Tối ưu hóa hiệu quả cách làm việc nhóm bí kíp quản lý nhóm làm việc hiệu quả

Tối ưu hóa hiệu quả cách làm việc nhóm
Bí kíp quản lý nhóm làm việc hiệu quả


Công ty nào cũng muốn nhân viên phát huy tối đa năng lực của họ. Cách tốt nhất
để đạt được điều này không phải là chú trọng đến nhân viên như những cá nhân mà
như những thành viên của các nhóm có khả năng giải quyết hiệu quả các công
việc, dự án quan trọng.

Tuy nhiên, theo Peter Economy, tác giả của cuốn sách bán chạy Managing For
Dummies, The Management Bible, Leading Through Uncertainty (tạm dịch: Quản
lý doanh nghiệp vượt qua khó khăn) và hơn 60 đầu sách về quản trị doanh nghiệp
khác, nếu chỉ sắp xếp nhân viên thành một nhóm thôi thì chưa đủ, điều quan trọng
hơn là phải có những cách định hướng, quản trị cần thiết để họ làm việc với nhau
một cách hiệu quả. Economy đưa ra năm bí quyết giúp các nhà quản lý thực hiện
điều này:


1. Tạo cho nhóm thẩm quyền để ra những quyết định quan trọng

Khi các thành viên của nhóm cảm thấy họ không có
thẩm quyền nào và các quyết định luôn được đưa ra bởi sếp hay các nhà quản lý
khác trong tổ chức, họ sẽ thu mình lại và không đưa ra những đề xuất, ý tưởng tốt
nhất. Những nhóm làm việc hiệu quả nhất là những nhóm đang làm những công
việc quan trọng của tổ chức và họ có thẩm quyền để ra các quyết định quan trọng.
Khi nhân viên toàn tâm toàn lực và gắn bó với công việc, nhà quản lý cũng có thể
giải phóng khỏi những công việc hay quyết định nhỏ, riêng lẻ và dành thời gian để
suy nghĩ những vấn đề quan trọng hơn hay mang tính chiến lược hơn. Nhưng điều
đó cũng không có nghĩa là sếp phải buông lỏng nhân viên hoàn toàn. Economy
khuyên các nhà quản lý vẫn nên làm việc gần gũi với các nhóm và đảm bảo rằng
nhân viên đang chịu trách nhiệm chính cho các tiến triển và kết quả công việc của

họ.
2. Thử thách nhân viên bằng cách hỏi “Nếu… thì điều gì sẽ xảy ra?”
Nên khuyến khích nhân viên đặt ra những câu hỏi như vậy và cùng nhau xem xét
chúng một cách nghiêm túc. Thảo luận về những tình huống hay kết quả tuy nghe
có vẻ “xa xôi” nhưng sẽ giúp nhân viên chuẩn bị tốt hơn trong tương lai khi phải


đối diện với nhiều rủi ro hay yếu tố bất ngờ. Nên khuyến khích nhân viên ở tất cả
các cấp tham gia vào những cuộc họp như thế. Đôi khi, những quan điểm, ý kiến từ
các nhân viên có ít kinh nghiệm hơn sẽ giúp nhóm nảy sinh ra những vấn đề thú vị
mà trước nay có thể đã bị bỏ quên.
3. Giải quyết những khác biệt
Để tạo ra một nhóm đoàn kết, cùng hướng đến một mục tiêu chung của tổ chức,
nhà quản lý cần phải giải tỏa được những mối lo lắng, quan tâm của nhân viên.
Việc một quyết định nào đó không được tất cả nhân viên nhất trí là điều khó tránh
khỏi nhưng quan trọng là không nên để những bất đồng như vậy trở thành những
nhận thức tiêu cực kéo dài, làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc chung của nhóm.
Sếp nên giải thích cho nhân viên rằng họ không nhất thiết lúc nào cũng phải đồng ý
về một vấn đề nào đó, nhưng họ phải biết cách chấp nhận quyết định chung của
nhóm và cùng nhau tiến về phía trước. Mỗi thành viên của nhóm cần phải chịu
trách nhiệm về kết quả chung khi thực hiện một quyết định nào đó của nhóm ngay
cả khi họ không phải là người ủng hộ cho quyết định ấy.


4. Đảm bảo tất cả các nhà quản lý đều thực hiện tốt việc trao trách nhiệm giải
quyết công việc cho nhân viên.
Chủ doanh nghiệp có thể bị sa vào thói quen tự ra hết mọi quyết định, dù nhỏ hay
lớn, dù quan trọng nhiều hay ít. Các nhà quản lý làm việc cùng chủ doanh nghiệp
cũng có thể đi theo lối mòn ấy. Điều này không chỉ làm lãng phí thời gian quý báu
của các nhà quản trị mà còn làm cho doanh nghiệp mất cơ hội thu thập được những

ý tưởng thông minh và ra các quyết định sáng suốt do chính nhân viên đề xuất.
Economy khuyên chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý nên xem nhân viên như
những nguồn giải pháp chính, trao quyền và trách nhiệm cho họ trong việc giải
quyết chính các vấn đề mà họ đang gặp, bằng chính các ý tưởng mà họ đề xuất.
Nhà quản lý cần phải có niềm tin rằng nhân viên thật sự hiểu những gì mà họ đang
làm.
Nếu điều này không đúng, xem như doanh nghiệp đã tuyển dụng không đúng nhân
sự. Khi đã tuyển dụng đúng thì nhiệm vụ của nhà quản lý là theo dõi, hỗ trợ và giải
đáp các thắc mắc cho nhân viên để giúp họ đi đúng hướng chứ không phải tìm ra
những lỗi của nhân viên và đánh giá hiệu quả làm việc của họ trên những lỗi đó.


5. Hướng nhân viên đến sự thống nhất cao theo nhóm
Economy khuyên nhà quản lý nên thực hiện nhiều hoạt động khác nhau, trong đó
các nhân viên của một nhóm cùng giải quyết một vấn đề quan trọng, cùng phát
triển một số giải pháp và chia sẻ các ý tưởng với nhau. Từ những hoạt động này,
sếp sẽ hướng dẫn nhân viên cùng nhau đi đến một thống nhất chung mà tất cả các
thành viên trong nhóm đều chấp nhận. Nhân viên sẽ hiểu được tầm quan trọng của
việc đưa ra những thỏa hiệp có lợi cho tập thể nhóm và cả công ty.
Bí kíp quản lý nhóm làm việc hiệu quả
Người quản lý của những nhóm như vậy được ca ngợi với năng suất làm việc
hiệu quả, nhưng cũng vất vả khi phải làm việc với thái độ làm những gì họ
muốn khi họ muốn làm của nhóm. Điều này gây ra sự bất hoà ảnh hưởng xấu
đến tính hiệu quả của tổ chức.
Thách thức với nhà quản lý là phải gắn chặt với những nguyên tắc cũng như tăng
cường sự tôn trọng đối với năng lực và thành công của toàn nhóm. Dưới đây là một
số gợi ý cho việc tận dụng sự hiệu quả của toàn nhóm nhưng vẫn duy trì được sự
thống nhất của cơ cấ
Ngợi khen

Công nhận những gì đội đã đạt được. Hãy làm cho mỗi cá nhân trong đội biết bạn
tôn trọng họ và công việc của họ như thế nào. Hãy hết lòng để làm họ cảm thấy họ
được chào đón. Hãy khen ngợi những thành công của họ ở mức cao. Tóm lại, hãy
làm cả nhóm cảm thấy rằng họ đặc biệt. Phần thưởng chỉ phản ánh việc doanh
nghiệp đánh giá cao đóng góp của đội như thế nào.
ruyền đạt giá trị
Điều quan trọng đối với thành công là sự liên kết trong nhóm, cùng nhau hướng tới
cái tốt hơn. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho những nhóm làm việc trong tổ
chức. Hãy nói rõ rằng không có nhóm nào được đặt lên trên toàn công ty. Nhưng
cùng lúc đó cũng phải công nhận sự thật rằng những cá nhân sẽ trung thành, gắn
kết với các thành viên trong nhóm hơn với thành viên của các nhóm khác. Một ông
chủ thông minh sẽ tìm ra cách để thúc đẩy sự gắn kết của nhóm để đem lại lợi ích
cho toàn doanh nghiệp bằng cách đặt nhóm làm việc vào vị trí mà thành công của
nhóm sẽ được phản ánh tốt trên toàn doanh nghiệp.
Tôn trọng cách làm việc
Nhóm làm việc hiệu quả cao thích làm việc theo cách của riêng họ. Đây là nguyên
nhân chính cho thành công của họ. Cho phép cả nhóm cũng như với mỗi cá nhân
chỉ ra những điều cần thiết cho bản thân nhóm và tiến hành ý tưởng theo cách của


riêng mình. Tuy nhiên, hãy nói rõ rằng cho dù nhóm làm gì đi nữa thì cũng phải
hoàn thành công việc đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Ngoài ra, hãy yêu cầu
cả nhóm minh bạch với những kết quả tốt cũng như xấu.
Cuối cùng, cố gắng đạt được sự cân bằng giữa sáng tạo và nguyên tắc. Bạn muốn
thử thách toàn nhóm để họ suy nghĩ và hành động sáng tạo bởi vì nhóm có năng
lực làm những việc theo một cách khác để tạo ra thành công. Cùng lúc đó, sự sáng
tạo của nhóm phải phục vụ cho mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Đó là, cả nhóm
có thể “tự do” về mặt phương pháp nhưng phải giữ vững mục tiêu chung. Các dự
án mà nhóm tiến hành phải bổ sung hoàn thiện nhiệm vụ của tổ chức.

Hãy đối mặt với sự thật. Khi hoàn cảnh thúc ép, một nhóm làm việc hiệu quả cao
cần phải có được quyền hạn cần thiết để thành công. Hãy coi nhóm này là nhóm
phù hợp nhất trong số các nhóm tương đương nhau. Tất cả các thành viên cần phải
được đối xử công bằng nhưng những người có nhiều đóng góp hơn thì xứng đáng
được đối xử đặc biệt hơn. Vì vậy thường thì thành công chung của nhóm làm việc
hiệu quả giúp toàn tổ chức thành công.
Cuối cùng, một nhà quản lý thông minh sẽ tạo điều kiện cho một nhóm làm việc
hiệu quả cao để họ thành công. Những người quản lý có kinh nghiệm biết giới hạn
mà họ có thể giữ cho tất cả các nhóm, chứ không chỉ riêng gì một nhóm hiệu quả


cao, vừa duy trì được niềm tự hào của riêng từng nhóm vừa mang lại lợi ích cho
toàn tổ chức.