Những điều cần tránh để có 1 cuộc họp hiệu quả

Những điều cần tránh để có 1 cuộc họp hiệu quả

Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình

Chuẩn bị một slide thuyết trình là một yếu tố hỗ trợ khiến người nói tự tin hơn.
Tuy nhiên, có một thực tế là nhiều người coi slide là phương án duy nhất để thể
hiện quan điểm của mình. Steve Jobs không thích những bài thuyết trình trang
trọng, và chỉ thích những cuộc họp trực tiếp đối diện với nhân viên. Ông muốn
nhân viên phải tranh luận mạnh mẽ và tư duy phản biện chứ không lệ thuộc vào
công nghệ. Ông nói "Tôi ghét cách mọi người hay chiếu file thuyết trình thay vì
suy nghĩ. Mọi người thường giải quyết một vấn đề bằng một bài thuyết trình,
nhưng tôi muốn nhân viên phải thực sự đóng vai trò tích cực và tranh luận sôi nổi
hơn là chỉ chiếu thật nhiều slides. Những người nào biết điều họ cần nói sẽ không
cần file PowerPoint."

Chờ đầy đủ mọi người rồi mới bắt đầu

Vấn đề thời gian luôn khiến người điều hành phải đau đầu. Nên bắt đầu cuộc họp
đúng giờ hay chờ đợi các thành viên đến đầy đủ luôn là một câu hỏi khó. Để đảm
bảo cuộc họp diễn ra đúng thời gian biểu, đạt được mục đích thì bạn nên bắt đầu
đúng giờ quy định. Bởi lẽ đúng giờ là một yếu tố cần thiết khi nói đến những cuộc
họp chính thức và mang tính quan trọng. Hơn nữa điều này còn thể hiện sự chuyên
nghiệp của chính người tham gia cuộc họp. Đừng chỉ vì một vài cá nhân mà khiến
cả cuộc họp bị chậm trễ.

Nỗi ám ảnh mang tên ”sự im lặng”


Một cuộc họp mà không nhận được các ý kiến từ những thành viên tham gia được
coi là một buổi họp thất bại. Nhiều người vì các lí do khác nhau như ngại phát biểu
quan điểm cá nhân, sợ bị đánh giá, góp ý… mà không thể hiện ý kiến của mình.

Như vậy, cuộc họp sẽ không đạt được mục đích chính là thu nhận ý kiến của các
thành viên tham gia, đồng thời mất thời gian một cách vô ích.

Điều hành kém hiệu quả

Người điều hành, chủ trì cuộc họp là người giữ vai trò kiểm soát nội dung, không
khí và thời gian một cách cụ thể, triệt để. Đồng thời phải xử lý linh hoạt các tình
huống trong cuộc họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp ý kiến của các thành
viên, đồng thời đưa kết quả cuộc họp như mong muốn. Một sự điều hành yếu kém
có thể khiến cuộc họp đi lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở
nên một cách nghiêm túc … Thậm chí có thể dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn
thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng.

Không có bản tổng hợp cuộc họp

Một cuộc họp mà không có biên bản tổng kết lại những nội dung chính đã được
giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên thì cũng giống
như một cuộc dạo chơi không có hồi kết. Từ đó, những người tham gia cũng sẽ
không biết chính xác kết quả và nhiệm vụ của mình sau cuộc họp, đồng thời những
người vắng mặt có liên quan cũng không có căn cứ để thực hiện theo. Hãy đảm bảo
rằng thư ký cuộc họp sẽ tổng hợp lại các nội dung chính và gửi tới những người có
liên quan để đảm bảo công việc trôi chảy.

Không chịu lắng nghe


Một trong những vấn nạn phổ biến trong các cuộc họp là mỗi người một ý, không
ai chịu lắng nghe ý kiến của người khác. Tham gia cuộc họp không có nghĩa là
bạn thao thao bất tuyệt mà không chú ý tới ý kiến của người khác. Bởi mục tiêu
của cuộc họp không chỉ là trình bày các quan điểm của từng thành viên, mà còn là

cơ hội để mọi người được lắng nghe ý kiến của nhau. Việc không lắng nghe ý kiến
khiến cho cuộc họp trở nên lộn xộn, mất trật tự và không đạt được mục tiêu chung.

Thời gian họp hành quá lâu

Một trong những điều khiến nhiều người ngao ngán chính là những cuộc họp kéo
dài đằng đẵng suốt từ giờ này sang giờ kia, ngày này sang ngày khác. Theo một
nghiên cứu khoa học khẳng định, thời gian một người có thể làm việc tập trung và
khỏe khoắn là tối đa 18 phút. Nếu kéo dài hơn quãng thời gian này, cơ thể sẽ thiếu
glucose và oxy, khiến quá trình xử lý thông tin giảm hiệu quả. Những cuộc họp
như vậy thường gây lãng phí thời gian và nguồn lực cho tổ chức, nhưng nghiêm
trọng hơn, nó hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên.

Sử dụng điện thoại

Bạn sẽ gặp nhiều trường hợp ngay trong cuộc họp mà mọi người nghe điện thoại,
sử dụng điện thoại để chơi game hay lướt mạng. Điều này ngày càng trở nên phổ
biến khi mà khoa học công nghệ ngày càng phát triển. Sử dụng laptop, smartphone
trong cuộc họp khi không cần thiết chỉ làm mất sự tập trung của mọi người mà
thôi. Đó là lý do vì sao ngày càng nhiều công ty cấm sử dụng laptop, smartphone...
trong cuộc họp.