4 bước để giúp quản lý phân công hiệu quả

4 bước để giúp quản lý phân công hiệu
quả
Bí quyết để phân công nhiệm vụ hiệu quả gồm bốn bước, mỗi bước đều phải được
thực hiện đầy đủ để đạt được kết quả như mong muốn. Đối với các nhà lãnh đạo,
việc biết cách giao nhiệm vụ đóng vai trò chủ chốt trong việc mở rộng phạm vi công
việc, đồng thời giúp họ giải phóng một lương thời gian đáng kể. Thành công sẽ chẳng
bao giờ tới nếu bạn không nắm được nghệ thuật và cách thức giao nhiệm vụ.

1. Bạn phải là một “người nói” tập trung
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng mình làm tốt việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên
nhưng cuối cùng nhân viên đó lại không thành công; và sau đó, khi mổ xẻ nguyên
nhân thất bại, bạn nhận ra rằng đó là do nhân viên không thực sự hiểu hết những kỳ
vọng của bạn. Bạn có từng vừa nói chuyện với đồng sự vừa vội vàng chạy đến một
cuộc họp khác, hay làm nhiều việc cùng một lúc, thậm chí là kiểm tra email và nhắn
tin trong buổi họp không? Người nói phải luôn tập trung vào người nghe và gạt đi
mọi thứ khác để có thể truyền tải thông điệp hiệu quả. Nếu việc bạn đang nói tới có
rủi ro cao hay ngược lại, có thể mang lại lợi ích lớn thì bạn càng cần phải ngưng lại
mọi thứ khác để TẬP TRUNG vào vai trò của mình là người truyền đạt và giao nhiệm
vụ.
2. Lắng nghe nhiệt tình
Hãy đọc qua phần trước với quan điểm của người nhận thông tin. Nhân viên có tập
trung vào những gì bạn hỏi không? Họ có đang vội và không thực sự lắng nghe bạn
không? Thế nhưng có một vấn đề quan trọng hơn cả khả năng tập trung – Họ có đủ
trình độ, có đáng tin cậy và có khả năng hoàn thành nhiệm vụ không?
Trình độ : Họ có đủ trình độ cho công việc này không ?
Mức độ tin cậy : Họ có đáng tin hay không?
Khả năng : Họ có sẵn sàng học hỏi không?
Hãy nghĩ đến 3 yếu tố này khi quyết định nên giao công việc cho nhân viên nào. Đã
bao nhiêu lần bạn giao nhiệm vụ cho những người không đủ độ tin cậy hoặc không

đủ khả năng để hoàn thành công việc?
3. Truyền đạt rõ ràng thời gian thực hiện công việc
Giả sử bạn đã hoàn thành những điều trên, bước kế tiếp là hãy đảm bảo rằng bạn
truyền đạt rõ khung thời gian và thời hạn hoàn thành. Gợi ý cho bước này là: Nếu đó
là việc không khẩn cấp, hãy nói rõ với nhân viên nhưng vẫn phải cho họ biết ngày
kiểm tra tiến độ hay thời hạn hoàn tất công việc. Bên cạnh đó, hãy ghi chú vào lịch
làm việc của bạn để tiện kiểm tra và theo dõi. Việc theo dõi sẽ bảo đảm trách nhiệm
đối với công việc của cả đôi bên.
4. Thông báo điều kiện hoàn thành công việc
Kết quả đạt được là gì? Cần đạt được những thành quả như thế nào? Phải như thế
nào mới gọi là thành công? Kinh nghiệm của tôi cho thấy bạn hãy cố gắng hết sức,
hãy vẽ ra cho nhận viên thấy những kết quả bạn muốn đạt được và yêu cầu nhân
viên diễn tả những kết quả họ muốn đạt được bằng chính từ ngữ của họ . Trong bước
cuối cùng này, lượng thời gian mà hai bên phải bỏ ra cho việc đối thoại sẽ tỉ lệ thuận
với mức độ phức tạp của công việc. Và cũng như ở bước đầu tiên, mức độ rủi ro hay
lợi ích của công việc càng cao thì bạn càng phải thảo luận kĩ lưỡng về vấn đề và nhất
trí về những yêu cầu thành công.
Profiles International