mục mục 3.8 định nghĩa hệ thống quản lí môi trường.
Phụ lục A – ISO 14001 : 2010: hướng dẫn xác định KCMT có ý nghĩa
4. Định nghĩa:
EMS: hệ thống quản lí chất lượng môi trường.
KCMT: yếu tố của các hoạt động hoặc sản phẩm hoặc dịch vị của một tổ chứ có tác động

qua lại với môi trường.
KCMT có ý nghĩa là khía cạnh có hoặc có thể có một tác động môi trường đáng kể.
5. Nội dung:

13


Công việc cần làm
Xác định các tác động MT

Xác định KCMT
Xác định KCMT có ý nghĩa

Người có trách
nhiệm, quyền hạn
EMR
và ban ISO
Trưở
ng các phòng ban
trong công ty

Cách thưc tiến
hành
Họp ban ISO
Thông báo tới
các phòng ban.
Phổ biến đào
tạo cho nhân
viên.

Địa điểm

Thời
gian
-Khu
vực 3 tháng
văn phòng
1lần.
Khu vực sản
xuất

EMR và Ban ISO

Họp Ban ISO

Phòng họp

Lưu ở đâu

Ban hành lần Cách xử lí văn bản lỗi
mấy
thời

Xây dựng thủ tục cho quá
trình xác định KCMT
Xem xét các tác động có lợi và
bất lợi
6. Lưu trữ:
STT
Tên văn bản

1

Hồ sơ xác định các tác Tài liệu nội bộ
động MT

3

Gạch bỏ

2

Hồ sơ xác định KCMT

Tài liệu nội bộ

3

Gạch bỏ

3

Hồ sơ xác định KCMT
có ý nghĩa

Tài liệu nội bộ

2

Gạch bỏ

7. Phụ lục:

1.
2.
3.

2.

1 tháng 1
lần

BM01 – QT01: biểu mẫu xác định các tác động MT
BM02 – QT01: biểu mẫu xác định KCMT
BM03 – QT01: biểu mẫu xác định KCMT có ý nghĩa
Quy trình kiểm soát các KCMT
Mục đích:
Xác định các KCMT và KCMT có ý nghĩa.
Kiểm soát các KCMT, giảm thiểu các tác động tiêu cực đến môi trường.
Phạm vi áp dụng:
Trong công ty
Các hoạt động gây ra KCMT
Tài liệu tham khảo:
Luật BVMT 2014.
ISO 14001:2010 mục mục 3.6 định nghĩa KCMT
ISO 14001:2010 mục mục 3.7 định nghĩa tác động môi trường.
ISO 14001:2010 mục mục 3.8 định nghĩa hệ thống quản lí môi trường.
Phụ lục A – ISO 14001 : 2010: hướng dẫn xác định KCMT có ý nghĩa
Định nghĩa:
EMS: hệ thống quản lí chất lượng môi trường.
KCMT: yếu tố của các hoạt động hoặc sản phẩm hoặc dịch vị của một tổ chứ có tác động

qua lại với môi trường.
KCMT có ý nghĩa là khía cạnh có hoặc có thể có một tác động môi trường đáng kể.
14


3. Nội dung:
Công việc cần làm

Người có trách nhiệm,
quyền hạn
Liệt kê toàn bộ các -EMR và ban ISO
hoạt động của các bộ -Trưởng các phòng ban
phận gây ra KCMT.
trong công ty
Xác định tác động môi -Người trực tiếp vận
hành nhà xưởng, máy
trường do các KCMT.
Nêu phương thức đánh móc, có những hoạt
giá KCMT có ý nghĩa đề động gây ra tác động
môi trường.
kiểm soát.

4. Lưu trữ:
STT
1
2

Tên văn bản

Lưu ở đâu

Hồ sơ quy trình kiểm Tài liệu nội bộ
soát KCMT
Hồ sơ biện pháp khẩn Tài liệu nội bộ
cấp khi có sự cố

Cách thưc tiến
hành
Họp ban ISO
Thông báo tới
các phòng ban.
Phổ biến đào
tạo cho nhân
viên.

Địa điểm

Thời gian

-Khu vực 3
tháng
lưu kho
1lần.
-Khu vực
sản xuất
-Khu vực
văn phòng

Ban hành lần Cách xử lí văn bản lỗi
mấy

thời
3
Gạch bỏ
3

Gạch bỏ

5. Phụ lục:
BM01 – QT01: Xác định KCMT
BM02 – QT01: Tác động môi trường từ các khía cạnh
BM03 – QT01: Đánh giá KCMT có ý nghĩa
BM04 – QT01: Kiểm soát KCMT

Quy trình quản lí CTR thông thường
1. Mục đích:
Quy trình được thiết lập để hướng dẫn, thực hiện phân loại, thu gom, tái chế, xử lí chất
thải một cách có hệ thống và đảm bảo chất lượng môi trường.
Giảm thiểu chất thải rắn phát sinh.
2. Phạm vi áp dụng:
Cho các phong ban trong công ty
Cho khu vực sản xuất
3. Tài liệu tham khảo:
ISO 14001:2010 mục mục 4.3.2 yêu cầu về pháp luật và yêu cầu khác.
ISO 14001:2010 mục 4.3.6 yêu cầu về kiểm soát điều hành.
Hợp đồng vận chuyển, thu gom rác thải, CTR thông thường.
Quy trình ứng phó với tình trạng khẩn cấp.
4. Định nghĩa:
EMS: hệ thống quản lí chất lượng môi trường.
CTR: là những vật liệu không sử dụng được nữa, được thải ra từ quá trình sinh hoạt, sản
xuất của con người.

5. Nội dung:

15


Công việc Người có trách nhiệm, Cách thưc tiến Địa điểm
cần làm
quyền hạn
hành

Thời
gian

Phân loại

Mỗi
ngày 1
lần vào
lúc 18h.

Thu gom
Tái chế
Xử lí

6. Lưu trữ:
STT

và -Họp ban ISO
Thông báo tới các
Trưởng

phòng ban.
các phòng ban trong Phổ biến đào tạo
công ty
cho nhân viên.
ban ISO

EMR

Nơi phát sinh chất thải.
KV văn phòng
KV sản xuất
Nơi tập kết rác thải

Tên văn bản

Lưu ở đâu

Ban hành Cách xử lí văn bản lỗi
lần mấy
thời

1

Hồ sơ phân loại CTR

Tài liệu nội bộ

3

Gạch bỏ

2

Hồ sơ tái chế CTR

Tài liệu nội bộ

3

Gạch bỏ

3

Hồ sơ xử lí CTR

Tài liệu nội bộ

2

Gạch bỏ

7. Phụ lục:

BM01 – QT01: biểu mẫu phân loại CTR
BM02 – QT01: biểu mẫu tái chế CTR
BM03 – QT01: biểu mẫu xử lí CTR

Quy trình an toàn hóa chất
1. Mục đích:
Đảm bảo an toàn khi sử dụng hóa chất.

Đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước đảm bảo sức khỏe cho
nhân viên.
2. Phạm vi áp dụng:
Khu vực nhà xưởng
Khu vực nhà kho lưu trữ hóa chất
3. Tài liệu tham khảo:Luật BVMT 2014.
Hệ thống QLMT ISO 14001.
Luật hóa chất.
NĐ 108/2008/NĐ-CP sửa đổi bổ sung 1 số điều của NĐ 108/2008/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng
dẫn thi hành một số điều của luật hóa chất.
4. Định nghĩa:EMS: hệ thống quản lí chất lượng môi trường.
Chất thải nguy hại: là chất thải có chứa các hợp chất có chứa một trong những đặc
tính gây nguy hại trực tiếp hoặc tương tác với chất khác gây nguy hại đến môi trường và sứ khỏe
con người.
MSDS: bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất.
5. Nội dung:
Công việc cần làm
Người có trách nhiệm, Cách thưc tiến Địa điểm Thời gian
16


Ban ISO lập quy trình an
toàn hóa chất.
Hướng dẫn nhân viên lưu
kho hóa chất an toàn.
Đề xuất các biện pháp
khẩn cấp khi có sự cố.
Kiểm soát nhà cung cấp
hóa chất.

quyền hạn
-EMR và ban ISO
-Trưởng các phòng ban
trong công ty
-Người trực tiếp tiếp
xúc với hóa chất và
nhân viên lưu kho

6. Lưu trữ:
STT
Tên văn bản
1
2
3
7. Phụ lục:

Hồ sơ quy trình an toàn hóa
chất
Hồ sơ biện pháp khẩn cấp khi
có sự cố
Hồ sơ kiểm soát các nhà cung
cấp hóa chất

hành
-Họp ban ISO
-Khu vực 3tháng
Thông báo tới các lưu kho
1lần.
phòng ban.
-Khu vực

Phổ biến đào tạo sản xuất
cho nhân viên.

Lưu ở đâu

Ban hành lần Cách xử lí văn bản
mấy
lỗi thời
Tài liệu nội 3
Gạch bỏ
bộ
Tài liệu nội 3
Gạch bỏ
bộ
Tài liệu nội 2
Gạch bỏ
bộ

BM01 – QT01: biểu mẫu quy trình an toàn hóa chất
BM02 – QT01: biểu mẫu biện pháp khẩn cấp khi có sự cố
BM03 – QT01: biểu mẫu kiểm soát các nhà cung cấp hóa chất

17


Quy trình ứng phó với tình trạng khẩn cấp
1. Mục đích:
Đảm bảo ứng phó kịp thời, chủ động với tình trạng khẩn cấp
Đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước đảm bảo sức khỏe cho
nhân viên.

2. Phạm vi áp dụng:
Khu vực nhà xưởng
Khu vực kho vật tư, lưu trữ hóa chất
Khu vực nhà bếp
3. Tài liệu tham khảo:
Luật BVMT 2014.
Hệ thống QLMT ISO 14001.
4. Định nghĩa:
EMS: hệ thống quản lí chất lượng môi trường.
Sự cố môi trường là sự cố xảy ra trong quá trình hoạt động của con người hoặc biến
đổi của tự nhiên, gây ô nhiễm, suy thoái hoặc biến đổi môi trường nghiêm trọng.
5. Nội dung:
Công việc cần làm
Người có trách nhiệm, Cách thưc tiến Địa điểm
Thời
quyền hạn
hành
gian
Ban ISO lập kế hoạch diễn -EMR và ban ISO
tập ứng phó với tình trạng -Trưởng các phòng
khẩn cấp.
ban trong công ty
-Người trực tiếp hoạt
Hướng dẫn nhân viên diễn
động, điều hành tại
tập ứng phó với tình trạng
Khu vực nhà xưởng,
khẩn cấp.
Khu vực kho vật tư,
Đề xuất các biện pháp khẩn lưu trữ hóa chất, Khu

vực nhà bếp.
cấp khi có sự cố.

-Họp ban ISO
Thông báo tới
các
phòng
ban.
Phổ biến đào
tạo cho nhân
viên.

- Khu vực 3 tháng
nhà xưởng 1lần.
-Khu vực
kho vật tư,
lưu
trữ
hóa chất
-Khu vực
nhà bếp

Kiểm soát sự không phù
hợp, nguyên nhân gây ra
tình trạng khẩn cấp.

6. Lưu trữ:
STT

Tên văn bản

Lưu ở đâu

Ban hành Cách xử lí văn bản
lần mấy
lỗi thời

1

Hồ sơ quy trình an toàn hóa chất

Gạch bỏ

2

Hồ sơ biện pháp khẩn cấp khi có
sự cố

Tài liệu nội 3
bộ
Tài liệu nội 3
bộ

3

Hồ sơ kiểm soát các nhà cung
cấp hóa chất

Tài liệu nội 2
bộ

Gạch bỏ

7. Phụ lục:
BM01 – QT01: biểu mẫu quy trình an toàn hóa chất
18

Gạch bỏ


BM02 – QT01: biểu mẫu biện pháp khẩn cấp khi có sự cố
BM03 – QT01: biểu mẫu kiểm soát các nhà cung cấp hóa chất

















Câu 10.Các bước thực hiện hệ thống QLCLMT (6 bước: Chuẩn bị, lập

kế hoạch, thực hiện và vận hành, kiểm tra và hiệu chỉnh, chứng nhận
hệ thống, duy trì hệ thống)
Bước 1: Chuẩn bị
Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo (EMR) và nhóm ISO 14001
Xác định phạm vi áp dụng HTQLMT
Chính sách môi trường
B1: phân tích các thông tin cần thiết
B2: xđ các điểm chiến lược trong CSMT
B3: thiết lập CSMT
B4: thông tin với các bên hữ u quan về CSMT của công ty
B5: Rà soát lại CSMT
Vai trò và trách nhiệm thực hiện:
+ Vai trò của lãnh đạo
+ Vai trò của nhân viên
Kế hoạch triển khai dự án: Kế hoạch nên chỉ rõ: Ai? Cái gì? Khi nào? Như
thế nào?
Khởi động dự án:
+ Họp, thông báo chính thức về EMR và các nhóm ISO
+ Xem xét, phê duyệt kế hoạch triển khai
+ Xem xét kết quả thực hiện
Bước 2: Lập kế hoạch
Đào tạo nhận thức ISO 14001: cho tất cả các thành viên trong nhóm điều
hành và triển khai ISO 14001
Phân tích, đánh giá môi trường ban đầu
+ XD phương pháp/hướng dẫn về xđ và ĐG các KCMT
+ sd pp ĐG cho điểm để ĐG tđ MT và KCMT có ý nghĩa
+ Lập danh sách Kn bCMT có ý nghĩa trong phạm vi xđ
Xác định các YCPL và YCK
B1: Nhận dạng các yêu cầu
B2: ĐG các yêu cầu: là cần thiết hay lỗi thời, có thể AD cho các hđ, sản

phẩm có KCMT đág kể của công ty hay k
B3: cập nhật, phổ biến các yêu cầu trên các phòng ban có lqan
B4: Lưu hồ sơ
Thiết lập mục tiêu, chương trình hành động
B1: thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu MT
B2: XD chương trình MT
B3: triển khai thực hiện
19

















B4: lưu tài liệu-hồ sơ
Xem xét HTQLMT (bởi nhóm điều hành ISO 14001)
+ KQ đầu ra
+ KQ xđ và ĐG tđ MT và KCMT nổi bật
+ hồ sơ trao đổi thông tin bên ngoài về các KCMT nổi bật

+ mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình QL MT
+ danh mục các thủ tục kiểm soát, điều hành
+ giải quyết các vđ phát sih
Bước 3: Thực hiện và vận hành hệ thống
Xem xét các kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp
B1: xđ các tình huống khẩn cấp
B2: soạn thảo thủ tục ứng phó tình huống khẩn cấp
B3: xem xét tài liệu soạn thảo
B4: triển khai thực hiện
B5: kiểm tra việc thực hiện
B6: lưu tài liệu-hồ sơ
Trao đổi thông tin
B1: nhận dạng các bên hữu quan
B2: xđ vai trò của các bên hữu quan trong HTQLMT của công ty
B3: thực hiện việc thông tin liên lạc vs các bên hữu quan
B4: lưu tài liệu-hồ sơ
Xác định và xây dựng hệ thống tài liệu
B1: kiểm soát tài liệu: nội bộ và bên ngoài
B2: kiểm soát hồ sơ: thiết lập, nhận dạng, bảo quản hồ sơ, cập nhật và hủy
bỏ
Thiết lập kế hoạch và chương trình đào tạo
B1: xđ nhu cầu đào tạo: đào tạo cơ bản và đào tạo chuyên sâu
B2: lãnh đạo xem xét
B3: xd chương trình đào tạo
B4: ĐDLĐ phê duyệt
B5: triển khai thực hiện
B6: ĐG kết quả đào tạo
B7: lưu tài liệu-hồ sơ
Xây dựng chương trình kiểm soát điều hành
B1: nhận dạng các hđ cần thực hiện kiểm soát điều hành

B2: thiết lập thủ tục kiểm soát điều hành
B3: triển khai thực hiện
B4: rà soát lại sự phù hợp của thủ tục kiểm soát điều hành
B5: lưu tài liệu-hồ sơ
Xem xét HTQLMT: xem xét KQ đầu ra và giải quyết các vđ phát sinh
Bước 4: Kiểm tra và hiệu chỉnh hệ thống
Xác định các yêu cầu theo dõi và đo lường
20










B1: Nhận dạng các KCMT cần giám sát và đo
B2: phân công trách nhiệm thực hiện giám sát và đo
B3: Thực hiện
B4: kiểm tra việc thực hiện
B5: lưu tài liệu-hồ sơ
Đánh giá mức độ tuân thủ
B1: tiến hành ĐG mức độ tuân thủ:
Đc thực hiện khi:
+ có sự thay đổi về các YCPL và YCK
+ có sự than phiền của các bên hữu quan về các KCMT của công ty
+ có yêu cầu của các cơ quan chính quyền
B2: lưu tài liệu-hồ sơ

Sự không phù hợp, hành động khắc phục phòng ngừa
B1: xđ các nguyên nhân của sự KPH
B2: thực hiện HĐKP&PN
B3: lưu tài liệu-hồ sơ
Đánh giá nội bộ
B1: xđ tần suất ĐG nội bộ
B2: xđ ND ĐG nội bộ
B3: xđ ĐG viên nội bộ
B4: xđ việc QL KQ ĐG nội bộ
B5: lưu tài liệu-hồ sơ
Họp xem xét cả lãnh đạo (lần 1)
B1: xđ tần suất họp
B2: xđ chương trình họp
B3: CB cuộc họp
B4: triển khai cuộc họp
B5: kết thúc cuộc họp và phân công hoạt động
B6: lưu tài liệu-hồ sơ
Bước 5: Chứng nhận hệ thống (Lựa chọn các tổ chức chứng nhận; tiến
hành đánh giá sơ bộ/ đánh giá thử do tổ chức chứng nhận tiến hành; tổ chức
chứng nhận tiến hành đánh giá chính thức)
Bước 6: Duy trì hệ thống (Tổ chức chúng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám
sát theo một trong các tần suất sau mà tổ chức lựa chọn ( 3 tháng, 6 tháng, 9
tháng, 12 tháng; giá trị của Giấy chứng nhận có hiệu lực 3 năm; sau 3 năm
tổ chức phải đánh giá cấp chứng nhận lại)
11.Nội dung của chương trình 5S. Áp dụng xây dựng chương trình 5S
cho bản thân hoặc một doanh nghiệp.
* Nội dung của chương trình 5S:
- Khái niệm: 5S là gì?
5S là chữ cái đầu của các từ:
21



















Theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và
“SHITSUKE”
Theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC”
và “SẴN SÀNG”
Theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”,
“SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”
Khái niệm: 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất
lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành
mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng
suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản

lý chất lượng hiệu quả hơn
- Giai thích từng S
S1- Sàng lọc: là phân loại và loại bỏ các đồ vật ko cần thiết tại nơi làm
việc
Nguyên tắc:
Lọc ra những vật ko cần thiết
Lọc ra lượng ko cần thiết của những vật cần dùng
S2 – Sắp xếp: là bố trí sắp xếp các đồ vật cần thiết theo trật tự thích hợp
sao cho có thể dễ dàng chọn lựa, sử dụng chúng khi cần
Sắp xếp để tạo điều kiện tốt nhất cho công việc:
Sẵn sàng để sử dụng
Ko bị dùng sai, đảm bảo an toàn
Dễ thực hiện, làm theo.
S3 – Sạch sẽ: là giữ vệ sinh nơi làm việc của mình sao cho ko có rác rưởi
trên sàn nhà, gầm máy…và ko có bụi bẩn bám trên máy móc, thiết bị và các
dụng cụ.
Cần phải duy trì MT làm việc SẠCH SẼ và điều kiện vệ sinh có ảnh hưởng
tới:
Sức khỏe và tâm lý của mọi người
An toàn tại nơi làm việc
Chất lượng của các sản phẩm, nguyên vật liệu
Chất lượng và tuổi thọ của máy móc và thiết bị
Hình ảnh của công ty
S4 – Săn sóc: là duy trì nơi làm việc của mình sao cho thuận lợi bằng cách
lặp đi lặp lại các hoạt động Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ
Duy trì 5S:
Dành 5-10p mỗi ngày để thực hiện Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ
Lâp tiêu chuẩn 5S cho từng khu vực/bộ phận
Xây dựng các bàn hướng dẫn vệ sinh và kiểm tra máy móc hàng ngày
Đội 5S kiểm tra hàng tuần và chấm điểm

S5 – Sẵn sàng: là tạo ra ý thức tuân thủ các nội quy tại nơi làm việc, hình
thành nề nếp làm việc tốt và tạo ra văn hóa 5S trong công ty.
22


- Các bước áp dụng 5S: Để thực hiện một chương trình 5S, đầu tiên cần xây
dựng một kế hoạch thực hiện, bao gồm các bước:
* Bước 1: Chuẩn bị
Nội dung:
- Ban lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S.
- Tìm hiểu kinh nghiệm về các hoạt động 5S.
- Cam kết thực hiện 5S.
- Thành lập ban chỉ đạo thực hiện 5S.
- Chỉ định người có trách nhiệm về hoạt động 5S.
- Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực
hiện.
* Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo:
- Thông báo chính thức về chương trình thực hiện 5S.
- Trình bày mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả mọi người.
- Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân
công nhóm, cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể.
- Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bản
tin...
- Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.
* Bước 3: Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh.
Nội dung:
- Tổ chức "ngày tổng vệ sinh" ngay sau khi lãnh thông báo thực hiện 5S.
- Chia vùng, phân công nhóm phụ trách.
- Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết.
- Thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn công ty.

- Sàng lọc mọi thứ không cần thiết.
- Duy trì 2 cuộc tổng vệ sinh hàng năm.
* Bước 4: Thực hiện Seiri (Sàng lọc)
- Nội dung:
- Lập tiêu chuẩn loại bỏ những thứ không cần thiết.
- Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ
sinh.
- Mọi người tập trung xác định và phân loại những thứ không cần thiết và
loại bỏ chúng.
- Những thứ không dùng nữa nhưng vẫn có giá trị cần được đánh giá lại
trước khi có quyết định xử lý để tránh lãng phí.
- Làm công tác sàng lọc thường xuyên tại vị trí làm việc và sàng lọc tổng
thể toàn công ty tổ chức hai lần 1 năm.
- Sàng lọc thực hiện lúc nào, ai làm và làm ở đâu?
23


- Vào ngày tổng vệ sinh mọi người cố gắng loại bỏ những thứ không cần
thiết.
- Mỗi năm hai lần tổ chức một ngày Seiri và tập trung loại bỏ mọi thứ
không cần thiết.
- Trong suốt những ngày thực hiện hoạt động Seiri, Seiton và Seito, cố gắng
loại bỏ những thứ không cần thiết và phòng ngừa lãng phí do tích lũy những
thứ không cần thiết.
- Ban lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S đi xem xét xung quanh chỗ làm
việc và đưa ra những lời chỉ dẫn cần thiết.
* Bước 5: Thực hiện Seri, Seiton và Seiso hàng ngày.
- Thường xuyên loại bỏ những thứ không cần thiết. Tận dụng chỗ làm việc
hiệu quả hơn.
- Luôn tìm cách và thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để

giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra.
- Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàng ngày để tạo ra một môi
trường thoải mái đảm bảo sức khỏe.
- Huy động mọi người phát huy sáng kiến cải tiến tại chỗ làm việc.
- Luyện tập Seiketsu:
- Khi thực hiện đúng các hoạt động Seri, Seiton, Seiso, nơi làm việc trở nên
sạch sẽ và ngăn nắp. Điều này được gọi là Seiketsu (Săn sóc). Để duy trì và
nâng cao 5S nên sử dụng các phương pháp hiệu quả sau:
- Ban lãnh đạo đánh giá hoạt động 5S
- Tạo ra sự thi đua giữa các phòng ban về 5S.
.Cố gắng luôn đúng giờ.
Giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp.
Tuân thủ nghiêm ngặt qui định an toàn.
Bước 6: Đánh giá định kỳ 5S.

ÁP DỤNG CHO 11 CÔNG TY
stt
1

Nội dung
Sơ đồ vị tríkhu vực
làm việc của nhân
viên, sếp, khu vực lối
đi chung

2

3

Qui định sắp xếp dữ

liệu trên máy tính
Qui định sắp xếp hồ
sơ tài liệu : đang giải
quyết, chưa giải

Cách thức sắp xếp
Lập sơ đồ phân bổ vị trílàm việc cho các thành viên trong tổ Đào
tạoPhân bổ vị trícủa một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, VPP phục
vụ cho công tác đào tạo…
- Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cánhân (ổ H) và loại dữ
liệu
nào
lưu
trữ
trên
ổ
chung
- Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder thể hiện được
nội dung bên trong.
Bàn làm việc cánhân phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng
sử dụng hàng ngày trên bàn làm việc phải để đúng nơi qui định
sau
mỗi
chiều
tan
ca.
24


4

5

1.Đang
giải
quyết:
Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc
thời
gian
Códán
nhãn
trên
hồ
sơ
“Đang
giái
quyết”
Để
nơi
dễ
nhận
thấy,
dễ
tìm.
2.
Chưa
qiải
quyết:
Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc
hoặc

thời
gian
Códán
nhãn
trên
hồ
sơ
“Chưa
giái
quyết”
Để
nơi
dễ
nhận
thấy,
dễ
tìm.
3.
Đãgiải
quyết:
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian.
quyết, đãgiải quyết, Phân loại rõràng dễ nhận biết: theo từng khóa học, theo thời
lưu trữ
gian vàtheo từng đơn vị hợp tác
- Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán ngoài hồ sơ do P.Nhân
Qui định sắp xếp hồ Sự
thíêt
kế
sơ tài liệu : lưu trữ - Sắp xếp rõràng theo đúng tên tài liệu, hồ sơ, códán nhãn nhận
dài hạn, băng dĩa, biết bên ngoài vàmục lục bên trong từng File để dễ tìm

hình ảnh dự liệu vàtài - Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo cùa các Trường, Trung
liệu tham khảo
tâm được sắp xếp và phân loại rõràng theo từng đơn vị.
Qui định sắp xếp lưu Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên bàn làm việc phải: cần
giữ vàsử dụng VPP
thiết cho công việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy

6
Lưu hồ sơ, giấy tờ
•

•

•




•
1)
2)

Qui
định
thời
gian
lưu:
theo
S1
Vị trílưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo từng nhóm chức năng

Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo một dạng biểu mẫu của
phòng( theo nhóm, theo màu )

Triết lý Kaizen:
Sơ lược về Kaizen:
Kaizen ko phải là công cụ, ko phải kỹ thuật mà là 1 triết lý trong quản lý
của người Nhật
Xuất phát từ suy nghĩ rằng “trục trặc” có thể nảy sinh liên tục ở bất kì thời
điểm nào, bộ phận nào của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động, người
Nhật đề ra triết lý quản lý Kaizen với nội dung 5S (5 nguyên tắc bắt đầu
bằng chữ S trong tiếng Nhật) để khắc phục trục trặc này.
Yêu cầu của Kaizen:
Kaizen ko đòi hỏi vốn đầu tư lớn nhưng yêu cầu sự cam kết và nỗ lực ở
mọi cấp của doanh nghiệp (đặc biệt là cấp lãnh đạo)
Các yếu tố quyết định sự thành công của Kaizen và 5S:
Cam kết của lãnh đạo cấp cao nhất
Vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm
Sự nỗ lực tham gia của mọi người
Việc triển khai cải tiến đc thực hiện liên tục, hàng ngày
Nguyên tắc của Kaizen:
Tập trung vào khách hàng
Luôn luôn cải tiến
25