kỹ năng viết báo cáo

kỹ năng viết báo cáo

Trong học tập cũng như công việc chúng ta đã quá quen thuộc với việc viết báo
cáo. Nhưng để có kỹ năng viết báo cáo tốt, không phải ai cũng làm được mà điều
đó một cách dễ dàng. Vậy những kỹ năng đó là gì, làm thế nào để có bản báo cáo
hoàn chỉnh và ấn tượng nhất.

Xác định nội dung yêu cầu của báo cáo

Dù viết báo cáo ngày, tháng hay năm bạn cũng cần xác định được nội dung yêu cầu
của bản báo cáo. Việc xác định nội dung của báo cáo là điều kiện bắt buộc để bạn
có một bản báo cáo chính xác và đầy đủ nhất. Nếu bạn không nắm được nội dung
yêu cầu khi viết báo cáo chắc chắn bạn sẽ không biết viết gì hoặc nếu có viết được
cũng chỉ là một bản báo cáo vô nghĩa mà thôi.

Xây dựng đề cương chi tiết

Bạn đã xác định được nội dung yêu cầu của báo cáo, tuy nhiên bạn đừng vội viết
mà việc cần làm tiếp theo là soạn thảo ra một đề cương chi tiết những nội dung bạn
muốn nói trong báo cáo. Đề cương này sẽ giúp cho bạn không bị thiếu ý hay bị mất
thời gian suy nghĩ phải viết gì trong quá trình làm báo báo.

Đánh giá kết quả công việc

Bạn đã hoàn tất hai bước đầu tiên. Vậy đã đến lúc bạn bắt tay vào để viết báo cáo
rồi đấy. Trước tiên bạn hãy nêu ra nhiệm vụ đã làm sau đó tổng kết lại những việc


đã làm được, việc chưa làm được. Những khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực
hiện công việc.

Việc đánh giá kết quả công việc sẽ giúp bạn nhìn lại toàn bộ quá trình thực hiện
nhiệm vụ, nó cũng giống như bản báo cáo thành tích với cấp trên, vì vậy trong
phần này bạn hãy hết sức lưu ý. Nên đánh giá một cách trung thực nhất, không nên
chỉ khoe những việc làm được, còn những khó khăn, thiếu sót lại giấu nhẹm đi.
Bởi cấp trên họ sẽ dễ dàng nhìn ra được những thiếu sót của bạn trong bản báo cáo
đó dù bạn không nói ra.

Phân tích nguyên nhân

Bạn đã đánh giá kết quả công việc, ưu nhược điểm trong quá trình thực hiện thì tất
nhiên bạn không thể quên việc giải thích nguyên nhân cho những kết quả đó. Bạn
hãy chăm chút cho phần này thật kỹ trong báo cáo nhé. Bởi người phát hiện ra
nguyên nhân và phân tích được nguyên nhân tại sao vấn đề này mình làm được còn
vấn đề kia thì không cho thấy bạn là người rất có trách nhiệm với công việc. Việc
phân tích đánh giá nguyên nhân cẩn thận cũng là cách để người khác giúp bạn dễ
dàng tìm cách khắc phục để kết quả công việc được tốt hơn.

Hướng khắc phục

Bạn làm không tốt hay không làm được đã có nguyên nhân rõ ràng, vì thế bạn hãy
nghĩ đến hướng khắc phục những nguyên nhân đó. Có thể bạn chưa áp dụng cách
khắc phục này hoặc không còn thời gian để khắc phục thì bạn cũng cần đưa vào
báo cáo nhé. Kể cả những việc bạn đã làm tốt nhưng nếu có khó khăn, vướng mắc
trong quá trình thực hiện nhưng bạn đã tìm được cách khắc phục cũng nên đưa vào
để mọi người cùng tham khảo và đưa ra ý kiến cùng tìm giải pháp tốt nhất để giải
quyết nếu gặp lại trong quá trình làm việc tiếp theo.


Những kiến nghị

Cuối bản báo cáo bạn hãy đưa ra những kiến nghị riêng của bản thân như: Công
việc đó cần có những gì, cần hỗ trợ những gì để có thể thúc tiến quá trình thực hiện
nhanh hơn, kết quả được tốt hơn. Việc đưa ra kiến nghị không phải để mang lại lợi
ích riêng cho bạn mà là mang lại lợi ích chung cho cả công ty, tập thể của bạn. Vì
vậy, hãy mạnh dạn nêu ra trong báo cáo để cấp trên biết và xem xét.

Rút ra bài học cho bản thân

Dù công việc của bạn có kết quả tốt hay không bạn cũng cần rút ra bài học cho bản
thân, thẳng thắn nhận những khuyết điểm của mình để rút kinh nghiệm và cố gắng
làm tốt hơn cho những nhiệm vụ làm sau.

Ngôn ngữ trong báo báo

Trong báo cáo bạn nên sử dụng ngôn ngữ phổ thong, dễ hiểu. Lối hành văn mạch
lạc, rõ rang, thiết thực. Nên tránh những từ ngữ quá hoa mỹ, phô trương. Vì báo
cáo cần sự ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác. Nếu cần thiết bạn có thể sử dụng
các số liệu, biểu đồ để minh họ nhưng những số liệu và sơ đồ phải dễ hiểu và có
tính khoa học.

Viết báo cáo chính là tổng kết lại toàn bộ quá trình học tập, làm việc của bạn. Vì
thế khi viết báo cáo bạn hãy xem đó là một công việc quan trọng trong quá trình
học tập, làm việc và thăng tiến của bản thân, hãy chăm chút cho bản báo cáo được
hoàn hảo nhất có thể, việc viết báo cáo sơ sài có thể sẽ làm bạn đánh mất một cơ
hội tốt trong quá trình thăng tiến đó.