hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH yên hưng ân thi
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (611.64 KB, 103 trang )
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tập và rèn luyện tại Trường Đại Học Nông Nghiệp Hà
Nội để hoàn thành đề tài này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của các đoàn
thể, các thầy cô giáo trong trường để tôi hoàn thành xong đề tài của mình.
Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu và thầy cô giáo
trong toàn trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội đã cho chúng một môi
trường tốt để học tập, nghiên cứu và rèn luyện bản thân. Tôi xin được bày
tỏ lòng chân thành cảm ơn tới các thầy, các cô giáo Khoa Kế toán và quản
trị kinh doanh, Trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội đã trang bị cho tôi
kiến thức cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành nghiên cứu.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy PGS.TS Bùi Bằng
Đoàn đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài.
Tôi xin chân thành cảm ơn đến các cô, các anh chị trong Công ty
TNHH Yên Hưng – Ân Thi đã giúp đỡ cũng như hỗ trợ, tạo điều kiện để tôi
thực hiện nghiên cứu, điều tra cũng như được tiếp xúc với thực tế nhằm tìm
hiểu, tích lũy kinh nghiệm và trao đổi, thực hành thực tế những kiến thức
đã học được qua sách vở cũng như thầy cô.
Cuối cùng, tôi xin cảm ơn gia đình, bạn bè và những người thân đã
động viên và góp ý giúp đỡ chúng tôi trong nghiên cứu và thu thập ý kiến
thời gian qua.
Do trình độ và thời gian hạn chế nên đề tài nghiên cứu của tôi không
thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tôi mong nhận được sự quan tâm,
đóng góp ý kiến để đề tài càng thêm hoàn thiện.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2014
Sinh viên
Hoàng Thị Kiều Oanh
i
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................................i
MỤC LỤC..................................................................................................................................ii
DANH MỤC BẢNG..................................................................................................................iv
DANH MỤC SƠ ĐỒ..................................................................................................................v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................................vi
PHẦN I.......................................................................................................................................1
MỞ ĐẦU....................................................................................................................................1
1.1 Đặt vấn đề....................................................................................................................................1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................................2
1.2.1 Mục tiêu chung........................................................................................................................................2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể........................................................................................................................................2
1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................................................2
1.3.1 Đối tượng nghiên cứu..............................................................................................................................3
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu.................................................................................................................................3
PHẦN II.....................................................................................................................................3
TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU............................................3
2.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ..................................................................................3
2.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ.....................................................................................................3
2.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.................................................................................................5
2.1.3. Sự cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ.............................................................................7
2.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ....................................................................................8
2.2 Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong Công ty..............................................18
2.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền.........................................................................................18
2.2.2. Các rủi ro thường xảy ra đối với chu trình bán hàng – thu tiền............................................................18
2.2.3. Thiết lập các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền.....................................................19
2.3 Cơ sở thực tiễn của đề tài.........................................................................................................27
2.3.1 Bài học kinh nghiệm về HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền của một số doanh nghiệp................27
2.3.2 Một số công trình nghiên cứu liên quan................................................................................................28
2.4 Phương pháp nghiên cứu.........................................................................................................30
2.4.1 Xây dựng khung phân tích đề tài...........................................................................................................30
2.4.2. Phương pháp thu thập số liệu...............................................................................................................30
2.4.3. Phương pháp xử lý số liệu....................................................................................................................31
2.4.4. Phương pháp phân tích số liệu.............................................................................................................31
PHẦN III..................................................................................................................................32
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN........................................................................32
ii
3.1. Đặc điểm hoạt động và quá trình phát triển của Công ty.....................................................32
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty....................................................................................32
3.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty..........................................................................................34
3.1.3. Đặc điểm bộ máy tổ chức của Công ty.................................................................................................34
3.1.4. Tình hình lao động của Công ty...........................................................................................................37
3.1.5 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty.........................................................................................39
3.1.6 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty............................................................................42
3.2. Thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty...............................45
3.2.1. Các quy định liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền...................................................................45
3.2.2. Thực trạng về môi trường kiểm soát của Công ty................................................................................50
3.2.3 Thực trạng hệ thống kế toán tại Công ty...............................................................................................55
3.2.4. Thực trạng hệ thống KSNB nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Yên Hưng – Ân Thi.................61
3.2.5 Thực trạng hệ thống KSNB nghiệp vụ thu tiền tại Công ty TNHH Yên Hưng – Ân Thi.....................71
3.3 Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Yên Hưng – Ân Thi..........75
3.3.1. Những kết quả đạt được trong hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Yên
Hưng – Ân Thi................................................................................................................................................75
3.3.2. Những vấn đề còn tồn tại trong hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Yên
Hưng – Ân Thi................................................................................................................................................77
3.4 Giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công
ty TNHH Yên Hưng – Ân Thi........................................................................................................78
3.4.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát.........................................................................................................78
3.4.2. Hoàn thiện thủ tục KSNB nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Yên Hưng – Ân Thi....................81
3.4.3. Hoàn thiện thủ tục KSNB nghiệp vụ thu tiền tại Công ty TNHH........................................................82
Yên Hưng – Ân Thi........................................................................................................................................82
PHẦN IV..................................................................................................................................83
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..................................................................................................84
4.1. Kết luận....................................................................................................................................84
4.2. Kiến nghị..................................................................................................................................85
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................86
iii
DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1. Tình hình sử dụng lao động và phân bổ nguồn lao động tại Công ty..................37
Bảng 3.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm......................................41
Bảng 3.3. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm..........................................44
Bảng 3.4. Bảng tổng hợp các sai phạm trong quá trình xử lý đơn đặt hàng tại Công ty từ
tháng 2 đến tháng 4 năm 2014................................................................................................63
Bảng 3.5. Cơ cấu các sai phạm xảy ra trong quá trình xử lý ĐĐH......................................64
Bảng 3.6. Cơ chế kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng........................................................70
Bảng 3.7. Biên bản bàn giao công việc...................................................................................79
iv
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ..............................................................................9
Sơ đồ 2.2. Quy trình kế toán....................................................................................................13
Sơ đồ 2.3. Chu trình bán hàng - thu tiền................................................................................18
Sơ đồ 2.4. Khung phân tích đề tài...........................................................................................30
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty...........................................................35
Sơ đồ 3.1. Lưu đồ kiểm soát nhận và xét duyệt đơn đặt hàng...............................................48
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán của Công ty............................................................55
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của Công ty.............................................................57
v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
KSNB
Kiểm soát nội bộ
HTKSNB
Hệ thống kiểm soát nội bộ
DN
Doanh nghiệp
BCTC
Báo cáo tài chính
GTGT
Giá trị gia tăng
TK
Tài khoản
TC – LĐTL
Tài chính – Lao động tiền lương
TSNH
Tài sản ngắn hạn
TSDH
Tài sản dài hạn
VCSH
Vốn chủ sở hữu
DT
Doanh thu
ĐĐH
Đơn đặt hàng
SL
Số lượng
LĐ
Lao động
XNK
Xuất nhập khẩu
HĐKT
Hợp đồng kinh tế
vi
PHẦN I
MỞ ĐẦU
1.1 Đặt vấn đề
Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt
và gay gắt trên thị trường. Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh, ngoài chiến
lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt… các doanh nghiệp còn phải hoàn
thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý để hạn chế
những rủi ro, sai sót có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng
cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm
tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt dựa vào kiểm
soát nội bộ, các nhà quản trị có thể quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn
lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản
xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng quản lý
vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá
trình sản xuất kinh doanh. Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình
trước đó như chu trình tiền, tiếp nhận – hoàn trả vốn, mua hàng – thanh toán...
mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Kết quả của chu trình này thể hiện trên báo cáo tài chính là những chỉ tiêu quan
trọng của doanh nghiệp, thu hút sự quan tâm của nhiều người sử dụng thông tin
báo cáo tài chính. Tuy nhiên, chu trình này cũng là hoạt động dễ xảy ra gian lận,
sai sót. Việc xây dựng kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng và
thu tiền sẽ bảo đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản
phẩm có chất lượng tốt… từ đó nâng cao uy tín, hình ảnh và nâng cao sức cạnh
tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
1
Công ty TNHH Yên Hưng - Ân Thi chuyên nhận gia công hàng thủ công
mỹ nghệ như các sản phẩm thủ công phục vụ trang trí trong gia đình ngày lễ, các
phong bì làm từ giấy, đồ chơi cho trẻ em…Với sự đa dạng về chủng loại các mặt
hàng cùng những khó khăn trong nền kinh tế hiện nay thì để tồn tại và phát triển
cần phải có những giải pháp tăng sức cạnh tranh, tăng cường năng lực quản lý.
Yêu cầu đặt ra là cần xây dựng một hệ thống quản lý khoa học, hợp lý và hiệu
quả mà bước đầu chính là hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt cần
quan tâm là tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền
để đảm bảo doanh thu được tính đủ, tính chính xác và tránh thất thoát tiền thu
bán hàng.
Với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát nội bộ đối với
chu trình bán hàng và thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, đồng thời ứng dụng
những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn, nắm bắt, mở
rộng hiểu biết, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Yên Hưng - Ân Thi” làm đề tài
khóa luận tốt nghiệp của mình.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1 Mục tiêu chung
Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền và các
giải pháp hoàn thiện công tác này trong doanh nghiệp hiện nay.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
- Đánh giá thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với
chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Yên Hưng - Ân Thi.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường và nâng cao hiệu quả kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty TNHH Yên Hưng - Ân Thi.
1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2
1.3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng - thu tiền và giải pháp hoàn thiện công tác này tại Công ty TNHH Yên
Hưng - Ân Thi.
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nội dung
Đề tài đi sâu nghiên cứu về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty TNHH Yên Hưng - Ân Thi.
- Phạm vi không gian
Đề tài được nghiên cứu tại Công ty TNHH Yên Hưng - Ân Thi.
- Phạm vi thời gian:
+ Thời gian nghiên cứu đề tài từ ngày 01/2014 đến 5/2014.
+ Số liệu được thu thập trong 3 năm, từ năm 2011 đến năm 2013.
PHẦN II
TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
3
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát
luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu
bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Thiết lập hệ thống KSNB thực chất là việc xây dựng hệ thống các quy
định, cơ chế quản lý (cơ chế kiểm soát) nhằm hạn chế mức thấp nhất ảnh hưởng
của các rủi ro, nguy cơ đến mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là: “Hệ thống các cơ chế kiểm soát trong
doanh nghiệp được cụ thể hóa bằng các quy chế quản lý do ban lãnh đạo ban
hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho doanh nghiệp không đạt được mục
tiêu của mình”.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là: “những phương pháp và chính sách được
thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt
động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập”.
(Mekong Capital)
Theo báo cáo của COSO (Committee of Sponsoring Organization) được
công bố với tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control –
Intergrated Framework) đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ: “Kiểm soát nội bộ là
một quá trình bị chi phối bởi người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó
được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu
sau:
- Sự hiện hữu và hiệu quả của hoạt động;
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính;
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là
một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị, tránh mất mát, thất thoát, hư hỏng;
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán, tránh những sai sót, gian lận
trong việc ghi chép, tổng hợp trên các tài liệu kế toán;
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm sự tuân thủ đúng
mức các quy định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuấ kinh doanh
4
của doanh nghiệp, tránh những vi phạm dẫn đến những quan hệ không lành
mạnh trong hoạt động tài chính;
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý. Tránh những lãng
phí về nguồn lực tài chính và phát huy tối đa năng lực của đội ngũ cán bộ quản
lý và của người lao động trong đơn vị”.
Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là
các chính sách và thủ tục được xây dựng bởi ban quản lý đơn vị nhằm đảm bảo
thực hiện được các mục tiêu quản lý; quản lý một cách tuân thủ và có hiệu lực
công việc kinh doanh gắn liền với những chính sách quản lý; bảo vệ tài sản;
ngăn ngừa, phát hiện gian lận và sai sót; sự chính xác và đầy đủ trong ghi chép
kế toán, sự chuẩn bị kịp thời thông tin tài chính đáng tin cậy”.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm
soát nội bộ” đã định nghĩa: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các
thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo
cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa
và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý;
nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”.
Cho dù các định nghĩa khác nhau, nhưng các định nghĩa đều thể hiện tính
bao trùm của chức năng kiểm soát trên tất cả các mặt hoạt động, bao gồm cả
kiểm soát quản lý và kiếm soát tài chính, kế toán. Tất cả các định nghĩa đều
chứa đựng đầy đủ các mục tiêu của hệ thống KSNB, nhằm hướng tới tính hiệu
quả của quá trình hoạt động ở các đơn vị, tổ chức.
2.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức trên cơ sở
xác định những rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc, để tìm ra biện
pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn
vị. Những biện pháp ngăn chặn các rủi ro phải nhằm đạt được 4 mục tiêu:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị
5
Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có
thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại, tổn
thất nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự
cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các
tài liệu quan trọng.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ
quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy,
các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và
tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung
chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết
định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp đều thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Cụ thể, hệ thống
KSNB cần:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các
hoạt động của doanh nghiệp;
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian
lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp;
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập
báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa
sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và
sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động
trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát
nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy
quản lý doanh nghiệp.
6
2.1.3. Sự cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ
Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có chung một mục tiêu là lợi nhuận và
sự phát triển ngày càng lớn mạnh về quy mô. Các nhà quản trị trong DN mong
muốn doanh nghiệp mình luôn đạt được lợi nhuận tối ưu, tất yếu mọi bộ phận
hoạt động phải có hiệu quả trong quá trình sử dụng nguồn lực của mình.
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý luôn đưa ra các
chiến lược, kế hoạch, mục tiêu và biện pháp thực hiện nhằm đạt được kết quả
mong muốn. Để đạt được các mục tiêu đề ra, doanh nghiệp cần có một hệ thống
kiểm soát hữu hiệu giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch.
Và nhờ vào hoạt động kiểm soát giúp nhà quản lý xem xét, đánh giá quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, góp phần quản lý các nguồn lực có
hiệu quả. Một thực trạng khá phổ biến hiện nay ở nước ta là phương pháp quản
lý của nhiều DN còn lỏng lẻo, chưa khoa học. Các DN nhỏ thực hiện quản lý
theo kiểu “gia đình”; các DN lớn chưa có sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, cấp
trên điều hành cấp dưới thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa
trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa
các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Thiết lập một hệ thống KSNB là xác lập
một cơ chế giám sát mà ở đó nhà quản trị không quản lý bằng lòng tin, mà bằng
những quy định rõ ràng.
Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các DN chưa thực sự hiểu
rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một
hệ thống KSNB. Cho nên hệ thống này chưa có một quy chế tổ chức và hoạt
động hiệu quả, thường xuyên; chưa tách ra thành một hệ thống độc lập. Điều đó
sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao
túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận. Đây là một trong
các điểm yếu mà các DN cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập
vào nền kinh tế toàn cầu.
Hơn nữa, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng
của người sử dụng lao động và người lao động trong một tổ chức luôn tồn tại
7
song hành. Vậy làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của
mình làm thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của nguồi sử dụng lao
động. Quản lý được các rủi ro bằng cách nào? Làm thế nào có thể phân quyền,
ủy nhiệm, gioa việc cho cấp dưới một cách khoa học, chính xác chứ không phải
dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Hệ thống KSNB được đặt ra để giải quyết những
vấn đề nêu trên và đảm bảo cho DN, tổ chức hoạt động ổn định, cân bằng.
Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết
kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của doanh nghiệp. Những đòi
hỏi, hạn chế đó chỉ có thể được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa
học và hữu hiệu. Từ đó, việc thiết lập một hệ thống KSNB đang trở thành nhu
cầu cấp thiết trong quản lý của mỗi doanh nghiệp.
2.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (The International
Federation of Accouting – IFAC), cũng như Hiệp hội Kế toán viên công chứng
Hoa Kỳ (American Institute of Certified Public Accountants – AICPA) thì
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
HTKSNB được chia làm 3 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát (control
environment), hệ thống kế toán (accounting system) và các thủ tục kiểm soát
Môi trường
kiểm soát
Hệ thống kế toán
Thủ tục kiểm soát
(control
procedures).
Các bộ phận đó được thiết kế nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đạt
được cácĐặc
mục
thùtiêu
quảncơ
lý bản của hệ thống KSNB. Ta có thể mô hình hóa các yếu tố
cấu thành HTKSNB theo IFAC và AICPA qua sơNguyên
đồ sau:tắc phân công phân nhiệm
Cơ cấu tổ chức
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc ủy quyền phê duyệt
Chính sách nhân sự
Kế hoạch và dự
toán
Bộ phận kiểm toán
nội bộ
Ủy ban kiểm toán
Chứng từ kế
toán
Sổ sách kế
toán
Báo cáo kế
toán
HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT
1.Tính có thật
2.Sự phê chuẩn
3.Tính đầy đủ
4.Sự phân loại
5.Tính đúng ký
6.Sự linh hoạt
7.Chuyển sổ và tổng hợp chính xác
8
Các yếu tố bên
ngoài
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ
Còn theo COSO (Committee of Sponsoring Organization) hệ thống
KSNB gồm 5 thành phần cơ bản:
- Môi trường kiểm soát: Bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu
của các loại hình KSNB.
- Nhận dạng và đánh giá rủi ro: Không phụ thuộc vào tính chất, loại hình
hoạt động hay quy mô, cấu trúc của bất kỳ một tổ chức nào trong quá trình hoạt
động để thực hiện mục tiêu, được thể hiện trên nhiều khía cạnh và giác độ khác
nhau. Đó là tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến kết
quả hoạt động của đơn vị.
- Các hoạt động kiểm soát: Đây là các biện pháp, quy trình, thủ tục nhằm
ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro, tạo điều kiện đảm bảo hoạt động của đơn vị đạt
được mục tiêu đề ra.
9
- Hệ thống thông tin và truyền thông: Cung cấp thông tin cho mọi cấp trong
một tổ chức để đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau, trong đó hệ thống
thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng.
- Hệ thống giám sát và kiểm tra: Đây là một nội dung đặc biệt quan trọng
và được thể hiện qua nhiều cách thức, phương pháp khác nhau. Thực hiện giám
sát tạo ra một tâm lý cho mọi người luôn nhận thức được rằng tất cả các hoạt
động của mình đều bị kiểm soát một cách chặt chẽ. Kiểm tra giúp phát hiện ra
những khiếm khuyết, sai lệch trong hoạt động, những thay đổi trong môi trường
để điều chỉnh hoạt động cho phù hợp, nhằm đạt được mục tiêu cao nhất.
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà
hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau. Nhưng thông thường, hệ
thống này cần phải có những yếu tố:
- Môi trường kiểm soát;
- Hệ thống kế toán;
- Các thủ tục kiểm soát.
2.1.4.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi
trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hiện hữu của các chính sách,
thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm bảo cho quá trình
kiểm soát và hệ thống KSNB tốt nhưng nếu môi trường kiểm soát không thuận
lợi thì sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực của hệ thống KSNB. Các nhân tố chính thuộc
môi trường kiểm soát là:
- Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý
Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động
trong đơn vị. Nếu các nhà quản lý đơn vị có quan điểm kinh doanh trung thực,
cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của BCTC,
đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro trong kinh doanh. Trong
10
trường hợp này, môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý muốn thiết lập các thủ tục
kiểm soát chặt chẽ để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý.
Phong cách điều hành của các nhà quản trị cũng có ảnh hưởng rất lớn đến
môi trường kiểm soát của một tổ chức. Ban Giám đốc là một tập thể thống nhất
trong điều hành hay thực chất chỉ do một cá nhân nắm quyền. Nếu một đơn vị
tồn tại tình trạng độc quyền trong quản lý thì hoạt động kiểm soát nội bộ rất khó
có hiệu quả. Môi trường kiểm soát nội bộ cũng không chặt chẽ nếu Ban Giám
đốc giao phó toàn bộ quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên dưới quyền.
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân công trách nhiệm và quyền hạn giữa
các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu.
Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành,
kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì vậy, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức
phải xác định các vị trí then chốt với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp.
- Chính sách nhân sự
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng là
con người. Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội ngũ cán
bộ nhân viên; họ luôn là một nhân tố quan trọng trong KSNB. Nếu lực lượng
này của đơn vị yếu kém về mặt năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì cho
dù đơn vị có thể thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB rất đúng đắn và chặt chẽ
vẫn không thể phát huy hiệu quả. Ngược lại, một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt
sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ. Vì thế, các nhà
quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng,
đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật và phải phù hợp với năng lực
chuyên môn, phẩm chất đạo đức.
- Lập kế hoạch và dự toán
11
Bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự
toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước
tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và luân chuyển tiền tệ
trong tương lai. Việc xây dựng và quản lý chặt chẽ các dự án, kế hoạch này là
công cụ kiểm soát hữu hiệu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ thực chất là công cụ quản lý của các nhà lãnh
đạo DN để kiểm soát, đánh giá, phân tích tình hình hoạt động của đơn vị mà cụ
thể là hệ thống KSNB trong doanh nghiệp.
Đây là một bộ phận chức năng độc lập được thiết lập trong một tổ chức
nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức với mục tiêu chính là đề ra
các biện pháp cải tiến, hoàn thiện. Chính vì vậy, kiểm toán nội bộ có mối quan
hệ khăng khít với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp. Bộ phận kiểm
toán nội bộ thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt
động của đơn vị (thực hiện kiểm soát hoạt động) trong đó có cả HTKSNB. Vì
vậy, kiểm toán nội bộ là một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.
Một đơn vị có bộ phận KSNB hữu hiệu sẽ có được những thông tin kịp thời về
tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để đối
chiếu, bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn. Để đạt được mục tiêu
này, bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Về tổ chức: Phải trực thuộc một cấp đủ cao để không bị giới hạn hoạt
động. Đồng thời, phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi, bảo đảm tính độc
lập tương đối với bộ phận được kiểm tra.
+ Về nhân sự: Phải có các nhân viên có khả năng đủ để thực hiện nhiệm
vụ của mình.
- Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các
12
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Nhiệm vụ
và quyền hạn của Ủy ban kiểm soát:
+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty;
+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ;
+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính;
+ Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ;
+ Hoà giải mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập với Ban Giám đốc.
- Các nhân tố bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm
nhiều nhân tố bên ngoài như môi trường pháp lý, sự kiểm soát của các cơ quan
nhà nước, các nhân tố tự nhiên xã hội, các nhân tố về phát triển công nghệ...
Những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có
ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiểu thủ tục kiểm soát cụ thể.
2.1.4.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống thông tin quản lý gồm nhiều loại nhưng chủ yếu là thông tin từ
hệ thống kế toán. Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ và
báo cáo kế toán. Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò
quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Chứng từ (Tiếp nhận hoặc lập)
Nhật ký, sổ chi tiết
cái,
sổ tổng
Sơ đồSổ
2.2.
Quy
trìnhhợp
kế toán
Mục đích của hệ thống kế toán trong một tổ chức là nhận biết, thu thập,
Báo cáo kế toán, báo cáo tài chính
phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của tổ chức đó
nhằm thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ
thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu chi tiết của hệ thống KSNB.
Chứng từ
13
Chứng từ là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình
kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Tính kiểm soát
thể hiện qua:
- Được đánh số liên tiếp, đủ chữ ký cần thiết nhằm kiểm soát thừa thiếu
chứng từ và chứng từ giả;
- Lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm
càng tốt;
- Được thiết kế cho nhiều công dụng nhằm giảm thiểu tối đa số lượng các
mẫu khác nhau;
- Tạo điều kiện tối đa cho KSNB ngay trong mẫu chứng từ;
- Chứng từ phải có chữ ký của người có thẩm quyền để kiểm soát việc sử
dụng tài sản đúng mục đích;
- Chứng từ phải được luân chuyển đúng nguyên tắc kiểm soát trên xuống
và kiểm soát lẫn nhau.
Sổ kế toán
Sổ kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng
việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp... để chuẩn bị cung cấp các thông
tin tổng hợp trên báo cáo. Tính kiểm soát được thể hiện qua:
- Có đầy đủ các sổ kế toán the o hình thức đã chọn;
- Ghi sổ phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ nên trước khi ghi sổ phải kiểm
tra chứng từ;
- Ghi kịp thời các nghiệp vụ và thực hiện nguyên tắc cập nhật, đánh số trang,…
- Thực hiện đúng nguyên tắc ghi sổ, sửa chữa, cộng và lưu giữ sổ.
Báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp
các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo này phải
phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn
vị và phải tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện
hành. Tính kiểm soát được thể hiện qua:
- Có đầy đủ các báo cáo theo yêu cầu;
- Báo cáo được lập theo khuôn mẫu quy định;
- Báo cáo được lập đúng kỳ, nộp đúng nơi;
- Báo cáo phải được người có thẩm quyền ký, kiểm tra và chịu trách nhiệm;
14
- Báo cáo kế toán phải dựa vào thông tin trên sổ sách kế toán và các thông
tin cần thiết khác.
2.1.4.3. Các thủ tục kiểm soát
a) Các nguyên tắc của thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát được hiểu là các chính sách, các thủ tục, quy định do
nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của hệ thống
kiểm soát nội bộ. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào những nét
đặc thù của cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinh doanh... Nhìn chung, các thủ tục
kiểm soát trong đơn vị được thiết lập dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cho
nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Với mục
đích không để cá nhân hoặc bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt trong một
nghiệp vụ để tránh sai sót hệ thống và gian lận. Việc phân công, phân nhiệm rõ
ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra
thường dễ phát hiện do có sự kiểm soát chéo.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng
quyền hạn.
Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được
kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Việc phân chia trách
nhiệm sẽ giúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót, nhầm lẫn và hành vi gian
lận. Sự phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt các
chức năng sau:
+ Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách: Như
nhân viên bán hàng, mua hàng không được kiêm thủ kho, kế toán vật tư, kế toán
công nợ…
+ Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách kế toán
như: thủ kho, thủ quỹ không được kiêm kế toán công nợ, kế toán thanh toán…
15
+ Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi sổ sách như: Người duyệt
chi khác kế toán tiền, kế toán công nợ; nhân viên bán hàng khác người xét duyệt
mua – bán chịu.
+ Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát: Kế toán tiền, kế toán
công nợ không thể là người đối chiếu sổ sách với các đối tác bên ngoài…
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Tùy theo cách điều hành của các nhà quản lý mà có thể quy định ủy quyền
hay thủ tục phê chuẩn khác nhau.
Ủy quyền là việc cấp trên giao quyền quyết định và giải quyết một số
công việc trong phạm vi nhất định cho cấp dưới. Có 2 mức ủy quyền:
+ Ủy quyền chung: là việc các nhà quản lý cấp trên đưa ra các chính sách
và cấp dưới được sự chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của
chính sách. Ví dụ: Bảng giá cố định, hạn mức bán chịu…
+ Ủy quyền cụ thể: là việc các nhà quản lý yêu cầu việc xét duyệt cụ thể
đối với từng nghiệp vụ trong từng trường hợp cụ thể. Ví dụ: Các nghiệp vụ có số
tiền lớn…
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc giải quyết và quyết định một số
công việc trong phạm vi quyền hạn được giao.
- Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ
Các chứng từ nếu được lập nghiêp túc, đầy đủ, phản ảnh trung thực mọi
nghiệp vụ phát sinh sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều
phương diện nhất là bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi
gian lận, sử dụng tài sản không hiệu quả hoặc vượt thẩm quyền.
- Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những
ẩn chỉ đã được đánh số trước khi sử dụng. Chẳng hạn như tài sản có thể được kiểm
soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ… và chỉ những
người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị. Việc so sánh,
đối chiếu giữa sổ sách kế toán với tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được
16
thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét
nguyên nhân nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản
và sổ sách có liên quan.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân khác với cá nhân đang
thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải có sự kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ
thống KSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một
cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Yêu cầu quan trọng đối với những
thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự
hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân
viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lý
do nào.
b) Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát do ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm
đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, chứng từ tài liệu liên
quan đến đơn vị;
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;
- Kiểm tra số liệu giữa Sổ kế toán tổng hợp với Sổ kế toán chi tiết;
- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;
- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;
- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu kế toán trên sổ kế
toán;
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán;
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với thực tế, kế hoạch.
17
2.2 Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong Công ty
2.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền
Bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua
quá trình trao đổi hàng – tiền. Trong thực tế, chu trình bán hàng – thu tiền bao
gồm các bước công việc sau: Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng; xét
duyệt bán chịu; giao hàng, lập hóa đơn; cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu
tiền.
Nhận và xét duyệt đơn đặt hàng
Xét duyệt bán chịu
Giao hàng và lập hóa đơn
Theo dõi nợ phải thu
Sơ đồ 2.3. Chu trình bán hàng - thu tiền
Thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó không những đánh giá hiệu quả
của các chu trình trước đó như chu trình tiền, mua hàng – thanh toán, tiếp nhận –
hoàn trả vốn… mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh
doanh của DN. Đồng thời nó cũng phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí
và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ bán hàng – thu tiền rất phức tạp vì nó liên quan đến nhiều chỉ
tiêu như số lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm
trừ… và cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban. Vì vậy, cần phải
thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng –
thu tiền.
2.2.2. Các rủi ro thường xảy ra đối với chu trình bán hàng – thu tiền
18
Để thiết lập các thủ tục kiểm soát, ban hành các quy định nhằm ngăn chặn
rủi ro, cần phải nhận dạng, xác định những rủi ro thường xảy ra trong quá trình
xử lý nghiệp vụ bán hàng – thu tiền như:
- Nhận những đơn đặt hàng có những điều khoản, điều kiện không chính
xác hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt;
- Nhận những đơn đặt hàng về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị không
có khả năng đáp ứng;
- Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng;
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách
hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho doanh nghiệp phải chịu
rủi ro tín dụng quá mức;
- Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán
chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền;
- Việc xuất hàng và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện;
- Công ty có thể giao hàng không đúng địa điểm, không đúng khách hàng,
hoặc có thể giao cho khách hàng theo quy cách không đúng như đã thỏa thuận;
- Nhân viên lập hóa đơn có thể quên lập một số hóa đơn hàng hóa đã giao,
lập sai hóa đơn, lập một hóa đơn thành nhiều lần hoặc lập hóa đơn khống khi
thực tế không giao hàng;
- Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể chiếm dụng tiền mặt khách hàng
thanh toán trước khi khoản tiền đó được ghi nhận là doanh thu;
- Ghi chép các khoản thu sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng, ghi chép
thiếu sót hoặc trùng lặp các nghiệp vụ thu tiền.
2.2.3. Thiết lập các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền
2.2.3.1. Mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền
Việc đặt ra các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng - thu tiền là
nhằm hạn chế tối đa những sai phạm trên. Một cách tổng quát, việc kiểm soát
tốt chu trình bán hàng và thu tiền sẽ giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu chung
do Báo cáo COSO (1992) đề ra, đó là:
- Sự hiện hữu và hiệu quả
19
