Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại trung tâm kinh doanh mô tô xe máy đà nẵng

LỜI MỞ ĐẦU

Trước những biến đổi sâu sắc của nền kinh tế tồn cầu hóa, mức độ cạnh tranh
về hàng hóa, dịch vụ giữa các doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường trong nước và
thế giới ngày càng khốc liệt hơn. Nền kinh tế nước ta đã và đang có những triển vọng
mới và hướng đi mới để hoà nhập với nền kinh tế thế giới, nhất là trong bối cảnh hội
nhập kinh tế hiện nay, việc Việt Nam gia nhập vào Tổ chức thương mại thế giới WTO
đã mang lại cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội vơ cùng to lớn nhưng bên
cạnh đó cũng khơng kém những rủi ro và thử thách, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt
động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu và thương mại. Do đó, để có thể đứng
vững trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt hiện nay, các doanh nghiệp không
những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà địi hỏi các doanh
nghiệp cịn phải hồn thiện tăng cường kiểm tra, kiểm sốt, nâng cao năng lực quản lý
để hạn chế những sai sót gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu
nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra,
giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, kiểm sốt chu trình bán
hàng - thu tiền là nội dung quan trọng của các nhà quản lý doanh nghiệp. Hoạt động
bán hàng - thu tiền là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai sót.
Việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng sẽ bảo
đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng
tốt... từ đó nâng cao uy tín, hình ảnh và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên
thị trường.
Qua thời gian thực tập tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng, em
quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm
kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng” để làm khóa luận tốt nghiệp cho mình. Khóa luận
gồm có ba phần:


 Phần I: Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
trong doanh nghiệp

 Phần II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu
tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng.
 Phần III: Một số kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mơ tơ - xe máy Đà Nẵng.
Khóa luận này được hoàn thành là nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình của cơ Nguyễn
Thị Thu Hà và đặc biệt là sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị phịng kế tốn. Mặc dù đã
có rất nhiều cố gắng nhưng do kiến thức còn hạn chế, khả năng tiếp cận và giải quyết
vấn đề chưa hệ thống... nên đề tài vẫn cịn nhiều thiếu sót về mặt nội dung lẫn hình
thức, rất mong nhận được sự phê bình đóng góp của Q thầy cơ và các bạn.
Xin chân thành cảm ơn!
Đà Nẵng, tháng 05 năm 2008
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Quang Sơn


PHẦN I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
A. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
I. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung và quyền
lợi riêng của người sử dụng lao động luôn tồn tại song hành. Nếu khơng có kiểm tra,
kiểm sốt thì làm thế nào để người lao động khơng vì quyền lợi riêng của mình mà làm
những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tồn tổ chức, của người sử dụng lao động?,
làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào để có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao
việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ khơng phải dựa trên sự tin tưởng
cảm tính? Vì vậy, hoạt động kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng trong q
trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ.

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm sốt nội bộ đã dẫn đến các định
nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này.
Theo COSO (Ủy ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểm toán,
quản trị Hoa Kỳ): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản
trị và các nhân viên nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một
sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu.
Cịn theo Chuẩn mực kế tốn Việt Nam thì Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy
định và thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm: đảm bảo cho đơn vị
tuân thủ pháp luật và các quy định; để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian
lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử
dụng hiệu quả tài sản của đơn vị.
Vậy có thể hiểu Hệ thống kiểm sốt nội bộ là một chức năng thường xuyên của
các đơn vị; là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy,
chính sách và nỗ lực của mọi thành viên đặt ra một cách hợp lý. Nó được tổ chức trên
cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu cơng việc và tìm ra các biện pháp
để ngăn chặn sai phạm nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra. Hay đơn


giản hơn, Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức
cần phải làm để đạt được những gì mình muốn và tránh những điều mình muốn tránh.
2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như là các chính sách
và thủ tục được thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:
 Bảo vệ tài sản của đơn vị:
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vơ hình, chúng có thể
bị đánh cắp, lạm dụng và những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu khơng được
bảo vệ bởi các hệ thống kiểm sốt thích hợp. Việc bảo vệ tài sản càng trở nên cần thiết
hơn trong quá trình hội nhập và phát triển.
 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế tốn xử lý và tổng hợp và căn cứ quan

trọng trong việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Do đó các thơng tin cung
cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt
động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế.
 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định:
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các
quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, cần phải:
- Duy trì và kiểm tra việc tn thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt
động của doanh nghiệp.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong
mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo việc ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo
tài chính trung thực và khách quan.
 Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động:
Các q trình kiểm sốt trong một đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại
không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu
quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết
quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống
kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khă năng quản lý, điều hành của bộ máy
quản lý doanh nghiệp.


Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đơi khi cũng có mâu
thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ
sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây
dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên.
Tóm lại, hệ thống kiểm sốt nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng khi qui mơ của
đơn vị càng mở rộng, quyền hạn trách nhiệm được phân chia thành nhiều cấp, mối
quan hệ giữa các cấp trở nên phức tạp, q trình truyền đạt và thu thập thơng tin trở
nên khó khăn, tài sản phân tán ở nhiều địa điểm. Khi đó hệ thống kiểm sốt nội bộ

càng phải được xây dựng một cách chặt chẽ và phải ngày càng hoàn thiện.
II. Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp
1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có và
đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO... Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần
lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ
chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Đây là một trong các điểm
yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào
nền kinh tế toàn cầu
Ở nước ta hệ thống kiểm sốt nội bộ chưa có được một quy chế tổ chức và hoạt
động sao cho hiệu quả và thường xuyên chưa tách ra thành một hệ thống độc lập. Điều
này được thể hiện qua hai điểm như sau :
- Tại các doanh nghiệp, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính: Nhiệm vụ
tổ chức, chỉ đạo cơng tác kế tốn tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sốt về mặt tài
chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị. Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau song lại cùng
được đặt vào một người. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo
môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận.
- Hoạt động kiểm tra kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang
tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và khơng có trình độ nhân viên
tương xứng, bộ máy kiểm tốn chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại
không có tính chất độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành riêng,
chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ thực hiện.
Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết kiệm
hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy


mơ có ra sao. Những địi hỏi, những hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc
phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu. Từ đó việc thiết lập một hệ
thống kiểm sốt nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh

nghiệp.
2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:
- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực tế của
mỗi đơn vị hoạt động. Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục kiểm sốt mới
có thể phát huy tối đa tác dụng của sốt của nó.
- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ biến như
nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền
và phê chuẩn.
- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt
động cho đơn vị, vì thế giữa chi phí để duy trì hệ thống KSNB phải nhỏ hơn lợi ích do
hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại.
III. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Bất kỳ hệ thống nào khi được thiết lập cũng được cấu thành từ những bộ phận
có liên quan đến nhau. Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ
thống kiểm sốt nội bộ, thơng thường được chia thành bốn nhân tố chính là:
- Mơi trường kiểm sốt.
- Hệ thống kế toán.
- Thủ tục kiểm toán.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ.
1. Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có
tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm sốt nội
bộ. Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt chung chủ yếu liên quan tới quan điểm,
thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Các
nhân tố trong mơi trường kiểm sốt bao gồm:
1.1. Môi trường bên trong
a. Đặc thù về quản lý
Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt
động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến

chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm sốt trong doanh
nghiệp. Bởi vì các nhà quản lý là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ
tục kiểm sốt sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.
b. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một nhân tố đóng vai trị quan trọng đối với việc chỉ đạo và
kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là
việc phân chia nó thành biện pháp với chức năng và quyền hạn cụ thể đồng thời xác
định các mối quan hệ trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận đó. Một cơ cấu tổ
chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh
vực của doanh nghiệp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các
nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập sự điều hành và kiểm sốt trên tồn bộ hoạt động của đơn vị, khơng
bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời khơng có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ
sách và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất
trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
c. Chính sách nhân sự
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ
luôn là nhân tố quan trọng trong mơi trường kiểm sốt cũng như chủ thể trực tiếp thực
hiện mọi thủ tục kiểm sốt trong đơn vị. Vì thế, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có
những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen
thưởng, kỷ luật nhân viên và phải phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo
đức đồng thời phải mang tính kế thừa và liên tiếp.
d. Cơng tác kế hoạch và dự tốn
Cơng tác lập kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu
chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Đặc biệt là kế hoạch
tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và

sự luân chuyển tiền trong tương lai, có ý nghĩa rất lớn trong kiểm soát nội bộ, một khi
việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc thì nó sẽ
trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường
quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến


kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý và điều chỉnh kế
hoạch kịp thời.
e. Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ
quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban này thường có
nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.
- Kiểm tra và giám sát cơng việc của kiểm tốn viên nội bộ
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
- Đại diện cơng ty để mời kiểm tốn viên độc lập và làm việc với họ.
- Hoà giải mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm tốn viên độc lập với Ban giám đốc.
Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt
động của uỷ ban kiểm soát là nhân tố quan trọng trong mơi trường kiểm sốt.
1.2. Mơi trường bên ngồi
Ngồi các nhân tố bên trong nói trên, mơi trường kiểm sốt cịn bao hàm nhiều
nhân tố bên ngồi như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước, các nhân tố
tự nhiên xã hội, các nhân tố về phát triển cơng nghệ... những nhân tố này vượt ra ngồi
sự kiểm sốt của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà
quản lý và nhiểu thủ tục kiểm soát cụ thể.
2. Hệ thống kế tốn
Hệ thống kế tốn là tồn bộ các thủ tục cho phép phản ánh đo lường, tính tốn,
phân loại, tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Hệ thống kế tốn
khơng những cung cấp thơng tin cần thiết cho q trình quản lý mà cịn đóng vai trị

quan trọng trong việc kiểm sốt các hoạt động của đơn vị.
Một hệ thống kế toán được đánh giá là hữu hiệu khi đạt được các mục tiêu tổng
qt sau:
- Tính có thật: Những số liệu kế tốn ghi chép là những số liệu có thực, kế tốn
khơng ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị .
- Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm
rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lý.
- Sự đầy đủ: Khơng bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kỳ một nghiệp vụ
kinh tế phát sinh nào.


- Quyền và nghĩa vụ: Tài sản thể hiện trên sổ sách kế toán thuộc quyền sở hữu
của đơn vị, cơng nợ được phản ánh trên sổ sách kế tốn thì doanh nghiệp phải có nghĩa
vụ chi trả.
- Sự tn thủ: Khơng để xảy ra những sai phạm trong tính tốn, trong việc áp
dụng các chính sách và chế độ kế tốn.
- Tính đúng kỳ: Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ, đảm bảo
sự phù hợp giữa chi phí bỏ ra để có được doanh thu tương ứng trong kỳ.
- Tính phân loại: Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng
theo sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên quan.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung
gian, sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả
kinh doanh của đơn vị.
Xét về mặt quy trình, hệ thống kế tốn bao gồm ba bộ phận:
2.1. Chứng từ kế toán
Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trị quan trọng trong quy trình kế tốn nói
riêng và trong hệ thống kiểm sốt nội bộ nói chung. Vì số liệu kế tốn chỉ chính xác
nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và
phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống chứng từ kế toán nếu
được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời và chính

xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong quá
trình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị.
2.2. Sổ sách kế toán
Sổ sách kế tốn là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng
việc ghi chép, phân loại, tính tốn, tổng hợp... để chuẩn bị cung cấp các thơng tin tổng
hợp trên báo cáo. Ngồi ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa
học, và đóng vai trị trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để
kiểm tra, truy cập chứng từ...
2.3. Báo cáo kế toán
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên
sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo này phải phản ánh trung thực
tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuân thủ đúng
các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành. Hệ thống báo cáo có ý


nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị. Nó rất đa dạng và linh hoạt
tùy theo quy mơ, loại hình hoạt động, u cầu quản lý, cơ cấu tổ chức... của đơn vị.
3. Các thủ tục kiểm sốt
Thủ tục kiểm sốt được hiểu là các chính sách, các thủ tục, quy định do nhà
quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu
tổ chức, của hoạt động kinh doanh...
3.1. Các loại thủ tục kiểm sốt
Thường có năm loại thủ tục kiểm soát sau:
- Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, quy chế, q trình kiểm sốt được thiết lập
nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát.
- Kiểm soát bảo vệ tài sản, thơng tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm sốt nhằm
bảo đảm an tồn về tài sản và các thơng tin trong đơn vị như:
+ Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin.
+ Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận tài sản, thơng tin

của những người khơng có trách nhiệm.
- Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát đặt ra để trong quá trình xử lý ghi sổ các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo được rằng cá nghiệp vụ đó xảy ra và ghi vào sổ kế
tốn là đúng đắn.
- Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân
viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành.
- Kiểm sốt tổng quát: Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều
công việc khác nhau.
3.2. Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm sốt
Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát trong đơn vị được thiết lập dựa trên các
nguyên tắc cơ bản sau:
a. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp
vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Cụ thể
như khơng được bố trí kiêm nhiệm giữa các nghiệp vụ: phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ,
kế toán, bảo quản tài sản; hay khơng thể có sự kiêm nhiệm chức năng thực hiện và
chức năng kiểm soát...
b. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm


Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho
nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng
tạo sự chun mơn hóa trong cơng việc, sai sót ít xảy ra và khi xay ra thường dễ phát
hiện do có sự kiểm sốt chéo.
c. Ngun tắc ủy quyền và phê chuẩn
Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, theo sự ủy quyền của các nhà quản lý,
các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi
nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên
một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn khơng làm mất tính tập trung
của doanh nghiệp. Còn sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:

- Sự phê chuẩn chung: Được thực hiện thơng qua việc xây dựng các chính sách
chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các bộ phận cấp dưới tuân thủ.
- Sự phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc
quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và
kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.
4. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị, tiến hành
công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị.
Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp những quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ
hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế, vận hành các
chính sách và thủ tục kiểm sốt nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho
doanh nghiệp có được những thơng tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong
doanh nghiệp kể cả chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh, bổ
sung các quy chế kiểm sốt thích hợp và hiệu quả.
IV. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kỳ đơn vị nào, hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hồn hảo đến
đâu thì cũng khơng thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra vì hiệu quả
thật sự của nó tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng
lực làm việc và đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Hệ thống kiểm sốt nội bộ chỉ có
thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có những hạn chế tiềm tàng xuất
phát từ những nguyên nhân sau đây:


- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vơ ý, bất cẩn, đãng trí,
đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp
dưới...
- Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thơng
đồng của một người trong Ban giám đốc hay các nhân viên với những người khác ở
bên ngồi đơn vị. Hành vi này rất khó có thể phát hiện vì sự hợp lý hóa các chứng từ đã

được tạo ra để che dấu sai phạm.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát
sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ khơng thường xun, do đó những sai phạm
trong các nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt
động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Ln có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm sốt lạm dụng quyền
hạn của mình nhằm thực hiện cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm sốt
khơng cịn phù hợp...
B. KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP
I. Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền
1. Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu
* Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là một khâu quan trọng trong tồn bộ q
trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp thương
mại. Đó là q trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng tiền giữa doanh nghiệp và khách hàng, quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái vốn
của doanh nghiệp và tạo ra lợi nhuận. Đây chính là mục tiêu chính của hầu hết các
doanh nghiệp, bất kì một doanh nghiệp kinh doanh nào muốn thu được lợi nhuận đều
phải thực hiện khâu tiêu thụ và thúc đẩy quá trình này thực hiện càng nhanh càng tốt,
như vậy vốn của doanh nghiệp sẽ được quay vòng nhanh hơn khả năng tạo ra lợi nhuận
cao hơn.
Hiện nay, có hai phương thức bán hàng trong các doanh nghiệp là phương thức
bán buôn và phương thức bán lẻ. Với mỗi phương thức bán hàng có trình tự bán diễn ra


khác nhau. Tuy nhiên, việc ghi nhận doanh thu của mỗi phương thức đều phải tuân
theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam về doanh thu (Chuẩn mực 14 - Doanh
thu và thu nhập khác), doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi nghiệp vụ bán hàng

thỏa mãn những điều kiện sau đây:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở
hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu
hàng hóa hoặc quyền kiểm sốt hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán
hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
* Đo lường doanh thu tiêu thụ:
Doanh thu tiêu thụ được xác định tuỳ thuộc vào phương pháp tiêu thụ, đối với
những phương pháp tiêu thụ khác nhau thì cách xác định doanh thu tiêu thụ cũng khác
nhau. Có thể phân thành các phương pháp xác định doanh thu như sau:
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả một lần: doanh thu
bán hàng là tổng số lượng hàng hoá đã tiêu thụ nhân với giá bán chưa thuế nếu doanh
nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đơn giá đã có thuế nếu doanh
nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả góp: doanh thu bán
hàng được xác định theo giá bán trả một lần, không bao gồm lãi trả chậm. Số lãi trả
chậm được tính vào doanh thu hoạt động tài chính.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng đại lý: doanh thu bán
hàng được xác định bằng tổng của đơn giá doanh nghiệp giao cho đại lý nhân với số
lượng sản phẩm đại lý đã bán được.
2. Các phương thức bán hàng
2.1. Phương thức bán buôn
Phương thức bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng cho các đơn vị
thương mại, các doanh nghiệp... để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra.
Đặc điểm của hàng hóa bán bn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa
đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực
hiện. Hàng hóa được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn, giá bán thường phụ

thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh tốn. Trong bán bn thường
tiến hành theo các hình thức sau:
- Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào hợp
đồng đã được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại địa điểm hai
bên đã thoả thuận trong hợp đồng. Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp
giao xong hàng cho người mua và người mua ký vào chứng từ giao hàng. Phương thức
này được áp dụng đối với những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên với
doanh nghiệp.
- Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ đến
nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Sau khi giao hàng xong, bên mua ký vào chứng từ
bán hàng, hàng hoá được xác định tiêu thụ. Vì vậy, mọi tổn thất hàng hố trong quá
trình vận chuyển hàng người mua phải chịu.
- Hình thức hàng đổi hàng: Đây là hình thức tiêu thụ mà trong đó người bán
đem hàng hóa của mình để đổi lấy hàng hóa của người mua. Giá trao đổi là giá thoả
thuận hoặc giá bán của hàng hóa đó trên thị trường.
2.2. Phương thức bán lẻ
Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc
các đơn vị kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Đặc điểm của phương thức
này là hàng hóa ra khỏi lĩnh vực lưu thơng và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá
trị sử dụng đã được thực hiện. Hàng hóa được bán với số lượng nhỏ, giá bán ổn định.
Phương thức bán lẻ được thực hiện theo các hình thức sau:
- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung.
- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp.
- Hình thức bán hàng tự phục vụ.
- Hình thức bán hàng có trả góp.
- Hình thức bán hàng tự động.
3. Phương thức thanh toán
Nghiệp vụ thanh tốn cũng khá đa dạng. Tuỳ theo từng chính sách bán hàng

hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà doanh nghiệp
có thể cho khách hàng của mình thanh tốn khoản tiền mua hàng theo các hình thức
khác nhau:
- Mua hàng thanh tốn ngay.
- Ứng tiền trước khi mua hàng.


- Mua hàng tín dụng.
II. Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp
1. Mục tiêu kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
Mục tiêu KSNB
tổng quát

Mục tiêu kiểm soát nội bộ
Cụ thể

Các nghiệp vụ bán hàng chỉ được ghi nhận khi quyền sở hữu đối
1. Tính có thật với hàng hóa đã được chuyển giao, dịch vụ đã hoàn thành cung
(hiện hữu)
cấp cho khách hàng và công ty đã nhận được tiền hoặc một
khoản phải thu.
Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, số tiền thu được và các khoản
2. Tính đầy đủ
phải thu khách hàng đều được ghi sổ và không được bỏ sót bất
(trọn vẹn)
cứ nghiệp vụ nào.
3. Sự phê chuẩn

Các nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn, các
nghiệp vụ phát sinh phải được phê duyệt đầy đủ của những cá

nhân có thẩm quyền liên quan thì mới được coi là hợp lệ.

4. Quyền và nghĩa Hàng hóa đã bán thuộc quyền sở hữu của đơn vị và các khoản
vụ
phải thu có người sở hữu.
Doanh thu và khoản phải thu phải được phản ánh đúng số tiền
5. Sự đánh giá
thực tế đã phát sinh và ghi sổ chính xác.
6. Sự phân loại và Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền đều được phân loại và trình
trình bày
bày đúng đắn và khai báo đầy đủ.
7. Tính chính xác Các khoản phải thu được tính tốn đúng và các nghiệp vụ ghi
cơ học
vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết thích hợp và đúng các số cộng
2. Quy trình kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp
Trong chu trình bán hàng - thu tiền ở mỗi doanh nghiệp, mỗi bước công việc
bao gồm nhiều nghiệp vụ với các chứng từ minh chứng tương ứng. Việc kiểm soát
từng khâu, từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm, rủi ro xảy ra là
việc hết sức quan trọng. Nếu đơn vị không xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ
hữu hiệu đối với nghiệp vụ bán hàng và nợ phải thu khách hàng thì việc khơng thu hồi
được các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh khỏi. Trong nghiệp vụ bán hàng,


đối với những phương thức giao dịch khác nhau, phương thức thanh toán khác nhau
cũng như các điều kiện trong hợp đồng khác nhau thì quy trình xử lý cơng việc cũng
khác nhau. Song chung nhất, chu trình bán hàng - thu tiền có thể được cụ thể hóa thành
các khâu xử lý công việc và các thủ tục kiểm soát tương ứng như:
2.1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua
Quá trình bán hàng - thu tiền thường được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của
khách hàng thông qua đơn đặt hàng. Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là

phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, thư điện tử... sau đó là hợp
đồng về mua - bán hàng hóa, dịch vụ. Về mặt pháp lý, đây có thể được xem là một đề
nghị sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định. Trên cơ sở pháp lý này,
người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán (qua phiếu bán hàng) sau khi xem
xét khả năng cung ứng của doanh nghiệp và lập lệnh bán hàng.
Doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế kiểm tra, kiểm soát để theo dõi, giám sát ở
giai đoạn lập lệnh bán hàng như sau:
- Sự đồng bộ về sổ sách: Địi hỏi hệ thống kế tốn từ chứng từ đến sổ sách phải
kiểm soát được tối đa các nghiệp vụ bán hàng.
- Đánh số thứ tự các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự
liên tục có tác dụng đề phịng được việc bỏ sót, gian lận vừa tránh được việc trùng lắp
các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng.
2.2. Xét duyệt bán chịu
Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ
trong và ngồi đơn vị, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cần
đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt về bán chịu. Quyết định
này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa
thuận trong quan hệ mua bán cùng với những điều kiện khác như: phương thức thanh
toán, giá cả, chiết khấu, phương thức và thời gian giao nhận... Việc xét duyệt bán chịu
có thể được tính tốn cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người
mua trả tiền nhanh để được hưởng chiết khấu thanh tốn.
2.3. Chuyển giao hàng hóa
Sau khi lệnh bán hàng đã lập thì bộ phận kho hàng sẽ tiến hành xuất kho hàng
hóa cho bộ phận phụ trách chuyển hàng. Hầu hết hàng hóa được chuyển giao cho
khách hàng thơng qua các nhà vận chuyển đường sắt, đường bộ, hàng không... Trong
q trình này, các chứng từ vận chuyển như hóa đơn vận chuyển, vận đơn sẽ được lập.


Bộ phận giao hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gởi hàng cho khách hàng.
Chứng từ chuyển hàng là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thơng tin về quy

cách, chủng loại hàng hóa, số liệu và dữ liệu có liên quan. Khi xuất hàng, ngoài sự
kiểm tra của thủ kho và của người nhận, lượng hàng hóa được giao cịn cần có sự kiểm
sốt của bộ phận bảo vệ.
2.4. Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng
Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hàng
hóa bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế
GTGT. Như vậy, hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền họ phải
trả và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các
khoản phải thu. Trước khi hóa đơn được gửi cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu
ghi trên hóa đơn. Tổng cộng hóa đơn phát hành hàng ngày sẽ được ghi vào tài khoản
tổng hợp trên Sổ Cái.
Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi công nợ
phải thu của từng khách hàng.
2.5. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàng
Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng thì tiến
hành thu tiền và theo dõi nợ phải thu đối với từng khách hàng chưa thanh toán. Tiền
mặt được ghi vào sổ Nhật ký thu tiền, còn các khoản phải thu theo dõi trên Sổ chi tiết
theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền và đúng kỳ.
Để tiện theo dõi thanh toán, cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi
để từ đó lập kế hoạch thu nợ, thường kế hoạch này do bộ phận bán chịu đảm trách.
Ngồi ra để giảm thiểu các sai phạm thì phải đảm bảo độc lập giữa nhân viên phụ trách
về kế tốn chi tiết cơng nợ và kế tốn tổng hợp. Tuy nhiên, gian lận vẫn có thể xảy ra
nếu có sự thơng đồng giữa các nhân viên này với nhau.
Đối với những nghiệp vụ thu tiền ngay, trong thực tế tiền mặt là khoản dễ xảy ra
sai sót và gian lận nhất nên q trình kiểm sốt nội bộ thường rất chặt chẽ trong việc
quản lý tiền:
- Các chứng từ phải được đánh số trước: Các phiếu thu tiền mặt được đánh số
trước theo thứ tự để tránh hiện tượng viết phiếu thu cho khách hàng song khơng có tiền
mặt trên số do người thu tiền đã biển thủ tiền, đồng thời tránh được việc trùng lắp trong
việc lập phiếu thu.

- Chọn một số phiếu thu của kế toán tiền mặt, kiểm tra chuỗi thứ tự của số phiếu
thu đó đặc biệt chú ý tới những số bị sai sót, bị thiếu hoặc nằm ngồi thứ tự bình
thường.
2.6. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu
Nếu khách hàng khơng hài lịng về số hàng nhận được do sai quy cách hay kém
phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho doanh nghiệp. Vì thế, các doanh nghiệp cần có bộ
phận độc lập chịu trách nhiệm về xét duyệt, tiếp nhận cũng như khấu trừ các khoản
công nợ liên quan đến số hàng này. Đối với giảm giá hàng bán phải có sự phê chuẩn
của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, chiết khấu chỉ được thực hiện khi thanh
toán trong thời gian được hưởng chiết khấu, giảm giá với khách hàng mua nhiều hoặc
hàng hóa có chất lượng kém mà sau khi kiểm tra lại, doanh nghiệp thấy đúng với thực
tế, đăc biệt là hàng đã bán bị trả lại, mỗi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn của trưởng
phịng kinh doanh hoặc người có thẩm quyền về lý do trả lại hàng.
2.7. Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó địi
Để đảm bảo ngun tắc thân trọng trong kinh doanh và chuẩn bị cho việc khóa
sổ kế tốn phục vụ cho cơng tác lập báo cáo tài chính, đơn vị phải tiến hành đánh giá
các khoản phải thu khơng có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng cho các khoản
phải thu này, như vậy mới có thể đề phịng được những tổn thất khi có rủi ro xảy ra,
hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh của kỳ kế toán.
Để lập dự phịng phải thu khó địi, doanh nghiệp cần có những bằng chứng đáng
tin cậy như: khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản và mất khả
năng thanh toán, doanh nghiệp đã tiến hành địi nợ nhiều lần nhưng khơng địi được.
2.8. Xóa sổ các khoản phải thu khơng thu hồi được
Cơng việc này được thực hiện trong trường hợp khách hành khơng chịu thanh
tốn hoặc mất khả năng thanh tốn. Khơng còn hy vọng thu hồi được các khoản nợ
phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp
có thẩm quyền cho phép được xóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bơ phận kế
tốn sẽ ghi chép vào sổ sách. Việc xóa sổ phải được thực hiện theo đúng nguyên tắc và

chế độ kế toán hiện hành.
3. Tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị
đều phải lập chứng từ kế toán. Nội dung của chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu,


rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉ
được lập chứng từ một lần duy nhất. Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh
nghiệp vụ phát sinh trong thực tế, do đó chứng từ khơng được tẩy xóa, viết tắt hay lập
khống. Đồng thời, trên các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm
quyền.
Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng bao gồm:
- Đơn đặt hàng của khách hàng
- Hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa khách hàng và đơn vị
- Lệnh bán hàng
- Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn vận chuyển
- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, Quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ
- Phiếu thu, giấy báo Có, các bảng sao kê, Sổ phụ ngân hàng
- Các chứng từ liên quan khác
3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội dung
kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế tốn liên quan. Tùy thuộc vào mục đích của việc theo
dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài khoản và các loại sổ
kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Đối với các loại sổ kế tốn tổng hợp thì phụ
thuộc vào hình thức kế tốn mà đơn vị đang sử dụng.
Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi của các
tài khoản, sổ kế tốn phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt.
 Các loại sổ kế tốn chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:

- Sổ chi tiết theo dõi doanh thu
- Bảng tổng hợp doanh thu
- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết công nợ phải thu
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu
 Các loại sổ kế tốn tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế tốn sẽ có những loại
sổ phù hợp. Ví dụ: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê,
Nhật ký chứng từ, Sổ cái các tài khoản...
 Các tài khoản kế toán đươc sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:


- TK 111, TK 112: Vốn bằng tiền
- TK 131, TK 138: Các khoản phải thu
- TK 155, TK 156: Hàng tồn kho
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK 521, TK 531, TK 532, TK 3333, TK 3332: Các khoản giảm trừ doanh thu
- TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
- Các TK liên quan khác.
3.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới
thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả
hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định. Thơng qua
hệ thống báo cáo kế tốn, nhà quản lý đơn vị sẽ nắm bắt được một cách toàn diện về
tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp
lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị mình.
Các báo cáo kế tốn được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền như sau:
- Báo cáo tổng hợp doanh thu
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu
- Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn...